Роман Гусельников
Внутренний аудит. Третья линия защиты, или Последний рубеж
3.2.1. Задание к ситуации № 2:
Теперь давайте попробуем ответить на вопрос: что, по вашему мнению, помогло бы компании не допустить роста бракованной продукции и какие рекомендации вы бы предоставили в качестве внутреннего аудитора? Предоставьте минимум три рекомендации (их может быть больше).
И как было сказано в ситуации № 1, для начала нам следует:
1. Обозначить проблемы в компании;
2. Определить причины возникновения проблем;
3. Сформулировать рекомендации по устранению этих причин, ориентируясь на цели проверки.
Запишите ваши рекомендации ниже и сравните их с предложениями внутренних аудиторов, представленными на следующей странице:
1. ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________;
2. ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________;
3. ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________;
4. ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________;
5. ____________________________________________________________________
______________________________________________________________________.
3.2.2. Рекомендации внутренних аудиторов к ситуации № 2:
В качестве рекомендаций аудиторы предлагали:
1. Снять с должности директора по персоналу.
2. Собственникам компании, совместно с юридическим департаментом, рассмотреть возможность взыскания убытков, причиненных умышленными действиями директора по персоналу;
3. Включить в KPI нового директора по персоналу расходы по оплате услуг штатных и внештатных сотрудников, в т. ч. расходы на услуги аутсорсинговых компаний, предоставляющих персонал;
4. В срочном порядке вернуть на свои места всех работников, прошедших обучение; в случае невозможности: набрать новых и провести для них обучение по обращению с товарными остатками в магазинах сети и на складах;
5. Во избежание высоких план-факт отклонений, при проведении прогнозного анализа специалистами непрофильных департаментов, закрепить планирование абсолютно всех видов расходов и доходов, без исключений, за планово-экономическим отделом.
Примерно так выглядели на тот момент рекомендации внутренних аудиторов.
Раздел 3.3. Ситуация № 3. Доверенность на финансового директора и новый «Touareg»
В аудиторскую фирму обратился собственник группы компаний по вопросу проведения внутреннего аудита с элементами комплаенса, в отношении действий финансового директора. Дело в том, что у собственника возникли подозрения в его добросовестности. Собственник подозревал, что его подчиненный злоупотребляет своими полномочиями в корыстных целях и попросту говоря: использует средства и имущество компании для личного обогащения.
Итак, целью проверки, как вы уже поняли, являлось подтверждение или опровержение подозрений собственника о злоупотреблениях со стороны финансового директора и его корыстных действиях, наносящих ущерб компании.
В ходе проверки было установлено, что финансовому директору была выписана генеральная доверенность на осуществление функций единоличного исполнительного органа (далее по тексту – ЕИО). Действующий Генеральный директор был «ставленником» и доверенным лицом собственника, но фактически в дела компаний не вникал и не управлял ими, а занимался личными поручениями собственника. Все руководство группой компаний осуществлял финансовый директор единолично.
Для того, чтобы выявить злоупотребления финансового директора своими полномочиями, аудиторы, в первую очередь, проанализировали контрагентов группы компаний на их взаимозависимость и аффилированность с финансовым директором. Для этого проверяющие использовали специальные информационно-аналитические программы и базы данных, такие, как «СПАРК-Интерфакс», «Контур-Фокус», а также социальные сети и иные интернет-ресурсы.
Данные процедуры по времени их проведения заняли бо́льшую часть всей проверки, но явной аффилированности лиц и фактов, указывающих на недобросовестные действия финансового директора, выражающиеся, например, в выводе активов (продаже имущества по заниженным ценам), либо, наоборот: в приобретении товаров, работ, услуг по ценам гораздо выше рыночных, аудиторы не обнаружили.
По сути дела, аудиторы искали хоть что-то, нужна была любая «зацепка».
Далее, аудиторы изучили перечень доходов некоторых топ-менеджеров и отдельно финансового директора. Было установлено, в течение анализируемого периода, все работники получали исключительно окладную часть и 30-ти процентную премию. А по итогам года премия составляла 100 процентов от оклада за выполнение их KPI, так называемая тринадцатая зарплата.
Однако финансовому директору ежемесячно начислялась заработная плата, в размере не менее трех окладов и трех премий. А его годовая премия составила девять окладов. Основанием для таких начислений являлись Приказы самого финансового директора. То есть, действуя в рамках генеральной доверенности, он сам себе выписывал премии. Аудиторами также установлено, что премии не были обусловлены производственными достижениями финансового директора и не были связаны с выполнением плановых финансовых показателей деятельности компании. При этом премии начислялись не только по итогам месяца, но и накануне всех праздничных дат, и не только по производственному календарю, но и к дням рождения.
Также финансовому директору единожды начислялась и выплачивалась материальная помощь. Формулировка в Приказе была следующая: «… на приобретение металлочерепицы и кирпича для монтажа обогревательной печи с дымоходом». Размер такой выплаты был значительный и отличался от сумм, выплачиваемых другим работникам компании.
По мнению аудиторов, произведенная выплата не соответствовала понятию материальной помощи. Дело в том, что материальная помощь не является частью заработной платы и выплачивается, например, в случае пожара на строительство дома, как единственного жилья; либо на длительное лечение или операцию; при рождении очередного ребенка матери-одиночке; на оплату услуг дошкольного учреждения и т. д.
Таким образом, отличительными признаками материальной помощи от других видов выплат является ее безвозмездный характер и волеизъявление работодателя оказать своему работнику помощь (и не всегда финансовую), в связи с отсутствием у него возможности самостоятельно справиться с финансовыми трудностями.
По сведениям службы безопасности группы компаний у финансового директора на момент проведения проверки имелось в собственности две квартиры и одновременно, он осуществлял строительство загородного дома. Форс-мажорных обстоятельств (пожаров наводнений, ураганов, оползней и других стихийных бедствий) в регионе не происходило.
Доказательств того, что финансовый директор нуждается в материальной помощи, он, по запросу аудиторов, не предоставил.
По сведениям службы безопасности, приобретенные материалы были использованы при строительстве загородного дома.
Аудиторы также установили, что компания заключила с одним из Автоцентров соглашение на приобретение внедорожника марки VolksWagen, стоимостью 2,8 млн. рублей. По условиям соглашения выгодоприобретателем и собственником автомобиля является финансовый директор, а плательщиком – компания. Между компанией и финансовым директором тоже имелось соглашение, согласно которому последний должен был выплачивать компании денежные средства, в размере ежемесячных платежей Автоцентру. Со слов собственника компании и Генерального директора, целью таких соглашений являлось предоставление финансовому директору отсрочки на приобретение автомобиля.
Далее аудиторы установили, что примерно 2/3 ежемесячно начисляемой заработной платы финансового директора, как раз и составляет размер ежемесячного платежа Автоцентру. Данная сумма удерживалась из его заработной платы в счет погашения его долга. Остаток средств выплачивался работнику.
Итак, что мы имеем «в сухом остатке»?
Во-первых, работник приобрел в собственность автомобиль за счет компании
Во-вторых, на основании генеральной доверенности он сам себе выписывал повышенные премии, не связанные с его профессиональными достижениями
В-третьих, приняв на себя обязательства рассчитаться с работодателем за автомобиль, он производил фиктивную оплату, путем частичного удержания из зарплаты, т. е. фактически осуществляя условный зачет.
Более того, аудиторами был обнаружен договор аренды транспортного средства, заключенный между финансовым директором и работодателем на аренду (внимание!) приобретенного компанией внедорожника, собственником которого являлся финансовый директор. По условиям этого договора, финансовый директор, в качестве гражданина сдает внедорожник в аренду компании на возмездной основе и сам лично его эксплуатирует. С обеих сторон договор был подписан финансовым директором.
То есть этот человек сумел не только получить за счет компании автомобиль, не заплатив за него ни рубля, но еще и умудрился сдавать его в аренду своей фирме и получать с нее за это деньги. При этом он свободно эксплуатировал и распоряжался этим автомобилем, на правах собственника.
Как мы видим, фактически все оказалось гораздо проще, чем создавать подконтрольные фирмы и выводить, через них средства и активы. Достаточно наличия генеральной доверенности и умения «запудривать мозги».
Дополнительно отмечу, что с учетом установленных фактов, не сложно понять, что обо всех начислениях, удержаниях и выплатах финансовому директору знал главный бухгалтер, который предпочел не доводить до сведения собственника данную информацию. После проведения службой безопасности служебного расследования в отношении действий главного бухгалтера, он также был уволен следом за финансовым директором.