MEDIAactive Manual de Office 2010

Lección 4. La nueva vista Backstage de Microsoft Office

La vista Backstage de Microsoft Office sustituye al menú de archivos en las aplicaciones de la suite. Con respecto a la versión predecesora del producto, podría decirse que la compañía ha reinventado el Botón de Office, que venía a desempeñar este mismo papel de gestión de administración de documentos. Sin embargo, cabe destacar que la nueva vista Backstage va mucho más allá que dicho elemento y en la versión 2010 se presenta como un centro de operaciones desde el cual la preparación y la finalización de los documentos resulta mucho más sencilla e intuitiva.

1 En este sencillo ejercicio, prácticamente informativo, conocerá el contenido común de la nueva vista Backstage de las aplicaciones de Office. Como recordará, esta vista se esconde detrás de la también nueva pestaña Archivo, la cual comparte espacio con las fichas de la Cinta de opciones. La pestaña Archivo cambia de color según la aplicación de Office a la que pertenece, según el color de la interfaz del programa. Así, por ejemplo, en Word es azul, en Excel, verde, en PowerPoint, naranja (1) y en Access, fucsia (2). En esta práctica puede trabajar con cualquier de estas aplicaciones. Para empezar, haga clic sobre la pestaña Archivo. (3)

Aunque se encuentra en la misma línea que las pestañas de la Cinta de opciones, la pestaña Archivo se considera un elemento independiente en la interfaz de Office 2010.

2. La vista Backstage de Microsoft Office se abre mostrando, generalmente, el contenido del comando Información. (4) Este comando contiene las opciones relativas a la protección del documento, a la preparación para ser compartido y a la administración de versiones. En la parte derecha se muestra una miniatura del documento abierto en primer plano y una lista de propiedades referentes al mismo. Como todas estas opciones serán debidamente tratadas en exclusiva a lo largo de este libro, seguiremos estudiando los comandos de la vista Backstage. Los cuatro primero comandos permiten guardar, abrir y cerrar documentos. (5) Estos no contienen opciones puesto que realizan la acción determinada para cada caso. Haga clic sobre el comando Reciente, (6) debajo del comando Información.

Los cuatro primeros comandos de la vista Backstage son también comunes en todas las aplicaciones de la suite y, debido a su uso, se muestran en un tamaño más pequeño.

3 Como su nombre indica, el comando Reciente muestra una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado en el programa. (7) Lógicamente, esta lista se va actualizando a medida que el usuario vaya utilizando distintos archivos. Sin embargo, si usted desea que un documento en concreto permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma: haga clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente. (8)

En el cuadro de opciones del programa puede indicar el número de documentos recientes que debe mostrar la vista Backstage.

4 El documento se sitúa en la primera posición de la lista, en una sección separada del resto de archivos. Observe que el icono del pin ha cambiado, y ahora es de color azul y se muestra gráficamente “clavado” en el panel. (9) La opción situada en la parte inferior del panel, que se encuentra por defecto desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos, es decir, en el de la izquierda de la vista Backstage. Haga clic en la casilla de verificación de esta opción, denominada Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes. (10)

5 Observe lo que ha ocurrido. En la parte superior del panel de comandos, por debajo de los destinados al almacenamiento, el cierre y la apertura de archivos, se han situado los cuatro primeros documentos de la lista de archivos recientes. (11) ¿Por qué cuatro? Porque es el número que el programa establece por defecto. Sin embargo, usted puede aumentar o disminuir este valor si así lo desea. Para ello, sólo debe introducir el número que necesite en el cuadro de texto situado a la derecha de la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes. (12)

Como ya sabe, dispone también del comando Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Veremos su uso en la lección dedicada al guardado de documentos.

6 Prosigamos con el estudio de los comandos de la nueva y extraordinaria vista Backstage. Haga clic sobre el comando Nuevo. (13)

7 Tal y como se verá en su momento, desde este comando es posible crear nuevos documentos en blanco, así como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Haga clic ahora sobre el comando Imprimir. (14)

8 Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresión y la preparación previa de los documentos. El usuario agradece la inclusión en este mismo espacio de todas las opciones de configuración y de diseño de página que antes se encontraban repartidos en distintos menús o grupos de herramientas del programa. Además, la vista previa situada en la parte derecha del panel permite comprobar todos y cada uno de los cambios realizados sobre el documento antes de su impresión. De todo ello nos ocuparemos más adelante en este libro, por lo que pulse ahora sobre el comando Compartir. (15)

Tanto las opciones incluidas en el comando Compartir como la ayuda del programa serán tratadas en su debido momento en este manual.

9 Todas las opciones referentes al envío y al almacenamiento especial de los documentos se encuentran en este comando. Cabe destacar que las tres primeras opciones del apartado Compartir, Enviar mediante correo electrónico, Guardar en SkyDrive y Guardar en SharePoint, son comunes en todas las aplicaciones de la suite; el resto varían según el tipo de documento generado en cada programa. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el número de opciones también suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas Cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. Pulse sobre el comando Ayuda. (16)

10 Elemento imprescindible en cualquier aplicación informática, sea del tipo que sea, la ayuda se presenta en la versión 2010 de Office como el mejor aliado para el usuario, tanto durante los primeros pasos con la aplicación como cuando ya se conocen las principales funciones y se desea obtener información más avanzada. Además del cuadro de ayuda, en el cual se encuentra la descripción y el funcionamiento de todas las opciones del programa, se proporciona acceso a Internet para consultar las novedades de cada programa y encontrar otros recursos para aprender. En el panel de la derecha puede consultar toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones, con el que ya hemos trabajado en alguna ocasión, y salir de la aplicación. Para terminar este ejercicio, haga clic sobre el comando Salir.

RECUERDE

Es importante saber que, si está trabajando con algún documento y ejecuta el comando Salir sin antes almacenar los cambios, el programa le preguntará si desea guardar estas modificaciones.

Lección 5. La Barra de estado

El último elemento de la interfaz visible de las aplicaciones de Office 2010 que queremos tratar en exclusiva en este libro es la Barra de estado. Esta barra se encuentra ubicada en la parte inferior del área de trabajo y podríamos decir que tiene dos cometidos: mostrar información acerca del estado del documento y permitir la gestión de la visualización del mismo mediante las distintas vistas y el zoom.

RECUERDE

La Barra de estado es uno de los elementos de la interfaz de los programas de Office que ha estado presente desde los orígenes de la suite. Esta barra ha ido evolucionando en cuanto a su finalidad hasta llegar a su estado actual, un centro de información relativa al documento con el que se está trabajando.

1 En este ejercicio conocerá cómo gestionar la Barra de estado de las aplicaciones de Office. Aunque el contenido de esta barra varía sustancialmente entre los distintos programas de la suite, le mostraremos cómo puede personalizarla y, sobre todo, cómo cambiar la visualización de los documentos. En esta ocasión, puede realizar la práctica sobre cualquier programa Office, aunque nosotros nos basaremos en este caso en Word. La parte izquierda de la Barra de estado se encuentra ocupada por información propia de los documentos generados con la aplicación, como el número de páginas y de palabras o el idioma utilizado como corrector ortográfico. (1) En la parte derecha de la barra se encuentran los comandos de zoom, estos sí, comunes en todas las aplicaciones. Aumente el nivel de visualización arrastrando el control deslizante hacia el signo +. (2)

A diferencia de lo que sucedía en versiones anteriores a la 2007 de los programas de Office, tanto en ésta como en la 2010, la que nos ocupa, no es posible ocultar la Barra de estado.

2 Aunque el documento está en blanco, puede comprobar cómo los márgenes laterales no se visualizan a simple vista, al tiempo que el cursor de edición aumenta su tamaño considerablemente. (3) Además, el valor del zoom reflejado en la Barra de estado muestra el nivel aplicado, seguramente más del 100%. Otra forma de cambiar la visualización de los documentos es accediendo, desde esta misma ubicación, al cuadro de diálogo de Zoom. Para ello, haga clic sobre el valor que refleja actualmente el zoom del documento.

3 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Zoom, en el cual podemos elegir entre distintos niveles de visualización para el documento. El campo Porcentaje refleja el valor actual y puede cambiarlo tanto introduciendo desde el teclado el valor deseado como pulsando sobre los botones de punta de flecha superior e inferior para aumentar o disminuir respectivamente punto a punto este nivel. Desde este cuadro de diálogo es posible también acercar la visualización sobre el ancho de la página o sobre el ancho del texto o bien sobre toda la página. Otra opción interesante es la de aplicar el zoom sobre varias páginas. Para ello, deberá desplegar el panel que contiene el comando de la opción Varias páginas y seleccionar el número de páginas que necesita visualizar. (4) La vista previa de la parte inferior nos permite controlar cualquier cambio realizado sobre la visualización de los documentos, tanto sobre la página en sí (5) como sobre el texto. (6) Vamos a devolver el zoom al 100% a nuestro documento. Para ello, pulse sobre el botón de opción 100% del apartado Zoom o bien escriba este valor en el campo Porcentaje. (7) En cualquier caso, haga clic en Aceptar cuando termine para aplicarlo.

4 Los comandos situados a la izquierda de los destinados a la gestión del zoom en los documentos permiten cambiar entre las distintas vistas que ofrece un programa. (8) Estas vistas son distintas para cada una de las aplicaciones, por lo que no realizaremos un estudio detallado de ellas. La personalización de la Barra de estado se lleva a cabo mediante el menú contextual de la misma y permite agregar y ocultar comandos y funciones. Para comprobar cuáles son estos comandos y funciones en el caso de Word, haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la barra para desplegar así el correspondiente menú contextual. (9)

Igual que la personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido, la inserción de comandos en la Barra de estado es una buena forma de tener a mano aquellas funciones que más se utilicen en cada programa.

5 El menú contextual Personalizar barra de estado muestra, como hemos indicado, la lista de comandos y funciones que pueden visualizarse en dicha barra cuando se ejecutan. Las que se encuentran marcadas con un signo de verificación son las que se encuentran activas, aunque esto no significa que sean todas visibles a la vez. Por ejemplo, en el caso de las firmas, sólo aparecerán cuando usted decida firmar sus documentos, acción común, por otra parte, en todas las aplicaciones de Office. Las tres últimas opciones del menú pertenecen a los comandos situados en la parte derecha de la barra, es decir, a los accesos directos a las vistas del documento y al zoom. A modo de ejemplo, haga clic sobre la opción Control deslizante del zoom para ocultarlo. (10)

Lección 6. Personalizar la interfaz de usuario

Microsoft Office 2010 pone a disposición del usuario numerosas opciones que le permitirán personalizar la interfaz de los programas con los que trabaja. La personalización de la interfaz va desde el cambio de apariencia general mediante distintos colores propuestos hasta la visualización en otros idiomas de los comandos, elementos de la interfaz y cuadros de diálogo mediante la instalación de paquetes de idioma, pasando evidentemente por la personalización individual de cada una de las partes que forman la interfaz de las aplicaciones: Barra de herramientas de acceso rápido, Barra de estado, Cinta de opciones…

1 En este ejercicio conocerá la opción común de que disponen las distintas aplicaciones que forman la suite Office 2010 para cambiar su apariencia. Además, también aprenderá a cambiar el idioma en que desea que se muestren sus aplicaciones. Para empezar, debemos acceder al cuadro de opciones del programa. Como los diseños de interfaz propuestos por Office son los mismos para todas las aplicaciones de la suite, puede llevar a cabo la práctica sobre cualquiera de los programas. Una vez abierto, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage y pulse sobre el comando Opciones. (1)

Todas las aplicaciones que forman parte de la suite Office 2010 cuenta con el mismo cuadro de opciones, al cual se accede siempre desde el comando Opciones de la nueva vista Backstage.

2 Se abre de esta forma el cuadro de opciones del programa. La categoría General contiene las opciones de interfaz de usuario, por lo que si no se encuentra en esta categoría, sitúese en ella para poder continuar. (2)

3 La opción Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar será tratada en exclusiva en la lección siguiente. La segunda de las opciones, Habilitar vistas previas activas, permite mostrar una vista previa de cómo una característica (color, tamaño, efecto, etc.) afecta a un documento sólo situando el puntero del ratón sobre dicha característica, antes de aplicarla definitivamente. Esta opción se encuentra marcada por defecto y así la mantendremos. El siguiente campo, Combinación de colores, es el que nos interesa en este caso, puesto que es el que permite cambiar el color de la interfaz del programa. Despliegue este campo, que muestra por defecto la opción Plateado, pulsando sobre el botón de punta de flecha.

4 Como puede ver, Office 2010 propone tres combinaciones de colores para la interfaz: Azul, Plateado y negro, siendo la segunda, tal y como hemos visto, la que se encuentra seleccionada por defecto. Elija en este caso la combinación Negro y pulse el botón Aceptar del cuadro de opciones para comprobar el cambio en la interfaz.

RECUERDE

Las vistas previas activas fueron una novedad en la versión 2007 de Office. Con sólo pasar el puntero del ratón sobre las diferentes opciones de diseño, ya sean colores, tamaños, tipos de letra, efectos o diseños de páginas, el elemento seleccionado adopta la característica indicada, por lo que el usuario puede realizar las pruebas que sean necesarias antes de aplicarla.

5 El cambio sobre la interfaz es inmediato y, en el caso de la combinación elegida, evidente. (3) El programa sólo aplica la nueva combinación de colores sobre la interfaz, no sobre los cuadros de diálogo y las ventanas. Para comprobarlo, pulse sobre alguno de los iniciadores de cuadro de diálogo disponibles en la Cinta de opciones. (4)

Compruebe por su cuenta también la combinación de colores Azul y mantenga la que le resulte más atractiva.

6 Efectivamente, el cuadro de diálogo muestra el marco en su color original, azul. (5) Cierre el cuadro sin realizar cambios pulsando sobre el botón Cancelar.

7 A continuación, volveremos a acceder al cuadro de opciones del programa para mostrarle otra característica de personalización de la interfaz, aprovechando para devolver al programa su combinación de colores original. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Opciones.

8 En el cuadro de opciones, despliegue el campo Combinación de colores y seleccione de nuevo la opción Plateado. (Si lo desea, compruebe por su cuenta el efecto de la combinación Azul sobre la interfaz del programa.)

En la versión 2007 de Office se mejoró notablemente la información en pantalla emergente de los comandos, agregando al simple nombre del comando u opción una breve descripción de la función desempeñada.

9 El campo Estilo de información en pantalla permite elegir si desea o no que se muestre información emergente acerca de los comandos del programa y, en el caso de hacerlo, el modo en que desea visualizarla. Por defecto, se encuentra seleccionada la opción mediante la cual, al situar el puntero del ratón sobre un comando se muestra una descripción emergente de la función que desempeña. (6) Despliegue este campo para ver el resto de opciones que contiene. (7)

RECUERDE

Tenga en cuenta que en la fecha en que se ha realizado este manual el número de idiomas disponibles era bastante reducido y que este número puede haber aumentado en el momento del lanzamiento de la versión definitiva del producto.

10 La opción No mostrar descripciones de características en información en pantalla deshabilita la información emergente, aunque mantiene las etiquetas con el nombre del comando seleccionado. Por el contrario, la opción No mostrar información en pantalla desactiva la aparición de cualquier etiqueta emergente. Mantenga la opción predeterminada y haga clic en Aceptar para salir del cuadro de opciones.

11 En la segunda parte de esta lección le mostraremos cómo personalizar en otro aspecto la interfaz de los programas de Office, concretamente, en cuanto se refiere al idioma en que se muestra dicha interfaz. Debe saber que para contar con otros idiomas disponibles es preciso haber descargado previamente el paquete de idiomas oportuno. Por defecto, al instalar Microsoft Office 2010 desde la web, en su versión beta, la suite se instala sólo en el idioma seleccionado durante la instalación. Veamos cómo obtener otros idiomas. Abra el menú de inicio de Windows, haga clic en el directorio Todos los programas, muestre el contenido de la carpeta Microsoft Office y haga clic sobre la subcarpeta Herramientas de Microsoft Office 2010.

12 De entre el contenido de esta subcarpeta, elija con un clic la opción denominada Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010. (8)

Los paquetes de idiomas incluyen los idiomas que se pueden tanto en la interfaz de los programas como en la ayuda y en el diccionario del mismo.

13 Se abre el cuadro de diálogo Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010, el cual cuenta con dos secciones: una referente a los idiomas disponibles para la edición y otra, a los idiomas de la Ayuda e interfaz de usuario, siendo ésta la que nos interesa en este caso. En los dos cuadros que aparecen en esta sección puede ver los idiomas instalados. Para obtener un nuevo paquete de idiomas, haga clic sobre el vínculo ¿Cómo se pueden obtener más idiomas de Ayuda e interfaz de usuario en Office.com? (9)

14 Se carga en su navegador de Internet el sitio web del Centro de descargas de Microsoft, mostrando el contenido de las descargas disponibles en cuanto a paquetes de idiomas de refiere. En el cuadro de color azul, que muestra el título Detalles rápidos, despliegue el campo Cambiar idioma para ver los idiomas disponibles para esta versión de la suite y elija el que le interese descargar.