Manual de

Manual de

Manual de Word 2010

© MEDIAactive

Primera edición, abril 2011

© 2011 MARCOMBO, S.A.

Gran Via de les Corts Catalanes, 594

08007 Barcelona (España)

www.marcombo.com

en coedición con:

© 2011 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.

C/ Pitágoras 1139 - Colonia del Valle

03100 – México D.F. (México)

www.alfaomega.com.mx

Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC

Con la colaboración de:

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».

ISBN por Marcombo: 978-84-267-1870-9

ISBN por Alfaomega:

ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3

D.L.:

Printed in Spain

Índice

Presentación

La interfaz de Word 2010

Introducción

Lección 1. Acceder a Word 2010

Lección 2. La nueva interfaz de Word 2010

Lección 3. La Barra de herramientas de Acceso Rápido

Lección 4. La Cinta de opciones

Lección 5. Las fichas contextuales

Lección 6. Las galerías y la Vista previa activa

Lección 7. La pestaña Archivo y la vista Backstage

Lección 8. La Barra de herramientas mini

Lección 9. La barra de estado

Lección 10. Personalizar el entorno Word 2010

Lección 11. Exportar e importar personalizaciones

Crear y guardar documentos

Introducción

Lección 12. Crear un documento

Lección 13. Guardar un documento

Lección 14. Abrir un documento

Lección 15. Crear, usar y guardar plantillas

Lección 16. Trabajar con formato Word 97-2003

Lección 17. Guardar como página Web

Lección 18. Guardar como PDF o XPS

Trabajar con textos

Introducción

Lección 19. Insertar texto

Lección 20. Deshacer, rehacer y repetir tareas

Lección 21. Buscar y remplazar

Lección 22. Seleccionar texto

Lección 23. Copiar, cortar y pegar

Lección 24. Opciones de pegado y pegados especiales

Lección 25. Atributos de texto

Lección 26. Efectos de texto

Lección 27. Alineación de texto y sangrías

Lección 28. El interlineado

Lección 29. Los estilos

Lección 30. Las tabulaciones

Lección 31. Las viñetas

Lección 32. Las listas numeradas y las multinivel

Las vistas y el diseño del documento

Introducción

Lección 33. Cambiar las vistas de un documento

Lección 34. Configurar la cuadrícula

Lección 35. Aplicar temas

Lección 36. Las páginas de marcos

Lección 37. Insertar columnas

Lección 38. Partir palabras

Lección 39. Aplicar bordes y sombreados

Lección 40. Los fondos de página

Lección 41. Las marcas de agua

Insertar elementos en el documento

Introducción

Lección 42. Insertar una portada

Lección 43. Insertar saltos de página y saltos de columna

Lección 44. Insertar y editar tablas

Lección 45. Convertir tabla en texto y viceversa

Lección 46. Insertar y editar gráficos

Lección 47. Insertar y editar gráficos SmartArt

Lección 48. Insertar imágenes en un documento

Lección 49. Editar imágenes en Word 2010

Lección 50. Insertar capturas de pantalla

Lección 51. Insertar hipervínculos

Lección 52. Insertar marcadores

Lección 53. Insertar encabezados y pies de página

Lección 54. Insertar número de página

Lección 55. Insertar un cuadro de texto

Lección 56. Insertar una letra capital

Lección 57. Insertar un objeto vinculado

Lección 58. Insertar texto de archivo

Lección 59. Insertar un título con WordArt

Lección 60. Aplicar efectos visuales a un texto

Lección 61. Insertar un autotexto

Lección 62. Insertar un símbolo

Trabajar con referencias

Introducción

Lección 63. Trabajar con notas al pie y notas finales

Lección 64. Trabajar con referencias cruzadas

Lección 65. Trabajar con tablas de contenido

Lección 66. Trabajar con índices

Lección 67. Trabajar con bibliografía

Lección 68. Trabajar con citas y fuentes

Lección 69. Trabajar con títulos

Revisar y proteger

Introducción

Lección 70. Revisión ortográfica y gramatical

Lección 71. Búsqueda de sinónimos y referencias

Lección 72. Usar la autocorrección

Lección 73. Añadir un símbolo por autocorrección

Lección 74. Autocorrección desde la etiqueta inteligente

Lección 75. Configurar autoformato

Lección 76. Establecer el idioma de corrección

Lección 77. Traducir en Word

Lección 78. Comentar un documento

Lección 79. Control de cambios

Lección 80. Personalizar el control de cambios

Lección 81. Comparar documentos

Lección 82. Cifrar un documento

Lección 83. Restringir la edición

Lección 84. Marcar un documento como final

Lección 85. Inspeccionar un documento

Lección 86. Personalizar las propiedades de un documento

Lección 87. Crear una firma digital invisible

Lección 88. Insertar una firma visible en la línea de firma

Lección 89. Comprobar la accesibilidad

Lección 90. Comprobar compatibilidad

Lección 91. Administrar versiones de documentos

Imprimir y compartir

Lección 92. Combinar correspondencia

Lección 93. Crear etiquetas para correspondencia

Lección 94. Crear sobres para correspondencia

Lección 95. Combinar en correo electrónico

Lección 96. Adjuntar a un correo electrónico

Lección 97. Enviar como PDF o XPS

Lección 98. Guardar en SkyDrive

Lección 99. Publicar en un blog

Lección 100. Configurar la página de impresión

Presentación

Definitivamente, el programa de creación de documentos de texto más conocido, utilizado y respetado en el mundo es Microsoft Office Word. La versión a la que se dedica este manual,

Word 2010, tal como sucede con todas las aplicaciones de la suite Office, presenta una interfaz de usuario renovada, en la que destacan especialmente la pestaña Archivo y la vista Backstage, y ofrece además nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la información de manera sencilla y segura.

Con Word 2010 es posible aplicar a sus documentos las ampliadas galerías de estilos y temas de la aplicación, obtener espectaculares gráficos con aspecto profesional a partir de los datos introducidos, compartir información de un modo seguro con clientes, socios o compañeros, subir documentos directamente a un blog personal...En definitiva, se trata de una útil y sencilla herramienta que permite crear documentos con diseños realmente elaborados y luego distribuirlo por múltiples vías sin ninguna dificultad y sin tener que salir de la aplicación. Su uso puede ser tanto personal (para crear álbumes de fotos, cartas u otros documentos personales) como profesional o empresarial (para elaborar formularios, presentaciones, informes, etc.)

Además de las novedades en cuanto a su interfaz, que saltan a la vista al acceder a la aplicación, el nuevo Word 2010 ofrece nuevas funciones que facilitan el intercambio de datos con otros usuarios, la organización de la información y la gestión de sus fuentes, la creación de gráficos dinámicos, la aplicación de efectos espectaculares a textos, formas e imágenes, y la introducción y edición de imágenes, ecuaciones, diagramas, etc. Los ejercicios que componen este completo manual servirán al alumno para introducirse en el mundo de Word 2010 y aprender a desenvolverse con sus principales herramientas. Una vez los haya completado, seguro que será capaz de utilizar el programa en su propio beneficio.

Nuestro método de aprendizaje

El método de aprendizaje de esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.

A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.

En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea utilizado como un completo curso con el que aprender a usar la aplicación desde sus funciones básicas y como libro de consulta complementario sobre Word 2010. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.

La interfaz de Word 2010
Introducción

El elemento que distingue claramente la interfaz de Word 2010 de la de su versión predecesora, Word 2007, es la pestaña Archivo, que oculta un menú de opciones relativas al trabajo con archivos: impresión, almacenamiento, distribución, protección, etc. Algunas de estas opciones disponen a su vez de otro nuevo elemento, la vista Backstage, desde donde se pueden administrar los archivos y sus datos, crear y guardar documentos, inspeccionar metadatos o información personal ocultos y configurar opciones.

En este apartado conocerá la nueva Cinta de Opciones, uno de los grandes aciertos de la aplicación, ya que reúne todas las herramientas de la aplicación y las organiza de una forma verdaderamente clara y amigable para optimizar así su uso.

La Backstage de Word 2010 presenta de manera visual todos los comandos que se refieren a la gestión de archivos, almacenamiento y creación. Sin duda alguna otra de las grandes novedades de esta versión de la aplicación y su moderna interface.

Éstas son las principales novedades que presenta la aplicación respecto a su interfaz. El resto de elementos ya existían en la versión anterior pero también han sido mejorados para facilitar el trabajo y ofrecer una experiencia avanzada y útil. En las lecciones que componen este apartado, aprenderá a configurar según sus necesidades y preferencias los diferentes elementos de la interfaz del programa. Así, conocerá el modo de agregar y eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido y de personalizar la Cinta de opciones para que aparezcan determinadas fichas o grupos de herramientas. También practicará con la Barra de estado y con otras opciones de personalización del entorno de Word (que pueden llevarse a cabo desde el cuadro Opciones de Word), y conocerá el modo de exportar e importar personalizaciones, proceso muy útil cuando se trabaja en equipo y se desea compartir un mismo espacio de trabajo.

Tanto la Barra de herramientas de acceso rápido como la Cinta de opciones, los dos elementos que reúnen los comandos de uso habitual de la aplicación, pueden ajustarse a sus necesidades personales. En este apartado encontrará las claves necesarias para lograrlo con éxito.

También en este apartado aprenderá acciones básicas como son reducir o maximizar la ventana de la aplicación, crear un icono de acceso directo para abrirla más cómodamente, o desplazarse entre diferentes ventanas.

Con estos ejercicios se pretende, pues, que sepa identificar rápidamente cada una de las partes que componen la interfaz de Word 2010, para que pueda seguir el resto de apartados del manual sin ninguna dificultad.

Lección 1. Acceder a Word 2010

Una vez ha instalado la suite Office 2010 en su ordenador, puede acceder a Word 2010 a través de la carpeta de la aplicación, ubicada dentro del directorio Todos los programas del menú Inicio. Sin embargo, si va a utilizar a menudo el programa, probablemente le resultará mucho más cómodo añadir un acceso directo a la aplicación en el Escritorio, lo que le permitirá iniciarlo con solo un doble clic. En este ejercicio aprenderá a acceder al programa por ambos métodos, a cerrarlo también de diversas maneras y creará el acceso directo en el Escritorio que usaremos luego repetidamente en este curso.

RECUERDE

Para cerrar la aplicación también puede pulsar sobre la opción Cerrar de cualquiera de los siguientes menús contextuales: el de la Barra de título, el del botón Word en la esquina superior izquierda de la ventana o el correspondiente al botón Word en la Barra de tareas de Windows.

1 Para empezar esta primera lección, aprenderemos cómo arrancar Word 2010 desde el menú Inicio de Windows, que es la forma predeterminada, y cómo cerrarlo al acabar una sesión de trabajo. Dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y cuando aparezca la Barra de tareas, pulse sobre el botón de Inicio. (1)

2 Antes de acabar de abrir el programa queremos comentar la primera novedad general de la versión 2010 de Office. La pantalla de bienvenida nos brinda la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de la aplicación o minimizar directamente la ventana del programa, sin acabar de abrirse. Eso sí, si quiere hacerlo debe de tener buenos reflejos, porque la ventana de bienvenida es realmente breve. Tan pronto como se abra la pantalla intente minimizar la aplicación. Vamos a ello, pero antes tenemos que acabar de abrir el programa.

3 Una vez desplegado el menú Inicio, se despliega una primera lista que contiene en primer lugar los programas que haya abierto recientemente en su ordenador. Al pie de la lista encontrará el comando Todos los programas. Pulse sobre esta opción, utilice la barra de desplazamiento vertical para encontrar el directorio Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Word 2010. (2)

4 Inmediatamente se abra la ventana de bienvenida, (3) pulse sobre el botón correspondiente, la pequeña línea horizontal ubicada en el extremo superior derecho de la misma. Además de los dos iconos Cerrar y Minimizar (4) de la ventana de bienvenida, puede además cerrarla desde el botón con el texto Cancelar, ubicado su esquina inferior derecha. (5)

Word, al igual que todos los programas de la suite Microsoft Office, se almacena en el directorio Todos los programas de su disco local.

5 Si ha tenido éxito, la ventana ha quedado minimizada en la Barra de tareas en forma de botón. (6) Para recuperar la ventana en pantalla simplemente debe pulsar sobre el botón del programa en esta barra. Dirija nuevamente el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y, cuando aparezca la Barra de tareas, haga clic sobre el botón que identifica la ventana de Word 2010 para maximizarla.

6 Ya hemos arrancado la primera sesión de trabajo con Microsoft Word y ahora aprenderemos las diferentes formas de cerrarla. Puede hacer uso del grupo de botones de la esquina superior derecha, donde corresponde el botón en forma de aspa. (7) También puede cerrar el programa desde el comando Salir de la pestaña Archivo. (8) Tenga en cuenta que la opción Cerrar de la pestaña Archivo cerraría solo el documento abierto en primer plano, pero no la aplicación.

7 Para facilitar el acceso a Word en las próximas sesiones, ahora crearemos un icono de acceso directo en el Escritorio, de forma que pueda acceder a la aplicación más rápidamente en el futuro. Para ello, pulse nuevamente en el menú Inicio de Windows para desplegar su menú.

8 Fíjese que dispone de un acceso directo a Word en este primer menú. (9) Sucede exactamente así con cada aplicación que usa en su ordenador. Con otro clic sobre este acceso de la primera lista, abriría directamente el programa pero ahora no lo usaremos.

9 Diríjase al campo Buscar programas y archivos que tiene al pie del menú y escriba el texto Microsoft Word. En un instante aparece una lista con todos los programas y archivos que contienen ese texto. Recuerde en el futuro que dispone de este rápido método de búsqueda. Vamos ahora a crear el acceso a partir del nombre de la aplicación, que aparece de primero en la lista junto a su icono. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el programa Microsoft Word 2010 y en el menú contextual que se despliega, pulse sobre el comando Enviar a y elija la opción Escritorio (crear acceso directo). (10)

Para tener siempre la aplicación al alcance de un par de clics puede que también le interese anclarla a la Barra de tareas o a la lista de aplicaciones recientes del menú Inicio. Sólo tiene que pulsar el botón derecho del ratón sobre el nombre de la aplicación en la mencionada lista y del menú contextual desplegado seleccionar la opción que desee.

10 Automáticamente aparece el icono de Word 2010 en el Escritorio. (11) En la segunda lección haremos uso de él para acceder de forma más directa a la aplicación.

Lección 2. La nueva interfaz de Word 2010

La versión 2010 de la suite Microsoft Office incorpora una nueva interfaz, común a todas sus aplicaciones con las necesarias variantes, que logra realmente facilitar la búsqueda y uso de diferentes herramientas y opciones. Los cambios que presentan todas las aplicaciones, y desde luego el programa Word que nos ocupa, hacen que los procesos se hagan mucho más intuitivos y el manejo más visual. En esta segunda lección comenzaremos a familiarizarnos con los elementos básicos de esta interfaz y aprenderemos unos conceptos básicos para el uso de ventanas, y en las siguientes lecciones profundizaremos en sus componentes. Además, aprenderemos a cambiar de tamaño la ventana de la aplicación por diferentes métodos.

RECUERDE

Puede minimizar la aplicación pulsando sobre el icono Minimizar del grupo de botones de la esquina superior derecha de la ventana, o al seleccionar la misma opción del menú contextual de la Barra de título, o bien del icono de Word de esta barra. Para visualizar la pantalla nuevamente, bastará con pulsar sobre el icono de la Barra de tareas.

1 Comenzaremos esta lección abriendo la aplicación desde el acceso directo que hemos creado en el Escritorio, para poder pasar explorar los elementos fundamentales de la interfaz de Word 2010. Abra el programa haciendo un doble clic sobre el icono.

2 Una vez abierto el programa, podemos empezar a ubicar sus elementos más relevantes. En la parte superior y al centro se encuentra la Barra de título, que muestra en todo momento el título del documento abierto en primer plano, y contiene el botón de Word 2010, que permite gestionar la ventana del programa. (1) Haga clic sobre este icono, que es la letra W de color azul situada en el extremo izquierdo de la Barra de título.

3 Como verá, el icono de la aplicación incorpora un menú básico que permite cambiar el tamaño de la ventana de la aplicación, moverla, minimizarla, maximizarla o cerrar el programa. Vamos ahora a jugar un poco con estas funciones. Pulse sobre el comando Restaurar. (2)

Cuando la ventana de la aplicación está maximizada, las opciones Mover, Tamaño y Maximizar de este menú están deshabilitadas, ya que no es posible ejecutarlas.

4 La ventana ha reducido sus dimensiones manteniendo visible todo su contenido. (3) También en la Barra de título, en el extremo opuesto al icono de la aplicación, se encuentra un grupo de tres botones. Desde estos botones también puede ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: Minimizar, Restaurar y Cerrar, en ese mismo orden. (4) Cuando la ventana está en su tamaño máximo, ocupando toda la pantalla, al restaurarla reduce su tamaño. Cuando ya está reducida el botón Restaurar vuelve a maximizarla. Haga ahora clic en el icono Restaurar de la Barra de título para maximizar nuevamente la ventana.

5 En la parte superior izquierda de la ventana, inmediatamente después del icono de la aplicación, se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido que muestra los iconos de tres de los comandos más habituales: Guardar, Deshacer y Rehacer. (5) En la próxima lección aprenderá a personalizarla según sus propias necesidades añadiendo o eliminando comandos.

6 Haga ahora clic sobre la pestaña Archivo, ubicada en el extremo izquierdo de la Cinta de opciones, para visualizar su contenido. Se ha abierto en su pantalla la ficha Información de la nueva vista Backstage de Microsoft Office 2010. (6) En todas las aplicaciones de la suite, la pestaña Archivo contiene opciones de administración de documentos similares a las disponibles en el botón Microsoft Office y en el Menú Archivo de versiones anteriores. La vista Backstage permite obtener un acceso más eficaz y rápido a todas las tareas de gestión de documentos y de configuración de la interface, y centraliza todas las acciones relativas a la preparación, finalización y distribución de documentos. Más adelante le dedicaremos una lección.

Los pequeños iconos ubicados en la Barra de estado, justo antes del zoom, sirven para cambiar las vistas del documento.

7 Seleccione la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, ubicada bajo la Barra de herramientas de acceso rápido. (7) En esta imprescindible Cinta se encuentran, distribuidos en diferentes fichas, los controles que antes se repartían entre la barra de menús y las barras de herramientas. Cada una de las fichas de la Cinta está dividida en grupos de comandos relacionados con un mismo tipo de acción. Al abrir la aplicación, vemos por defecto el contenido de la ficha Inicio, pero ahora veremos que podemos configurarla para que no se vea ninguna de las fichas. La punta de flecha situada en el extremo derecho de la Cinta de opciones permite minimizar y volver a ampliar las pestañas activas. Pulse sobre el icono en forma de punta de flecha del final de la Cinta. Observe que ahora solo se visualizan las pestañas (8) y el botón de punta de flecha ha pasado a apuntar hacia abajo (9). Vuelva a pulsar el botón para volver a darle su aspecto anterior a la Cinta.

8 El resto de elementos de la interfaz de Word 2010 son el Área de trabajo donde se visualiza el documento, que ocupa en la parte central de la pantalla (y la mayor parte de esta, y la Barra de estado, situada en la parte inferior del área de trabajo. La Barra de estado indica en este orden el número de página sobre el total existente, el número de palabras, el idioma, las diferentes vistas disponibles, el nivel de zoom y los controles deslizantes para modificarlo. (10)

9 Es posible modificar la configuración predeterminada de casi todos los elementos mencionados, y por ello dedicaremos una lección específica a cada uno de ellos dentro de este mismo apartado. Ahora, para acabar esta lección, exploraremos una forma más para cambiar el tamaño de la ventana. Para restaurar una vez más la ventana, haga doble clic en la Barra de título.

10 Efectivamente esta ha vuelto a reducir su tamaño. (11) Ahora, para desplegar el menú contextual de la Barra de título, simule una pulsación con el botón derecho del ratón sobre esta.

11 Como apreciará, se trata del mismo menú contextual que abrimos al pulsar sobre el icono de Word pero ahora que está la ventana reducida, todas las opciones están disponibles. (12) Pulse esta vez sobre la opción Tamaño.

12 El cursor ha cambiado de forma y ahora es una cruz con flechas en las puntas. Vamos ahora a cambiar su tamaño modificando sus bordes desde el teclado. Usando las teclas de desplazamiento hacia la derecha y hacia abajo, modifique el tamaño de la ventana.

También es posible redimensionar una ventana restaurada arrastrando alguno de sus vértices con la punta del cursor.

13 Mueva ahora el ratón para comprobar cómo el tamaño de la ventana cambia también de esta forma, y haga un clic cuando haya dado a la ventana el tamaño deseado.

14 Finalmente, para acabar esta lección y pasar a conocer en detalle la Barra de herramientas de acceso rápido, ampliaremos nuevamente la ventana. Haga doble clic en la Barra de título y podrá dar por terminada esta lección

Lección 3. La Barra de herramientas de Acceso Rápido

En la lección anterior hemos conocido de forma general los elementos que componen la nueva interfaz de Word 2010. Hemos visto que la Barra de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de la aplicación, a la izquierda de la Barra de título y está compuesta de forma predeterminada por tres comandos que probablemente sean los de uso más frecuente del usuario medio de Word: Guardar, Deshacer y Rehacer. Ahora aprenderemos el modo de añadir y eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido, para que pueda adaptarla de la mejor manera a sus necesidades personales y facilitar así la elaboración de documentos.

RECUERDE

La Barra de herramientas de acceso rápido también nos permite separar grupos de comandos para crear unidades lógicas. Para ello, es preciso situar en los puntos oportunos los denominados <Separadores>, que vemos en primer lugar en la lista de comandos que podemos añadir y que nos vendrán muy bien para ayudar a mantener organizada la Barra.

1 Después de haber terminado las primeras dos lecciones de este manual, habrá notado que dos de los comandos predeterminados en la Barra de herramientas de acceso rápido se encuentran desactivados: Deshacer y Rehacer. Es así desde que iniciamos la sesión y se debe a que todavía no ha llevado a cabo ninguna acción sobre el documento que pudiera querer anular o repetir. Ahora veremos que es posible personalizar esta barra añadiéndole otros comandos. Pulse el botón derecho del ratón sobre la Barra de herramientas de acceso rápido y, en el menú contextual de esta, seleccione la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. (1)

2 Se abre de este modo el cuadro Opciones de Word, mostrando activa la ficha Barra de herramientas de acceso rápido. (2) Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Comandos disponibles en, que muestra seleccionada la opción Comandos más utilizados, y en la lista que aparece, elija la categoría Comandos que no están en la cinta de opciones. (3)

Para añadir comandos a la barra, basta con seleccionarlos en la lista de Comandos disponibles en y pulsar el botón Agregar.

3 Se despliega entonces la lista que hemos pedido. Puede ser bastante práctico añadir algunos de estos comandos, ya que contiene acciones de uso bastante habitual que podrían resultar más accesibles desde la Barra. Puede ademas añadir separadores para organizar mejor la Barra. Seleccione el <Separador> (4) y pulse sobre el botón Agregar. (5)

4 Vamos a añadir ahora algunos comandos por ejemplo, los comandos Abrir y Nuevo documento en blanco. Puede pulsar sobre un comando y luego usar el botón agregar, o puede hacer un doble clic sobre el comando deseado.

5 Seleccione la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de a cinta de opciones y finalmente para aplicar los cambios, pulse sobre el botón Aceptar. (6)

6 En primer lugar es fácil apreciar que la Barra se ha desplazado hasta debajo de la Cinta de opciones. Compruebe además como, efectivamente, se ha añadido un separador en forma de línea vertical, seguido de los iconos de los comandos Abrir y Nuevo documento en blanco. Otro modo de añadir comandos a la Barra consiste en pulsar con el botón derecho del ratón sobre la herramienta elegida en la Cinta de opciones y seleccionar la opción Agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido. Ahora utilizaremos el método inverso a este que acabamos de explicar para eliminar los iconos que hemos añadido y recuperar el aspecto inicial de la barra. Haga clic en el botón derecho del ratón sobre el Separador añadido a la barra y seleccione la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. (7)

7 Repita el proceso con los dos comandos agregados.

8 Veamos ahora cómo volver a cambiar la posición de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha apuntando hacia abajo, con una pequeña línea horizontal arriba, ubicado en el extremo derecho de dicha barra.

Al pulsar sobre los comandos de l menú de personalización del botón de flecha de la Barra, los commandos se añaden o eliminan de inmediato.

9 Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la primera sección del mismo se muestra una lista de los comandos que el programa considera de uso más frecuente. Los que se encuentran marcados con un signo de verificación son los comandos que forman parte actualmente de la barra. Si no acabáramos de eliminar uno a uno los comandos añadidos, ahora podríamos hacerlo desde esta ventana, simplemente quitando el signo de verificación, y desaparecerían de inmediato. El menú se completa con dos opciones adicionales: Más comandos, mediante la cual es posible seleccionar cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y la que seleccionará en este momento: Mostrar debajo de la cinta de opciones. (8)

10 Una vez hemos devuelto la barra a su lugar original, ensayaremos una última forma de personalización en cuanto a contenido. Haga clic sobre el botón de punta de flecha para desplegar nuevamente el menú de opciones, pulse sobre el comando Guardar para desactivarlo en este menú y compruebe cómo desaparece de inmediato de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para devolver a la barra su configuración original y terminar esta lección, despliegue por última vez el menú de personalización de la Barra y añada nuevamente el comando Guardar haciendo un clic sobre su nombre.

Lección 4. La Cinta de opciones

La Cinta de opciones, introducida en la versión 2007 de la suite Microsoft Office, a la que pertenece la aplicación Word, representó un importante aporte a la interfaz de los programas, pues reúne de forma lógica a todos los comandos de la aplicación y permite acceder a ellos y utilizarlos de una manera muy visual e intuitiva. Organiza en forma de fichas las diferentes funciones y herramientas del programa agrupadas por tipo de actividad, lo que facilita el trabajo a la hora de completar una tarea en la preparación de documentos. Ya hemos visto en la lección anterior que la cinta puede ser minimizada o maximizada. Ahora veremos que, tal como sucede con la Barra de herramientas de acceso rápido, puede además ser personalizada para que muestre los comandos más utilizados por el usuario.

RECUERDE

Los atajos de teclado permiten ejecutar todo tipo de acciones desde cualquier punto del programa y sin necesidad de utilizar el ratón.

1 Tal como hemos comentado, la Cinta de opciones se encuentra por defecto expandida bajo la Barra de herramientas de acceso rápido y muestra el contenido de la pestaña Inicio, la primera de la Cinta. Podrá ver que la pestaña Inicio está dividida en cuatro grupos de herramientas que son Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos. Para pasar de una pestaña a otra sencillamente es preciso pulsar sobre la pestaña correspondiente. Vamos a verlo: haga clic sobre la pestaña Diseño de página.

2 Se ha abierto la ficha correspondiente y en este caso son cinco los grupos de herramientas incluidos, los cuales permiten modificar el diseño del documento. (1)

En la Cinta de opciones, los comandos están organizados en grupos de herramientas, que a su vez se agrupan de forma lógica en diferentes fichas según sus funciones.

3 Ahora abriremos la pestaña Insertar. Veremos que algunas veces varias herramientas de una misma categoría están agrupadas en un solo botón de la Cinta para ahorrar espacio. Estos botones tienen también una punta de flecha y despliegan un menú de opciones. Pulse el botón Elementos rápidos del grupo Texto y observe las diferentes opciones que contiene. (2)

4 Una vez ha visto su contenido, al que le dedicaremos una lección más adelante, cierre el cuadro Elementos rápidos pulsando sobre el área de trabajo.

5 Todos los comandos de la Cinta de opciones pueden utilizarse mediante teclas de acceso. Para visualizar información sobre las teclas que corresponden a cada función, pulse la tecla Alt de su teclado. (3) En efecto, se muestran sobre los elementos las teclas que debemos pulsar para activarlas. Supongamos, por ejemplo, que queremos ver el contenido de la ficha Correspondencia de la Cinta de opciones. Pulse la tecla D de su teclado para activar la ficha Correspondencia para comprobar cómo automáticamente se activa esa ficha y el programa sigue mostrando las teclas que accionan las diferentes herramientas que se incluyen en ella.

6 A continuación añadiremos un elemento de la Cinta a la Barra de herramientas de acceso rápido, directamente desde el comando que nos interesa. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el icono Iniciar combinación de correspondencia y elija la opción Agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido. (4)

7 El icono de la herramienta Iniciar combinación de correspondencia se ha añadido a la Barra de herramientas de acceso rápido, junto a la punta de flecha que activa su menú de opciones. ¿Recuerda cómo eliminar el comando? Pulse con el botón derecho del ratón sobre el icono Iniciar combinación de correspondencia de la Barra de herramientas de acceso rápido y elija la opción Eliminar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (5)

8 Puede que necesite más espacio en el área de trabajo y prefiera minimizar la Cinta de opciones. Puede hacer uso para ello de los botones en forma de punta de flecha ubicados al final de la Cinta que usamos en la lección anterior, o puede usar el menú contextual de la propia Cinta, tal como haremos ahora. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Diseño de página de la Cinta de opciones y, del menú contextual que se despliega, elija el comando Minimizar la Cinta de opciones. (6)

El icono ubicado al final de la Cinta junto al botón de Ayuda, cambia según el estado de la misma.

9 De este modo, la Cinta de opciones muestra sólo las pestañas de sus fichas. Para ver las herramientas de cada una de ellas, basta con hacer clic sobre la pestaña correspondiente. Hágalo sobre la pestaña Referencias.

10 Observe que cuando la Cinta de opciones se encuentra minimizada con alguna de sus pestañas desplegada, el botón del extremo derecho de este elemento se convierte en una especie de pincho, mediante el cual es posible volver a maximizarla. (7) Si ahora hace un clic con el ratón sobre cualquier punto fuera de la ficha desplegada, esta se cerrará de inmediato. Vamos a probarlo, para cerrar la pestaña Referencias.

11 Volvamos a expandir la Cinta de opciones para continuar con la lección, esta vez usando otro método. Haga doble clic sobre la pestaña Insertar de la Cinta de opciones para maximizar la cinta.

12 Para acabar esta lección, abriremos el cuadro de Personalización de la Cinta de opciones en el cuadro Opciones de Word. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones. (8) De inmediato, al abrirse el cuadro Opciones de Word, haga clic sobre la categoría Personalizar Cinta. (9)

La pestaña Archivo permite acceder al cuadro de Opciones de Word, donde podemos personalizar la Cinta de opciones.

13 En el apartado Personalizar la cinta de opciones se muestra la lista de todas las fichas con las que cuenta la cinta de Word. Al igual que sucedía en la Barra de herramientas de acceso rápido, puede añadir o eliminar elementos de la Cinta con los botones correspondientes, y también puede recuperar su aspecto original en cualquier momento usando el botón Restablecer. En este caso no introduciremos ningún cambio. Debe tener en cuenta que la instalación de determinados programas en el equipo conlleva la adición de fichas propias en la Cinta de Word, como por ejemplo en el caso de Adobe Acrobat.

14 Una vez visto el cuadro de personalización, de estructura y funcionamiento idénticos al de la Barra de herramientas de acceso rápido, daremos por terminada esta lección pulsando en el botón Cancelar.

RECUERDE

Junto a algunos títulos de los grupos de herramientas se encuentra un pequeño icono que da acceso a un cuadro de diálogo o bien a un menú de tareas relacionado con el grupo de herramientas: se trata del llamado iniciador de cuadro de diálogo.

Lección 5. Las fichas contextuales

La Cinta de opciones puede cambiar automáticamente su configuración en función del elemento que tenga seleccionado, añadiendo pestañas que contienen herramientas de edición del mismo. Son fichas que, como solo son útiles para trabajar con elementos específicos, se mantienen ocultas mientras sus herramientas no están activas para mantener más despejada la Cinta y reducir los elementos que puedan inducir a confusión. En la presente lección insertaremos un elemento para poder visualizar esta propiedad.

1 Para poder visualizar las fichas contextuales de la Cinta, tendremos primero que insertar algún elemento que las active. Abra para ello la ficha Insertar y despliegue el menú de Formas del grupo Ilustraciones.

2 Se muestran entonces todas las opciones de formas disponibles, en primer lugar las usadas recientemente y luego divididas por tipos de formas. Seleccione la opción Cara sonriente, del grupo Formas básicas. (1)

3 Más adelante estudiaremos diferentes opciones en lo que a Ilustraciones se refiere. Ahora simplemente insertaremos la cara sonriente sin ninguna adaptación. Para colocar la forma en el documento, haga un clic sobre la página en el área de trabajo. (2)

El número de pestañas incluidas en una ficha contextual varía dependiendo del elemento seleccionado en el documento.

4 Ya hemos comentado que la Cinta de opciones puede aumentar su número de fichas en función del elemento seleccionado en el Área de trabajo, añadiendo las llamadas fichas contextuales, que contienen con herramientas relevantes para la tarea que el usuario está realizando. Fíjese lo que ha sucedido al insertar la cara sonriente en el documento. Ha aparecido la pestaña Herramientas de diseño, destacada en color anaranjado, que contiene la ficha Formato. Detalle el contenido de esta ficha, que es la primera ficha contextual que encontramos en este manual, y muestra cinco grupos de herramientas de edición que permiten cambiar diversas características de la forma, como son estilo, alineación o tamaño. (3)

5 Veamos otra cosa. Hemos dicho que las fichas contextuales aparecen sólo al seleccionar el elemento cuya edición permiten. Vamos a comprobarlo haciendo un clic fuera de la cara sonriente que hemos insertado para deseleccionarla. (4)

Las fichas contextuales de la Cinta de opciones siempre se muestran gráficamente de un color distinto a las predeterminadas y a un nivel por encima de estas.

Al deseleccionar un objeto insertado en un documento que dispone de su propia ficha de herramientas contextual, esta desaparece de la Cinta de opciones.

6 Observe que ahora la Cinta de opciones vuelve a mostrar las 7 fichas habituales. Pero ¿no podemos volver a editar la forma? Vamos a verlo en un momento, seleccionando la figura nuevamente. Sitúe el puntero del ratón sobre la cara sonriente y, cuando aparezca un pequeño icono con cuatro puntas de flecha, haga clic sobre él para seleccionarla y volver a mostrar las fichas contextuales de edición de formas .

7 En este sencillo ejercicio hemos podido conocer las fichas contextuales y hemos visto que contienen las herramientas necesarias para editar elementos. Sepa que estas fichas nos servirán para editar no sólo elementos añadidos por nosotros sino también creados por otros usuarios. Para terminar esta lección y aprovechar que tenemos seleccionada la cara sonriente, pulse la tecla Suprimir o Retroceso de su teclado para eliminarla del documento.

RECUERDE

No se deben confundir los términos ficha contextual y menú contextual; este último es el menú que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre cualquier elemento de Word.

Lección 6. Las galerías y la Vista previa activa

Word 2010 contiene galerías de estilos, formatos y plantillas que reúnen diferentes elementos en bloque, que al aplicarse a un documento brindan con el mínimo esfuerzo una apariencia verdaderamente elaborada. Estas galerías de elementos con formato previo permiten simplificar enormemente la creación de documentos de aspecto verdaderamente profesional. Además, gracias a la Vista previa activa, el usuario puede tener una imagen real, precisa e inmediata del efecto de las diferentes opciones disponibles sin tener que llegar a aplicarlas.

1 Para poder visualizar mejor algunas funciones de la cinta, puede utilizar algun archivo de Word que tenga en su ordenador, o bajar de la zona de descargas de nuestra web el archivo Kafka_ Un_médico-rural, que es el que nosotros usaremos en esta lecciónn. Se trata de un fragmento de cuento al que previamente hemos aplicado un formato específico que en la presente lección modificaremos.

2 Seleccione la pestaña Diseño de página de la Cinta de opciones. (1)

Ciertos comandos de la Cinta muestran una pequeña punta de flecha que indica que contienen diferentes funciones que se despliegan al pulsar sobre ellos.

3 Ya hemos dicho que algunas herramientas de Word 2010 trabajan con galerías desplegables, como es el caso de Temas que veremos a continuación. Cada tema reúne diferentes opciones de fuentes, colores y efectos que pueden se aplicados en bloque a un documento. Para poder hacer una selección, haga clic sobre el comando Temas del grupo de herramientas Configurar página.

4 Se ha desplegado la galería de temas Predeterminados que pueden ser aplicados al documento. Además, al final se ofrece la opción de buscar otros temas guardados en el ordenador o guardar el tema aplicado actualmente al documento activo para poder volver a utilizarlo en otra ocasión.

5 Las galerías permiten utilizar la Vista previa activa, que son una novedad de la aplicación y permiten ver exactamente el aspecto del documento con las opciones disponibles antes de aplicar alguna de manera definitiva. Para ver el efecto sobre el documento, pasee el cursor sobre diferentes temas y observe como de inmediato son reflejados en el documento. Haga la selcción que más le apetezca. Nosotros nos hemos decidido por el tema llamado Brío.(2)

6 Veamos ahora el efecto de otra herramienta, esta vez sin necesidad de desplegar una galería. Pulse sobre la pestaña Inicio, coloque el cursor sobre el estilo Sin espacio y observe su vista previa en el documento.

7 Fíjese que en este caso el estilo sólo es aplicado al título, que es donde está ubicado el cursor en este momento. (3) Finalmente vuelva a abrir la pestaña Diseño de página.

8 Aunque el documento ha cambiado considerablemente, podemos volver a su aspecto anterior fácilmente. Pulse sobre la herramienta Temas y seleccione la opción Restablecer tema de plantilla para volver a dar al documento su formato original. (4)

Las Vistas previas activas se pueden habilitar o deshabilitar desde la sección General del cuadro de opciones de Word.

9 Una vez que hemos visto el funcionamiento de las galerías de estilos y sus vistas previas activas, ha llegado la hora de dar por terminada esta lección. Para ello, pulse sobre el botón en aspa de la aplicación y seleccione la opción No guardar del cuadro de diálogo desplegado.

Lección 7. La pestaña Archivo y la vista Backstage

Una de las más importantes novedades de la nueva interfaz de la suite Office 2010, que desde luego vemos en esta versión de Word, es la vista Backstage. Esta vista, a la que se accede al pulsar sobre la pestaña Archivo en el extremo izquierdo de la Cinta de opciones, sustituye al Botón Office y al menú Archivo de versiones anteriores de la suite. Se trata de un completo centro de operaciones que permite acceder de una forma mucho más clara y rápida a todas las opciones de gestión y administración de archivos, y que facilita de manera considerable la preparación y la finalización de documentos.

RECUERDE

Si desea que un documento en concreto permanezca en la lista de archivos recientes, puede hacer un clic sobre el icono que mostrará un pin

1 En este ejercicio conoceremos de forma general el contenido de la nueva pestaña Archivo. Para comenzar, veamos el aspecto de la vista Backstage. Dirija el cursor del ratón al extremo izquierdo de la Cinta de opciones y haga clic sobre la pestaña Archivo.

2 Al abrir la vista Backstage de Microsoft Office se muestra el menú de opciones de administración de archivos. Verá que el menú desplegado permite en primer lugar ejecutar las acciones básicas de guardar, abrir y cerrar un documento. Automáticamente se ha desplegado también el contenido de la ficha Información, que contiene los comandos que permiten proteger el documento, comprobar si tiene problemas para ser compartido y administrar versiones. En la parte derecha se muestra una miniatura del documento abierto en primer plano y las propiedades del mismo, con datos de gran utilidad para la gestión de archivos. (1) Exploremos ahora el comando que está justo debajo de Información. Para ello haga clic sobre el comando Reciente. (2)

Dentro de la vista Recientes se crearán dos listas. La primera de los Documentos recientes y la segunda de los Lugares recientes. Al pulsar sobre el nombre del elemento en cuestión, se abrirá el documento o la carpeta según el caso, pues se trata de vínculos.

3 Podrá ver que este comando muestra, tal como es de suponer, una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado en el programa. Si usted aún no ha creado ningún documento con esta aplicación, esta lista estará aún en blanco, pero se irá actualizando a medida que vaya creando y abriendo distintos archivos. Si cambia la ubicación de un documento, el acceso directo a este quedará inservible. La próxima vez que abra el archivo en la nueva ubicación tendrá que acceder a él a través del cuadro de diálogo Abrir y entonces se vinculará a la nueva ubicación. En la parte inferior del panel se encuentra una opción, desactivada por defecto, que permite crear accesos directos a documentos recientes en el panel de comandos, es decir, a la izquierda de la vista Backstage. (3) Haga clic en la casilla de verificación de la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes, y ahora teclee el número 6 en el cuadro de texto que se muestra junto a esta opción. a la derecha del nombre del archivo. Este se situará en la primera posición de la lista, en una sección separada del resto de archivos, y el icono del pin se coloreará de azul y se mostrará gráficamente “clavado” en el panel.

4 Si tiene documentos recientes, ahora pasará a ver los 6 primeros bajo el comando Cerrar a la izquierda de la vista Backstage. En nuestro caso esta lista permanece en blanco, pero podemos ver ahora un pequeño separador que indica dónde se añadirán los documentos recientes. (4) Veamos ahora cómo acceder a todas las opciones de configuración del documento para su impresión.

La barra de comandos de la pestaña Archivo mostrará vínculos a tantos documentos recientes como se indique en el campo correspondiente de la vista Recientes.

5 Pulse sobre la opción Imprimir para desplegar la vista que permite gestionar la impresión de documentos. (5) Se trata de una completa ficha que reúne todas las opciones de impresión y configuración que antes estaban repartidas en diferentes menús. Incorpora además una cómoda vista previa en la parte derecha del panel que permite comprobar todos y cada uno de los cambios realizados sobre el documento antes de su impresión. En el capítulo correspondiente profundizaremos sobre las diferentes opciones de impresión.

6 Seleccione ahora la Ayuda, ese elemento imprescindible en cualquier aplicación informática, que en la aplicación Word 2010 que nos ocupa resulta de gran utilidad tanto para comenzar a utilizar la aplicación como para obtener información más avanzada. Además del cuadro Ayuda de Microsoft Office, en el cual se encuentra la descripción y el funcionamiento de todas las opciones del programa, esta ficha proporciona soporte a través de la web de Microsoft Office, a la cual es posible acceder directamente desde las opciones Introducción y Póngase en contacto con nosotros. El panel de la derecha, por su parte, refleja toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. (6)

7 Pulse ahora sobre la opción Ayuda de Microsoft Office, del apartado Soporte, para observar la nueva configuración de este recurso. Se trata del cuadro Ayuda de Word que, como siempre, permite realizar consultas a través de la búsqueda de palabras clave, de la tabla de contenidos ubicada al lado izquierdo, o del mapa de hipervínculos que puede apreciar al lado derecho de la ventana. (7) Mediante cualquiera de estas vías, podrá acceder a información muy completa sobre el uso de la aplicación, explicaciones paso a paso y artículos con recomendaciones de gran utilidad para la optimización de su uso. Una vez visualizada la ayuda de Word, pulse el botón de aspa situado en la esquina superior derecha para cerrarlo.

8 Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones y salir de la aplicación. Desde la pestaña Opciones podemos acceder al cuadro de Opciones de Word al que hemos accedido por el método abreviado en las dos lecciones anteriores.

9 Vuelva a abrir la pestaña Archivo y haga un clic sobre el comando Opciones, penúltimo título del panel de la izquierda. (8) Como verá, efectivamente se despliega el menú Opciones generales para trabajar con Word desde el cual podrá configurar, además de la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido que ya hemos visto, las preferencias generales de la interfaz, las que se refieren revisar, guardar, idioma, Complementos de Microsoft Office y privacidad, además de otras opciones Avanzadas. En estas opciones profundizaremos en el capítulo que se refiere a la personalización de la interfaz.

El comando Opciones de la pestaña Archivo, permite acceder a los comandos de personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido y de la Cinta de opciones.

10 Pulse sobre el botón Cancelar para salir del cuadro y dar por terminada nuestra exploración a los contenidos de la pestaña Archivo.

Lección 8. La Barra de herramientas mini
RECUERDE

Al igual que ocurre con la Vista previa activa, la Barra de herramientas mini se puede deshabilitar desde el cuadro de Opciones de Word. Si desactiva esta opción, solo podrá modificar el formato de texto desde la Cinta de opciones.

Al seleccionar con el ratón un texto en un documento de Word 2010, aparece una pequeña barra que muestra los iconos de acceso directo a las herramientas de edición de texto más comunes. Se trata de la Barra de herramientas mini, que aparece difuminada en un primer momento y sólo se muestra activa cuando se sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de sus botones. Los comandos de la Barra de herramientas mini permiten modificar el formato del texto seleccionado (la fuente, el tamaño, el color, las sangrías, la alineación...) sin necesidad de ir a la Cinta de opciones.

1 En este ejercicio descubriremos la practicidad de trabajar con la Barra de herramientas mini. Para comenzar, asegúrese de tener abierta la ficha Inicio, pues nos interesa poder mirarla durante el ejercicio.

2 Para poder visualizar la Barra de herramientas mini, ante todo necesitamos un texto que seleccionar, así que para ello escribiremos dos líneas de texto de muestra: escriba el texto Prueba 1, pulse la tecla Retorno y escriba entonces Prueba 2.

Al seleccionar un texto con el ratón, aparece difuminada la Barra de herramientas mini, que sólo se mostrará con nitidez al acercar el puntero del ratón a alguno de sus iconos.

3 Ya estamos listos para hacer aparecer la Barra. Haga tres clics sobre el texto Prueba 2 para seleccionar toda la línea.

4 Junto a la selección se muestra de un modo difuso la Barra de herramientas mini. Para que esta Barra sea completamente visible, basta con situar el puntero del ratón sobre ella. (1) Ahora ya disponemos de este cómodo conjunto de herramientas para editar el texto. Podrá observar que algunas herramientas de la Barra tienen un pequeño icono de punta de flecha que indica que la herramienta en cuestión tiene diferentes opciones disponibles. Lleve el puntero del ratón hacia la Barra y haga clic sobre el icono de punta de flecha del comando Color de la fuente, que muestra una letra A sobre una barra de color rojo en la Barra de herramientas mini.

5 Se ha desplegado efectivamente la paleta de colores de la herramienta correspondiente, que contiene además las opciones Más colores, para crear muestras personalizadas, o Degradado, que a su vez abre una ventana con diferentes opciones. Seleccione la muestra anaranjado énfasis 6, última de los colores del tema, para aplicarlo al texto seleccionado. (2)

6 Como podrá apreciar, ha cambiado el color de la fuente a anaranjado sin necesidad de acceder a la herramienta correspondiente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Sin embargo, puede comprobar que los cambios de formato que hemos llevado a cabo desde la Barra de herramientas mini se reflejan a su vez en la correspondiente ficha de la Cinta. Por último, copiaremos el formato aplicado en el texto Prueba 1, también desde la Barra de herramientas mini. Haga clic sobre la herramienta Copiar formato de la Barra de herramientas mini. (3)

Todos los cambios de formato que lleve a cabo desde la Barra de herramientas mini se reflejarán a su vez en la correspondiente ficha de la Cinta de opciones.

7 A continuación haga un tres clics sobre el texto de la primera línea, Prueba 1, para aplicar también el color de fuente anaranjado a esta.

8 Hemos pegado el formato copiado, y la Barra de herramientas mini se ha desplazado a la nueva selección. (4) Al alejar el puntero del ratón del texto seleccionado, desaparece la Barra de herramientas mini, y si vuelve a acercarlo, vuelve a aparecer. Al eliminar la selección, desaparece por completo. En la lección correspondiente a Personalizar el entorno Word 2010, veremos cómo deshabilitar la Barra para que no se muestre al seleccionar un texto. Por ahora y para terminar este ejercicio, pulse sobre el área de trabajo para eliminar la selección y cerrar la Barra de herramientas mini.

Lección 9. La barra de estado

Ya hemos visto que la Barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana de Word, debajo del área de trabajo, y muestra por defecto, de izquierda a derecha, el número de la página en la que nos encontramos, el número de palabras que incluye el documento, el icono de revisión ortográfica, el idioma seleccionado, los accesos directos a las diferentes vistas disponibles, el porcentaje de zoom aplicado y el control deslizante del zoom. No se trata de una barra meramente informativa, sino que cada uno de estos datos constituyen un acceso directo, bien a una ampliación de la información que contienen, bien a cuadros de configuración vinculados a su contenido. En esta lección conoceremos el contenido de cada uno de estos botones y aprenderemos a personalizar la Barra de estado eliminando o añadiendo comandos para que muestre solo la información que nos interese.

1 En este ejercicio conoceremos la utilidad de la Barra de estado, situada en la parte inferior de la interfaz de Word y que muestra diversos datos acerca del documento. (1) Para empezar, vamos a comprobar que la mayoría de las secciones informativas que aparecen por defecto en la Barra de estado dan acceso a cuadros de diálogo. Haga clic sobre la sección Página: 1 de 1.

El segundo campo predeterminado de la Barra de estado muestra en primer lugar el número de palabras de la selección en caso de haberla, y en segundo lugar el total de palabras del documento

2 Se abre el cuadro Buscar y reemplazar. (2) Más adelante trabajaremos con esta herramienta que nos permite desplazarnos a una página o a cualquier otro punto concreto del documento y que adquiere importancia en documentos extensos, pero ahora cierre el cuadro pulsando sobre el botón Cerrar.

3 Si aún tiene abierto en pantalla el documento de la lección anterior, seleccione con tres clics una de las líneas de prueba escritas. Si no lo tiene, puede escribir unas pocas palabras de prueba nuevamente para la demostración que viene.

4 Veamos ahora la información que sigue en la Barra. En nuestro caso, tras hacer la selección, es Palabras: 2/4, que nos indica que tenemos seleccionadas dos palabras, pero el texto completo tiene cuatro. (3) Esta puede ser una información de gran utilidad en textos más largos, por ejemplo cuando tenemos que ajustarnos a una extensión determinada. Pulse sobre el apartado en cuestión.

5 Verá que se abre el cuadro Contar palabras, que nos ofrece información similar pero más detallada sobre el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas del documento abierto en primer plano. (4) Una vez ha comprobado los datos, salga del cuadro pulsando el botón Cerrar.

6 A continuación tenemos el icono de un libro abierto con un signo de verificación. Se trata del acceso directo a la revisión de ortografía y gramática del documento. Haga un clic sobre este para iniciar la revisión.

7 Si la aplicación no encuentra ningún error en nuestro brevísimo texto, nos informa directamente que esta ha terminado. Pulse entonces sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y poder seguir adelante con la lección. (5)

8 Haga ahora un clic sobre la sección de Idioma, la cuarta de la Barra de estado, que muestra el idioma predeterminado que en nuestro caso es Español (alfabeto internacional).

9 Este comando abre el cuadro Idioma, en el que podemos escoger el idioma de edición, que es entre otras cosas el utilizado para la revisión ortográfica y gramatical. En este caso no cambiaremos de idioma y cerraremos este cuadro pulsando el botón Cancelar. (6)

El botón del zoom aplicado nos conduce a el cuadro de diálogo Zoom donde el usuario puede escoger entre las diferentes opciones propuestas o aplicar un porcentaje personalizado

10 Los cinco botones siguientes son iconos de acceso directo a las diferentes vistas del documento, herramientas que también encontramos en la ficha Vista de la Cinta de opciones y a las cuales dedicaremos un capítulo entero. Junto a estos botones se halla el botón de zoom que nos permite ampliar o reducir el documento, como ahora vamos a comprobar. Haga clic sobre el botón Zoom, que muestra el valor 100%. (7)

11 Aparece así el cuadro de diálogo Zoom, que nos ofrece varias opciones de visualización del documento: algunos porcentajes predeterminados (200%, 100% o 75%), algunas opciones relativas (Ancho de página, Ancho del texto, Toda la página o Varias páginas), o un porcentaje personalizado. Además incluye una vista previa tanto de la proporción del documento dentro de la pantalla, como de la apariencia del texto con el valor seleccionado. (8) Para este ejercicio, haga sobre la opción Toda la página y pulse el botón Aceptar para comprobar como efectivamente ahora se muestra la página entera. (9) Sepa que el porcentaje aplicado de forma automática dependerá del tamaño de su pantalla.

12 Nos ocuparemos ahora del último botón de la Barra de estado que es el Botón deslizante del zoom, con el que podemos acercar o alejar el documento sin necesidad de acceder al cuadro que acabamos de ver. En nuestro caso, tras haber ajustado el zoom a toda la página, está establecido en el 52%. Para modificar el zoom, podemos desplazar el botón deslizante central o pulsar los botones + y – de sus extremos. Haga clic dos veces en el botón con el signo – del control deslizante de zoom para reducir un 20% más la vista.

13 Vea cómo se reduce de 10 en 10 el porcentaje de visualización del documento. Pulse nuevamente el botón Zoom para acceder al cuadro de diálogo del mismo nombre.

14 Para restablecer el nivel de zoom del documento, haga clic en la opción que indica 100% y pulse el botón Aceptar.

15 Una vez estudiada la utilidad de los botones que aparecen por defecto en la Barra de estado, vamos a explorar cómo ocultar aquéllos que no nos son útiles y añadir los que sí necesitamos utilizando su menú contextual. Coloque el puntero del ratón en el centro de la Barra de estado y haga un clic el botón derecho.

El cuadro Zoom nos ofrece una vista previa de la proporción entre el documento y la pantalla, y también de la visualización del texto.

16 El menú desplegado muestra todos los comandos que pueden aparecer en esta Barra. El signo de verificación indica cuáles son los que se encuentran visibles en estos momentos. Además, puede ver la información correspondiente a cada elemento en este menú. Para ver su efecto, pulse sobre la opción Número de página que ahora está activada. (10)

17 Una vez haya visto cómo desaparece esta información de la Barra de estado, vuelva a pulsar sobre ella para mostrarla nuevamente.

18 De forma idéntica puede ahora añadir o eliminar aquellos botones que desee para adaptar la Barra al uso que le dará habitualmente. Nosotros, para acabar este ejercicio, simplemente cerraremos el menú contextual sin más cambios haciendo un clic en el Área de trabajo.

Lección 10. Personalizar el entorno Word 2010

Tal como hemos visto en las lecciones anteriores, la interfaz mejorada de Word 2010 está diseñada para facilitar el trabajo con las diferentes herramientas de la aplicación y conseguir con el mínimo esfuerzo documentos de excelente apariencia. Uno de los aspectos de la aplicación que más contribuyen a hacer más fácil es el proceso es su amplia capacidad de personalización, que permite al usuario adaptar la aplicación a su forma de trabajar. Además de la Cinta de opciones, la Barra de herramientas de acceso rápido y la Barra de estado, también es posible modificar otros componentes del entorno de Word para adecuarlo a los gustos y necesidades particulares. En la presente lección nos dedicaremos a explorar esas posibilidades.

RECUERDE

El cuadro Opciones de Word le permitirá restablecer de forma automática las personalizaciones realizadas en la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido, pero si realiza otros cambios tendrá que restablecer la configuración inicial de cada elemento.

1 Para comenzar esta nueva lección abra el cuadro Opciones de Word, que se encuentra entre las opciones de la pestaña Archivo, pues a partir de aquí podremos acceder a importantes personalizaciones. (1)

2 En primer lugar exploraremos el contenido del cuadro General, abierto en primer plano, que contiene el cuadro de Opciones generales para trabajar con Word. Este cuadro está dividido en dos secciones. En primer lugar están las Opciones de interfaz de usuario, desde donde podrá desactivar, eliminando su signo de verificación con un clic, la Barra de herramientas mini y las Vistas previas activas, a cada una de las cuales ya hemos dedicado una lección entera. La tercera opción, Combinación de colores, permite cambiar el color de la interfaz de la aplicación, que muestra por defecto el color pateado. Haga clic en la punta de fecha que apunta hacia debajo en este campo y cambie el color seleccionado. (2)

El cuadro de Opciones de Word contiene a su vez 10 apartados a los cuales se puede acceder desde las pestañas con sus títulos, presentadas en forma de lista en el panel de la izquierda.

3 Tenga en cuenta que hasta que no acepte los cambios no podrá ver su efecto en la interfaz. El último campo de la sección Opciones de interfaz de usuario es Estilo de información en pantalla. Haga un clic sobre la punta de flecha de este campo para ver el resto de opciones que contiene.

4 El menú desplegado permite elegir qué tipo de información emergente desea que se muestre sobre los comandos en pantalla, o si no quiere que se muestre ninguna información. La primera opción, Mostrar descripciones de características en información en pantalla es la que está predeterminada en la aplicación. La opción No mostrar descripciones de características en información en pantalla deshabilita las descripciones, aunque mantiene las etiquetas con el nombre del comando seleccionado. Por el contrario, la opción No mostrar descripciones de características en información en pantalla desactiva la aparición de cualquier etiqueta emergente. Pulse sobre segunda opción (3) y en breve aplicaremos los cambios para constatar exactamente cómo afectan la interfaz de la aplicación. Antes de ir a ello, acabemos de mirar el cuadro que tenemos en pantalla.

Al cambiar el color de la interfaz desde el cuadro Opciones de Word, la apariencia de las ventanas permanece inalterada. Este sólo puede ser cambiado desde el panel de control del equipo pues es una característica propia de Windows y no de Word o de la suite.

5 Nos quedan los datos de usuario registrados en la copia de Microsoft Office, que se refieren entre otras cosas al nombre que aparecerá como autor de los documentos creados o modificados desde la aplicación, y una opción desactivada por defecto que permite establecer que todos los documentos de Word que sean recibidos como archivos adjuntos de correos electrónicos, se abran directamente en la cómoda vista Lectura en pantalla completa. Ahora sí, haga clic en Aceptar para pasar a comprobar el resultado de los cambios aplicados

6 El primer cambio, que es el color de la interfaz, es evidente. (4) Para ver los cambios realizados sobre la información emergente, abra la pestaña Inicio de la Cinta y coloque el puntero del ratón sobre la herramienta Efectos de texto, que muestra una letra A blanca de contorno azul, en el grupo Fuente. Podrá comprobar que sólo aparece el nombre de la herramienta pero se mantiene deshabilitada su descripción. (5)

7 Una vez hecha esta sencilla demostración, podemos volver a la configuración anterior. Para ello vuelva a abrir el cuadro de Opciones de Word desde la pestaña Archivo.

8 Seleccione nuevamente el color Plateado en el campo de Combinación de colores.

9 Despliegue el campo Estilo de información en pantalla y seleccione nuevamente la segunda opción, Mostrar descripciones de características en información en pantalla.

10 Antes de aplicar los cambios, sigamos comentando las siguientes ventanas del cuadro de Opciones de Word: Mostrar, que permite personalizar algunos aspectos de visualización en pantalla y de impresión, Revisión, donde puede establecer ciertos criterios de corrección y autocorrección y Guardar, donde entre otras cosas puede establecer pautas de Autorrecuperación y Autoguardado, y ubicación predeterminada de documentos. También es posible establecer determinadas preferencias en cuanto a los idiomas de la aplicación, y es de lo que nos ocuparemos a continuación, así que pulse sobre la pestaña Idiomas para abrir el cuadro correspondiente. (6)

11 Se ha desplegado el cuadro de configuración de las preferencias de idioma de Office, que permite en primer lugar cambiar el Idioma de edición. Se refiere entre otras cosas al idioma que se usará en el diccionario y la revisión gramatical, es decir, al idioma en el que usted va a trabajar sobre el documento y al que aplicará las herramientas de vocabulario del programa. Puede también cambiar el Idioma de la ayuda y la interfaz de usuario, aunque para ello en primer lugar tendrá que conectarse a Internet para bajar otros idiomas. Para obtener información sobre cómo hacer esto sólo tiene que pulsar sobre el vínculo ¿Cómo se pueden obtener más idiomas de ayuda e interfaz de usuario en Office.com? Finalmente, este cuadro de preferencias de idioma de Office le permite también cambiar el idioma de las etiquetas de información emergente que parecen en pantalla al colocar el cursor sobre un comando. Si quiere profundizar sobre el trabajo con idiomas, le recomendamos consultar el manual de Office 2010 de esta misma colección. Una vez analizadas las diferentes opciones de personalización de idiomas, pulse sobre la opción Avanzadas del panel de la izquierda. (7)

Algunos comandos del cuadro Opciones de Word tienen un pequeño icono azul con una i encerrada en un círculo que nos indica que contienen una ficha emergente con una descripción sobre el comando en cuestión

12 El cuadro de opciones Avanzadas de la aplicación permite establecer criterios avanzados de edición, diseño, visualización e impresión de documentos. A efectos estrictamente ilustrativos, podemos señalar que permite deshabilitar o deshabilitar las acciones como seleccionar automáticamente palabras enteras, desplazar textos con el cursor o cambiar automáticamente el teclado según el idioma con el que se esté trabajando. Permite además personalizar las opciones de cortar, copiar y pegar, alterar el tamaño y la calidad de la imagen o decidir qué contenidos se mostrarán en pantalla en las diferentes vistas, entre muchas otras cosas. Fíjese que para poder ver la lista de opciones avanzadas en su totalidad hace falta usar Barra de desplazamiento vertical.

13 Las próximas pestañas nos llevan a dos cuadros que ya conocemos: Personalizar la cinta de opciones, y la personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, y por eso las obviaremos en esta lección. Sigue la pestaña Complementos, que permite visualizar y administrar los complementos de Microsoft Office tanto activos como inactivos, y el Centro de confianza, que contiene información para el usuario sobre los códigos relativos a privacidad y seguridad de Microsoft y permite personalizar estos aspectos en la aplicación.

14 Finalmente, para concluir con esta lección de carácter casi puramente informativo y devolver a la interfaz la configuración anterior, pulse el botón Aceptar.

Lección 11. Exportar e importar personalizaciones

Es posible que haya realizado muchos cambios en la interfaz de Word y que desee repetir la misma configuración en otro equipo, por ejemplo, porque tiene que trabajar en él o simplemente para que otros usuarios puedan trabajar con sus personalizaciones. Para ello puede intentar repetir en el nuevo equipo los cambios uno a uno, lo que sería realmente tedioso, o puede exportar la configuración con la que ha estado trabajando a un archivo y luego importarla en el equipo al que quiere dar la misma apariencia. En esta lección aprenderemos cómo hacer este proceso que puede permitirle trasladar sus personalizaciones en infinidad de ordenadores con una sencilla operación.

RECUERDE

Al importar un archivo de personalización, perderá las personalizaciones que haya aplicado previamente en su equipo. Por esta razón recomendamos antes exportar a un archivo de seguridad sus personalizaciones, y luego hacer la importación de la nueva configuración que quiere instalar.

1 Para poder visualizar mejor este ejercicio, lo primero que haremos será primero realizar un par de cambios en la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulse el botón derecho del ratón sobre la Barra de herramientas de acceso rápido para abrir el menú de personalización de la misma.

Para nuestro ejemplo hemos realizado unos pocos cambios en la Barra, pero la importación y exportación de personalizaciones son interesantes cuando se ha modificado de una forma verdaderamente profunda la apariencia de la interfaz.

2 Un vez desplegado el cuadro de opciones, seleccione el comando Guardar en la segunda lista, que muestra los comandos que están en la Barra, y presione tres veces el botón Quitar para eliminar los tres botones predeterminados.

3 Seleccione ahora el comando Abrir de la lista de la derecha, pulse el botón Agregar, y acepte los cambios para aplicarlos a la Barra. (1)

4 Ahora que ya hemos realizado cambios fáciles de apreciar, haremos el ejercicio de exportar esta personalización, para posteriormente aplicarla. Para realizar esta exportación podemos acceder tanto al cuadro de personalización de la Cinta de opciones, como al de la Barra de herramientas de acceso rápido. En cualquier caso, serán importadas las de ambos elementos. Para comprobarlo simule una pulsación sobre el botón derecho del ratón con un clic sobre la Cinta de opciones de la aplicación (en lugar de la Barra) y seleccione la opción Personalizar Cinta de opciones. (2)

5 En el cuadro de Opciones de Word que se ha abierto, pulse sobre el botón Importar o exportar, que está ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla, y seleccione la opción Exportar todas las personalizaciones. (3)

6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar archivo, donde podemos establecer un nombre y una ubicación. El programa asigna por defecto el nombre Personalizaciones de Word.exportedUI y la biblioteca Documentos. Mantenga los datos que propone la aplicación si le parecen adecuados o cámbielos si así lo prefiere, y pulse sobre el botón Guardar. (4)

7 Ahora, antes de importar nuevamente esta personalización restauraremos la Barra, de manera que al realizar la importación podamos notar la diferencia. En el cuadro de personalización de la Cinta de opciones que permanece abierto, pulse sobre el botón Restablecer y acepte los cambios. (5)

8 En el cuadro de diálogo de confirmación que se ha abierto, haga un clic sobre el botón Sí para eliminar todas las personalizaciones. (6)

9 Cierre el cuadro de opciones pulsando en el botón de aspa de su Barra de título.

10 Ahora que efectivamente la Barra ha recuperado su aspecto predeterminado, realizaremos la importación de la configuración anterior a modo de práctica, pero tenga en cuenta que esta es una acción que adquirirá sentido cuando haya realizado una gran cantidad de personalizaciones en la aplicación. Esta vez accederemos al cuadro de personalización de la Barra desde la pestaña Archivo, así que despliéguela y pulse sobre el comando Opciones. (7)

Al importar personalizaciones, es indiferente si accede al cuadro de opciones de la Cinta o de la Barra de herramientas, pues obtendrá el mismo resultado con cualquiera de los dos.

11 Estamos una vez más en el cuadro de Opciones donde seleccionará la pestaña Barra de herramientas de acceso rápido.

12 Pulse nuevamente sobre el botón Importar o exportar y en esta oportunidad seleccione la primera opción, Importar archivo de personalización. (8)

13 Esta vez se abre el cuadro de diálogo Abrir archivo. Como la última carpeta utilizada fue la Biblioteca Documentos, vemos directamente el archivo que hemos guardado hace sólo unos pocos minutos. Seleccione con un clic el archivo Personalizaciones de Word.exportedUI y pulse el botón Abrir. (9)

14 Se ha abierto el cuadro de diálogo que pregunta si deseamos reemplazar todas las personalizaciones tanto de la Barra como de la Cinta. Pulse sobre el botón Sí para terminar la importación. (10)

15 Para salir del cuadro de opciones de Word ahora nos daría igual usar nuevamente el botón de aspa, Aceptar o Cancelar, pues la acción que queríamos realizar, que era la importación de la personalización, ya la hemos aplicado desde el cuadro de diálogo anterior. Así podrá comprobarlo si se fija en la Barra, aún visible en segundo plano. (11) Pero hemos dejado esta barra demasiado incompleta, así que aprovecharemos que el cuadro sigue abierto. Pulse sobre el botón Restablecer y seleccione la opción Restablecer todas las personalizaciones por última vez en esta lección.

Para importar un archivo de personalización, debe ubicar el mismo en el panel explorador del cuadro de diálogo que se ve arriba y pulsar sobre el botón Abrir.

16 Pulse sobre el botón Sí del cuadro de diálogo de confirmación y para terminar este ejercicio con el aspecto preestablecido de la interfaz, cierre el cuadro de opciones con un clic sobre el botón de aspa.

Crear y guardar documentos
Introducción

Comenzaremos este segundo apartado trabajando a fondo los comandos de la ficha Archivo. Y comenzaremos desde el principio de un documento: su creación. Si en el primer apartado hablamos de las ventajas de la nueva vista Backstage de la pestaña Archivo, en este podrá verdaderamente disfrutar de ellas, al conocer las diferentes opciones de su vista Nuevo, que le permiten desde crear un documento en blanco hasta partir de una plantilla o un documento anterior, pasando incluso por la creación de un tema para su blog, todo esto con una vista previa del documento que va a crear desde la misma vista.

Cambiar el tipo de archivo desde la Backstage hace el proceso mucho más visual y directo, pues muestra de forma clara y organizada los diferentes tipos de archivo de texto más habituales.

Descubra lo cómodo que es crear un nuevo documento, ya sea en blanco, desde una plantilla o a partir de un documento almacenado en su equipo utilizando la Backstage Nuevo que, aún más, le permite también crear sus temas de blog.

Luego aprenderá cómo guardar un documento una vez ha acabado una sesión de trabajo y conocerá las diferentes maneras de abrir un documento creado, ya sea para modificarlo o simplemente para visualizarlo, usando los comandos Abrir o la vista Recientes incorporada también a la Backstage.

Al trabajar con plantillas se ahorra tiempo y esfuerzo, ya que proporcionan una base sobre la cual crear sus propios documentos. Así como puede crear un documento nuevo a partir de una plantilla, puede también crear su propia plantilla ya sea partiendo de un documento en blanco, o de una plantilla prediseñada a la cual aplique las modificaciones que considere oportunas. De esta manera, luego podrá volver a usar esta plantilla sin necesidad de repetir sus elementos básicos.

En este apartado tendrá la oportunidad de crear un documento nuevo a partir de una plantilla, para aprovechar su diseño al tiempo que lo adapta a las necesidades específicas de su documento.

Conozca la Backstage Recientes, que presenta todos los últimos documentos que ha guardado en su equipo y las ubicaciones de estos. Además, aprenderá a configurarla para que conserve en primer lugar aquellos archivos que necesitará con mayor frecuencia.

Finalmente veremos que según a quién vaya dirigido el documento, podrá guardar en otros formatos distintos al que usa la aplicación por defecto (.docx). Así, verá cómo guardar un documento como página Web en el formato HTML, cómo almacenarlo con el formato .doc propio de los documentos creados con Word 97-2003 para poder distribuirlo entre aquellos usuarios que usan versiones anteriores, y cómo convertirlo en un documento PDF o en un documento XPS para aquellos usuarios que no tienen instalado Word en su equipo.

Lección 12. Crear un documento

Al iniciar Word 2010 se crea de forma automática un documento en blanco en el cual se puede comenzar a trabajar, pero es posible que el usuario necesite crear nuevos documentos en una sesión o que desee partir de una base prediseñada. Para ello dispone de la opción Nuevo de la nueva vista Backstage, en la que puede escoger entre un nuevo documento en blanco, una plantilla o un documento ya existente el cual editar.

RECUERDE

Los nuevos documentos en blanco sólo cambiarán su nombre predeterminado cuando se lleve a cabo la operación de guardado de los mismos.

1 Al arrancar Word, la aplicación crea directamente un documento llamado Documento1, con el que puede empezar a trabajar de inmediato, pero es posible que luego le interese crear otros documentos. (1) En esta lección aprenderemos a crear documentos adicionales a partir de una hoja en blanco y a partir de otro documento Word que tenga en su equipo. Para empezar, haga clic sobre la nueva pestaña Archivo y pulse en la opción Nuevo.

Cada vez que crea o abre un nuevo documento, este se sitúa en primer plano sobre el anterior, de modo que todos permanecen abiertos aunque solo el último esté visible.

2 Aparece de este modo una vista que nos permite escoger el tipo de documento que queremos crear. Como verá, podemos escoger entre documentos en blanco, que es la opción seleccionada por defecto, o bien basados en plantillas o en documentos ya existentes. Esta ficha de la llamada vista Backstage facilita enormemente la tarea, pues hace que el proceso sea totalmente visual ya que, como novedad de esta versión, a la derecha se muestra una cómoda vista previa. Vamos entonces a hacer un nuevo Documento en blanco. Como la opción ya está seleccionada, sólo necesita pulsar sobre el botón Crear. (2)

En la vista Nuevo, en el recuadro de la derecha se muestra una vista previa de la opción seleccionada.

3 Ya ha creado un nuevo documento en blanco y en la Barra de título del programa puede leerse el nombre que ha sido asignado automáticamente por la aplicación: Documento2. (3) En el caso de nuevos documentos, el programa aplica por defecto el nombre Documento seguido del número de orden correspondiente. Vamos ahora a crear otro tipo de documentos, así que nuevamente pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione la opción Nuevo.

4 Ahora le enseñaremos cómo crear un documento nuevo a partir de uno que está guardado en el equipo. Para ello seleccione la opción Nuevo a partir de existente. (4)

5 Como verá, se ha abierto la ventana Nuevo a partir de un documento existente, que muestra los archivos de Microsoft Word almacenados en su equipo. Por defecto se abre en la biblioteca Documentos, pero puede hacer uso del explorador para buscar documentos en otras ubicaciones. Seleccione un documento de su equipo, por ejemplo el documento Kafka_Un_médico_rural. docx que ya usamos en una lección pasada, y pulse el botón Crear nuevo. (5)

6 Inmediatamente se abre el archivo nuevo. Aparentemente, el contenido del archivo coincide con el original pero Word lo considera otro documento tal como se puede apreciar en la Barra de título donde aparece el nombre Documento3. (6) Este comando, pues, le permite crear un documento nuevo aprovechando la misma estructura y contenido de otro. Como verá, se trata de una excelente forma de crear duplicados de documentos. Además de las dos alternativas que acabamos de explorar, Word ofrece diferentes posibilidades para trabajar con plantillas o la opción de crear una Entrada de Blog, pero a estas opciones dedicaremos lecciones aparte, así que antes de terminar, vamos a traer a primer plano el Documento2 para cerrarlo. Pulse sobre la ficha Vista de la Cinta de opciones.

Si tiene varios documentos abiertos a un mismo tiempo, puede moverse de uno a otro tanto por la Barra de tareas de Windows, como a través de la herramienta Cambiar ventanas de la ficha Vista en la Cinta.

7 Ahora haga un clic sobre el botón de punta de flecha de la herramienta Cambiar ventanas y escoja el Documento2. (7)

8 Una vez que ha pasado el Documento2 a primer plano, procederemos a cerrarlo para continuar con la siguiente lección. Pulse nuevamente en la pestaña Archivo y haga clic sobre la opción Cerrar.

Lección 13. Guardar un documento

En la lección anterior vimos cómo crear un documento nuevo. Ahora aprenderemos otro proceso vital para el uso de Word: cómo guardar un documento en el que estamos trabajando. La primera vez que se guarda un documento debe indicar el nombre que se desea dar al archivo creado y la ubicación o carpeta donde será almacenado. En ocasiones posteriores, cuando ya se han establecido las condiciones de guardado, el programa actúa de diferente modo y almacena directamente el archivo en el mismo lugar donde se hallaba y con el mismo nombre.

RECUERDE

Si le resulta más cómodo, puede añadir a la Barra de Herramientas de acceso rápido un icono de acceso directo al comando Guardar. En todo caso, tenga en cuenta que el hábito de guardar sistemáticamente sus documentos a medida que trabaja en ellos puede ahorrarle más de un disgusto.

1 Para guardar un documento por primera vez disponemos de varios procedimientos, todos ellos válidos. En esta lección los exploraremos de manera que el usuario pueda escoger el que resulte más de su agrado. Para comenzar este ejercicio realice un cambio en un documento nuevo, en nuestro caso Documento3.docx, que hemos creado a partir de Kafka_un_médico_rural. docx y aún tenemos en pantalla. Escriba en la primera línea el texto COPIA DE PRUEBA y pulse la tecla Retorno. (1)

2 Guardar un documento es una de las acciones más habituales, así que la aplicación proporciona tres formas básicas de fácil acceso: el botón situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos Guardar y Guardar como de la nueva vista Backstage y la combinación de teclas Control + G. La primera vez que vaya a guardar un archivo, cualquiera de estos comandos le conducirá al cuadro de diálogo Guardar como. En este caso, pulse sobre el icono Guardar, que muestra un disquete en la Barra de herramientas de acceso rápido. (2)

La extensión .docx indica que el documento usa tecnología XML, un tipo de archivo comprimido y fragmentado que permite que los documentos más reducidos, y en caso de problemas, sean más fácilmente recuperables.

3 Se abre el cuadro correspondiente a la función Guardar como, en el que debemos indicar el nombre que vamos a dar al documento y el lugar donde vamos a almacenarlo. Observe que el nombre que asigna por defecto es la primera frase que detecta en la aplicación, en nuestro caso UN MÉDICO RURAL.docx y el destino la biblioteca Documentos. (3) Si intentara guardar un documento sin contenido, el programa propondría un nombre genérico como Documento3.docx. De cualquier modo, en este momento no guardaremos el nuevo documento. Pulse la tecla Escape para cerrar este cuadro y probar otra forma de guardar un archivo.

4 Los atajos de teclado resultan realmente útiles cuando el usuario tiene facilidad para escribir en el ordenador. Para hacer uso de este método, pulse la tecla Control y sin soltarla, la tecla G.

5 Como verá, se abre nuevamente el cuadro de diálogo Guardar como con la misma información que ya habíamos visto. En esta ocasión sí guardaremos el archivo, pero con un par de variaciones. Como el título por defecto ya está seleccionado, pues el programa prevé que probablemente desee cambiarlo, puede escribir uno nuevo directamente. Sepa que el programa añadirá siempre, salvo se indique lo contrario, la extensión .docx. La letra X hace referencia a la tecnología XML que se usa en estos nuevos formatos. Se trata de formatos de archivos comprimidos y segmentados que reducen notablemente el tamaño del documento y permiten recuperar con facilidad los archivos dañados. Ahora, teclee el texto PRUEBA en el campo Nombre de archivo para cambiar el nombre del documento. (4)

6 Haremos otro cambio. En lugar de guardarlo en la carpeta Documentos, que es la que propone por defecto la aplicación, lo haremos en el Escritorio. Para ello, seleccione el Escritorio en el panel de navegación de la izquierda y pulse el botón Guardar. (5)

7 El nuevo nombre ya se refleja en la Barra de título del documento. Vamos a añadir un nuevo texto y enseguida guardaremos también este cambio. Pulse la tecla Retorno para añadir una línea y teclee las palabras Lección 12. (6)

Cada vez que usa el comando Guardar sobre un documento que ya ha sido guardado por vez primera, los cambios se sobreescriben directamente sobre el mismo documento sin consultar.

8 Ahora guardaremos el cambio añadido. Como ya hemos guardado este nuevo documento una vez, el comando Guardar registrará el cambio automáticamente sin abrir el cuadro de diálogo Guardar como, pues simplemente volverá a hacer uso del nombre y la ubicación que ya ha establecido como correcta. Si quisiera volver a acceder al cuadro Guardar como debería seleccionarlo directamente en la pestaña Archivo. Ahora, para este ejercicio, pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione la opción Guardar, primera de la vista Backstage. (7)

9 La aplicación ha guardado el archivo modificado directamente. Recuerde que aunque la aplicación ejecuta sistemáticamente la acción de autoguardado, es conveniente ir guardando los cambios a medida que va trabajando. Pero ahora haremos un duplicado de nuestro documento, lo que por ejemplo podría servir para aplicar cambios sin perder el archivo original. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar como. (8)

10 Se muestra nuevamente el cuadro de diálogo Guardar como. El programa asigna ahora como ubicación predeterminada el Escritorio, que es la última utilizada en este equipo y en él vemos el documento PRUEBA.docx que hemos guardado hace unos minutos. Si tuviera otros documentos archivados en el Escritorio también los verá reflejados aquí. En el campo Nombre de archivo, escriba el término PRUEBA MODIFICADO y pulse el botón Guardar para almacenar la copia creada.

11 Como podrá ver, ahora tiene en pantalla el nuevo archivo, PRUEBA MODIFICADO.docx, que ha sustituido al anterior PRUEBA.docx. (9) Este último continúa guardado en su escritorio con el nombre original y lo puede comprobar fácilmente minimizando por un momento la aplicación. Vamos a hacerlo, y así salimos de dudas. Pulse sobre el botón Minimizar de la Barra de título y compruebe que en el escritorio se encuentran los iconos de los dos archivos. (10)

12 Vamos ahora a maximizar el documento para estudiar un último aspecto de esta lección. Desplace el cursor hacia la base de la pantalla y cuando aparezca la Barra de tareas, haga un clic sobre el icono de Word para desplegar los documentos activos y seleccione PRUEBA MODIFICADO.docx. (11)

En el botón de Word de la Barra de tareas se oculta un menú desplegable que permite acceder a cada uno de los documentos abiertos.

13 Hasta el momento hemos usado sólo el formato por defecto, que es el propio de la aplicación. Sin embargo, Word 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar las presentaciones realizadas. Aunque más adelante trabajaremos con algunas de ellas, aprovecharemos para hacer una exploración antes de acabar esta lección. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse en esta ocasión sobre el comando Guardar y enviar. (12)

14 La vista Backstage Guardar y enviar muestra todas las opciones para compartir un documento con otros usuarios, guardándolo en una ubicación de red, enviándolo en un mensaje de correo electrónico, guardándolo en SharePoint para colaborar con otras personas o como entrada de un blog. Además, permite crear un documento PDF o XPS y Cambiar el tipo de archivo. (13) Seleccione la opción Cambiar el tipo de archivo.

15 El panel de la derecha se actualiza según la opción que tenga seleccionada a la izquierda. Puede contener una lista con todas las opciones disponibles o la descripción de la opción seleccionada. Al pie hay también un botón llamado Guardar como. Haga clic en él. (14)

16 Sí, ya conocemos este cuadro, pero antes de acabar esta lección queremos mostrarle la larga lista de formatos disponibles que incluye. Sepa que si no encuentra el formato que desea en la vista Backstage, resumida, visual y muy explicativa, probablemente podrá encontrarlo en este cuadro aunque sin descripción alguna. Pulse sobre el botón de punta de flecha que está al final del campo Tipo y dele una mirada a los formatos disponibles.

17 Una vez vistos los formatos disponibles, seleccione la opción Cancelar para cerrar la ventana. (15)

Cambiar el tipo de archivo le permite compartir su documento con personas que usan versiones anteriores de Word u otros procesadores de texto. Lo importante es seleccionar el tipo adecuado.

18 A lo largo de este curso iremos tocando muchos de estos formatos, sin embargo, si desea profundizar más, le recomendamos que consulte el curso Microsoft Office 2010 de esta misma colección. Ahora terminaremos este ejercicio saliendo de la aplicación desde la opción Salir de la vista Backstage.

Lección 14. Abrir un documento

Una vez que ha cerrado un documento creado en Word, dispone de diferentes vías para ubicarlo nuevamente y abrirlo para continuar trabajando sobre él. Puede usar la función Abrir del menú Archivo, la lista de documentos recientes de este mismo menú en el caso de que haya sido recientemente utilizado, o la combinación de teclas Ctrl.+O. En esta lección ensayaremos estas y otras formas de abrir un documento y aprovecharemos para profundizar un poco más en el uso de la vista Recientes de la Backstage.

RECUERDE

La vista Recientes le permite acceder fácilmente a los últimos documentos con los que ha trabajado en la aplicación. Si el icono en forma de pincho se muestra gráficamente clavado en la pantalla, el documento estará permanentemente de primero en la lista.

1 Para llevar a cabo este ejercicio abriremos en primer lugar uno de los documentos que guardamos en el Escritorio en la lección anterior. Lleve el cursor hasta el icono del documento PRUEBA. docx y haga un doble clic sobre él para abrirlo.

2 El documento seleccionado se ha abierto a pesar de que la aplicación estaba cerrada. Como verá, un acceso directo en el Escritorio puede ser una forma muy cómoda de disponer de un documento, eso sí, tiene que tener en cuenta que un Escritorio organizado y despejado es fundamental para trabajar bien, así que mejor reserve este método para casos puntuales. Ahora vamos a abrir el otro archivo de la última lección. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione la opción Abrir. (1)

De manera predeterminada, el cuadro Abrir de Word parte de la biblioteca Documentos, aunque esto puede cambiarlo desde la ventana Guardar del cuadro de Opciones de Word. Sin embargo, si en una sesión de trabajo ha abierto un documento en otra ubicación, será en esta en la que se mostrará la siguiente vez que acceda a la opción Abrir.

3 Se ha desplegado el cuadro Abrir en la biblioteca Documentos así que puede ver en pantalla su contenido. Ubique en el panel de exploración de la derecha el Escritorio, seleccione luego el documento PRUEBA MODIFICADO.docx y pulse sobre el botón Abrir para mostrar el documento en pantalla (2).

4 Vamos a aplicar un cambio en este documento. Pulse sobre la tecla Mayúsculas y sin soltarla, pulse una vez la tecla de desplazamiento hacia abajo para seleccionar la primera línea del texto. Ahora utilice la tecla Retroceso para eliminarla.

5 Dejaremos ahora este documento para seguir conociendo las diversas formas de abrir documentos en Word. Haga clic en el botón de aspa de la esquina superior derecha para cerrarlo.

6 Esto es lo que queríamos aprovechar para mostrarle. Como habíamos introducido un cambio, se ha abierto automáticamente un cuadro de diálogo de confirmación que le avisa de que está a punto de perder los cambios. Si selecciona la opción Guardar, los cambios quedarán almacenados automáticamente en el documento original pero en este caso no queremos hacerlo, así que confirme que no desea guardar el cambio aplicado. (3)

7 Ahora estudiaremos otro modo de mostrar al cuadro de diálogo Abrir para acceder a un documento creado anteriormente. Pulse la tecla Control y, sin soltarla, la A.

8 Efectivamente, también de este modo se abre el cuadro Abrir, aunque en esta ocasión lo hace directamente en el Escritorio, pues ya hemos accedido a él en esta sesión de trabajo. Utilice el botón Cancelar para cerrar el cuadro.

9 Ya casi para terminar, despliegue la pestaña Archivo y abra la vista Recientes de la Backstage para observar cómo ha cambiado su aspecto. Tal vez no haya notado hasta ahora que en el panel de opciones de la ficha Archivo, a la izquierda, se ha creado una lista con los tres documentos que hemos utilizado a lo largo de las primeras lecciones del curso. (4) Luego, en la vista Recientes, tal como habíamos anticipado que sucedería, tenemos en primer lugar la lista de los Documentos recientes y en segundo lugar la de sus ubicaciones. (5) Aquí, junto a cada nombre de documento y de lugar, se ve el signo en forma de chincheta que permite anclarlo a la lista para tenerlo siempre disponible. Vamos a probarlo. Pulse ahora sobre el icono de chincheta ubicado a la derecha del documento Kafka_Un_médico_rural.docx para que se muestre permanentemente en la lista.

Anclar un Lugar reciente puede ser una excelente forma de facilitar el acceso a un conjunto de documentos de uso frecuente.

10 El documento anclado pasa al primer lugar de la lista, donde permanecerá sin importar los documentos que abra en adelante, y la chincheta ahora se ve gráficamente clavada en el panel para recordar que ha sido anclado. (6) Vamos a mirar ahora otras posibilidades de la lista de Recientes. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el primer elemento de la lista para desplegar su menú contextual.

11 El menú que tiene en pantalla le permite abrir el documento, hacer una copia de este para aplicar cambios manteniendo el documento original intacto, desanclarlo o eliminarlo de la lista, además de borrar aquellos que no han sido anclados, que es lo que haremos en estos momentos, seleccionando la última opción. (7)

12 Se despliega un menú de confirmación que pregunta si está seguro de querer aplicar la acción. Pulse sobre el botón Sí para eliminarlos. (8)

13 Efectivamente, sólo permanece en la lista el documento Kafka_Un_medico_rural.docx. Los otros han desaparecido incluso del panel de opciones de la pestaña Archivo. Por otra parte, hemos visto que puede abrir un documento usando su menú contextual en la vista Recientes. Recuerde que con sólo hacer un sobre clic sobre el nombre de un documento este se abre al momento. ¿Y qué sucede si hace clic en el nombre de alguno de los lugares donde estos están guardados? Vamos a averiguarlo ahora. Pulse sobre el primer elemento de la lista de Lugares recientes, en nuestro caso el Escritorio. (9)

14 Exactamente. También con este procedimiento puede acceder al cuadro Abrir, y lo hace directamente desde la carpeta que el usuario seleccione. Aprovechemos que está abierto para comentar un último aspecto. Pulse sobre el botón con el texto Todos los documentos de Word. (10)

El menú de tipos de archivo del cuadro Abrir actúa como una especie de filtro para los archivos que se muestran en pantalla y evita confusión a la hora de ubicar el documento con el que desea trabajar.

15 Se despliega un menú que le permite seleccionar los tipos de archivo que se mostrarán en pantalla. Como verá, de forma predeterminada se muestran sólo los archivos de Word pero puede cambiarlo desde este comando. (11) Pulse ahora sobre el botón Cancelar.

16 Después de practicar las diferentes formas de abrir un archivo en Word, podemos dar por terminado este ejercicio. Cierre para ello el documento PRUEBA.docx y continúe con la próxima lección.

RECUERDE

Desde la vista Recientes puede establecer cuántos documentos desea que se mantengan en el panel de la pestaña Archivo, haciendo uso del comando Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes.

Lección 15. Crear, usar y guardar plantillas

En la vista Nuevo que usamos en la lección anterior para crear un documento en blanco, dispone también de una gran diversidad de opciones para la creación de documentos a partir de plantillas prediseñadas Además, Word permite crear plantillas propias y guardarlas para luego utilizarlas en la creación de nuevos documentos. En esta lección le explicaremos cómo.

1 Las plantillas de Word le ayudarán a ahorrar tiempo en la creación de documentos, pues permiten partir de un formato e incluso de contenidos prediseñados y modificarlos para adaptarlos a sus propios objetivos. Para comenzar esta lección, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Nuevo.

2 La vista Nuevo le ofrece la posibilidad de usar las plantillas incluidas en la aplicación o de descargar otras a través de la sección Plantillas de Office.com, donde están clasificadas por tipo de contenidos. Cada uno de sus iconos (Actas, Agendas, Boletines, etc…) es un vínculo a la web de Microsoft Office que hace que el proceso sea realmente fácil. (1) En todo caso, para este ejercicio usaremos una de las plantillas almacenadas por el programa en nuestro equipo así que haga clic sobre la opción Plantillas de ejemplo y seleccione la plantilla de su preferencia, que se mostrará ampliada de inmediato en la vista previa de la derecha.

La sección Plantillas de Office. com ofrece un gran número de Plantillas. No dude en acudir a estos apartados para ahorrar tiempo y esfuerzo al diseñar todo tipo de documentos.

3 Ahora seleccione la opción Plantilla para crear una nueva a partir de esta, pero recuerde que también podría crear un Documento, y pulse el botón Crear. (2)

4 Se abre una nueva plantilla en la que puede introducir los contenidos que necesite aprovechando la base proporcionada por la aplicación. Por defecto aparece el nombre Plantilla1 en la Barra de título. Ahora personalizaremos esta plantilla para crear una nueva a partir de su diseño original. Pulse sobre el comando Cambiar estilos de la Cinta, coloque el cursor sobre la opción Conjunto de estilos para desplegar el menú de opciones y seleccione alguno que le agrade. (3)

5 Una vez aplicado el cambio puede guardar esta nueva plantilla, creada a partir de una de las proporcionadas por la aplicación, en un nuevo archivo. Para ello, pulse el comando Guardar.

6 Como se trata de una nueva plantilla que aún no habíamos guardado por primera vez, se muestra el cuadro Guardar como. En este caso el programa ya ha cambiado el tipo de archivo automáticamente a Plantilla de Word y la extensión a .dotx, que es la correspondiente a las plantillas. Como nombre asigna como siempre la primera línea que ha detectado. Si así lo prefiere, puede cambiar el nombre del archivo ahora.

7 Al igual que los documentos se guardan por defecto en la carpeta Mis documentos, Word ubica las plantillas en una carpeta predeterminada denominada Plantillas, pero el usuario puede cambiar su ubicación tal como haría con cualquier otro archivo. Seleccione la biblioteca Documentos en el panel de exploración y pulse el botón Guardar. (4)

8 Ya ha creado una nueva plantilla que podría servirle para la creación de sus propios documentos. Para averiguar cómo, cierre la plantilla que tiene en pantalla.

9 Una vez cerrada la plantilla, abra opción Plantillas recientes de la vista Nuevo de la Backstage. Aquí se ha almacenado un acceso directo a la plantilla que hemos creado hace un momento. Pulse sobre el botón Crear para ver su efecto. (5)

10 Como podrá ver en la Barra de título, en este caso la aplicación ha creado directamente un documento al que ha llamado Documento2. (6) Ahora podría pulsar sobre los campos entre corchetes para escribir los contenidos que se indican, sustituir los textos falsos y obtener así, en unos pocos pasos guiados, un documento de excelente apariencia y diseño profesional. Cierre ahora el documento en pantalla e indique si desea guardar los cambios.

Si se encuentra en alguna de las galerías de plantillas de ejemplo de la vista Nuevo y desea volver a las opciones anteriores, sólo tiene que pulsar sobre el botón Inicio, que muestra un dibujo de una casa, en la parte superior de la ventana.

11 A continuación aprovecharemos el documento en blanco que nos queda en pantalla para crear una nueva plantilla. Escriba cualquier texto sobre el documento en pantalla y, si quiere, aplique algún cambio de formato o estilo. Haremos una plantilla muy simple, pero recuerde que una plantilla, para ser de alguna utilidad, debe tener elementos que puedan simplificar la creación de documentos a partir de ella.

12 Pulse el comando Ctrl+G del teclado para abrir el cuadro Guardar como. Ahora debe indicar que desea guardar el documento abierto como una plantilla. Abra la lista de tipos de archivo pulsando en la flecha adjunta al cuadro Tipo y seleccione el tipo Plantilla de Word (*.dotx). Compruebe que en la biblioteca Documentos se encuentra la plantilla de prueba que creamos hace unos momentos, cambie el nombre si así lo desea y guarde el documento.

13 Como era de esperar, el nombre de la plantilla aparece ahora en la Barra de título. Efectivamente ha creado una plantilla a partir de un documento y ahora ya estamos listos para pasar a la siguiente lección de este manual. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Cerrar para acabar la lección.

RECUERDE

Al guardar una plantilla nueva en la carpeta Plantillas, predeterminada por la aplicación, se añade esta al directorio Mis Plantillas, al cual se accede desde la vista Nuevo de la Backstage.

Lección 16. Trabajar con formato Word 97-2003

Ya hemos visto que de manera predeterminada Word 2010 crea documentos con formato XML. Sin embargo, debe saber que el uso de este formato, que fue introducido en la versión 2007 de la suite Office, no impide que un documento creado en versiones anteriores de Word pueda ser abierto en la versión que nos ocupa y viceversa, ni que un documento creado con Word 2010 pueda ser almacenado con el formato de versiones anteriores para que los usuarios que no disponen de esta última versión del programa puedan abrirlo. ¿Averiguamos cómo hacerlo?

RECUERDE

El formato .docx se usa desde la versión 2007 de Word. En consecuencia, los documentos creados en esta versión pueden abrirse sin problemas ni necesidad de conversión en la versión 2010, y los creados en Word 2010 también pueden ser abiertos en la versión 2007 de la aplicación.

1 En el ejercicio que proponemos a continuación, aprenderá a guardar un documento creado en Word 2010 de manera tal que los usuarios que no disponen de la última versión del procesador de textos puedan igualmente abrirlo, y más adelante aprenderemos también a trabajar sobre un documento guardado en formatos anteriores y a convertirlo al formato XML. Ahora, para empezar, despliegue el contenido de la pestaña Archivo, que se abre directamente en la vista Reciente, y seleccione el documento Kafka_Un_médico_rural.docx con el que hemos trabajado en lecciones anteriores. (1)

El habitual formato de documentos .doc de las versiones anteriores ha sido sustituido por la nueva extensión .docx, mientras que el formato de plantillas .dot ha pasado a ser .dotx.

2 Una vez se muestre el documento en pantalla, dispone de dos formas para hacer la adaptación a otras versiones. Puede usar directamente el cuadro Guardar como de la pestaña Archivo, o puede acceder a la opción Guardar y enviar de la misma pestaña y seleccionar el comando Cambiar el tipo de archivo. Vamos con la primera. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Guardar como. (2)

3 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, con el que hemos trabajado ya en ejercicios anteriores. En la lección sobre cómo guardar un documento vimos que el campo Tipo permite seleccionar los diferentes formatos en que es posible guardar un archivo. En este ejercicio finalmente haremos uso de uno de los formatos propuestos para cambiar el asignado por defecto, que es Documento de Word (*.docx). Para desplegar las opciones disponibles, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción Documento de Word 97-2003 (*.doc) de la lista.

4 Mantenga la ubicación y el nombre del documento y pulse el botón Guardar para cerrar el cuadro y crear el nuevo documento. (3)

5 El documento se ha almacenado con el formato antiguo de Word y en la Barra de título se muestra el nombre del documento, ahora con la extensión .doc y, entre paréntesis, el término Modo de compatibilidad. (4) El documento anterior, con extensión .docx, permanece intacto en su carpeta, así que ahora dispone de dos documentos iguales pero guardados en diferentes versiones. Pulse nuevamente sobre la pestaña Archivo y seleccione la vista Información.

6 Al trabajar en Modo de compatibilidad, es decir, con un documento compatible con otras versiones, aparece una nueva opción en la ficha Información de la vista Backstage. Se trata de la opción Convertir. En el Modo de compatibilidad muchas de las nuevas características de Word 2010 se mantienen deshabilitadas y el comando Convertir permite obtener un documento en formato .docx para poder disfrutar de todas las nuevas características. Pulse ahora sobre este comando para volver al formato 2010 a partir del documento con formato 97-2003. (5)

7 Se muestra ahora un cuadro de advertencia que informa al usuario de que al convertir el documento a un formato más reciente se reducirá el tamaño del documento, se reemplazará el documento actual y es posible que se cambie el diseño del mismo. Pulse sobre el botón Aceptar para terminar la conversión. (6)

8 Se ha realizado el cambio de formato de forma automática y el documento ya no está en Modo de compatibilidad. Sin embargo, el nombre del documento aún utiliza la extensión .doc. (7) Haga clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido para cambiar la extensión.

9 Como verá, la aplicación abre el cuadro Guardar como y da por sentado que el documento será guardado en el formato correspondiente a la versión actual. (8) Como ya disponemos del documento con la extensión .docx, no nos hace falta guardar el documento convertido, así que cancele el proceso para cerrar el cuadro.

10 Para volver al documento antes de la conversión realizada, ciérrelo sin almacenar los cambios.

11 Vamos ahora a recuperar el documento desde la lista de Documentos Recientes. Despliegue la vista Reciente de la pestaña Archivo, y seleccione el documento Kafka_Un_médico_rural.doc.

12 Una vez haya abierto el documento en el Modo de compatibilidad, acceda al cuadro Guardar como desde la vista Archivo.

13 La última vez que accedió a este cuadro ya había convertido este mismo documento al formato actual. Veamos qué sucede al intentar cambiar el tipo de archivo directamente desde aquí. Pulse en el campo Tipo y seleccione la primera opción para efectuar el cambio de formato a la versión 2010.

14 Algo ha cambiado en la ventana que tiene en pantalla. Se ha añadido una opción, seleccionada por defecto, que permite que el documento mantenga la compatibilidad con versiones anteriores de Word a pesar de la conversión al formato 2010. Esto quiere decir, entre otras cosas que, a pesar de la conversión del documento, algunas de las características de Word 2010 se mantendrán deshabilitadas para asegurar que este pueda ser compartido sin pérdidas con usuarios de otras versiones de la aplicación. Cambie el nombre del documento para no perder el anterior y pulse el botón Guardar. (9)

Para convertir un document .doc en uno de formato XML puede acceder al cuadro Guardar como, o seleccionar la opción Cambiar tipo del cuadro Guardar y enviar de la pestaña Archivo.

15 Efectivamente la extensión del documento ha cambiado pero este se mantiene en Modo de compatibilidad. Veamos ahora con otro ejemplo exactamente qué quiere decir este modo. Fíjese en el comando Efectos de texto, con el icono de una A de relleno blanco y borde gris, que aparece casi desdibujada. Si intenta hacer un clic sobre ella, no ejecuta ninguna acción. Coloque el cursor sobre el comando Efectos de texto para desplegar su ficha de información emergente. (10) Este comando, al igual que otros, ha sido deshabilitado para asegurar que el documento creado no incorporará características que no sean compatibles con otras versiones de Word.

16 Ya ha podido comprobar que Word 2010 permite intercambiar archivos con usuarios de otras versiones sin ninguna dificultad. Recuerde que si desea tener disponibles todas las herramientas de la última versión de la aplicación, siempre tiene la opción de convertir el documento sin olvidar que esta operación podría modificar su aspecto. Para terminar este ejercicio, vamos volver a convertir el documento al formato actual. Haga clic nuevamente sobre el comando Guardar como de la pestaña Archivo.

17 Como el documento ya está en el formato .docx, simplemente pulse sobre la casilla de verificación de la opción Mantener compatibilidad con versiones anteriores de Word para eliminar la selección y salir del Modo de compatibilidad, y haga clic en Guardar.

18 Una vez más se abre el cuadro de advertencia sobre el cambio de formato. Haga clic en la casilla de verificación de la opción No volver a preguntar para ahorrarse este cuadro en el futuro, y acepte la conversión para pasar a la siguiente lección.

Lección 17. Guardar como página Web

Guardar un documento como página web permite que este adopte la misma interactividad y las mismas propiedades que una página de Internet. Un documento guardado como página web está en formato HTML y puede ser abierto en cualquier explorador, así que permite compartir documentos con usuarios de otras aplicaciones y otros sistemas operativos. Además, evidentemente le permite colgar el documento en la red.

RECUERDE

Para comprobar el formato de un documento, puede acceder a la ventana de propiedades generales del mismo: acceda a vista Información y pulse el comando Propiedades, que muestra una punta de flecha. Seleccione la opción Propiedades avanzadas y en la pestaña General del cuadro compruebe el tipo de archivo.

1 En este ejercicio aprenderemos a guardar un documento de Word como página Web para poder visualizarlo con un navegador. Utilizaremos el documento que dejamos abierto en pantalla al acabar la última lección. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione la opción Guardar como.

2 En la ventana Guardar como, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción Página Web.

3 Observe que el nombre propuesto por Word es el mismo que el del archivo original pero con la extensión .htm. Por otra parte, aparece un nuevo campo llamado Título de la página, que ha tomado de forma automática el texto de la primera línea del documento, y al que accederemos para cambiarlo. Pulse el botón Cambiar título. (1)

El nombre que escriba como título aparecerá en la Barra de título del navegador una vez abra el archivo a través de la red.

4 En el campo Título de la página del cuadro que se ha abierto, escriba un nuevo nombre y pulse el botón Aceptar. (2) Ahora haga un clic en el botón Guardar del cuadro Guardar como.

5 El documento ha pasado automáticamente a la vista llamada Diseño Web, tal como puede ver en la Barra de estado. En la Barra de título el documento muestra la extensión .htm. Sólo nos queda comprobar el correcto funcionamiento de esta nueva página. Para ello, pulse sobre el botón de Windows de la Barra de tareas y seleccione la carpeta Equipo.

6 Una vez se ha abierto la ventana del explorador, acceda a la librería Documentos de su equipo en la que se ha almacenado el nuevo archivo, que se distingue de los otros por su extensión y por el icono, que en su caso incluye un pequeño globo terráqueo que hace referencia a la red. (3) Haga doble clic sobre el documento para que se abra en su navegador predeterminado.

7 ¡Correcto! El navegador de Internet se abre mostrando nuestro documento como una pestaña con el título que le hemos asignado. (4) Una vez realizada la comprobación, puede cerrar el navegador y la ventana del explorador que ha quedado en primer plano.

Lección 18. Guardar como PDF o XPS

Incluida en el comando Guardar y enviar del menú Archivo, se encuentra la nueva opción Crear documento PDF/XPS, con la que es posible convertir de manera rápida y sencilla un documento de Word en un documento con alguno de los formatos de intercambio de datos, usar otras aplicaciones para la conversión del documento y gestionar con mayor eficacia los comentarios. Utilizar formatos PDF o XPS es otra de las formas de asegurar que un documento que debe ser compartido por varios usuarios no pierda datos, y mantenga la apariencia y diseño con los cuales ha sido creado, por ejemplo, a la hora de publicarlo electrónicamente o imprimirlo. Además es un formato que permite con gran comodidad que diferentes usuarios, y desde diferentes equipos y aplicaciones, corrijan y añadan comentarios a un documento.

RECUERDE

El PDF (formato de documento portátil) fue creado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, mientras que el formato XPS (XML Paper Specification) es el nuevo formato propuesto por Microsoft para el inter-cambio de documentos sin pérdida de datos.

1 En esta lección aprenderá dos métodos para crear documentos en formato PDF o XPS partiendo de un documento, y sin necesidad de salir de Word 2010. Para comenzar, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar y enviar.

2 En el ejercicio anterior comentamos que el tipo de archivo de un documento puede cambiarse desde el cuadro Guardar como o desde este cuadro, Guardar y enviar, que tiene ahora en pantalla. Ahora veremos cómo desde estas dos opciones también es posible crear un documento portátil, tanto en formato PDF como XPS. En la sección Tipos de archivo, haga clic sobre la opción Crear documento PDF/XPS. (1)

El comando Crear documento PFD o XPS lleva a un cuadro casi exacto a Guardar como, pero que sólo incluye los dos formatos de portabilidad en cuestión.

3 Al cambiar la opción seleccionada, el panel de la derecha se actualiza para mostrar una descripción de las características de los documentos guardados con estos formatos. Pulse el botón Crear un PDF/XPS. (2)

4 Se ha abierto el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS con el tipo formato PDF seleccionado por defecto, pero sepa que puede cambiarlo al formato XPS desplegando el menú Tipo. Además puede cambiar el contenido del campo Nombre del archivo o modificar su ubicación en el equipo, tal como lo haría en el cuadro Guardar como. Cambie el nombre del documento y pulse el botón Opciones. (3)

5 En el cuadro Opciones podemos especificar características avanzadas como el intervalo de páginas que queremos convertir, si queremos publicar el documento entero, con marcas u otra información no imprimible, etc. (4) Salga del cuadro Opciones pulsando el botón Cancelar.

6 El cuadro Publicar como PDF o XPS incluye además dos campos más. Uno que está activado por defecto con el texto Abrir archivo tras publicación, que es preciso mantener activado para que el documento se abra en la aplicación adecuada una vez convertido en PDF. El otro campo, Optimizar para permite que el documento tenga tamaño reducido para su publicación en línea, o tamaño normal apto para publicación en línea e impresión. Deje este campo como está y pulse el botón Publicar.

7 En pocos segundos se crea el documento PDF y se abre en nuestro caso el programa Adobe Acrobat para mostrar el resultado de la operación. (5) Tenga en cuenta que también puede utilizar el programa Adobe Reader para abrir este tipo de documentos. Cierre la aplicación pulsando el botón de aspa de su Barra de título.

8 Disponemos ya de una copia de nuestro documento en formato PDF lista para ser enviada o compartida con otros usuarios. Por otra parte, hemos dicho que el cuadro Guardar como también le permite crear nuevos documentos en estos dos formatos portátiles. Vamos a verlo. Pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione el comando Guardar como.

El PDF se abre en una aplicación Adobe Reader o Acrobat Adobe según lo que esté instalado en su equipo, mientras que el XPS se abre automáticamente en el Visor de XPS de Windows.

9 Una vez se ha abierto este cuadro, cambie el tipo de Archivo. Usemos esta vez el XPS para ver cómo funciona. Podrá comprobar que al cambiar de tipo de archivo aparecen nuevamente el campo Optimizar y el botón Opciones. Seleccione el tipo de archivo .xps y pulse el botón Guardar.

10 En un momento se ha abierto el Visor de Windows con el documento en formato XPS en pantalla, y el archivo .xps está guardado en su carpeta Documentos. (6) Pulse el botón de aspa del Visor de Windows para cerrar el documento.

11 Dispone ya de dos documentos en formatos seguros, cómodos y de gran portabilidad listos para compartir con otras personas. Para acabar este ejercicio que da por terminado también el segundo apartado de este curso, cierre la aplicación Word 2010 usando la opción correspondiente de la pestaña Archivo.

RECUERDE

Los procedimientos para publicar un documento en formato XPS o en formato PDF son prácticamente idénticos. Solo tiene que seleccionar el tipo de documento que prefiere y aplicar el cambio, ya sea en la ventana Guardar como o Publicar como PDF o XPS.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.