Der mobile Wahnsinn

Mit der richtigen mobilen
Strategie zum Erfolg

Jens Dreger

Impressum

© 2015 Jens Dreger

Druck und Verlag: epubli GmbH, Berlin, www.epubli.de

ISBN 978-3-7375-7216-3

Printed in Germany

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Einleitung

Wirklich, wir leben in einer aufregenden Zeit. Kein Tag vergeht, ohne dass Mobilität in der Presse zum Thema wird. Neuerungen hier, Innovationen da, und wir, als Privatperson, Mitarbeiter oder Unternehmer, mittendrin, aufgefordert, uns damit im Interesse der Firma auseinanderzusetzen.

Längst hat das Thema Mobilität auch unseren Privatbereich erreicht. Wieviel Medienkonsum vertragen unsere Kinder? Muss das Smartphone überall dabei sein und schon auf dem Frühstückstisch liegen? Jeder weiß, wie schnell sich an Fragen wie diesen die Gemüter erhitzen können, weil ganz unterschiedliche Auffassungen aufeinanderprallen. Nicht immer kommt man bei solchen emotionalen Diskussionen auf einen gemeinsamen Nenner. Und oft stellt man schnell fest, dass es kein allgemeingültiges Richtig oder Falsch gibt, weil die Einschätzung der Beteiligten, von ganz vielen Faktoren abhängen.

Woran liegt es also, dass die Ansichten zum Thema Mobilität so unterschiedlich sind?

Sicher spielt der Kulturkreis, aus dem man stammt, eine wichtige Rolle, wenn die Meinungen auseinander gehen. Einfluss haben sicher auch die Nationalität, das Bildungsniveau und das persönliche Umfeld im privaten und geschäftlichen Bereich.

Auf das geschäftliche Umfeld bezogen, lautet eine wichtige Frage, wie stark greife ich als Vorgesetzter in die private Nutzung von mobilen Geräten meiner Mitarbeiter ein und in welchem Maße dürfen private Interessen während der Arbeitszeit eine Rolle spielen.

Die Arbeitszeitmodelle unterliegen dem gleichen Wandel wie das Kommunikationsverhalten. Aus diesem Grund, muss auch hier nach neuen, differenzierteren Lösungen gesucht werden. Denn unterschiedliche Sichtweisen sind oft auf das persönliche Umfeld und auf die eigene Erziehung zurückzuführen. Wer im Elternhaus mit wenig Medienkontakten aufwuchs, wird später im Berufs- und Privatleben oft nicht die Chancen und den Mehrwert erkennen, der mit der steigenden Mobilisierung verbunden ist. Unter Mobilisierung verstehen wir hier die stärkere Nutzung von Online-Tools via Internet mit dem eigenen PC, Tablet, Smartphone usw. Unter optimalen Voraussetzungen sind diese Endgeräte jederzeit und überall verfügbar und in den Alltag integriert. Die Reiseplanung, der nächste Einkauf, eine Tischreservierung oder die Nutzung von Online-Nachrichten oder -Fernsehen, bei vielen Alltagsgeschäften helfen uns Online-Tools. Im geschäftlichen Bereich sind diese mobilen Helfer enorm wichtig geworden, denn immer mehr Aufgaben müssen von den Mitarbeitern selbst übernommen werden. In welchem Maße sie eingesetzt werden, bestimmt das allgemeine berufliche Umfeld.

Fragen sie sich:

§  Wie stark spielen in meiner Firma Kommunikationsmedien eine Rolle?

§  Ist das Smartphone schon ein zentraler Baustein der Firmenkommunikation, das die ersten Aufgaben schon morgens übermittelt?

§  Beginnt der Arbeitstag im Büro oder mit einer Telefonkonferenz im Auto?

§  Gibt es überhaupt noch ein Büro oder ist Homeoffice erlaubt?

§  Nutzen sie ihr Tablet hauptsächlich dafür, sich mit Informationen zu versorgen und die aktuelle Presse zu verfolgen?

Der Umgang mit den neuen Medien wird durch viele Faktoren bestimmt; einige davon wurden schon genannt. Für die jüngere Generation, die mit den neuen Medien aufgewachsen ist, läuft Kommunikation und Informationsaustausch grundsätzlich anders ab, als für diejenigen, die erst in einer späteren Lebensphase gelernt haben damit umzugehen. Fest steht jedoch auch: Der neue Informations- und Kommunikationsaustausch findet einfach nur noch digital statt.

In der Schule sind die digitalen Medien mittlerweile fest in die Vermittlung des Lernstoffes eingebunden. Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten hat sich dort in den letzten Jahren grundsätzlich verändert. In manchen Ländern (und in wenigen privaten Schulen Deutschlands) ist die Handschrift längst nicht mehr das zentrale Medium der Wissensvermittlung. Die Druckbuchstaben der Notebooks oder Tablets treten an ihre Stelle und verdrängen die Schreibschrift zunehmend aus den Schulen.

Wie in der Geschäftswelt, zeichnet sich auch in der Schule eine radikale Veränderung ab. Die Rolle des Kindes und der Anspruch, den Lehrer und Eltern an es haben, wandeln sich gerade deutlich. Fand früher Wissensvermittlung grundsätzlich über Frontalunterricht statt, gibt es heute eine Vielzahl von neuen Lehrkonzepten und innovativen Ansätzen für die Vermittlung des Lernstoffes. Allen gemeinsam ist: von den Kindern wird mehr Selbstständigkeit und Selbstverantwortung gefordert. Die Kinder recherchieren selbst und probieren im Umgang mit den neuen Medien vieles aus. Wissen muss heute nicht mehr nur gelehrt werden, die Schüler lernen von sich aus, durch Freunde oder durch einfaches Ausprobieren.

Im beruflichen Umfeld ist die Entwicklung die gleiche. Denken sie bitte einen Moment darüber nach, wie oft sie in den letzten 12 Monaten neue Dinge gelernt haben und wie sie es taten. Die klassische Schulung und Einweisung gibt es fast nicht mehr. Video-Tutorials die sie auf YouTube finden, übernehmen diese Aufgabe. Die Frage, ob das gut oder schlecht ist, stellt sich heute nicht mehr, denn in vielen Bereichen und Themenfeldern gibt es keine Alternative mehr. Ob es um Tipps zum Kochen geht, um Fitness- und Ernährungstipps oder ob es sich um Bauanleitungen fürs nächste Wochenende handelt, das Online-Angebot hat den Markt schon lange revolutioniert. Die neue Mobilität ermöglicht es, dass wir unseren „Trainer oder Assistenten“ immer dabei haben.

Selbstständigkeit und Eigenverantwortung sind also im privaten Umfeld zentrale Bausteine. Die entscheidende Frage, um die es geht, und die ich mit ihnen im Laufe des Buches beantworten möchte, lautet: in welcher Weise finden die neuen Anforderungen einer immer mobiler werdenden Zeit in den Arbeitsanweisungen, Richtlinien und vor allem in der Kultur ihres Unternehmens Berücksichtigung?

Zwar lässt sich im Firmenkontext insgesamt beobachten, dass die Gesamtentwicklung etwas langsamer verläuft, doch gilt dies nicht für alle Industrien und Unternehmen gleichermaßen. In welcher Weise ein Unternehmen davon profitieren kann, hängt ganz massiv von dessen Geschäftsfeld und dem Grad der Internationalisierung ab.

Auch hier ist es enorm wichtig die vielen Vorteile gewinnbringend umzusetzen. Diese Vorteile bestehen unter anderem in der:

§  Verbesserung des Informationsflusses

§  Verbesserung der standortübergreifenden Kommunikation

§  Präsentation als interessanter Arbeitgeber für neue Mitarbeiter

§  Abbau der persönlichen Email Archive

§  Aufbau einer zentralen Datenablage mit integrierter Suche

§  Besseren Kommunikation über die Arbeitszeiten hinaus

§  Steigerung der Motivation der Mitarbeiter

Und noch viele weitere Vorteile ließen sich nennen.

Die Motivation der Unternehmen für Veränderungen bewegt sich dagegen in der Regel in den Bereichen:

§  Kostenreduktion

§  Optimierung von Prozessen

§  Umsatz- bzw. Renditesteigerung

Hier besteht wie man sieht dringender Handlungsbedarf. Ein Umdenken ist notwendig. Mobilität ist in der heutigen Geschäftswelt ein wichtiger Erfolgsfaktor und kann – richtig eingesetzt – die gewünschten Ergebnisse bringen. Daher sollte jedes Unternehmen für sich einen klaren Fahrplan festlegen, wie, wann und wo welche Schritte auf dem Weg zur Verbesserung der Mobilität gegangen werden müssen. Diesen Fahrplan bezeichnen wir als Mobile Strategie. In den vergangenen Jahren half sie vielen Unternehmen, auf die mobile Erfolgsspur zu gelangen. Mit diesem Buch möchten wir auch sie an unserer erfolgreichen mobilen Strategie teilhaben lassen und ihnen unsere Erfahrungen aus langjähriger Beratungstätigkeit vermitteln, damit sie künftig ihre eigenen Schritte in eine erfolgreiche mobile Zukunft gehen können. Wenn sie möchten begleiten wir diesen Prozess auch gerne durch Beratungsleistungen aus unserem Hause.

1       Digitalisierung und der Wandel

Wenn sich Unternehmen über deren Weiterentwicklung und Strategien Gedanken machen spielen die Rahmenbedingungen im Unternehmen und im direkten Umfeld naturgemäß eine große Rolle. Diese Rahmenbedingungen sind bei der Mobilität der Menschen natürlich genauso wichtig. Allerdings nehmen wir sie persönlich sehr unterschiedlich wahr. In diesem Kapitel möchte ich auf Rahmenbedingungen, Veränderungen und den daraus resultierenden Wandel eingehen und dann natürlich den Bezug zur Business Welt herstellen.

Nehmen wir die Produkteinführungen des iPhones 2007, die des iPads 2010, das Cloud Computing im Allgemeinen, den Trend Industrie 4.0 („das Internet der Dinge“) oder die fortschreitende Digitalisierung der Gesellschaft. Alle hatten und haben einen großen Einfluss auf unseren privaten und beruflichen Alltag und sind kaum mehr wegzudenken.

Aber welches Thema hat die größten Veränderungen verursacht und entscheidend in die Business Welt ausgestrahlt?

Nur allzu schnell reduzieren wir diese Frage auf einzelne Geräte oder Produkte. Meiner Meinung nach ist das aber die falsche Frage. Nur weil man die Möglichkeit hat etwas anders zu tun als vorher, ist das noch lange kein Handlungsgrund.

Das Kernthema ist, so trivial es klingt, die grundsätzliche Veränderung im Zugang zu Informationen und deren Integration in unser Leben. Diese simple Wahrheit wird aber meiner Meinung nach massiv unterschätzt bzw. gerade im beruflichen Umfeld falsch bewertet und zu wenig berücksichtigt. Dadurch nutzen viele Unternehmen die möglichen Vorteile nicht aus!

Die Veränderungen im Bereich der Beschäftigungsmodelle unterstützen diesen Effekt noch zusätzlich. Hierbei sind gerade die unterschiedlichen Konzepte von Gleitzeitmodellen, Shareddesk, Homeoffice bis zu komplett freien Arbeitszeiten und Orten zu nennen. In der Regel sind die Gründe für eine solche Lösung oft eine Kostenreduktion für Arbeitsplätze, aber nicht die Steigerung der Mobilität.

Es gibt oft deutliche Differenzen in der Beurteilung, ob eine Maßnahme einen Mehrwert bringt oder nicht. In der Regel besteht ein Zusammenhang zwischen der persönlichen Einschätzung und der Generation, der man angehört. Der Umgang mit neuen Technologien ist also auch abhängig davon, aus welchem Umfeld und zu welcher Zeit der persönlichen Entwicklung stattfand. Nachfolgend möchte ich kurz die allgemeinen Begrifflichkeiten nennen, die in diesem Zusammenhang eine Rolle spielen.

Man unterscheidet zwischen:

§  Matures (Jahrgang 1933-1945)

   Hatten keinen Zugang zu digitalen Medien und sind sehr gering bis gar nicht digitalisiert.

§  Boomer (Jahrgang 1946-1964)

   Sind ohne digitale Medien aufgewachsen und erleben erst in der Spätphase der Arbeitswelt die Digitalisierung.

§  X-Generation (Jahrgang 1965-1976)

   Haben die Anfänge der Digitalisierung in der Ausbildung kennengelernt, können bedingt damit umgehen und sind nur zu einem geringen Teil in der Digitalisierung angekommen.

§  Y-Generation (Jahrgang 1977-1998)

   Sind in der Digitalisierung aufgewachsen und erleben die Gesellschaft mehr als Konsum - denn als Arbeitsgesellschaft.

§  Z-Generation (Jahrgang 1999-…)

   Diese Generation wächst mit Smartphones auf und kennt oft nur digitale Kommunikationsformen

Wer sich genauer damit beschäftigen möchte, dem empfehle ich weiterführende Literatur über die Generation Y, die im Netz reichlich vorhanden ist. Achten sie bitte bei darauf, dass sie nicht aus der eigenen Generation heraus werten und be- bzw. verurteilen. Es geht zuerst darum, zu verstehen, welches Verständnis und welche Rahmenbedingungen einer Generation uns antreiben. Erst später werden wir darauf eingehen, wie man mit diesen Unterschieden umgeht.

Worum geht es nun bei der rasch fortschreitenden Digitalisierung unserer privaten und beruflichen Welt?

Eine positive Konsequenz der Digitalisierung ist das Informationen unabhängig von Zeit, Ort und Medium verfügbar werden. Was ich damit meine, will ich an einigen Beispielen aus dem privaten und beruflichen Umfeld verdeutlichen.

Für die meisten von uns ist es heute selbstverständlich, private Informationen mit anderen zu teilen. Nehmen wir nur das Beispiel Urlaubsreise. Das Internet ermöglicht es uns, schon vor Reiseantritt einen visuellen und emotionalen Eindruck des nächsten Urlaubsziels zu erhalten. Wir reden jetzt nicht von Urlaubsfotos, die Menschen für jeden sichtbar ins Netz stellen. Wir erhalten Berichte von anderen Menschen, die wir nicht unbedingt kennen müssen, wir sehen persönliche Videos oder Schnappschüsse, die uns einen sinnlichen Eindruck von dem auserwählten Urlaubsort oder Hotel geben und nicht selten unsere Entscheidung, wohin wir fahren und welches Hotel wir buchen, massiv beeinflussen. Gerade für die jüngere Generation ist das Teilen von Informationen in jeglicher Form zum Alltag geworden.

Sie werden sich jetzt vielleicht fragen, was die digitalen Neuerungen bei der privaten Urlaubsplanung mit ihrer Firma zu tun haben? Dann fragen sie sich einmal, wie viele Unternehmen genau diesen Mechanismus und die daraus resultierenden Vorteile heute schon nutzen? Die Bilanz ist Besorgnis erregend: Die Vorteile der Digitalisierung werden im Business Kontext kaum genutzt und zudem noch negativ bewertet.

Ein Grund dafür ist schnell gefunden. Überlegen sie einmal, wie viele Informationen sie täglich bekommen und wie viele davon für sie relevant sind? Wie lange beschäftigen sie sich mit Dingen, die nicht wichtig sind und keinen positiven Effekt auf Ihre Tätigkeit haben? Sicher viel zu lange!

Also geht es nicht nur darum, den leichteren Zugang zu Informationen zu ermöglichen, sondern vor allem auch darum, einen geeigneten Filter darüber zu legen, um Ineffizienz zu vermeiden. Ein solcher Filter kann durch eine intelligente Vernetzung und Integration von Daten und Informationen in den jeweiligen passenden Kontext erreicht werden. Oder anders und einfacher gesagt: Bringen sie die nötigen und wichtigen Informationen dorthin, wo sie hingehören, und überfrachten sie nicht die Mitarbeiter täglich mit unwichtigen Dingen!

Auch hier ein kurzes Beispiel. Wenn ich mir ein neues Produkt kaufen möchte, und ich erfahre, dass Freunde, deren Meinung ich sehr schätze, dieses Produkt als gut bewertet haben, dann hat dies oft einen großen Einfluss auf mein Kaufverhalten. Sicherlich hängt es vom Produkt ab, ob ich mich eher bestätigt finde oder vom Gegenteil überzeugt werde. Das gleiche T-Shirt möchte ich wahrscheinlich nicht, aber den gleichen Tennisschläger vielleicht schon. Warum nutzen wir diesen Mechanismus eigentlich nicht in Unternehmen?

Es gibt Studien, die nachweisen, dass in Unternehmen 80 Prozent der Entscheidungen von Menschen getroffen werden, die nur 20 Prozent des Wissens bzw. der notwendigen Informationen für die Entscheidung besitzen. Auf der anderen Seite gibt es jedoch Mitarbeiter, die über ein hohes Wissen und eine hohe Entscheidungskompetenz verfügen, an Entscheidungen aber nur zu einem sehr geringen Prozentsatz beteiligt sind.

Auch das ist wieder so eine Selbstverständlichkeit, die aber im täglichen Business oft die gewünschte Produktivität und den erhofften Erfolg massiv verhindert. Genau hierüber wollen wir uns im Folgenden noch Gedanken machen. Getreu dem Motto „weniger ist mehr“ oder das „re:re:re“ einer Email hat deren Inhalt selten wichtiger und wertiger gemacht. Mit anderen Worten: Wer Effizienz in der Unternehmenskommunikation erreichen will, muss damit beginnen, das Emailvolumen zu verringern und versuchen die Informationen für die Mitarbeiter besser und leichter konsumierbar zu machen. Außerdem müssen Mitarbeiter vor Informationen, die ihnen nichts nützen, geschützt werden.

Unsere Mobile Strategie soll jedenfalls zeigen, welche großen Chancen jedes Unternehmen besitzt, seine Effizienz und Effektivität zu steigern.

1.1      Einfachheit statt Komplexität

Von der Selbstständigkeit und steigenden Eigenverantwortung der Mitarbeiter im Unternehmen war bereits in der Einleitung die Rede. Gerade in diesem Bereich sind die Anforderungen an die Mitarbeiter enorm gestiegen. Die klassischen Assistenzstellen, die es früher gab, gibt es nicht mehr. Wir beobachten, dass gerade in größeren Unternehmen immer mehr Tätigkeiten dezentral gelöst werden müssen. Ein absolut nachvollziehbarer Schritt, denn für die Unternehmen bedeutet es zumeist eine stattliche Kosteneinsparung. Für die Mitarbeiter führt die gleiche Maßnahme aber dagegen zu einer enormen Mehrbelastung. Ineffektivität ist daher oft vorprogrammiert. Ein Kunde sagte einmal zu mir: „Herr Dreger, wir können es uns nicht erlauben, jede Mitarbeiterstelle doppelt zu besetzen“. Das ist richtig, aber nur die eine Seite der Medaille. Denn die Konsequenzen, die aus einem Stellenabbau resultieren, kennen wir alle: fehlende Vertretungsregelungen, Arbeiten im Urlaub und über 1000 Emails, wenn man wieder an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt.

Die Mitarbeiter haben immer mehr zu tun, und die Schlagzahl steigt. Immer mehr Arbeiten müssen in kürzerer Zeit erledigt werden, und der Kostendruck bei den Unternehmen steigt. An der Stelle, wo investiert werden sollte, muss leider immer häufiger noch zusätzlich eingespart werden.

Gerade hier kann die Digitalisierung helfen, einen Teil der Mehrbelastung zu kompensieren.

In unseren Mobile Strategie-Workshops hören wir einen Wunsch von den Teilnehmern besonders häufig: Die IT-Systeme müssen „einfach bedienbar sein“. Diese Kundenerwartung steht etwa bei Apple im Fokus bei der Entwicklung neuer Produkte. Und genau das gilt es im Unternehmen umzusetzen, auch wenn es bei der dort existierenden Komplexität nicht immer einfach ist. Der häufig formulierte Anspruch: „Wir hätten gerne die Google-Suche für unser Unternehmen“, zeugt von der gleichen Erwartungshaltung. Weniger Komplexität und eine einfachere Bedienbarkeit müssen daher vorrangige Ziele bei der Implementierung von mehr Mobilität innerhalb eines Unternehmens und der damit einhergehenden Digitalisierung sein. Genau darauf zielt die von uns entwickelte Matrix Methode, mit der man sehr schnell große Erfolge erzielen kann. Wie formulierte es ein Kunde sehr treffend:

„Mobile ist eine riesige Chance für uns, Dinge im Unternehmen anders und einfacher zu machen.“

1.2      Veränderungen in Unternehmen

Wer ‚Mobile‘ als Chance begreift, der muss auch andere mobilisieren und davon überzeugen können. Denn ohne die Veränderungsbereitschaft der eigenen Mitarbeiter im Unternehmen, sind Erfolge schwer zu erreichen. In den letzten Jahren wurden viele Assistenzstellen abgebaut und die anfallende Arbeit auf die verbliebenen Mitarbeiter übertragen. Die steigende Arbeitslast erzwingt aber ein effektiveres und effizienteres Arbeiten. Wenn man von der Veränderungsbereitschaft der Menschen und Unternehmen spricht (Change Management Kultur), wird zu oft pauschalisiert. Die Ausbildung, die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Generation u. ä. spielen zumeist nicht die entscheidende Rolle. Viel wichtiger ist es dagegen, die Mitarbeiter schon frühzeitig bei den Veränderungen mitzunehmen.

Wichtig ist auch, dass größere Veränderungen in der Unternehmenskultur verankert sind. Was ich damit meine? Bei einer weitreichenden Veränderung innerhalb des Unternehmens muss die oberste Führungsebene eine Vorreiterrolle übernehmen. Es hilft ungemein, wenn das Management als Vorbild dient. Wichtig ist aber auch, dass Mitarbeiter aus den unteren Entscheidungsebenen diesen Veränderungsprozess aktiv und positiv begleiten.

Wie oft werden Veränderungen von oben herab, ohne die Mitwirkung der Fachabteilungen umgesetzt und damit vorbei an der Realität. Bei rein technischen Dingen mag dies noch vertretbar sein, bei Veränderungen, die Auswirkungen auf die Kommunikations- und Unternehmenskultur haben, kann dies jedoch sehr gefährlich werden.

Glauben sie mir, dass die Geschwindigkeit, die man unter Umständen am Anfang verliert, indem man sich mit den Fachabteilungen abspricht und mögliche Probleme diskutiert, sich mit fortschreitender Projektlaufzeit auszahlt und sehr positive Auswirkungen auf die Performance und den Erfolg des Gesamtprojektes hat. Eine Selbstverständlichkeit, die bei Mobile Strategie Projekten aber gerne übersehen wird und deren Tragweite vielen nicht bewusst ist. Zumal sich viele Mitarbeiter – und ich rede jetzt nicht von den Fachleuten – als Mobile-Experten sehen und glauben, bei manchen Themen mitdiskutieren zu können. Ein Umstand, der gerade in der Anfangsphase einer Umstrukturierung wenig hilfreich ist.

Ein weiteres Phänomen bezeichne ich gerne als „Warum-Haltung“. Wie die Erfahrung zeigt, stellen sich bei Veränderungen die Mitarbeiter automatisch zuerst die Frage „Warum brauchen wir das eigentlich?“ Eine nachvollziehbare Haltung, die allerdings für jede Innovation ein Killer sein kann. Was ich damit meine, erklärt das folgende Beispiel aus dem Privatleben. Ihre Lebenspartnerin kommt euphorisch auf sie zu und fragt: „Schatz, wollen wir nicht spontan am Wochenende nach Paris fahren?“ Überlegen sie sich nun, was die Nachfrage „Warum?“ bewirken würde. Ein „Warum nicht?“ hätte, da werden sie mir zustimmen, eine vollkommen andere Wirkung. Natürlich ist ein „Warum nicht“ schon fast eine Zustimmung, aber ich denke sie verstehen worauf ich hinaus möchte. Genau diese „Warum nicht“-Haltung ist es, die sie zumindest bei den Entscheidern und Projektverantwortlichen erreichen sollten, wenn sie eine Veränderung schließlich erfolgreich umsetzen möchten. Die Methoden und Techniken, mit denen ihnen das gelingt, beschreiben wir im Laufe des Buches Schritt für Schritt. Ein einfacher und erfolgreicher Ansatz dazu, ist die Anwendung der Matrix Methode.

Denken sie bitte nicht, dass die „Warum“-Haltung allein von den Mitarbeitern ohne Bereitschaft für Innovation kommt. Eine „Warum“-Haltung entsteht in der Regel oft dann, wenn die Geschwindigkeit der Veränderung zu groß und damit nicht mehr nachvollziehbar ist. Wir erleben solche Situationen – auch bei uns – jeden Tag und wissen, dass uns diese Haltung leider immer wieder komplett ausbremsen kann. Die Mitarbeiterfrage nach dem Warum sollte sie allerdings hellhörig werden lassen. Sie ist oft ein Zeichen dafür, dass der persönliche Mehrwert nicht erkannt wurde, vielleicht sogar zu intransparent ist. Wir können uns eben nicht immer in einen weißen Raum setzen und uns vollkommen frei machen von allem, was uns gerade bewegt und beschäftigt.

Ganz allgemein betrachtet, bin ich der Meinung, dass es diese „Warum“-Haltung ist, die Deutschland global betrachtet zu einem jener Länder macht, die Innovationen zu lange hinausschieben. Ein Blick auf die Anzahl der Patentanmeldungen in den vergangenen Jahren bestätigt diesen Befund. Dabei hat das Management die Aufgabe, mit den neuen Entwicklungen national oder international Schritt zu halten. Die richtigen Fragen müssen also lauten:

§  Sind wir schnell genug?

§  Können wir uns so schnell verändern wie die Konkurrenz?

§  Was müssen wir tun, um in Zukunft erfolgreich zu sein?

§  Kann uns Mobilität dabei helfen?

Das sind die Fragen, die unsere Kunden beschäftigen. Große Unternehmen sind hier eindeutig schwerfälliger und kaufen sich die Innovation durch Akquisitionen von Unternehmen bzw. Mitarbeitern ein. Das ist natürlich auch eine Methode, sich weiter zu entwickeln. Wer allerdings langfristig den Erfolg des Unternehmens sichern will, der muss dafür sorgen, dass zwischen Management und Mitarbeitern bzw. Fachabteilungen so wenige Konflikte wie möglich entstehen.

Aus diesem Grunde haben wir die Matrix Methode entwickelt, um Unternehmen bei diesem sensiblen Thema pragmatisch zu unterstützen.

1.3      Nutzerzentrische Kommunikation

Das Kommunikation sich immer zuerst am Menschen orientiert, ist nichts Neues. In den typischen Unternehmensanwendungen ist der Ansatz allerdings nicht am Benutzer, sondern an der Anwendung und den Endgeräten orientiert. Das ist ein grundlegender Unterschied, der in den letzten Jahren immer deutlicher wurde. Beispiele hierfür sind unter anderem:

§  Einführung eines ERP Systems

§  Migration der Client Betriebssysteme

§  Rollout von Office in der neuen Version

§  Einführung von Smartphones

Bei diesen vier Beispielen handelt es sich um klassische Projekte, die anwendungs- bzw. systemzentrisch sind. Hier liegt der Fokus darauf, einen bestimmten Entwicklungsschritt zu gehen, indem eine Umstellung auf ein neues System erfolgt. Der Mehrwert für das Unternehmen entsteht also durch die Neueinführung.

Der neue Trend sieht allerdings grundsätzlich anders aus. Es ist nicht wichtig, ob die Information an ihrem PC im Büro oder an Ihrem Notebook im Home-Office gelesen wird. Heute ist es wichtig, dass jeder einzelne die Information dort bekommt, wo er sie benötigt! Der Manager am Airport bekommt sie beim Check-In vielleicht auf die Armbanduhr oder das Smartphone, der Techniker in der Produktion vielleicht auf sein Terminal, den Kopfhörer oder sein privates Handy. Dabei sind die Software und die Hardware nur noch Mittel zum Zweck. Für den Anwender rücken sie komplett in den Hintergrund.

Aus diesem Umstand heraus, werden oft „Bring your own Device“ (BYOD)-Diskussionen eingeleitet. Die Mitarbeiter haben schon ein leistungsstarkes Gerät in der Tasche, und die Unternehmen fragen sich zu Recht, warum diese nicht einfach mit genutzt werden können. Vom BYOD-Thema wird später noch die Rede sein. Halten wir hier aber fest, dass sie Diskussionen dazu durchaus zulassen, aber dabei auch rechtliche Fragen und den Datenschutz nicht aus den Augen verlieren sollten. Nicht immer sind solche Ansätze praktisch umsetzbar, auch wenn sie am Anfang sehr interessant wirken.

1.4      Arbeitsplatz und Arbeitszeitmodelle

Durch die bereits geschilderten neuen Rahmenbedingungen ergeben sich auch im Bereich des Arbeitsplatzes und der Arbeitszeitmodelle Veränderungen. Neue Mitarbeiter fordern mehr Flexibilität vom Arbeitgeber und das Geschäftsmodell des Unternehmens sieht vor, dass Mitarbeiter flexibel und immer erreichbar sein sollen. Die Thematik ist, denke ich, jedem klar. Die verschiedenen Modelle werden schon seit vielen Jahren mit Home-Office oder SharedDesk-Konzepten umgesetzt. Das ist sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung, der eine wachsende Mobilisierung fördert. Warum braucht der Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz und wo sollte dieser eigentlich sein?

Fest steht, durch die steigende Mobilisierung entstehen zwei neue Problemfelder. Zum einen gibt es Probleme bei der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander, da sie sich einfach nicht mehr so häufig sehen und dezentrale Kommunikationsformen oft noch nicht gleich implementiert sind. Zum anderen stellt sich die Frage, wie nun die Leistung eines Mitarbeiters kontrolliert und bewertet werden soll, wenn bisher das Prinzip „Anwesenheit“ oder „Facetime“ galt.

Diese Punkte sind im Rahmen einer mobilen Strategie mit zu bedenken und umzusetzen. Glauben sie mir, hier ergeben sich viel mehr Vorteile, als man auf den ersten Blick erkennt.

Welches Modell für welchen Arbeitsbereich und für welchen Mitarbeiter richtig und passend ist, hat die Geschäftsführung bzw. die Abteilungsleitung zu entscheiden. Jedes Modell bietet seine Vor- und Nachteile und sollte mit allen Konsequenzen, auch im Hinblick auf seine Zukunftsfähigkeit, analysiert werden.

Stellen sie sich bitte die Frage: „Wie arbeiten sie in 2 bis 3 Jahren und wie möchten sie dann arbeiten?“ Diskutieren sie diese Fragen mit den Fachabteilungen. Es ist sehr spannend, welche Ansätze und Chancen besprochen werden, wenn wir solche Diskussionen als Berater begleiten. Es kommen immer mehr neue Ansätze auf den Tisch, als man vorher vermutet hatte.

1.5      Demographischer Wandel

Neben den bisher beschriebenen Punkten, ist der demographische Wandel sicher einer der wichtigsten. Deswegen wird auch die Personalabteilung (HR) bei Workshops als Teilnehmer mit eingeladen. Sie bringt Argumente auf den Tisch, die sonst gerne übersehen werden. Zuvor hatten wir im Bereich Digitalisierung und Wandel schon aufgezeigt, dass sich die Kommunikationsformen der verschiedenen Generationen unterscheiden. Darin liegt Konfliktpotential, nicht nur Zuhause, sondern auch im Unternehmen.

Wie sagte ein Kunde einmal so schön: „Da kommen die Bewerber und fragen schon im ersten Bewerbungsgespräch nach einem Sabbatical und flexiblen Arbeitszeiten.“

Solche Forderungen sind für jemanden, der aus der Boomers oder X-Generation kommt, schon schwierig nachzuvollziehen. Die Boomers und die X-Generation haben eine Einstellung zur Arbeit, die noch aus einer Zeit stammt, in der die Devise galt: „Erst kommt die Arbeit und dann das Vergnügen“ oder auch „Arbeiten für die Altersvorsorge“. Die jüngere Generation hat eine andere und lockere Bindung zum Arbeitgeber und versucht zwischen dem Arbeitsumfeld und dem Privatleben eine Verbindung herzustellen. Wer auch in Zukunft ein interessanter Arbeitgeber bleiben möchte und neue Mitarbeiter schnell integrieren will, muss sich dieser Entwicklung stellen.

Zurzeit befindet sich aber noch viel Knowhow des Unternehmens in den Email-Boxen der älteren Mitarbeiter und natürlich auch in deren Köpfen. Wenn sie das Kommunikationsproblem zwischen den Generationen nicht als einen wichtigen Bestandteil der Unternehmensentwicklung sehen, dann hat ihr Unternehmen in Zukunft ein großes Problem.

Es ist wichtig, dass die neuen Mitarbeiter neben der Sozialkompetenz auch den fachlichen Input und vor allem Erfahrung vermittelt bekommen. Manche vertreten sogar die These, dass bei der Einstellung Sozialkompetenz wichtiger eingestuft werden sollte, als die fachliche Kompetenz, da erstere nicht geschult werden kann. Ich muss sagen, dass diese These viel Richtiges enthält, allerdings bin ich auch der Meinung, dass jüngere Mitarbeiter nur durch die Erfahrungen, die sie im Beruf sammeln, ihre Sozialkompetenz ausweiten können und mehr Verständnis für ihr Unternehmen bekommen.

Bei der Lösung von Kommunikationsproblemen zwischen den Generationen im Unternehmen helfen:

§  Mentoren Programme

§  Jeder neue Mitarbeiter bekommt einen Mentor zugewiesen, der ihn in den ersten Berufsjahren bei seiner Entwicklung und Arbeit begleitet und aktiv unterstützt