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MEDIAactive Manual de Office 2010
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Si es la primera vez que almacena un documento también puede utilizar la combinaciñon de teclas Ctrl + G para acceder al cuadro de diálogo Guardar como.
2 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, común en todas las aplicaciones de Office. (2) Como hemos indicado, en este cuadro debemos seleccionar la ubicación en la que deseamos guardar el documento, introducir un nombre para el mismo y elegir, en el caso en que sea necesario, un formato distinto al predeterminado, cosa que no haremos en esta ocasión. A modo de práctica, vamos a guardar la presentación en el Escritorio del sistema. Para ello, pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio. (3)
3 Si se trata de un documento en blanco, el programa propone como nombre, en el campo Nombre de archivo, la denominación predeterminada, la que aparece en la Barra de título. Ahora bien, si el archivo tiene contenido, la aplicación propone como nombre la primera frase que localiza en el mismo. En este caso, y si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos clásico, muestra como nombre precisamente el término Álbum de fotos clásico. pptx. Seleccione el nombre del archivo y escriba sólo la palabra Fotos. (4)
4 La extensión corresponde al formato de archivo de PowerPoint 2010 y así la mantendremos, por lo que pulse el botón Guardar para almacenar el documento.
Todas las aplicaciones de Office muestran como tipo de archivo predeterminado en el cuadro de diálogo Guardar como la extensión propia de la versión actual.
5 Compruebe ante todo el cambio en la Barra de título del programa, en la cual se refleja el nombre asignado al documento, Fotos.pptx. (5) Una vez almacenado el documento, a medida que vaya realizando cambios en él, puede ir guardándolos desde el mismo comando utilizado de la Barra de herramientas de acceso rápido. El uso de este comando ya no abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, como comprobaremos más adelante. Lo que haremos a continuación es almacenar esta misma presentación con un nombre distinto. Con ello conseguiremos una copia exacta del documento original sobre el cual podremos realizar modificaciones sin temor a perderlo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar como. (6)
6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, mostrando las presentaciones almacenadas en la última ubicación seleccionada, en este caso, el Escritorio. (7) En el campo Nombre de archivo, escriba el término Fotos modificado y pulse el botón Guardar para almacenar la copia del documento Fotos. (8)
El comando Guardar como no dispone de ninguna combinación de teclas que abra el cuadro de diálogo del mismo nombre.
7 El nuevo documento, Fotos modificado.pptx, reemplaza en el programa al archivo original, Fotos.pptx, aunque éste continúa existiendo en la ubicación en la que ha sido guardado. (9) A continuación comprobaremos el efecto del comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido del programa una vez el documento ya ha sido almacenado. ¿Cómo llevaremos a cabo esta comprobación? Realizando algún cambio sobre la presentación actual. Vamos allá. (Tenga en cuenta que el último apartado de este manual está dedicado íntegramente a las funciones más utilizadas de PowerPoint, por lo que la tarea que llevaremos a cabo a continuación no será ni descrita ni comentada en este capítulo.) En el panel de diapositivas, situado a la izquierda del área de trabajo, haga clic sobre la segunda diapositiva y pulse la tecla Suprimir de su teclado.
8 Una vez realizado el cambio, pulse sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y compruebe como, visualmente, no ocurre nada, aunque el programa almacena debidamente la modificación. Para comprobarlo, lo mejor que podemos hacer es cerrar este documento y volver a abrirlo. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
9 A continuación, muestre de nuevo la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes y haga clic sobre la presentación denominada Fotos modificado.pptx. (10)
Si opta por pulsar el botón Guardar, la próxima vez que abra el archivo éste no se mostrará actualizado.
10 Efectivamente, la presentación cuenta en este caso con 6 diapositivas, cuando el original mostraba 7. Ahora comprobaremos qué sucede cuando se han realizado cambios sobre un documento y éste intenta cerrarse sin antes almacenarlos. Haga clic sobre cualquiera de las diapositivas de la presentación actual, pulse de nuevo la tecla Suprimir de su teclado para eliminarla, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
11 El programa se cerciora de que está intentando cerrar el documento sin haber almacenado los cambios realizados en él. Por esta razón, lanza un cuadro de diálogo en el cual usted puede elegir si desea o no guardar estas modificaciones. En este caso, haga clic en Guardar para realizar el almacenamiento y cerrar la presentación. (11)
12 Hasta el momento hemos podido comprobar que el programa almacena por defecto los documentos en el formato propio. Sin embargo, debe saber que Office 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar los trabajos realizados. Aunque algunas de estas opciones de formato son distintas según la aplicación con la que se esté trabajando, no queremos terminar sin mostrarle dónde encontrar todas estas posibilidades y en qué consisten algunas de ellas. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse en esta ocasión sobre el comando Compartir. (12)
El tipo de archivo OpenDocument, con la extensión .odp, es compatible con PowerPoint 2010, aunque es posible que se perciban algunas diferencias en cuanto su formato y el acceso a algunas características del programa.
13 La sección Tipos de archivo es la que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo. (13)
14 Evidentemente, los tipos de archivo presentados en esta opción se adaptan al formato generado por la aplicación con la que está trabajando. (14) Así, en este caso, se muestran en la primera sección los tipos de archivos de presentación disponibles. Entre estos tipos se encuentra el formato en una versión anterior, común en todas las aplicaciones de Office 2010, opción que se estudiará con total detenimiento en la siguiente lección. Terminaremos este ejercicio cerrando el documento actual. Para ello, en la misma vista Backstage, haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que ahora no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.
Lección 10. Guardar en versiones anteriores
Otra de las posibilidades en cuanto al almacenamiento de archivos común en todas las aplicaciones de Office 2010 es el guardado en versiones anteriores. Tanto la versión actual como la 2007 permiten al usuario almacenar sus archivos en la versión denominada 97-2003, cuya extensión es .doc, con la cual aquellas personas que cuenten como mínimo con la versión 2000 de Office podrán abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010.
RECUERDE
Aunque la versión 2010 de la suite de Microsoft permite almacenar los archivos en múltiples formatos, incluidos los correspondientes a las versiones anteriores de la suite, Office 2010 no permite guardar documentos en el formato de Microsoft Office 1995. La razón es muy sencilla: las diferencias en cuanto a funciones y características entre las versiones 95 y 2010 son tantas que no sería posible compatibilizar ambos formatos.
1 En este sencillo ejercicio, aprenderá a guardar un archivo creado sobre Office 2010 en una versión anterior a Office 2007. De hecho, cabe señalar que esta característica de almacenamiento en versiones anteriores de la suite fue presentada como novedad en la versión 2007. Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Así, nuestra práctica será válida únicamente para las siguientes aplicaciones: Excel, PowerPoint, Publisher, Visio y Word. Más adelante mencionaremos el proceso a seguir para el resto de los programas de la suite. Empezaremos pues accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Discoteca.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Aun así, ya sabe que si dispone de cualquier otro archivo con esta extensión también puede utilizarlo sin problemas. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Abrir. (1)
2 Accedemos así, como recordará, al cuadro de diálogo Abrir, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Discoteca. xlsx o, en su defecto, cualquier otro de que disponga en este formato, y pulse sobre el botón Abrir. (2)
La combinación de teclas que permite acceder al cuadro de diálogo Abrir en Office 2010 es Ctrl + O.
3 Ya disponemos del documento abierto en el área de trabajo de Excel. Para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior a la actual debemos dirigirnos a la nueva vista Backstage de la suite. Así es que pulse sobre la pestaña Archivo y, en esta ocasión, haga clic sobre el comando Compartir. (Si está trabajando con Access, la opción que debe utilizar en este mismo comando Compartir es Guardar base de datos como. Por otro lado, si el programa que utiliza es Project, la opción adecuada será Guardar proyecto como archivo.)
4 En el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.
5 Efectivamente, la segunda opción del panel Cambiar el tipo de archivo es la que nos interesa en este caso. Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere. Así, en este caso, la opción se denomina Libro de Excel 97-2003, mientras que en Word la opción será Documento de Word 97-2003 (3) y en PowerPoint será Presentación de PowerPoint 97-2003, (4) etc. Pulse en este caso sobre la correspondiente opción en Excel. (5)
Los formatos de archivo que aparecen a la derecha de la vista Backstage al seleccionar la opción Cambiar el tipo de archivo son los mismos que se reflejan en el cuadro Guardar como.
6 Inmediatamente, se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual podemos elegir una ubicación y asignar un nuevo nombre al documento. Compruebe como en el campo Tipo se refleja el formato de archivo seleccionado en el paso anterior. Mantendremos en este caso todas las opciones tal y como están, por lo que pulse sobre el botón Guardar. (6)
Al guardar un archivo en una versión anterior dispondrá de dos documentos idénticos con formatos distintos.
7 El programa lanza el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función que fue presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite Office. (7) Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Como nos ocuparemos de esta función más adelante en este manual, haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.
8 Compruebe que, en la Barra de título del programa, se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Tenga en cuenta que el documento en la versión original no ha desaparecido, sino que continúa guardado en su ubicación de origen. Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual.
RECUERDE
Tanto InfoPath Designer como OneNote omiten el uso del comando Compartir y utilizan el comando Guardar como. En el panel Seleccionar formato, deberá elegir el formato de archivo anterior en el que desee almacenar el archivo.
Lección 11. Consultar las propiedades de un documento
Como ya habrá tenido la oportunidad de comprobar a lo largo de las prácticas realizadas hasta el momento, la vista Backstage es mucho más que un simple panel de comandos. Una de las características que proporciona el uso de este nuevo elemento en Office es la posibilidad de consultar directamente las propiedades de un documento abierto en el área de trabajo, incluida una pequeña vista previa del mismo. Las propiedades que se reflejan en la vista Backstage son aquellas que en versiones anteriores de la suite se presentaban sólo en el cuadro de diálogo Propiedades.
RECUERDE
Cabe señalar la diferencia que existe entre la vista previa de la sección de propiedades del comando Información y la que se presenta al pulsar sobre el comando Imprimir de la vista Backstage. La vista previa de impresión implica sólo el contenido del documento abierto, mientras que la miniatura incluida en las propiedades incluye la interfaz del programa.
1 En esta lección le mostraremos a modo de consulta dónde puede encontrar las propiedades de un documento abierto y cómo puede acceder al cuadro de diálogo de propiedades del mismo. Vamos a trabajar en este caso sobre un documento de texto, creado con Word 2010, aunque sepa que puede llevar a cabo la práctica en cualquier otro programa, puesto que la característica relativa a la información de los archivos está presente en todas las aplicaciones de la suite. Para empezar, abra Word desde el menú de inicio de Windows.
2 El documento que utilizaremos se encuentra disponible en nuestra página web con el nombre Lectura obligatoria.docx. Si lo desea, puede descargarlo y guardarlo en su equipo o bien utilizar cualquier otro archivo de que disponga con este mismo formato. Haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Abrir.
3 En el cuadro de diálogo Abrir, localice y seleccione el documento que desee utilizar y pulse el botón Abrir.
4 El documento se abre en el área de trabajo de Word 2010. (1) A continuación vuelva a mostrar la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Información. (2) (Puede ser que la vista Backstage se despliegue mostrando ya el contenido de este comando.)
5 El panel de la derecha de la vista Backstage es el que nos interesa. Como puede comprobar, en la parte superior se muestra una miniatura o vista previa de la interfaz del programa con el documento abierto en primer plano en estos momentos. A continuación, se listan las propiedades del documento, organizadas en cuatro apartados: Propiedades, Fechas relacionadas, Personas relacionadas y Documentos relacionados. Todos estos apartados son comunes en todas las aplicaciones de la suite Office y todos cuentan con las mismas opciones. Sin embargo, cabe señalar que las características incluidas en el apartado Propiedades varían en función del tipo de documento abierto. Este apartado muestra las propiedades relacionadas directamente con el contenido del archivo y algunas de ellas se pueden editar desde este mismo panel, como es el caso del título, las etiquetas o los comentarios. Para ello, haga clic a modo de ejemplo sobre el vínculo Agregar etiqueta. (3)
6 El campo seleccionado se pone en modo de edición, lo que indica que puede escribir directamente el texto que desee. En este caso, escriba la palabra material y pulse la tecla Retorno. (4)
7 El apartado Fechas relacionadas está formado por tres opciones: la fecha de la última modificación del archivo, la de creación y la de la última impresión. (5) En cuanto al apartado Personas relacionadas, el panel muestra el nombre del autor del documento y, en el caso de existir, el nombre de la persona que ha realizado la última modificación del mismo. (6) El último de los apartados, Documentos relacionados, incluye un vínculo que abre la ubicación en la que se encuentra el archivo abierto. Haga clic sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos para comprobarlo. (7)
Las etiquetas son palabras clave que utiliza el sistema para localizar documentos mediante la función de búsqueda.
Si sitúa el puntero del ratón sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos, en el apartado Documentos relacionados del panel de propiedades, aparece una etiqueta emergente que muestra la ruta de archivo correspondiente, es decir, la ubicación en la que se encuentra almacenado.
8 Se abre de esta forma la ventana de la carpeta que contiene el documento en cuestión. Una vez realizada la comprobación, pulse sobre el botón de aspa de dicha ventana para cerrarla.
9 Seguramente habrá observado que el nombre del apartado Propiedades muestra una punta de flecha. Esto indica que en él se esconde algún tipo de menú de opciones. Pulse sobre la mencionada punta de flecha para comprobarlo. (8)
10 Efectivamente, este apartado cuenta con tres opciones: la primera permite mostrar el denominado Panel de documento para poder editar las propiedades principales del documento. Este panel se sitúa horizontalmente en la parte superior del documento abierto. La segunda opción abre el cuadro de propiedades avanzadas, en el cual se incluyen todas y cada una de las propiedades mostradas en este panel además de otras que por espacio no aparecen aquí. Por último, la opción Mostrar todas las propiedades amplía la información del panel con aquellas propiedades del documento consideradas como no relevantes. Pulse sobre esta tercera opción y compruebe el cambio sobre el panel de propiedades. (9)
11 Efectivamente, la lista de propiedades en los tres primeros apartados se amplía con nuevos datos, como la plantilla en la que se basa el documento o el nombre del administrador del equipo. Vuelva a desplegar el menú de opciones del apartado Propiedades y pulse esta vez sobre la opción Mostrar el panel de documentos. (10)
Desde el Panel de documentos puede completar o modificar todas las características del documento. Los cambios se reflejarán después en la vista Backstage.
12 El Panel de documentos, elemento de la interfaz común en todas las aplicaciones de Office 2010, se sitúa en la parte superior del documento. (11) En él puede completar todas aquellas propiedades que en el panel de propiedades de la vista Backstage no es posible editar. Complete o modifique si lo desea los campos de este panel y ciérrelo pulsando sobre el botón de aspa del extremo derecho de su cabecera.
La etiqueta Propiedades del documento que encabeza el Panel de documentos abre también el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas.
13 No queremos terminar sin acceder al cuadro de diálogo de propiedades del documento. Cabe recordar que este cuadro era la única forma de que disponía el usuario de versiones anteriores de la suite Office para consultar las propiedades de sus documentos. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, muestre si no está activo, el contenido del comando Información y, tras desplegar el menú del apartado Propiedades del panel de la derecha, haga clic sobre la opción Propiedades avanzadas. (12)
14 Se abre el cuadro Propiedades de…, que cuenta con cinco pestañas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar. (13) En la primera de ellas se muestran propiedades no editables ni modificables, como la ubicación, el tamaño y las fechas de creación, modificación y acceso. En la pestaña Resumen se repiten las propiedades que se incluyen en el apartado Propiedades de la vista Backstage; en este caso, dichas propiedades sí se pueden completar o modificar. (14) La ficha Estadísticas contiene muchos datos relativos a la forma y a la edición del documento. Además de las fechas de creación, modificación, último acceso e impresión, datos que se reflejan en el apartado Fechas relacionadas de la vista Backstage, se muestra también en el apartado Estadísticas información más concreta o precisa del contenido del documento; en el caso de Word, se presenta una lista con el número de páginas, de párrafos, de líneas o de palabras del archivo. (15) La penúltima ficha, Contenido, muestra el tipo de contenido del documento, si cuenta con un título entre otros datos y, por último, la ficha Personalizar permite asignar ciertos datos concretos al documento, como un nombre, un tipo o un valor. Salga de este cuadro pulsando el botón Aceptar.
