Савелий Орлов Нейросети на практике. Полное руководство. Четыре книги под одной обложкой

Пять типов, которые составляют девяносто процентов переписки

Отказ.Самый сложный жанр. Задача — отказать так, чтобы дверь осталась открытой.

Что обязательно в запросе: причина отказа (настоящая, даже если вы её не будете озвучивать), что вы можете предложить взамен, важен ли этот человек в перспективе.

Ограничения, без которых не обойтись: не извиняться больше одного раза, не оставлять ложной надежды формулировками вроде «возможно, в будущем», не объяснять причину дольше одного предложения. Развёрнутое объяснение отказа всегда читается как оправдание.

Напоминание.Жанр, где важен номер попытки.

Первое напоминание — нейтральное, с допущением, что человек просто забыл. Второе — с фиксацией факта: когда договаривались, что именно обещали. Третье — с последствиями.

В запросе обязательно указывайте, какое по счёту. Модель по умолчанию пишет все напоминания как первое — вежливо и беззубо.

Извинение.Правило одно: извиняться один раз, в начале, коротко. Дальше — только факты и решение.

Модель склонна извиняться в каждом абзаце. Это ослабляет позицию и, парадоксально, раздражает получателя сильнее, чем сухая констатация. Запрет «извинись один раз, дальше по делу» обязателен.

Эскалация.Письмо руководителю или наверх по цепочке о том, что что-то пошло не так.

Главная опасность жанра: превратиться в жалобу. Разница между эскалацией и жалобой в том, что эскалация содержит предложение, а жалоба — только описание проблемы.

Обязательное ограничение: не называть виноватых по именам, писать о процессе, а не о людях. И обязательный элемент формата: сначала что предлагаете, потом что случилось. Не наоборот.

Просьба.Чем короче, тем выше шанс, что выполнят.

Формат: что нужно, к какому сроку, почему это важно, что будет, если не получится. Четыре предложения. Всё, что длиннее, снижает вероятность ответа.

Пример разбора

Задача: подрядчик третью неделю не присылает макеты, сроки горят, менять подрядчика поздно.

Плохо:

Напиши письмо подрядчику с напоминанием о макетах.

Придёт вежливое первое напоминание с формулировкой «надеемся, что у вас всё в порядке» и просьбой сообщить о статусе. Отправлять такое в третий раз — значит расписаться в том, что ваши сроки ничего не значат.

Хорошо:

Ты руководитель проекта, пишешь подрядчику, с которым работаешь полгода.

Ситуация: макеты должны были прийти 3 числа, сегодня 24-е. Я писал дважды — 5-го и 12-го, оба раза отвечали «на этой неделе». Из-за них стоит вся вёрстка, у меня своя сдача 30-го. Менять подрядчика уже поздно, но после этого проекта я, скорее всего, с ними работать не буду. Сейчас мне нужны макеты до пятницы, любой ценой, отношения вторичны.

Формат: тема отдельно, тело до 700 знаков. Первый абзац — факты с датами. Второй — что мне нужно и к какому сроку. Третий — что произойдёт, если не получу.

Ограничения: не извиняйся, не пиши «надеемся, что у вас всё хорошо», без вопросов о статусе — статус я знаю. Не угрожай прямо, но последствия обозначь конкретно. Никаких восклицательных знаков.

Разница в результате не косметическая. Первый вариант — письмо, которое проигнорируют в четвёртый раз. Второй — письмо, на которое отвечают.

Отчёты и служебные запискиГлавный приём: дайте образец

Слово «отчёт» в вашей компании означает что-то очень конкретное. Определённые разделы, определённый объём, определённая степень откровенности. Модель этого знать не может и подставит общепринятое, которое почти наверняка не совпадёт.

Решение занимает десять секунд: вставьте в запрос прошлый отчёт, который приняли без правок, и напишите «сделай по этой структуре».

Один образец заменяет полстраницы описаний. Это самый недооценённый приём во всей книге, и он работает для любого повторяющегося документа: отчётов, записок, коммерческих предложений, протоколов, регламентов.

Структура, если образца нет

Универсальный каркас, который подходит почти всегда:

Что сделано — фактами, без прилагательных

Что получилось — с цифрами

Что не получилось и почему

Что нужно от читателя

Четвёртый пункт пропускают чаще всего, а он главный. Отчёт без запроса к читателю — это текст, который прочитают по диагонали и забудут.

Про откровенность

Отдельно проговорите в контексте, насколько прямо можно писать про проблемы. Модель по умолчанию сглаживает — все неудачи превратятся в «зоны роста» и «выявленные возможности для оптимизации». Если вам нужна прямота, требуйте её явно: «пиши о проблемах прямо, без смягчающих формулировок».

Протоколы встреч

Самая благодарная задача в этой главе. Разница во времени — сорок минут против пяти.

Метод:после встречи скиньте в модель всё, что у вас есть, в любом виде. Сумбурные заметки, обрывки фраз, стенограмму, расшифровку записи. Не приводите в порядок — в этом весь смысл.

Запрос:

Ты секретарь совещания. Из этих заметок собери протокол.

Формат: список решений, список задач с ответственными и сроками, список открытых вопросов без решения. Ничего больше.

Ограничения: не добавляй ничего, чего нет в заметках. Если ответственный или срок не указан — пиши «не назначен», не додумывай. Если из заметок непонятно, что решили, — выноси в открытые вопросы.

Ключевое ограничение — второе.Без него модель заполнит пропуски правдоподобными догадками, и вы разошлёте участникам протокол с придуманными сроками. Это не гипотетический риск, это происходит регулярно.

Полезное продолжение:после готового протокола отдельным запросом попросите «выпиши только мои задачи». Получите личный список дел за десять секунд.

Регламенты и инструкции

Задача, которую все откладывают: вы знаете, как делается процесс, но описывать его лень.

Метод обратный обычному.Не просите написать регламент. Попросите взять у вас интервью:

Мне нужно описать процесс приёмки заявок от клиентов. Я знаю, как он работает, но не могу сесть и написать. Задай мне вопросы по одному, чтобы вытащить из меня весь процесс: шаги, участников, исключения, что делать при сбоях. Не пиши регламент, пока не соберёшь всё. Когда информации станет достаточно, скажи об этом.

Отвечаете на вопросы минут пятнадцать в свободной форме. Потом — «теперь собери регламент».

Работает это лучше прямого запроса по одной причине: вы не умеете вспоминать процесс целиком, но прекрасно отвечаете на конкретные вопросы о нём. Особенно ценно, что модель спросит про исключения и сбои — то, что при самостоятельном описании забывают всегда.

Правка чужого текста

Здесь у людей самая частая неудача: просишь поправить, получаешь переписанный заново текст, в котором от автора ничего не осталось.

Причина в глаголе. «Улучши», «доработай», «сделай лучше» — приглашение переписать. Нужны точные глаголы:

—

«сократи на треть, не убирая ни одного факта»

—

«найди места, где мысль повторяется, и покажи их — не правь сам»

—

«исправь только грамматику и пунктуацию, стиль не трогай»

—

«разбей на абзацы, текст оставь как есть»

Отдельный приём — правка без правки.Часто полезнее всего не менять текст, а получить список замечаний:

Найди в этом тексте пять мест, которые читатель может понять неправильно. Просто перечисли их с объяснением. Ничего не переписывай.

Вы получаете редакторский взгляд, а решение остаётся за вами. Для чужих текстов, особенно от подчинённых, это единственно верный режим: вернуть человеку замечания полезнее, чем вернуть переписанный текст.

Как убрать «ИИ-запах»

Тексты, сгенерированные без ограничений, узнаваемы. Это давно уже проблема: получатели их считывают, и письмо, которое выглядит машинным, обесценивает то, что в нём написано.

Признаки, по которым текст опознают:

Симметричные конструкции.«Не только X, но и Y». «Это не просто A — это B». Одинаковая длина абзацев. Три пункта там, где хватило бы двух.

Пустые усилители.«Действительно», «поистине», «крайне важно», «стоит отметить», «ключевым моментом является».

Обязательный оптимистичный финал.Любой текст заканчивается на подъёме, даже если содержание — отказ.

Отсутствие конкретики.Всё правильно и ни к чему не привязано: нет имён, дат, цифр, деталей.

Избыточная вежливость.Извинения там, где не за что, благодарности в каждом абзаце.

Гладкость.Ни одного шероховатого места, ни одной неровной фразы. Живой человек так не пишет.

Что с этим делать

Составьте личный чёрный список.Пять-десять оборотов, которые вас лично раздражают. Держите его в заметках и вставляйте в каждый запрос. Мой выглядит примерно так: «не используй „стоит отметить“, „важно понимать“, „не только… но и“, „в кратчайшие сроки“, „рады сообщить“». Ваш будет другим.

Требуйте конкретики.«Каждое утверждение подкрепи фактом из контекста. Если факта нет — не пиши утверждение».

Запрещайте финал.«Не заканчивай на позитивной ноте. Последнее предложение — по делу».

Ломайте ритм.«Абзацы разной длины. Один абзац сделай в одно предложение».

И главное — правьте руками.Замените два-три слова на свои. Уберите одно предложение. Добавьте деталь, которую знаете только вы. Тридцать секунд работы — и текст перестаёт опознаваться, потому что в нём появляется человек.

Как сохранить свой голос

Самый действенный приём во всей главе, и он же самый простой.

Соберите досье на себя.Найдите три-пять своих писем, которые вам нравятся. Не лучших, а типичных. Сложите в один файл.

Вставляйте его в запрос:

Вот три моих письма. Обрати внимание, как я пишу: длина предложений, обращения, прощания, степень формальности. Напиши следующее письмо так, чтобы получатель не заметил разницы.

Работает лучше любых описаний стиля, потому что в вашем письме есть то, что вы не сможете сформулировать: привычная длина фразы, любимые слова-связки, то, что вы никогда не пишете «с уважением», а всегда просто ставите имя.

Развитие приёма — разбор собственного стиля.Один раз попросите:

Опиши мой стиль письма по этим примерам: типичная длина предложения, любимые обороты, чего я избегаю, степень формальности. Дай описание, которое я смогу вставлять в другие запросы.

Получите короткую характеристику своего письма, которую дальше можно вставлять в любой запрос вместо всего досье. Занимает пять строк, работает почти так же.

Где это не сработает

Тексты, где важно ваше присутствие.Соболезнование, поздравление близкому коллеге, извинение за собственную ошибку. Не потому что модель не справится, а потому что справится слишком гладко — и это будет заметно. Такие письма пишутся руками, даже если получится хуже. Особенно если получится хуже.

Тексты с юридическими последствиями.Претензии, ответы на претензии, любые документы, которые могут оказаться в суде. Черновик — можно. Отправка без юриста — нет.

Длинная переписка с одним человеком.Если вы переписываетесь с клиентом каждый день, то через месяц машинных писем он заметит перемену. Тут либо досье на себя и постоянная ручная правка, либо руками.

Тексты, где ценность в неожиданности.Продающий текст, который должен зацепить, слоган, что-то намеренно нестандартное. Модель тяготеет к среднему — а среднее не цепляет.

Итог главы

Письмо определяется целью, а не темой. Всегда пишите в контексте, чего вы хотите от адресата после прочтения.

Для повторяющихся документов вставляйте образец. Один прошлый отчёт заменяет полстраницы объяснений.

Для напоминаний указывайте номер попытки. Иначе третье письмо будет написано как первое.

Для протоколов обязательно ограничение «не додумывай пропущенное». Иначе разошлёте придуманные сроки.

Регламент проще получить через интервью с самим собой, чем прямым запросом.

Правка требует точных глаголов. «Улучши» — приглашение переписать заново.

Держите личный чёрный список слов и вставляйте его в каждый запрос.

Досье из трёх своих писем — самый быстрый способ сохранить свой голос.

Правьте руками тридцать секунд. Одна ваша деталь убирает машинный привкус надёжнее любых ограничений.

Что сделать сегодня.Соберите файл из трёх своих писем и сохраните его отдельно. Составьте личный чёрный список из пяти оборотов. Это две вещи, которые вы будете использовать в каждом запросе до конца книги.

Следующая глава — про таблицы и цифры. Там начинается самое интересное, потому что там модель врёт увереннее всего.

Глава 5. Таблицы, цифры и данные

Ситуация

Вам прислали выгрузку. Восемьсот строк, четырнадцать колонок, часть загол

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.