Klaus-Dieter Thill

Delegation

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Inhaltsverzeichnis

Titel

1 Der Nutzen professioneller Delegation

2 Delegiere ich richtig?

3 Die Grundlagen der Delegation

3.1 Aufgabenverteilung

3.2 Fähigkeiten zu Übernahme von Aufgaben

3.3 Bereitschaft zur Übernahme von Aufgaben

3.4 Überprüfung des Delegations-Ergebnisses

4 Delegations-Checkliste

Impressum neobooks

1 Der Nutzen professioneller Delegation

Jedes Mal, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben übertragen, die diese eigenständig ausführen sollen, delegieren Sie. Ein solches Vorgehen ist aus zwei Gründen sinnvoll: zum einen können Sie ja gar nicht alles allein machen, dafür reicht Ihre Arbeitskapazität nicht aus. Mit Hilfe der Delegation können Sie sich entlasten und auf andere Dinge Ihrer Arbeit konzentrieren.
Zweites können Sie über das Delegationsprinzip motivieren, denn Delegation wertet die Mitarbeiterinnen auf. Die Arbeit Ihres Personals wird durch fünf Grundmotive bestimmt, die personenindividuell unterschiedlich stark ausgeprägt sind: Sicherheit, Anerkennung, soziale Repräsentanz, Selbstbestätigung und Selbstverwirklichung. Über die Delegation von Aufgaben können Sie das Streben Ihrer Mitarbeiter nach Erfüllung dieser Motive unterstützen.
Der Inhaber einer großen dermatologischen Fachpraxis, der über eine permanente Arbeitsüberlastung klagte, entgegnete auf die Frage nach seinem Delegationsverhalten: „Aber ich delegiere doch und meine Mitarbeiter sind dennoch unzufrieden.“ Eine genauere Betrachtung der übertragenen Aufgaben machte deutlich, warum in seinem Fall die Delegation kontraproduktiv war: bei den überantworteten Aufgaben gab er weder einen Teil seines Kompetenzbereiches ab, noch hatten die Mitarbeiter einen eigenen Entscheidungsspielraum oder konnten Eigeninitiative entfalten.
Alles wurde bei der „Übergabe“ der Aufgaben strikt vorgeschrieben und von den Mitarbeitern eine Aufgabenerfüllung „gemäß Anweisung“ verlangt. Die Konsequenzen waren: die Aufgaben wurden zwar erfüllt, bei jeder Abweichung vom „Normalfall“ wandten sich die Mitarbeiter aber wieder an den Chef, um sich eine neue „Parole“ abholen. Neben dieser Dauerbelastung schuf sich der Mediziner einen Mitarbeiter-Typus, der wenig Eigeninitiative besaß und sein Tagespensum einfach abarbeitete.
Nur wenn die o.a. Punkte mit den übertragenen Aufgaben verbunden werden, entsteht ein motivatorischer Effekt, in allen anderen Fällen handelt es sich lediglich um eine „Schein-Delegation“.
Selbstverständlich bedeutet das nicht, dass Sie nun Aufgaben vollständig aus der Hand geben müssen. Sie definieren nach wie vor die Ziele von Aufgaben oder sprechen diese mit Ihren Mitarbeitern ab, ein Vorgehen, das auch dem „Sicherheitsstreben“ Ihres Personals entgegenkommt. Darüber hinaus müssen Sie prüfen, inwieweit die Anforderung der zu delegierenden Aufgabe mit den Fähigkeiten des ausgesuchten Mitarbeiters übereinstimmt. Nur wenn es zu keiner Über- oder Unterforderung kommt, entwickelt sich aus der Umsetzung der übertragenen Aufgabe ein Gefühl der Selbstverwirklichung.

2 Delegiere ich richtig?

Der erste Schritt, das eigene Delegationsverhalten zu optimieren, besteht darin, das persönliche Zeitmanagement zu analysieren. Vielleicht werden Sie jetzt sagen: „Aber ich weiß doch, was ich tue!“. Das ist natürlich grundsätzlich richtig, aber in der Regel wissen Sie zwar, was Sie inhaltlich tun, d. h. welche