Оксана Медведева
Поваренная книга финансиста
Глава 12. Первичка
«В начале было Слово…»
Евангелие от Иоанна
Почему-то, очень часто, в самом конце вспоминаешь о самом начале. О том, что первично.
В искусстве бухгалтерии есть правило: нет бумажки – нет проводки. Под «бумажкой» имеется в виду первичный документ, а под проводкой – отражение этого документа в регистрах учета.
Существуют правила оформления и обязательные реквизиты, которые должен содержать первичный документ.
Правильно заполненный документ будет помощником в любой спорной ситуации, а его отсутствие – грубое нарушение правил учета.
По статистике, компании теряют миллионы рублей в год из-за отсутствия первичных документов или их неправильного заполнения. Пример источника потерь – это невозможность возместить уплаченный НДС (налог на добавочную стоимость) из бюджета при отсутствии первичных документов. Т. к. отсутствие последних означает, что операция не подтверждена.
Заметки
Пару недель назад, я проходила обучение по "управлению изменениями", где была представлена теория лучших западных практик. Важно понимать, что применительно к российским реалиям, не всегда то, что лучшее на Западе, у нас вообще когда-нибудь заработает: мы – специфический рынок, где нужен особый подход.
Это же касается и финансового блока.
CEO Google, Ю. Соловьева несколько лет назад прокомментировала: "Россия – рынок сложный, если не уникальный. Во-первых: особая конкуренция; во-вторых: наши бухгалтерские вопросы (когда нужно распечатать горы документов и проштамповать их) иногда заводят головную компанию в тупик. Многие вещи, которые они могут решать единым подходом в других странах, в Россию не вписываются”.
Итак, начнем с определения:
Первичный документ – это документ, при помощи которого компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события.
Первичные документы составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта или накладной будет являться неправомерным
Отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Перечень возможных первичных документов
Товарная накладная – документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью.
Акт сдачи-приемки – составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.
Документы, связанные с наличием объектов ОС. Например, акты приемки-передачи ОС по форме ОС-1, ОС-1а, акт ОС-4 оформляется при списании объекта ОС.
Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходование выданных работнику средств, потраченных им на нужды предприятия. В качестве подтверждения осуществленных трат к отчету прикладываются первичные документы по каждой расходной хозоперации.
Счет-фактура – документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками. Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке.
Сведения в первичных документах
Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в законе № 402-ФЗ. Это, в частности:
– название документа;
– дата, когда такой документ был составлен;
– информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
– суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
– денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (например, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
– сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.
После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учете. Для этого документ должен поступить в бухгалтерию.
Ускорить процесс учета помогут автоматизированная система учета и электронный документооборот.
Глава 13. ERP: выбор автоматизированной системы учета
«Человек в XXI веке, который не будет уметь пользоваться ЭВМ, будет подобен человеку XX века, не умевшему ни читать, ни писать»
Академик В. М. Глушков
Вернемся ненадолго в прошлый век и представим себе бухгалтерскую учетную систему, состоящую из бухгалтерской книги, бухгалтерского журнала и множества ручных записей финансовых транзакций.
Сейчас же, для этих целей используются автоматизированные системы учета. Сокращенно их называют ERP (Enterprise Resource Planning – Планирование Ресурсов Предприятия).
Обычно, финансовый блок – это лишь один из множества модулей, который представлен наряду с модулями продаж, закупок, складской логистики, управления рисками и т. д.
При выборе ERP системы, компании руководствуются необходимостью в стандартизации бизнес-процессов, что ведет к росту эффективности бизнеса и ROI (возврат с инвестиций).
Конечно, понятнее и экономичней использовать локальные системы. Например, 1С для России. Однако, если компания международная, то ERP выбирается на глобальном уровне и со временем интегрируется в локальные подразделения, например SAP, M3, Oracle.
Их доработка до требований местного законодательства требует много времени и вложений. Иногда просто нет специалистов, которые смогли бы завершить, что требуется, а либо же пользователь не может объяснить программисту, что требуется. Необходима высокая квалификация с обеих сторон.
Интересно. А знаете какая профессия в будущем станет одной из самых востребованных? – Переводчик.
И это не привычный нам переводчик с русского на английский или какой-то другой язык. Это тот – кто переводит язык пользователя на понятный программисту язык и наоборот. Т. е. специалист на границе нескольких профессий.
Другой Интересный факт: инвестиции в компании, в которых нет технического инженера не вызывают интереса. В цифровой век, наличие цифрового плана становится критически важным.
Вернемся к ERP. Итак, правильный выбор ERP системы, по статистике, позволяет на 13 % снизить административные и операционные затраты.
В настоящее время на рынке очень много компаний, предлагающих различные ERP решения. Ниже я приведу ТОП 5 наиболее популярных по версии FinancesOnline обзору для бизнеса.
1. NetSuite ERP /есть модуль «казначейство»
2. SYSPRO / используются BOT-ы для улучшения взаимодействий по цепочке поставок и для более эффективной операционной деятельности
3. Oracle ERP Cloud / облачные решения для разных модулей, в том числе и для управления рисками
4. SAP ERP / мировой масштаб и приспособленность для всех типов бизнеса
5. Epicor ERP / поддерживает мобильное приложение как для iOS, так и для Android.
И при прочих преимуществах, у всех платформ очень развитый модуль бухгалтерского учета и финансового менеджмента.
«Человек должен делать выбор. В этом и состоит его сила – в могуществе его решений»
Коэльо Пауло
Чтобы выбрать наиболее подходящую систему, необходимо:
1. Ответить на вопрос: как новая ERP система поможет компании в достижении поставленных целей
2. Как новая система будет взаимодействовать с уже существующей в вашей компании: совместимы ли они?
3. Выбрать такого поставщика, который будет оказывать поддержку не только на этапе внедрения.
4. Почитать отзывы
5. Заказать «тест – драйв» прежде, чем сделать покупку
6. Определить приемлемый для компании бюджет на внедрение. Не забываем про затраты на обучение пользователей.
Глава 14. KPI: ключевые показатели эффективности
Василий Ивановач:
– Петька, приборы!
Петька: – 300!
Василий Иванович: – Что – 300?
Петька: – А что приборы?
Анекдот
Когда компания подводит итоги деятельности за какой-то период все хотят понимать полученные результаты – это победа или провал?
Если я скажу: «прибыль 300», то для того, чтобы понять смысл сказанного, вам минимум необходимо знать определение прибыли, а максимум – какая прибыль должна быть, т. е. ее целевой показатель.
Целевыми показателями деятельности или ключевыми показателями эффективности или KPI называют параметры, которые позволяют узнать больше о деятельности компании и даже выполнить финансовый анализ.
Для интерпретации KPI используется два метода:
• Сравнительный анализ (benchmarking);
• Анализ изменений (trend analysis)
Допустим, прибыль вашей компании увеличилась на 7 % по отношению к прошлому периоду – это анализ изменений, а если добавить, что прибыль вашего конкурента увеличилась на 5 %, т. е. ваша прибыль на 2 % больше, чем у конкурента – это сравнительный анализ.
Преимущество сравнительного анализа в том, что он показывает на сколько ваша компания сильнее конкурентов.
Одним из самых важных финансовых показателей, т. е. финансовых KPI, является показатель ликвидности, другими словами – наличия денег. Этот показатель довольно сложно анализировать, но, чтобы более-менее иметь представление о денежном «мешке» компании, используют два показателя: коэффициент текущей ликвидности и коэффициент быстрой ликвидности.
KPI «коэффициент текущей ликвидности» должен быть больше «2». Т. е. «2» – это цель.
Что это значит? Вернемся к вашему балансу.
Если разделить сумму «Оборотных активов» на сумму «Краткосрочных обязательств», получим значение 1.7, т. е. за счет имеющихся у вас «Запасов» вы покрываете свои текущие долги и у вас еще остается почти столько же (70 % запасов) на себя. Помним, что в финансовом мире «текущий» означает меньше года.
Для KPI «коэффициент быстрой ликвидности» целевым показателем служит больше «1».
В отличие от коэффициента текущей ликвидности, для показателя быстрой ликвидности не берут в расчет «Запасы». Потому что их может быть не так-то просто реализовать, т. е. превратить в деньги, как долги ваших клиентов, к примеру.
Быстрая ликвидность подразумевает, что в расчет берем только то, что можно быстро превратить в деньги. И конечно сами деньги, как самое ликвидное, что есть.
Единичка говорит о том, что, если вам вернут долги все ваши клиенты и вы добавите к полученной сумме деньги с ваших счетов, вы сможете закрыть все ваши текущие долги.
А что если вы должны заплатить кредит уже завтра, но долг клиент вам вернет через неделю? И денег больше нет – другими словами, кризис ликвидности
Это говорит о том, что теоретические расчетные показатели ликвидности могут быть очень обнадеживающими, т. к. берут годовой диапазон. А на практике, кризис ликвидности может случиться уже завтра, если не контролировать денежные потоки компании.
Поэтому, очень рекомендуется при анализе ликвидности использовать Отчет о движении денежных средств, в котором отражено движение денежных потоков.
Отчет о движении денежных средств – это стандартная обязательная форма отчетности, которую можно запросить у бухгалтера.
Заметки
«Петля времени»
Шел 1637 год. В истории Голландии это время значится под кодовым названием «тюльпанная лихорадка». Тюльпаны были завезены из Турции, но страной тюльпанов стала Голландия, где за один единственный цветок люди платили миллионы долларов. А вы смогли бы заплатить такую сумму за то, что завянет быстрее, чем расцвело? И цены росли, подогреваемые слухами, что скоро тюльпанами начнут интересоваться все больше людей, и цены на них не раз повысятся. Существовало более ста разновидностей цветка, а обладание им стало символом принадлежности к избранному обществу.
Наши дни…
Шел 2009 год. В мировой истории это время значится под кодовым названием «биткоин». Этот «цветок» был разработан Сатоши Накамото. И в самом начале за десять тысяч биткоинов можно было купить только пиццу, сейчас же это почти шесть миллионов рублей! Цена биткоина (как и цена тюльпана) обеспечена только спросом на него, т. е. всегда должны быть те, кто готов купить. Многие узнали о виртуальных деньгах – биткоинах – посредством друзей, социальных сетей, рекламы…т. е. посредством «слухов» наших дней. Более того, можно получать оплату биткоинами, рекламируя их. А это уже напоминает сетевой маркетинг. И сегодня существует уже более двух тысяч разновидностей биткоина (альткоины), а владение им стало символом статуса.
Как тюльпаны, так и биткоины не станут валютой будущего, но могут быть одним из способов быстрого заработка. И, возможно, технологии биткоина смогут стать основой для разработки новых валют…А это уже первый шаг к модернизации мировой финансовой системы.
Глава 15. Годовой отчет
«Стабильность компании определяется прогнозируемостью ее экономических показателей. Чем более прогнозируемы эти показатели, тем более достоверной может оказаться оценка стоимости акций»
Роберт Г. Хагстром «Уоррен Баффет.
Как 5 долларов превратить в 50 миллиардов»
Представьте, что у вас появилась великая возможность стать инвестором очень замечательной компании, но желание рискнуть своими «накоплениями» пока не так велико. Вероятно, вы мало знаете о компании: о ее прошлом и планируемом будущем; насколько деятельность компании стабильна и надежна в перспективе.
Существует несколько источников, позволяющих больше узнать о компании, один из которых – годовой отчет.
Заметки
Успех или успеть
«Конечно, прибыль очень важна – пояснила Кэтрин. – Но это краткосрочный результат, можно сказать промежуточный. Если мы будем судить только по объему прибыли, то о плохой работе команды узнаем лишь когда будет слишком поздно».
Пять пороков команды.П. Ленсиони
Можно ли говорить, что наличие чистой прибыли у компании, определяет ее успешность?
Нет. Давайте по порядку. Во-первых, чистая прибыль – это прибыль после уплаты налогов, т. е. те средства, которые остаются в распоряжении предприятия после всех обязательных платежей.
Во-вторых, смотрим в отчет о прибылях и убытках, прибыль – это расчетная величина (мнение) и не имеет никакого отношения к реальным деньгам или к успеху компании.
Успех определяется способностью создавать потребительскую ценность и измеряется ростом акционерной стоимости, а прибыль представляет собой результат принятых решений, т. е. тест на их правильность.
Успех – это будущие возможности, прибыль же является следствием прошлой работы. Наличие прибыли у таких компаний как, Nokia, Kodak, Xerox не определило их успех. В свою очередь ни Uber, ни OZON никогда не были прибыльными.
Прибыль – это как температура тела: если у вас 36.6, еще не значит, что вы здоровы.
«Как и на большинство людей, которые читают годовые отчеты Berkshire, на меня произвела большое впечатление ясность стиля».
Роберт Г. Хагстром «Уоррен Баффет. Как 5 долларов превратить в 50 миллиардов»
По сути, любая компания, вне зависимости от ее формы собственности составляет годовой отчет. Для некоторых отчет формально не нужен, но утвержденная годовая бухгалтерская отчетность, которая является частью годового отчета, должна быть. Такой «сокращенный вариант» годового отчета.
Для ООО годовой отчет составляется в произвольной форме, хотя для ОАО существуют законодательные требования к его составлению: пп. 6 п. 1 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
Если распечатать все страницы годового отчета, на выходе получится увесистая книга, чтение которой может стать увлекательным приключением, или холодящим кровь детективом, или романом. Однако моя рекомендация – читать отчет как словарь, проверяя значение каждого слова и каждой суммы, прописанной напротив него.
Годовой отчет – это биография компании, которую пишут сотрудники и утверждают менеджеры. Ее читают все желающие, но больше всего «печатной версии» ждут акционеры.
У компании, как и у человека, есть год рождения, записанный в ее «Свидетельстве о рождении», которое называется Свидетельством о государственной регистрации юридического лица (звучит очень одушевленно, правда?). В отчете есть информация о имуществе, доходах, финансовом состоянии компании и даже можно увидеть «распечатку» ее основных трат в Отчете о движении денежных средств. Так вы сможете понять ответственно ли относится компания к вверенным ей в распоряжение деньгам.
Годовой отчет не ограничивается «биографией» прошлого компании. Мы знаем, что основной принцип подготовки финансовой отчетности предполагает, что компания будет существовать длительное время. А иначе как? Вы же не доверите свои накопления человеку, который говорит, что скоро свалит на острова и будет «курить бамбук». Потому что для вас должно быть важно знать, что деньги к вам не просто вернуться, а еще и с процентами. И чтобы инвесторы были уверены в будущем приумножении своего состояния, компании пишут планы на будущее, которое принято называть стратегией. Зная о целях и планах компании, инвестор решает интересно или нет ему будет в такой «компании».
Обычно годовой отчет состоит из следующих блоков:
• Стратегический отчет
• Отчет по корпоративному управлению
• Аудиторское заключение
• Финансовая отчетность:
Баланс
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о движении денежных средств
Примечания к отчетности
Начать анализ финансового здоровья компании можно с Формы № 1 «Бухгалтерский баланс», которую можно запросить у бухгалтера, посмотреть на официальном сайте компании (некоторые выкладывают), заказать на сайте http://www.gks.ru/accounting_report. Затем, просматриваем строчку за строчкой останавливаемся на каждой и запрашиваем расшифровки, при необходимости. Начните с самых весомых по сумме в общей валюте баланса.
1. Основные средства.
Запросите перечень основных средств с указанием остаточной стоимости. Чаще всего их аналитический учет ведут обособленно в разрезе каждого отдельного объекта. В расшифровке обратите внимание, чтобы итоговая сумма остаточной стоимости и сумма по строке баланса совпадали.
2. Дебиторская задолженность.
Запросите сумму долга по каждому клиенту с указанием дней просрочки. Так или иначе это деньги, на которые вы имеете право претендовать. Если кто-то вам не заплатил вовремя и этот момент остался без контроля, считайте, что ваша компания дала беспроцентный кредит. Если ваша компания – не благотворительная организация, то таких «сделок» надо избегать.
3. Кредиторская задолженность.
Проверьте кому и как долго вы не платили. Почему? Помните, что деловая репутация должна быть безупречной: все хотят работать с надежными клиентами, т. е. способными платить по своим счетам.
4. Accruals (акруалсы или начисления).
Проверить нет ли дублирования по расходам/доходам. Все accruals в итоге подлежат сторнированию.
5. Деньги.
Сделайте сверку с банком по всем счетам (запросите в банке выписку по счетам). Сумма средств по счетам должна быть равна сумме по строке баланса «Денежные средства и денежные эквиваленты.
6. Остатки на складе.
Аналогично основным средствам, запрашиваем расшифровку по каждому виду запасов (сырье, готовая продукция, полуфабрикаты и т. д.). Итоговая сумма должна совпадать со строкой баланса «Запасы».
Отдельное и пристальное внимание рекомендую обратить на последний пункт, т. к. именно примечания содержат много значимой детальной информации, необходимой для финансового анализа. Помните, что самого успешного и известного инвестора У. Баффета, чтение финансовых отчетов всегда увлекало больше, чем чтение любой другой литературы.
