В. Р. Веснин
Основы менеджмента
Из чего состоит организация и что ее окружает
Внутренняя среда организации и ее элементы
Внешняя среда
Основными элементами организации считаются цели, ресурсы, разделение труда, культура, технологии, структуры, каналы обмена информацией, нормы поведения сотрудников и проч. Их совокупность образует ее внутреннюю среду. Рассмотрим эти элементы подробнее.
Разделение труда представляет собой разграничение и обособление различных видов деятельности, закрепление их за отдельными людьми и группами. Оно бывает горизонтальным и вертикальным. Горизонтальное имеет в основе технологии, профессии, выпускаемую продукцию и т. п. и определяет общую организационную структуру.
Вертикальное разделение труда, связанное с обособлением исполнителей и руководителей разного уровня, служит основой структуры управленческой.
Технология определяет связь между отдельными видами работ, в том числе по управлению, последовательность их выполнения во времени и пространстве.
Существует четыре типа технологий.
Складывающаяся технология заключается в том, что все участники относительно независимо друг от друга работают на кого-то одного, кто создает конечный продукт. Так часто происходит при написании книг, когда каждый из авторов приносит составителю свой раздел, а тот уже компонует из них произведение.
Последовательная технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. На основе такой технологии работает конвейер.
Связанная технология означает, что работы взаимно обусловливают друг друга, но при этом не обязательно в строгой последовательности. Так, например, происходит работа над сложным документом, который руководитель может многократно после уточнений вновь передавать исполнителям.
Наконец, групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте многими участниками. Так строится судно на стапеле.
Важнейшим элементом внутренней среды является организационный порядок. Под ним понимается совокупность автоматически действующих правил и норм (прохождение документов, прием посетителей, начало и окончание работы, перерывов и проч.). В соответствии с ними исполнители могут самостоятельно принимать значительную часть решений, не обращаясь каждый раз за указаниями к руководителю. Такой порядок может складываться стихийно либо конструироваться искусственно, но в любом случае закрепляется официально в приказах, инструкциях и проч.
Внутреннюю среду организации составляют также отношения между ее участниками. По содержанию эти отношения могут быть либо деловыми (между должностными лицами), либо эмоциональными с учетом симпатий и антипатий, а по форме – силовыми или партнерскими. Партнерские отношения более открыты, стабильны, основываются на осознании взаимозависимости людей. Организации, где они господствуют, напоминают рынок, в то время как предыдущие – гладиаторскую арену.
Постоянное изменение соотношения сил внутри организации придает отношениям между ее участниками динамизм.
Внешнюю среду (окружение) образует совокупность условий, складывающихся за пределами организации, с которыми она взаимодействует. С деловым окружением (поставщиками, потребителями, конкурентами и т. п.) такое взаимодействие происходит непосредственно, что позволяет организации оказывать на него активное влияние.
К фоновому окружению (например, законодательству) можно только приспосабливаться. Это предполагает либо подчинение, либо «уход» от влияния, либо нейтрализацию его неблагоприятных последствий.
Окружение организации характеризуется многообразием, сложностью, постоянным изменением и в целом оказывается неустойчивым. Это обстоятельство наряду с непредсказуемостью поведения персонала и менеджеров придает деятельности организации, особенно в перспективе, неопределенность.
Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, понимать их роль в настоящем и будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах существующих материальных и людских ресурсов.
Поскольку последние ограничены, особенно в краткосрочном периоде, на деле организация может реагировать лишь на некоторые изменения среды, а остальные – игнорировать. И от того, как она сумеет это сделать, зависит ее будущее.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Внутренняя среда – это совокупность элементов самой организации, к которым относятся:
разделение труда (горизонтальное и вертикальное);
технология деятельности (складывающаяся, последовательная, связанная, групповая);
организационный порядок;
отношения в коллективе.
Внешняя среда (окружение) – совокупность объектов и условий, с которыми организация взаимодействует непосредственно (деловое) или которые должна учитывать (фоновое).
Законы организации
Восемь законов организации
Как жизнь природы и людей, жизнь организации подчиняется определенным законам, главным из которых принято считать закон синергии (с греч. – сотрудничество, содружество). Он гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей ее отдельных частей. Это обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. В результате возникает реальный выигрыш для ее членов от объединения в организацию, перекрывающий потери, связанные с ограничением их самостоятельности.
Второй закон организации – закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделения – объединением, специализации – универсализацией, дифференциации – интеграцией, и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды того и другого, а следовательно, также существенно увеличить общие возможности.
Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее частями при любых возможных изменениях. Это позволяет в наибольшей степени реализовывать имеющиеся возможности. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. Понятно, что в том и другом случаях возникают экономические потери, которых при разумном подходе к делу можно избежать.
Четвертый закон получил название закона композиции. Его суть в том, что функционирование всех без исключения частей организации в той или иной степени подчиняется общей цели. Индивидуальные же задачи каждой из них уточняют и детализируют ее.
Пятый закон – закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельная часть, стремится сохранить себя как целое. Это требует соблюдения ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, которые могут привести к потере устойчивости (например, конфликтов, изменения границ, замены ключевых фигур и т. п.), а также экономию ресурсов, расширение сферы деятельности.
Шестой закон организации – закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения.
Седьмой закон – закон необходимого разнообразия. Речь идет о том, что устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла некий минимальный набор разных видов деятельности и располагала специалистами разного направления и уровня подготовки.
Наконец, восьмой закон – закон онтогенеза (индивидуальное развитие, охватывающее все изменения от зарождения до окончания жизни). В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга, – становления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Жизнь организации подчиняется следующим законам:
1. Закон синергии.
2. Закон дополнения внутренних процессов и функций противоположно направленными.
3. Закон сохранения пропорциональности.
4. Закон композиции.
5. Закон самосохранения.
6. Закон информированности.
7. Закон необходимого разнообразия.
8. Закон онтогенеза.
Многоликий мир организаций
Виды организационных объединений
На организацию можно взглянуть с разных точек зрения – ее происхождения, взаимоотношения со своими участниками, клиентами, партнерами; механизма функционирования и проч. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
С точки зрения происхождения, выделяют естественные и искусственные организации.
Первые вырастают как бы сами по себе и ориентированы на решение собственных проблем создателей (клуб по интересам). Исходя из этого формируется их структура и распределяются ресурсы.
Такие организации независимы, гибки, зачастую включают избыточные в данный момент элементы (подразделения, должности, рабочие места). Координация действий участников может основываться на взаимном соглашении. Это помогает им приспосабливаться к изменениям и придает большую устойчивость.
Искусственные организации (например, министерство) создаются по определенному плану для достижения заранее заданных извне целей. Последние определяют их структуру, включающую, как правило, только необходимые звенья. Координацию обеспечивает единый центр. Заданность цели и структуры приводит к тому, что на практике такие организации хотя стабильны и прогнозируемы, но недостаточно гибки, плохо приспосабливаются к переменам, а часто и нежизнеспособны.
Естественно возникшие организации поначалу обычно являются неофициальными, т. е. юридически неузаконенными. Связи между их участниками носят неформальный характер; иными словами, не предписаны заранее. (Вспомните, что говорилось в предыдущей главе о коллективах!) В отношении искусственных организаций все обстоит как раз наоборот.
Однако со временем те и другие начинают развиваться во встречных направлениях. Неофициальные организации приобретают правовой статус, систему внутренних норм и регламентов и таким образом, формализуются. А в недрах официальных возникают неофициальные группы и складываются неформальные отношения в виде совокупности незапрограммированных контактов, основанных на добровольном выборе партнеров (неформальные организации).
Официальная и неофициальная (формальная и неформальная) организации в совокупности образуют реальную организацию.
Социологи выделяют два вида неформальных организаций. Во-первых, внеформальную, которая помогает решать задачи формальной способами, отличными от официально предписанных. Дело в том, что все необходимые действия членов организации нельзя заранее предусмотреть. Поэтому в случае затруднений, чтобы работа не остановилась, люди часто вынуждены вступать в не предусмотренные регламентами, хотя и не запрещенные, личные контакты.
Такие контакты как раз и образует внеформальную организацию как совокупность неформальных деловых связей, дополняющих формальные.
Во-вторых, существует психологическая неформальная организация. В ее рамках люди удовлетворяют свою потребность в общении, а также оказывают помощь и осуществляют поддержку, которые им не оказывает администрация. Такая организация принимает вид неформального коллектива, не имеющего деловой (или, говоря научным языком, инструментальной) направленности.
Границы формальной организации и неформального коллектива чаще всего не совпадают, так как некоторые сотрудники в последний могут не приниматься или по собственной инициативе сохраняют независимость.
Тем не менее большинство людей одновременно пребывают в формальной и неформальной организациях. В результате они одновременно находятся под воздействием, с одной стороны, официальных требований администрации, а с другой стороны, неформального коллектива. Если эти требования совпадают или не противоречат друг другу, человек станет охотно поддерживать официальную линию.
Но в случае их несовпадения, предпочтение, как правило, будет отдаваться неофициальным организациям, несмотря на возможную серьезную конфронтацию с администрацией. Коллектив всегда становится на защиту своих участников, и большинство из них ценят хорошие отношения с товарищами выше благодарности руководителя. С этим, видимо, каждый не раз сталкивался в своем учебном заведении.
Как правило, ни одна организация не может быть только формальной или только неформальной – это ее крайние формы, а на деле она содержит как те, так и другие элементы. В зависимости от ситуации доля формальных и неформальных отношений постоянно колеблется. Одна часть организации функционирует на базе преимущественно формальных принципов (например, бухгалтерия); другая – неформальных (научные, маркетинговые и иные подразделения).
С точки зрения особенностей взаимоотношений с участниками, с одной стороны, выделяются унитарные и плюралистические организации, а с другой – первичные и вторичные.
Унитарные (от лат. unitas – единство) организации представляют собой сплоченную команду, работающую ради достижения целей, заданных извне. Единство, направленность действий и дисциплина поддерживаются здесь с помощью жесткой власти, подавления инициативы, ограничения свободы людей, их идеологической обработки.
Унитарные организации обычно являются первичными по отношению к своим членам. Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как нечто внешнее, возникшее и существующее независимо от них. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают ее главенство над собой, невозможность влиять на решение принципиальных вопросов; подчиняются ее требованиям и правилам. Примером первичной организации может служить армия.
Плюралистическая (от лат. pluralis – множественный) организация представляет собой добровольное объединение участников, заинтересованных в собственной выгоде, достигаемой через общую. Поэтому в их рамках имеет место преимущественно взаимодействие, основанное на договорах и соглашениях, а власть используется для координации деятельности самостоятельных участников.
Плюралистические организации обычно являются вторичными, т. е. создаются самими участниками. Последние наделяют их определенными правами и ресурсами, устанавливают «правила игры», которым сами на определенных условиях готовы подчиняться. Такие организации существуют как корпоративные и ассоциативные.
К корпоративным относятся те организации, члены которых готовы для достижения своих целей временно жертвовать своей независимостью. Организация согласовывает индивидуальные цели и способствует их реализации путем подчинения общей цели, формально выступающей как цель самой организации. Примером является акционерное общество, руководство которого в промежутке между общими собраниями диктует участникам свою волю. В то же время на самом собрании уже сами участники определяют судьбу организации.
Организация ассоциативного типа создается для повседневной координации деятельности без потери ими независимости участниками. Поэтому решения здесь принимаются со всеобщего согласия, в соответствии с чем происходит и распределение имеющихся ресурсов. Примером такой организации является ООН.
Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов организации подразделяются на механистические и органические.
Первые характеризуются незыблемостью границ, преобладанием жестких вертикальных связей, официальным характером отношений, всесторонней регламентацией и запрограммированностью деятельности. Они напоминают технические устройства, например часы. Такая модель эффективна в условиях стабильной, предсказуемой среды при решении простых, повторяющихся задач.
Механистическими по своей сути являются все государственные организации, а также крупные и средние фирмы, функционирующие в традиционных отраслях экономики, слабо подверженных воздействию НТР и конкурентной борьбы.
Но в условиях современной неустойчивой и неопределенной хозяйственной ситуации, постоянной смены связей и ориентиров успеха могут добиться организации, действующие на основе совершенно иных принципов – так называемые органические.
Им свойственны размытость границ, значительная самостоятельность отдельных звеньев, их широкая специализация, немногочисленность правил и процедур, свобода выбора вариантов деятельности, оценка ее результатов на основе реального рыночного эффекта, а не централизованно установленных показателей, преобладание неформальных отношений. Такие организации лучше механистических взаимодействуют с окружением и приспосабливаются к постоянным изменениям в нем. Обычно они связаны с научными исследованиями, разработками, внедрением их результатов в практику.
В то же время на практике в зависимости от характера производственной и хозяйственной деятельности, традиций, способностей коллектива и руководства часто имеет место разумное сочетание обеих форм.
Наконец, организации можно различать по целям, которые перед ними ставятся. В связи с этим можно говорить о деловых и общественных организациях.
Деловые организации — фирмы, учреждения, ассоциации и проч., которые создаются для достижения конкретной так называемой инструментальной цели, связанной с реализацией общественных интересов. Это обеспечивает удовлетворение потребностей и самих членов организации. Например, корпорация, продав товары и услуги, нужные обществу, получает средства для выплаты заработной платы работникам и дивидендов акционерам.
Общественные организации предназначены для удовлетворения потребностей своих участников во взаимопомощи, общении, самовыражении. Иногда их цели ориентируются и вовне, на создание новых общественных ценностей (экологическое движение, борьба за мир).
Эффективность разных типов организаций определяется тем, насколько она способствует достижению стоящих целей при минимизации затрат и разного рода неблагоприятных последствий.
В 1980-х гг. американские исследователи Т. Питере и Р. Уотермен выдвинули положение о том, что современная организация должна отвечать трем требованиям: быть результативной, с точки зрения бизнеса, регулярно обновляться и осуществлять профилактику стагнации (застоя). Основой этого, по их мнению, являются три «столпа»: устойчивость, ломка традиций и предприимчивость.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Виды организаций:
1. По способу возникновения – естественные и искусственные.
2. По правовому положению – официальные и неофициальные.
3. По характеру внутренних контактов – формальные и неформальные.
4. По отношению к своим членам – первичные и вторичные.
5. По особенностям распределения власти между организацией и участниками – унитарные и плюралистические.
6. По особенностям функционирования – механистические и органические.
7. По целям – деловые и общественные.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
1. Объясните, что такое организация. Покажите, является ли организацией учебная группа, очередь у кассы, зрители в театре, семья.
2. Перечислите элементы, образующие внутреннюю среду организации, и раскройте их особенности применительно к учебному заведению.
3. Покажите разницу между деловым и фоновым окружением организации.
4. Оцените правильность следующих утверждений:
• требованием закона синергии является необходимость получения организацией внешних импульсов для продолжения своей деятельности;
• закон дополнения требует, чтобы все утраченные элементы организации немедленно замещались новыми, иначе она не сможет функционировать;
• закон композиции гласит, что все элементы организации подчиняются общей цели, а их собственные цели ее конкретизируют;
• закон информированности обязывает руководителей обеспечивать подчиненных минимальным объемом необходимой для работы информации.
5. Покажите, к какой организации – искусственной или естественной – относятся больница, населенный пункт, жилищный кооператив, завод, министерство.
6. Объясните, к какому типу организаций – унитарной или плюралистической – можно причислить учебное заведение. Раскройте достоинства и недостатки каждого из этих типов.
Глава V
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ КУЛЬТУРА
Культура – это не только умение здороваться
Слагаемые организационной культуры
Менеджмент и организационная культура
Типы организационных культур
Организации, как и люди, обладают культурой. Если она высока, с такой организацией все хотят сотрудничать или даже в нее войти. Низкая же культура отпугивает партнеров, затрудняет управление, не позволяет получать нужные результаты.
В настоящей главе рассказывается, что собой представляет организационная культура и из каких элементов она состоит; какие основные задачи решает; в каких формах, по мнению современных специалистов, существует.
