Илья Греднев
Инфопартнёрство или как успешно пиарить свои мероприятия
В качестве примера точки сборки информации, при организации мероприятия, я отравляю ссылку на наш форум коммерческой недвижимости http://forum-scp.ru/. Мы проводили его в 2016 и 2017 годах, затем запланировали на 2020, но в силу известных ограничений по миру, отложили на далёкое будущее.
Даже спустя шесть лет хештег #ForumSCP в любом поисковике показывает сайт и социальные сети, публикации на сайтах партнёров.
На сайте форума до сих пор с главной страницы работают ссылки на информационных партнёров, как и на большинство остальных участников, загружены презентации, видео выступлений, написаны подробные отчёты с комментариями про каждого участника.
Алгоритм подготовки информации организаторами для инфопартнёров
Из сотен, а может быть тысяч, анонсов и отчётов о модных событий я видел единицы, где подготовлено правильно, логично и с явным пониманием организаторов, зачем они это делают.
Наиболее частные ошибки:
1. Указывают на первом месте подрядчиков, площадку, незначимые детали кейтеринга, короче всех, кому заплатили деньги и можно не тратить драгоценное внимание читателей на это, т.е. вообще их не упоминать!
2. Ставят хедлайнера в центр всего, хотя он мог быть привезён, как флаг и просто поприсутствовал пару часов или вообще онлайн выступил на несколько минут. Но иногда кажется, что кроме его присутствия ничего не происходило – ни других партнёров, ни показов и т.д.
3. В анонсах, отчётах забывают указать город, адрес, дату и время – без комментариев.
4. Предлагают желающим, чтобы зарегистрироваться или прочитать подробную информацию совершать лишние действия – подписываться на какие-то каналы, входить в переписку с кем-то или заполнять какие-то формы на сайтах, социальных сетях. Так обычно теряется больше половины клиентов – это факт!
5. Не указывают организатора, для огромного количества профессионалов, клиентов, партнёров – это является стоп фактором, т.к. за яркой афишей может быть совершенно дилетантское исполнение. На организатора обязательно должна быть ссылка, где в самом выигрышном свете есть портфолио, рассказана вся история, чтобы можно почитать, посмотреть фото и видео.
6. Не рассказывают, даже коротко, что запланировано – показ, мастер-класс, круглый стол и т. д., кроме загадочного названия, с еще более загадочной картинкой нечего не понятно.
7. Не заявлен тайминг – все хотят планировать своё время, а вдруг не успеют на последний автобус, электричку и т.д. Есть и более прозаические задачи – мужу или жене заранее сказать, где и до скольки планируется мероприятие.
8. Ставят "не нужных" идолов, бренды, например "Сколково" в деловых и стартап обществах – это скорее знак минус, как вообще любые государственные организации, фонды, т.к. у нас все общество отлично знает, что чиновники умеют бездарно расходовать, но создают мало хорошего.
Естественно, что бывают исключения и преднамеренно какие-либо из этих пунктов исчезают в анонсах, отчётах, но это нужно делать осознанно, как красивая импровизация в музыке от профессионала!
Как уже говорилось выше – у каждого медиаканала есть свои ограничения. Если количество информации требует размаха на 3-4 или даже 5-7 тысяч знаков, то стоит отказаться от Инсты, LinkedIn, Телеграма и им подобных. В идеале нужен для анонса только свой сайт, где не будет никаких ограничений и банов за использование фоновой музыки. При наличии сайта можно во всех социальных сетях и каналах указывать ссылку на анонс мероприятия, а затем и отчёт. Сайт будет работать отлично на Ваш статус и помогать в продажах, пиаре. На нём можно разместить любую важную информацию о других событиях, предложить товары и услуги – о месте объединения информации я писал выше подробнее.
Какие аспекты, при решении участвовать в мероприятии, важны инфопартнёрам?
1. С учетом того, что передвижение по городу занимает часто часы, люди хотят понимать будут ли кормить, чем, а если нет, то можно ли будет себе купить еду, какую и за сколько?
2. Наиболее частый вопрос нам, при организации сотен мероприятий: "А кто ещё там будет?" Отдельная тема для обсуждения, для партнёров, спонсоров, исполнителей, участников могут быть разные ответы – возможно, напишу целую главу книги. Но именно социальные сети закрывают ответ на этот вопрос достаточно хорошо, при условии, что группа является основным местом сборки.
3. Есть ли парковка. Лично я не приезжал много раз на мероприятия, т.к. понимал, что погода не соответствует 10-15 минутной прогулке от ближайшей парковки, где не заберут мою машину. А ещё останавливал фактор стоимости парковки – мне не особо хотелось ехать на событие, где помимо всех затрат я понимал, что оплачу еще пару тысяч за парковку машины. Было еще ограничение, связанное с парковками – они работали до 19:00 или 20:00, а мероприятие могло закончиться в 21:00 или позже, соответственно я мог остаться без машины до утра в центре.
4. Какие материалы и как готовят организаторы? 50% организаторов не понимают супер важности этого фактора принятия решения инфопартнёрами, участниками, спонсорами, партнерами вообще в их мероприятии. Когда мы знаем, что конкретные организаторы "экономят" или нанимают "друзей" в качестве фотографов, видео операторов, интервьюеров и контент раз за разом оставляет желать лучшего или его вообще нет, то мы стараемся не посещать такие мероприятия и не входить в партнёрку.
Видео – сегодня один из главных факторов успеха
Практически ни одно мероприятие не может обойтись без яркой и привлекательной афиши, с классными фотографиями после события, но к ним обязательно нужен текст, а видео мгновенно вовлекает движением, звуком, атмосферой.
Возможно, эта книга появилась, благодаря тому, что я десятки раз просил, умолял, требовал: "Запишите простыми словами анонс на 2-3 минуты видео – что запланировано, кто будет, какие цели, почему Вы вообще решились на это? Расскажи хоть что-то про себя!"
Даже не супер крутая подача в белой комнате или на улице начинающего оратора, в разы больше привлечёт внимание, вызовет доверие, чем десятки абзацев самого убойного текста с перечислением всех самых известных на сегодня в России брендов!
Что мешает попросить будущих участников записать хотя бы по минуте, где они проговорят свои ожидания, сделают анонс будущего участия в событии? Полученные видео можно объединить в один ролик или выложить отдельными постами, с дополнительным описанием про записавшего и ссылками на его бренд, медиаресурсы, хештег.
Дальше можно снимать все этапы подготовки (выбор площадки, заказ оборудования и кейтеринга, полиграфии, передвижения хедлайнеров и пр.), даже переговоры по видео или по телефону или живые встречи – я уверен, что 99% контрагентов будут только рады дополнительной рекламе, упоминанию.
Во время мероприятия не нанять хороших фотографов и видео операторов сегодня – это преступление организатора!
В зависимости от формата, количества участников, сложностей и задач, нужно нанимать достаточное количество профи или расставлять камеры в разных точках.
Пример: лично мне довелось готовить недавно техническое задание для одного яркого и крупного модного события – я предложил заказчику расставить 250 камер и нанять команду из 15 профи, для управления всем хозяйством, плюс заложил три месяца на качественное создание готового контента. На что заказчик произнёс с уважением: "Чувствуется опыт, мне пока никто больше 3 видеокамер и 5 фотографов одновременно не предлагал!"
Отлично понимаю, что у 99% организаторов нет таких бюджетов, как в примере с заказчиком, но почему никто не просит всех присутствующих на мероприятии прислать им весь отснятый материал в мессенджеры или ссылки на облако? Так давно делают участники частных мероприятий, где после дня рождения в WhatsApp валятся сотни фото и все видео.
Минимальные требования для формирования контента – это два фотографа и пару профи, снимающих видео.
Снято должно быть 100% происходящего, даже в перерывы действий – в эти моменты гости расслабляются, общаются, фотографируются около фотозон и любых других местах.
Для фотографов минимальный стандарт – это 1000 снимков за два часа мероприятия. Кто не может так работать, на мероприятиях – пусть неспеша общаются с клиентами в студиях или приходят, как партнёры и ловят один-два шедевральных кадра, а нанимать нужно тех, кто будет непрерывно снимать, без перекуров и разговоров.
Когда получен видео контент после события – его нужно, как можно быстрее и качественнее запустить в монтаж. Очень редко бывает, что хороший оператор обладает терпением, желанием десятки часов на таймлайне соединять и вырезать кадры, подбирать музыку, делать крутые переходы – поэтому на монтажера обязательно нужно выделять отдельный бюджет.
Минимальный стандарт в подготовке видео:
1. Отчетные общие ролики на одну, две, три, пять минут и затем один на 15-20-45 минут, в зависимости от наполнения мероприятия событиями. С понятными титрами или закадровым голосом объясняющим происходящие, все яркие и крутые креативы, где ничего не понятно – пока в этот пункт не берём.
2. Ролик с партнёром, главным действием или эпизодами – по времени столько сколько нужно, т.е. если выступал докладчик, проходил показ моделей 10-15-25-40 минут, то значит это надо показать полностью от и до.
