Autor und Herausgeber übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit oder Schäden, die sich aus der Anwendung dieser Unterlage der enthaltenen Aktivitäten ergeben. Grundsätzlich empfehlen wir große Sorgfalt beim Umgang mit betrieblichen Dingen sowie die Beachtung gesetzlicher Richtlinien und weisen generell auf mögliche Risiken hin, die durch Unterlassung bestimmter Pflichten oder Nachlässigkeit entstehen können.

Impressum

Sie sind nicht überarbeitet, Sie sind schlecht organisiert!

Jochen Sommer

Copyright: © 2014 Dr. Jochen Sommer

Herausgeber:
Sommer-Solutions GmbH, Sonnabendweg 13, 36396 Steinau, www.sommer-solutions.de

Verlag.

epubli GmbH, Berlin; www.epubli.de

Abbildungen:

© Sommer-Solutions (Systematic Cube, Business Scan)

ISBN: 978-3-7375-0359-4

Inhalt

Impressum

Warum ist Systematisierung so wichtig?

Schwache Organisation

Ungeregelte Routine

Gute Systematisierung

Weitere Vorteile

Was ist Systematisierung?

Unzutreffende Vorurteile

Selbsterzeugtes Chaos

Systematisierung als Optimierungsaufgabe

Mehr Freiheit

Unternehmer sein bedeutet ein System zu besitzen

Systematisierung fördert Mitarbeiter

Erfolgsfaktor Kontrolle

Die 4-Stunden-Woche, und jetzt?

Unternehmenswert und Wachstumsmöglichkeiten

Erfolgsfaktor Veränderung

Dynamische Stabilität

Beispiele für Veränderungsdruck

Erfolgsfaktor Technik

Beispiel Personalvermittler IT

Erfolgsfaktor Werte

Von Gutmenschen und Werteschändern

Erfolgsfaktor Perspektiven

Erfolgsfaktor Prozesse

Erfolgsfaktor Strukturen

Erfolgsfaktor Fokussierung

Erfolgsfaktor Systematic-Cube

Allgemeine Informationen

Aktivität: Unternehmensvision

Aktivität: Ihr Hauptziel – Zeit, Geld und Inhalt

Aktivität: Ihr strategisches Ziel

Aktivität: Der Business Scan

Aktivität: Organisatorische Ziele

Aktivität: Maßnahmenplanung

Aktivität: Messungen

Aktivität Zufriedenheitsmessungen

Aktivität Demographie und Psychographie Ihrer Kunden

Aktivität: Marketingplanung

Aktivität: Rollenmodell

Aktivität: Regeln, Leitbild, Mitarbeiterhandbuch

Info: Rekrutierungsprozess

Info: Mitarbeiterkontrolle

Aktivität: Lieferantenbewertung

Info: Mitarbeiterentlassung

Info: CRM-Software

Aktivität: Faktura

Info: Arbeitsdokumente und Systemdokumentation

Aktivität: Von der Checkliste zum Prozess

Info: Vom Prozess zur IT

Aktivität: Schulung der Mitarbeiter

Aktivität: Vertragsverwaltung

Aktivität: Papierloses Büro

Aktivität: Routine-Systematisierung

Anhang

Beispiel Leitbild (Prinzipienorientiert)

Beispiel Führungsgrundsätze

Beispiel Wertedefinitionen

Über dieses Buch

Schlecht systematisierte, erfolglose und mäßig organisierte Unternehmen…

…schaden dem Inhaber. Er verliert Geld und Lebensqualität.

…schaden den Mitarbeitern. Sie verlieren Chancen und Möglichkeiten.

…schaden anderen Unternehmen. Rechnungen können nicht bezahlt werden.

…schaden den Kunden. Schwache Leistungen für wenig Geld.

…schaden der Wirtschaft. Schwacher Wettbewerb schädigt den Standort.

…schaden der Gesellschaft. Geringe Steuern, keine Innovationen, Fachkräfte wandern ab.

Alle wollen, dass Sie erfolgreich werden. Hier sehen Sie, wie es geht.

Warum ist Systematisierung so wichtig?

Systematisierung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Unternehmensführung. Dabei geht es darum, dass man alle Bereiche eines Unternehmens optimal organisiert und strukturiert. Systematisierung macht vor keinem Prozess, keinem Bereich und keiner Person halt. Letztendlich geht es darum das gesamte Unternehmen in allen Bereichen zu professionalisieren und ständig zu optimieren.

Ein professionell geführter Betrieb hat gegenüber dem intuitiv geführten Betrieb enorme Wettbewerbsvorteile: Es wird zuverlässig höchste Qualität und ein steigender Kundennutzen erzeugt, das Unternehmen läuft deutlich stabiler und ertragsreicher, während sich Inhaber und Angestellte voll auf Ihre Stärken konzentrieren und sich von ungewollten Aufgaben und Verpflichtungen befreien. Ein gut systematisierter Betrieb ist ein Segen für alle: Kunden, Mitarbeiter und Unternehmer.

Schwache Organisation

Schlecht organisierte Unternehmen hingegen belasten alle Beteiligten: Sie schaffen wenig Nutzen, der Inhaber steht ständig unter Strom und der Vertrieb funktioniert selten, weil die Leistungen nicht überragend sind, das Marketing nicht optimal funktioniert und sich der Betrieb mit unnötigen Aktivitäten befasst, die oft sinnlos und nicht selten finanziell belastend sind. Schlecht organisierte Betriebe schaden auch der Wirtschaft, weil sie ein Umfeld fördern, in dem unprofessionelle Leistungen verteidigt werden, Kunden geschädigt werden und in dem Stabilität fehlt. Auch die Beratung von schlecht organisierten Unternehmen ist für die Berater meist ärgerlich. Gute Ansätze werden zwar verstanden, aber fast nie umgesetzt. Der Grund sind häufig organisatorische Probleme, die nie gelöst wurden. Wenn Unternehmer und Angestellte ständig Zeit mit lästigen Routineproblemen verbringen, haben Sie keine Zeit sich zu verbessern.

Ungeregelte Routine

Ein einfaches Beispiel: In einem Unternehmen treten ständig Geschäftsvorfälle auf, die absolute Routine darstellen. Zum Beispiel fragt ein Kunde nach einem individuellen Angebot und erhält (selbstverständlich) darauf eine Antwort. In vielen Unternehmen fehlen aber hierfür sämtliche Standards: Oft gibt es nicht einmal eine einheitliche Vorlage für das Angebot oder nur der Chef kann (darf) individuelle Angebote erstellen. Ein Angestellter muss das Angebot ggfs. einfach per Email erstellen. Hierzu muss er sich den Text für das Anschreiben jedes Mal neu überlegen. Auch für den Inhalt benötigt er viel Zeit und am Ende fehlen die allgemeinen Geschäftsbedingungen (Garantieregeln etc.), weil diese zwar auf dem Server liegen, der Angestellte diese aber nicht gefunden hat oder einfach nicht daran gedacht hat. Später gibt es ggfs. Rückfragen und Probleme und wenn die AGBs schon im Angebot fehlen, sind diese im Ernstfall auch nicht gültig. Verschlimmernd kommt hinzu, dass neue Mitarbeiter diesen Routinevorfall wiederum neu „erfinden“ müssen. Ärgerlich für Kunden, ärgerlich für das Unternehmen!

Gute Systematisierung

Ein gut organisiertes Unternehmen verfügt für alle Routinevorfälle über sorgfältig getextete und geprüfte Vorlagen. Diese beinhalten alle für den jeweiligen Geschäftsvorfall notwendigen Informationen, sodass diese in keinem Fall vergessen werden. Für jeden Vorfall gibt es nur eine einzige gültige Vorlage, sodass auch nicht versehentlich alte Vertragsbedingungen verschickt werden können. Kunden erhalten Zugriff auf alle für Sie wichtigen Informationen (z.B. Broschüren) und werden – unabhängig vom Sachbearbeiter – immer gleich freundlich und verbindlich behandelt. Auch gibt es für die einzelnen Geschäftsvorfälle ganz bestimmte Einstiegspunkte. So wird ein Angebot eben über den zuständigen Sachbearbeiter oder eine Emailadresse oder ein Webformular angefordert und nicht „im Vorbeilaufen“ dem Chef mitgeteilt, der die Sache dann gelegentlich bearbeitet (oder vergisst). Alle Unterlagen und Korrespondenzen werden einheitlich in einer zentralen CRM-Software abgelegt und sind in jedem Fall schnell auffindbar und sichern somit die professionelle Kommunikation und im Ernstfall den Beweis, was tatsächlich besprochen und vereinbart war. Ganz nebenbei werden so auch alle gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Archivierungspflicht) erfüllt und der Betrieb stellt einen „sicheren“ Ort für Inhaber und Angestellte dar.

Weitere Vorteile

Systematisierung ist aber noch weit mehr, als reine Organisation. Alle Bereiche werden beachtet und strukturiert. Die Wettbewerbsvorteile, die sich dadurch ergeben sind enorm und können gar nicht alle beschrieben werden. Hier einige der auffälligsten Vorteile:

Kein Mitarbeiter und keine Führungskraft kann sich der Systematisierung dauerhaft entziehen. Alle arbeiten nach gleichen Qualitätsstandards und haben eine ähnlich hohe Auffassung über Leistung und professionelles Verhalten im Betrieb.

Wichtige Abläufe wie der Vertrieb, die Leistungserbringung, die Werbung laufen zuverlässig und bringen Ergebnisse. Das Unternehmen wird ertragreicher.

Mitarbeiter sprechen „die gleiche Sprache“, wenn es um interne Abläufe geht. Jeder kennt den Unterschied zwischen Interessenten und Kunden. Jeder nutzt dieselben Wörter, um wichtige Abläufe zu beschreiben.

Routineaktivitäten sind dokumentiert und jedermann bekannt. Einarbeitungszeiten reduzieren sich auf ein Minimum. Automatisierte Abläufe sorgen für Geschwindigkeit, gleichbleibende Qualität und halten die Mitarbeiter nicht von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

Durch den Wegfall lästiger Routineaufgaben konzentriert sich jeder auf seine wirklichen Fähigkeiten. Das Unternehmen wird innovativer und kreativer.

Kunden erhalten überdurchschnittliche Leistungen und begeisternden Service.

In Fällen, in denen Interessenten keine passende Leistung geboten werden kann, wissen dies alle Beteiligten ebenfalls und so wird keine Zeit für unpassende Angebote vergeudet oder es werden „Klimmzüge“ unternommen, um die eigene Leistung so zu verbiegen, dass es irgendwie doch noch passt.

Die Vorteile einer guten Systematisierung sind so zahlreich und sind auch für jedermann sofort ersichtlich, dass sich zwischenzeitlich immer mehr Unternehmer damit befassen. Leider schaffen es nicht alle, ihre Betriebe zu systematisieren. Während manche Unternehmer bereits diszipliniert und besonnen arbeiten, schaffen sie es in sechs Monaten bis drei Jahren bereits zu einem beachtlichen Grad der Systematisierung. Andere hingegen verzetteln sich ständig, gehen zu viele Dinge gleichzeitig an und suchen zwischendurch immer wieder nach einfacheren Lösungen. Systematisierung kann aber nicht durch andere Hilfsmittel oder Tricks ersetzt werden und so werden Unternehmer immer wieder mit der Erkenntnis konfrontiert, dass nur eine optimale Systematisierung dabei helfen kann die betrieblichen Probleme zu lösen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei Ihr Unternehmen zu systematisieren. Reservieren Sie pro Woche 4 Stunden Zeit für die Umsetzung und gehen Sie die Dinge in der richtigen Reihenfolge an, dann wird sich der Betrieb ständig verbessern und Probleme, die heute noch unüberwindlich erscheinen, werden irgendwann einfach nicht mehr existieren.

Fast alle Inhaber kleiner und mittelständischer Unternehmen geben an, dass sie sich überarbeitet und überfordert fühlen. Sie wissen, dass sie selbst der beste und unverzichtbarste Mitarbeiter im Unternehmen sind. Genauere Untersuchungen zeigen schließlich, dass fast jedem Unternehmen eine klare Systematisierung der Arbeitsabläufe fehlt. Es fehlt an Strukturen, die Arbeiten effektiv machen. Oft werden Aufgaben zwischen den Mitarbeitern hin und her geschoben und entweder gar nicht, zu spät oder gleich mehrfach bearbeitet. Solche Abläufe erfordern, dass ständig überflüssig kommuniziert werden muss. Statt eine Aufgabe pünktlich zu erledigen, müssen vorher immer wieder Rückfragen zum Bearbeitungsstand beantwortet werden. Das erhöht die Bearbeitungszeit und die Unzufriedenheit auf allen Seiten. Schließlich geben die Chefs an, dass sie sich ein Unternehmen wünschen, dass viel besser, automatisierter und reibungsloser funktioniert. Solche Unternehmen existieren und sie haben die Gemeinsamkeit, dass der Inhaber oder Geschäftsführer sich genügend Zeit genommen hat, um die Systematisierung voran zu treiben. Außerdem nutzen diese Firmen moderne Informationstechniken intelligent und rechtzeitig. Rechtzeitig bedeutet, dass nach Etablierung eines funktionierenden Prozesses – und erst dann – dieser möglichst vollständig und fehlerfrei auch in der EDV abgebildet wird. Organisatorische Probleme lassen sich nicht immer durch Standardsoftware lösen, doch wer Abläufe bereits erprobt und getestet hat, der kann diese optimal in seiner EDV integrieren. Das führt dann dazu, dass man einen echten Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Marktteilnehmern hat.

Sie sind nicht überarbeitet, Sie sind schlecht organisiert!

Was ist Systematisierung?

Systematisierung ist die klare Konzentration auf Perspektiven und Abläufe im Unternehmen. Alle Bereiche werden dabei schonungslos miteinbezogen. Es gibt keine Ausnahme, deshalb ist Systematisierung immer ganzheitlich und kein Bereich oder Mitarbeiter kann sich entziehen. Jeder Bereich wird geplant, strukturiert und mit gemessenen Ergebnissen und klaren Abläufen versehen. Gute Systematisierung entkoppelt das Unternehmen und seine Leistung von individuellen Eigenschaften der Mitarbeiter.

Achtung: Die Entkopplung von individuellen Eigenschaften fördert die Individualität der Mitarbeiter und deren persönliche Fähigkeiten, Kreativität und Motivation.

Wir holen an diesem Punkt ein wenig aus, denn die obige Feststellung ist von enormer Wichtigkeit!

Unzutreffende Vorurteile

Hört ein ungeschulter Beobachter erstmals von Systematisierung und den damit verbundenen Begriffen wie Prozesse, Dokumentation oder Automation, so befürchtet er schnell eine unpersönlichen bürokratischen Apparat, in dem Mitarbeiter durch Regeln unterdrückt, kontrolliert und aufgrund industrieller Automation ausgebeutet werden. Hierbei handelt es sich jedoch um vollständig falsch verstandene Systematisierung. Systematisierung moderner Betriebe hat nichts mit Industrialisierung, dem Mitarbeiter als Roboter oder radikaler Ausnutzung zu tun. Genau das Gegenteil ist der Fall.

Selbsterzeugtes Chaos

In schlecht organisierten Betrieben geht alles drunter und drüber. Abläufe sind nicht klar, ständig müssen Dinge neu besprochen werden, die eigentlich klar sein müssen. Mitarbeiter und Führungskräfte vergeuden Ihre Kräfte in sinnlosen Diskussionen und Tätigkeiten. Viele Vorgänge müssen mehrfach angefasst, geprüft und kontrolliert werden, weil Abläufe unklar sind. Wichtige Regeln fehlen und jeder Mitarbeiter legt die Dinge anders aus. Gleichzeitig werden Entscheidungen nicht getroffen, weil die Entscheidungswege unklar sind, die Verantwortlichkeiten nicht geregelt sind und Vertretungen fehlen (was man spätestens an Emails und unerwünschten Anrufen während des eigenen Urlaubs bemerkt). Solche Unternehmen fressen Ihre Mitarbeiter regelrecht auf. Die Routine wird zu zeitfressenden „Maloche“ und der Mitarbeiter bewegt sich ständig auf einem unsicheren Drahtseil, das über unklare Verantwortlichkeiten, fehlende zuverlässige Regeln und unklare Erwartungen gespannt ist.

Systematisierung als Optimierungsaufgabe

Gute Systematisierung stellt das Optimum zwischen diesen beiden negativen Extremen dar. Weder handelt es sich um ein bürokratisches, überreguliertes noch um ein unorganisiertes, strukturloses Unternehmen. Systematisierung integriert positive Elemente dauerhaft und beseitigt konsequent Nachteile und Hindernisse im Unternehmen. So werden positive Ziele erreicht und Engpässe und Unzulänglichkeiten überwunden. Vergleichen Sie Systematisierung mit einer Kampfsportart, so erkennen Sie, dass gute Abläufe und Techniken nur in Verbindung mit der richtigen Geisteshaltung zur Meisterschaft führen.

Mehr Freiheit

Systematisierung, wie wir sie verstehen, entkoppelt die Leute von negativen Verbindlichkeiten und fördert deren Freiheit. Das Beispiel der typischen Unternehmer erklärt diese Feststellung: Meist werden Unternehmer von Personen gegründet, die über besondere Fähigkeiten in einem bestimmten Bereich verfügen. Eine Fachkraft gründet eine Firma und bekommt anfangs auch schnell Kunden. Nun beginnt eine Art Teufelskreis, denn der ehemals gute Facharbeiter muss sich um Dinge kümmern, von denen er nichts versteht: Rekrutierung, Einarbeitung und Entwicklung von Personal, Steuerfragen, Organisationsthemen, Einkauf, Verkauf, Marketing, IT-Systeme und CRM. Durch die vielfältigen Aufgaben lässt die eigene Leistungsfähigkeit in der Kernkompetenz nach und es kommt immer häufiger zu  Problemen mit Kunden und Mitarbeitern. Anfänglich hoch motivierte Fachleute geben dann oft nach wenigen Jahren auf. Nur wenige die übrigbleiben werden erfolgreich, während der Rest über Jahre hinweg still vor sich hin leidet. Die große Hoffnung von Reichtum und Freiheit entwickelt sich immer mehr zum Gefängnis, dem man nicht mehr entfliehen kann. Zu viele Verpflichtungen, Verträge, Versprechen müssten gebrochen werden und nicht selten scheitern familiäre Beziehungen an der Arbeit im eigenen Unternehmen. Wussten Sie, dass gescheiterte Unternehmensgründungen der zweithäufigste Grund für private Insolvenzen sind (der erste Grund sind geplatzte Finanzierungen von Immobilien)?

Unternehmer sein bedeutet ein System zu besitzen

Systematisierung sieht die Aufgabe des Unternehmers darin ein System zu schaffen, dass optimal läuft und nicht darin, alle Facharbeit und sämtliche Managementthemen zu beherrschen. Der Unternehmer arbeitet an seinem (Unternehmens-)System und nicht wie der beste Angestellte im Unternehmen. Er schafft Strukturen und ist im Idealfall so vom Unternehmen entkoppelt, dass es auch ohne ihn funktioniert und er seine persönliche Freiheit, seine  Fähigkeiten und Kreativität wirklich entfalten kann. Menschen, die sich ständig mit dem Tagesgeschäft, Beschwerden, Kleinigkeiten und wiederholten Arbeitsschritten des gleichen Vorgangs beschäftigen sind selten entspannt und nie wirklich kreativ. Solche Unternehmer erschaffen sinnvolle Firmen und sie gehen nicht mit 67 in Rente, sondern entfalten ihre Kreativität und Schöpfungskraft kontinuierlich weiter bis ins hohe Alter. Der echte Ruhestand kommt erst später und befindet sich im Normalfall 2 Meter unter der Erde. Bis dahin ist genügend Zeit die eigenen Ideen auszudrücken und die Welt ein wenig zu verbessern.

Systematisierung fördert Mitarbeiter

Auch die Mitarbeiter solcher Unternehmen profitieren enorm. Anstatt sich darauf zu konzentrieren die eigene Position zu sichern und sich durch Geheimnisse und Bündnisse unersetzlich zu machen, konzentrieren sich die Mitarbeiter auf Ihre Arbeit und die gewünschten Ergebnisse. Da das Unternehmen klare Verantwortlichkeiten und Regeln kennt, hat jeder Mitarbeiter Sicherheit. Er weiß, wo seine Grenzen sind und was von Anfang an von ihm erwartet wird. Erfüllt er die Erwartungen, so kann er sich seiner Stelle dauerhaft sicher sein und muss keine unmoralischen Versuche unternehmen durch politische Seilschaften oder Betriebsgeheimnisse unersetzlich zu werden. Solche Versuche erzeugen eine zwanghafte Beziehung, in der der eine den anderen erpresst, indem der Chef ohne den Mitarbeiter nicht arbeiten kann und der Mitarbeiter dem Chef ständig unterstellt, dass dieser ihn jederzeit „entsorgen“ könnte (wenn er eben nicht vorgebaut hätte). Geht ein Mitarbeiter in Urlaub, so kann er sich wirklich erholen. Weder fürchtet er ständige Anrufe oder Urlaubsunterbrechungen noch muss er damit rechnen am nächsten Arbeitstag mit liegengebliebenen Aufgaben überfrachtet zu werden. Tatsächlich findet er mit der Zeit sogar die Muse sich mit sinnvollen Verbesserungsvorschlägen und seinem fachlichen Knowhow sinnvoll in die ständige Optimierung der Unternehmensabläufe einzubringen.

Erfolgsfaktor Kontrolle

Auch der immer wieder geforderte Aspekt der Messung und Kontrolle ist ausgesprochen sinnvoll. Kontrolle ist prinzipiell nicht negativ zu werten, sondern ein zwingendes Element guter Führung. Komplexe Aufgaben (der meiste Teil heutiger Tätigkeiten) erfordern eine ständige Prüfung. Dabei muss nicht unbedingt der Vorgesetzte kontrollieren. Gute Kontrollstrukturen sorgen nämlich dafür, dass sich der Mitarbeiter zunächst selbst überprüft, anschließend kommen (automatische und oft nicht als solche wahrgenommene) Kontrollen durch Mitarbeiter und sogar Kunden. Der Vorgesetzte prüft schließlich die Ergebnisse und gibt angemessenes Feedback oder trifft Entscheidungen. Ein gutes Beispiel für eine solche Kontrollstruktur sind Mitarbeiter(innen), die Seminarplanungen vornehmen. Durch die vielen Schnittstellen zu Referenten, Hotels und Teilnehmern ist hier – ein guter Unternehmensablauf vorausgesetzt – wenig Kontrolle durch den Vorgesetzten nötig. Tritt ein Fehler auf, so bemerken das Referenten und Kunden meist viel schneller. Der Effekt davon ist, dass die Mitarbeiter Fehler möglichst von Anfang an vermeiden, denn es ist sehr aufwändig, wenn man plötzlich 20 Beteiligte einzeln über Veränderungen oder Nachlässigkeiten informieren muss.

Die 4-Stunden-Woche, und jetzt?

Die Antwort auf eine einfache Frage bringt das Konzept auf den Punkt: „Wenn Sie nur noch maximal vier Stunden pro Woche arbeiten könnten, was würden Sie tun?“

Die meisten Unternehmer antworten auf diese Frage intuitiv: Ich würde das gesamte Tagesgeschäft aufgeben und an Mitarbeiter delegieren. Die vier Stunden investiere ich in die folgenden Dinge: Strategien erstellen, Ziele und Erwartungen an Mitarbeiter kommunizieren und die Ergebnisse kontrollieren. – Strategie, Kommunikation derselben und Kontrolle – das ist Systematisierung. Der Fokus liegt dabei auf Perspektiven und Abläufen, was wir später noch intensiver diskutieren werden.

Interessant an diesen Antworten ist, dass die meisten Unternehmer sich in Wirklichkeit fast gar nicht mit den drei genannten Themen befassen. Während also der Unternehmer mit 4 Stunden Arbeitszeit gezwungen ist, sich auf das Wesentliche zu fokussieren, tut der in Vollzeit Arbeitende genau das Gegenteil. Er verschiebt Planungen und Kontrollen gerne in die ferne Zukunft und kümmert sich lieber um das Tagesgeschäft. Dabei ist es oft so, dass die meisten Unternehmer gar nicht wissen, wie man richtig plant und Kontrolle verabscheuen sie, weil sie damit unangenehme Gefühle verbinden.

Unternehmenswert und Wachstumsmöglichkeiten

Systematisierung befasst sich also damit ein ganzheitliches Unternehmenssystem zu schaffen, dass die Freiheit der Beteiligten fördert und sich mehr oder weniger selbständig verbessert. Dadurch gewinnt das Unternehmen an Wert und kann ggfs. sehr gewinnbringend verkauft werden. Überhaupt ist die Möglichkeit sein Unternehmen jederzeit verkaufen zu können ein sehr attraktives Ziel. Auch wenn diese Möglichkeit vielleicht nie realisiert wird, zwingt das Ziel einen dazu eine echte (übertragbare) Systematik zu schaffen. Dies ist wiederum die Basis für jede Expansion, den Aufbau von Filialen oder den Betrieb eines Franchisesystems.

Der Grund für alle diese Wachstums- und Expansionsmöglichkeiten liegt dabei übrigens in erster Linie nicht in der Erschaffung von Wohlstand für den Eigentümer sondern im Unternehmenszweck an sich. Wenn ein Unternehmen eine sinnvolle Vision vertritt und einen echten Nutzen und Mehrwert für andere Menschen bietet, dann muss es wachsen können, damit dieser Nutzen maximiert wird und möglichst viele Menschen davon profitieren können. Solche Unternehmen wachsen, weil Sie der Gesellschaft einen echten Mehrwert bieten und für eine Sache einstehen, die größer und wichtiger ist als die persönlichen Bedürfnisse des Unternehmers. Wohlstand, Freiheit, Werte und Beständigkeit sind dann die natürliche Folge des Unternehmenssystems und nicht dessen eigentlicher Zweck.

Erfolgsfaktor Veränderung

Dynamische Stabilität

Systematisierung steht außerdem für den ständigen Wandel in Unternehmen und den damit verbundenen Fortschritt. Stabilität ist wichtig, weil sie den Menschen Sicherheit und Verlässlichkeit bietet. Gleichzeitig ändern sich Rahmenbedingungen und Trends ständig, sodass ein modernes Unternehmen sich ständig anpassen muss. Viele Branchen stehen heute unter enormem Veränderungsdruck. Die Herausforderung dabei ist, dass ein Unternehmen auch unter dem ständigen Veränderungs- und Innovationsdruck eine Grundstabilität aufrecht erhält, damit Leistungen und Service nicht beeinträchtigt werden und gleichzeitig schnell auf jede denkbare Notwendigkeit reagiert werden kann.

Beispiele für Veränderungsdruck

Werbeagenturen

Stellen Sie sich einmal vor, dass Sie eine Agentur betreiben, die Firmenlogos für Unternehmen erstellt. Als künstlerisch geprägtes Unternehmen verstehen Sie viel von Bildbearbeitung, Designs und Layouts. Während das Logo der Deutschen Bank früher angeblich 1,4 Millionen D-Mark gekostet hat, bieten Sie die Erstellung modernerer Logos bereits für 7.500 € an. Ihre Kunden müssten sich also eigentlich freuen, dass sie bei Ihnen so viel Geld sparen. Sicherlich wird es auch einige Kunden geben, die bereit sind entsprechende Preise für die gebotene Qualität zu bezahlen. Einige finden jedoch im Internet (z.B. www.logoarena.de) die Möglichkeit für ca. 200 € einen internationalen Wettbewerb für die Erstellung eines Firmenlogos zu starten. Dabei sind mindestens 50(!) Entwürfe garantiert und es nehmen Designer aus allen Ländern daran teil. Der Kunde wird vorher genau befragt, welche Werte das Logo ausdrücken soll, welcher Grundtyp bevorzugt wird und welche Formen und Farben gewünscht sind.

Solche Entwicklungen sind nicht aufzuhalten. Es gibt verschiedene Wege mit einem solchen Vorfall umzugehen:

Sie stellen das Geschäft ein und versuchen mittelfristig noch ein paar Kunden für den hohen Preis (oder ein wenig Rabatt) zu gewinnen. Ganz wohl ist Ihnen dabei nicht unbedingt, denn letztendlich wissen Sie, dass sie die Kunden übervorteilen.

Sie weigern sich zu akzeptieren, dass der Designer aus den Philippinen mit Ihnen verglichen werden kann. Sie behaupten, dass sie bessere Software, Kenntnisse, Erfahrungen und künstlerisches Geschick aufweisen und dass Ihre Logos einfach besser sind (im Wettbewerb entscheidet allerdings der Geschmack des Kunden). Außerdem sind Ihre Kosten (Werbung, Büro, IT) höher und das müssen Sie schließlich dem Kunden in Rechnung stellen. Dafür hat sicher jeder Kunde vollstes Verständnis.

Sie melden sich selbst als Designer für den Wettbewerb an und kassieren im Fall des Gewinns das geringe Preisgeld. Vielleicht gewinnen Sie die Kunden anschließend dazu, auch Visitenkarten und Briefpapier bei Ihnen designen zu lassen.

Sie ändern einfach Ihren Service. Für 7.500 € bieten Sie nun an, dass Sie mit dem Kunden zunächst genau ermitteln, welche Farben, Formen, Designs und Werte sein Logo optimal für seine Zielgruppe ausdrückt. Anschließend stellen Sie für den Kunden alle Eigenschaften zusammen, die sein optimales (zielgruppengerechtes) Logo enthalten muss. 500 € (attraktive Prämie) geben sie nun für den Wettbewerb aus und Sie lassen den Kunden online selbst entscheiden, welches Logo (von welchem Designer) er bevorzugt. Sie helfen ihm bei der Abwicklung. Ihr Vorteil: Sie sind nun nicht dem Geschmacksurteil des Kunden ausgeliefert, da er selbst entscheidet, was ihm von den zahlreichen Entwürfen gefällt. Das Ergebnis ist ein Logo, das wirklich gefällt. Ihr Fokus hat sich nun auf die viel wichtigeren Fragen der Markt-, Bedürfnis- und Motivationsforschung sowie der Wirkung von Logos verschoben. Mit jedem Auftrag lernen Sie etwas Neues, dass sie später wiederverwenden können. Vom Handwerker (Designer) entwickeln Sie sich zum viel bedeutenderen Berater und Unterstützer Ihrer Kunden.

Immobilienmakler

Als Immobilienmakler ist Ihnen bewusst, dass sie bei vielen Hausbesitzern als verhasste Spezies gelten. Selbst wenn Sie einen optimalen Service bieten, ist Ihr Ruf durch zahllose sog. Semimakler beschädigt. Diese Semimakler arbeiten oft mit unseriösen Methoden und bieten keinen nachhaltigen Service. Der Kunde erleidet deswegen oft Nachteile beim Verkauf seiner Objekte und die Käufer sind ohnehin nicht gerne bereit einen Makler zu bezahlen, wenn sie nach einer Besichtigung und dem Notartermin dann 6 Prozent Provision entrichten müssen. Keiner mag den Makler, aber jeder weiß, dass bei Immobilientransaktionen viel Geld verdient werden kann.

Wenn ein Markt hohe Verdienste bei geringen Eintrittsschwierigkeiten (fast jeder kann ohne Ausbildung und Qualifikation Makler werden) in Aussicht stellt, zieht er viele Wettbewerber an. Das bedeutet aber letztendlich nicht, dass viele damit reich werden, sondern eben, dass das Gesamtniveau eher sinkt und die Verbraucher allen Anbietern misstrauen.

Setzen Sie nun ein wenig Vorstellungskraft ein: Wenn der Markt sich weiterhin so entwickelt, dass immer mehr Semimakler auftreten (also z.B. Hobbymakler; nebenberuflich Tätige und Werbeagenturen, die nun statt Logos eben Häuser vermarkten), dann sinkt das Vertrauen ständig. Ihre Aufgabe besteht nun immer stärker darin, Vertrauen aufzubauen und die Verbraucher davon zu überzeugen, dass Sie „einer von den wenigen Guten“ sind. Gleichzeitig entdecken immer mehr Internetanbieter, dass man mit Immobilienverkauf Geld verdienen kann und bieten Pakete speziell für den „Verkauf ohne Makler“. Egal, wie Sie es drehen: Der Markt wendet sich gegen Sie. Letztendich werden diejenige überleben, die nachweislich einen besonderen Mehrwert bieten und diesen entsprechend kommunizieren. Makler benötigen daher zwingend Systematisierung. Optimale Werbung, tolle Leistungserbringung und gute Organisation helfen dabei die Kunden zu überzeugen. Solche Betriebe sind immer besser aufgestellt und kommen auch dagegen an, wenn der lokale Semimakler plötzlich für die halbe Provision (oder kostenlos) arbeitet oder Google und Facebook plötzlich Vermarktungsservices für private Immobilienverkäufer anbieten und für Fotoshooting und Besichtigungen regionale Aushilfen (Scouts) für Aushilfslöhne vermittelt.

Fahrschulen

Führerscheine werden immer teurer, weil die Ausbildungen umfangreicher werden und die Prüfungen mit der Zeit immer schwerer werden. Grund dafür ist, dass der heutige Verkehr und die Fortbewegung immer komplexer werden und es gibt immer mehr Regeln und Gesetze. Sicher ist: Der Verkehrssektor muss sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern.

Vorweg, es ist nicht Voraussetzung, einen Führerschein zu besitzen, um ein Auto zu kaufen und auf den eigenen Namen zulassen zu können. Was wäre nun aber, wenn man gar keinen Führerschein mehr zum Fahren benötigt? Zukunftsmusik? Sicherlich, aber Google und andere innovative Unternehmen haben heute bereits Fahrzeuge konstruiert, die automatisch fahren. Die Google-Fahrzeuge haben dabei bereits über eine halbe Millionen Kilometer ohne Unfälle absolviert. Eine Leistung, die nur wenige menschliche Fahrer tatsächlich erreichen. Stellen Sie sich die Veränderungen vor, wenn solche Fahrzeuge Serienreife erlangen:

Die Fahrzeuge sind immer gleich zuverlässig und reaktionsschnell. Der Insasse könnte betrunken sein, das Fahrzeug fährt trotzdem sicher und beachtet automatisch die Verkehrsregeln (keine Punkte mehr in Flensburg).

Die Fahrzeuge sind ökologischer und ggfs. sogar untereinander vernetzt. Keine Kavalierstarts, falsche Gänge oder unnötige Staus, da diese einfach umfahren werden.

Keine Fahrer mehr, die zwar einen Führerschein haben, aber wegen schlechter Alterssichtigkeit oder ähnlichen Einschränkungen ein Sicherheitsrisiko darstellen und auch die Ablenkungen durch Mobiltelefone, Navigationssysteme und Entertainmentfunktionen stellen kein Problem mehr da.

Millionen könnten eingespart werden, weil weniger Unfälle, weniger Verkehrsdelikte und weniger Verwaltungsaufwand anfallen. Automatische Polizeiautos kontrollieren eigenständig Konflikte und holen im Bedarfsfall menschliche Beamte dazu. Entsprechende Entwicklungen sind heute schon im vollen Gang und dürften in kurzer Zeit erprobt und ggfs. eingeführt werden.

Der Autor würde eine solche Entwicklung in jedem Fall begrüßen, schon alleine deshalb, weil eben ein großer Teil der potenziellen Unfälle durch andere Fahrer verursacht werden, die zu schnell, zu unkonzentriert, zu riskant, zu gestresst oder einfach zu unbesonnen (ohne Schulterblick) fahren. Wenn nun solche Fahrzeuge  erlaubt wären, würden die Versicherungen schnell bemerken, dass eine gute Technik dem menschlichen Fahrer um Welten überlegen sein wird. Systematisierung macht es möglich: Programme lassen sich einfach verbessern, Menschen in diesem Bereich weniger.

Was machen aber die Fahrschulen, wenn sich diese Entwicklung durchsetzt? Niemand wird mehr ein rein manuelles Fahrzeug kaufen, denn diese sind unsicherer und dürften im Unterhalt (Versicherung, Benzin) deutlich teurer sein. Wenn solche Entwicklungen eintreten, dann dürften Fahrschulen innerhalb weniger Jahre vom Markt verschwinden, weil kaum noch jemand den Führerschein benötigt. Klar, es kann noch Jahre dauern und vielleicht wird diese Entwicklung nie Realität, aber die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es bald so weit kommt. Dass dann extra Fahrerausbildungen notwendig sind, ist ausgesprochen unwahrscheinlich. Neue Technologien benötigen keine Schulung!