Impressum:

Projektmanagement:

Effizient, stressfrei und erfolgreich

Eine Schritt für Schritt Anleitung für das perfekte Projektmanagement

(Projektmanagement, Selbstmanagement, Arbeitsorganisation, Selbstorganisation, Zeitmanagement, Produktivität)

Jan Laumer

Copyright: © 2021 Jan Laumer

Copyright Coverbild: © by-depositphotos.com

published by: epubli GmbH, Berlin

www.epubli.de

Inhalt

Vorwort

Das perfekte Projektmanagement: effizient, stressfrei und erfolgreich

Projektmanagement in 5 Schritten (Planung & Umsetzung)

Schritt 1: Wie Du Dein Ziel ermittelst

Schritt 2: Wie Du herausfindest, WAS Dich mit wenig Aufwand zum Ziel führt

Schritt 3: Wie Du herausfindest, WIE Du die einzelnen Schritte zum Ziel optimal gehst

Schritt 4: Wie Du Deine Arbeit mit anderen Projektbeteiligten koordinierst

Schritt 5: Wie Du die Einzelschritte zum Ziel mit minimalem Zeitaufwand gehst

Zusammenfassung: Das perfekte Projektmanagement in 5 Schritten

Die 3 gefährlichsten Zeitfresser im Projektmanagement und wie Du sie vermeidest

PRAXISTEIL: In 5 Schritten zum perfekten Management DEINER Projekte

Bonus 1: Die 5 Grundsätze perfekter Arbeitsplanung

Bonus 2: Stressmanagement im Job

Hier werden Deine Fragen beantwortet

Anhang, Haftungsausschluss und Copyright

Vorwort

Die richtige Organisation ist eine echte Wunderwaffe wenn es darum geht, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Auch und besonders im Beruf lassen sich mit gutem Selbstmanagement, perfekter Arbeitsorganisation und Planung dramatische Verbesserungen erzielen und auch komplexe und schwierige Projekte mit Leichtigkeit erfolgreich (und sehr zeitsparend) managen.

Besonders wenn Du die richtigen Strategien an der richtigen Stelle einsetzt, kannst Du Deinen (Berufs-)Alltag damit geradezu revolutionieren. Immer wieder hören mein Team und ich, dass Menschen geradezu erschrocken darüber sind, was für massive Verbesserungen sie in ihrem Berufsleben mit sehr wenig Aufwand erzielt haben und wie einfach ihr Job auf einmal geworden ist.

Ich und meine Kollegen aus dem Projekt Freizeitgewinnen sind allerdings davon überzeugt, dass Du eine Voraussetzung erfüllen musst, um Deine Zeit und auch Dich selbst dauerhaft gut zu managen und um das perfekte Projektmanagement zu beherrschen – und diesen Schritt solltest Du gehen, bevor Du konkret lernst, wie Du Dein Projektmanagement verbesserst:

Du musst beginnen, Zeit als eigenen Wert wahr- und wichtig zu nehmen und lernen, Deine Zeit bewusst zu schützen und klug in die wichtigen Dinge zu investieren. Du musst damit beginnen, Deine Zeit ebenso sorgsam zu „verwalten“ wie Dein Geld. Und auch, wenn Du in Deinem Job Deine Zeit gegen Geld verkaufst, so musst Du doch die Verantwortung bei Dir behalten, wie Du Deine Arbeitszeit optimal nutzt und welche Ergebnisse Du damit erzielst und kannst nicht einfach „Deine Zeit absitzen“.

Nur so kannst Du selbst Einfluss auf die Ergebnisse, das Stresslevel, aber auch das Spaßlevel nehmen, die deine Arbeitszeit und die Betreuung Deiner Projekte hervorbringt. Und die Qualität Deiner Arbeitszeit beeinflusst bekanntlich nicht nur Deinen Beruf, sondern Deine gesamte Lebensqualität in hohem Maße.

Im ersten Schritt musst Du also Herr/-in Deiner Zeit werden und beginnen, Deine Aufgaben im Alltag proaktiv selbst zu steuern, anstatt Dich von ihnen steuern zu lassen.

Die gute Nachricht ist, dass Du ganz alleine dafür sorgen kannst, Herr/-in Deiner Zeit zu werden, auch wenn Du unter wenig optimalen Bedingungen arbeitest, und wir werden Dir in diesem Buch ganz genau erklären, wie das geht.

Dieses Buch ist für alle Angestellten, Selbständigen, Unternehmer, Wissenschaftler und Studenten erstellt, die überwiegend einer Bürotätigkeit nachgehen (oder von zuhause aus arbeiten) und die lernen wollen, wie sie Projekte in weniger als der Hälfte der Zeit sehr erfolgreich und vor allem entspannt managen.

Keine Sorge, das perfekte Projektmanagement kann jeder lernen und es ist nicht schwer! Egal wo Du im Moment stehst. In diesem Buch erhältst Du alles, was Du dafür brauchst. Und je länger Du die Erfolgsstrategien anwendest, die Du hier lernst, umso stärker werden sie für Dich wirken.

Lass uns nun auch gleich beginnen! Wir wünschen Dir viel Spaß bei der Lektüre und natürlich viel Erfolg bei der Umsetzung!

Dein Jan Laumer & das Team von Freizeitgewinnen

***

Übung ist alles,

insofern ist Genie Charakter.

Christian Morgenstern

***

Das perfekte Projektmanagement: effizient, stressfrei und erfolgreich

Projekte können sowohl große und komplexe Aufgaben sein, als auch kleine und einfache, die schnell erledigt werden können. Egal wie umfangreich sie sind, haben sie im Vergleich zu Routineaufgaben mit standardisierten Prozessen jedoch den großen Vorteil, dass Du den Prozess, also das WIE der Bearbeitung in einem gewissen Rahmen selbst bestimmen kannst, wenn Du ein Projekt betreust. Du hast in der Regel ein vorgegebenes Ziel was die Qualität und das Fertigstellungsdatum betrifft, aber den Weg dorthin kannst Du selbst festlegen.

Dadurch hast Du im Projektmanagement zahlreiche Möglichkeiten, den Prozess so zu gestalten, dass Du deutlich weniger tun musst, und trotzdem, wenn Du es richtig machst, viel bessere Resultate erzielst, als ohne gute Planung. Wenn Du Projekte betreust, kannst und solltest Du immer smart, statt hart arbeiten, indem Du Dir vor der Umsetzung ein paar Gedanken machst.

Ich möchte Dir hier eine Kombination aus verschiedenen Techniken vorstellen, mit der Du wirklich phänomenale Ergebnisse erzielst. Diese Kombination ist in insgesamt 5 Schritte unterteilt, die Du bei der Bearbeitung jedes Projektes gehen solltest.

Immer wieder bekomme ich das Feedback, dass Menschen beinahe erschrocken darüber sind, wie leicht und unaufwendig sich damit selbst sehr komplexe Aufgaben erledigen lassen. Sie haben das Gefühl, es könne nicht mit rechten Dingen zugehen, dass sie für komplexe Aufgaben so extrem viel weniger Zeit benötigen und dennoch so gute Ergebnisse erzielen.

Tatsache ist jedoch, dass unsere Arbeit nicht dadurch wertvoll für unsere Firma wird, dass wir mehr Zeit in sie investieren, sondern dadurch, dass wir sicherstellen, dass unsere Firma unsere Arbeit so einsetzen kann, dass sie die gewünschten Ergebnisse für sich erzielt – ganz egal, ob es sich dabei um unsere eigene Firma handelt, oder um eine Firma, bei der wir angestellt sind. Und das erreichen wir umso schneller und einfacher, je mehr wir lernen, dafür die ausschlaggebenden Dinge zu erkennen und sie rechtzeitig und auf die richtige Weise sicher zu stellen.

Aber zunächst noch einmal zurück zum Thema Projektbetreuung. Hier gibt es nämlich ein paar „Gefahren“, die Du beachten solltest, denn sie können selbst das perfekte Projektmanagement sabotieren, dich aufhalten und Dich sehr viel Zeit kosten.

Zunächst hat die Projektbetreuung im Vergleich zur Bearbeitung von Routineaufgaben ganz offensichtlich den Nachteil, dass Du - eben weil Du dabei etwas nachdenken musst - konzentriert sein musst, um Projekte effizient zu bearbeiten. Du solltest daher insbesondere die Planung Deiner Projekte zu einer Tageszeit erledigen, in der Du gut konzentriert bist und auch die Arbeitseinheiten nicht zu lange gestalten, oder genügend Pausen dazwischen einlegen.

Darüber hinaus gibt es im Projektmanagement noch 3 Gefahren zu beachten, die Dich viel Zeit kosten können, wenn Du sie nicht kennst und richtig mit ihnen umgehst. Du musst sie daher in jedem Fall bei der Umsetzung der 5 Schritte beachten. Ich werde sie Dir am Ende dieses Buches, nachdem ich Dir die Strategie vorgestellt habe, erläutern und Dir erklären, wie Du sie vermeidest oder löst, wenn sie auftreten.

Projektmanagement in 5 Schritten (Planung & Umsetzung)

Ich empfehle Dir auch bei kleineren Projekten alle 5 Schritte zu gehen. Je einfacher und kleiner die Aufgabe, desto schneller kannst Du jeden Schritt auch durchlaufen.

Bei kleinen Projekten kannst Du häufig die ersten 4 Schritte, mit denen Du die Umsetzung klug vorbereitest, in nur wenigen Minuten erledigen und wirst Dein Projekt dadurch trotzdem deutlich schneller und mit besserem Ergebnis erledigen.

Schritt 1: Wie Du Dein Ziel ermittelst

Zunächst einmal solltest Du vor der Planung (und Umsetzung) eines Projektes wissen oder in Erfahrung bringen, was genau Deine Firma damit im Endeffekt erreichen will, wohin das Projekt Deine Firma konkret führen soll, und was dabei besonders wichtig ist. Mit anderen Worten: Du musst das konkrete Ziel kennen, das Deine Firma mit Deinem Projekt erreichen will.

Als Selbständiger bist Du normalerweise sowohl Fachkraft als auch Manager Deines eigenen Unternehmens und kennst damit die Ziele Deines Unternehmens sehr genau. Aber trotz allem empfehle ich Dir, dir diese übergeordneten Ziele vor der Bearbeitung eines bestimmten Projektes (also vor dem Wechsel von der strategischen Ebene zur Umsetzungsebene) noch einmal klar ins Gedächtnis zu rufen.

Als Angestellter weißt Du zwar wahrscheinlich ungefähr, welches Ziel Deine Firma mit einem Projekt erreichen will, das Dir übertragen wird, aber Du musst dafür sorgen, es genau verstanden zu haben, bevor Du anfängst, Dir über die Erledigung Gedanken zu machen.

Um das zu verstehen, musst Du über den Tellerrand dieses einen Projektes, aber auch Deines Jobs und Deiner Abteilung hinaus sehen und die Perspektive Deines Unternehmens – oder des Managements Deines Unternehmens – einnehmen. Frage Dich, wie Deine Aufgabe aus ihrer Sicht erledigt werden müsste, um die Firma wirklich voran zu bringen und sie dort hin zu führen, wo sie hin will.

Nur in wenigen Firmen kommunizieren Führungskräfte dieses Ziel von vornherein klar und konkret. Um es heraus zu finden, kannst Du jedoch einfach Deinen Vorgesetzten oder die Person in Deinem Unternehmen fragen, die Dich mit der Aufgabe oder dem Projekt betraut hat. Damit signalisierst Du Interesse, Verantwortungsgefühl, Eigeninitiative und Ergebnisorientierung, 4 Eigenschaften die bei Mitarbeitern äußerst hoch geschätzt werden.

Falls Du in einer kleinen Firma arbeitest und Du Zugang zu den Geschäftsführern hast, frage sie, zumindest bei größeren Projekten wenn möglich auch direkt und stelle sicher, dass Du mit Deiner Projektbetreuung das gleiche Ziel ansteuerst wie sie.

Wenn Du genau weißt, wo Deine Firma mit diesem Projekt hin möchte, kannst Du den Prozess, mit dem Du es bearbeitest, von Anfang an so gestalten, dass Du dabei direkt dieses Ziel ansteuerst und nur Dinge dafür tust, die Deine Firma direkt zu diesem Ziel führen.

Wenn Du Deinen Fokus bei der Erledigung direkt auf das endgültige Ziel richtest und Deine Aufgabe so erledigst, dass es auch erreicht wird, kann das manchmal bedeuten, dass Du Dinge tust, die nicht von Dir erwartet werden und die Du eigentlich nicht tun müsstest. Trotzdem gewinnst Du insgesamt gesehen sehr viel Zeit, weil Du noch viel mehr Dinge weglassen oder stark abkürzen kannst, die nicht wirklich notwendig für dieses Ziel sind, und dadurch im Endeffekt deutlich weniger tun musst.

Wenn Du Dir die Frage nach dem übergeordneten Ziel Deiner Firma nicht oder nicht rechtzeitig stellst, besteht hingegen besonders bei größeren und komplexen Projekten die Gefahr, dass Du Dich bei der Bearbeitung verzettelst und zu viel tust, weil Du nichts wichtiges auslassen möchtest und dadurch viel Zeit verlierst. Und dass Du darüber hinaus womöglich Dein Projekt unwissentlich so umsetzt, dass Deine Firma damit nicht genau das erreichen kann, was sie wollte.

Du musst kein perfektes Projekt umsetzen, sondern vielmehr eines, das Deine Firma direkt zum gewünschten Endziel führt.

Sobald Du das Ziel Deiner Firma kennst, solltest Du es auch zu Deinem eigenen machen und selbst die Verantwortung dafür übernehmen, dass es erreicht wird. Genau das ist der Punkt, an dem Du zu einem der ganz wenigen Mitarbeiter wirst, um die sich die Unternehmen reißen.

Alle anderen Kleinigkeiten, mit denen Du ein Projekt noch besser machen oder perfektionieren könntest, verlieren dann an Wichtigkeit. Übernimm die Verantwortung dafür, dass Deine Firma ihr Ziel erreicht und erledige Deine Aufgabe entsprechend.

Schritt 2: Wie Du herausfindest, WAS Dich mit wenig Aufwand zum Ziel f