Юридическое делопроизводство

Учебное пособие для бакалавров

Автор-составитель
кандидат педагогических наук, доцент
Н. А. Абрамова

ebooks@prospekt.org

Информация о книге

УДК 651(075.8)

ББК 65.050.2я73

Ю70

Автор-составитель:

Абрамова Н. А., кандидат педагогических наук, доцент.

Рецензенты:

Семеняко Е. В., кандидат юридических наук, первый вице-президент Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации, заслуженный юрист РФ;

Володина С. И., кандидат юридических наук, доцент, заведующая кафедрой адвокатуры и нотариата Московского государственного юридического университета имени О. Е. Кутафина (МГЮА), почетный адвокат России.

Данное учебное пособие обобщает требования к оформлению документов в соответствии с действующими стандартами, дает краткую характеристику основных видов документов и правила их составления.

Основная цель предлагаемого пособия – научить грамотно и успешно вести деловую документацию. Отличительными особенностями данной книги являются: коммуникативно-функциональная направленность, прикладная значимость, полнота в подборе материала для образцов, наличие ключевых речевых формулировок, оптимальный отбор словаря деловой лексики. Доступно и удобно излагаются необходимые сведения о порядке разработки и оформления важнейших личных, управленческих документов в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30–2003, кроме того, уделяется серьезное внимание оформлению юридических документов.

Учебное пособие по курсу «Юридическое делопроизводство» создано в соответствии с требованиями ФГОС, предъявляемыми к содержанию и уровню подготовки дипломированных специалистов по направлению «Юриспруденция».

Законодательство приведено по состоянию на 20 июля 2018 г. Для студентов юридических вузов и факультетов, а также юристов – практических работников, интересующихся вопросами делопроизводства.

УДК 651(075.8)

ББК 65.050.2я73

© Абрамова Н. А., составление, 2018

© ООО «Проспект», 2018

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано прежде всего с ростом количества населения, появлением множества новых предприятий, фирм, расширением культурных и экономических связей. Любая организация, как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. Информация должна быть своевременной, адресной, достоверной, полной, точной, доступной. От быстроты получения и обработки информации зависит своевременность принятия решения.

Информация фиксируется на различных носителях разными способами. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием. Результатом документирования является документ.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, периодическое возвращение к нужной информации.

Деятельность любой организации неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решить задачи планирования, оперативного управления, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и т. п. Все работающие и в сфере управления, и в сфере юриспруденции имеют дело с документами. Одни их готовят, другие оформляют, обрабатывают, третьи визируют, подписывают. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса и, следовательно, общий результат деятельности. Помимо этого, правильно оформленный документ является дополнительной рекламой, составной частью имиджа юриста, организации.

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они нередко служат письменным доказательством того или иного факта при решении споров.

На практике организация документационного обеспечения управления — это достаточно трудоемкий и требующий особого внимания процесс. Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Независимо от того, традиционным способом или с помощью современных безбумажных технологий ведется работа с документами, она должна осуществляться по установленным правилам.

Данное учебное пособие обобщает требования к оформлению документов в соответствии с действующими стандартами, дает краткую характеристику основных видов документов и правила их составления.

Основная цель предлагаемого пособия — научить грамотно и успешно вести деловую документацию.

Учебное пособие состоит из трех разделов и приложений.

В первом разделе дан небольшой экскурс в историю делопроизводства в России, рассмотрены этапы становления официально-деловой письменной речи. Также уделено серьезное внимание понятию «документ», его функциям, классификациям, законодательной базе, описаны требования к оформлению реквизитов документа.

Во втором разделе показаны способы составления и оформления организационно-распорядительной документации: организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов, дана классификация деловых писем, описаны реквизиты делового письма, стандарты, принятые в официально-деловом стиле, кроме того, разбираются особенности написания некоторых видов юридических документов. В последнее время все чаще поднимается вопрос о качестве юридических документов, принимаемых на региональном и местном уровнях. Министерство юстиции РФ, Генеральная прокуратура, иные органы государственной власти регулярно представляют данные о состоянии законности правовых актов. Эти данные неутешительны. Нарушений в этой сфере слишком много, что чаще всего объясняется игнорированием элементарных правил делового письма. В качестве основных отмечаются: отсутствие унификации по структуре и стилю изложения; противоречие действующему законодательству; отсутствие единства терминологии; несоблюдение обязательных правил отмены устаревших нормативных актов или внесения в них изменений и дополнений; декларативность, отсутствие механизма действия, реализации принимаемых норм; многословность и мелкотемье (издание документа по узким проблемам). Анализ судебной практики показывает, что значительное количество правовых споров вызывается низким качеством подготовки таких юридических документов, как договор, соглашение о намерениях, претензии, исковое заявление и т. п.

Кроме того, во втором разделе нашли отражение важные вопросы способов проявления речевого этикета в документе, рекламы в деловой речи.

Третий раздел посвящен характеристике лексических, морфологических и синтаксических особенностей официально-делового стиля, изучению норм и трудностей русского языка. Культура речи — неотъемлемая часть личностной характеристики, и недостаточная речевая культура заметно снижает рейтинг делового человека.

В приложении даны образцы различных видов документов.

В учебном пособии использован ряд идей из работ других авторов. Учитывая учебный характер издания, подробные ссылки в большинстве случаев не даются; все использованные работы приведены в списке литературы в конце книги.

Раздел I. Документ в современном обществе

1.1. Делопроизводство в России: исторический аспект

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни¹. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства².

Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг.

Известно, что в период правления князя Владимира Святославовича (978–1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались кандидаты на должность «печатников» — хранителей княжеской печати, «метальников» — судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов³.

В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство, отпускные грамоты и т. д.).

С увеличением числа создаваемых документов встал вопрос о месте их безопасного хранения. В городах это были, как правило, центральные храмы. Место, где хранились документы, называлось ларем, а человек, ответственный за хранение — ларником. Часто именно хранение документов в храме и придавало им юридическую силу. Кроме того, документы могли храниться в гостиных дворах и монастырях.

А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» — оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года».

Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники».

Установилась определенная процедура подготовки документов, что отразилось в таких понятиях, как черновик, редакция, беловик, а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать их подделке в политических и лично-корыстных целях. Для этого использовались проставление скреп, печати, мосты (подписи на склейках).

В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Существенной вехой в развитии русского официального письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV–XVIII вв. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства.

Деятельность приказов (Большой казны, Разрядного, Полицейского, Тайных дел, Разбойного, Холопьего, Сибирского и др.) объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской думой. Эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

Часть приказов была органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси точно не установлено; в XVII в., по мнению исследователей, функционировало от 40 до 70 приказов.

Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его подчинении находились 1–3 дьяка, а к концу XVII в. в крупных приказах их было 6–10. На службе состояли также подьячие, в зависимости от знаний, стажа и опыта, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодых» (младших). В больших приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, — структурные подразделения приказов, деление которых производилось по территориальному признаку, а не по роду дел.

Дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства, через них в приказы поступали челобитные, доклады, доношения, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим «средней руки» доверяли сложную работу, связанную с подготовкой решений по делам, хранением документов, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием: многие царские указы XVIII в. сообщают о необходимости строго контролировать работу молодых подьячих. За ошибки, допущенные в официальных документах, подьячих били батогами, лишали жалованья.

В конце XVI — начале XVIII в. управление отдельными уездами на Руси осуществляли воеводы, имевшие свою «канцелярию» — приказную избу и помощников в лице «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы, велось делопроизводство. Подразделениями приказной избы были столы. Известно, что Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного (хранение казны и приходно-расходных книг), судного (делопроизводство по судебным делам), сыскного и поместного (хранение царских грамот о поместных делах) и ямского (почтового).

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках (ларях) в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. — местная отечественная. Бумагу изготавливали из тряпья, а чернила делали из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Сочетание железных чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

В качестве инструментов письма до второй половины XIX в. использовали гусиные перья, позднее — металлические. С возникновением так называемой скорописи, характеризуемой начертанием округлых букв и использованием большого количества графических сокращений, чтение текстов стало затруднительным, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжали использовать столбцовую форму документов. Важные государственные акты имели большие размеры. Например, Жалованная грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров.

Документы хранились в свитках или рулонах, иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились в ларях или сундуках. Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, сама склейка была недостаточно прочной. Все это быстро приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма документа была отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой в приказах начали применять тетрадную. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. известно более 300 разновидностей книг: ужинные, умолотные, денежные и др.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Однако официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого — кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «…князю Ивану Алексеевичу с товарищами…». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, — бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…»; « Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне — сиротами; духовные лица — богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Можно также фиксировать некоторые стабильные элементы текста для каждой разновидности документа в приказном делопроизводстве. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой — «…вели, государь, мне дать…», а заканчивалось — «…царь-государь, смилуйся, пожалуй…».

Процедура подготовки документа в приказном делопроизводстве включала следующие этапы: поступление документа, передача его на рассмотрение, подготовка дела к «докладу», рассмотрение и решение дела, оформление документа, содержащего решение.

Подготовкой дел к докладу занимались столы, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, решение вопроса — думным дьякам. Решение принималось после его обсуждения. Если думные дьяки вносили свои коррективы в подготовленный проект, после вынесения решения дьяк «чернил» документ, т. е. исправлял его, а младший подьячий переписывал набело. Подьячий справлял, т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — «справой», которая означала соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решения, своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Подпись дьяка была своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, так чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждeний, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. С XV в. сведения о том, кто писал текст, становится нормой, а с ХVII–ХVIII вв. — обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык ХV–ХVII вв. при всей лексической пестроте — это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, отдать под суд, учинить расправу и т. п.).

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. В результате административных реформ Петра I всего за 1718–1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий, управляемых президентами: Коллегия чужестранных (иностранных) дел, Воинская, адмиралтейств-коллегия, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия Вотчинная и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны регламенты, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства.

В начале своего правления, в 1699 г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, затем в 1700 г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной (листовой и книжной) форме.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» поскольку доминирующее значение в новых учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием в составе: президент, вице-президент, 2–3 советника и асессоры. Петр I уделял особое внимание этой форме принятия решений, отмечая, что все лучшее устроение через советы бывает» (Генеральный регламент, гл. 2 «О преимуществе коллегий»).

Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией.

В Генеральном регламенте были тщательно разработаны вопросы регистрации документов, что обеспечивало их сохранность, поиск, контроль за их движением и исполнением. Новшеством также было введение подписи руководителя присутственного места на документе, а также членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы.

Обеспечению тайны государственных дел служило введение присяги для канцелярских чинов, запрета на хранение служебных документов на дому. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались очень строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: векселя, облигации, реляции, мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально-деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало составлять документы. В частности, указом 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной предписывалось излагать по пунктам, что облегчало восприятие текста.

«Генеральные формуляры», т. е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования.

Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа, в некоторых случаях к нему примыкало обозначение краткого содержания текста: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма окончательно оформилось только в министерском делопроизводстве в XIX в. Самостоятельным элементом документа стала также его дата. Она писалась под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т. п.) и терминов.

Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Реформа затронула и центральные учреждения, оставив всего лишь три коллегии — иностранных дел, военную и морскую. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

В начале XIX в. в недрах коллежской системы зародилась новая система управления — министерская, просуществовавшая до начала ХХ в. Ее главная особенность — единоначалие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения. Этот документ закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

XIX в.отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников — сборников образцов документов. Первые такие сборники появились уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX в. они издавались регулярно. Известно более 100 сборников образцов документов, изданных до 1917 г. Целью таких изданий становилось полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов.

Изменения в системе управления и ведения дел привели и к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка были включены наименование учреждения, наименования структурных подразделений (департамент, отделение, стол), дата и регистрационный номер документа. Особенное место занимал заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (так же, как в современных документах). Появилась ссылка на поступивший документ, которая еще не была унифицирована и могла выглядеть по-разному: «Ответ на № …» или: «От такого-то…» и т. п.

Устойчивый вид приобрел реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Определенную форму получило удостоверение документа: подписи и скрепы (визы) на документе включали наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

Появились в это время также научные исследования в области русского официально-деловогo письма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего…». К предмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сношения. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3. Официальные письма. 4. 3аписки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записи — изложение только самого существа вопроса.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, хотя в последней трети XIX в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских учреждениях стали использовать пишущие машины. Их появление было поистине революционным шагом в документировании: оно ускорило ведение письменных работ, позволило одновременно с подлинником изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки — телеграмму, а изобретение телефона привело к появлению телефонограмм — письменных документов, переданных по телефону.

Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о пpиведении делопроизводства в соответствие с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Кроме этого, для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления несомненно снизился.

Важной задачей на данном этапе стало законодательное оформление деятельности властных структур, упорядочение процессов документационного обеспечения. 30 октября 1917 г. СНК издал декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

К концу 1920-х гг. встала проблема унификации и стандартизации документов. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телефонограмм, протоколов, извещений и др.

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Правила» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г., специалисты института были репрессированы.

Рост интереса к проблемам управления и его документационногo обеспечения отмечается в 60-е гг. XX в.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Участники подтвердили актуальность создания специализированного института для разработки Единой системы делопроизводства.

В сентябре 1973 г. Государственным комитетом Совета министров СССР были одобрены «Основные положения ЕГСД (единой государственной системы делопроизводства) и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения. ЕГСД носила комплексный характер и включала не только вопросы делопроизводства, но и содержала рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала повышению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970–1980-х гг. было издание Государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38–72, ГОСТ 6.39–72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации — Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД), Общесоюзного классификатора предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзного классификатора «Отрасли народного хозяйства» (ОКОНХ) и других унифицированных систем документации и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуру поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.

Однако по cpaвнению с мировыми достижениями в области информационных технологий, кибернетики, математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 90-е гг. XX в. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты, как уже было отмечено выше, большие результаты: создана Единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 г.

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла компьютеризация делопроизводства.

Развитие бизнеса и коммерции в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

1.2. Документ, его особенности

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

Документы служат инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

К служебной информации предъявляются общие требования:

достоверность (объективность);

актуальность (необходимость, новизна, своевременность);

убедительность (аргументированность);

полнота (достаточность информации).

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:

1) узкое, бытовое — «паспорт, удостоверение личности»;

2) переносное, расширительное — «все, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо».

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

информационная: любой документ создается для сохранения информации;

социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;

функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем, документов основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т. п.; описательными конструкциями типа «дирекция…ходатайствует…», «Фирма…предлагает…», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «Сообщаем, что…», «Считаем целесообразным…», «Просим Вас рассмотреть вопрос о…», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»; в письме-претензии: «…в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

В работах П.В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма и достаточности информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; 2) достоверности информации; 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность — это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например; благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом);…достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение: «Нежелательный, не нравящийся кому-л». Оно сочетается только с одушевленными существительными, например: неугодный квартирант. Требованию точности соответствует словосочетание — достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: …с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такoго важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать «необходимые» слова и выстроить их в правильном порядке.

Официально-деловой стиль речи (ОДС) — это совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов.

Функция ОДС заключается в том, что он, требуя соблюдения известной формы при письменном изложении содержания, придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.

Выражение правовой воли в документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка.

Жанры ОДС выполняют информационную, предписывающую, констатирующие функции в различных сферах деятельности.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально–делового стиля, к таким внутристилевым чертам относятся:

предписывающе-долженствующий характер изложения побуждает к использованию неопределенной формы глагола, иногда цепочек глаголов — взаимосвязанных инфинитивов. Для усиления категоричности используются стилистически окрашенные наречные слова: необходимо решительно устранять, обязан беспрекословно выполнять. Например: Предприниматель обязан: выполнять обязательства, вытекающие из законодательства…, заключать … трудовые договоры…, полностью рассчитываться со всеми работниками …, осуществлять социальное… и иные виды страхования…, выполнять решения (Закон РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности»);

предельная точность, не допускающая инотолкования проявляется прежде всего в употреблении специальной терминологии, в однозначности нетерминологической лексики. Типичная особенность деловой речи — ограничение возможности синонимической замены; повторяемость одних и тех же слов, преимущественно терминов;

неличный характер деловой речи выражается в том, что в ней отсутствуют формы глаголов 1-го и 2-го лица и личные местоимения 1-го и 2-го лица, а формы 3-го лица глагола и местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Кроме того, часто употребляются собирательные существительные: выборы, граждане, войско;

стереотипность изложения, стандартизованность речевых средств характеризуется обилием устойчивых оборотов деловой речи: по истечении срока, вступать в законную силу, в установленном законом порядке, обжалованию не подлежит;

стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости: контроль обычно возлагается, сделка — заключается, цена — устанавливается. Позиции бывают конструктивными / неконструктивными; деятельность — успешной; необходимость — настоятельной; скидки — значительными, разногласия — существенными / несущественными и т. д.

стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально–правовых отношений: в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в случае невыполнения долговых обязательств; Договор вступает в силу со дня подписания;

высокая степень терминированности лексики:

юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т. д.);

экономические термины (дотация, затраты, купля–продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, расходная часть бюджета и т. д.);

экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т. д.);

именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие (взымание задолженности, отсрочка платежа); в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по истечении, по причине, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т. п.

особая официальность, строгость выражения мысли и безэмоциональность («сухость»);

объективность, логичность, конкретность;

ясность, четкость формулировок;

формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

I. Предмет договора

1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных стоков.

1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Академик Л.В. Щерба писал: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков».

Отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.

В зависимости от сферы употребления официально-деловой стиль подразделяется на подстили:

Законодательный (юридический): представлен в текстах Конституции, законов, кодексов, указов, постановлений, актов.

Административно-канцелярский, используемый в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, характеристики, отчеты, доверенности, расписки, справки).

Дипломатический, реализующийся в текстах международного соглашения, декларации, конвенции, меморандума, ноты, коммюнике.

При ряде различий эти подстили близки друг к другу по своим основным характеристикам. Официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон, при особо «этикетной» природе дипломатических формул; в отличие от них для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

1.3. Классификация документов

Вся деятельность любой организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией.

Как уже говорилось ранее, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты⁴ выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

Классификация документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе по признаку общности функционального назначения⁵.

Порядок оформления различных видов документов складывался исторически: разные виды документов имеют свой набор реквизитов, которые придают документу юридическую силу. Наименования многих документов сформировались давно. С начала XVIII в. известны такие виды документов, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. с течением времени одни виды документов перестали употребляться, на смену им пришли другие. Так, например, официальная переписка в XVIII в., оформляемая в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к письму, при помощи которого оформляются внешние связи организации; к докладной, объяснительной и служебным запискам, используемым во внутренней переписке организации.

Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественного делопроизводства в настоящее время. Названия видов документов не формулируются произвольно авторами документов, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Так, в действующий Общероссийский классификатор управленческой документации включено 5000 унифицированных форм документов⁶.

Юристы должны иметь четкое представление о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением конкретных видов документов.

Документы одного вида могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Например, внутри вида документа «акт» выделяют его разновидности: акт ликвидации организации, акт изъятия, акт выполненных работ и т. п., поэтому важное значение для оформления конкретного документа имеет и его принадлежность к определенной системе документации.

Все многообразие документов можно классифицировать и по другим основаниям.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По способу документирования:

рукописные;

электронные;

графические;

кино-, фото-, фонодокументы.

По сфере использования:

организационно-распорядительные;

финансово-бухгалтерские;

научно-технические;

по труду;

отчетно-статистические.

По месту составления:

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправляемые из организации);

внутренние (составленные и используемые в самой организации).

По ограничению доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

«Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

«Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

«Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

По происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); среди официальных документов выделяют группы личных документов: удостоверяющих личность (паспорт, пропуск), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж(трудовая книжка) и др.

личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными, создаются вне сферы служебной деятельности(личная переписка, дневники).

По юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

По форме изложения:

индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях. По срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет).

По количеству затронутых тем:

простые (содержат изложение одного вопроса 9объяснительная записка, акты, письма);

сложные (включают несколько вопросов и могут относиться к нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям — протоколы, постановления, приказы).

Документ — это единичный факт документирования факта или действия. Но деятельность любой организации или юридического лица этим не ограничивается и характеризуется совокупностью взаимосвязанных и взаимодействующих документов, т. е. системой документации.

Система документации — это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»⁷.

Сегодня существует большое количество взаимосвязанных и взаимоподчиненных систем документации. Самыми общими и целостными следует считать общегосударственные межотраслевые системы документации, которые можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

Этот тип документов представлен комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами;

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения.

В настоящее время в Российской Федерации установлена следующая классификация общероссийских унифицированных систем управленческой документации⁸:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной организации:

по созданию организации, предприятия;

по реорганизации организации, предприятия;

по ликвидации организации, предприятия;

по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

по распорядительной деятельности организации, предприятия;

по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

по документированию кадровой деятельности;

по оформлению дисциплинарных взысканий и поощрений.

2. Унифицированная система банковской документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

по эмиссионным –кассовым и бюджетном операциям банков;

по кредитным операциям банков;

по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

по операциям банков, связанная с международными расчетами;

выходная документация банков;

по депозитарным операциям банков.

Внутрибанковские формы установлены на следующие виды документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;

по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление);

выходная документация банков;

документация по денежному обращению;

по кредитным операциям банков;

бухгалтерская документация.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

учетная бухгалтерская документация.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

по статистике национальных счетов и экономических балансов;

по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

по статистике труда;

по статистике материальных ресурсов;

по статистике финансов;

по социальной статистике;

по статистике промышленности;

по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

по статистике капитального строительства;

по статистике внешнеэкономических связей;

по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

по статистике транспорта и связи;

по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета;

первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду:

по состоянию рынка труда;

по трудовым отношениям;

По повышению квалификации работников органов по труду;

по охране труда;

по минимальным потребительским бюджетам;

по обращениям в органы по труду.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ:

по учету и распределению средств;

по планово-экономической деятельности;

по контрольно-проверочной деятельности.

8. Унифицированные системы по внешнеторговой документации:

оперативно-коммерческая документация;

товаросопроводительная документация;

расчетная внешнеторговая документация;

документация, оформленная при ввозе (вывозе)товара;

экспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Данный вид документации фиксирует основную деятельность отрасли, например:

документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т. п.)

учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т. п.)

документация геологоразведочного производства (карты, профили, дела скважин и др.)

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и/или другие организации официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например, Российская государственная библиотека — для остальных библиотек страны.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы (судебная, нотариальная и др.). или для всех организаций, занимающихся одним видом деятельности (документация страховая, медицинская).

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 × 297) и А5 (148 × 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям к нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Этапы составления документов. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

1. Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

2. Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

3. Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т. д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

4. Проект документа редактируется и согласовывается.

5. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные — одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектные, т. е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), в направлении на исполнение.

Многоаспектные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4–6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.

Многоаспектные письма сложны в работе: с них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т. д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т. д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

1.4. Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактолoгическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг. Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу и значимость.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации — авторе документа и первичные данные о самом документе, например, дата, регистрационный номер.

Содержательная часть является основной и раскрывает суть документа и его назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.

Требования к оформлению реквизитов, изложенныe в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

Выделяют реквизиты документов постоянные и переменные. Постоянные — это реквизиты, присутствующие во всех видах документов одного типа, а переменные — это реквизиты, дополняющие типовой формуляр и отражающие особенности конкретной ситуации.

Например, в формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.

При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р6.30-2003):

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа

Обычно документы (деловые письма) печатают на бланках — листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации — угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. В Приложении 1 представлены образцы углового и продольного бланков.

В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем используются также для ведения переписки между государственными учреждениями. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов.

01. Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления.

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации»⁹ воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: на бланках Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Верховного суда РФ, высшего арбитражного суда РФ, на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений или иных официальных представительств РФ за границей.

Любопытно, что изображение двуглавого орла впервые было зафиксировано в качестве государственной эмблемы на печати царя Иоанна III Васильевича на меновой грамоте 1497 г.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т. п.) самих субъектов. Например, Закон города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 «О гербе города Москвы».

Герб может быть представлен как в цветном, так и черно-белом изображении.

03. Эмблема. Эмблема организации — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности. Обычно эмблема располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

04. Код организации — автора документа (физического или юридического лица) проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи с сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. этот код, имеющийся у вех зарегистрированных предприятий, является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.

05. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) — это номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г.¹⁰ ОГРН используется в качестве номера регистрационного дела юридического лица.

Основной ОГРН указывается в бланке для писем после реквизита ОКПО.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика — юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. КПП присваивается вместе с ИНН только организациям или ИП.

07. Код документа указывают по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Например, код для писем по ОКУД — 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

08. Наименование организации — адресата документа дается в полном и сокращенном виде, например: Московский Государственный Юридический Университет имени О.Е. Кутафина (МГЮА). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой групп), в систему которой входит данная организация, например:

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Московский государственный юридический университет

имени О.Е. Кутафина (МГЮА)»

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пишут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторс», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».

Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

09. Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факса, электронной почты, код по ОКНО, код по ОКУД, код автоматической международной телефонной связи и т. д. — коммуникационные данные, а также — номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора и т. д. — коммерческие данные. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) и на иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса), например:

Наименование организации

Россия, 344029, Ростов-на-Дону, пр. Мира, 7, оф. 134

134 office, Mir pr. 7, Rostov-ol1-Don, Russia, 344029 Телефон: коммерческий директор А.Г. Филенка (8632) 53–00–54;

Телефакс: (8632) 38–23–60, E-mail: bild@aaanet.ru:

Internet: http://www.bi1d.aaanet.ru

P/c 30125300800196780012 в АКБ «Югбанк», Ростов-на-Дону, МФО 157000340

10. Наименование вида документа проставляется на всех бланках, кроме бланка для писем, т. е. наименование вида документа «Письмо» не указывается. Данный реквизит является одним из важнейших, так как сообщает о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.

11. Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17.04.15. либо 14.12.2015.

Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль, например: 01.04.2015. После двух цифр числа и месяца ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2015). Допускается и полное оформление даты — словесно-цифровой способ: 4 марта 2015 года. ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2015.05.05, или 20151105, или 15.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

12. Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистрационному журналу.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправляемого) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2015

14. Место составления или издания документа указывают только в общем бланке (бланке организации), так как в бланке для писем этот реквизит указан в почтовом адресе организации.

15. Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получателя. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации | Министерство образования и науки Российской Федерации
Наименование должности | начальнику Отдела статистики
Ф. И.О. Получателя | И. В. Васильеву
Почтовый адрес | 101856, Москва,Чистопрудный бульвар, 6

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже: Акционерно-коммерческий банк. Отдел кредитования.

Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное объединение «Вымпел»

Бухгалтерия

Старшему экономисту А.Н. Ковалевой

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в название должности адресата, например:

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И. Чайке

или

Г-ну М.Ю. Власову

Генеральному директору

АООТ «Ижорские заводы»

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы в адресате ставятся перед фамилией.

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи» (ПОУПС). Данные Правила были утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

название района;

название области, края, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6,

Цeнтр, Москвa, 103012

При адресовании документа официальному лицу сначала указывается должность, фамилия и инициалы получателя, затем адрес организации, например:

Директору фирмы «Авис»

И.А. Кондратьевой

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

Самара, 443081

На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке, например:

Техническому директору

ОАО «Красногорский комбинат фургонов»

В.Н. Кротову

Начальнику ОТК

Т.А. Зудиной

Начальнику отдела комплектации

И.К. Строеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Составные части реквизита «адрес» следует отделять друг друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

16. Гриф утверждения документа — это способ придания документу юридического статуса, введение документа в действие.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А, Ы, О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например,

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания акционеров

от 05.04.2017 № 14

Другой способ утверждения документа — должностным лицом, имеющим на это право, т. е. руководителем организации. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы.

17. Резолюция — это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей¹¹.

Практически любая резолюция состоит из следующих частей:

указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения.

Обязательное требование к резолюции — ее адресность. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»).

Федоровой Н.В.

Быковой О.П.

Прошу подготовить проект договора с ООО «Терминал»

Личная подпись

22.08.2017 г.

Резолюция является в своем роде распорядительным документом, составленным на полученном документе. Примеры текстов резолюций, «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении», «подтвердить получение», «сообщить о выполнении», «к исполнению», «к сведению» и т. п.

Подпись руководителя и дата написания резолюции являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия.

18. Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели, например:

Об организации выставки

О выделении финансирования

По вопросу стоимости нового оборудования

На ваш факс N2 178112040 от 12.10.15

О чем? (ком?)

В письме о сроках поставки продукции

В приказе об увольнении Сидорова П.А.

В положении об отделе маркетинга

Кого? (чего?)

Акт списания продукции

Протокол общего собрания акционеров

Правила техники безопасности

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слова касательно, касается, а также писать по делу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

19. Отметка о контроле. Наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы подлежат контролю за исполнением. Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа документа с помощью штемпеля «Контроль» или буквы «К».

20. Текст документа — основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание — управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения — ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от …. №-307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам …

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы,

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами.

21. Отметка о наличии приложения. Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа.

В случае, когда к документу имеются приложения, об этом должна быть сделана соответствующая отметка, которая располагается под текстом перед подписью и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №!!):

Приложение:

1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

22. Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер | (личная подпись) | Е.Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) В.М. Сидоров (личная подпись) А.П. Ярцева

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. директора | личная подпись | Т.Г. Гавриков

Разновидностью подписи является электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ¹². Традиционный бумажный и электронный документы имеют разную физическую природу. Это в свою очередь определяет выбор средств, которые придают документу юридическую силу: собственноручная подпись используется для бумажных документов, подпись электронная — для легитимизации электронных документов.

Использование электронной подписи в электронных документах регламентируется Федеральным законом РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе»¹³.

23. Гриф согласования проставляется на служебном документе при необходимости его согласования (визирования) для оценки обоснованности документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам. Этим грифом оформляется внешнее согласование, когда экспертизу содержания документа проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в том числе различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру организации.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, тогда в документе после реквизита «подпись» делается отметка «Лист согласования прилагается». Лист согласования (визирования документа) — часть официального документа с отметками (визами) о согласовании¹⁴.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется исполнителем и прилагается к проекту документа.

24. Виза согласования документа — реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа¹⁵.

Виза включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель планового отдела

Личная подпись А.С. Попов

Дата

Повторному визированию подвергается документ, если в процессе визирования в его проект вносятся существенные изменения.

25. Оттиск печати¹⁶. Печать — это устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише — это элемент печати с зеркальным отображением оттиска печати. Печать имеет круглую форму¹⁷.

Наряду с термином печать часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Штамп (итал. Stampa — печать) — особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, содержащих текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправленного документа и др. По классификации организаций-изготовителей существуют следующие виды штампов:

сложные — повторяющие угловой бланк организации;

несложные штампы используют для доверенностей, копий документов, входящей документации, счетов-фактур и т. п;

штампы со стандартными словами: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов» и т п.

Форма штампов произвольная.

Штемпель (нем.stempel) — то же, что и печать.

Апостиль — специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств-участников конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (Гаагская конвенция, ст. 5).

Факсимиле (лат. fac simile — сделай подобное) — это печать, воспроизводящая подпись официального лица.

Учреждения, организации пользуются печатями и штампами на основании учредительных документов зарегистрированных управлением государственной регистрации и его территориальными отделами.

В филиалах организаций в печать вписывается слово «Филиал».

В соответствии с ГОСТ Р6.30–2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должностного лица, подписавшего документ. В унифицированных документах печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

В случае смены организационно-правовой формы предприятия, изменения наименования организации, ликвидации предприятия и др. случаев печать уничтожается на основании определенного пакета документов. В случае утери печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

26. Отметка о заверении копии. Копия заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица. При выдаче копии за пределы организации на ней проставляется печать.

Верно.

Старший инспектор отдела кадров | личная подпись | И.И. Соколов

01.04.2017

27. Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

Савельев 32–45–78

Савельев Игорь Иванович 32–45–78

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа, краткие сведения об исполнении; помету «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.15, № 124

В дело № 0115

Личная подпись

01.07.15

29. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости — часы и минуты.

30. Идентификатор электронной копии документа — отметка о переносе данных на машинный носитель. Такая отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату создания, местонахождение на сетевом диске, доступному для чтения сотруднику или структурному подразделению, которому адресован документ:

Е:\О\Служебные письма 12.04.2017

При распечатке итогового документа, выходящего за пределы организации, идентификатор удаляется.

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст;

если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация). Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой «Постскриптум», реже «П. С.» или «Р. S.» и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встретиться, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.

С уважением, …

2. P.S. Отчет по III кварталу только что получил.

28 марта 2015 г.

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает официальный статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи.

Культура оформления официальных документов начинается с бланков организации.

Бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон, идентифицирующий автора официального документа¹⁸. Состав и порядок расположения реквизитов на бланках организаций установлен ГОСТ Р 6.30–2003.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или герба субъектов РФ.

На сегодняшний день существуют следующие виды бланков:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк конкретного вида документа (кроме письма);

бланк должностного лица;

бланк для писем.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему их расположения на бланке.

При оформлении документа на двух и более страницах на бланках печатают первую страницу документа, последующий текст печатают на чистых листах одинакового формата и качества с бланком. Вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами.

Контрольные вопросы к разделу I

Каковы особенности делопроизводства в Древнерусском государстве?

Что такое приказное делопроизводство?

В чем заключались особенности коллежского делопроизводства?

В какой период была введена система регистрации документов?

В каком столетии стали применяться формуляры документов?

Назовите основные особенности министерского делопроизводства.

В каком веке стала развиваться научная организация труда делопроизводственных работников?

Какие основные документы по делопроизводству были приняты во второй половине XX в.?

Как развитие носителей информации влияет на создание новых видов документов?

Какие документы, принятые в начале XXI в., способствовали возобновлению развития делопроизводства в России?

Какими функциями обладает документ? Какая из них является важнейшей?

Какова роль информации в социальных, экономических, управленческих процессах?

Какие носители информации используются в настоящее время?

Приведите пример коммуникативной функции документа.

Приведите пример правовой функции документа.

В чем основное отличие документа и информации?

В чем разница между открытой и закрытой информацией?

Назовите отличие понятий «копия документа» и «заверенная копия документа» (в соответствии с ГОСТ 7.0.8-2013).

Назовите критерии классификации документов. Какие классификации документов вам известны?

Что такое Унифицированная система документации?

В каком документе определены категории и виды стандартов?

Как связаны между собой классификация и унификация документов?

Назовите состав реквизитов, придающих юридическую значимость документу.

Какие реквизиты включает в себя бланк для писем?

Назовите способы оформления даты на документе.

В чем заключается законодательное регулирование употребления гербовой символики на документах?

Раздел II. Особенности составления различных видов документов

2.1. Порядок составления и оформления организационно-распорядительных документов

На сегодняшний день существует множество различных систем документации (банковская, внешнеторговая и т. д.). Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД). Государственный стандарт России понятие организационно-распорядительной документации трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования органов власти, учреждений, предприятий, их подразделений и должностных лиц»¹⁹.

В нее входят три группы документов:

организационно-правовые;

распорядительные;

информационно-справочные.

2.1.1. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения (в Приложении 5 дан перечень документов, подлежащих утверждению) уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

К организационно-правовым документам относятся:

устав;

учредительный договор;

положение об организации;

положение о структурном подразделении;

положение о коллегиальном органе;

регламент;

штатное расписание;

должностная инструкция.

Устав — свод правил, регулирующий деятельность организаций, учреждений, обществ, их взаимоотношения с другими организациями, гражданами, права и обязанности в разных сферах управления.

Уставы, общие для какой-то сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти.

Уставы общественных организаций принимаются и утверждаются на съездах этих организаций.

Уставы юридического лица утверждаются учредителем(ми) и подлежат обязательной регистрации в установленном порядке.

Устав является обязательным документом и включает:

Наименование учреждения, организации.

Местонахождение.

Предмет и цель деятельности.

Порядок образования имущества или уставного капитала.

Порядок распределения прибыли.

Порядок управления, органы управления (внутренняя организационная структура).

Порядок прекращения деятельности.

В зависимости от вида организации в типовой устав могут быть добавлены другие сведения (для банков — перечень проводимых банком операций, для АО — сведения о категории выпускаемых акций, условиях их приобретения).

Положения об уставе содержатся в следующих нормативных правовых актах:

Устав общества с ограниченной ответственностью — статья 89 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 12 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

Устав общества с дополнительной ответственностью — статья 95 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;

Устав акционерного общества — статья 98 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 13 и 14 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ;

Устав производственного кооператива — статья 108 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 5 Федерального закона от 8 мая 1996 г. № 41-ФЗ «О производственных кооперативах»;

Устав унитарного предприятия — статья 113,114,115 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 9 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

Устав потребительского кооператива — статья 116 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;

Устав общественной и религиозной организации — статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;

Устав фонда — статья 118, 119 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;

Устав учреждения — статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;

Устав ассоциации и союза — статья 89 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

Учредительный договор — договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участие в его деятельности. В договоре также определены условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, сфера деятельности юридического лица, порядок выхода из его состава. Оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и состоит из соответствующих разделов:

Вводная часть.

Цель заключения договора.

Наименование и правовая форма организации.

Предмет деятельности.

Местонахождения организации.

Обязанности участников.

Порядок образования имущества.

Условия ответственности учредителей по обязательствам юридического лица.

Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

Порядок управления делами.

Ответственность за нарушение договора.

Условия и порядок выхода участников из состава организации и принятие новых членов.

Порядок рассмотрения споров.

Порядок изменения и расторжения договора.

Реорганизация и ликвидация юридического лица.

Положение об организации — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

В учредительных документах некоммерческой организации должны определяться:

Наименование некоммерческой организации, содержащее указание на характер ее деятельности и организационно-правовую форму.

Место нахождения.

Порядок управления деятельностью.

Предмет и цели деятельности.

Сведения о филиалах и представительствах.

Права и обязанности членов, условия и порядок приема в члены некоммерческой организации и выхода из нее.

Источники формирования имущества.

Порядок внесения изменений в учредительные документы.

Порядок использования имущества в случае ликвидации.

Иные положения, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

Положение о структурном подразделении — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

Общие положения.

Основные задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Ответственность.

Взаимоотношения.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о коллегиальном (или совещательном) органе. Текст положения может включать следующие разделы:

Общие положения.

Основные задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Ответственность.

Взаимоотношения.

Положение подписывается председателем и утверждается руководителем организации.

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет:

Статус этого органа.

Порядок планирования работы.

Порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение.

Порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания.

Оформление решений.

Порядок доведения решений до исполнителей;

Материально-техническое обеспечение заседаний.

Штатное расписание — перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности в организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав. Ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция является документом, призванная содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить