MEDIAactive Manual de Office 2010

RECUERDE

Si el documento que se pretende enviar como vínculo no ha sido guardado previamente en una ubicación compartida, ya sea en la Red o en una red de ordenadores, la opción Enviar un vínculo del comando Compartir se encuentra desactivada.

10 El resultado es el mismo que para el resto de formatos, es decir, el documento se incluye como icono en el campo Adjunto y, en el campo Asunto, se muestra el nombre del documento en cuestión. Una vez más, complete si lo desea el resto de campos y pulse el botón Enviar para realizar el envío del mensaje; si no, cierre esta ventana pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (8)

11 La quinta y última opción que presenta Office 2010 para el envío de archivos por correo electrónico es, de hecho, una variante de este proceso. Se trata en este caso de enviar el documento como fax de Internet. Esta opción no requiere el uso de ninguna máquina de fax, aunque sí es imprescindible contar con un proveedor de servicios de fax. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, haga clic sobre el comando Compartir y, seguidamente, pulse sobre la opción Enviar como fax de Internet. (9)

Es importante saber que los servicios de fax disponibles de Microsoft Office no son gratuitos, aunque algunos de ellos presentan la opción de probarlo antes de adquirirlo.

12 Si la aplicación detecta que no dispone de ninguna suscripción a un proveedor de servicios de fax, lanza un cuadro que le advierte acerca de esta carencia. Vamos a mostrarle los pasos que debe seguir para contratar los servicios de uno de estos proveedores. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Aceptar. (10)

13 Se abre el navegador de Internet mostrando el contenido de la página de servicios de fax disponibles de Microsoft Office. A partir de aquí, dejamos en sus manos la contratación y activación de algunos de estos productos para poder enviar sus documentos como fax de Internet. Termine este ejercicio cerrando Word y, con él, el documento con el que hemos trabajado.

Lección 15. Guardar en SkyDrive

SkyDrive es uno de los servicios incluidos dentro de Windows Live, la suite de aplicaciones y servicios de Microsoft gratuita y en línea. En el caso de SkyDrive, se trata de un espacio reservado en Internet en el que el usuario puede guardar sus documentos para poder compartirlos con otros usuarios. El único requisito para poder disfrutar de este espacio en la Red es disponer de una cuenta live o de Hotmail. A fecha actual, mayor 2010, SkyDrive ofrece 25 GB de espacio disponible, lo que supone una amplísima ubicación par el almacenamiento. La versión 2010 de Office ha querido beneficiarse de este servicio incluyendo entre sus opciones para compartir documentos la denominada Guardar en SkyDrive, común en todas y cada una de las aplicaciones de la suite.

1 En esta lección le mostraremos cómo guardar un documento en las carpetas públicas de SkyDrive y, como acción complementaria y pendiente del ejercicio anterior, cómo enviar este mismo documento como vínculo por correo electrónico. Empiece abriendo en PowerPoint la presentación Lugares.pptx, que como recordará puede obtener desde nuestra página web. (1)

La opción Guardar en SkyDrive es una novedad de la versión 2010 de Office y se incluye en todas las apliccaiones que forman parte de la suite.

2 Dado que la opción que vamos a utilizar en esta lección es común en todas las aplicaciones de Office, puede realizar la práctica sobre cualquier otro documento creado con un programa de la suite que tenga almacenado en su equipo. Cuando disponga de la presentación abierta en Power-Point 2010, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir. (2)

3 El panel de esta vista se actualiza. La opción que nos interesa se encuentra en el apartado Compartir de este comando, así que pulse sobre la opción Guardar en SkyDrive.

4 La primera vez que utilice esta opción, Office le solicita que inicie sesión con su cuenta de Windows Live. Los datos que necesitará serán un nombre de usuario, que es su dirección de correo electrónico de live o de Hotmail, y la contraseña de acceso. Pulse sobre el botón Inicie sesión, complete el registro con sus datos personales y haga clic sobre el botón Iniciar sesión.

5 Ahora se muestran las carpetas disponibles en las que puede almacenar los documentos que desee. Una de estas carpetas, la denominada Pública, permite el acceso a cualquiera de sus contactos o que formen parte de su red de conocidos en Windows Live. Seleccione la carpeta en la que desea almacenar en este caso la presentación y pulse sobre el botón Guardar como. (3)

RECUERDE

En el panel que aparece al seleccionar la opción Guardar en SkyDrive dispone del botón Nueva carpeta. Mediante este botón puede crear nuevas carpetas gracias a las cuales podrá organizar todo el material que decida almacenar en la ubicación compartida de SkyDrive.

6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en la parte superior del cual se muestra el nombre de la ubicación compartida. Si lo desea puede asignar un nuevo nombre al archivo o mantener el mismo del documento original. Resulta interesante saber que, antes de almacenar el archivo, puede cambiar el formato en que se encuentra. Por ejemplo, puede guardarlo en PDF o XPS o en una versión anterior a 2010 de Office para que los usuarios no tengan ningún problema en el momento de visualizarlo. En este caso, mantenga tanto el nombre como el tipo de archivo y pulse el botón Guardar. (4)

Si no dispone de ninguna cuenta de Windows Live o de Hotmail, puede acceder al sitio web del servicio y registrarse gratuitamente para obtenerla.

7 El almacenamiento se lleva a cabo de inmediato. Al finalizar el proceso, el programa lanza un cuadro de diálogo en el cual se informa de lo que ha ocurrido: una copia del documento actual ha sido almacenada en la ruta de acceso indicada. Pulse el botón Aceptar en el cuadro informativo que aparece. (5)

8 ¿Cómo podemos comprobar si se ha guardado correctamente nuestra presentación en la ubicación compartida de SkyDrive? Accediendo a dicho servicio. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Compartir y elija Guardar en SkyDrive.

9 En el panel de la derecha, pulse sobre el vínculo SkyDrive, situado detrás del término Ir a. (6)

También puede acceder a SkyDrive directamente desde su navegador web. En él, introduzca en la Barra de direcciones la dirección http://skydrive.live.com y, en la página principal de este servicio, inicie sesión con sus datos personales.

10 Nos situamos de esta forma en la página principal de Windows Live SkyDrive, en la cual debemos iniciar sesión para poder acceder al servicio. Para ello, haga clic en el vínculo Iniciar sesión, en la parte derecha de la página, introduzca sus datos personales y pulse el botón Iniciar sesión. (7)

11 Ahora sí, nos encontramos en SkyDrive, donde puede ver las carpetas compartidas. Haga clic sobre la carpeta en la que ha almacenado la presentación de diapositivas para ver su contenido. (8)

En la parte derecha de la página en la que se muestran las carpetas disponibles en SkyDrive puede controlar el espacio ocupado y el espacio disponible en la ubicación compartida.

12 Efectivamente, en la carpeta seleccionada en el proceso del almacenamiento se encuentra la presentación Lugares.pptx. (9) A partir de ahora, todas las personas que tengan acceso a su red podrán visualizar el contenido de esta presentación. Cierre el navegador pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.

13 Tal y como hemos indicado, no queremos terminar esta lección sin mostrarle la opción de envío por correo electrónico que quedó pendiente en la práctica anterior. Como recordará, se trata del envío del archivo por e-mail como vínculo, acción que requería haber guardado previamente el documento en una ubicación compartida. SkyDrive es una ubicación compartida, por lo que vamos a comprobar si podemos llevar a cabo el envío. Muestre la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Compartir.

14 Con la opción Enviar mediante correo electrónico seleccionada por defecto, puede comprobar como ahora sí la opción Enviar un vínculo se encuentra activada. Haga clic sobre dicha opción para iniciar el proceso. (10)

Tenga en cuenta que el hecho de enviar un documento como vínculo por correo electrónico implica que todos los destinatarios tengan acceso a la misma copia del archivo.

15 Observe como se abre una ventana de mensaje de correo electrónico y, como cuerpo del mensaje, se incluye un vínculo: se trata la dirección web de la ubicación en la cual se encuentra almacenada la presentación. (11) Cuando los destinatarios reciban este e-mail, podrán seguir el vínculo pulsando sobre él y acceder de esta forma al documento compartido. En este caso, haga clic sobre el botón de aspa de la Barra de título del mensaje para cerrarlo y cierre de igual forma la aplicación de Office para dar por terminado este ejercicio.

Lección 16. Compartir archivos en SharePoint

SharePoint es un servicio web de Microsoft mediante el cual los usuarios de Office 2010 (y 2007) pueden utilizar una biblioteca en la Red para administrar sus documentos y permitir la colaboración y el seguimiento de los mismos por parte de otros usuarios. Una vez guardado un documento, del tipo que sea, en una ubicación SharePoint, es posible descargarlo cuando sea necesario y visualizar así siempre la última versión.

RECUERDE

Las principales ventajas que presenta almacenar archivos en SharePoint son la edición conjunta con varias personas, el uso de un navegador web para dicha edición, la recuperación de las versiones anteriores del material tras su modificación y la recepción de notificaciones por e-mail cuando se realicen cambios.

1 En este sencillo ejercicio le mostraremos cómo puede guardar un documento creado en Office 2010 en un servidor SharePoint de Microsoft. Además, veremos cómo volver a descargar el documento para controlar si se han realizado cambios en él. Trabajaremos en este caso con la hoja de cálculo Discoteca.xlsx, aunque si lo prefiere puede utilizar un archivo propio que presente este formato o, incluso, cualquier otro que haya sido creado en uno de los programas de Office 2010. Para empezar, abra el documento en cuestión en Excel 2010 (recuerde que si desea utilizar el archivo de ejemplo y aun no dispone de él puede descargarlo desde nuestra página web). (1)

SharePoint se presentó como novedad en Office 2007, aunque en la versión 2010 el servicio ha sido notablemente mejorado.

2 Para llevar a cabo este almacenamiento debemos acceder a la vista Backstage, por lo que pulse sobre la pestaña Archivo. (2)

Ya sabe que la nueva vista Backstage de Microsoft Office 2010 es el centro desde el cual se inician todas las acciones de gestión y administración de archivos.

3 La opción que necesitamos forma parte del comando Compartir, por lo que pulse sobre dicho comando y, en el panel central, haga clic sobre la opción Guardar en SharePoint. (3)

Si no dispone de ninguna ubicación reciente, deberá utilizar la opción Buscar una ubicación y, en el cuadro Guardar como, escribir la dirección del servidor la cual desea usar como ubicación. Puede usar también la dirección predeterminada.

4 Si ha realizado cono nosotros la práctica anterior, en la cual guardamos en SkyDrive una copia de una presentación de diapositivas, en el panel de la derecha se refleja la misma ubicación de red utilizada en dicha ocasión. Aprovecharemos esta ubicación y almacenaremos también en ella este libro. Haga clic sobre la carpeta incluida en la sección Ubicaciones recientes. (4)

5 El sistema detecta que está intentando ponerse en contacto con el servidor en el cual se encuentra SharePoint y solicita sus datos de cuenta de Windows Live. Introdúzcalos en los campos Nombre de usuario y Contraseña y pulse el botón Aceptar. (5)

Para poder trabajar con el servicio de Microsoft SharePoint es necesario contar con una cuenta de Windows Live, igual que para almacenar archivos en SkyDrive.

6 Tras establecer la autenticación necesaria y comprobar que, efectivamente, la ubicación existe y es posible guardar en ella el documento, aparece el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual puede indicar un nuevo nombre para el archivo y, si lo desea, cambiar el tipo de archivo. Mantendremos ambas propiedades tal y como aparecen por defecto y pasaremos a almacenar el documento. Para ello, haga clic sobre el botón Guardar. (6)

El nombre de usuario solicitado en la cuenta de Windows Live es la dirección de correo electrónico que utiliza usted como acceso a los servicios de Live. La contraseña, también la misma.

7 El almacenamiento se lleva a cabo de inmediato precisando más o menos tiempo según el tamaño del documento, en este caso, pequeño. Tras pulsar el botón Guardar del cuadro de diá-logo Guardar como aparece en la Barra de estado de la aplicación el término Cargando al servidor, lo que nos garantiza que el archivo se encuentra ya en la Red, en la ubicación indicada. (7) Lo que haremos a continuación será cerrar nuestro libro y volver a acceder a él para comprobar qué ocurre con los archivos compartidos en SharePoint. Haga clic en el botón de aspa situado en el extremo derecho de las pestañas de la Cinta de opciones. (8)

8 Ahora el área de trabajo de Excel 2010 queda libre de cualquier documento. Utilizaremos en este caso la lista de archivos recientes para localizar el documento guardado en SharePoint. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Reciente y, en la lista de documentos, seleccione el primero de ellos, el cual, como puede comprobar, muestra la ruta de acceso a la ubicación compartida. (9)

La Barra de estado es el elemento de interfaz común de Office que le informa en todo momento de los eventos que se producen sobre el documento: guardado, cargas y descargas, etc. Puede detener la carga si lo desea mediante el comando de color rojo situado a la derecha del término informativo Descargar...

9 El programa se pone de inmediato en contacto con el servidor de Microsoft, localiza el archivo seleccionado y lo descarga, tal y como se indica en la Barra de estado. (10) A los pocos segundos se muestra en el área de trabajo de Excel el libro Discoteca.xlsx, aunque en la denominada Vista protegida. Esta vista es uno de los recursos de seguridad de Office 2010 para tratar defenderse ante los virus que llegan desde Internet. Como el archivo que hemos descargado procede de una ubicación de red, el programa activa esta vista. Si desea consultar más detalles acerca de esta condición, pulse sobre la barra de color amarillo situada debajo de las pestañas de la Cinta de opciones. Por cierto, habrá comprobado que por el momento sólo se muestran las pestañas de este elemento de la interfaz de Office, no los grupos de herramientas que forman parte de ellas. Ello es debido a que, por defecto, al descargar el archivo, éste no se puede editar, sino que es preciso habilitar la edición para poder trabajar con él. Haga clic sobre el botón Habilitar edición, situado en la barra informativa de la Vista protegida. (11)

Tenga en cuenta que cuando guarde el documento éste volverá a cargarse en la ubicación de red establecida para que otros usuarios puedan también revisarlo y modificarlo si es preciso.