Софья Миядзаки Искусство невидимого управления. Бизнес — это игра в кошки/мышки. Мяу

Финансы — один из важнейших элементов бизнеса, можно сказать, его кровь. Управление финансами на предприятии можно разделить на два больших направления: бухгалтерия и экономика. Однако мы не раз сталкивались с тем, что эти разделы объединены в одном лице, одном функционале, одном должностном исполнении. А ведь по сути, по методам, конечному результату и предназначению эти два раздела совершенно разные.

Финансовая служба

Финансовая служба является самостоятельным подразделением компании, подчиняется финансовому директору и взаимодействует с другими подразделениями на основании утверждённых внутренних нормативных актов. В своей работе руководствуется гражданским, налоговым, трудовым, бухгалтерским законодательством, Уставом и внутренними нормативными актами компании.

Функции Финансовой службы

1. Отражение фактов хозяйственной деятельности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации для целей бухгалтерского и налогового учёта.

2. Обеспечение достоверности и своевременности сдачи бухгалтерской, налоговой, статистической и прочей отчётности.

3. Отражение фактов хозяйственной деятельности для целей управленческого учёта в соответствии с принятыми стандартами компании.

4. Своевременное предоставление достоверной управленческой отчётности пользователям.

5. Контроль документального оформления фактов хозяйственной деятельности.

6. Составление и контроль исполнения Бюджета движения денежных средств и Отчета об исполнении Бюджета денежных средств.

7. Составление и контроль исполнения Бюджета доходов и расходов и Отчёта об исполнении Бюджета доходов и расходов.

8. Контроль исполнения действующего законодательства в целях недопущения штрафов, пеней, неустоек, доначислений, ответственности, рисков для компании и должностных лиц.

9. Регулярный мониторинг изменений законодательства и вынесение предложений для оптимизации товарно-денежных потоков и режимов налогообложения компании.

10. Учёт и контроль сохранности ценностей компании, регулярные инвентаризации, контроль адресного хранения ценностей.

11. Выполнение принципа должной осмотрительности в отношении контрагентов, регулярный мониторинг финансового состояния контрагентов.

12. Эффективное управление денежными потоками компании — качественное планирование, размещение, привлечение, обслуживание кредитного портфеля, своевременное исполнение обязательств.

13. Качественное планирование доходов, расходов, прибыли, рентабельности.

14. Постоянное выявление внутренних резервов и возможностей дополнительного дохода, увеличения прибыли и свободных денежных потоков.

15. Контроль обязанности ответственных лиц принимать к документообороту документы, оформленные надлежащим образом.

16. Усиленный контроль дебиторской задолженности по оплаченным счетам — соответствие фактического поступления по номенклатуре, количеству, цене, виду услуги или работы.

Структура Финансовой службы

Экономический отдел на предприятии ведёт управленческий учёт финансовой деятельности, а бухгалтерия—— бухгалтерский и налоговый учёт. Разберём отличия и почему всё-таки не стоит смешивать эти два направления.

Кроме того, в каждом подразделении работают специалисты с разной квалификацией. В экономическом отделе — экономисты, а в бухгалтерии — бухгалтеры. И отличие, безусловно, есть. Хотя бы в образовании: на каждую специальность учат по-разному. Методы экономического анализа на специальности «Бухучёт» проходят в самых минимальных единицах, не вдаваясь в интерпретацию. В свою очередь на специальности «Экономист» бухучёт идёт только один семестр, как правило, без нюансов. Отличие также в методологии «прочтения» движения денег. Бухгалтер «читает» финансовые документы и отчёты по вертикали и горизонтали, а экономист ещё и по диагонали.

§1. Бухгалтер —

это «шаман» отчётности

Финансы, а уж тем более бухгалтерия — это специфичный род деятельности, известный аж с 1869 года. Именно тогда члены Миланской академии счетоводов попросили профессора математики Лючини выступить с лекцией по истории бухгалтерского учёта. Готовясь к выступлению, профессор случайно обнаружил старинную книгу, написанную неким Лукой Пачоли. Один из её разделов — «Трактат о счетах и записях» — был посвящён применению математики в коммерции. Среди прочего в книге излагался принцип двойной записи, который теперь применяется во всех без исключения системах бухгалтерского учёта (на самом примитивном уровне этот принцип можно описать так: первая запись — откуда взялись деньги, вторая — куда они делись). Свой труд Лука Пачоли опубликовал в далёком 1494 году. Так что история хранит немало любопытных фактов об истоках этого важного для бизнеса направления.

Взять хотя бы Карла Маркса. Немецкий философ, социолог, экономист, политический журналист и общественный деятель в своём знаменитом «Капитале» определил бухгалтерский учёт как «средство контроля и мысленного обобщения» процесса производства. Правда, известный политик Отто фон Бисмарк как-то сказал про Маркса: «С этим бухгалтером ещё наплачется вся Европа».

Конечно, собственнику или топ- менеджерам тонкости и нюансы бухучёта не так чтобы нужны. Каждый должен заниматься «своим» делом. Однако ошибки в бухгалтерии дорого стоят бизнесу. Любой успешный предприниматель понимает: идеальных сотрудников не существует, и даже роботы могут время от времени ошибаться. Чтобы не потерять деньги, а то и весь бизнес, важно заметить проблему вовремя и исправить её. Особо внимательными стоит быть в отношении бухгалтерии.

Вот 5 ошибок бухгалтера, из-за которых может погибнуть бизнес, и как их не допустить.

Ошибка 1. Устаревшая форма отчётности и метод передачи в ФНС

• Последствия этой ошибки — просрочка отчётности и штраф. Правила сдачи отчётов могут меняться несколько раз в год: появляются новые формы отчётности, вносятся изменения в уже существующий порядок сдачи документации. Если бухгалтер будет невнимательным и отправит отчёт по образцу прошлого периода, который уже не действует, документы просто не примут.

• Есть 2 способа не допустить просрочку и штраф из-за устаревшей отчётности:

✓ Обеспечьте штатного бухгалтера новым официальным софтом с регулярными обновлениями, подпиской на профильные издания и мотивируйте повышать квалификацию. Если сотрудник будет в курсе актуальных изменений законодательства, он с меньшей вероятностью напортачит с документами.

✓ Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг. Надёжные аутсорсеры сами отвечают за компетенции сотрудников: повышают их квалификацию каждый год и могут подтвердить её документами. А если сотрудник вдруг заболеет, его быстро заменят. С аутсорсингом вы покупаете услугу, а не человека.

Ошибка 2. Нелицензированная 1С или отсутствие таковой

• Последствия такой ошибки — штрафы и утеря данных. Даже самый опытный и надёжный сотрудник — всего лишь сотрудник, который может заболеть, уволиться или переехать. Если бухгалтер ведёт отчётность в нелицензированной программе 1С или просто в таблице, считайте, что он не ведёт отчётность вообще:

✓ во-первых, это незаконно и грозит штрафом или уголовным делом;

✓ во-вторых, сторонние серверы не обеспечат надёжное хранение данных. Если что-то сломается, то восстановить информацию не получится.

Другая проблема — бухгалтер-аутсорсер ведёт всех клиентов в одной базе. Если бизнес небольшой и клиентов немного, это может показаться незначительным. Но с расширением базы её, так или иначе, надо будет приводить в систему, а без 1С сделать это нереально.

• Есть 3 пути не потерять бухучёт окончательно:

✓ Нанять программиста, который разделит базу бухгалтерии. Но это сиюминутное решение. Каждый раз вызывать программиста или нанимать его в штат убыточно.

✓ Оформить лицензию на 1С и регулярно обновлять программу. Тогда данные не сгорят, а в системе не будет устаревших форм документов.

Ошибка 3. Учёт вообще не ведётся

✓ Последствия ошибки — штраф или уголовное дело. По закону все компании, кроме ИП на УСН, обязаны вести бухучёт. На учёте должно быть всё: имущество, затраты на производство, активы, запасы материалов, задолженности и прочие манипуляции с деньгами. Все они должны быть подтверждены документами. Запросить эти документы ФНС может в любой момент.

✓ Многие бухгалтеры ведут только налоговый учёт, а бухгалтерский закрывают кое-как. Документы будут выглядеть красиво до первой налоговой проверки. Отсутствие бухучёта — это реальная угроза штрафа или уголовного дела.

✓ Такая же проблема может возникнуть, если в документах нет системы. По закону налоговая имеет право запрашивать отчётность за последние 3 года работы компании. Поэтому, чтобы избежать штрафа, важно учитывать каждый чек.

Ошибка 4. Переплаты по налогам

• Последствия этой ошибки — денежные потери. Часто переплаты по налогам встречаются из-за ошибок в учёте либо так бухгалтер перестраховывается. Чтобы не терять деньги, нужна своевременная экспертиза. Выявить переплату по налогам помогает аудит. Специалисты проанализируют бухгалтерию, предоставят подробные отчёты и по итогу аудита добьются от налоговой инспекции возврата переплат на расчётный счёт. Это позволит законно уменьшить НДС и снизить риски налоговых доначислений из-за ошибок в отчётности.

Ошибка 5. Кадровый учёт ведется кое-как, если ведёт бухгалтер

Последствия такой ошибки — штраф из трудовой инспекции. От ошибок в этой области бухгалтерии не застрахован никто. Кадровый учёт требует специфических знаний. Чтобы вести его без ошибок, нужен отдельный специалист. Хороший кадровик стоит недёшево, но гораздо дороже обойдутся некорректные расчёты. Обиженный сотрудник может легко пожаловаться в трудовую инспекцию, и государство наверняка встанет на его сторону.