Игорь Копырин
Книга 9. Планирование

Введение

Планирование – это искусство и наука, способные превратить хаотичный поток идей и задач в упорядоченную систему, ведущую к успеху. Без четкого понимания целей, стратегии и последовательности действий даже самый перспективный проект рискует остаться лишь хорошим замыслом. В современном бизнесе, где конкуренция, скорость принятия решений и гибкость играют решающую роль, эффективное планирование становится ключевым навыком для достижения устойчивого роста.

Эта книга – девятая в серии «Трекинг развития бизнеса», представляет собой руководство по применению административной шкалы – уникального инструмента для систематизации и оптимизации процессов в компании. Она поможет вам понять, как правильно ставить цели, выстраивать стратегию, разрабатывать планы и организовывать действия на каждом уровне управления.

Вы узнаете, как использовать административную шкалу для улучшения эффективности, устранения ошибок и адаптации под потребности вашей компании. Благодаря простым и практическим шагам вы сможете внедрить этот подход в свою организацию, обеспечивая структурированное развитие и уверенность в достижении результатов.

Пусть эта книга станет для вас не просто теоретическим материалом, а практическим инструментом, который поможет вашему бизнесу двигаться вперёд, преодолевать вызовы и достигать новых высот.

1. Введение в административную шкалу

Административная шкала – это инструмент для структурирования и планирования деятельности компании, который опирается на систематический подход к целям, ценностям, стратегиям и действиям.

Цели применения метода:

Формирование ясности: убедиться, что цели и ценности понятны всем участникам проекта.

Оптимизация процессов: Минимизировать хаос за счет четкой структуры.

Усиление согласованности: Все действия на каждом уровне соответствуют общей стратегии.

Обеспечение контроля: Возможность легко отслеживать прогресс и корректировать действия.

Повышение мотивации: Когда сотрудники понимают конечные цели и ценности, их работа становится осмысленной.

Эффективное распределение ресурсов: Упрощается выделение времени, людей и средств на важные задачи.

Преимущества использования административной шкалы

Административная шкала – это, знаете ли, не просто инструмент, а планировочная коса, которая подкашивает хаос в ваших делах. Как это работает? Сейчас объясню, но не как скучный учебник, а как стендап-гуру планирования.

Преимущества метода:

Точка опоры для вселенной вашего бизнеса

Вы знаете, что Архимед просил дать ему точку опоры, чтобы перевернуть землю? Вот Административная шкала – это та самая точка, только вместо земли вы переворачиваете свой бизнес, чтобы он заработал как швейцарские часы. Шаги от целей до действий настолько логичны, что даже ваш кот сможет спланировать себе захват холодильника.

Устраняет синдром "хочу всё и сразу"

Помните, как на Новый год вы пообещали себе: "Сброшу 10 кг, начну бегать, прочитаю 100 книг и выучу китайский"? А закончилось всё тортиком и сериалами. Административная шкала помогает фокусироваться – сначала мечтаем, потом целимся, потом делаем. Всё по порядку, без прыжков "из грязи в айфон".

Учит думать на уровне стратегов, а не солдат

Солдатам платят за выполнение задач, а стратегам – за мысли. Метод заставляет взглянуть на свою деятельность сверху: какая цель? Зачем мне это вообще надо? Всё ли выравнено? Даёт ясность и убирает чувство, что вы просто закрываете "пожары".

Убирает лишнее и показывает, что важно

Сравним ваш план с бутербродом: хлеб – это цель, масло – это планы, а всё остальное – ваш "творческий" беспорядок из салями и кетчупа. Метод выкидывает кетчуп с краёв, оставляя вкусный, чёткий сэндвич. Никакого бардака – только то, что нужно.

Мотивация встроена прямо в процесс

Вы идёте от самых вдохновляющих идей (цели) к ежедневным шагам. Это как каждый день напоминать себе: "Я делаю это, потому что хочу стать владельцем шоколадной фабрики". Мечта + действия = успех.

Универсальность метода

Хотите спланировать бизнес? Легко. Личную жизнь? Пожалуйста. Даже поездку на дачу можно разложить по ступеням – и, знаете что, в этот раз вы точно не забудете угли для шашлыка.

2. Основные принципы административной шкалы

Административная шкала – это инструмент планирования, используемый для структурирования и упорядочивания деятельности в любой организации или проекте. Он предлагает последовательность шагов, которые помогают уточнить цели, определить пути их достижения и организовать процессы. Основная идея шкалы заключается в том, что успешное планирование и управление базируется на четкой иерархии компонентов. Вот основные принципы и цели метода:

Иерархия компонентов:

Административная шкала состоит из взаимосвязанных элементов, каждый из которых влияет на другие. Нарушение последовательности или игнорирование одного уровня снижает эффективность.

Шкала представляет собой систему категорий и уровней, которые помогают организовать и управлять различными аспектами деятельности и эффективности. Вот описание каждого пункта на русском языке:

Цели

Цели в административной шкале представляют собой фундаментальные ориентиры развития, которые задают стратегическое направление деятельности организации на длительную перспективу. Это своего рода "компас" для бизнеса, определяющий желаемое будущее состояние компании.

Характеристики целей в административной шкале:

Иерархический уровень:

Формируются высшим руководством (совет директоров, топ-менеджмент)

Являются базисом для построения тактических и оперативных задач

Охватывают всю организацию в целом

Временные рамки:

Долгосрочный характер (от 3-5 лет и более)

Предполагают устойчивое развитие

Требуют периодической корректировки

Процесс определения целей:

Диагностический этап:

Анализ текущего положения

Изучение рыночных трендов

Оценка конкурентной среды

Формулирование целей (по методологии SMART): S (Specific) – Конкретность M (Measurable) – Измеримость A (Achievable) – Достижимость R (Relevant) – Актуальность T (Time-bound) – Ограниченность во времени

Примеры целей:

"Достичь выручки в 1 миллиард рублей к 2028 году"

Конкретная сумма

Измеримый показатель

Реалистичный срок

"Занять 15% рынка региональных перевозок к 2026 году"

Четко определенный сегмент

Количественный показатель

Временные рамки

Ключевые вопросы при формулировании целей:

Стратегические:

Какие основные направления развития мы выбираем?

Какие компетенции необходимо развивать?

Практические:

Какие ресурсы потребуются?

Какие риски возможны?

Важные аспекты реализации:

Коммуникационные:

Прозрачность для всех уровней управления

Понятность для сотрудников

Интеграция в корпоративную культуру

Контроль выполнения:

Регулярный мониторинг прогресса

Корректирующие действия

Оценка эффективности

Типичные ошибки при постановке целей:

Нереалистичность:

Завышенные ожидания

Недооценка ресурсов

Неучтенные риски

Нечеткость формулировок:

Размытые критерии

Отсутствие измеримости

Неопределенные сроки

Рекомендации по эффективному целеполаганию:

Методологические:

Использование современных инструментов планирования

Привлечение экспертов

Анализ успешных кейсов

Организационные:

Создание системы KPI

Формирование ответственных групп

Обеспечение ресурсной поддержки

Практический пример:

Компания "ТехноСтрой" определила цель: "Увеличить объем реализации строительных проектов на 40% за 5 лет путем расширения географии присутствия и внедрения новых технологий строительства".

Эта цель соответствует всем критериям SMART:

Конкретность: четко указано направление развития

Измеримость: 40% рост

Достижимость: основано на маркетинговых исследованиях

Актуальность: соответствует рыночным трендам

Временные рамки: 5 лет

Цели в контексте задач (замыслы)

Цели и задачи в административной шкале: взаимосвязь и различия

В системе управления важно понимать ключевое различие между целями и задачами, хотя эти понятия тесно связаны между собой.

Цели представляют собой общие желаемые результаты или конечные состояния, которых стремится достичь организация или система. Это широкие намерения, отражающие стратегическое направление развития. Цели носят абстрактный характер и отвечают на вопрос "Что мы хотим достичь?"

Например:

Увеличить рыночную долю компании

Повысить качество образования в регионе

Снизить уровень безработицы

Задачи (или цели в контексте задач) – это конкретные шаги и действия, необходимые для достижения поставленных целей. Они более детализированы и измеримы. Задачи объясняют "как", "почему" и "для чего" предпринимаются определенные действия.

Пример соответствия целей и задач: Цель: Повышение качества образования в регионе Задачи:

Обучить 500 преподавателей новым методикам

Оснастить все школы интерактивными досками

Внедрить дополнительные курсы по цифровой грамотности

Таким образом:

Цели задают общее направление движения

Задачи определяют конкретные действия для достижения целей

Между ними существует причинно-следственная связь

Важно отметить, что:

Одна цель может подразумевать множество задач

Задачи должны быть конкретными, измеримыми и ограниченными по времени

Достижение всех задач должно гарантировать реализацию поставленной цели

Понимание этой иерархии помогает:

Четко планировать работу

Распределять ресурсы эффективно

Контролировать процесс достижения результатов

Оценивать эффективность принимаемых решений

Таким образом, цели и задачи образуют единую систему управления, где цели определяют конечный результат ("что"), а задачи описывают путь достижения этого результата ("как" и "почему").

Политика

Политика в административной шкале представляет собой комплекс официально установленных принципов, правил и руководящих указаний, которые служат основой для принятия решений и выполнения задач на организационном уровне. Она выполняет три ключевые функции:

Регулятивную – устанавливает четкие рамки для действий

Координационную – обеспечивает согласованность действий всех подразделений

Стратегическую – направляет усилия на достижение долгосрочных целей

Примеры политик в организации:

"Все финансовые операции свыше 500,000 рублей требуют двойной подписи"

"Обслуживание клиентов должно занимать не более 15 минут"

Этапы разработки эффективной политики:

Анализ рисков и потребностей:

• Проведение аудита текущих процессов

• Выявление уязвимых мест

• Определение приоритетных направлений

Например, анализ может показать высокую текучесть кадров из-за отсутствия системы мотивации.

Формирование правил:

• Разработка конкретных положений

• Установление количественных показателей

• Определение механизмов контроля

Пример: "Все менеджеры должны проводить еженедельные встречи с подчиненными. Минимальная продолжительность – 30 минут."

Интеграция с целями:

• Связь с KPI компании

• Соответствие стратегическим направлениям

• Поддержка корпоративных ценностей

Например, политика "Внедрить систему обратной связи с клиентами" поддерживает цель "Достичь уровня удовлетворенности клиентов 95% к 2025 году"

Контрольные вопросы при разработке политики:

Какие решения требуют обязательного согласования?

Кто несет ответственность за выполнение?

Какие ресурсы необходимы для реализации?

Как будет измеряться эффективность?

Важно помнить:

Политика должна быть:

Четкой и понятной

Реалистичной

Измеримой

Гибкой для адаптации

Процесс внедрения должен включать:

Обучение персонала

Подготовку документации

Тестирование на небольшом участке

Корректировку по результатам тестирования

Мониторинг эффективности:

Регулярный сбор обратной связи

Анализ ключевых показателей

Внесение необходимых изменений

Таким образом, правильно разработанная и внедренная политика становится мощным инструментом управления, обеспечивающим стабильное развитие организации и достижение стратегических целей.

Планы

Планы – это четкие стратегические инструменты, которые помогают организациям или государственным структурам достичь поставленных целей. Они представляют собой детализированные схемы действий, описывающие, какие шаги необходимо предпринять, кто за них отвечает, какие ресурсы потребуются и в какие сроки они должны быть выполнены. Планы отвечают на ключевые вопросы: "Что нужно сделать?", "Как это сделать?" и "Когда это сделать?".

В административной шкале планы играют особенно важную роль, так как они обеспечивают согласованность действий между различными уровнями управления, минимизируют риски и повышают эффективность использования ресурсов.

Основные характеристики планов

Целенаправленность : Планы всегда ориентированы на достижение конкретных целей. Например, цель может заключаться в улучшении качества образования в регионе.

Детализация : Планы содержат пошаговые инструкции, которые позволяют реализовать политику или задачу. Например, если цель – запуск новой производственной линии, то план будет включать этапы проектирования, закупки оборудования, обучения персонала и тестирования.

Временные рамки : Каждый план должен иметь четкие сроки выполнения. Это позволяет контролировать прогресс и корректировать действия при необходимости.

Ответственные лица : Для каждого этапа плана назначаются ответственные сотрудники или подразделения. Это обеспечивает прозрачность и ответственность.

Ресурсное обеспечение : Планы учитывают необходимые ресурсы (финансовые, человеческие, материальные), чтобы гарантировать успешное выполнение задач.

Примеры планов в административной шкале

Государственная программа развития здравоохранения

Цель: Улучшение доступности медицинской помощи в сельских районах.

Этапы:

Проведение анализа текущего состояния медицинской инфраструктуры.

Разработка проекта строительства новых больниц и фельдшерско-акушерских пунктов.

Закупка медицинского оборудования.

Набор и обучение медицинского персонала.

Временные рамки: 3 года.

Ответственные: Министерство здравоохранения, региональные администрации.

Производственный план компании

Цель: Запуск новой производственной линии к концу года.

Этапы:

Проведение маркетингового исследования для определения спроса.

Разработка технической документации.

Закупка оборудования и его монтаж.

Тестирование линии и выпуск пробной партии продукции.

Временные рамки: 9 месяцев.

Ответственные: Директор производства, руководители отделов закупок и инженерного обеспечения.

Как разработать эффективный план?

Определите цели : Начните с формулировки конкретной, измеримой и достижимой цели. Например, "Увеличить объем продаж на 20% за следующий год".

Разбейте цель на этапы : Каждая цель должна быть разделена на подзадачи. Например, для увеличения продаж можно выделить этапы: анализ рынка, разработка нового продукта, запуск рекламной кампании.

Используйте методологии планирования :

Gantt-диаграммы : Позволяют визуализировать последовательность задач и их сроки.

PERT-анализ : Помогает оценить время выполнения задач и выявить критические пути.

SWOT-анализ : Используется для оценки сильных и слабых сторон, а также возможностей и угроз.

Назначьте ответственных : Каждый этап плана должен быть закреплен за конкретным человеком или командой. Это обеспечивает ясность и ответственность.

Контролируйте выполнение : Регулярно отслеживайте прогресс и корректируйте план при необходимости. Например, если один из этапов задерживается, важно пересмотреть временные рамки остальных задач.

Планы в административной шкале – это детализированные стратегические документы, направленные на достижение целей через четкую последовательность действий, распределение ресурсов и контроль выполнения.

Программы

Программы в административной шкале представляют собой комплексные, долгосрочные инициативы, направленные на решение крупных задач или достижение масштабных целей. Они объединяют несколько проектов, которые взаимодействуют между собой для реализации единой стратегии. Программы отличаются от отдельных проектов тем, что их фокус смещен с выполнения конкретных задач на достижение более широких результатов, которые могут охватывать различные аспекты деятельности организации или государства.

Определение программы

Программа можно определить как объединяющую структуру, которая координирует множество взаимосвязанных проектов, мероприятий и ресурсов для достижения стратегических целей . В отличие от проекта, который имеет четкие временные рамки, бюджет и результат, программа обычно более гибкая и адаптируемая, так как она работает в условиях меняющихся внешних факторов (например, экономических, политических или социальных).

Примеры программ

Государственная программа развития образования :

Такая программа может включать в себя несколько проектов, таких как модернизация школьной инфраструктуры, внедрение цифровых технологий в учебный процесс, повышение квалификации учителей и создание новых образовательных стандартов. Все эти проекты работают вместе, чтобы достичь общей цели – улучшения качества образования в стране.

Программа по борьбе с изменением климата :

Это может быть международная инициатива, которая объединяет проекты по снижению выбросов углекислого газа, развитию возобновляемых источников энергии, защите лесов и популяризации экологически чистых технологий. Каждый проект в рамках программы решает свою часть глобальной проблемы, но успех достигается только при их совместной реализации.

Корпоративная программа трансформации бизнеса :

Компания может запустить программу цифровизации, которая включает проекты по внедрению CRM-систем, автоматизации производственных процессов, обучения сотрудников и анализа больших данных. Цель программы – повысить конкурентоспособность компании на рынке.

Особенности программ в административной шкале

Масштабность и долгосрочность :

Программы рассчитаны на длительный период времени, так как они направлены на решение сложных задач, требующих системного подхода. Например, государственная программа по развитию здравоохранения может охватывать 5–10 лет, чтобы обеспечить устойчивые изменения в этой сфере.

Интеграция различных проектов :

Программы объединяют несколько проектов, которые могут выполняться параллельно или последовательно. Каждый проект вносит свой вклад в достижение общей цели, но его успех зависит от успешной реализации других связанных проектов. Например, в программе по развитию туризма один проект может быть направлен на строительство новых отелей, а другой – на маркетинг региона за рубежом.

Фокус на стратегические цели :

Программы всегда связаны с высокими уровнями управления, так как их цель – поддержка стратегических направлений развития. Например, программа по развитию инноваций может быть частью национальной стратегии экономического роста.

Гибкость и адаптивность :

Программы должны учитывать изменения внешней среды и корректировать свои планы. Например, если в ходе реализации программы по развитию городской инфраструктуры произошел экономический кризис, может потребоваться пересмотр бюджета или приоритетов.

Логическая структура программ

Для того чтобы программа была эффективной, она должна иметь четкую структуру:

Цели и задачи :

Формулировка общей цели программы и конкретных задач, которые необходимо выполнить для ее достижения.

Проекты и мероприятия :

Разделение программы на отдельные проекты и мероприятия, каждый из которых имеет свои цели, сроки и ресурсы.

Ресурсы и бюджет :

Распределение финансовых, человеческих и материальных ресурсов между проектами.

Мониторинг и контроль :

Создание системы отслеживания прогресса и корректировки планов в зависимости от результатов.

Оценка результатов :

Анализ достигнутых результатов и их соответствия поставленным целям.

Программы – это долгосрочные, комплексные инициативы, объединяющие несколько взаимосвязанных проектов и мероприятий для достижения стратегических целей. Они характеризуются масштабностью, гибкостью и ориентацией на системные изменения.

Проекты

Проекты – это целенаправленные, временные усилия, предпринимаемые для достижения конкретных результатов. Ключевая особенность проекта заключается в том, что он имеет чётко обозначенные цели, ограниченные сроки выполнения, выделенные ресурсы (время, деньги, люди) и измеримый результат. В отличие от повседневной операционной деятельности, которая является непрерывной и повторяющейся, проект всегда уникален и направлен на создание чего-то нового или изменение существующего.

Например, строительство нового моста через реку – это проект. Он имеет чёткое начало (утверждение плана), конец (ввод объекта в эксплуатацию), бюджет (финансирование) и результат (готовый мост).

Проект обычно является частью более широкой программы – долгосрочного направления, которое охватывает несколько взаимосвязанных инициатив. Если программа представляет собой стратегическое видение (например, "развитие транспортной инфраструктуры города"), то проект – это тактический инструмент её реализации (например, "строительство моста" или "ремонт дороги").

Чтобы проиллюстрировать разницу между программой и проектом, можно привести аналогию с обучением: программа – это долгосрочный план получения высшего образования, а проект – это конкретный семестр или курс, который нужно успешно завершить, чтобы продвинуться к конечной цели.

В административной шкале проекты играют ключевую роль, поскольку они позволяют структурировать сложные задачи, распределить ресурсы эффективно и обеспечить достижение измеримых результатов. Например, если цель организации – повысить удовлетворённость клиентов, она может запустить проект по внедрению новой системы поддержки, который будет включать этапы планирования, разработки, тестирования и внедрения.

Таким образом, проекты служат важным механизмом для реализации стратегических инициатив, предоставляя чёткие рамки для управления временем, ресурсами и рисками.

Приказы

Приказы в административной шкале представляют собой формальные указания или распоряжения, которые определяют конкретные действия, необходимые для реализации более масштабных планов и достижения поставленных целей.

Ключевые характеристики приказов:

Конкретность и четкость формулировок:

Четко описывается, что именно должно быть сделано

Указываются сроки выполнения

Определяются ответственные лица Пример: "Завершить разработку нового модуля к 15 декабря 2023 года силами отдела программирования под руководством Иванова И.И."

Связь с общими целями: Приказы служат промежуточным звеном между стратегическими планами и их практической реализацией. Пример: Если цель компании – увеличить долю рынка на 20%, приказ может звучать как "Открыть 5 новых точек продаж в регионе до конца квартала"

Распределение ответственности: Каждый приказ должен иметь конкретного исполнителя/ответственного:

Назначается ответственный за выполнение

Определяются контрольные точки

Устанавливаются критерии оценки результатов

Иерархическая структура: Приказы создаются на разных уровнях управления:

Высший уровень: стратегические директивы

Средний уровень: тактические распоряжения

Нижний уровень: оперативные указания

Документальное оформление:

Фиксируется в письменной форме

Имеет регистрационный номер

Сохраняется в базе документов

Механизм контроля исполнения:

Устанавливается система отчетности

Проводится мониторинг выполнения

Реализуются корректирующие действия при необходимости

Таким образом, приказы являются важным инструментом административного управления, обеспечивающим преобразование стратегических целей в конкретные действия и позволяющим эффективно координировать работу организации на всех уровнях управления.

Идеал

Идеал – это максимально достижимое состояние, к которому стремится организация или личность. Это своего рода "образец", представляющий собой высший стандарт качества, эффективности и результативности. Идеалы служат ориентиром для принятия решений, планирования действий и оценки достигнутых результатов. Однако важно понимать, что идеал – это не всегда абсолютная цель, достижимая в реальности; он может быть скорее абстрактным эталоном, который помогает направлять усилия на улучшение.

Значение идеальных картинок

Идеальные картинки – это яркие и чёткие представления о том, как должно выглядеть успешное выполнение задачи или функционирование организации. Они помогают сотрудникам и руководителям понять, к чему нужно стремиться, и обеспечивают общее видение успеха. Например, если компания работает в сфере обслуживания клиентов, её идеальная картинка может включать моменты, когда клиенты остаются полностью довольны, а сотрудники работают слаженно и профессионально.

Пример:

Представьте ресторан. Его идеальная картинка может включать следующие элементы:

Каждый посетитель получает своё блюдо в течение 15 минут после заказа.

Все блюда выглядят аппетитно и соответствуют высочайшим стандартам качества.

Персонал вежлив, улыбчив и оперативно реагирует на запросы клиентов.

В зале чисто, комфортно, а музыка создаёт приятную атмосферу.

Такая идеальная картинка становится ориентиром для всех сотрудников и позволяет им понять, какие действия необходимо предпринять для достижения успеха.

Практическое применение идеальных картинок

Для того чтобы идеальные картинки стали полезным инструментом, они должны быть:

Конкретными : Чётко описывать желаемое состояние.

Реалистичными : Учитывать возможности и ресурсы организации.

Измеримыми : Позволять оценивать прогресс.

Пример:

Если компания хочет повысить удовлетворённость клиентов, она может установить конкретную цель: "95% клиентов должны оценивать нашу работу как отличную". Это конкретная, измеримая и достижимая задача, которая станет частью идеальной картинки.

Идеальные картинки – это ориентиры, которые помогают организациям и личностям двигаться к успеху, обеспечивая ясность, мотивацию и измеримость целей.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.