Марина Киселева
Тонкие настройки руководителя. Путеводитель по развитию SOFT SKILLS
Глава 1. Способы настройки внутренних возможностей и ресурсов
Наверное, вы замечали, что порой какие-то действия приносят большое удовольствие, а иногда – совсем нет. Ну сделал и сделал. Таинства не вышло. Эту разницу нам дают осознанность, неспешность и состояние присутствия, ощущение, будто этот момент самый главный. Какой «статус важности» вы придадите этим действиям, зависит от вас.
Эта глава посвящена способам повышения личной эффективности. Внутри нас есть сила и ресурсы, способные сделать жизнь успешной, интересной и более счастливой. Ниже представлены восемь внутренних настроек, которые при правильном использовании могут сильно повлиять на вашу продуктивность и настроение.
Настройка 1. Признавайте неопределенность
Сегодня многие компании, изучая современные тенденции, сравнивают нашу реальность с той, которая была, например, 20 лет назад. Наш мир называют VUKA-миром. Это акроним, сложившийся из четырех слов, определяющих современный мир: Volatility (нестабильность), Uncertainty (неопределенность), Complexity (сложность), Ambiguity (неоднозначность). Количество информации, доступной нам, принципиально увеличилось. И я думаю, вы согласитесь, что много информации пустой. Стало известным высказывание «информация токсична». Увеличилось количество связей между людьми, количество возможностей, которые открываются благодаря доступности информации и знакомствам. Стремительно обновляются методы работы, данные последних исследований, приоритеты и т. д. И зачастую мы не можем предугадать, что нас ожидает впереди. Одной ногой мы еще в том мире, где было больше определенности, где был более или менее понятен путь к успеху, где мы верили печатному слову. А с другой стороны, мы постоянно сталкиваемся с необходимостью принимать неопределенность окружающего мира, которая просто есть. При этом одно из свойств нашего мышления – это стремление к определенности. Поэтому мышление противится неопределенности и придумывает мнимую определенность. Мы хотим заранее знать погоду и прогнозы финансовых рынков, понимать планы людей, от которых в чем-то зависим, даже если они сами плохо понимают свои планы. Известно, например, что в случае прогноза погоды можно полагаться только на один-два дня вперед, и то бывают ошибки. Получая иллюзию определенности, мы приобретаем спокойствие и ложное ощущение хозяина положения. Порой мы предпочитаем ложную карту местности, чем отсутствие любой карты.
Представьте, что вы собираетесь в отпуск. Вам очень важно понимать, какая погода вас ждет, чтобы подобрать гардероб. Вы смотрите несколько источников прогноза погоды, но ваша готовность все равно будет мнимой. Потому что ни один прогноз погоды не застрахует вас от неожиданных изменений. Гораздо эффективнее было бы, не цепляясь за возможность определенности, быть готовым к разной погоде и при сборах учесть риски. Если мы опираемся на мнимую определенность, нам на время становится спокойнее. Но это не самая эффективная опора. Основой нашего стремления все предугадать является тревожность. Поняв и почувствовав это, мы можем принять существование базовой тревожности. И нашей подлинной опорой может стать принятие неопределенности, которое дает много ресурсов.
Многие привыкли четко планировать свой день и идти по плану, задействовав свое линейное мышление. Ведь планом мы тоже страхуемся от неопределенности. Один мой знакомый руководитель делился опытом: «Я заметил, что моя привычка к четкому планированию дня отличается негибкостью. Я могу не заметить какую-то важную возможность, какой-то поворот, который мог бы стать способом решения проблемы или достижения цели». План может, да и должен быть на бумаге, а в голове нужно стараться быть открытым происходящему, видеть фон, лес за деревьями, быть готовым к гибкому изменению направления. Есть хорошее выражение: «Планирование – это не прогнозирование, а созидание». Это попытка зафиксировать и конкретизировать свои намерения и планы, прежде всего для себя самого, это созидание своего будущего, будущего своей компании или семьи. Почему бы не созидать, максимально учитывая актуальную ситуацию? Тогда у нас будет больше шансов использовать изменения во благо. Это сказывается и на внутреннем состоянии. Если мы в моменте принимаем свою уязвимость, мы очень остро чувствуем каждый момент своей жизни, проживаем события и встречи гораздо ярче и с благодарностью. Для того чтобы признать это и быть открытым, нужна определенная внутренняя сила.
Итак, основные выводы о настройке 1:
• план полезен для самоорганизации и достижения целей, но не страхует от неопределенности;
• чтобы принять неопределенность, нужно познакомиться со своей внутренней тревожностью;
• принятие неопределенности позволяет увидеть и использовать новые возможности, а также ощутить вкус жизни и даже приятное головокружение.
Настройка 2. Живите в круге своего контроля
В книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови разделяет события жизни, находящиеся в круге влияния или в круге забот. Круг влияния – это все аспекты вашей жизни, на которые вы можете повлиять (качество вашей работы, комфорт дома, воспитание детей, внешний вид и настроение, отношение к другим людям, эмоции, усилия, действия и пр.). Круг забот – это те аспекты, которые вы не можете контролировать (мысли окружающих, их выбор, слова, решения, события прошлого, какие-то решения высшего руководства, политические моменты и пр.).
За окном льет дождь. Погода – вне моего круга влияния. Хоть дождь, хоть солнце, я занимаюсь тем, что находится в моем круге влияния: провожу время с семьей, друзьями, учусь, работаю и беру зонтик.
Об этом писал еще Лев Толстой:
«Если бы мы увидали, что человек, вместо того чтобы покрыть крышу своего дома и вставить окна, всякий раз, когда заходит дождь и ветер, выходил бы наружу и, стоя на ветру и под дождем, сердился бы на тучи и кричал бы на них, приказывая одной идти направо, другой налево, – мы, наверно, увидав такого человека, сказали бы, что он сумасшедший. А между тем мы все делаем это самое, когда мы сердимся за то зло, которое делают люди, ругая людей, а не заботясь о том, чтобы искоренить зло в себе. А между тем избавиться от зла в себе – прикрыть свою крышу, вставить свои окна – в нашей власти, а искоренить зло из мира так же мало в нашей власти, как распоряжаться тучами. Если бы люди, вместо того чтобы учить других, хоть изредка занимались тем, чтобы учить самих себя, – все меньше и меньше становилось бы зла в мире и все легче и легче было бы жить людям».
Когда мы проводим время в круге забот, мы думаем о том, на что повлиять не в силах, и туда уходят наши мысли и энергия. Например, мы тревожимся о предстоящих событиях (будет ли повышение зарплаты), либо о политических вопросах, либо о конкуренте на работе. Мы прокручиваем в голове возможные варианты развития событий и, главное, реагируем на это эмоционально так, как будто то, что нас тревожит, уже произошло. Это отнимает много энергии. Как выглядит жизнь в круге влияния? «Я не знаю пока, что ждет меня на работе, но я уже могу сделать что-то, чтобы стать более профессиональным. Я могу сделать что-то уже сейчас, чтобы стать сильнее, умнее, добрее. Какой вклад я могу сделать сейчас в свою жизнь, жизнь своих близких, как могу быть полезен миру?» Выражение «делай что должно, и будь что будет» хорошо настраивает на эту волну. Какие-то конкретные успехи в одном деле дают уверенность и энергию на другие. Когда же вы сконцентрированы на своих ожиданиях от других и от мира, меняется самоощущение, вы чувствуете меньше уверенности и концентрации на главном. А значит, получаете меньше удовольствия. Если вы будете анализировать свои мысли и настроение, вы заметите моменты, когда уходите за пределы круга своего контроля. Постарайтесь вернуться обратно.
Итак, основные выводы о настройке 2:
• жизнь в круге своего контроля (или влияния) более приятна, а дела более продуктивны;
• нужно стараться замечать моменты, когда вы выходите за пределы круга своего контроля.
Настройка 3. Избавьтесь от установок, приводящих к стрессу и ограничивающих вас
Эти установки и возможные варианты их замены мы подробно разберем в главе 5 «Стресс: друг или враг». К ним относятся установки долженствования, обобщения, оценочная установка, установка чтения мыслей. Как от них освободиться? Замечайте их и пробуйте заменять более полезными для жизни установками.
Настройка 4. Сохраняйте ресурсы благодаря правильному планированию
Представьте, что у вас есть мечта или цель, которая вдохновляет. Вы понимаете, что она вполне достижима, вы можете представить результат, и он очень бодрит вас! В этот момент вы чувствуете, что почти у цели. Усилия по достижению этой цели кажутся не такими глобальными в сравнении со значимостью. Но вот проходит полгода, год, три года, а цель все еще не достигнута. Значит ли это, что она была нереалистичной? Совсем не обязательно. Если трезво оценить, благодаря чему мы можем достичь цели, это будут конкретные каждодневные (или регулярные) шаги. В случае, если достижение цели зависит только от вас, они практически гарантируют нужный исход. Но проблема в том, что мы их не делаем, а чаще делаем недостаточно. Мешают инерция, быт, каждодневная суета и пр. Нужно сместить фокус с вдохновения целью на трезвое выполнение шагов по ее достижению. Просто каждый день отвечайте за выполнение сегодняшнего шага. Концентрируйтесь на помехах, ограничениях времени и пр. Сегодня ваша задача – написать не всю научную работу, а только три страницы этой работы.
Есть дневные ресурсы и ограничения, и этим можно рулить. Ставьте эти усилия по достижению в ваш каждодневный план как приоритетную задачу. По возможности начинайте день с ее выполнения. Анализируйте итоги. Такой подход дает практическую пользу. Еще проще понять суть метода на примере с целью похудения. Согласитесь, если вы с вечера запланировали свой рацион на завтра, вам не придется выбирать каждый раз, съесть ли дополнительный кусочек хлеба, и это сэкономит вам энергию. Вам не нужно будет противостоять соблазнам в течение дня. Ведь мы, не замечая того, принимаем много мелких решений каждый день. Об этом говорит Тони Шварц в книге «То, как мы работаем, – не работает»: «Четкость указания времени, с которого мы начнем выполнять новые для нас действия, помогает сократить количество энергии, направленной на его исполнение. Частично это объясняется тем, что у нас уже имеется сложившийся выбор действий, которые мы выполняем в силу привычки или потому, что так удобно и приятно. Если вы только обещаете себе, энергии на действие не останется. Лучшим подтверждением, что ритуал прижился, является потребность».
И еще один момент, связанный с вашей мотивацией достижения. Старайтесь не делиться намерениями и своими глобальными целями. Известно, что при этом вы теряете часть энергии на достижение. Так работает механизм самоидентификации. Вы уже получили часть своего удовольствия, получив поддержку коллег или друзей и представив себя у цели. Это может охладить ваш пыл. Условно говоря, купить новые красивые краски, получить удовольствие и не начать рисовать – распространенная стратегия. Лучше разделяйте с друзьями радость от уже свершившихся достижений или хотя бы от конкретных шагов в сторону цели.
Итак, основные выводы о настройке 4:
• поставив цель, концентрируйтесь на плане ее достижения;
• каждый день отвечайте за сегодняшнюю часть достижения цели, управляйте ресурсами времени и возможными помехами;
• не делитесь намерениями, а разделяйте радость от уже полученных результатов.
Настройка 5. Помните об альтернативе иррационального планирования
Человек так устроен, что он пытается упорядочить реальность вокруг себя. Но все-таки мы отличаемся по степени принятия хаоса и неопределенности. Отсюда пошло разделение людей на иррационалов и рационалов, хотя чистых типов не существует. Бывает, что человек, например, предпочитает проснуться в выходные и действовать по ситуации и по настроению. Но зато свою работу он планирует четко и до мелочей.
Но в любом случае часто случается, что к каким-то ситуациям или людям просто не подходит традиционная система планирования с ее линейным порядком и последовательностью. Слышала такую шутку, что «тех, кто рожден плавать, книги по тайм-менеджменту учат бегать по суше»!
Давайте посмотрим, как проявляются крайние полюса рациональности – иррациональности.
Давайте перечислим некоторые способы альтернативного нелинейного планирования, которое еще называют иррациональным. Думаю, необязательно привязываться к данному определению. Просто воспримите это как варианты, которые могут вам подойти. Дело в том, что они помогают преодолеть сопротивление, двигаться в естественном ритме и прислушиваться к своим желаниям. В итоге результат может вас действительно удивить!
1. Составляйте общий список активностей, не привязанных ко времени, и распределяйте их, исходя из обстоятельств, учитывая настроение и внутренние ресурсы.
2. Группируйте дела. Например, можно выделять время на работу с почтой, телефонные звонки или работу с документами. Так вы сэкономите время на переключения. Если возможно, отключите уведомления и просматривайте сообщения, например, когда уже немного устали от основной работы.
3. Старайтесь по максимуму использовать период наибольшей концентрации, учитывайте период врабатываемости (это время, необходимое на сосредоточение и полное погружение в задачу, после чего наступают максимальная концентрация и продуктивность). Например, 10 минут вы погружаетесь в задачу, окружаете себя материалами, вспоминаете основные цели и смыслы. Затем наступает наиболее продуктивное состояние, которое тоже длится у всех по-разному, примерно от 40 минут до 2 часов, после чего вы чувствуете потребность в восстановлении. Тут время прогуляться, попить кофе, отвлечься. А если вы делаете перерыв или отвлекаетесь в середине времени максимального сосредоточения, то «рвете» свою продуктивность.
4. В книге С. Кови есть история про дровосека, расскажу ее своими словами. Один человек шел по лесу и увидел дровосека, который пилил деревья. Человек обратил внимание, что пилит дровосек медленно и с большим трудом, потому что пила его тупая. «Почему вы не заточите пилу?» – спросил он. «Мне некогда точить, пилить надо», – был ответ дровосека. Часто дела, которые формируют наше будущее, остаются не в приоритете, потому что есть много текущих задач, нас кто-то дергает, напоминает, вовлекает в этот круговорот текучки. Руководители даже топ-уровня иногда делятся со мной тем, что проходит целый год, а они не могут ответить себе на вопрос, в чем они принципиально продвинулись, что значимого произошло за этот год. «Заточка пилы» – это личная ответственность каждого человека, который хочет получать хорошие результаты. Но все хорошее достигается нелегко, и этот принцип тоже. Старайтесь увеличивать процент дел на «заточку пилы». Сюда могут относиться оптимизация существующих процессов, обучение и развитие вас и вашей команды, профилактические дела, определение стратегии, восстанавливающий отдых и занятия, дающие силу и энергию, например разные виды спорта.
5. Если, когда вы занимаетесь написанием отчета, у вас появляется желание, например, сделать фотоколлаж ко дню рождения и вы говорите себе: «Стоп, не отвлекаться, надо сначала доделать работу», это может затормозить продуктивность. А почему бы не разрешить себе идти параллельно в нескольких направлениях? Переключиться на час и потом вернуться к отчету уже совсем с другим настроем. Можно спонтанно переключаться с одного вида деятельности на другой в течение дня. Написали письмо клиенту – переключились на игру на гитаре или создание презентации. Если у вас совсем нет настроения делать что-то, потратьте это время на другое не менее полезное занятие. Иногда возможность переключиться в процессе на что-то другое может дать в итоге лучший результат. Порой не так важно довести задачу до идеала. С учетом быстрых изменений это может быть мнимое совершенство. Если отказаться от идеи по его достижению, можно стать более открытым для альтернативных решений.
Само по себе удовольствие от процесса работы тоже мотивирует. А также мотивирует фиксация конкретных результатов. Поэтому не забывайте их отмечать!
6. Наверное, каждый может вспомнить у себя такое ощущение, когда пора завершать работу над какой-то задачей, когда накопилась усталость и вы будто превысили тот предел, за которым уже нет удовольствия, но вы продолжаете тянуть эту лямку. Вам надо доработать эти 3 часа до конца. Сама по себе способность концентрироваться на задаче очень важна. Но будет эффективнее, если вы будете учитывать свое состояние. Потому что то, КАК мы что-либо делаем, иногда важнее, чем то, ЧТО мы делаем.
Итак, основные выводы о настройке 5:
• используйте гибкий вариант планирования с более спонтанным распределением задач;
• группируйте дела;
• старайтесь по полной использовать время максимальной концентрации, но замечать предел своей продуктивности, когда пора переключиться;
• увеличивайте процент дел на «заточку пилы»;
• позвольте себе параллельно работать в нескольких направлениях.
