Сергей Краснов
Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума
Что анализировать по деньгам
ДДС нужен, чтобы контролировать денежный поток. Не ждите от этого отчета чего-то невероятного с точки зрения аналитики.
Но несколько моментов он прояснить сможет.
Денежный поток. Любая компания стремится к тому, чтобы денежный поток был положительным, то есть поступлений больше, чем выбытий. Если предприниматель видит по ДДС отрицательный денежный поток, исправляет ситуацию. Наш финдиректор, например, идет в коммерческий отдел и просит поднажать. Отдел продаж закрывает затянувшиеся сделки, маркетинг придумывает распродажу – и денежный поток снова в норме.
Золотое правило: следите, чтобы поступлений всегда было больше, чем выбытий.
Выбытия по статьям. Планировали в этом месяце купить сырья для производства на 500 тысяч рублей, а за полмесяца уже потратили 400 тысяч – странно, надо проверить, все ли в порядке. И так с каждой статьей, у которой заметите перерасход или недорасход. Поступления по статьям. То же самое, только со знаком плюс. Почему клиент заплатил аж на две недели позже? Сейчас пронесло, а могли бы в кассовый разрыв попасть. Почему денег по розничному направлению зашло на 30 % меньше? Отчет о деньгах дает предпринимателю сигналы, которые приводят к результативным действиям.
Такие вот штуки можно увидеть по деньгам. И не вздумайте прибыль по деньгам считать, даже грязную. Потерпите еще одну главу. Ну то есть через одну. Да потерпите, короче!
Про деньги все.
P. S. Мы создали сервис управленческого учета «ФинТабло». Пользуемся им сами, внедряем нашим клиентам и рекомендуем попробовать вам. Зарегистрируйтесь и получите бесплатно в подарок курс «Деньги под контролем» от Александра Афанасьева. Чтобы получить курс, напишите в чат поддержки. Регистрация по ссылке – fintablo.ru.
В эфире лайв-блог авторов книги. Полет нормальный, книга пишется, договор с издательством подписан, предпродажи идут. Нам надо сдать материал в издательство до 30 апреля, посмотрим, посмотрим. Это надо по одной главе в неделю, а лучше по две – в принципе, нормально. Ладно, не буду задерживать. Подписывайтесь, ставьте лайки, пишите комментарии, жмите на колокольчик.
Руководитель по залету
Давайте перенесемся в будущее и представим, что у вас уже появились финансовые отчеты, о которых мы начали рассказывать.
Вам видна вся картина: сколько заработала компания, сколько денег пришло, сколько ушло, сколько есть сейчас, сколько денег ваших, сколько чужих.
Цифры появились. Кайф, да? А что дальше? Какой смысл в цифрах, если непонятно, что с ними делать? Предприниматель получает эти мегаотчеты, смотрит в них, и такой: «Ага, ага. Супер, ладно» – и идет чай пить. Посмотрел в таблички и графики, полюбовался, а в действия или решения это не превратилось.
В этой главе мы поговорим о роли руководителя в компании. Разберем, почему цифры без навыков управления ничего не стоят. Глава не просто так называется «Предприниматель по залету», об этом тоже поговорим.
Менеджмент + цифры
Управленческий навык и цифры работают вместе. Если руководитель умеет управлять командой, доводить дела до результата, без цифр ему будет сложно принимать верные решения. Да, задачи он будет щелкать как орехи, но нужно ли вообще их щелкать?
Руководитель может отлично организовать работу по обновлению сайта, провести виртуозные переговоры с арендодателем, выступить на профильной конференции, выбить отсрочку у поставщика. Но все это и выеденного яйца не стоит, если у компании прямо сейчас есть проблема с производственными мощностями.
Но у руководителя не было цифр, чтобы это понять, и он решал задачи, которые можно было бы и не решать.
Как говорил Питер Друкер[2], важнее делать правильные вещи, чем делать вещи правильно. Управленческий учет показывает, какие вещи – правильные.
Есть и другая крайность – руководитель целиком погружен в цифры, но управлять людьми он совершенно не умеет. Отчеты говорят: «Конверсия из заявки в оплату упала с 30 до 15 %». Руководитель понимает: с такой конверсией компания не получит вообще никакой чистой прибыли. Просто год поработаем без толку.
Идет к маркетологу: «Что с заявками?» Тот отвечает, что у него все хорошо, это отдел продаж филонит. Ну ладно. Идет к руководителю отдела продаж, а тот парирует: «Заявки некачественные, попробуй сам прозвонить. И так делаем все возможное».
Так и остается проблема без решения. Предприниматель не добрался до ее сути, не поставил задачу, не назначил ответственных. Цифры в отчетах ни во что не превратились.
Цифры помогают определить, что делать, а чего не делать.
Понимать язык цифр – один из ключевых навыков руководителя. Но есть и другие: умение ставить задачи, планировать, координировать работу команды, контролировать ход дел, мотивировать людей, анализировать ситуацию и меняться под новые условия. Тем, кто не владеет всеми этими навыками, приходится непросто.
Без навыков управления все попытки использовать отчеты превращаются в топтание на месте. «Упала выручка? Так, ну ладно, давайте там, лучше продавайте, работайте». «План по найму перевыполняем? Хорошо, так держать». Такой поверхностный анализ превращается в решения типа «нужно лучше работать» и «продолжайте в том же духе». Это непрофессионально.
К цифрам часто приходят в последнюю очередь. Они начинают играть важную роль в компании только тогда, когда задан правильный вопрос. Задавать правильные вопросы и искать на них ответы – это и есть суть управления. Поэтому цифры и управление неразлучны.
• Почему упала выручка? Клиент отвалился? Почему? Что-то не понравилось? Что говорит сотрудник, который работал с этим клиентом? Давайте позвоним клиенту и узнаем, соберем информацию. Было ли такое уже в прошлом? Как сделать так, чтобы такого больше не произошло? Нужно провести работу с сотрудником, сделать инструкцию на такой случай. Ситуацию нужно уладить, возможно, клиента еще можно вернуть.
• План по найму перевыполнили? Хорошо, но план продаж мы, наоборот, не выполняем, а значит, новеньким не будет работы.
Давайте придумаем, как это решить. Может, уменьшить план по найму? Может, вывести новеньких в следующем месяце?
В бизнесе нужно всегда держать ухо востро: показатели то растут, то падают. Просто так смотреть на цифры и жевать банан – это ждать приближения беды. Используйте цифры как орудие для грамотного управления ситуацией.
Учитесь читать цифры.
Учитесь управлять.
Если цифр в компании вообще нет, руководителю не на что опереться. Сотрудники всегда обоснуют, почему у них не получилось сделать результат и почему воплотить задуманное в принципе нереально. Остается только мириться с суровой реальностью и продолжать тратить деньги на новые гипотезы. Вдруг однажды повезет.
А когда нет навыка управления, цифры бесполезны. Сами по себе они денег не заработают – им нужен профессиональный руководитель, который превратит их сигналы в управленческие решения.
Руководитель – это профессия
Быть руководителем – это не статус, а ответственность. Кому-то кажется: вот сейчас стану руководителем и будет у меня куча свободного времени, буду только задания раздавать, смогу больше путешествовать. Ни фига подобного!
Работа руководителя – это ответственность. И чем выше руководитель стоит в компании, тем эта ответственность выше. Самый ответственный человек в компании – это генеральный директор. На нем лежит ответственность за результат.
Руководитель – это профессия. Такая же, как стоматолог, очень ответственная профессия. Чтобы начать лечить пациентов, нужно получить образование, много практиковаться. Одно неверное движение, и можно человека покалечить. Хотели бы вы оказаться в кресле у стоматолога, который понятия не имеет, как зубы сверлить? Мол, по ходу разберемся. Мы бы не хотели.
Точно так же не хотелось бы во главе компании видеть непрофессионального менеджера, который делает дела как попало, решает проблемы по мере их поступления. Такой человек не знает своих обязанностей и постоянно вляпывается в экстренные ситуации.
Как становятся руководителями по залету
Жил-был Саша. Работал менеджером по продажам в транспортной компании, карьеру строил. Но вдруг пришла ему в голову гениальная мысль: «Что, если взять и открыть свою компанию? А что? Я знаю, как работает логистика, найму менеджера одного, офис сниму, вложения минимальные. Бабло буду лопатой грести, как шеф. Чего мне, такому молодцу, на дядю работать?»
Уволился, открыл ИП. Появилась команда, сайт за ночь собрал, рекламу запустил, есть первые продажи. Дело пошло. Вместе с этим начались и первые проблемы:
• «Дал менеджеру задачу, через неделю прихожу – не сделал».
• «Клиенты жалуются. Общаюсь с ними, целый день на телефоне».
• «Дал им рассрочку, вроде успокоились. Только денег че-то мало теперь». yy…
Саша – парень не из слабаков, к трудностям привык. Засучив рукава и дав себе слово во всем разобраться, он пошел наводить порядок. Время шло, компания продолжала работать.
Прошел год, проблемы не закончились. Но Саша оптимист, он верит, что «щас-щас, только продажи докручу, и все заработает», «щас-щас, продукт надо допилить, и будет все шикарно». Но конца этим «щас-щас» нет, проблемы не уходят. Поэтому, сидя с друзьями в баре, Саша жалуется:
• «Нет сейчас на рынке кадров нормальных. Просто нет!»
• «Налоги конские! Всю прибыль сжирают».
• «Клиенты сволочи! И так даем лучшие условия, а они все недовольны».
• «Работаем, короче. Вот щас сделаем ‹что-то очень важное› и заживем, слово даю».
По мере поступления проблем Саша ходил на курсы и советовался с умными людьми. «С продажами проблема? Так тебе скрипты надо внедрить и ЦРМ-ку настроить. Давай 100 тыщ, у меня знакомые есть». «Люди не слушаются? А ты где задачи ставишь? Просто устно? Так тебе нужен таск-менеджер. Не благодари, счет отправили на почту».
Посоветовавшись и посетив десяток конференций, Саша, полный энтузиазма, навнедрялся инструментов. Плавно прошел еще год, ничего особо не поменялось:
«Да тупой этот Саша, – скажете вы. – Что вы какого-то идиота в пример приводите?» Да нет, в том-то и дело, что Саша далеко не тупой. И желания у него вполне нормальные. Поверьте, с ним все в порядке.
Просто он хотел стать успешным предпринимателем, но не подозревал, что автоматически станет руководителем. В его представлении, он должен был стать инноватором, идейным вдохновителем, лидером, который поведет за собой команду, создаст лучшую компанию в мире, а по факту стал неумелым менеджером без необходимых навыков.
Чтобы стать профессиональным руководителем, вначале необходимо осознать, что значит им быть, какими качествами и навыками нужно обладать. Потом понять, что нужно делать и какие результаты иметь. Это золотая связка: быть – делать – иметь.
Саша стал руководителем по залету.
И таких Саш куча.
Чудесно, когда предприниматель на старте бизнеса понимает, что нужно становиться профессиональным менеджером. Но в реальности об этом никто не предупреждает.
Реклама говорит
Открой ИП и расчетный счет через интернет бесплатно за один день. Воплоти свою мечту и начни зарабатывать без ограничений.
А должна предупреждать
Открыть бизнес – это просто и бесплатно, но на тебя ляжет большая ответственность. Сначала научись управлять компанией.
Что требуется от руководителя
Руководитель – это работа. У этой работы есть набор функций, определенная последовательность и полезное действие. Результат – развивающаяся и производящая продукт безупречного качества, прибыльная компания.
• Развивающаяся – значит растет масштаб, продажи, известность, улучшается сервис.
• Производящая продукт безупречного качества – значит клиенты довольны, и это подтверждено отзывами.
• Прибыльная – значит, мы не просто прикольными вещами занимаемся, а еще и умеем на этом зарабатывать.
Ключевой показатель руководителя компании – прибыль. Она после всех действий компании покажет: правильно вы управляете компанией или нет. Может быть, с виду кажется, что все молодцы, а на самом деле сработали в убыток. И каждый раз, когда так происходит, опытный менеджер садится и задает вопросы, чтобы настроить положительную прибыль.
Прибыль – это апогей работы бизнеса. Нет показателя важнее. Выросли продажи? Супер, а прибыль? Сократили расходы? Класс, а прибыль выросла? Отдельные результаты не показывают цельную картину.
Делать бизнес прибыльным – значит детально понимать, как работает компания и как управлять результатом каждой из деталей, понимать, как связаны вещи внутри. Недостаточно просто взять штурвал и начать рулить лодкой, уворачиваясь от волн.
Среди предпринимателей ходит слух, что прибыльный бизнес – это скорее исключение, чем правило. Сколько нужно учесть, спланировать, проконтролировать… Должны сойтись все звезды, чтобы сработать в плюс. Это, правда, не два пальца об асфальт, но научиться этому 100 % можно.
Главный инструмент шахтера – кирка. Главный инструмент дровосека – топор или пила. Главный инструмент футбольного тренера – футболисты.
Внимание, вопрос: а какой главный инструмент у руководителя? Не переворачивайте пока страницу, подумайте. Подумали? Листайте!
Информация
Главный помощник руководителя в достижении результата – это информация. Без нее вообще нельзя что-то сделать.
Как работать с информацией
1. Собирать, докапываться до сути, прояснять реальную картину.
2. Оформлять, систематизировать, делать читабельной.
3. Анализировать, находить взаимосвязи, делать выводы.
4. Предоставлять команде, составлять план действий.
5. Обучать других работе с информацией, повышать свой навык.
6. Принимать решения на ее основе.
От каких ситуаций спасает информация:
1. Не понимаете, что происходит в бизнесе.
2. Не знаете, что означают цифры в отчетах.
3. Не получается сделать вывод.
4. Не можете составить план действий.
5. Команда не достигает результата.
6. Не можете принять решение.