Планирование для начинающих
Методическое пособие. Теория
Ахтам Ялышев

© Ахтам Ялышев, 2024

ISBN 978-5-0060-7867-3

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

1. Введение

Здравствуйте друзья, сегодня расскажу вам об одной востребованной и не пустой профессии. Которая приносит деньги за счет, очень узконаправленных знаний. Это профессия не из области IT технологий, хотя тесно с ней пересекается. Речь пойдет о профессии планера на строительных проектах. Вообще, кто такие планеры? Это те, кто контролирует ход выполнения проекта, является частью департамента по управлению проектами или офиса управления проектами. Названий у этого департамента много, и как раз планеры являются неотъемлемой частью этого общества. Подробную информацию вы получите в непосредственно по ходу изучения этой методички, сейчас хочу начать со знакомства. Меня зовут Ялышев Ахтам, я являюсь действующим планером на крупном международном проекте, с опытом работы более 10 лет. За это время я завершил множество проектов в этой роли, руководил департаментом и по факту являюсь руководителям и сейчас. Я сертифицирован институтом PMI, как PMP (project management professional), магистр о области управления проектами и тренер по развитию в области управления проектами. За время занятия профессиональной деятельностью я обучил большое количество людей, а также сопровождал в этом направлении несколько крупных строительных организаций, консультируя и обучая персонал. Накопил бесценный материал и собственный подход к изучению профессии, в которую, я, кстати вошел, не имея профильного образования, но в процессе развивался и получал соответствующие опыт и знания. Эти факторы позволили мне создать свой собственный курс, с последующей подготовкой к собеседованию, созданию резюме и помощью в трудоустройстве и стажировках. Данное методическое пособие содержит теоретическую часть моего курса, упрошена и сокращена. Выпустил я ее для того, чтобы вы, дорогие друзья поняли перед покупкой курса интересна ли вам эта профессия.

На рынке труда работа, именно в области управления проектами оценивается достаточно высоко. Давайте поговорим про каждую. В нашем случае мы с вами должны освоить профессию Scheduler как я уже говорил это начальный уровень планера. Имея опыт за плечами профессия планера оценивается очень высоко. Подробную информацию можно найти на сайтах по поиску работы. Также в области управления проектами есть очень много различных должностей, которые оцениваются ниже. У нас уникальная профессия, на рынке труда достаточно узконаправленная специальность.

Затронем и профиты, чтобы вы понимали насколько это полезно и выгодно. Самый первый и самый важный Профит этой профессии это то что профессия Scheduler является по сути уникальной и что спрос на эту профессию есть практически всегда и практически везде где идёт хоть какая-то стройка, которую выполняет хоть какой-то подрядчик или заказчик, который имеет репутацию на рынке либо имеет правильный подход к строительству. Следующий Профит это профессия которая высоко оценивается на рынке труда. Третий плюс это то что эта профессия совмещает в себе много различных качеств, как менеджера который управляет проектом это и коммуникация это и внешние связи это и взаимодействие это и искусство ораторского мастерства, и профессию инженера, который умеет работать со строительной документацией. и Кроме того профессию частично itспециалиста то есть мы изучаем Software мы его настраиваем мы работаем в этой программе мы знаем программу Power Bi Когда мы уже конкретно прокачались в этом направлении мы знаем как правильно составить какую-то таблицу мы умеем писать макросы Это всё что касается именно направления it в инженерии Вы со временем научитесь очень хорошо читать чертежи на первых же порах нам будет достаточно детального проектирования от наших проектировщиков и понимать Какой объём работы они туда закладывают на первых этапах нам это будет достаточно и как показывает практика что и в последующем вы не всегда знаете Это конечно же обязательно чтобы вы не плавали. Это были самые основные профиты я думаю этого вполне достаточно чтобы покрыть полностью все недостатки этой профессии. Что касается недостатков конечно есть такой недостаток, но он сугубо субъективный, то есть тут действительно нужно чтобы вы прошли курс по обучению. Минус это то что приходится затрачивать свои усилия, но если это можно назвать минусом для кого-то конечно же это минус, то Welcome +1 минус больше минусов я здесь не вижу тут можно развиваться просто до бесконечности.

Сейчас мы с вами получили общую информацию теперь самое время разобрать пособие. Давайте начинать сначала

Методичка будет состоять и из лучших мировых практик, то есть мы с вами изучим PMbok 6, а именно раздел планирование проекта, будем изучать как по PMbok 6, так и по учебному пособию Риты Малкахи. Это учебник, который будет содержать в себе всё то же самое что PMbok 6, только рассказано доступным языком для того чтобы мы с вами это прекрасно поняли или я смог Вам объяснить, а вы смогли понять.

Что будет входить в пособие? Это группа процессов по планированию, определение содержания проекта, планирование управление расписанием, планирование управления содержанием, разработка плана управления проектом, сбор требований ну и создание иерархической структуры работ (WBS). Следующее это определение операции, то есть то из чего будет состоять наш график, определение последовательности, оценка длительности операции мы будем с вами оценивать сколько будет длиться на та или иная операция в зависимости от ресурсов и в зависимости от того Какой бюджет у этой работы ну и какие сроки ставят перед нами, если заказчиком являемся мы, такие сроки ставим мы перед нашим субподрядчиком, ну и оценка расписания. Следующий раздел модуля это определение бюджета и определение стоимости, дальше оценка ресурсов операций, планирование управления ресурсами, планирование управления качеством, идентификация рисков, это качественный анализ риска в количественный анализ рисков, планирование реагирования на риски, планирование управления коммуникациями, вообще, риски один и самых важных разделов в планировании, вы будете знать всё что касается рисков, вы будете знать что такое риски как их идентифицировать Как предотвратить Что делать если риск уже произошёл. Планирование вовлечения заинтересованных сторон, то есть тут тоже такой важный момент. Не все отделы именно строительной сфере понимают, что такое планер и какую пользу он несёт для организации тем не менее успешно пользуется результатом труда и постоянно, просит у нас даже ту информацию которую мы не обязаны иметь, но она у нас как нетрудно догадаться всегда есть. Ну и планирование управления закупками это построение графика закупок опять же это тесно взаимодействует заинтересованными сторонами. То есть этот модуль, который у нас состоит из семи уроков, у нас теоретический. Я вам расскажу, как видят планирование в организации мировые стандарты такие, как PMbok.

2. Теоретическая часть
2.1 Профессия Планер и Scheduler

Так что же такое планирование и кто такой планер или Scheduler? Ни один строительный проект не невозможен без календарного сетевого планирования. Планирование считается самым эффективным методом управления важнейшими этапами строительства, от него зависит положительный эффект для заказчика, экономическая польза для генподрядчика или для подрядчика и прочих участников проекта.

Принцип действия на самом деле прост Заказчику Нужен контроль над всем проектом и качественно построенный объект, подрядчику нужно както получить прибыль с этого проекта, то есть он берётся за работу и должен конкретно знать все пути отступления все риски и иметь возможность естественно получить больший доход с реализации этого проекта.

Это всё учитывается в календарно сетевом графике. Вообще календарно сетевое планирование проекта начинается тогда, когда появляется сама идея строительства – вот тут вот наступает тот этап, когда устанавливаются сроки начала окончания работ, получение всей необходимой документации, выстраивается график административных работ на подготовительном этапе, то есть проект ещё не начался у нас идёт этап подготовительных работ. И это всё так же включается в наш график, потом мы берём делаем верхнеуровневый график, который включает в себя все этапы проектирования, строительства и ввода в эксплуатацию. Это все, называется EPC график, т. е. Engineering, Procurement, Construction. Вообще календарный сетевое планирование оно существует на всех этапах жизненного цикла проекта и по факту это график и строительства, и бюджет, и ресурсы. Всё это находится в одном информационном пространстве. То есть график содержит в себе все. Чем это хорошо? Тем что позволяет определить критический путь ключевые события и работы, которые связаны между собой и влияют на общую продолжительность реализации проекта.

Итого: график включает в себя ресурсы, сроки и деньги, благодаря графику мы можем определить начало и окончание проекта, благодаря финансовой составляющей мы будем понимать сколько стоит та или иная работа, за счет расчёта ресурсов мы будем понимать какое количество ресурсов мы можем использовать на этом проекте, сможем ли мы оптимизировать эту работу и как нам её оптимизировать, а может нам получится сэкономить или объяснить нашему заказчику, что то количество ресурсов, которую он заложил на этот проект —не достаточно и затраты будут выше.

Так мы поняли, что же такое календарный сетевое планирование в организации. Принцип действия календарно сетевого планирования во всех организациях совершенно одинаковый, различаются только подходы и количество сотрудников которые на тот или иной проект задействуется. Теперь самое время поговорить кто же такой планер и Scheduler.

Давайте начнем с простого есть две профессии: Planner и Scheduler, суть у них одна и та же оба они занимаются разработкой графика и предоставляют полную аналитическую информацию для служб по требованию, либо же для заказчика либо же для подрядчика и на основании этого графика уже отслеживаются все вехи проекта, которые по многим причинам могут привести к изменению проекта (это отдельная тема, которую мы подробно разберем),идёт расчёт бюджета и так далее так вот планер это инженер который занимается разработкой календарно сетевых графиков, занимаются анализом, ресурсами, бюджетированием. Это такой достаточно опытный человек, который знает, что ему нужно и знает, как построить правильную стратегию планирования, знает, как насытить график большим количеством информации, которая в будущем даст нам желаемый результат. Это тот человек, который знает всё в области строительства, а именно в области построения календарно сетевых графиков и в целом управлением проектами это такая уже опытная трудовая единица, так же это тот человек, который выступает главным экспертом в области строительства и предоставляет бесценную помощь строительной площадке.

Scheduler делает практически то же самое, но это по большей части «руки» то есть человек получает всю информацию, строит на основании полученной информации график с ресурсами с деньгами и предоставляет этот конечный результат. То есть аналитические способности он использует по минимуму, в то же время учится этому у планера и впитывает информацию как губка. Это такой начальный уровень планера и через какое-то определённое время он как раз и подойдёт к тому чтобы быть уже полноценным планером уметь анализировать, уметь строить графики.

2.2 Строительство и общие принципы планирования.

теоретический курс будет содержать в себе определение всего проекта, который у нас изучается посредством PMbok 6, это свод правил по управлению проектами мы с вами разберем краткое содержание того, что трактует нам PMbok 6, более легким языком, а именно по определению Риты Малкахи. Расскажу про нее вкратце. Рита Малкахи написала замечательный гайд по PMbok, где рассказывет простым и доступным языком о том, что написано в своде правил. По большей части этот учебник нужен для того, чтобы подготовиться к сдаче экзамена по управлению проектами, в нашем же случае, нам необходимо знать теоретическую часть, поэтому я буду давать информацию частично с учебника Риты, частично добавлять информацию моего пособия, ведь наша цель стать Планерами не так ли?

Мы поймем с вами что же такое проект, дадим ему определение и постараемся это запомнить повторим ещё раз что такое строительство в целом и как это всё будет реализовано на нашем с вами примере. Предлагаю начать.

Начнем мы с общепринятого определения строительного проекта:

Строительный проект – это разработка проектной документации, в ходе которой создается система взаимоувязанных проектных документов, обеспечивающих поставку и непосредственную реализацию.

Это было определение проекта, направленного на строительство, капнем глубже и поговорим об определении проекта с точки зрения PMbok.

И что же такое проект на самом деле и Какое у него точное и чёткое определение? вообще проект определяет поразному сколько бы мнений и определений я не встречал в своей практике. Они разные, но тем не менее они имеют одну общую суть для нас важно понять правильное определение проекта и как его трактует именно свод правил. Нам очень важно запомнить эту формулировку, потому что в будущем она нам очень для понимания истинного значения проекта. И она будет следовать с нами по жизни, по мере нашего карьерного роста и достижений.

Проект – это временное предприятие с определённым временем начала и завершения, проект создаёт уникальный продукт услугу или результат.

Давайте разберём это на примере нашего курса, который вы в данный момент проходите.

Эта методичка является моим реализованным проектом, который я реализовывал с помощью упомянутого свода правил. Для вас проект в данном случае ваше обучение. В целом это тоже ваш проект у него есть начало и завершение – это ваш уникальный продукт, который приведёт к какомуто результату в данном случае по завершении своего проекта обучения вы будете использовать знания в области планирования. Что такое «непроект» на примере нашей методички? Для вас это выполнение какоголибо задания по освоению профессии. Вы также имели Срок начала окончания и результат, но это не проект – это всего лишь часть его реализации. Пусть этот пример в будущем послужит вам определением, которое в быстро сможете прокрутить в голове.

Возьмем в пример наглядное определение проекта, который может касаться не только строительства:

Берём любую идею любую задумку, вы в голове её прокрутили вы поняли что если я начну сегодня то закончу его через неделю и результатом у меня будет мой готовый проект, который мне принесёт какойто эффект. Наверняка вы об этом задумывались? Если так, то поздравляю, у вас есть собственный проект!

Неважно какая у вас идея, и на всех этапах реализации своего проекта вы делаете определённые манипуляции определённые шаги для его реализации.

Проект – это временное предприятие с определённым временем начала и завершения, проект создаёт уникальный продукт услугу или результат. Запоминаем!

Теперь, когда мы поняли, что такое проект, давайте разберемся, что он из себя представляет с точки зрения свода правил.

Из чего, по мнению PMbok состоит наш проект?

Сам проект, по мнению методического пособия состоит из пяти основных процессов:

Первый процесс – это процесс инициации;

Второй процесс – это процесс планирования это наш с вами процесс;

Третий процесс – это процесс исполнения проекта;

Четвёртый процесс – это процесс мониторинга и контроля;

Пятый процесс – это процесс закрытия проекта.

Это были самые основные шаги нашего проекта. Представьте себе каркас новогодней елки, на который в будущем мы прикрепим ветки, далее оденем украшения и будем отмечать рождество. Так вот, эти 5 процессов являются самим каркасом. А что же тогда ветки и украшения, наверное, спросите вы? Охотно рассказываю.

Каждый проект содержит области знаний, которые применимы к тому или иному процессу. Вот они:

управление интеграцией проекта;

управление содержанием проекта;

управление расписанием проекта. Наша подумали вы! Именно! Забегая немного вперёд, скажу, что именно управление расписанием проекта и группы процессов планирования, имеют полный набор всего того, через что проходит наш проект, то есть простыми словами группа процессов планирования у нас используется на протяжении всего проекта начиная инициацией и заканчивая закрытием проекта;

управление стоимостью проекта;

управление качеством проекта;

управление ресурсами проекта;

управление коммуникациями проекта;

управление рисками проекта;

управление закупками проекта;

управление заинтересованными сторонами проекта.

С «ветками» разобрались. Теперь самое интересное это украшение. Перед вами полная схема процессов и ее наполнение. Мы видим, как раз «украшение» – это весь процесс, вся внутренняя кухня и все пункты, которые относятся к тому или иному процессу и областям знаний.

Разберем на примере одного процесса, остальные процессы вам придется расписать мне в дз самостоятельно, и остановимся на, группе процессов планирования, эту тему мы будем очень подробно разбирать в следующем модуле.

Инициация проекта —это процесс, какие области знания применимы и что они включают в себя.

Инициация проекта включает в себя управление интеграцией, а именно разработку устава проекта. Как видите все остальные области знаний не применимы к этому процессу, за исключением управления заинтересованными сторонами, которое проходит на протяжении всего проекта, кроме закрытия. Логично что к концу проекта, мы знаем с кем работаем, и кто главный бенефициар всего этого.

Теперь давайте поговорим про Строительный проект что же такое Строительный проект в моём понимании? Что такое Строительный проект? Это идея строительства, это работа с проектировщиками на основании проектной документации происходит закупка всего необходимого, начиная от оборудования заканчивая обычными расходными материалами, и это само строительство. зачастую три вот этих стадии, между собой очень сильно пересекаются.

Например, у нас появился готовая ревизия проектного документа, на основании которого, мы можем произвести какуюто закупку (график поставки у закупщиков называется PSR Procurement status report, по которому они отслеживает детально весь процесс закупки). Дальше с поставкой этого материала мы можем приступить к строительству, а после окончания строительства идет закрытие проекта и ввод в эксплуатацию со всеми разрешительными документами.

Весь этот кратко описанный процесс пример проекта, который реализуется за счёт трёх стадий EPC. (Engineering Procurement Construction).

Над строительным проектом трудится большое количество сотрудников из различных сфер деятельности, включая наш с вами проектный офис. У планеров есть необходимость знать практически всех участников проекта, потому что мы будем аккумулировать всю входящую информацию и внедрять ее в график, строить на ее основании отчеты и делать реестра рисков. На основании наших графиков будут выдаваться задания на строительную площадку.

Вы заметили, что все определение строительного проекта пришло к планированию? А именно к самому сердцу проектной команды, трудно переоценить важность проектного офиса.

Далее мы с вами разберем эту область намного подробнее и поймём как это всё реализуется в жизни и как нам с этим работать. Мы с вами поговорим о планерах строительного проекта, о том, как они коммуницируют между собой и вне проектного офиса, о том, как они получают информацию, о том какие сложности могут произойти, о том, как решить эти сложности и о том во сколько денежных средств нам эти сложности обойдутся, ведь ни один строительный проект не проходит гладко всегда находится чтото, что может стать камнем преткновения для его беспроблемной реализации.

Рекомендации к освоению:

– Выучить схему. Сопоставления групп процессов управления проектом и областей знаний, постараться разобраться, почему тот или иной процесс включает в себя пункты, которые предоставлены на схеме.

2.3 Группа процессов планирования PMboK 6

Разберём группу процессов планирования pmbok, более. А так же мы сделаем акцент на процессе планирования я подробно расскажу о нем, скажу что включает в себя процесс планирования, какую группу знаний и какие процедуры. Как я уже говорил ранее это самый насыщенный процесс он протекает на протяжении всего проекта.

Что же такое группа процессов управления проектом и как трактует это свод знаний PMbok. Группа процессов управления проектом это логическое объяснение процессов управления проектом с целью достижения конкретных целей проекта.

Теперь давайте с этим разбираться группа процессов управления проектом это логическое объяснение процессов управления проектом тут всё логично. Даже если мы откроем с вами схему мы увидим, что каждый процесс идёт по порядку. Инициация проекта, далее планирование, далее исполнение, мониторинг и контроль и закрытие. Это значит, что у нас проект планируется очень логично, далее нам говорится о том, что нам нужно достичь конкретных целей проекта каждый проект составляется и разрабатывается с какой-то целью. Целью достижения каких-то результатов будь то строительство, будь то программное обеспечение, будь то закупка оборудования для лечения тяжёлых болезней. Весь процесс также отслеживается от инициации, до завершения проекта. О том, что группы процессов являются независимыми от вашего проекта тут объяснение такое каждый из этих процессов, может выполняться автономно и в совокупности с другими процессами. То есть все процессы пересекаются между собой как можно увидеть на схеме и каждый процесс у нас повторяется. Далее поговорим о группировке этих процессов и их определении.

Группа процессов инициации проекта – это процессы, выполняемые для определения нового проекта или фазы существующего проекта, путём получения авторизации на начало проекта или фазы.

Следующая группа процессов – это группа процессов планирования – это процессы требуемые для установления содержания работ уточнение целей, определение направления действий, требуемых для достижения проекта.

Группа процессов исполнения – это процессы, выполняемые для исполнения работ, указанных в плане управления проектом с целью соответствия требованиям проекта исполнение.

Группа процессов мониторинга и контроля – это процессы, требуемые для отслеживания анализа, а также регулирования исполнения проекта выявление областей требующих внесения изменений в план и инициирование соответствующих изменений.

И Последняя наша группа процессов – это процесс закрытия что он из себя включает это процессы, выполняемые для формального завершения или закрытия проекта фазы или договора.

Наши процессы классифицируются по областям знаний. Вот их определение:

Управление интеграцией проекта. Эта область знаний включает в себя процессы и операции, необходимые для идентификации, определения, комбинирования, объединения и координации различных процессов и действий по управлению проектом в рамках групп процессов управления проектом.

Управление содержанием проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для обеспечения того, чтобы проект содержал все и только те работы, которые требуются для успешного выполнения проекта.

Управление расписанием проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта.

Управление стоимостью проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для планирования, оценки, разработки бюджета, привлечения финансирования, финансирования, управления и контроля стоимости, обеспечивающие исполнение проекта в рамках одобренного бюджета.

Управление качеством проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для применения политики организации в области качества относительно планирования, управления и контроля проекта, а также требований к качеству продукта с целью удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон.

Управление ресурсами проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для идентификации, приобретения и управления ресурсами, необходимыми для успешного выполнения проекта.

Управление коммуникациями проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для обеспечения своевременного и надлежащего планирования, сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, контроля, мониторинга и в конечном счете архивирования/утилизации информации проекта.

Управление рисками проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, связанные с осуществлением планирования управления рисками, идентификацией, анализом, планированием реагирования, осуществлением реагирования, а также с мониторингом рисков в проекте.

Управление закупками проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для покупки или приобретения вне команды проекта необходимых продуктов, услуг или результатов.

Управление заинтересованными сторонами проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для идентификации людей, групп или организаций, которые могут воздействовать на проект или подвергаться воздействию проекта, для проведения анализа ожиданий заинтересованных сторон и их воздействия на проект, а также для разработки соответствующих стратегий управления с целью результативного вовлечения заинтересованных сторон в процесс принятия решений и исполнения проекта.

Мы с вами дали определение процессам реализации проекта, а также областям знаний. Теперь мы вплотную подобрались именно к процессу планирования, который и является основной темой нашего изучения. Предлагаю послушать, какие процессы и в каких областях знаний встречается каждый из этих процессов.

Прошу Вас обратить внимание на нашу схему сопоставления группы процессов, а именно на группу процессов планирования и вместе со мной смотреть Какая область знания содержит тот или иной процесс в нашей группе процессов планирования.

Группа процессов нам понятна. Эта группа процессов планирования, дальше я вам буду называть область знаний и тот процесс, который применяется на нашей группе процессов планирования.

Управление интеграция проекта. Что включает в себя группа процессов планирования. Это разработка плана управления проектами.

Следующее. Управление содержанием проекта это планирование управления содержанием, сбор требований, определение содержания, создание иерархической структуры работ.

Управление расписанием проекта содержит в себе планирование управления расписанием, определением операций, определением последовательности операций, оценка длительности операций, разработка расписания.

Управление стоимостью проекта. Планирование управления стоимостью, оценка стоимости, определение бюджета.

Управление качеством. Планирование управления качеством.

Управление ресурсами проекта. Планирование управления ресурсами, оценка ресурсов операций.

Управление коммуникациями проекта. Планирование управления коммуникациями.

Управление рисками проекта. Планирование управления рисками, идентификация рисков, качественный анализ рисков, количественный анализ рисков.

Управление закупками проекта. Планирование управление закупками проекта.

Управление заинтересованными сторонами проекта. Планирование вовлечения заинтересованных сторон.

2.4 Разработка плана управления проектами

Начнём с разработки плана управления проектом.

До разработки плана управления проектом идёт целая цепочка процедур включая создание устава проекта, про него я вам рассказывать не буду, но важно понимать что это такое, для чего он нужен, кто его создаёт и как он используется дальше на протяжении всего проекта. Всю эту информацию, вы можете найти в своде знаний PMboK 6.

Очень важно отметить, что в качестве литературы сегодня я буду использовать учебник Риты Малкахи это методическое пособие, которое очень внятно и доступно объясняет всё то что написано в своде правил, который называется PMbok.

Давайте сначала рассмотрим, что такое планы управления, а затем перейдем к обсуждению плана управления проектом.

Планы управления документируют стратегию и подход к управлению проектом и процессами, связанными с областями знаний: содержание, расписание, стоимость, качество, ресурсы, коммуникации, риски, закупки и управление заинтересованными сторонами. Это означает, что для каждой области знаний существует план управления. Эти планы, по сути, представляют собой набор документов с процессами, процедурами, практикой и стандартами, которым будет следовать команда для обеспечения согласованных результатов.

Планы управления, по необходимости, уникальны для каждого проекта в целях удовлетворения конкретных потребностей проектов. Формат и уровень детализации планов управления должны быть настроены в соответствии с потребностями проекта, стилем руководителя проекта и организационными влияниями.

Планирование часть плана управления, где мы определяем процессы и процедуры, которые будут следовать при завершении планирования для области знаний.

Настало время приступить к самому плану управления проектами. У меня в начале моего карьерного пути, как и у многих, было понимание того что план управления проектами это некий график, который содержит в себе основные вехи, которые мы отслеживаем на протяжении всего проекта, но и практика и теория доказали мне иное. Это не просто график, а что вы сейчас узнаете.

План управления проектом объединяет все индивидуальные планы управления в единое целое, создавая централизованный документ для описания того, что участвует в проекте. Общий план управления проектом также включает базовые показатели проекта. Это означает, что план управления проектом представляет собой набор планов и базовых показателей (а не просто график).

Ключевые компоненты плана управления проектами рассматриваются в следующих разделах:

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА. Жизненный цикл проекта описывает этапы работы над проектом, необходимые для получения результатов (например, требования, проектирование, код, тестирование, реализация). Жизненные циклы проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями.

Что значит выражение «жизненные циклы проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями»? Смотрите, как мы уже видели жизненный цикл проекта, описывает этапы работы над проектом, то есть у нас есть конкретный план и конкретные этапы работ. Изменения – это такой процесс, который оформляется документально, который утверждается многими заинтересованными сторонами и которые проходят конечную ревизию. После этого мы получаем изменённый документ. Так вот жизненный цикл проекта также варьируется от плана до изменения. То есть у нас есть один существующий план мы прошли огромное количество процедур, изменили план управления проектами и теперь мы руководствуемся изменённому плану управления, от управления планом до управления изменениями. Далее эта формулировка так же будет встречаться.

ПОДХОД К РАЗРАБОТКЕ. Подходы к разработке для получения результатов проекта варьируются от управляемых планом до управляемых изменениями.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ОБЗОРЫ. Основные этапы будут встроены в план управления проектом, с указанием времени, когда руководство и заинтересованные стороны будут сравнивать ход проекта с тем, что было запланировано, и определить необходимые изменения в любой из планов управления.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ, КОТОРЫЕ БУДУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ В ПРОЕКТЕ. Руководитель проекта должен определить степень, в которой процессы должны использоваться, исходя из потребностей проекта. Адаптация процесса является частью разработки плана управления проектом.

ПЛАНЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБЛАСТЯМИ ЗНАНИЙ. Это планы управления для содержания, расписания, стоимости, качества, ресурсов, коммуникаций, рисков, закупок и управления заинтересованными сторонами.

БАЗОВЫЕ ПЛАНЫ (БАЗОВЫЙ ПЛАН ИЗМЕРЕНИЯ ИСПОЛНЕНИЯ). План управления проектом включает содержание, расписание и базовые показатели затрат, по которым руководитель проекта будет отчитываться о производительности проекта. Эти базовые планы создаются во время планирования. Они представляют собой запись того, что проект был запланирован, создано расписание и заложен в бюджет с точки зрения содержания, расписания и затрат, и используются для сравнения фактической производительности проекта с запланированной производительностью. Ниже перечислены элементы, включенные в каждый базовый план:

• Базовый план по содержанию: описание содержания проекта, иерархическая структура работ и словарь Иерархической структуры работ.

• Базовый план по расписанию. Согласованный график, включая даты начала и окончания каждой работы, а также запланированные этапы.

• Базовый план по стоимости. Поэтапный бюджет расходов (план расходов, указывающий, сколько денег утверждено для проекта и когда средства необходимы и будут доступны).

Теперь поговорим о создании плана управления проектом.

СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ. План управления проектом, включая индивидуальные планы управления и содержание, расписание и базовые показатели затрат, создается путем выполнения действий. После того, как план управления проектом завершен, спонсор или ключевые заинтересованные стороны рассматривают и утверждают его. Процесс разработки плана управления проектом должен привести к созданию плана управления проектом, который будет одобрен, реалистичен и формален. Другими словами, план управления проектом должен быть согласован с теми, кто участвует в проекте, он должен быть официально утвержден, каждый должен верить, что проект может быть выполнен в соответствии с планом, и он должен оставаться официальным документом, который контролируется и используется на протяжении всего проекта.

После того, как план управления проекта был завершен, менеджер проекта использует его как инструмент, чтобы помочь управлять проектом на ежедневной основе. Это не просто документ, созданный для спонсора и других заинтересованных сторон. Несмотря на то, что он может развиваться в течение всего срока реализации проекта путем прогрессивной разработки или утвержденных изменений, план управления проектом должен быть как можно более полным, когда начинается выполнение проект.

2.5 Планирование управления содержанием

Каждый из проектов имеет содержание. Согласованное и утвержденное, нам нужно выяснить каким образом формируется этот план, кем он формируется и что делать с ним дальше. И так, начинаем.

– Процесс: Планирование управления содержанием

– Группа процессов: Планирование

– Область знаний: Управление содержанием.

Информацию можно увидеть на схеме, которая у вас должна быть всегда открыта, и которая всегда должна быть перед глазами пока мы с вами проходим теоретическую часть, чтобы вы видели, какие процессы мы изучаем, Какие процессы у нас будут следующими и визуально уже понимаете, как они между собой взаимосвязаны.

Каждая из областей знаний управления проектом имеет план. Для содержания фактически существует два – план управления содержанием и план управления требованиями. Вместе эти планы обеспечивают направление того, как будет определяться, управляться и контролироваться содержание проекта и продукта.

Поговорим немного о входных данных этого процесса и всех процессов в целом. Начнём с того что я вам расскажу, что такое входные данные простыми словами, чтобы в будущем вы использовали эту формулировку и знали, что она значит.

По сути, входные данные – это то, что идёт до этого процесса, то есть та цепочка работ, которая должна быть выполнена до того момента, как начнётся этот процесс. Также существуют выходные данные. Это тот процесс, та цепочка работ, которая будет начинаться после того процесса, который в данный момент закончился, они могут между собой пересекаться. Схема входов и выходов будет у вас в конспектах, её нужно будет изучить, ознакомиться с ней зазубривать её не обязательно, но важно понимать, что из чего состоит что откуда исходит. Итак, входные данные.

Устав проекта, описание жизненного цикла проекта и активы организационного процесса являются входными данными для процесса планирование управления содержанием. Устав проекта включает высокоуровневое описание продукта, услуги или результата, который должен быть получен в рамках проекта. Он также документирует требования проекта высокого уровня. Описание жизненного цикла проекта разбивает проект на этапы, которые он будет проходить для создания продукта, услуги или результата. Важно также отметить, что планирование управления содержанием должно осуществляться в соответствии с организационными политиками и процедурами. Исторические записи и уроки, извлеченные из предыдущих, подобных проектов, могут быть полезны для команды в их усилиях по планированию.

Каждый проект имеет подход к разработке. Это может быть подход, управляемый планом, управляемый изменениями или комбинированный, или гибридный подход. Подход к разработке влияет на то, как будут выявляться требования, а также как будет разрабатываться описание содержания и ИСР (для всего проекта сразу или на высоком уровне для всего проекта, а затем более подробно для каждого релиза).

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ СОДЕРЖАНИЕМ. План управления содержанием, который является основным результатом процесса планирование управления содержанием, является частью плана управления проектом, и руководитель проекта использует его для руководства проектом до закрытия. План управления содержанием, по существу, содержит три части, в которых подробно описывается, как содержание будет планироваться, выполняться и контролироваться. Он определяет следующее:

– Как выполнить содержание

– Какие инструменты следует использовать для планирования выполнения содержания

– Как создать ИСР

– Как содержание будет управляться и контролироваться в плане управления проектом

– Как получить принятие результатов

План управления содержанием каждого проекта уникален, но он может охватывать темы, которые могут быть стандартизированы для компании или для типа проекта. Поэтому компании часто могут использовать шаблоны, формы и стандарты для управления содержанием. Это ценные активы для проекта. План управления содержанием может разрабатываться поэтапно или итеративно в ходе планирования проекта. Первым шагом является планирование того, как содержание будет определено.

Другим аспектом итераций является то, что более поздние части планирования проекта, могут привести к добавлению содержания в проект, тем самым изменяя план управления содержанием, описание содержания проекта и ИСР.

Давайте разберёмся с тем, что такое итерация. Это как веха, которая включает в себя набор каких-либо работ, в нашем случае это веха будет включать то, из чего будет стоять наш план управления проектами.

Так вот когда выполняется план управления проектами методом итераций, то есть постепенно добавляя какую-то информацию, которая разрабатывается в настоящее время, новая итерация может включать в себя информацию, которая будет требовать изменить что-то в предыдущей итерации и за счёт этого нам придётся изменять содержание. Процесс изменения вкратце мы с вами прошли, вы об этом прочитали и ещё прочитаете, но напомню изменения чего-либо в проекте, содержании плана, расписании неважно чего у нас осуществляется за счёт того, что заинтересованные стороны вносят какое-то изменение, обосновывает его, защищают его, документируют его и утверждают его. После этого, изменение вступает в силу и применяется уже на той или иной работе. В нашем случае это план управления проектами.

Идея создания плана управления содержанием и всех планов управления: если вы не можете планировать это, вы не можете сделать это.

Тем не менее, многие люди совершают ошибку, начиная работать над проектом до того, как продукт и содержание проекта определены и до того, как они правильно спланировали, как они будут управлять содержанием.

2.6 Сбор требований

Давайте предположим. У вас появилась какая-то идея, которая в будущем должна стать проектом. вы создали устав проекта, вы написали на коленке всё что было у вас в голове об этом проекте и теперь готовы к нему приступать, но как вы видите у вас нет чёткой картинки того что должно произойти, как этот проект будет развиваться со временем и какой результат он должен в итоге дать. Для этого и формируются требования, которые фиксируются и документируются. Об этом я вам сейчас подробнее расскажу поэтому по традиции я вам желаю настроиться на работу, погрузиться в сегодняшний урок, и вы увидите, как много нового появится в вашем багаже знаний. Поэтому я с удовольствием начинаю рассказывать и надеюсь вы с удовольствием будете меня слушать.

СБОР ТРЕБОВАНИЙ

– Процесс: Сбор требований

– Группа процессов: Планирование

– Область знаний: Управление содержанием

Требования – это то, что нужно заинтересованным сторонам от проекта или продукта. Помните, что работа не должна включаться в проект только потому, что кто-то этого хочет. Вместо этого требования должны касаться решения проблем или достижения целей, изложенных в уставе проекта. Требования могут включать запросы о планировании и управлении работой.

Требования могут включать возможности, которые заинтересованные стороны хотели бы видеть в продукте, такие как программное приложение, которое позволяет нескольким пользователям получать доступ к нему одновременно.

– Качество: Прописанные параметры качества для чего либо, которые нельзя нарушать.

– Бизнеспроцессы: «вы должны отслеживать и сообщать о расходах проекта таким образом.»

– Соответствие: «по закону, мы должны соответствовать этому стандарту безопасности.»

– Управление проектами: «мы требуем, чтобы процедура управления рисками X использовалась в проекте.»

Процесс сбора требований ищет все требования, а не только те, которые связаны с продуктом проекта. Этот процесс имеет решающее значение для успеха проекта, так как пропущенное требование может означать значительные изменения и конфликты на протяжении оставшейся части проекта – и даже провал проекта.

Процесс сбора требований ищет все требования, а не только те, которые связаны с продуктом проекта. Этот процесс имеет решающее значение для успеха проекта, так как пропущенное требование может означать значительные изменения и конфликты на протяжении оставшейся части проекта – и даже провал проекта.

Усилия по сбору требований также включают в себя выявление ожиданий заинтересованных сторон – их убеждений или ментальных представлений о том, как получится проект – и перевод этих ожиданий в требования по мере необходимости. Сбор требований могут включать использование различных методов (описанных далее). Менеджер проекта должен выбрать методы, наиболее подходящие для проекта и его заинтересованных сторон. Обратите внимание, что многие из этих методов могут также использоваться в других усилиях по сбору данных, таких как выявление рисков в процессе управления рисками.

Для сбора требований можно использовать следующие инструменты и методы.

МОЗГОВОЙ ШТУРМ. Цель мозгового штурма заключается не столько в том, чтобы заставить людей поделиться своими мыслями по теме, сколько в том, чтобы побудить участников развивать идеи друг друга.

Мозговой штурм это не общее собрание, на котором возможно обсудить какие-то идеи, это конкретно направленное совещание, на котором люди обсуждают конкретную тему и выдают какие-то решения, которые в будущем будут документироваться.

ИНТЕРВЬЮ. Команда или руководитель проекта проводят собеседование с заинтересованными сторонами проекта, чтобы выяснить их требования к конкретному элементу продукта или к проектной работе, или к проекту в целом.

ФОКУСГРУППЫ. Метод фокусгрупп помогает получить мнения и требования к продукту или аспекту проекта от заинтересованных сторон и экспертов по предметной области.

БЕНЧМАРКИНГ. Бенчмаркинг фокусируется на измерении эффективности организаций по сравнению с другими организациями в той же отрасли.

ГОЛОСОВАНИЕ. Голосование обычно используется для принятия решений в группе

АНАЛИЗ РЕШЕНИЙ НА ОСНОВЕ МНОЖЕСТВА КРИТЕРИЕВ. С помощью этого метода заинтересованные стороны количественно оценивают требования, используя матрицу принятия решений, основанную на таких факторах, как ожидаемые уровни риска, оценки времени и оценки затрат и выгод.

ДИАГРАММА СХОДСТВА. В этом методе идеи, порожденные любыми другими методами сбора требований, сгруппированы по сходствам. Каждой группе требований присваивается название. Такая сортировка облегчает просмотр дополнительных областей содержания (или рисков), которые не были определены.

Немного о диаграмме сходства. Я вам объясню, что это такое. Предположим, у нас есть какой-то определённый проект и у этого проекта есть ряд требований. Например, проект создания библиотеки. У нас есть такая зона, как хранение книг, какие книги у нас там будут содержаться, какие будут использованы компьютеры, в каких помещениях всё это будет находиться и для каких посетителей библиотека. Вот смотрите у нас есть четыре критерия которые нам нужно заполнить это и называется диаграмма требования, то есть на основе собранных требований, собранных идей мы расфасовываем эту информацию, в ту зону, которой она соответствует вот как на примере диаграммы.

АССОЦИАТИВНАЯ КАРТА. Ментальная карта это диаграмма идей или заметок, помогающая генерировать, классифицировать или записывать информацию.

МЕТОД НОМИНАЛЬНЫХ ГРУПП. Задается вопрос или проблема, все участники встречи записывают, а затем делятся своими идеями, группа обсуждает, что было поделено, а затем идеи ранжируются на основе того, какие идеи являются наиболее полезными.

НАБЛЮДЕНИЯ/ОБСУЖДЕНИЯ. Этот метод обычно включает в себя наблюдение за потенциальным пользователем продукта на работе и, в некоторых случаях, участие в работе, чтобы помочь определить требования.

ФАСИЛИТАЦИЯ. Этот метод использует консенсусный подход, который позволяет достичь общего согласия в отношении решения.

Простыми словами это такой процесс, в котором заинтересованные стороны приходят к общему мнению, то есть мы с вами прекрасно понимаем, что на нашем проекте много заинтересованных лиц с разным рангом принятия решения с разным рангом голоса, но нам нужно учесть мнение всех. Конечно сделать это невозможно и для этого есть такой процесс как фасилитация где заинтересованные стороны с различными точками зрения приходят к общему мнению.

КОНТЕКСТНАЯ ДИАГРАММА. Она показывает границы содержания продукта, выделяя продукт и его взаимодействие с людьми, процессами или системами.

ПРОТОТИП. Прототип это модель предлагаемого продукта, которая представляется заинтересованным сторонам для обратной связи. Прототип может обновляться несколько раз для учета отзывов заинтересованных сторон до тех пор, пока требования к продукту не будут утверждены.

Конечно же это не все инструменты для сбора требований. Для достижения лучшего результата мы можем использовать что-то своё. Но эти методы сбора требований наиболее распространённые и наиболее часто используется в различных организациях на различных проектах.

Теперь в двух словах про документирование требований. Как я уже говорил вначале, после сбора и доработки всех требований они должны быть задокументированы. Вы просто представьте, какое количество информации и требований вы соберёте за тот момент, когда будете формировать документ и конечно же всё это должно быть документировано.

Документация по требованиям может содержать различные типы информации, но одна вещь, которая должна быть включена это критерии приемки.

Требования должны быть описаны таким образом, чтобы связанные с ними результаты можно было протестировать или измерить в соответствии с требованиями в процессе Подтверждения содержания для подтверждения приемлемости результатов.

Требования задокументированы, теперь нам надо отслеживать эти требования. Для этого формируется Матрица отслеживания требований.

Матрица отслеживания требований, еще один результат процесса сбора требований, помогает связать требования с целями и/или другими требованиями для обеспечения достижения стратегических целей.

Матрица используется на протяжении всего проекта при анализе предлагаемых изменений в содержании проекта или продукта. Такая информация, как идентификационные номера требований, источник каждого требования, кто назначен для управления требованием, и статус требования должны быть задокументированы в матрице отслеживания требований.

Какой должна быть Матрица отслеживания требований – это дело вкуса. Необходимо чтобы она была легко читаема, и чтобы она воспринималась без особых усилий. Конечно же назначается человек, который будет отвечать за матрицу требований.

2.7 Определение содержания

*Материалы этой темы подготовлен с использованием методического пособия Риты Малкахи.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЯ

– Процесс: Определение содержания

– Группа процессов: Планирование

– Область знаний: Управление содержанием.

Процесс определения содержания в первую очередь связан с тем, что включено и не включено в проект и его результаты. Этот процесс использует информацию из устава проекта, плана управления содержанием, документации по требованиям, созданной в процессе сбора требований, журнала допущений и реестра рисков для определения содержания проекта и продукта.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.