Светлана Ивановна Новикова
Юридические аспекты проведения рекламных акций с призами
3.4.4.2. Оформление документов
Порядок оформления документов в полной мере зависит от порядка работы, принятой в бухгалтерии Организатора.
На практике чаще всего применяется следующий порядок документооборота Призов:
1) Призы стоимостью, не превышающей 4000 рублей, вручаются по общей ведомости (если вручение происходит в центре выдачи призов) или отправляются почтовым отправлением (если происходит удалённая рассылка призов). Для этого в ЦВП Призёр обязан сообщить ФИО и расписаться в ведомости, а в случае отправки Призов почтой Призёр сообщает Организатору (обычно через личный кабинет на сайте) свой почтовый адрес. Соответственно, документов, подтверждающим вручение приза, является ведомость или почтовая квитанция (или – уведомление о вручении приза, если оно заказано).
2) В случае если Призы денежные, то Призёр сообщает свои личные банковские реквизиты (в том числе – банковской карты) и Организатор осуществляет зачисление денежных средств со своего расчётного счёта. Подтверждением вручения приза является платёжное поручение. При этом, необходимо помнить, что при перечислении денежных призов, Организатор обязан сразу же удержать НДФЛ и в течение одного рабочего дня перечислить его в бюджет. При неисполнении этого требования налоговый агент будет наказан штрафом в размере 20% от несвоевременно зачисленной суммы (ст. 123 НК РФ), если добровольной не заплатит пени за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ).
1) Если Призом является зачисление денежных средств на мобильный телефон, то подтверждением зачисления является отчёт компании-подрядчика.
2) Если Призами являются электронные сертификаты, то в подтверждение рассылки необходимо распечатать скрин электронных писем или сообщений в социальных сетях, подтверждающих передачу Призёрам сертификатов.
3) Самый сложный случай – это вручение Призов стоимостью более 4000 рублей. Прежде всего, Призёр обязан сообщить свои паспортные данные и ИНН. Здесь рекомендуется запрашивать данные в виде сканов (как минимум, в отношении паспорта), чтобы избежать ошибок или намеренных искажений, ведь эти данные затем будут переданы в налоговый орган, любая ошибка будет чревата для Организатором штрафом. После чего задача Организатора сформировать документ, подтверждающий передачу приза (акт, накладная) и получить от Призёра подписанный экземпляр. Такой документ позволит в любой момент подтвердить факт вручения Приза. На практике, в отношении 5-10% Призёров по итогам года налоговые органы запрашивают копии документов, подтверждающих вручение Призов. В связи с чем, Организатор стоит перед сложной задачей подписания документа (далее – Акт) с Призёром. Это не проблема, если Призёр и Организатор находятся в одном городе. Если же Призёр находится в другом городе, то получение подписанного Акта может стать проблемой. Если Приз вручается курьерской службой, то за отдельную плату курьерская служба может получить подписанный документ, однако, это является достаточно дорогостоящей услугой. Обычно Организаторы обходятся тем, что требуют от Призёров прислать подписанный Акт электронной почтой и только после этого отправляют Приз. Обычно, наличие подписанной копии Акта и почтовой квитанции являются достаточными доказательствами факта вручения Призов, однако, окончательное решение остаётся за бухгалтерией Организатора.
3.4.4.3. Если Призы вручаются неоднократно
Существует определённая сложность выполнения функций налогового агента, если Призы в течение года вручаются неоднократно (например, на Промосайте есть корзина призов, Участник зарабатывает баллы и периодически заказывает те или иные товары). В таком случае, Организатор обязан отслеживать, сколько Призов он отгрузил каждому Участнику и в том случае, если общая стоимость Призов превышает сумму в размере 4000 рублей, остановить отгрузку. Затем Организатор подписывает с Участником Акт о ранее врученных Призах, и дальнейшая отправка идёт только при подписании акта на каждый дополнительный врученный Приз. Только такое документальное оформление позволит Организатору обеспечить документооборот в случае множественного вручения Призов одному и тому же Призёру в течение года.
С другой стороны, если учёт выданных Призов в электронном виде не ведётся, налоговый орган не имеет возможности собрать доказательную базу – а сколько раз по факту Организатор не выполнил обязанности налогового агента? В таком случае налоговый орган констатирует факт грубого нарушения правил учёта и наложит на Организатора один общий штраф в сумме от 10-ти до 30-ти тысяч рублей (ст. 120 НК РФ).
3.4.4.4. Кто может выступить налоговым агентом?
Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ выполнить обязанность налогового агента обязаны российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы. То есть, налоговым агентом выступает российская компания, которая является источником дохода для победителя.
Это может быть Организатор (как лицо, объявившее проведение призовой рекламной акции), а также компания, которая по факту выдала приз (например, рекламное агентство). Обычно налоговый агент виден из документов. С участником, который получает призы на сумму более 4000 руб., подписывается акт приёмки-передачи. Наименование и печать какой компании в акте указаны, такая компания и выступает налоговым агентом.
Таким образом, есть возможность возложить функции налогового агента, как на Организатора, так и на компанию, вручающую призы, по их взаимному согласию.
Также следует учесть, что если Организатором является иностранная компания, то функции налогового агента выполнять она не должна, а значит, исчисление и уплата НДФЛ остаются только на совести Призёра.