Ольга Новикова
Сделай это в Китае! Руководство по производству вашего товара в КНР: от идеи до партии на складе
Новые термины
Инспектор по качеству – это сотрудник в Китае, который регулярно проверяет ваш товар и его производство на наличие дефектов и несоответствий установленным стандартам качества. Важно, что он следует вашим правилам проверки товара. Это ни в коем случае не сотрудник ваших поставщиков. Его выбираете и нанимаете вы или его предоставляет консалтинговая компания, которая оказывает вам услуги по работе с Китаем.
Менеджер по ВЭД – менеджер по внешнеэкономической деятельности. Занимается в компании общением с зарубежными поставщиками, полностью организовывает закупки товара в других странах.
Пресс-форма – устройство для получения изделий различной формы из металлов, пластмасс, резины и других материалов под действием давления, создаваемого на литьевых машинах.
Скам (от англ. scum) – интернет-мошенничество.
Субконтракт – форма производственного аутсорсинга, применяемая промышленными предприятиями для оптимизации производственных процессов. При субконтракте одно промышленное предприятие размещает на другом предприятии заказ на изготовление некоторой продукции или на выполнение технологических процессов в соответствии с требованиями заказчика.
Часть II
Общение с поставщиками. Условия сотрудничества
Глава 1
Как писать запросы поставщикам
Мистер ВЭД: Мне все это надоело! Потенциальные поставщики так неохотно мне отвечают – приходится с трудом вытягивать из них информацию и цены. Это возмутительно! Я написал столько запросов, а ответили только на пару из них, и то не на все вопросы. Им что, деньги не нужны? Я же клиент! Почему я должен уговаривать поставщика работать со мной? Что они о себе возомнили? Или китайский интернет блокирует все мои письма? В чем дело?
Мистер Чайна: Хороший вопрос. Ты совершенно прав, но представь себя на месте поставщика. Чаще всего производители делают товар согласно особым требованиям клиента: надо поставить его логотип, изменить упаковку, цвета, иногда внести еще более серьезные изменения. Все это влияет на цены, которые также сильно отличаются в зависимости от заказываемого количества. У них нет готового прайс-листа на все сразу. Поставщики для каждого проекта считают заново себестоимость и уже на этой основе рассчитывают цены для клиента. То есть каждый запрос любого клиента – это тоже проект, который требует серьезного подхода. Это не просто посмотреть в готовый прайс-лист и написать цену, все намного сложнее. А представь, сколько у поставщика запросов каждый день, сколько из них «просто так, узнать цену». А сколько совсем непонятных, с которыми еще приходится разбираться, выяснять, чего клиент хочет! Многие ведь вообще не понимают, чего хотят. А еще часто пишут не менеджеры компаний, а простые люди, которые желают получить бесплатный образец товара и даже не думают о каких-то оптовых закупках. Поэтому поставщику нужно отделить запросы с серьезными намерениями от всякого «спама», с которым можно разобраться тогда, когда будет свободное время. Обычно потом его и не бывает.
Мистер ВЭД: Действительно, я об этом не подумал. Видимо, мой запрос совсем не годится, раз на него так мало поставщиков отвечает. Посмотри-ка его, пожалуйста.
Мистер Чайна: Нет-нет, у тебя запрос более или менее нормальный. Но все равно не хватает нескольких ключевых параметров. И я бы не писал про то, что у тебя стартап, это явно смущает поставщиков. Они думают, что у тебя нет денег на заказ и они просто зря потратят время. Плюс предполагают, что ты неопытный, поэтому с тобой придется долго и много возиться, и не факт, что потом они получат заказ или что он не будет мизерным.
Для начала определите стандарты качества товара, поставщика которого вы ищете. Нужен список материалов и параметров, по которым вы можете пойти на компромисс, и тех, по которым собираетесь стоять на своем. Что для вас важнее: цена или супервысокое качество? Также определитесь, в каком сегменте вы хотите развивать свой бренд и будете продавать разрабатываемый товар: эконом, средний, премиум. Тогда вам легче будет выбрать необходимый уровень качества поставщиков и ценовой диапазон, который нужно искать. Определение всех ожиданий от товара даст прочную базу для поиска. Это поможет сразу отсечь тех поставщиков, которые не подходят по ряду причин.
Например, фабрики можно ранжировать по уровню качества, по возможности выполнять сложную кропотливую работу, использовать редкие материалы. Если ищете премиум-качество и собираетесь заказывать сложный в производстве продукт, то не стоит выбирать тех производителей, которые, судя по фото или образцам, делают исключительно экономтовары посредственного качества. Такие поставщики просто не потянут производство вашей продукции. Может быть, образцы они и сделают прекрасные, но в массовом производстве точно подведут. Или, если вам нужен для товара особый материал, узнайте сразу, работает ли с ним фабрика. Если нет, то уточните, подойдет ли их оборудование для такого материала, если вы поможете с его закупкой. Есть ли вообще у фабрики желание этот материал использовать? Большинству предприятий комфортно работать со своими стандартными материалами, и они не видят смысла подстраиваться под вас. А бывает, у них нет возможности покупать те компоненты, которые нужны для вашего товара. Тогда можно сразу отсеять фабрики, которые не подходят.
Будьте готовы к длительным поискам и исследованиям – иногда они растягиваются на несколько месяцев. Вы исследуете качество, стандарты и возможности множества поставщиков, чтобы хоть немного приблизиться к решению о том, с кем сотрудничать. Вам нужно найти такого партнера, у которого схожее с вашим отношение к качеству. Ценит ли он качество так же, как и вы? Может ли он достигать нужного качества в установленный срок? Если да, то впоследствии у вас будет больше шансов «синхронизироваться» с таким поставщиком и развиваться с ним в одном направлении.
Составление запроса и работа с ним: важные моменты
Как же написать запрос поставщикам, чтобы получать максимальное количество ответов и ускорить присылку прайс-листа нужного товара?
Обычно запросы делаются как можно большему количеству подходящих кандидатов. Оптимальное число – 20–30. Надеяться только на одного поставщика не нужно, это трата времени впустую.
Не пишите потенциальным партнерам, что вы новичок и обращаетесь с запросом впервые. Это сразу будет воспринято как ваш недостаток, и многие даже не станут обращать внимания на ваш запрос.
Ведите учет того, с кем вы пообщались и о чем договорились. Удобно составить таблицу Excel, где можно делать заметки по таким параметрам поставщика, как:
● название компании;
● ссылка на сайт или страницу на платформе Alibaba;
● контактные данные и контактные лица;
● способ общения, который лучше всего использовать с этим поставщиком;
● важные моменты, затронутые при обсуждении;
● ваша оценка поставщика;
● цены на товар;
● какие варианты сертификации продукции проходил поставщик для поставок своего товара в вашу страну, Европу, США, Японию;
● основные товары, которые поставщик производит;
● основные клиенты (бренд/компания).
Сделайте также папки на компьютере по каждому поставщику. Вкладывайте в соответствующую папку всю информацию: каталоги, презентации, фото и видео товара и фабрики, прайс-листы, описание фабрики, сертификаты, учредительные документы и т. д.
Представим, что вы ищете поставщиков на сайте Alibaba. Нашли несколько подходящих вариантов, написали запросы. И вот вы ждете, но ничего не происходит. Никто не отвечает, или отвечает только малая часть из тех, кому вы отправили запрос. Это очень странно, думаете вы: обычно поставщики борются за клиентов и рады, если вы сами написали. А тут вы им пишете – и ноль внимания. Китайцы сейчас действительно довольно избирательны в общении с клиентами. Если они не видят в вас потенциального заказчика с большим объемом закупок, то они могут вам или вовсе не отвечать, или общаться неохотно.
«Я же клиент. Почему я должен уговаривать поставщика работать со мной?» – спросите вы. Но попробуйте поставить себя на место китайского производителя. В большинстве случаев поставщики получают заказы на товар, который нужно кастомизировать согласно требованиям клиента. Это требует большой вовлеченности от менеджера по продажам. Он должен разбираться, что можно сделать, а что нельзя, проконсультировать вас по всем вопросам. На сайте Alibaba и других подобных ресурсах поставщики получают множество запросов каждый день. Поэтому им ничего не остается, как устанавливать приоритеты. Они выделяют запросы, которые, по их мнению, посланы компанией, заинтересованной в крупной закупке. И игнорируют те запросы, которые, на их взгляд, ничего стоящего не дадут.
Вам не отвечают? Возможные причины
Поговорим о возможных причинах, по которым вам не отвечают поставщики. Таких причин может быть несколько.
1. Поставщик не получил ваш e-mail. Возможно, был неправильно указан электронный адрес или он неактуальный (некоторые почтовые ящики их владельцы открывают редко, некоторые больше не используют); ваше письмо могло попасть в папку «Спам»; письмо оказалось чересчур большого объема, поэтому не было доставлено.
2. Поставщик получает слишком много запросов, и большинство из них малоценные и совсем несерьезные. Пишут, чтобы сравнить цены, выклянчить бесплатные образцы; часть запросов – от клиентов, которые сами не знают, чего хотят.
3. Ваш запрос не содержит какой-либо конкретики, и поставщик сразу понимает, что вы новичок в этом деле. Вы, например, просите сообщить о конкретном товаре, оговаривая, что он должен быть по самой низкой цене, но с самым высоким качеством. Однако для поставщика здесь нет никакой конкретики, это просто бесполезные слова. Поставщики уважительно относятся к людям, присылающим конкретные запросы с максимальным количеством четкой технической информации. Тогда производителю легко посчитать себестоимость и предоставить предложение, соответствующее требованиям к продукту.
Пример неконкретного запроса:
Добрый день!
Меня заинтересовали ваши товары, и я хотел бы получить прайс-лист на все серии посуды, которые у вас есть. У меня нет желания долго с вами торговаться, поэтому большая просьба – пришлите сразу самые низкие цены. Я планирую закупить по 20–100 штук каждой модели. Предоставьте, пожалуйста, прайс-лист с разбивкой по количествам, указанным мной.
Многие отправляют запросы такого рода, не задумываясь, сколько времени потребуется поставщику, чтобы подготовить такой огромный прайс-лист, да еще и с ценами на разные количества. Поставщику проще вовсе не отвечать на такие письма, чем целый день (а то и больше) готовить прайс-лист для одного клиента. К тому же поставщик не понимает, какие характеристики должны быть у товара. Ему было бы намного легче, получи он хотя бы указание, какая модель товара вас заинтересовала.
А вот пример того, как пишет профессионал:
Добрый день!
Мы посетили вашу страницу на сайте Alibaba, и нас заинтересовали следующие модели разделочных досок:
BCB101;
BCY207;
BCY306.
Нам нужны следующие технические характеристики по всем указанным моделям.
Материал: TPE.
Цвет: черный, красный и белый.
Размер: согласно изначальному дизайну 25 × 35 мм, как на приложенном фото.
Толщина: 3 мм.
Гравировка: «мясо», «рыба», «овощи» и «хлеб» (4 варианта) на верхней части доски.
Логотип: наш бренд на лицевой стороне.
Пожалуйста, пришлите мне прайс-лист на 1000 штук по каждой модели. Цены на условиях FOB порт Китай.
Также прошу, чтобы товар отвечал следующим параметрам:
– продукция должна соответствовать требованиям тестирования по европейскому стандарту LFGB (тестирование проводится за наш счет);
– доски можно мыть в посудомойке;
– их можно стерилизовать в микроволновой печи;
– они не должны повреждаться при использовании острых ножей.
Цена должна также включать стоимость упаковки, подобной той, что можно увидеть на вашем сайте на фото: полипропиленовый пакет, бумажная вставка с полноцветной печатью с нашим дизайном. Также цена должна включать стоимость экспортной упаковки: короба из трехслойного гофрокартона с маркировкой с двух сторон.
Нам необходимо получить по два образца каждой модели каждого из указанных цветов. Их нужно отправить за ваш счет на склад нашего партнера в Шэньчжэне. Образцы должны соответствовать всем вышеописанным требованиям. Мы будем проводить тщательное тестирование образцов, прежде чем размещать заказ, а также сравнивать их по качеству с образцами от других фабрик.
Каждая партия товара будет проверяться нашим штатным инспектором по качеству. Количество брака должно составлять не больше 1 %.
Нам нужен новый надежный поставщик разделочных досок самого высокого качества на долгосрочную перспективу, поэтому надеюсь, что им станете вы. Примерный годовой объем закупок досок – 150 000 штук. Буду ждать от вас подробный ответ в течение этой недели.
Другое дело, не правда ли?
4. Запрос слишком длинный, например две полные страницы формата А4 мелким шрифтом. Поставщикам лень его читать, и они переходят к письмам попроще.
5. Описание технических деталей на английском языке слишком сложное для адресата, и в нем много воды. Уровень английского языка у китайцев низкий, поэтому они чаще всего не отвечают на письма, которых не понимают. Либо отвечают спустя рукава, так что вы получите ответ только на один вопрос из десяти заданных. И это несмотря на то, что данный поставщик уже много лет продает товар, о котором вы спрашиваете.
6. Вы описываете себя как слишком маленького клиента, и поэтому вы неинтересны для поставщика. Например, вы пишете, что собираетесь открыть онлайн-магазин и еще не имеете опыта ведения бизнеса с Китаем. Отлично, все так начинают! Но китайскому поставщику незачем об этом знать, у него не бизнес-инкубатор для стартапов. Они хотят вести серьезный бизнес уже сейчас, не годом позже и не через десять лет. Поэтому представляйте себя как серьезный клиент.
Пример неудачного письма:
Добрый день!
Я подумываю об открытии своего онлайн-магазина, и мне кажется, что ваш товар мне очень подходит для этого. Я еще не зарегистрировал компанию, но мне хотелось бы узнать ваши требования по минимальному объему заказа (MOQ): возможно ли закупать у вас товар по 300 штук? У нас действительно маленький бюджет, поэтому мы не можем заказать больше. Но я обещаю, что мы увеличим объем, когда наш бизнес начнет развиваться.
Некоторые китайские поставщики работают с очень маленькой прибылью (2–4 %). Поэтому MOQ устанавливаются не просто так. Фабрика должна произвести определенное количество товара, чтобы окупить затраты. За счет обещаний будущих больших поставок не оплатишь счета за электричество и не выдашь зарплаты работникам.
Правильный вариант:
Добрый день!
Я старший менеджер по закупкам в компании «X». Наш офис находится в городе Москве (Россия). Мы сейчас ищем дополнительного поставщика в Китае, который бы производил товар для нашего отдела по торговле онлайн. Для нас очень важно качество, поэтому перед тем, как договориться о больших объемах, нам хотелось бы закупить 300 штук в качестве пробного заказа, чтобы избежать проблем с качеством в больших партиях, вовремя их выявить и исправить в пробном заказе.
Оба предложения говорят о закупке 300 штук, но впечатление создается совсем разное. Китайцы уважают людей, у которых есть авторитет. Поэтому для них важнее отвечать старшему менеджеру по закупкам в компании, а не новичку, который только начинает бизнес и у которого, конечно же, нет сотрудников в подчинении. И не важно, что вы действительно такой новичок, – нужно создать правильное впечатление у поставщика, чтобы он захотел с вами сотрудничать. Это необходимо для привлечения внимания.
7. Вы отправляете запросы слишком маленькому количеству поставщиков или чересчур сужаете круг общения. Потратьте время на поиски не менее 10 поставщиков (а лучше 20–30) и на общение с ними. Бо́льшая часть поставщиков после тщательных обсуждений товара и проверки на добросовестность отсеется. Поэтому нельзя останавливаться только на первых двух-трех ответивших. Чтобы не пришлось заново вести поиск, если никто из выбранных поставщиков не подошел, постарайтесь завязать общение со всеми ответившими.
8. Компания, в которую вы обратились, больше не существует. В интернете можно натолкнуться на устаревшие сведения о поставщиках, которые уже закрылись.
9. Поставщик больше не производит запрашиваемый товар. Это вряд ли относится к серьезным фабрикам-производителям, которые не меняют каждые несколько лет продуктовую специализацию и не закупают новое оборудование, чтобы выпускать совсем другой товар. Однако бывают предприятия, собирающие товар из нескольких компонентов. В случае перепрофилирования такие поставщики не тратят время на ответы «извините, у нас такого товара больше нет», им проще проигнорировать запрос.
10. Недостаток доверия к онлайн-запросам. Некоторые владельцы фабрик соглашаются, что, к примеру, сайт Alibaba – это классно, надо попробовать, но на самом деле до сих пор не доверяют таким технологиям. Поэтому они и сами особо не следят за запросами, и не поручают вести переписку англоязычному сотруднику. Владелец предпочитает получать запросы по старинке: он любит, чтобы клиент приехал в Китай и посетил его фабрику или чтобы можно было познакомиться на выставке. Такой производитель считает приезд клиента в Китай инвестицией, свидетельствующей о серьезности намерений. И для него даже телефонный звонок говорит о более серьезных намерениях, чем сообщение на каком-то b2b-портале.
Как правильно составить первое письмо поставщику
Для начала кратко опишите свою компанию и проект. Если есть презентация компании на английском или, еще лучше, на китайском языке, прикрепите ее к письму. Если у вас есть сайт – сошлитесь на него. Если у вас стартап, постарайтесь максимально масштабно расписать ваши планы и успешность продукта, который собираетесь производить, – как хорошо он будет востребован на рынке, как он будет популярен и как будет радовать потребителей. Преувеличения здесь очень помогут. Поставщик должен сразу понять, что вы серьезный клиент и с вами стоит начать диалог. Если он решит, что вы физическое лицо, которое просто хочет получить бесплатно образцы, ответа не ждите. На сайте Alibaba и подобных ресурсах появляется огромное количество просьб прислать бесплатный образец товара, в том числе для голодающих детей Африканского континента. В общем, представьтесь как можно серьезнее, чтобы поставщики понимали, что у вас компания, которая действительно хочет закупить товар.
Напишите, что хотите получить цену на конкретный товар. Дальше руководствуйтесь следующими пунктами.
1. Максимально подробно опишите товар, которым вы интересуетесь. Уточните, как вы хотите его изменить, если предполагается модификация продукции, которую поставщик уже производит. Тут нужны все технические характеристики, цвета, описания фактуры и материалов. Если у вас уже есть сформулированные стандарты качества, то отправьте их отдельным файлом.
2. Сообщите, какую цену вам надо предоставить согласно условиям «Инкотермс-2010» – FOB port China (FOB порт Китай) или другой вариант. Стандартные условия для работы с Китаем – это FOB port China. Если вы этого не укажете, поставщик может схитрить и указать цену ex works («с фабрики», то есть на условиях самовывоза), не упоминая об этом. А впоследствии вы обнаружите, что вам надо оплачивать за поставщика экспортные формальности, подачу контейнера, доставку до порта, погрузку на судно, портовые сборы и терминальные расходы. И это внезапно существенно увеличит себестоимость товара, особенно при объемах 100–500 штук.
3. Уточните, в какой валюте вы хотите получить прайс-лист – в долларах, евро или юанях (USD, EUR или RMB).
4. Сообщите, какое количество товара вы хотите закупить. Можно запросить несколько вариантов, чтобы понять, какая цена вас больше устраивает и при каком количестве товара в заказе можно ее получить. Завышать объем закупаемого товара в надежде потом заказать меньше – этот трюк уже не работает: поставщик немедленно пересчитает цены после того, как вы снизите количество в первом заказе. Также сейчас уже никто не поверит обещаниям: вот мы получим сейчас 100 штук в качестве пробного заказа, а потом будем закупать десятками тысяч по несколько раз в месяц. Китайцы понимают, что это, скорее всего, блеф, они живут сегодняшним днем, хотят получить со 100 штук прибыль и в убыток работать не собираются. Понятно, что для фабрики сделать 100 штук намного дороже, чем 10 000. Так что ждите, что они с вас возьмут по полной при таком пробном заказе. Только потом не забудьте поторговаться, когда вы действительно будете размещать второй заказ на условные 10 000 штук.
5. Если у вас уже есть примерные планы, сколько штук товара или контейнеров вы собираетесь закупать в год, поделитесь ими – при условии внушительного количества это поможет.
6. Укажите, нужно ли ставить логотип на изделии и какой он будет (если вы это уже представляете). Помните, что добавление логотипа не бесплатное.
7. Нужно ли включить в цену стоимость упаковки, бирок, ярлыков? Если да, то подробно опишите или даже покажите, какая упаковка должна быть у товара, какие бирки и ярлыки.
8. Укажите соответствие конкретным международным стандартам (если это применимо к вашему продукту).
Позаботьтесь, чтобы на сайте Alibaba и подобных ресурсах при написании запроса у вас была подпись наподобие той, что обычно ставят в электронных письмах: имя и фамилия, должность, название компании, страна и город, телефон(ы), e-mail, сайт компании (при наличии).
Если вы хотите закупить или разработать товар, в котором плохо разбираетесь, то рекомендации будут немного отличаться от приведенных выше. А именно: не спешите писать сразу всем потенциальным поставщикам. Сначала пообщайтесь с одним-двумя и соберите максимум информации, в том числе о качестве товара. Узнайте, что можно, что нельзя делать, что лучше, а что хуже. Постарайтесь побольше узнать о продукте, и вы сможете точнее описать его. И тогда уже с этим полным описанием, потренировавшись, можете обращаться к остальным потенциальным поставщикам. Это избавит вас от долгих переговоров со всеми выбранными компаниями об одном и том же, сэкономит много времени.
Не ограничивайтесь только письмами – советую сразу после отправки запроса поставщику позвонить ему и обратить его внимание на ваше письмо. То, что вы кому-то в Китае отправили сообщение или e-mail, вовсе не означает, что получатель обязан вам ответить. Благодаря звонку поставщики поймут, что запрос для вас важен и вы заинтересованы в сотрудничестве, поэтому будут отвечать охотнее. Ваш запрос уже не будет рассмотрен как спам или шпионаж, то есть как попытка узнать цены и выудить информацию о товаре.
Первый заказ у поставщика необязательно должен быть на сотни тысяч долларов или на целый контейнер. О небольшом объеме вполне реально договориться, все зависит от вида продукции, который вам нужен. Даже серьезные компании с большими объемами закупок по основному отработанному направлению могут с осторожностью пробовать новые товарные направления, заказывая совсем маленькие пробные партии. Это оправданно, потому что никому не хочется рисковать большими суммами, если пока не гарантировано качество товара или неизвестно, как он будет продаваться на потребительском рынке. Покупатель не может исключать и того, что фабрика в итоге не справится с производством заказанного товара. Чем меньше партия, тем меньше риски.
Подходите к отправке запросов поставщикам и к первому общению с ними как к продаже: упакуйте всю информацию в удобном для получателя виде, чтобы ему захотелось с вами сотрудничать.