Евгений Шалагин
Процессный подход. Практика
Определения и сокращения
АВС-анализ – метод группировки и ранжирования продуктов, поставщиков, заказчиков, конкурентов на основе принципа Парето;
PDCA-цикл (он же цикл Деминга-Шухарта) – циклический алгоритм успешного достижения целей (планируй-выполняй-контролируй-улучшай);
АСУ – автоматизированные системы управления (технологическими процессами);
БДР – бюджет доходов и расходов;
БЕ – бизнес-единица;
БКНС – блочная кустовая насосная станция;
БКО – блочно-комплектное оборудование;
ВОВ – Великая Отечественная Война (1941-1945 гг.);
ВС – вооруженные силы;
ГД – генеральный директор;
ГИП – главный инженер проекта;
ИАС – инженерно-авиационная служба;
ИТ – информационные технологии;
Кайдзен-предложение – предложение работника по улучшениям (процессов, технологий, условий труда, продукции и пр.), повышению производительности, безопасности и качества труда, снижению затрат и потерь, применению новых технологий и оборудования и пр.
НД – нормативная документация;
НКУ – низковольтные комплектные устройства;
НПП – научно-производственное предприятие;
ОМТО – отдел материально-технического обеспечения;
ПКД – проектно-конструкторская документация;
ПНР – пуско-наладочные работы;
ПНС – пожарная насосная станция;
ПТ – производительность труда;
РФ – Российская Федерация;
РЧП – рентабельность по чистой прибыли;
СИКГ – система измерения количества и показателей качества газа;
СИКН – система измерения количества и показателей качества нефти;
СМК – система менеджмента качества (стандарты серии ISO 9000);
СССР – Союз Советских Социалистических Республик (1922-1991 гг.);
ССЧ – среднесписочная численность (персонала);
СТП – стандарт предприятия;
ТЗ – техническое задание;
ТКП – технико-коммерческое предложение;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
УКПГ – установка комплексной подготовки газа;
ФНБ – фонд национального благосостояния;
ФОТ – фонд оплаты труда;
ЧП – чистая прибыль.
Введение
Лишь 20 процентов Вашей деятельности приносят Вам 80 процентов доходов. Многое из того, что Вы делаете, не так и необходимо, как Вы считаете. Правило Парето
Больше всего вреда приносит тот, кто работает «изо всех сил». Уильям Эдвардс Деминг
Созрел до написания новой книги. Первая книга оказалась довольно популярной. Это радует и немного удивляет, учитывая очень узкую специализацию темы. Всем читателям – большое спасибо! Очень рад, что смог заинтересовать Вас, постараюсь делать это и дальше.
Совсем не случайно я начинаю вторую книгу с той же цитаты, что и первую [2]. Порой диву даешься сколько времени, энергии и ресурсов расходуется сегодня молодыми менеджерами на инструменты, не несущие никакого эффекта, пользы, добавленной стоимости. Или на избыточно сложные инструменты, на случай «а вдруг» – вдруг через год, два, три понадобятся и эти сведения. Чаще всего, у таких инструментов сложный интерфейс, они требуют более длительной работы с инструкцией, увеличивают потери времени на понимание инструмента. Причем работа ведется «изо всех сил», с демонстрацией руководству самой бурной деятельности и расходов (трудозатрат, покупок ПО, изменению помещений и пр.). Это подтверждает реальное существование эффекта Даннинга-Крюгера. Его парадокс в том, что менее компетентные молодые работники считают себя профессионалами, экспертами, очень категоричны, уверены в полном превосходстве и исключительности своих выводов, знаний и опыта. Они, надув щеки, принимают некорректные и несвоевременные бизнес-решения, оправдывая и яростно защищая их лишь предположениями и эмоциями, небольшим личным опытом, или опытом в сильно отличающихся системах управления (например, серийное производство и проектное управление). Ну а более компетентные работники – склонны сомневаться в своих способностях, решениях и выводах, продолжают поиск дополнительных аргументов, подтверждений, свидетельств.
Собственникам необходимо постоянно выявлять несвоевременные и неэффективные решения, проводить их оценку и вовремя останавливать или перенаправлять их. Потери (рабочего времени) при этом формируются не только при создании таких инструментов и процессов, но и, самое ужасное, – при их эксплуатации. Особо массово это явление распространено в компаниях, перешагнувших этап «Расцвет» [1]. Оптимальным решением для таких проблем видится единый коллегиальный центр развития компании (защиты и оценки таких решений, их необходимости, формата и структуры – до начала их реализации).
Повысить производительность одного элемента можно только повысив производительность всей системы. Уильям Эдвардс Деминг
Если ты не можешь описать то, что ты делаешь как единый процесс, – ты не знаешь, что ты делаешь. Уильям Эдвардс Деминг
Надо отметить, что очень редко в какой из компаний РФ занимаются цельным процессом создания продукции. В подавляющем большинстве занимаются «латанием дыр», полностью фокусируясь на локальных процедурах, процессах, инструментах. Большинство сегодняшних менеджеров не понимает, что, увеличив эффективность лишь одной-двух составляющей (процессов второго уровня) большого процесса по созданию продукции (процесса первого уровня), эффективность всего процесса не изменить. А порой ее можно и значительно ухудшить. Доработка локальных несвязанных процессов и инструментов-«заплаток», мало меняют общую эффективность работ – конфликты на стыках таких локальных инструментов разрушают весь эффект улучшений. Это является стратегической ошибкой. Такой же большой, как и отказ от унификации в наименованиях подразделений, процессах, инструментах управления, их избыточном усложнении. В книге рассмотрим к чему ведут эти ошибки.
Повторюсь, что автору в разное время довелось поработать в нескольких инжиниринговых компаниях РФ: НПП «ОЗНА-Инжиниринг», «Корпорация Уралтехнострой», НПП «Нефтегазинжиниринг», НПП «ГКС», НИЦ «Инкомсистем». В основном все они, на начало работ автора, имели:
– централизованные линейно–функциональные организационные структуры;
– сопоставимые ССЧ персонала (от 200 до 300 чел.) и выручку (от 1,0 до 3,5 млрд.руб./год);
– схожую номенклатуру основной продукции и услуг (блочное измерительное и насосное оборудование; автоматизированные системы управления для предприятий нефтеперерабатывающей, нефтегазовой и нефтехимической отраслей РФ);
– централизованный отдел продаж;
– отсутствие систем планирования и мониторинга продаж и производства;
– нулевой уровень вовлеченности персонала в системы менеджмента (формальные системы менеджмента);
– разные сроки деятельности компаний на рынке (от 5 до 30 лет).
Знания и успешный опыт автора включает в себя почти весь спектр существующего на рынке функционала – продажи, закупки (включая экспорт/импорт), маркетинг, ГИП, СМК, ПВРК, создание дилерской и сервисной сетей, стратегическое развитие, внедрение СМК (ISO 9001), ИСУП (РМВОК), ИТ-проектов (СЭД), в разных компаниях, разных отраслей промышленности (инжиниринг, промышленное производство, автомобилестроение, связь, авиадвигателестроение).
Такая обширная практика и вариативность реальных бизнес-решений позволили автору сформировать простой базовый комплекс реформ для достижения успеха на рынке, и уже трижды подтвердить его адекватность успешными практиками и результатами: ОЗНА-Инжиниринг 2009–2011 гг. (сведений за эти годы в свободном доступе нет), ГКС 2015–2018 гг. и Инкомсистем 2019–2023 гг. (эти результаты общедоступны в поисковиках сбис, СПАРК, Контур.Фокус и пр.). Результаты везде – кратный рост выручки, прибыли и производительности труда.
Почему же эти компании не могут закрепить результаты в долгосрочном периоде? Виной тому – многочисленные отступления от рекомендаций автора, выбор неверных направлений развития, целей, методов их достижения, уход от унификации наименований подразделений и процессов, необоснованная вера в свою исключительность, «свой путь» на рынке, гонка за рекордами (гордыня – это один из семи библейских грехов).
Не буду переписывать всю свою первую книгу [2], она свободно размещена в сети Интернет, кому интересно – там Вы найдете:
– последовательность и состав этапов реформирования инжиниринговых компаний (тот самый базовый комплекс);
– последовательность и состав этапов внутреннего обследования компании, типичные выявляемые проблемы;
– методы, принципы и рекомендации по разработке новой организационной структуры;
– инструменты по определению, документированию и мониторингу правильных планов и целей (программы и стратегия развития, материальная мотивация персонала);
– создание процесса продажи (инструменты, набор показателей и методы мониторинга и управления);
– оптимизация себестоимости продукции (качество, аутсорсинг);
– проектное управление;
– типичные и специфические ошибки реорганизаций, их решение.
В этой книге мы более подробно рассмотрим лишь два раздела: Процессный подход и Анализ внешней среды за 2023 год (тот самый, главный бонус книги). На первый взгляд содержание разделов несовместимо по смыслу. Но, если рассматривать вторую книгу, как дополнение первой, – все становится на свои места.
Итак, начнем. В первой книге первым этапом шло определение главной цели реформ. Будем исходить из того, что главная цель определена – стабилизация роста выручки. Много лет остаюсь приверженцем идеи, что это наиболее правильная цель сегодня для любой компании. Стабильный, линейный рост выручки точно определяет знание, что необходимо компании каждый последующий год (стабильность загрузки ресурсов и инвестиций, прогнозируемость доходов и расходов, возможность стабильных перевооружений, уверенность в будущем и пр.). Пример – АО «Систем электрик» (ранее Шнейдер Электрик). На мой взгляд, это самый идеальный и самый профессиональный график роста выручки на рынке: никакой волатильности, четкий, почти линейный, прогнозируемый постоянный рост с 2004 года (если исключить результаты 2022-2023 годов).
Сегодня, с вершин своего опыта и результатов работ, могу смело утверждать, что компания, которая будет полностью следовать рекомендациям автора уверенно, последовательно, и без отклонений – «порвет» свой рынок и станет его лидером на долгие годы. Легко ли это? – нет, это будет трудно. Долго ли это создавать? – нет, при правильном подходе, от года до двух лет. Гарантирован ли успех? – конечно нет, все зависит от Вас и Вашего персонала, вовлеченности в реформирование, выбора и понимания целей, здорового азарта и упорства.
Но, что более важно, мои рекомендации – это реально те 20% усилий, которые принесут Вам 80% успеха.
Рассмотрим подробнее один из этапов реформирования.