Коллектив авторов
Управление качеством. Краткий курс
11. Процессный подход
Процессный подход – принцип управления качеством, определенный в стандартах ИСО серии 9000 как представление внутренней среды организации в виде упорядоченной совокупности процессов.
1. У любого процесса есть границы, определяемые начальной стадией (вход) и конечной (выход). Вход часто рассматривают как ресурсы процесса. Выход процесса является результатом преобразования или набора преобразований. Процесс выполняет свою деятельность, используя ресурсы. Таким образом, процесс в TQM определяется как организованная деятельность, которая преобразует входящую совокупность взаимосвязанных ресурсов в выходящую.
2. Процессы подразделяются на три вида:
1) индивидуальный процесс, выполняемый отдельными индивидами;
2) функциональный, или вертикальный процесс, отражающий деятельность компании по вертикали и соответствующий ее структуре взаимодействия руководителей, отделов, подразделений и служащих компании;
3) деловой (business process), или горизонтальный процесс, который пересекает по горизонтали деятельность компании и представляет собой совокупность взаимосвязанных интегрированных процессов.
Каждый процесс должен иметь своего владельца, который отвечает за улучшение работы процесса и может принимать самостоятельные решения. Также у каждого процесса должен быть руководитель – лицо, ответственное за его качественное функционирование и исполнение.
3. Основой управления процессами являются следующие показатели эффективности:
• затраты на реализацию процесса;
• длительность процесса;
• показатели качества процесса.
4. Для реализации процессного подхода на предприятии необходимо предпринять следующие действия:
• определение каждого процесса на предприятии;
• установление требований и критериев оценки для каждого процесса в целях достижения желаемого результата;
• установление и измерение «входа» и «выхода» процесса;
• согласование процесса с функциями организации;
• оценка возможных рисков;
• четкое распределение полномочий, ответственности и подотчетности в управлении процессом;
• определение внутренних и внешних потребителей и поставщиков, прочих участников процесса;
• концентрация внимания в процессе принятия решения на этапах процесса, потоках, средствах измерения, потребностях в обучении, оборудовании, методологии, информации, материалах и других ресурсах, необходимых для достижения желаемого результата.
На основе процессного подхода организация должна определить процессы проектирования, производства и поставки продукции или услуги, в результате чего управление результатами процесса переходит в управление самим процессом.
12. Управление процессами на предприятии
1. Менеджмент и обеспечение взаимодействия идентифицированных процессов в рамках деятельности организации осуществляется на основе системного подхода, когда каждый процесс рассматривается как элемент системы менеджмента качества организации.
Управление процессами необходимо осуществлять по двум направлениям:
1) структура и функционирование самого процесса, внутри которого имеются потоки продукции или информации;
2) система качества продукции как сумма всех процессов, протекающих внутри структуры.
Реализовать совокупность этих двух направлений позволяет процессная модель – представление функций и взаимосвязей в организации, базовым элементом которой являются виды деятельности и их результаты. В большинстве организаций руководители подразделений распоряжаются в рамках своих полномочий ресурсами и несут ответственность за деятельность подчиненных, т. е. они руководители своих процессов. При идентификации процессов можно уточнять обязанности, этапы и взаимосвязи в процессах.
2. При построении процессной модели функционирования организации для названий процессов предпочтительны короткие словосочетания, отражающие суть выполняемой деятельности и ее результат. Создаваемая процессная модель управления не противопоставляется и не ломает широко распространенную функциональную модель с вертикальной иерархической структурой, а также не противоречит проектному управлению.
Описание процесса могут использовать:
• персонал процесса – для ознакомления с требованиями и осуществления процесса;
• руководители процессов – для проверки соответствия и всестороннего анализа процесса;
• внутренние и внешние аудиторы – для проверки и оценки соответствия установленным требованиям процессов СМК;
• проектные группы – для улучшения и реинжиниринга процессов, а также для внедрения различных информационных систем управления предприятием.
3. Для разработки эффективной системы оценки процессов необходимо структурировать цели организации, оценку процессов, подразделений, каждого работника с системой поощрения и оплаты труда. Показатели оценки должны быть измеримыми величинами, рассчитываемыми на основе данных, полученных из достоверных источников информации.
В качестве показателей для оценки процессов можно использовать:
• результативность, т. е. степень достижения запланированного результата;
• эффективность, т. е. использование ресурсов (времени, издержек) для достижения результата;
• гибкость процесса, т. е. способность адаптации к изменениям.
К общим для всех процессов в системе менеджмента качества показателям оценки могут быть отнесены следующие показатели результативности:
• выполнение плановых показателей;
• несоответствия, выявленные при внутренних и внешних аудитах, устраненные в планируемые сроки;
• претензии потребителей (включая внутренних потребителей).
13. Петля качества продукции
1. В соответствии с международными стандартами ИСО под петлей качества понимают концептуальную модель взаимозависимых видов деятельности, влияющих на качество на различных стадиях – от определения потребностей до оценки их удовлетворения. Эта модель представляет собой замкнутый в виде кольца жизненный цикл продукции, включающий следующие основные этапы:
• маркетинг;
• проектирование и разработку технических требований, разработку продукции;
• материально-техническое снабжение;
• подготовку производства и разработку технологии и производственных процессов;
• производство;
• контроль, испытания и обследования;
• упаковку и хранение;
• реализацию и распределение продукции;
• монтаж и эксплуатацию;
• техническую помощь и обслуживание;
• утилизацию.
Между первым и последним этапами формируется обратная связь, образуя «петлю качества».
Петля качества устанавливает взаимосвязь между изготовителем продукции, потребителем и со всеми объектами, обеспечивающими решение задач управления качеством продукции. Важный аспект системы качества – обеспечение целостности процессов управления качеством на всех этапах жизненного цикла продукции.
Согласно этой модели управление качеством продукции осуществляется циклически и проходит через определенные этапы, именуемые циклом Деминга (циклом PDCA).
2. Петля качества показывает последовательное отражение качества процессов на качестве конечного результата. Обобщенное качество результата представляет собой совокупность проектного, производственного и эксплуатационного качества.
Проектное качество отражает процессы планирования качества продукции. Планирование качества начинается в процессе маркетинговых исследований, качество которых определяет качество будущего товара. Планирование качества продолжается в процессе проектирования продукции и разработки процессов.
Производственное качество отражает процессы формирования качества продукции, которое начинается с закупки материалов и заканчивается моментом сдачи продукции потребителю. Качество продукции определяется удовлетворенностью потребителя и зависит от характеристик произведенной продукции, качества упаковки, своевременности доставки, качества сбыта. Качество продукции формируют следующие виды деятельности: закупки, производство продукции (предоставление услуг), проверка готовой продукции, упаковка и складирование, сбыт и продажа, монтаж и сдача в эксплуатацию.
Эксплуатационное качество отражает процессы изменения качества продукции. На качество продукции, находящейся в эксплуатации, влияет качество процессов эксплуатации, сервисного обслуживания и проведенных ремонтов. Опыт эксплуатации необходим для дальнейшего совершенствования продукции.
Качество утилизации или вторичной переработки регламентировано экологическими, санитарными и другими нормами.
13. Концепция замкнутого цикла управления качеством (PDCA)
1. В рамках процессного подхода к управлению качеством на предприятии согласно ГОСТ Р ИСО 9001–2008 одной из особенностей процессуальной модели является реализация для всей системы и каждого процесса замкнутого цикла управления. Эта концепция базируется на подходе, получившем название цикла PDCA или цикла Деминга.
В 1950 г. доктор Деминг предложил в первую очередь выяснить, чего хочет получить потребитель, а затем постепенно улучшать дизайн продуктов и сам процесс производства до тех пор, пока качество не станет непревзойденным. Чтобы осуществить переход от контроля качества к управлению качеством, он дал общие названия каждому из трех этапов: «планирование» (plan), «осуществление» (do), «действие» (act). Кроме того, он добавил четвертый – «проверка» (check) либо «изучение» (study). Соответственно цикл Деминга называют циклом PDC(S)A. Между первым и последним этапами формируется обратная связь, образуя «петлю качества», благодаря чему цикл Деминга получил название «замкнутого цикла».
2. В настоящее время цикл описывают через следующие понятия.
Планирование – разработка целей и процессов, требуемых для достижения результатов в соответствии с заданием потребителей и политикой организации.
Осуществление – внедрение процесса, выполнение действия.
Проверка (изучение) – постоянный контроль и измерение процессов и продукции с точки зрения политики, целей и требований на продукцию.
Действие – осуществление действий по постоянному улучшению показателей процессов.
3. Этап проверки результата является важнейшим элементом цикла PDCA. На этом этапе любой полученный результат независимо от успеха или неудачи необходимо проанализировать, так как именно результаты анализа составляют основу эффективных управленческих решений.
Этап проверки начинается с анализа взаимосвязи между результатами деятельности и причинами, их породившими. Чтобы предотвратить повторное появление выявленных причин, приводящих к нежелательным результатам работы, разрабатываются и осуществляются меры по решению проблемы. На этапе исправления для устранения причин снижения качества иногда требуется изменение не только отдельно взятого процесса, но и всей стратегии предприятия.
При соблюдении указанного порядка действий на этапе проверки все операции по совершенствованию процессов управления предприятием будут логически обоснованными. Также на предприятии постоянно будет накапливаться база данных об управленческих решениях, которая в исторической перспективе позволит отследить последствия этих решений, а также сравнить их между собой и отобрать наиболее эффективные.
4. Создание этапа «проверки» в рамках процессной модели предприятия требует от руководителя объективной оценки всех предыдущих решений, а также понимания того, что отрицательный результат – это тоже результат, из анализа которого можно извлечь пользу и прибыль. На начальных этапах основная ошибка заключается в том, что, успешно реализовав первые два этапа цикла PDCA, руководители пренебрегают двумя остальными, тогда как успех в достижении качества заключается в извлечении уроков из проделанного, в пересмотре и исправлении политики и задач руководства, в составлении на их основе новых планов, новых систем управления.