MEDIAactive Manual de Office 2010

Gestión de documentos

Introducción

Como se ha podido comprobar en las primeras lecciones de este manual, Office 2010 presenta en su novedosa vista Backstage una serie de comandos y funciones comunes en todos los programas que forman parte de la suite. Las opciones destinadas a la gestión y administración de los documentos se encuentran agrupadas en los distintos comandos que componen esta vista, sobre todo en los comandos Nuevo, Imprimir y Compartir.

Cuando hablamos de la gestión de documentos nos referimos concretamente a aquellas características que permiten preparar y finalizar archivos, sea cual sea su destino. Así, pensamos en las opciones de creación, de apertura y de cierre, en los comandos para el almacenamiento y en los distintos modos de compartir la información reflejada en los documentos, como la impresión, la conversión en otros formatos o el envío y la publicación.

Aunque la vista Backstage de Microsoft Office centraliza en un mismo espacio todos los comandos para la gestión de los documentos, principal finalidad de este extraordinario elemento de la suite, la verdad es que todas y cada una de las acciones que se presentarán en esta sección del manual puede llevarse a cabo mediante, como mínimo, otro procedimiento distinto al de dicha vista.

Office 2010 ha ampliado en todas las aplicaciones el número de plantillas que sirven de base para la creación de nuevos documentos. Ésta es sólo una de las novedades que presenta la nueva versión de la suite en cuanto a la creación de archivos. Por lo que se refiere a la apertura y el cierre de documentos, todos los programas de la suite disponen de sendos comandos en la parte superior del panel de la vista Backstage, aunque ya sabe que puede disponer de ellos de forma más directa añadiéndolos a la Barra de herramientas de acceso rápido.

Los comandos para el almacenamiento de los documentos permiten guardar estos documentos en el formato de Office 2010, con la extensión de archivo distinta a la de la versión 2007, o bien en versiones anteriores y en formatos distintos. De esta forma, en el caso de tener que compartir con otras personas los documentos, el usuario se asegura de que no haya problemas de recepción y comprensión en el caso de no contar con la última versión de la suite.

Por último diremos que la versión 2010 de Office proporciona nuevas formas de compartir archivos; desde el envío por correo electrónico hasta la publicación en espacios de la Red, pasando por el almacenamiento especial en SkyDrive. SkyDrive es un espacio compartido en Internet en el cual el usuario puede almacenar sus documentos y compartirlos con otros usuarios.

Lección 7. Crear nuevos documentos

La creación de nuevos documentos en Office se puede llevar a cabo de distintas formas y desde distintas ubicaciones. La vista Backstage de Microsoft Office cuenta con el comando Nuevo, desde el cual es posible crear archivos en blanco, a partir de otros ya existentes o basados en plantillas. El catálogo de plantillas ha sido extensamente renovado en esta versión de la suite. Otra forma de crear nuevos documentos pasa por utilizar los comandos disponibles en los menús contextuales de las distintas ubicaciones del sistema o del escritorio. Así, si la suite Office se encuentra debidamente instalada en el equipo, al pulsar con el botón derecho del ratón en una carpeta, por ejemplo, se despliega un menú contextual en el cual se presentan las distintas opciones para crear documentos en blanco de cualquier programa de la suite.

RECUERDE

Cada aplicación de Office denomina a sus documentos de un modo distinto. Así Excel trabaja con libros, Word, con documentos y Access, con bases de datos. Este nombre se refleja siempre en la Barra de título y, al guardar el documento, suele ser sustituido por una denominación personalizada.

1 En este ejercicio le mostraremos cómo crear nuevos documentos . Llevaremos a cabo la práctica sobre el generador de presentaciones de la suite, Microsoft PowerPoint, aunque sepa que el procedimiento que seguiremos es aplicable a cualquiera de los programas de Office. Así, empiece esta práctica abriendo el mencionado programa desde el menú de Inicio de Windows.

2 Como ya sabe, todas las aplicaciones de la suite se abren con un documento en blanco, el cual denominan con un nombre de base, en el caso de PowerPoint, Presentación, seguido del número 1. (1) Cada vez que cree un nuevo documento en la misma sesión de trabajo, este número irá incrementando, como veremos a continuación. Haga clic sobre la pestaña Archivo para abrir la nueva vista Backstage de Microsoft Office. (2)

Aunque comparte espacio con la Cinta de opciones, la pestaña Archivo, que da acceso a la nueva vista Backstage, se considera un elemento independiente en la interfaz de Office.

3 Para crear un nuevo documento en blanco debemos situarnos en el comando Nuevo, por lo que pulse sobre él en el panel de la izquierda de la nueva vista. (3)

4 El panel central se actualiza mostrando las distintas opciones de que disponemos para crear nuevos documentos, en este caso, presentaciones. Este panel se encuentra dividido en dos partes. En la primera se disponen, además de los comandos para crear documentos en blanco, las plantillas y los temas disponibles (4) y en la segunda, las plantillas procedentes de Office.com. (5) Por defecto, se encuentra seleccionada la opción Presentación en blanco, la cual nos interesa en este momento, por lo que manténgala seleccionada y pulse el botón Crear, situado en el panel de la derecha de la vista Backstage. (6)

La opción Presentación en blanco (o su correspondiente en el resto de aplicaciones de Office) del comando Nuevo podría considerarse en sí misma una plantilla. Se trata de la plantilla más simple y genérica y su uso es el más apropiado en aquellos casos en que se empieza trabajar con el programa por su sencillez y porque se puede adaptar a cualquier tipo de documento final.

RECUERDE

La ventaja de crear nuevos documentos basados en otros ya existentes es la posibilidad de aprovechar tanto la estructura o el diseño original como elementos insertados en ellos.

5 Efectivamente, se abre en el área de trabajo del programa un nuevo documento. (7) De hecho este documento en blanco tiene la misma apariencia que el original, aunque difiere en un detalle: su nombre. Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene la misma denominación aunque seguido por el número 2. Ahora podríamos empezar a trabajar sobre el nuevo documento en blanco. Sin embargo, y dado que el uso y el funcionamiento de PowerPoint serán tratados en la última sección de este manual, pasaremos a mostrarle otra forma de crear nuevos documentos. Lo que haremos a continuación será utilizar un documento existente como base para una nueva presentación. Si dispone de alguna presentación de diapositivas guardada en su equipo, puede utilizarla en esta práctica; de no ser así, le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Lugares.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Nuevo.

Sepa que puede abrir al mismo tiempo tantos documentos como necesite.

6 En la primera sección del panel central, Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente. (8)

7 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos utilizar como plantilla. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. (9) En este caso, localice el archivo Lugares.pptx si decide utilizar el documento propuesto de ejemplo, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo. (10)

En el cuadro Nuevo a partir de existente sólo aparecen los archivos creados con el programa con el que se está trabajando, es decir, los que se consideran compatibles con la aplicación.

8 Inmediatamente se carga en el área de trabajo del programa un nuevo documento con el contenido del archivo seleccionado como base. (11) Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Lugares.pptx). Sobre esta copia del documento podemos realizar todos los cambios que precisemos hasta conseguir el resultado deseado. ¿Cómo podemos saber cuántos y qué documentos se encuentran abiertos en estos momentos? Todos los programas de Office disponen en la Cinta de opciones de la pestaña Vista, que contiene el comando Cambiar ventanas. Este comando esconde una lista de todos los archivos abiertos en la misma sesión de trabajo y facilita el paso de uno a otro. Compruébelo. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la mencionada Ficha. (12)

Si trabaja sobre Windows 7, otra forma más visual de controlar los documentos que se encuentran abiertos en una aplicación es mediante las miniaturas activas de la Barra de tareas del sistema. Sencillamente situando el puntero del ratón sobre el botón del programa podrá ver una vista previa de los documentos activos y podrá pasar de unos a otros pulsando sobre ellos.

9 Seguidamente, en el grupo de herramientas Ventanas, haga clic en la punta de flecha del comando Cambiar ventanas y compruebe como, efectivamente, se muestran en este caso dos archivos: Presentación2 y Presentación3.

10 Debemos advertirle que el documento en blanco que se carga por defecto al abrir el programa queda sustituido por el siguiente que cree, en el caso, claro está, de no haberlo manipulado. Haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano. (13)

11 En cuanto a las plantillas, dado que su contenido varía lógicamente en cada programa, mencionaremos que se utilizan igual que cualquier otro archivo en el que decidamos basar los nuevos documentos. Una buena manera de conocer el funcionamiento y las posibilidades del programa es consultar las denominadas Plantillas de ejemplo. Veamos qué diseños integra la versión 2010 de PowerPoint. Haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo en la vista Backstage y, en la sección Plantillas y temas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.

12 De inmediato se cargan en el panel central una colección de plantillas de ejemplo, ordenadas alfabéticamente. Le recomendamos que consulte esta amplia colección de plantillas para comprobar la variedad de posibilidades de que dispone. Para crear en este caso una nueva presentación basada en una de estas plantillas, selecciónela en el panel de la vista Backstage (en este ejemplo, la primera de ellas) y pulse el botón Crear.

13 El nuevo documento se carga en el área de trabajo del programa, mostrando en la Barra de título el nombre predeterminado para el documento, en este caso, Presentación4. Mantenga los tres documentos abiertos puesto que nos servirán para practicar en lecciones posteriores con las acciones de cierre y almacenamiento de archivos.

RECUERDE

Todas las plantillas suelen contener diseños, colores, fuentes y efectos de tema, estilos de fondo y contenido, lo que implica que, según sea su cometido, pueden llegar a ahorrar mucho tiempo en la elaboración de los documentos.

Lección 8. Abrir y cerrar documentos

Office proporciona distintos procedimientos para abrir archivos existentes, así como para cerrarlos. La apertura de documentos puede llevarse a cabo desde el comando apropiado de la nueva vista Backstage de Microsoft Office, el comando Abrir, aunque también pueden utilizarse las listas de archivos recientes que encontrará en esta misma vista. En cuanto al cierre de documentos, la acción común en todas las aplicaciones de la suite es dirigirse a la mencionada vista y ejecutar el comando Cerrar. Sin embargo, cabe destacar que algunos de los programas cuentan con un botón de aspa que cierra sólo el documento y otros sólo disponen del aspa que cierra la aplicación.

RECUERDE

Para abrir documentos, todas las aplicaciones de Office disponen de una combinación de teclas que da acceso al cuadro de diálogo Abrir: la combinación Ctrl + A.

1 En este ejercicio le mostraremos cómo abrir y cerrar documentos en Office. Empezaremos abriendo en el área de trabajo de PowerPoint una presentación en concreto, la que hemos utilizado como plantilla en la lección anterior, Lugares.pptx, y que, como recordará, puede descargar desde nuestra página web si aún no lo ha hecho. Vamos allá. Haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage de Microsoft Office.

2 El comando Abrir forma parte de los comandos comunes de esta vista para todas las aplicaciones de la suite y se encuentra en la parte superior del panel de la izquierda de dicha vista. Pulse sobre el mencionado comando. (1)

En el caso de no estar trabajando sobre Windows 7, el cuadro de diálogo Abrir muestra el contenido de la carpeta Documentos o Mis documentos, según la versión del sistema.

3 El programa da acceso de esta forma al cuadro de diálogo Abrir, también común en todas las aplicaciones de la suite. Por defecto, este cuadro se abre mostrando el contenido de la biblioteca de documentos de Windows, en la cual deberá localizar el archivo que desea abrir. Hágalo, selecciónelo con un clic y pulse el botón Abrir. (2)

4 Observe la Barra de título del programa; efectivamente, el documento abierto es el seleccionado, a diferencia de la práctica que llevamos a cabo en la lección anterior, en la cual utilizamos este mismo documento como plantilla para crear una nueva presentación. Una vez abierto, ¿cómo cerramos el documento? En el caso de PowerPoint, el programa sólo cuenta con un botón de aspa, situado en la parte derecha de la Barra de título del programa. Este botón de aspa cierra la aplicación entera, cerrando a la vez todos los documentos abiertos. Si esto no nos interesa, debemos dirigirnos a la vista Backstage para cerrar sólo el documento activo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse esta vez sobre el comando Cerrar.

RECUERDE

El botón Abrir del cuadro de diálogo del mismo nombre contiene un pequeño menú desplegable que permite la apertura del archivo seleccionado de distintas formas: de sólo lectura, como copia, en una vista determinada, entre otras.

5 Como no hemos realizado ninguna modificación sobre el documento, el programa lo cierra directamente. Sin embargo, si se hubiera dado el caso contrario, la aplicación habría lanzado un cuadro de diálogo advirtiendo de los cambios realizados y solicitando confirmación para almacenarlos. Cerraremos del mismo modo otro de los documentos de los que se encuentran abiertos en un segundo plano. Para ello, sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones, despliegue el comando Cambiar ventanas y pulse sobre el documento denominado Presentación2 para situarlo en primer plano. (3)

6 Como recordará, éste fue el primer documento en blanco que creamos. Haga clic una vez más sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar. (4)

El requisito imprescindible para que un documento aparezca en la lista de archivos recientes de la vista Backstage de Microsoft Office es que dicho archivo se encuentre o haya sido almacenado por el usuario en el equipo. Los documentos no guardados no se reflejan nunca en esta lista.

7 Ahora imagine que desea volver a trabajar con alguno de los documentos utilizados. En estos casos, lo mejor y más rápido es dirigirse a la lista de archivos recientes de la aplicación. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Reciente. (5)

8 Según los documentos con los que haya trabajado en el programa, esta lista será más o menos larga. Para abrir alguno de los archivos aquí reflejados, en este caso, la presentación Lugares. pptx, haga clic sobre él. (6)

9 El archivo vuelve a abrirse sin problemas. (7) Termine este sencillo ejercicio desplegando una última vez la vista Backstage y pulsando sobre el comando Cerrar. (8)

Si marca la opción Obtener acceso rápido a este número de presentaciones recientes situada en la parte inferior del panel de archivos recientes contará también con una lista reducida de los últimos documentos utilizados en el panel de la izquierda de la vista Backstage.

Lección 9. Guardar documentos

El almacenamiento de archivos resulta imprescindible en aquellos casos en que el usuario desee mantener el trabajo realizado. Cada aplicación de Office 2010 guarda sus documentos con una extensión o un formato distintos. Así, los archivos creados con Word muestran la extensión docx, los realizados con Excel se etiquetan con el formato xlsx, las bases de datos de Access tienen como extensión accdb y los archivos creados y guardados con PowerPoint muestran el formato pptx. Cualquiera de las aplicaciones de la suite, sin embargo, permite guardar en formatos distintos a los predeterminados los documentos creados, como veremos en esta lección.

RECUERDE

Por defecto, los documentos (Word), las hojas de cálculo (Excel) y las presentaciones (PowerPoint) creados en la versión 2010 de la suite Office se almacenan con formato XML. De ahí se desprende que a las extensiones de archivo propias de la versión 2007 de estos programas (doc, xls y ppt) se haya agregado en la versión actual una X (docx, xlsx y pptx).

1 En esta lección le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010. Todas las aplicaciones que forman parte de la suite cuenta con tres comandos básicos que permiten almacenar los documentos y el procedimiento a llevar a cabo es idéntico en todas ellas. Así, la primera vez que se almacena un documento, es posible utilizar cualquiera de los comandos disponibles: el situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos Guardar y Guardar como de la nueva vista Backstage e, incluso, la combinación de teclas Ctrl + G. Todos ellos le conducirán al cuadro de diálogo Guardar como, en el cual deberá indicar una ubicación y un nombre para el archivo. Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, que creamos basado en una de las plantillas de ejemplo en un ejercicio anterior. Como todavía no ha sido almacenado, haga clic en este caso sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)