И. Каравашкин
Как открыть кофейню
Детали бизнес–структуры: Организационные схемы
При разработке бизнес–структуры для кофейни важно учитывать различные организационные схемы и их влияние на эффективность управления и роли сотрудников. Выбор структуры повлияет на распределение обязанностей между членами команды и может существенно повлиять на общую работу.
Индивидуальный предприниматель: как индивидуальный предприниматель вы отвечаете за все аспекты ведения бизнеса – от управления запасами, приготовления напитков, обслуживания клиентов до контроля финансов. Такой подход позволяет полностью контролировать повседневную деятельность, но может стать обременительным по мере роста кофейни или усложнения бизнеса. Он подходит, если у вас есть большой опыт и вы готовы работать сверхурочно.
Партнерство: партнерство предполагает, что два или более человека разделяют обязанности и прибыль в соответствии с согласованным соглашением. Партнерство может обеспечить дополнительные навыки, разделение рабочей нагрузки, объединение ресурсов и более широкий взгляд на бизнес–решения. Однако разногласия между партнерами могут привести к конфликтам, которые повлияют на работу кофейни, если их не урегулировать должным образом.
Общество с ограниченной ответственностью (ООО): создание ООО обеспечивает защиту владельцев от ограниченной ответственности – ваши личные активы защищены от долгов компании или юридических проблем. Эта структура является гибкой и позволяет вам выбирать, как распределять прибыль, убытки, обязанности и ответственность между участниками, обеспечивая при этом профессиональный имидж, который может привлечь потенциальных инвесторов.
Каждая организационная структура обладает своей спецификой:
Индивидуальный предприниматель: Полный контроль над операциями; быстрое принятие решений.
– Проблемы: высокая нагрузка может привести к выгоранию или снижению внимания к стратегиям развития.
Партнерство: Общая ответственность и ресурсы повышают эффективность;
– Потенциальные конфликты, если у партнеров разное видение бизнеса.
ООО: Ограниченная личная ответственность защищает активы от бизнес-рисков;
– Может потребоваться более формальная структура, включая требования к ежегодной отчетности.
При выборе структуры бизнеса учитывайте такие факторы, как ваши долгосрочные цели, финансовые возможности, допустимый уровень риска и стиль управления. Например:
Пример:
Допустим, вы начинаете с ограниченным капиталом, но стремитесь к значительному росту в течение следующих пяти лет. В этом случае ООО может быть выгодно из–за гибкости в распределении прибыли и защиты личных активов.
Независимо от выбранной вами структуры, чёткое определение ролей и обязанностей имеет решающее значение с самого первого дня. Это предполагает создание должностных инструкций, в которых описываются конкретные обязанности, такие как:
Бариста: Готовит кофейные напитки; поддерживает чистоту;
– Обязанности: Обеспечивает постоянное соблюдение высоких стандартов качества.
Официант / Хостесс: Приветствуют клиентов; управляют рассадкой;
– Обязанности: Обеспечивает исключительное обслуживание клиентов для улучшения общего опыта.
Менеджер/руководитель: контролирует повседневную деятельность, обучение персонала и управление финансами;
Примерное Описание работы баристы в бутиковой кофейне
Обязанности:
Точное приготовление кофейных напитков по стандартным рецептам.
Поддержка чистоты рабочей зоны, включая санитарную обработку оборудования.
Позитивно взаимодействие с клиентами, чтобы обеспечить высокий уровень удовлетворенности.
Помощь в контроле запасов путем мониторинга запасов и размещения заказов по мере необходимости.
Активное участие в совещаниях персонала, посвященных инициативам по постоянному совершенствованию.
Строгое соблюдение правил охраны труда и техники безопасности, установленные компанией и прочими нормативными актами.
Четко определив роли, вы создадите структурированную среду, которая будет способствовать подотчетности сотрудников и командной работе для достижения общих целей. Такая ясность не только повышает эффективность работы, но и обеспечивает постоянство в предоставлении клиентам уникальных преимуществ кофейни.
Таким образом, выбор подходящей организационной структуры для кофейни предполагает сопоставление преимуществ и недостатков каждого варианта с вашими бизнес-целями и личными обстоятельствами. Тщательное определение ролей сотрудников в рамках этой структуры необходимо для бесперебойной работы и устойчивого роста.
Бюджетирование и финансирование: Оценка затрат и привлечение капитала
Создание подробного плана бюджета имеет решающее значение для того, чтобы у вас было достаточно средств не только для запуска, но и для поддержания работы кофейни на начальном этапе. В этом разделе мы рассмотрим основные статьи расходов, в том числе начальные затраты, текущие операционные расходы, прогнозы движения денежных средств как минимум на один год после запуска, а также стратегии и потенциальные источники получения необходимого капитала.
Расходы на запуск
Расходы на недвижимость: наиболее значительными первоначальными расходами, как правило, являются аренда или покупка помещения для кофейни. Сюда входят расходы на переговоры, обеспечительный залог, арендная плата (часто выплачиваемая авансом), ремонт помещения в соответствии с санитарными нормами и эстетическими стандартами, например, замена напольного покрытия, освещения и т. д., а также установка необходимого оборудования.
Мебель и осветительные приборы: эти расходы включают в себя все физические объекты, необходимые для обустройства кофейни, в том числе столы, стулья, барные стойки, витрины, вывески, кухонную технику (если вы подаёте еду) и расстановку мебели, создающую особую атмосферу.
Покупка оборудования: сюда входят высококачественные кофемашины для приготовления репрессор, кофемолки, блендеры, холодильники, духовки, посудомоечные машины, а также другие необходимые инструменты для приготовления кофе и блюд, по необходимости.
Продукты: начальный запас сырья, такого как кофейные зёрна или молотый кофе (как обычный, так и специальный), сливки, пакетики сахара, чашки, крышки, салфетки – всё необходимое для обслуживания ваших клиентов с первого дня.
Юридические и профессиональные услуги: привлечение юриста для составления договоров, получение разрешений, регистрация бизнеса в местных органах власти, наём бухгалтера для первоначального финансового планирования – всё это относится к данной категории.
Маркетинг и брендинг: сюда входят расходы, связанные с созданием брендированных материалов, таких как логотипы, вывески, меню, кампании в социальных сетях (если сначала вы начинаете онлайн), рекламные материалы, такие как фирменные кружки или футболки.
Текущие Операционные Расходы
Аренда и коммунальные услуги: ежемесячные платежи за аренду и коммунальные услуги, включая электричество, водоснабжение, интернет и вывоз мусора.
Зарплата сотрудников: сюда входит оплата труда бариста, официантов, кухонных работников (если они подают еду), менеджера/руководителя, а также любой дополнительной временной или сезонной рабочей силы.
Пополнение запасов: регулярная закупка кофейных зёрен, ингредиентов, таких как молоко, сахарный сироп и другие расходные материалы, для бесперебойной работы торговой точки.
Маркетинг и реклама: для поддержания интереса клиентов необходимы постоянные рекламные мероприятия, такие как реклама в местных СМИ, кампании в социальных сетях, участие в общественных мероприятиях и т. д.
Техническое обслуживание и ремонт: регулярное техническое обслуживание оборудования имеет решающее значение; неожиданные поломки могут дорого обойтись, если их не устранить незамедлительно.
Прогнозы Движения денежных средств
Подробный прогноз движения денежных средств должен охватывать как минимум один год после запуска и включать:
Источники дохода: прогнозируемые продажи кофе, продуктов питания (если применимо), напитков, кроме кофе, таких как чай или смузи.
Себестоимость проданных товаров: Предполагаемые расходы, связанные с приобретением запасов.
Операционные расходы: подробная разбивка, включая заработную плату, арендную плату и т. д., а также ежемесячные отчёты о доходах и расходах за первый год после запуска.
Анализ движения денежных средств: этот анализ поможет вам понять, насколько ликвиден/рентабелен ваш бизнес, сравнив приток денежных средств (доходы) с оттоком (расходами). Он помогает выявить периоды потенциального финансового напряжения, чтобы можно было принять соответствующие меры для эффективного управления в эти периоды, например, скорректировать уровень запасов или сократить необязательные расходы.
Обеспечение безопасности капитала
Личные сбережения: использование личных сбережений часто является первым шагом, который предпринимают многие стартаперы при финансировании своего бизнеса.
Кредиты и кредитные линии: банки обычно предлагают кредиты для малого бизнеса с выгодными процентными ставками для стартапов. Прежде чем обращаться к кредиторам, важно составить чёткий финансовый план.
Гранты и государственные программы: могут быть доступны различные государственные гранты или программы, особенно если ваша кофейня ориентирована на инициативы в области устойчивого развития.
Венчурные капиталисты и бизнес–ангелы: эти инвесторы предоставляют капитал в обмен на долю в акционерном капитале; они часто имеют связи в отрасли, которые могут принести бизнесу не только финансовую выгоду.
Краудфандинговые платформы: такие сайты, как Kickstarter, позволяют собирать средства от большого количества людей, которые верят в вашу идею.
Тщательно изучив эти компоненты бюджета, составив точные прогнозы движения денежных средств и определив потенциальные источники капитала, вы будете лучше подготовлены к преодолению финансовых трудностей, связанных с открытием и управлением кофейней. Такой комплексный подход обеспечивает не только бесперебойную работу на этапе запуска, но и долгосрочную устойчивость.
Меню кофейни: Создание ваших уникальных предложений
Меню – один из важнейших инструментов привлечения клиентов в вашу кофейню, поэтому важно создавать предложения, которые будут выделяться на фоне конкурентов и соответствовать потребностям вашей целевой аудитории. Тщательно продуманное меню не только подчёркивает уникальность бизнеса, но и обеспечивает положительный клиентский опыт благодаря высококачественным ингредиентам и инновационным рецептам напитков.
Структура меню:
Кофейные напитки: начните с ассортимента кофейных напитков, включая традиционные варианты, такие как капельный кофе, эспрессо (одно- или двухпорционный), латте, капучино, американо, макиато, мока и т. д., а также специальные напитки, такие как холодный кофе и нитро-кофе. Рассмотрите возможность добавления сезонных вкусов, чтобы меню оставалось свежим.
Чай и травяные настои: для тех, кто не пьёт кофе или ищет напиток без кофеина, предлагаем ассортимент чаёв (чёрного, зелёного, белого) с различными травяными настоями, такими как ромашка, мята и ройбуш.
Смузи и коктейли: полезные варианты, такие как фруктовые смузи, протеиновые коктейли и веганские молочные коктейли, могут привлечь клиентов, заботящихся о своём здоровье и ищущих быстрый, но питательный перекус или замену приёму пищи.
Блюда (если применимо): если вы планируете подавать еду вместе с напитками, подумайте о блюдах, которые хорошо сочетаются с кофе, – например, о выпечке, сэндвичах, салатах, завтраках и т. д., подходящих для разных диет, в том числе для веганов и людей, соблюдающих безглютеновую диету.
Индивидуальные настройки: предлагая напитки или блюда на заказ, вы предоставляете клиентам возможность создать идеальный напиток с учетом личных вкусовых предпочтений (например, добавить дополнительные порции эспрессо, изменить ингредиенты смузи).
Ингредиенты и качество:
Покупайте высококачественные зёрна у надёжных обжарщиков, которые уделяют приоритетное внимание экологичности и этичному происхождению сырья.
По возможности используйте свежие продукты местного производства; это не только поддерживает местную экономику, но и гарантирует свежесть ваших блюд.
Уникальные вкусы: попробуйте уникальные сочетания вкусов, которые выделят вас на фоне других. Подумайте о сезонных сиропах или необычных сочетаниях со специями, такими как корица или кардамон, чтобы придать блюду глубину и сложность.
Рекомендации по здоровью: предложите варианты для тех, кто придерживается определенных диет, например, веганские заменители молока (миндальное, овсяное), подсластители без сахара и безмолочные сливки.
Пример Меню:
Кофейные напитки:
– Капельный кофе
– Порция эспрессо
– Латте – Приготовлено из органического цельного молока
– Мокко – С сиропом из темного шоколада
Чай и Травяные Настои:
– Чай на английский завтрак
– Зеленый чай Матча
Смузи и Шейки:
– Mango Protein Blast (Веганский)
– Классический Клубнично–банановый коктейль
Продукты питания:
– Тост из авокадо с яйцом-пашот
– Вегетарианский сэндвич на цельнозерновом хлебе
Варианты:
Добавьте дополнительную порцию эспрессо для приготовления латте или мокко.
Приготовьте свой смузи, добавив семена чиа, протеиновый порошок и миндальное масло.
Сосредоточившись на качественных ингредиентах, инновационных вкусах и вариантах персонализации, которые учитывают различные диетические предпочтения, вы можете создать меню, что не только оправдает ожидания клиентов, но и выделит вашу кофейню на конкурентном рынке. Такой продуманный подход обеспечит долгосрочный успех, поскольку клиенты будут возвращаться за тем, что делает ваш бизнес уникальным.
Прогнозы чистой прибыли: Прогнозирование Финансового Успеха
Точные прогнозы чистой прибыли необходимы для понимания и планирования финансового состояния кофейни в долгосрочной перспективе. Они дают чёткое представление о тенденциях в области прибыльности, которые помогут принимать стратегические решения. Эти прогнозы должны охватывать как минимум три года – сначала с акцентом на этапах запуска, а затем на стабильной работе.
Прогнозы начальной фазы:
Год 0 (Запуск):
Прогнозы по доходам на первый год, как правило, консервативны, поскольку требуется время для формирования клиентской базы и узнаваемости бренда.
Начните с предполагаемого ежемесячного дохода в размере X рублей от продажи кофе (200 – 300 рублей за порцию), продуктов питания, если применимо, и других напитков, таких как чай или смузи. Это означает, что годовой доход составит от Y до Z рублей.
Для подробного расчёта следует выбрать единицу производительности бариста–универсала, и бригадную производительность (когда в процессе начиная с приёма заказа и его выдачи принимает участие несколько работников: официант, бариста, кассир). Так же рассчитать следует «оборачиваемость посадочных мест», если таковые имеются. Считать стоит «пессимистичный» вариант, когда времени на заказ тратится много и посадочное место освобождается нескоро. Этот подход помогает тем, что при неприемлемых «числах» заставляет более внимательно просматривать «бизнес» – и «тех» – процессы, для их оптимизации, и не впадать в «головокружение от успехов» потенциальной очень «виртуальной» прибыли.
Расходы:
– Основные расходы в первый год включают в себя затраты на запуск, такие как арендная плата (если она не была внесена заранее), покупка оборудования (от сочтен тысяч до миллионов рублей в зависимости от качества и масштаба деятельности), пополнение запасов (десятки тысяч на первоначальные поставки), юридические услуги, маркетинговые инициативы, зарплаты сотрудников, включая бариста и кассиров с администраторами и т. д.
Общие предполагаемые расходы в первый год могут составить неподъёмные суммы.
Чистый Доход:
– При прогнозируемых доходах в диапазоне точки безубыточности при общих затратах на запуск, чистая прибыль за нулевой год, как ожидается, будет отрицательной или минимально положительной.
Прогнозы устойчивого состояния (год 1–3):
Рост Выручки:
– По мере того, как кофейня набирает популярность, а лояльность клиентов со временем растёт, прогнозируемый доход может ежегодно увеличиваться примерно на 10–15% за счёт роста посещаемости и числа постоянных клиентов.
Управление расходами:
– Текущие операционные расходы, такие как арендная плата, заработная плата сотрудников, пополнение запасов, маркетинговые расходы, должны стабилизироваться после первоначального этапа запуска.
Тенденции Чистого Дохода:
При грамотном подходе, то есть не когда «как у всех», а при сидении с калькулятором круглосуточно, можно надеяться на выход в «Ноль». А при правильном выборе организации работ персонала и системы заработной платы – модно рассчитывать и на прибыль. Первое, что погубит ваш бизнес оп продаже кофе с собой, или не с собой, не важно, – это система оплаты труда с месячными окладами. Второе – введение KPI. А его вводят все, кто не помнит уроки алгебры и начала анализа в средней школы. Третье – изъятия из оборотных средств – кассовый разрыв. Но обо всём этом разговор будет вестись в следующих руководствах, посвящённых именно управлению персоналом в кофейне, оперативному учёту в кофейне, оптимизации и эффективности бизнеса кафетерия.
Ключевые показатели для отслеживания:
Для обеспечения финансовой стабильности и роста:
Валовая прибыль: это разница между выручкой от продаж и себестоимостью проданных товаров (COGS). Это важный показатель, который указывает на то, насколько эффективно вы управляете затратами на запасы по отношению к продажам.
Операционный доход (EBITDA): прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации дает представление о рентабельности основного бизнеса без учета неоперационных расходов.
Рентабельность по чистой прибыли: этот коэффициент показывает, какой процент выручки приходится на чистую прибыль после вычета всех операционных и неоперационных расходов.
Тщательно отслеживая эти показатели наряду с прогнозируемыми финансовыми отчётами (отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств), вы сможете принимать обоснованные решения о стратегиях ценообразования, мерах по контролю затрат, планах расширения или маркетинговых инициативах. Регулярное обновление прогнозов на основе фактических данных о результатах работы гарантирует, что они останутся актуальными для планирования будущего роста.
Тщательное прогнозирование чистой прибыли позволяет составить план действий, который поможет предвидеть и снизить потенциальные риски, а также использовать возможности для повышения рентабельности с течением времени.
Вопросы разрешений и лицензирования: Ориентирование В юридических требованиях
Прежде чем открывать кофейню, важно разобраться в сложном процессе получения разрешений и лицензий. Соблюдение местных правил не только обеспечивает законность деятельности, но и укрепляет доверие между клиентами, партнёрами и членами сообщества.
Разрешение на ведение бизнеса: первым шагом в получении необходимых разрешений является подача заявки на регистрацию предпринимательской деятельности в какой–либо форме. Для получения такой лицензии обычно требуется подтверждение регистрации бизнеса, соблюдение правил зонирования (чтобы убедиться, что место находится в соответствующей зоне) и оплата сопутствующих сборов, которые могут значительно различаться в зависимости от выбранного способа.
Разрешения на предоставление услуг общественного питания:
Разрешение на работу от МЧС: Кофешопы не могут работать без разрешения МЧС. Это требование предъявляется и к юридическим лицам, и к ИП. Для получения разрешение, подаётся заявление в территориальное подразделение вместе с обязательными документами в свободной форме. Образец можно найти на сайте региональных управлений МЧС.
Управление Роспотребнадзора: Необходимо уведомить о начале деятельности. Уведомление можно отправить через личный кабинет ИП или компании на Госуслугах, отнести в Роспотребнадзор.
Договор на вывоз мусора: Найти локальную компанию и заключить договор. Если в кафетерии используют люминесцентные или энергосберегающие лампы, то заключается отдельный договор на вывоз ртутьсодержащих отходов.
ГорВодоКанал: Договор на отопление, горячую воду и другой договор – на холодную воду.
Разрешение на вывеску: Любая «афиша» над входом, или в витрине может быть расценена контролирующей организацией как рекламная конструкция, а для таких конструкций требуется паспорт. Оформляют паспорт рекламной конструкции В комитете архитектуры или через Госуслуги, услуга называется «Разрешение на установку рекламной конструкции».
Медицинские книжки: Без такого документа находится «по ту сторону» прилавка с продуктами нельзя.
И это только самый минимум, остальные необходимые документы и требования будут рассмотрены в отдельном руководстве посвящённому «бюрократии кофейного бизнеса», где будут описаны ГОСТы, Постановления, и прочие нормативы, и даны чеклисты:
Правоустанавливающие документы:
Устав (нотариальная копия)
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (нотариальная копия)
Свидетельство о постановке на налоговый учет (нотариальная копия)
Свидетельство ФСС РФ, ПФР, письмо Госкомстата (нотариальная копия)
Договор аренды
Решение о назначении генерального директора (копия)
Приказ о назначении генерального директора (копия)
Приказ на главного бухгалтера (копия)
Печать организации (ели есть)
Разрешительно-согласовательная документация:
Лицензия на розничную торговлю алкогольной продукцией (нотариальная копия)
Расчет калорийности на все блюда (копия)
Договор на дератизацию (копия)
Договор на утилизацию жировых отходов
Договор на утилизацию люминесцентных ламп
Договор на вывоз мусора
Договор на поставку дез. средств
Свидетельство о поверке весов
Паспорта на весы
Паспорта опасных отходов
Программа производственного контроля ХАССП
Документы кафе:
Санитарные книжки сотрудников
Лист прохождения медицинских осмотров
Журнал здоровье (ежедневная фиксация смены и указание на самочувствие сотрудников)
Сертификаты и гигиенические заключения на продукцию и химические средства
Журнал Бракеража продукции
Акты списания продукции
Журнал осмотра рук на гнойничковые заболевания
Документы от поставщиков
Товарно–транспортные накладные на продукцию
Сертификаты соответствия на сырьё
Договоры от основных поставщиков
Права потребителя:
Книга отзывов и предложений
Прейскурант
Закон «О защите прав потребителей»
Правила оказания услуг общественного питания
Правила продажи отдельных видов товаров
Действующие ГОСТЫ, СанПиНы и т. д.
Информационная табличка (наименование вида деятельности, наименование Юр. лица, юридический адрес, режим работы, адреса и телефоны контролирующих организаций.
Копии разрешительных и правоустанавливающих документов.
Лицензирование алкоголя: Алкоголь совершенно отдельная тема, и для неё существуют совершенно иные подходы ведения бизнеса.
Разрешения На Строительство и Соблюдение Требований к Зонированию:
Прежде чем приступать к ремонту, убедитесь, что все строительные работы соответствуют местным строительным нормам, и получите необходимые разрешения на строительство в вашем городе.
Требования к страхованию:
Для защиты как бизнеса, так и его сотрудников:
Страхование гражданской ответственности: покрывает претензии, связанные с причинением вреда здоровью или материальным ущербом, в отношении кофейни. Страховка выгоднее судебных разбирательств.
Страхование работников от несчастных случаев на производстве: для покрытия расходов на лечение травм, полученных сотрудниками на рабочем месте. Застраховать дешевле, чем выплачивать пенсию по инвалидности всю оставшуюся жизнь работодателя-ИП.
Страхование имущества: защищает физические активы, такие как оборудование, инвентарь и здания, от непредвиденных событий, таких как пожар или кража. Прийти утром на пепелище, появившееся на месте собственного заведения – обычная устоявшаяся практика эффективных мамкиных бизнесменов.
ТК РФ Статья 15. Трудовые отношения: Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДОГОВОРОВ, ФАКТИЧЕСКИ РЕГУЛИРУЮЩИХ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ МЕЖДУ РАБОТНИКОМ И РАБОТОДАТЕЛЕМ, НЕ ДОПУСКАЕТСЯ.
Заранее позаботившись об этих разрешениях, лицензиях, требованиях к страхованию, разрешениях на строительство, проверках санитарных норм и оставаясь в курсе любых изменений в местных нормативных актах, вы сможете избежать дорогостоящих штрафов или сбоев в работе, которые могут поставить под угрозу успех кофейного бизнеса.
