Александр Мезин
По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество
Самостоятельность
Самостоятельность – это важнейшее качество сотрудника при удаленной работе. Многие компании, нанимая людей в распределенные команды, проверяют у них наличие именно этого качества сразу после владения нужными квалификациями. Самостоятельность влияет на все: начиная от того, насколько хорошо вы сможете организовать рабочее пространство, и заканчивая выполнением сложных задач, связанных с вовлечением большого количества людей кроме вас.
Сложно говорить о каком-то особенном методе воспитания в себе этого навыка, кроме непосредственного его проявления. Возникла сложность – пытаешься ее разрешить. Не ставят задачи – находишь себе задачи сам в рамках вашей проектной деятельности. Не получается решить и придумать – идешь к менеджеру и задаешь вопрос, просишь задачу на выполнение.
Конечно, этот навык важен и в офисной работе. Он вообще очень полезен, но в удаленной работе его наличие становится чуть ли не критическим. Все технологии и практики, о которых мы будем говорить в этой книге, помогут вашей самостоятельности реализоваться и поддерживать вас на высоком уровне эффективности. Но выработать ее у себя можете только вы сами.
Рутина и ритм
Закрепление рабочих часов – самый важный элемент построения успешной работы из дома. О том, когда у вас рабочие часы, теперь должны знать не только вы и ваши коллеги, но и все, кто с вами живет.
Часто компании требуют от вас часы обязательного онлайна. Если вы работаете в таких условиях, то вам придется воспринимать это как данность и стараться договориться с родными. Если у вас есть дети и ими некому заняться кроме вашего партнера, скорей всего, ваш партнер одновременно с вами работать не сможет.
Если с вас требуют только результат, то тогда старайтесь выбирать рабочие часы таким образом, чтобы они учитывали периоды вашей наибольшей эффективности и были удобны не только вам, но и тем, с кем вы живете.
Определенное вами рабочее время не обязательно будет совпадать с тем, в которое от вас требуется обязательный онлайн. Например, в обозначенные работодателем часы вам поступает много входящих звонков, и вы не можете закрывать какие-то задачи, требующие концентрации. Значит, в вашем рабочем расписании должно учитываться как время, когда вы онлайн для компании, так и время на задачи, от которых вас нельзя отвлекать. Таким образом, в вашем расписании должны быть четко указаны промежутки времени, когда вы отвечаете на звонки (возможно, даже отвлекаясь на домашние дела?) и когда вас никак нельзя трогать даже «на минуточку» никому из домашних.
Рабочая рутина должна оставаться рабочей. Чем четче вы сможете выделить ее из быта, тем лучше для всех участников процесса. При работе на удаленке, как в жизни одному, так и в жизни с кем-то, есть свои плюсы и минусы.
В первом случае вам предстоит серьезная проверка на самоорганизацию, когда никто не стоит за спиной и не может проконтролировать, какую социальную сеть вы листаете в три часа дня.
Во втором варианте придется договариваться и объяснять, что рабочие часы действительно рабочие. То, что вы сидите в фейсбуке, – это выстраивание профессиональных связей, и вы заняты. А то, что смотрите ютуб, – это исследование новой темы, и вы очень сосредоточены на процессе. Лучшим вариантом договоренности будет такой: ваш партнер и другие родственники не трогают вас с такого-то часа до такого-то, абсолютно невзирая на вашу деятельность. Вы можете ходить по квартире, что-то печатать, рисовать, смотреть, читать – это ваши рабочие часы. Ваша работа – это не их дело и не их ответственность.
В эти часы ваша задача – решить все рабочие вопросы так, чтобы к ним не требовалось возвращаться в другое время. Потому что если вы будете нарушать эту договоренность, работая тогда, когда обещали своим родным заниматься другими делами, то и окружающим будет сложно соблюдать свою часть договора и не отвлекать вас от работы.
Метод помидора – это самый часто используемый практический метод организации рабочего времени. Суть его предельно проста: вы занимаетесь одной задачей без отвлечения в течение 25 минут, потом делаете перерыв на 10 минут. Он очень полезен, когда вы не можете позволить себе погрузиться в задачу на какой-то более продолжительный промежуток времени в силу внешних обстоятельств (в основном ими будут выступать живущие с вами люди). Объяснить, что ближайшие 25 минут вас нельзя трогать даже чуть-чуть, гораздо проще, чем добиться этого на несколько часов. При этом, если вы новичок в работе из дома, этот метод поможет вам концентрироваться хотя бы те же 25 минут не срываясь попить чай или посмотреть, как там проводит время ваш ребенок.
Другим преимуществом этого метода может быть возможность заводить обратный отсчет на часах, которые видите не только вы. Тогда те, кто с вами живет, смогут, не отвлекая вас, посмотреть, заняты вы сейчас или нет, а также спланировать свое время, зная, когда к вам можно обратиться за помощью или с вопросом.
Перерывы в работе должны быть регулярными и, желательно, жестко регламентированными. Возможно, вы привыкли в офисе ходить на обед с коллегами, когда все освободятся. Но дома, особенно первое время, лучше придерживаться строгого расписания.
Если вы работаете полный рабочий день, постарайтесь обеспечить себя хотя бы тремя перерывами по 15–20 минут и одним перерывом на полчаса-час для обеда. Трекинг рабочего времени работодателем – это отдельная тема, по которой мы пройдемся во втором разделе книги. Но в случае необходимости проводить восемь часов перед компьютером учитывайте, что все ваши перерывы скорее всего будут прибавляться к требуемому времени. При этом лучше ими не пренебрегать, потому что ваша эффективность, здоровье и настроение сильно зависят от того, насколько регулярно и качественно вы проводите перерывы.
Стоит помнить, что тут нет универсального рецепта. Кому-то очень важно сидеть по несколько часов, погружаясь в задачу. А кто-то, наоборот, может позволить себе передышки каждый час. Главное помните – перерывы важны.
Ваш рабочий ритм формируется из вышеописанных факторов. Большими интервалами являются последовательности рабочих и выходных дней, малыми – рабочие часы и перерывы. Как правило, чем ритмичнее вы двигаетесь, тем проще вам в средне- и долгосрочной перспективе. Понятно, что бывают вынужденные переработки, мы ходим в отпуск, болеем. Но чем четче вы соблюдаете ритм, когда это возможно и зависит от вас, тем бóльшую услугу вы себе оказываете.
Притча про зайца и черепаху именно о ритме. Если вы двигаетесь со средней скоростью, но при этом равномерно и каждый день выдаете средний результат – это гораздо лучше, чем если вы рывками закрываете много задач, а потом на какое-то время практически выпадаете из процесса.
Традиции и ритуалы – одни из самых важных механизмов в нашей жизни. Мы начинаем следовать им с младенчества, и на протяжении всей жизни хорошие традиции и ритуалы служат нам и помогают выстраивать многие процессы.
Офисная рутина, менеджмент, повседневная жизнь – все они наполнены традициями и ритуалами, которые мы часто не замечаем, выполняя на автомате. Но именно они позволяют нашему мозгу эффективно включаться в определенные процессы и настраиваться на определенный лад.
Поездка в метро до офиса, утренняя чашка кофе с коллегами, включение компьютера и проверка почты – все эти вещи на каком-то этапе мы начинаем делать на автомате, не задумываясь об их важности. А когда мы теряем их, ломаем порядок, то почему-то не можем сосредоточиться на работе, а наши мысли начинают блуждать.
Никто не утверждает, что без традиций и ритуалов из вас не получится хорошего специалиста. Но они могут очень сильно помочь вам в работе.
Если вы привыкли к определенным ритуалам, которые позволяют вам настроиться на рабочий лад, постарайтесь воспроизвести их в домашней обстановке. А если это невозможно, то придумайте новые. Попробуйте заменить поездку до работы прогулкой по скверу, а чашку кофе с коллегами – записыванием задач на день в ежедневник. Вариантов множество, главное – прислушиваться к себе и соблюдать постоянство, делать одни и те же вещи каждый раз, когда начинаете рабочий день или беретесь за какую-то задачу.
Управление временем лучше всего осуществлять при помощи календаря. В идеале использовать Google или Яндекс-календарь, так как они могут интегрироваться практически с любыми сервисами и вам будет легко поделиться вашим календарем с коллегами и родней, чтобы дать им возможность видеть вашу загрузку. Отмечайте в календаре все ваши встречи и созвоны заранее. Если есть какие-то мероприятия, которые происходят у вас регулярно, то просто сделайте в календаре повторяющееся событие, чтобы не создавать каждый раз новое. От того, как педантично вы ведете календарь и насколько хорошо ваши коллеги и родственники, живущие с вами, понимают, как им пользоваться, зависит, насколько часто вас будут тревожить в неурочное время. Попросите ваших родственников ставить важные задачи по дому или семейные дела сразу вам в календарь, чтобы вы могли планировать свою загрузку. Если понадобится, обучите их работе с календарем. Если не получится научить, просто добавляйте события в календарь по их просьбе. Будьте педантичны настолько, насколько можете.
Управление задачами – один из ключевых элементов построения успешной удаленной работы. Лучший вариант – когда правила и технические решения для этого предоставляет ваш работодатель. Но если этого не происходит и у вас встает вопрос личной эффективности, то вы можете сами разобраться с тем, почему, как и с помощью каких инструментов можно упорядочить свою работу. Чем ваш персональный процесс лучше организован, тем проще вам будет достигать хороших результатов в работе и ликвидировать вопросы коллег и руководства о вашей занятости дома.
Понимать свою загрузку в данный момент и в обозримом прогнозируемом будущем, а также иметь возможность фиксировать свою деятельность и впоследствии демонстрировать процесс – это очень важные составляющие любой работы. Но на удаленке эти вещи могут стать жизненно необходимыми не только для вашей личной карьеры, но и для базового успеха любого предприятия.
В современном менеджменте бытует ошибочное мнение, что человек в офисе, сидящий за компьютером, – работает. Как-то по умолчанию так воспринимается. На результат выполнения задач смотрят уже во вторую очередь.
Существует целая когорта управленцев, которая воспринимает менеджмент исключительно как слежку за офисным планктоном и регулирование вопросов с перестановкой столов в опенспейсе. Возможно, вы работаете именно с такими людьми. Плохо, если так, но это абсолютно нормальная с точки зрения статистики ситуация. Совсем крайние случаи подобного менеджмента встречаются редко, но, так или иначе, многие управленцы испытывают дискомфорт просто от того, что теряют сотрудников из виду. Обычно, когда таких людей ставят управлять удаленной командой, у них просто срывает крышу. Тогда в ход идут постоянно работающие веб-камеры, запись всего ввода с клавиатуры, отслеживание посещения сайтов и необходимость писать подробные отчеты каждую неделю или даже каждый день.
Бороться с подобной ситуацией помогает документирование всех действий и ведение карточек с задачами в любой доступной для этого программе. Можно даже таблички в экселе сделать, если специальной программы нет и нет желания ее устанавливать. Забавно в этой ситуации то, что, скорее всего, вам эта возможность может потребоваться просто для самого себя.
Trello – очень простой, интуитивно понятный, визуально привлекательный и бесплатный инструмент, который можно использовать как для организации вашего Канбан-процесса, так и для ведения отношений с заказчиками и клиентами или для отслеживания ваших персональных задач и семейных дел. При этом, если хорошо разобраться в его работе, в Trello можно построить почти любую среду для коллективного отслеживания задач, причем при помощи бесплатных функций этого таск-менеджера. А еще к Trello можно подключить календарь, о котором мы говорили выше. Если вы будете создавать задачу с привязкой по времени, она автоматически будет делать событие в календаре и напоминать вам о нем.
Веб-сайт: https://trello.com/
Если вы никогда не сталкивались с системами управления задачами и не очень хотите в них разбираться на данном этапе, то начните с написания в блокноте того, что будете делать сегодня, с последующим вычеркиванием тех пунктов, которые выполнили.
Канбан – этот очень простой способ описать и организовать практически любой процесс, будь то производственная линия по сборке автомобиля или сложная командная работа по созданию приложения для свиданий. Подойдет он и для организации вашего рабочего времени.
Канбан в переводе с японского означает «рекламный щит, вывеска» (яп. 看板). Если ударяться в теорию, то можно сказать, что Канбан – это фреймворк[2] семейства методологий Agile[3]. В рамках этой книги нам лишь стоит знать, что Канбан можно адаптировать в соответствии с теми задачами, которые вам нужны.
В очень простом виде это таблица из четырех столбцов.
1. «Бэклог», или «котел» – общий список задач.
2. «Сделать», или «to do» – задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время.
3. «В процессе» – задачи, которые в данный момент находятся в процессе выполнения.
4. «Сделано» – задачи, которые уже выполнены.
Реализовать Канбан-структуру можно при помощи специальных программ (о них будет сказано чуть позже), стикеров на доске или таблицы в Excel, главное – обеспечить основную функцию Канбан-системы: возможность двигать задачи из столбца в столбец. А теперь подробнее о том, по какому принципу, откуда и куда двигать задачи.
Бэклог, или котел, – это крайний левый столбец. В него вы заносите абсолютно все задачи, которые к вам поступают. Бэклогом его обозвали разработчики программного обеспечения, а котлом, наверное, повара (но это не точно). Суть его в том, что сюда сыпятся все появляющиеся задачи, это их сортировочный пункт. Идеально будет, если вы сможете держать задачи в этом списке упорядоченными сверху вниз по степени важности: чем более важная задача, тем выше она находится.
На картинке реализация Канбан-доски в программе Trello на актуальном проекте автора.
«Сделать», или «to do» – это список задач на день. Каждое утро вы выбираете из бэклога те задачи, которые планируете сделать в течение дня. Вы перемещаете задачи в этот список и упорядочиваете их в соответствии с вашим планом так, чтобы первая задача, которую вы будете делать, была в самом верху. Логично, что в этом списке не может быть задач больше, чем в бэклоге.
«В процессе» – это список всех задач, которыми вы занимаетесь в данный момент. В строгих реализациях Канбана при командной работе специалистам запрещается держать в этом списке больше одной-двух задач. Обычно рекомендуется держать здесь только те задачи, которые вы действительно прямо сейчас делаете. Это позволяет не только фокусироваться на конкретных задачах, зная, что делаешь именно то, что нужно делать сейчас, но и в случае коллективной работы постоянно держать в курсе коллег о том, чем ты в данный момент занят, и им не нужно отвлекать тебя с вопросами по этому поводу. Если в нем вдруг стало больше задач, чем в списке «сделать» или «бэклоге», внимательно посмотрите на все столбцы, подумайте, в какой последовательности вы будете делать ваши задачи, и перетащите задачи из списка «в процессе» в список «сделать» или «бэклог».
Как только вы доделали какую-то задачу, вы переносите ее в «сделано». Если вы ведете процесс с помощью стикеров на доске, стене и любой мебели, то с какой-то периодичностью вам нужно будет собирать стикеры из этого столбца и выбрасывать их. Но если вы пользуетесь программой, то лучше оставляйте все карточки в данном столбце нетронутыми. В определенный момент вам может понадобиться посмотреть информацию по какой-то из них.
В своей практике я добавляю еще один столбец: «информация». В нем я храню все задачи, которые были выполнены и имеют какую-то информативную ценность, из-за чего не хочется терять их в веренице других выполненных задач. Например, такие задачи могут содержать список литературы и ссылки на конспекты в файловом хранилище.
Также помогает лучше ориентироваться в задачах маркировка их цветом. В большинстве программ такая опция есть. Если вы не используете программы, то стикеры тоже могут быть разного цвета или помечены разноцветными маркерами. При этом красный может означать и что задача срочная, и что она относится к определенному проекту или категории. Тут выбор принципа маркировки зависит только от вас и ваших предпочтений.
Таким образом, у вас перед глазами всегда будет полная и подробная картина вашей занятости как в отдельно взятый момент, так и в долгосрочной перспективе. Вы не будете терять, забывать или пропускать какие-то задачи. Вы сможете довольно точно определять, в каких направлениях вы проседаете, а где сможете сдать проект раньше срока.
Рекомендую поближе познакомиться с этим фреймворком, его теорией и методами практического применения, да и вообще разобраться в том, что такое Agile. Но если ваша цель – просто организовать свое время и не утонуть в огромном количестве задач, при этом имея возможность в любой момент отчитаться перед руководством или коллегами, то описанного выше метода вам должно хватить для работы.