Илья Греднев
Как организовать грандиозный юбилей компании?
При выборе места для юбилея, когда на праздник приглашаются люди разного социального статуса, желательно обеспечить зональность и возможно организовать доступ, используя современные технические решения, например – выдавая карту, браслет, в местах перехода из одного зала в другой, поставить датчики с дружелюбной, но твердо исполняющей инструкции охраной. Это рекомендуется делать, когда на мероприятие приглашаются политики, бизнесмены, артисты, известные всему миру – желающих подойти сделать с ними селфи за вечер может превысить любые разумные пределы и довести VIP гостей до бешенства.
Важный, но очень редко принимаемый во внимание нюанс из нашей практики: уточняйте даже у самых популярных и имиджевых площадках – есть ли у них места для переодевания, подготовки и питания артистам. К сожалению, нам не раз приходилось уговаривать не расстраиваться, и работать с душой артистов, после переодевания зимой на улице, в машине, или когда им предлагали перекусить стоя в коридоре. Спокойно к таким «мелочам» относятся только начинающие, но чем выше статут артистов, тем болезненнее они воспринимают такое отношение, вплоть до отказа выходить на сцену.
Итак, место для проведения юбилея лучше выбирать на основе функционального совпадения потребностей мероприятия, не опираясь на кухню, обслуживание. В моей практике есть опыт, когда мы организовывали юбилей в большом загородном коттедже, с нанятыми отдельно официантами, а еду привозили из четырех разных ресторанов.
Глава 5. Кого приглашаем на юбилей организации?
Любой юбилей – это отличная возможность хорошим, нужным людям проявить уважение и помириться с остальными полезными партнёрами.
Список приглашенных на юбилей всегда определяется целями мероприятия. Далее я не рассматриваю задачи организации скромного мероприятия для сотрудников склада, производства или офиса – для этого взаимодействие с подобно нашей Event компанией не требуется, как и проработка всех перечисленных в книге советов. Рассматриваю только проведение юбилея, подзадачами которого являются донесение определенных идей из широкого круга нужных организации людей и компаний.
Практически каждому руководителю хочется пригласить на грандиозный праздник бывших партнеров, сотрудников, клиентов, чьё мнение значимо для него, особенно, если расставание произошло в трудный и переломный момент становления организации. Мой однозначный совет: «категорически этого делать не стоит», лучше после юбилея пошлите ссылку на красивый отчет о мероприятии. Что может быть хуже публичного проявления обиды и выяснения отношений, у бывшего партнера, ценного специалиста – увидевшего грандиозность мероприятия и потерявшего голову от зависти?
Составление списка для приглашения на юбилей организации – задача, требующая ювелирной политкорректности и стратегического чутья на людей, чьи ресурсы и связи необходимы для развития в будущем. Для этого нужно иметь качественный план развития организации на ближайшие годы и понимать, благодаря каким организациям, и занимающим в них ключевые посты людям, возможен успех или противодействие – именно эти люди приглашаются первыми на будущий праздник.
Сотрудники организации однозначно важны, необходимо показать тех, кто стоял у истоков и вынес на своих плечах все тяготы становления, при условии, что именно с ними связана ставка на будущее развитие – тогда это отличные и нужные кандидаты на юбилей. Но часто для завоевания новых рубежей, требуются новые люди – как говорил Фридрих Ницше: «Нужны новые уши, чтобы услышать новую музыку!». Последние десятилетия жизнь кардинально изменилась, для будущих успехов практически любой организации необходимо на ключевые посты ставить новых амбициозных сотрудников. Крупный юбилей – это отличная возможность познакомить перспективный кадровый резерв с акционерами, людьми из власти, медиаперсонами, учредителями крупных клиентов и поставщиков.
Важно при составлении списка гостей учитывать следующие тонкости:
– Приглашайте только тех, кто позитивно относится к организации, даже сомнение о том, что гость может публично высказать критику – ставит вопрос о его персоне.
– Приглашая представителей разных компаний и медиаперсоны, желательно, как можно лучше изучить круг друзей и недоброжелателей каждого, так как случайные разборки на вашем праздники явно не улучшат настроение всех гостей.
– При возможности пригласить сразу много медиаперсон и людей из категории VIP, стоит очень осторожно это делать, так как им всем необходимо оказать внимание – от места рядом с руководством организации, празднующей юбилей, до внимания гостей, артистов, журналистов.
– Ограничивайте круг потенциальных и действующих клиентов, дилеров, поставщиков – во многих рынках руководители знают друг друга в лицо и организация может потерять в имидже, если присутствующие решат, что юбилей превращен в продажную презентацию товаров или услуг.
– Не приглашайте, даже очень хороших друзей и партнеров организации, кто любит любое событие превращать в собственную пиар компанию и у них действительно получается переключить основных гостей на себя.
Определившись со списком гостей, необходимо выделить ответственного сотрудника для грамотного приглашения всех будущих участников юбилея. По возможности, необходимо, как можно раньше начинать телефонные звонки и понимать, кто и как реагирует на приглашение. За 3-4 месяца до мероприятия можно уже примерно определиться с будущим количеством гостей, чтобы планировать основные параметры юбилея – какую площадку выбирать, чем кормить, и как лучше формировать наполнение праздника. За месяц необходимо повторить звонки, чтобы получить подтверждение участия или отказ, всем готовым приехать – выслать всеми возможными способами информацию о месте (желательно с GPS координатами для навигаторов), времени, дресс-коде, меню, развлекательной и деловой программе, присутствии представителей власти и СМИ, любых медиаперсон. За неделю, затем и за 2-3 дня обязательно напомнить гостям о предстоящем событии всеми возможными способами – звонок, смс, сообщение в мессенджере, электронная почта, социальные сети. Такая активность со стороны организации только приветствуется и показывает, что присутствия определенного гостя важно! Это намного лучше, по сравнению с отрицательными примерами – когда гости едут непонятно куда, совершенно не понимая формата мероприятия, покормят ли там или стоит заехать перекусить, кто там будет и придется ли скучать или участвовать в банальных свадебных конкурсах.
Чем выше социальный статус гостей – тем больше они любят определенность во всех деталях. Нам много раз приходилось высылать гостям не только фотографии будущего оформления места под юбилей, но и меню, список приглашенных СМИ, возможных медиаперсон, подробную программу деловой и развлекательной части.
