Алексей Колоколов
Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных
Резюме
Уже при создании сводных таблиц важно учитывать, что их придется обновлять, – только так данные на дашборде будут оставаться актуальными. Но само собой это в Excel не происходит.
Лайфхак, который сэкономит ваши силы, – отформатируйте подготовленную плоскую таблицу как умную.
1. Умной таблице можно задать имя. Это удобно, потому что при дальнейшем создании сводных таблиц всегда будет понятно, какие данные в них содержатся.
2. Этот способ экономит время. При каждом изменении плоской таблицы не придется проводить лишние манипуляции: для обновления сводной таблицы будет достаточно клика по кнопке «Обновить все».
Проблемы обновления данных: урок на YouTube
https://rebrand.ly/data-update
Как сделать умную таблицу в Excel: урок на YouTube
https://rebrand.ly/smart-table
1.3 Делаем выборки данных для визуализаций
В основе каждого визуального элемента на дашборде – отдельный отчет сводной таблицы. Под термином «отчет» я уже понимаю комплексное представление данных, состоящее из нескольких таблиц и диаграмм. Поэтому отдельные сводные таблицы буду называть выборками данных.
Для дашборда «Анализ фонда оплаты труда» нам потребуются 3 выборки:
● динамика выплат;
● расходы по подразделениям;
● расходы по статьям.
Создадим их на подготовленных данных и выберем подходящие диаграммы и графики для каждой. Останавливаться на вопросе выбора визуальных элементов пока не будем – эту тему подробно рассмотрим позже.
Как работает отчет сводной таблицы
Все возможности для дальнейшей настройки – на правой панели «Поля сводной таблицы». В верхней части по умолчанию находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов из плоской таблицы. Ниже – раздел для настройки, состоящий из 4 областей:
● значения;
● строки;
● столбцы;
● фильтры.
Отображение панели можно изменить, кликнув по «шестеренке» и выбрав вариант «Разделы полей и областей рядом» – так будет виден длинный список полей.
Чтобы добавить поле в выборку, поставьте галочку возле его названия в списке полей или перетащите оттуда мышкой в нужную область: «Фильтры», «Столбцы», «Строки» или «Значения». Так же можно и удалить поле из выборки: убрать галочку возле его названия или перетащить мышкой из конкретной области в список полей.
Сводная таблица автоматически агрегирует данные в столбцах, то есть объединяет их по какому-либо признаку. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если же в них есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться количество ячеек.
В ячейках выборки можно использовать и другие способы вычисления: среднее, минимальное значение, доля и т. д. Изменить способ расчета можно несколькими способами.
Способ 1
Нажмите правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в сводной таблице и выберите другой способ агрегирования.
Способ 2
Выберите нужный тип агрегации через меню: «Анализ сводной таблицы» → «Активное поле» → «Параметры поля» → вкладки «Операции» или «Дополнительные вычисления» в открывшемся окне.
Когда выборка создана и настроена, делаем по ней заготовку для визуального элемента.
Делаем первую выборку
Начнем с выборки для будущей визуализации с динамикой выплат. Для этого на листе со сводной таблицей в панели «Поля сводной таблицы» отмечаем галочками нужное: «Месяц», «Факт» и «План». Это все – первая выборка готова.
Находясь в любой ячейке созданной выборки, заходим на вкладку «Вставка», нажимаем кнопку «Вставить график или диаграмму с областями» и выбираем вид «График с маркерами».
Если при создании выборки что-то пошло не так, всегда можно вернуться в исходное состояние, нажав на вкладке «Анализ сводной диаграммы» кнопку «Очистить сводную таблицу».
Чтобы не запутаться, давайте выборкам названия.
Способ 1
Перейдите в меню «Анализ сводной таблицы» → кнопка «Параметры» слева → в открывшемся окне задайте имя таблице: «Динамика расходов».
Способ 2
Кликните правой кнопкой мыши по первой ячейке в строке с заголовками и выберите из контекстного меню «Параметры сводной таблицы».
В открывшемся диалоговом окне в поле «Имя сводной таблицы» введите название, которое будет отображать суть данных этой выборки. При дальнейшей работе вы всегда будете знать, с какой выборкой работаете.
Это диалоговое окно также можно вызвать с вкладки меню «Анализ сводной таблицы» → «Параметры».
Тиражирование выборки
Для каждой диаграммы требуется отдельный отчет сводной таблицы. Но для этого не нужно возвращаться на лист с плоской таблицей и делать новую сводную. Достаточно скопировать имеющуюся выборку и вставить ниже на свободные строки этого же листа. Это я называю тиражированием.
Убедитесь, что вы выделили и скопировали все ячейки, – иначе получите не сводную таблицу, а просто диапазон ячеек, непригодный для дальнейшей работы. Часто это происходит, когда забывают выделить итоги или столбцы, которые не уместились в видимую область экрана.
Чтобы превратить скопированную выборку в новую, делаем следующее:
ставим курсор на любую ячейку скопированной выборки;
на панели «Поля сводной таблицы» убираем галочку у поля «Месяц»;
там же ставим галочку у поля «Подразделение».
В результате получаем выборку для заготовки визуального элемента «Расходы по подразделениям». Добавляем на лист заготовку: на вкладке меню «Вставка» нажмите «Вставить гистограмму или линейчатую диаграмму» и выберите вид «Гистограмма с группировкой».
Таким же образом повторим процесс тиражирования выборки для визуализации «Расходы по статьям»:
переносим копию второй готовой выборки на новые строки, ставим курсор на любую ее ячейку;
убираем галочку у поля «Подразделение» на панели «Поля сводной таблицы»;
добавляем галочку у поля «Статья расходов».
Выборка готова, осталось отредактировать. В меню «Вставка» нажимаем «Вставить гистограмму или линейчатую диаграмму», выбираем вид «Линейчатая диаграмма с группировкой».
Ошибка «Перекрытие отчетов сводных таблиц не допускается». Что делать?
Ошибка возникает, если при обновлении данных появились новые категории и им не хватает строк, потому что там размещена следующая выборка.
Решение: добавьте нужное число пустых строк (лучше с запасом) после выборки с ошибкой и еще раз обновите информацию.
При размещении выборок друг под другом оставляйте между ними пустые строки, чтобы при добавлении данных было достаточно места для автоматического продления вниз, или размещайте их по горизонтали с отступом в 1–2 столбца.
Резюме
Все визуальные элементы на интерактивном дашборде построены на выборках данных из сводной таблицы. Один элемент – одна выборка. Тиражирование помогает сэкономить время на создании новых выборок: если новая должна отличаться от уже созданной только категориями, создавать ее с нуля необязательно.
1. Выделяем таблицу (следите, чтобы выделились все ячейки, иначе выборка не будет работать).
2. Для тиражирования копируем и вставляем на лист со сводной таблицей новую выборку.
3. Отмечаем нужные для новой выборки поля в панели «Поля сводной таблицы». Даем новой выборке название.
4. Стоя на любой ячейке выборки, выбираем и добавляем заготовку для диаграммы – оформлять ее будем позже.
5. То же самое делаем с другими выборками и заготовками визуальных элементов.
Оставляйте расстояние между выборками, чтобы избежать их перекрытия друг другом после обновления данных. Заранее определите, как лучше размещать выборки: вниз или вправо.
Как делать выборки на сводных таблицах: урок на YouTube
Как избежать перекрытия отчетов: урок на YouTube
1.4 Настраиваем интерактив
Ключевое отличие дашборда от слайда – возможность фильтровать данные. Благодаря этому на одном экране мы можем перейти от итоговых показателей компании до каждого подразделения, углубиться в статьи затрат по каждому месяцу. На это ушли бы десятки слайдов.
Интерактивность дашборда можно настроить с помощью фильтров или срезов. Фильтры привычны многим, но у них есть свои недостатки, которые делают работу с дашбордом неудобной. Рассмотрим оба инструмента, чтобы подстроиться под предпочтения любого заказчика.
Старые добрые фильтры
В полях сводной таблицы предусмотрен блок «Фильтры». Мы можем перенести туда категорию данных, например подразделение, и над таблицей получим строку с фильтром.
Я не люблю стандартные фильтры по нескольким причинам.
● Сразу не видно, сколько элементов в списке, – может, 4, а может, 40. Нужно раскрывать список, чтобы выбрать элемент.
● Для выбора нескольких элементов надо нажимать отдельную галочку.
● Для каждой выборки нужно добавлять свои фильтры, даже если они уже были настроены для другой выборки.
● Они занимают лишнее место на листе.
Многие до сих пор добавляют множество фильтров и ставят галочки в длинных списках. Хотя еще в 2010 году появилась современная альтернатива – кнопки-срезы. Во многом благодаря им дашборд получает интуитивно понятный интерфейс.
Волшебные срезы
Как создать срез:
ставим курсор на ячейку внутри сводной таблицы;
на вкладке меню «Вставка» нажимаем «Срез»;
ставим галочку в поле с нужной категорией данных;
получаем интерактивный срез.
Если вместо списка полей появилось такое окно, значит, вы пропустили п. 1 – нужно поставить курсор внутрь сводной таблицы, чтобы ячейка выделилась, иначе Excel вам говорит: «Подключения не найдены».
Нажимаете на кнопку среза – и таблица с графиком динамически фильтруется по выбранному подразделению.
Если вы хотите выбрать несколько подразделений, то выбирайте их с зажатой клавишей Ctrl, а если это вам неудобно, то можете перейти в режим выбора нескольких объектов и по очереди выделять.
Чтобы сбросить фильтр, нажмите на знакомую кнопку справа вверху.
Подключаем срезы к отчетам
Созданный срез по умолчанию фильтрует только ту выборку, на основе которой он создан. Для влияния на другие выборки мы настроим взаимодействие.
Способ 1
Через кнопку на ленте меню
На вкладке «Срез» выберите кнопку «Подключения к отчетам». Если вы не видите такой вкладки, значит, ваш курсор стоит на какой-нибудь ячейке, поставьте его на срез.
Способ 2
Через контекстное меню
Кликните по срезу правой кнопкой мыши и выберите пункт «Подключения к отчетам» из контекстного меню.
У меня нет предпочтений, по ситуации применяю оба способа. В итоге открывается окно «Подключения к отчетам (Подразделение)», в нем отмечаем галочками все остальные таблицы.
Теперь срез «Подразделение» взаимодействует со всеми выборками и заготовками, что есть на листе.
Можно добавлять сразу несколько срезов, если в окне «Вставка срезов» поставить несколько галочек возле названий столбцов.
Для каждого среза нужно настроить взаимодействие с существующими выборками. Срез может влиять не на все визуальные элементы, а только на их часть в зависимости от сценария работы дашборда.
Не создавайте срезы для полей, которые содержат данные о фактических значениях, – используйте их для полей с категориями.
Выборки и срезы за 5 шагов
Работу с выборками можно оптимизировать, чтобы создание визуальных элементов стало более простым. Для этого сначала полностью настраиваем базовую выборку, а потом тиражируем ее и получаем почти готовую новую.
Шаг 1
Создайте на новом листе первую выборку из полей сводной таблицы «Месяц», «План» и «Факт».
Шаг 2
Откройте параметры сводной таблицы на вкладке меню «Анализ» → «Параметры» или с помощью контекстного меню (клик правой кнопкой мыши).
Шаг 3
В открывшемся окне настроек уберите галочку в пункте «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении». Если этого не сделать, при каждом использовании среза ширину столбцов придется настраивать заново.
Шаг 4
Добавьте нужные срезы из базовой выборки. На вкладке меню «Вставка» нажмите «Срез» и в появившемся окне отметьте галочками необходимые поля.
Чтобы выбрать на срезе несколько категорий, нажмите на кнопку «Выбор нескольких объектов» возле его заголовка и уберите выделение с ненужных позиций. Еще один вариант – нажать на клавиатуре Ctrl и мышью выбрать нужные позиции.
Шаг 5
Осталось тиражировать базовую настроенную выборку и добавить все нужные заготовки визуальных элементов.
Панель «Поля сводной таблицы» всегда можно скрыть, а при необходимости вызвать снова: клик правой кнопкой мыши из любой ячейки сводной таблицы → кнопка «Показать список полей».
