MICHAEL

HYATT

SETZE DEINEN

FOKUS!

EIN ABSOLUT EFFEKTIVES SYSTEM:

TUE WENIGER UND ERREICHE MEHR!

IMPRESSUM

Michael Hyatt

Setze deinen Fokus

Ein absolut effektives System: Tue weniger und erreiche mehr!

1. deutsche Auflage 2021

ISBN 978-3-96257-240-2

© Narayana Verlag 2021

Titel der englischen Originalausgabe

FREE TO FOCUS

A TOTAL PRODUCTIVITY SYSTEM TO ACHIEVE MORE BY DOING LESS

Copyright ©2019 by Michael Hyatt

Originally published in English under the title Free to Focus by Baker Books, a division of Baker Publishing Group, Grand Rapids, Michigan, 49516, USA. All rights reserved.

Übersetzt aus dem Englischen von Joscha Barisch

Cover Design: Micah Kandros Design

Coverabbildung: Shutterstock: ©Notion Pic (1403308610)

Coversatz: Narayana Verlag GmbH

Herausgeber: Unimedica im Narayana Verlag GmbH, Blumenplatz 2, 79400 Kandern

Tel.: +49 7626 974 970-0

E-Mail: info@unimedica.de

www.unimedica.de

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Inhalt

IN DEN FOKUS GERÜCKT

SCHRITT 1 STOPP

1. VISIONIEREN: Entscheiden Sie, was Sie wollen

2. EVALUIEREN: Legen Sie Ihren Kurs fest

3. REGENERIEREN: Geben Sie Körper und Geist seine Energie zurück

SCHRITT 2 SCHNITT

4. ELIMINIEREN: Trainieren Sie das „Nein-Sagen“

5. AUTOMATISIEREN: Treten Sie selbst einen Schritt zurück

6. DELEGIEREN: Klonen Sie sich – und bessere Lösungen

SCHRITT 3 HANDELN

7. VERDICHTEN: Planen Sie Ihre Ideale Woche!

8. ORGANISIEREN: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

9. AKTIVIEREN: Schluss mit Unterbrechungen und Ablenkungen

BRINGEN SIE IHREN FOKUS AUF TOUREN!

DANKSAGUNG

QUELLEN

INDEX

ÜBER DEN AUTOR

STIMMEN ZUM BUCH

In den Fokus gerückt

Was wird Ihr Leben am Ende anderes gewesen sein als die Summe all dessen, worauf Sie sich fokussiert haben?

OLIVER BURKEMAN

„Ich glaube, ich habe einen Herzinfarkt!“ Von allen Sätzen, die man sagen kann, um ein entspanntes Abendessen zu beenden, ist dieser sicher einer der unangenehmsten.

Ich arbeitete damals als Verlagsleiter und war gerade geschäftlich in Manhattan. Ein Kollege und ich beendeten gerade nach einem anstrengenden Tag ein köstliches Essen, als die Brustschmerzen begannen. Ich wollte meinen Freund nicht beunruhigen oder mich selbst in Verlegenheit bringen, also ignorierte ich sie eine Zeit lang, in der Hoffnung, sie würden vorübergehen. Das taten sie aber nicht. Ich lächelte und lachte, bekam aber immer weniger von dem mit, was mein Freund sagte. Ich geriet in Panik, versuchte aber weiterhin, den Schein zu wahren. Der Schmerz wurde stärker. Der Raum verengte sich. Schließlich brach dieser Satz einfach aus mir heraus.

Mein Freund reagierte sofort. Er bezahlte unsere Rechnung, rief ein Taxi und verfrachtete mich umgehend ins nächste Krankenhaus. Nach einigen Voruntersuchungen berichtete der Arzt, dass meine Vitalwerte in Ordnung seien. Es war also doch kein Herzinfarkt. Nach einer gründlicheren Untersuchung stellte auch mein Hausarzt nichts fest. Ich war völlig gesund! Außer, dass ich es eben nicht war. Im Laufe des nächsten Jahres fand ich mich noch zwei weitere Male im Krankenhaus wieder. Jedes dieser Ereignisse verlief genau wie das erste. Die Ärzte versicherten mir immer wieder, dass mein Herz gesund sei, aber ich wusste, dass etwas nicht stimmte.

In meiner Verzweiflung machte ich einen Termin bei einem der Top-Kardiologen in meiner Heimatstadt Nashville. Er unterzog mich einer Reihe von Tests und rief mich, sobald die Ergebnisse vorlagen, in sein Büro. „Michael, Ihr Herz ist in Ordnung“, sagte er. „Tatsächlich sind Sie in bester Verfassung. Ihr Problem besteht in zwei Dingen: Sodbrennen … und Stress.“ Er sagte, dass ein Drittel der Menschen, die mit Brustschmerzen zu ihm kamen, unter Sodbrennen litten, und den meisten davon stand der Stress bis zum Hals. „Um den Stress sollten Sie sich kümmern“, warnte er mich. „Wenn Sie ihm nicht Priorität einräumen, werden Sie bald wieder hier auftauchen– dann mit einem echten Herzproblem.“

Ich war genau wie die überarbeiteten, überlasteten Menschen, von denen er mir erzählte. Solange ich mich zurückerinnern konnte, hatte ich ein verrücktes Pensum. Und die Arbeit schien nie weniger zu werden. Damals leitete ich in meiner Firma eine Abteilung und versuchte, eine fast unmögliche Wende herbeizuführen (mehr dazu später). Ich hatte mehr Prioritäten, als ich zählen konnte, und wurde in hundert verschiedene Richtungen gezogen. Ich stand im Zentrum eines jeden Prozesses. Ich erhielt jeden Telefonanruf, jede E-Mail, jede Textnachricht. Ich war rund um die Uhr im Dienst, in einem unaufhörlichen Wirbel von Projekten, Besprechungen und Aufgaben– ganz zu schweigen von Notfällen, Unterbrechungen und Ablenkungen. Meine Familie war überstrapaziert, meine Energie und mein Enthusiasmus ließen nach und jetzt litt auch noch meine Gesundheit. Irgendetwas musste geschehen.

Unser Leben in der Ablenkungsökonomie

Mein Problem bestand damals darin, dass ich zu viel tat– und das meiste davon im Alleingang. Später erkannte ich, dass sich auf alles zu fokussieren in Wirklichkeit bedeutet, dass man gar keinen Fokus hat. Es ist fast unmöglich, irgendetwas von Bedeutung zu erreichen, wenn man durch eine endlose Litanei von Aufgaben und Notfällen rennt. Und doch verbringen viele von uns genauso ihre Tage, Wochen, Monate und Jahre– manchmal sogar ihr ganzes Leben.

Eigentlich sollten wir es inzwischen besser wissen. Seit Jahrzehnten leben und handeln wir in einer sogenannten Informationsökonomie. In den Jahren 1969 und 1970 sponserten die Johns Hopkins University und die Brookings Institution eine Reihe von Konferenzen über die Auswirkungen der Informationstechnologie. Einer der Redner, Herbert Simon, war ein Professor für Informatik und Psychologie an der Carnegie Mellon University. Später erhielt er für seine wirtschaftswissenschaftliche Arbeit den Nobelpreis. In seinem Vortrag warnte er davor, dass das Wachstum der Informationen zu einer Belastung werden könnte. Warum? „Informationen verbrauchen die Aufmerksamkeit ihrer Empfänger“, erklärte er, und „eine Fülle von Informationen schafft ein Aufmerksamkeitsdefizit.“¹

Informationen sind nicht länger ein knappes Gut. Nun ist es Aufmerksamkeit. Tatsächlich wird in einer Welt, in der Informationen frei verfügbar sind, Aufmerksamkeit zu einer der wertvollsten Ressourcen der Arbeitswelt. Doch für die meisten von uns ist die Arbeit gerade der Ort, an dem sie am wenigsten zu finden ist. In Wahrheit leben und arbeiten wir in einer Ablenkungsökonomie. Wie der Journalist Oliver Burkeman sagt: „Ihre Aufmerksamkeit wird den ganzen Tag über von Spam-Mails überschwemmt.“² Den ständigen Fluss von Inputs und Unterbrechungen einzudämmen, kann uns tatsächlich wie ein Ding der Unmöglichkeit erscheinen.

Denken Sie zum Beispiel an E-Mails. Insgesamt werden pro Minute über 200 Millionen E-Mails verschickt.³ Einige von uns beginnen ihren Arbeitstag mit einigen hundert ungelesenen Mails, während gerade hunderte weitere auf dem Weg sind.⁴ Doch damit nicht genug. Nehmen Sie dazu all die Daten-Feeds, Telefonanrufe, Texte, Drop-in-Besuche, Sofortnachrichten, pausenlose Meetings und unvorhergesehene Probleme, von denen unsere Telefone, Computer, Tablets und unsere Arbeitsplätze überschwemmt werden. Untersuchungen zeigen, dass wir im Durchschnitt alle drei Minuten unterbrochen oder abgelenkt werden.⁵ „Obwohl die digitale Technologie zu erheblichen Produktivitätssteigerungen geführt hat“, meint Rachel Emma Silverman vom Wall Street Journal, „scheint der moderne Arbeitsalltag wie geschaffen dafür, den individuellen Fokus zu zerstören.“⁶

Wir alle haben das schon erlebt. Unsere Geräte, Apps und Tools lassen uns glauben, dass wir Zeit sparen und hyperproduktiv sind. In Wirklichkeit vertrödeln die meisten von uns den Tag damit, Aktivitäten mit wenig Wert nachzugehen. Wir investieren unsere Zeit nicht in große und wichtige Projekte. Stattdessen werden wir von winzigen Aufgaben tyrannisiert. Zwei Arbeitsprozess-Berater stellten fest, dass „etwa die Hälfte der Arbeit, die Menschen leisten, nicht dazu beiträgt, dass die Organisationen, für die sie arbeiten, ihre Ziele erreichen.“ Mit anderen Worten: Die Hälfte allen Aufwands und aller investierten Stunden bringen dem Unternehmen gar nichts im Gegenzug für all die Hektik. Sie nennen das „Scheinarbeit“⁷. Wir tun mehr und gewinnen weniger, was eine große Lücke zwischen dem entstehen lässt, was wir erreichen wollen, und dem, was wir tatsächlich erreichen.

Die Kosten der Verschwendung

Die Kosten all dieser vergeudeten Zeit und falsch eingesetzten Talente sind schwindelerregend. Je nach Studie beträgt der Zeitverlust pro Tag für Büroangestellte drei Stunden oder mehr – bis zu sechs Stunden.⁸ Nehmen wir an, Sie arbeiten 250 Tage im Jahr (365 Tage abzüglich Wochenenden und zwei Wochen Urlaub). Das wären dann 750 bis 1.500 Stunden Ausfallzeit pro Jahr. Der Schaden für die US-Wirtschaft beläuft sich damit auf bis zu eine Billion US-Dollar.⁹ Aber das ist zu abstrakt.

Denken Sie stattdessen an all die ins Stocken geratenen Initiativen, die verschobenen Projekte und das nicht realisierte Potenzial – insbesondere an Ihre eigenen ins Stocken geratenen Initiativen, verschobenen Projekte und Ihr eigenes nicht realisiertes Potenzial. Ich habe im Laufe der Jahre Tausende von vielbeschäftigten Führungskräften und Unternehmern beraten. Und das bekomme ich von meinen Klienten am häufigsten zu hören: Der Geldwert der Produktivitätsverluste ist zwar bedeutsam, aber er ist nicht das, was wirklich wehtut. Es sind all die Träume, die ungelebt bleiben, die Talente, die vertrocknen, und die Ziele, die nicht verfolgt werden.

Zwischen den Projekten, die wir verwirklichen wollen, und der Flut anderer Aktivitäten – einigen, die tatsächlich wichtig sind, und anderen, die es nur zu sein scheinen – fühlen wir uns erschöpft, desorientiert und überfordert. Laut Gallup beklagt sich etwa die Hälfte von uns darüber, dass wir nicht genug Zeit haben, um das zu tun, was wir tun wollen. Bei den 35- bis 54-Jährigen oder bei Menschen mit Kindern unter 18 Jahren liegt die Zahl höher – bei mehr als 60 Prozent.¹⁰ In ähnlicher Weise gaben sechs von zehn von der American Psychological Association befragten Personen im Jahr 2017 an, dass sie bei der Arbeit gestresst seien, und fast vier von zehn sagten, dies sei nicht das Ergebnis eines einmaligen Projekts, sondern eine Konstante in ihrem Arbeitsleben.¹¹ Stress hat auch positive Aspekte. Dass wir unter permanenter Anspannung stehen und das, was uns wichtig ist, nicht mehr umsetzen können, gehört sicher nicht dazu.

Die einzige Möglichkeit, diese Kosten aufzufangen, scheint darin zu bestehen, dass wir zulassen, dass die Arbeit Besitz von unseren Nächten ergreift und in unsere Wochenenden vordringt. So ergab eine Studie des Center for Creative Leadership, dass sich Berufstätige mit Smartphones – und das sind inzwischen so gut wie alle von uns – mehr als 70 Stunden mit ihrer Arbeit beschäftigen.¹² Laut einer vom Softwareunternehmen Adobe in Auftrag gegebenen Studie verbringen US-Arbeitnehmer jeden Tag mehr als sechs Stunden damit, E-Mails abzurufen. Um Zeit für den Rest des Arbeitstages zu gewinnen, checken 80 Prozent ihre E-Mails, bevor sie ins Büro gehen, und 30 Prozent, bevor sie morgens aufstehen.¹³ Laut einer anderen Studie von GFI Software checken fast 40 Prozent von uns nachts nach 23 Uhr noch ihre Mails und drei Viertel von uns tun das auch am Wochenende.¹⁴ Berichten zufolge scheint es bei Team-Chat-Apps genauso zu sein, möglicherweise noch schlimmer.

Es ist, als ob wir auf der falschen Seite des Spiegels arbeiten, wie es bei Alice hinter den Spiegeln geschildert wird, der Fortsetzung von Alice im Wunderland. „Sehen Sie, hier muss man so schnell rennen, wie man nur kann, um an der gleichen Stelle zu bleiben“, sagt die Rote Königin zu Alice. „Wenn man irgendwo anders hin will, muss man mindestens doppelt so schnell rennen!“¹⁵ Um das Tempo zu halten, greifen manche Menschen zu Amphetaminen und Psychedelika, um sich einen Vorsprung zu verschaffen.¹⁶ Selbst wenn wir die angeblichen Vorteile kognitiv fördernder Drogen zugeben und gesundheitliche und soziale Belange herunterspielen wollen: Was für eine Welt erschaffen wir da für uns, in der wir unsere Neurochemie frisieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben?

Dieses Gerenne bringt seine ganz eigenen Kosten mit sich. Es trägt nicht nur unmittelbar dazu bei, dass wir uns ständig gestresst fühlen. Lange Arbeitszeiten schädigen unsere Gesundheit und unsere Beziehungen und rauben unseren persönlichen Interessen die Zeit, die sie eigentlich verdienen. Wenn Sie am Abend noch gehetzt sind, leidet Ihr Schlaf darunter. Wenn Sie früh ins Büro aufbrechen, lassen Sie den morgendlichen Lauf ausfallen. Wenn Sie beim Fußballspiel Ihrer Kinder E-Mails checken, verpassen Sie dabei den entscheidenden Moment, der der Mannschaft zum Sieg verhilft. Wenn Sie sich spät noch einmal an Ihre Präsentation setzen, müssen Sie das Date mit Ihrem Partner verschieben – schon wieder.

Die Kosten bestehen in dem, was wir dafür aufgeben müssen. Jeden Tag fällen wir ständig Urteile, anhand derer wir uns entscheiden, was unseren Fokus wirklich verdient. Leider muss ich sagen, dass ich mich zu Beginn meiner Karriere viel zu oft für geschäftiges Arbeiten entschieden habe. Mittlerweile weiß ich, dass solche Zugeständnisse es mir unmöglich machen, meinen wirklich wichtigen Aufgaben, meiner Gesundheit, meinen Beziehungen und meinen persönlichen Interessen die Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen, die sie verdienen. Und wie Oliver Burkeman sagt: „Was wird Ihr Leben am Ende anderes gewesen sein als die Summe all dessen, worauf Sie sich konzentriert haben?“¹⁷

Das Tempo in der Ablenkungsökonomie kann unerbittlich sein. Wie oft fühlen Sie sich wie Alice: Sie müssen so schnell rennen, wie Sie können, nur um zu bleiben, wo Sie gerade sind – und doppelt so schnell, um voranzukommen?

Kontraproduktive Produktivität

Um diese Kosten auszugleichen, greifen viele von uns auf Produktivitätssysteme zurück. Wenn wir wie Alice ins Hintertreffen geraten, denken wir, sollten wir vielleicht einfach schneller rennen! Also suchen wir nach Ratschlägen und Tipps im Internet. Wir durchforsten Onlineshops und App Stores nach Ideen und Tools, um unsere Zeit besser zu verwalten und unsere Effizienz zu steigern.

Genau das habe ich auch getan. Nach dem Schrecken, den mir mein Herz eingejagt hat, wusste ich, dass mein Tempo so nicht mehr durchzuhalten war. Es musste einen besseren Weg geben. Ich beschäftigte mich mit jedem Produktivitätssystem, das ich finden konnte. Ich habe sie alle ausprobiert, mit ihnen experimentiert und sie optimiert. Nach und nach begann es sich auszuzahlen und ich fing an, meine Entdeckungen und Erfahrungen mit anderen auszutauschen. Aus diesem Grund habe ich vor 15 Jahren meinen Blog gestartet. Er diente als Produktivitätslabor für mich und meine Leser. Obwohl ich damals CEO eines großen Verlagshauses war, wurde ich als Produktivitätsexperte anerkannt. Später gründete ich dann ein Unternehmen für die Weiterbildung von Führungskräften und heute betreue ich Hunderte von Kunden und bringe jedes Jahr Tausenden bei, was ich über Produktivität weiß.

Damals suchte ich nach einer Möglichkeit, mehr Arbeit – oder zumindest die gleiche Menge ein wenig schneller – zu erledigen, ohne mich dabei umzubringen. Aber ich fand schnell heraus, dass die Lösung nicht darin bestehen konnte, mit der Roten Königin Schritt zu halten. Der Durchbruch kam, als mir klar wurde, dass die meisten „Lösungen“ für Produktivität die Dinge sogar noch schlimmer machen. Wenn ich mit Unternehmern, Managern und anderen Führungskräften arbeite, sagen diese mir am Anfang für gewöhnlich, dass sie unter Produktivität verstünden, schneller mehr zu tun. Das liegt daran, dass unsere Vorstellungen von Produktivität aus dem Industriezeitalter stammen. Damals führten die Menschen eine klar definierte Reihe von repetitiven Aufgaben aus und der Gewinn wurde durch marginale Anpassungen in der Ausführung verbessert. Aber das ist eigentlich nicht meine Aufgabe. Es ist auch nicht die der Menschen, die ich betreue. Und ich wette, es ist auch nicht Ihre Aufgabe. Heute üben wir erstaunlich viele unterschiedliche Tätigkeiten aus. Und zum Endergebnis tragen wir hauptsächlich durch neue Projekte bei, nicht durch kleine Verbesserungen bestehender Prozesse.

Und das ist die Wurzel des Übels: Indem wir mit einer veralteten Denkweise an Produktivität herangehen, fordern wir einen Burn-out heraus, was wir ja gerade vermeiden wollen, und erreichen nie unser wahres Potenzial. Niemand kann mit der Roten Königin mithalten. Und wenn man in die falsche Richtung unterwegs ist, bringt es sowieso nichts, schneller zu rennen. Es ist an der Zeit, das ganze Modell zu überdenken.

Ein neuer Ansatz

Die produktivsten unter den Führungskräften, die ich coache, wissen, dass es bei Produktivität nicht darum geht, mehr Dinge zu erledigen, sondern darum, die richtigen Dinge zu tun. Es geht darum, jeden Tag in Klarheit zu beginnen und zufrieden zu beenden – mit dem Gefühl, etwas geschafft zu haben und noch verbleibender Energie. Es geht darum, mehr zu erreichen, indem man weniger tut, und in diesem Buch zeige ich Ihnen, wie das geht.

Setze deinen Fokus ist ein umfassendes Produktivitätssystem, das drei einfachen Schritten folgt, die jeweils aus drei Aktionen bestehen. Ich habe die Schritte so angeordnet, dass Sie optimal in Fahrt kommen, also widerstehen Sie bitte der Versuchung, etwas zu überspringen.

Schritt 1: Stopp. Ich weiß, was Sie jetzt denken: „Stopp? Das kann nicht das richtige Wort sein. Sollte der erste Schritt in einem Produktivitätssystem nicht ‚Los geht’s!‘ lauten?“ Nein. In der Tat ist das der Punkt, bei dem die meisten üblichen Produktivitätssysteme falsch liegen: Sie zeigen Ihnen sofort, wie Sie besser oder schneller arbeiten können, halten aber nie inne, um zu fragen: Wofür eigentlich? Worin liegt der Zweck der Produktivität? Bei der Antwort darauf geht es ums Ganze. Wenn man nicht zuallererst weiß, wofür man arbeitet, kann man auch nicht richtig einschätzen, wie man arbeiten sollte. Aus diesem Grund schlägt Setze deinen Fokus vor, dass man zunächst aufhören muss, um wirklich beginnen zu können.

Als erstes werden Sie Visionieren. Das wird Ihnen helfen zu klären, was Sie von Ihrer Produktivität erwarten. Wir werden Produktivität einen neuen Rahmen geben, sodass sie zur Realität passt statt zu der Welt auf der falschen Seite des Spiegels. Zweitens: Evaluieren. Schauen Sie sich Ihre Aktivitäten an und unterscheiden Sie diejenigen mit echter Wirkung, also einem tatsächlichen Impact, von Kleinkram mit geringer Hebelwirkung. Sie werden hier auch ein Werkzeug entdecken, das die Art und Weise, wie, wann und wofür Sie den Großteil Ihrer Energie aufwenden, völlig revolutionieren wird, wenn Sie es richtig einsetzen. Schließlich werden Sie sich Regenerieren, indem Sie herausfinden, wie Sie Ruhephasen aktiv zur Verbesserung Ihrer Leistung nutzen können.

Schritt 2: Schnitt. Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, wo Sie stehen und was Sie wollen, ist es Zeit für Schritt 2: Machen Sie einen Schnitt! Sie werden feststellen, dass das, was Sie nicht tun, für Ihre Produktivität genauso wichtig ist wie das, was Sie tun. Michelangelo hat David nicht durch das Hinzufügen von Marmor geschaffen. Sind Sie bereit, Ihren Meißel herauszuholen?

Zuerst werden Sie Eliminieren. Sie werden die beiden mächtigsten Worte in Sachen Produktivität entdecken und erfahren, wie Sie sie verwenden können, um die Zeiträuber in die Flucht zu schlagen, die Ihnen Ihre Stunden stehlen. Zweitens werden Sie Automatisieren. Hier werden Sie Zeit und Aufmerksamkeit zurückgewinnen, indem Sie Aufgaben mit geringem Impact ohne großen Aufwand nebenbei erledigen. Schließlich werden Sie Delegieren. Viele schrecken vor diesem Wort zurück, aber machen Sie sich keine Sorgen: Ich zeige Ihnen eine effektive Methode, mit der Sie sich Arbeit vom Hals schaffen und dennoch sicherstellen können, dass sie nach Ihren Standards erledigt wird.

Schritt 3: Handeln. Nachdem alles Unwesentliche weggelassen wurde, ist es nun Zeit zum Handeln. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Aufgaben mit hohem Impact in kürzerer Zeit und, was noch wichtiger ist, mit weniger Stress erledigen können.

Ihre erste Aufgabe hier besteht im Konzentrieren. Nutzen Sie drei verschiedene Aktivitätskategorien für sich und maximieren Sie so Ihren Fokus. Als nächstes werden Sie Organisieren. Damit meine ich, dass Sie lernen, Aufgaben so zu strukturieren, dass sie in Ihren Zeitplan passen. So halten Sie die Tyrannei der Dringlichkeiten in Schach. Zuletzt werden Sie Aktivieren, indem Sie Unterbrechungen und Ablenkungen beseitigen und Ihre einzigartigen Fähigkeiten und Fertigkeiten optimal zum Einsatz bringen.

Auf dem Weg werden Sie einige der Klienten kennenlernen, die ich gecoacht habe und die diese Lektionen in ihrem Leben umgesetzt haben. Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie das ebenfalls erreichen können. Jede der neun Aktionen endet mit Übungen, die Ihnen helfen, diese Schritte sofort in die Praxis umzusetzen. Lassen Sie diese Übungen nicht aus. Sie sind maßgeschneidert, um Ihnen zum Erfolg zu verhelfen. Die Tage, an denen Sie durch pausenlose Unterbrechungen und eine außer Kontrolle geratene To-do-Liste aus der Bahn geworfen wurden, sind gezählt. Die Nächte, in denen Sie nach einem anstrengenden Tag erschöpft im Bett lagen, ohne sich sicher sein zu können, tatsächlich etwas erreicht zu haben, sind vorbei.

Es ist an der Zeit, in Ihrem Leben den Reset-Knopf zu drücken und endlich ein System einzurichten, das es Ihnen ermöglicht, die Zeit und Energie zur Verwirklichung Ihrer wichtigsten Ziele zu finden – sowohl im Büro als auch in Ihrem Privatleben.

Können Sie sich das vorstellen? Können Sie sich einen Zustand vorstellen, in dem Sie die volle Kontrolle darüber haben, was Sie mit Ihrer Zeit anfangen, in dem Sie selbst entscheiden, wie Sie Ihre kostbare Energie einsetzen? Und Sie abends nach einem ausgefüllten und befriedigenden Tag noch voller Energie zu Bett gehen? Ich hoffe, das können Sie, denn diese Zeit wird kommen. Sie können tatsächlich mehr erreichen, indem Sie weniger tun. Machen Sie den ersten Schritt und entdecken Sie, wie das funktioniert.

ÜBERPRÜFEN SIE IHRE PRODUKTIVITÄT

Bevor wir anfangen, empfehle ich Ihnen, das „Free to Focus Productivity Assessment“ abzuschließen, falls Sie das noch nicht getan haben. Gehen Sie auf FreeToFocus.com/assessment (Anm. d. Verlags: Alle Inhalte auf der Website von Michael Hyatt sind nur in englischer Sprache verfügbar). Diese Free To Focus – Übungstools, auf die stellenweise verwiesen wird, sind rein optionale Hilfen, die zum Verständnis und für die Anwendung dieses Buchs nicht notwendig sind und übersprungen werden können. Es geht schnell und ist einfach und wichtig, eine Grundeinschätzung Ihrer aktuellen Produktivität zu erhalten. Machen Sie sich nicht selbst fertig, wenn Ihre Punktzahl niedrig ist. Deshalb haben Sie doch dieses Buch gekauft, oder nicht? Einiger Probleme sind Sie sich bereits bewusst – es macht also keinen Sinn, sie jetzt verbergen zu wollen. Wenn Sie andererseits eine hohe Punktzahl erreichen, glauben Sie nicht, dass Sie das Buch schon beiseitelegen können. Ganz gleich, wie gut Sie momentan schon sind: Für diejenigen, die sich ihrer Sache verschreiben, gibt es immer einen nächsten Level des Erfolgs. Ihren persönlichen Produktivitäts-Score erhalten Sie unter FreeToFocus.com/assessment.

SCHRITT 1
STOPP

1
Visionieren
Entscheiden Sie, was Sie wollen

„Würdest du mir bitte sagen, welchen Weg ich einschlagen muss?“

„Das hängt in beträchtlichem Maße davon ab, wohin du gehen willst.“

ALICE IM WUNDERLAND

Erinnern Sie sich an die Szene aus der amerikanischen Sitcom der 1950er-Jahre I Love Lucy, in der Lucy und Ethel in einer Schokoladenfabrik eingestellt werden? Ihre Aufgabe besteht darin, Pralinen einzupacken, die auf einem Fließband vorbeilaufen. Die Vorarbeiterin droht ihnen mit Entlassung, sollte ein einziges Stück unverpackt an ihnen vorbeirutschen. Die beiden legen einen guten Start hin, aber innerhalb von Sekunden rasen die Süßigkeiten nur so an ihnen vorbei. Lucy und Ethel beginnen, sie sich in den Mund zu stecken und füllen ihre Hüte mit dem Überschuss. Als der Ansturm schließlich aufhört, kommt die Vorarbeiterin, um ihre Arbeit zu inspizieren. Sie kann nicht sehen, dass Lucy und Ethel die unverpackten Süßigkeiten versteckt haben, sodass es so aussieht, als hätten sie ganze Arbeit geleistet. Und worin besteht ihre Belohnung? Die Vorarbeiterin lässt das Band noch schneller laufen.

Wohin mit all den zusätzlichen Aufgaben, Fragen und Aufträgen, mit denen wir auf der Arbeit überhäuft werden? Wenn wir es irgendwie schaffen, damit fertigzuwerden, ist unsere Belohnung wie bei Lucy und Ethel oft noch mehr Arbeit.

Fast jeder, den ich kenne, hat sich schon einmal gefühlt wie Lucy und Ethel, auch ich. Einigen von uns geht es die meiste Zeit so. Für uns sind es keine Pralinen, die an uns vorüberrasen. Es sind E-Mails, Texte, Telefonanrufe, Berichte, Präsentationen, Meetings, Termine – ein endloses Fließband voller neuer Dinge, die es zu tun, in Ordnung zu bringen oder zu überdenken gilt. Wir sind so produktiv, wie es nur geht, aber wir können eben nur ein gewisses Maß bewältigen.

Also schaufeln wir mit den zusätzlichen Aufgaben unsere Nächte voll und füllen unsere Wochenenden mit Projekten, die wir während der Arbeitswoche nicht fertigbekommen. All das stapelt sich auf unserem geistigen Fließband und erfordert geistige, emotionale und körperliche Energie. Deshalb beschäftigen wir uns mit Produktivitätstipps und Hacks – um Wege zu finden, bei jeder der Millionen Aufgaben, die unsere Aufmerksamkeit erfordern, ein paar Minuten einzusparen. Wenn wir jede einzelne Praline nur den Bruchteil einer Sekunde schneller einpacken, könnten wir vielleicht mithalten. Aber auch nur vielleicht. Für einige von uns funktioniert das. Aber es ist der falsche Ansatz, weil er sich nicht mit dem zugrunde liegenden Problem beschäftigt. Entweder es gelingt uns allzu gut, mit dem irrsinnigen Tempo zurechtzukommen oder wir werden von ihm begraben. So oder so, wir kommen nie zur Ruhe, um uns zu fragen, warum wir das denn überhaupt mitmachen.

Lassen Sie uns also endlich einmal innehalten und uns fragen: Was erwarten wir von unserer Produktivität? Was ist der Zweck? Welche Ziele verfolgen wir damit? Wahre Produktivität beginnt damit, dass wir uns darüber im Klaren sind, was wir wirklich wollen. In diesem Kapitel werde ich Ihnen helfen, Ihre eigene Vision von Produktivität zu formulieren, eine Vision, die nicht dazu führt, dass die Vorarbeiterin das Fließband noch schneller stellt, sondern eine, die für Sie funktioniert. Das ist wichtig. Denn wenn wir ehrlich sind, sind wir manchmal selbst die Vorarbeiterin. Auf der falschen Seite des Spiegels sind wir manchmal nicht Alice – wir sind die Rote Königin.

Um uns dem Kern des Problems zu nähern, werden wir drei Ziele in den Blick nehmen, die normalerweise mit Produktivität verfolgt werden. So viel vorweg: Die ersten beiden sind ziemlich weit verbreitet, funktionieren jedoch nur selten. Die dritte Variante jedoch kann Ihr Leben verändern.

Ziel 1: Effizienz

Wenn Sie irgendeinen Fremden nach dem Zweck von Produktivität fragen, werden Sie höchstwahrscheinlich irgendetwas mit Effizienz zu hören bekommen. Für gewöhnlich basiert das auf der Annahme, dass schnelleres Arbeiten von Natur aus besser sei. Das bringt uns aber leicht in Schwierigkeiten, weil ich glaube, dass die Leute nur schneller arbeiten, damit sie noch mehr Dinge in ihren ohnehin schon vollgepackten Tag hineinstopfen können.

Das Konzept der Produktivität entstand im späten 19. und frühen 20. Jahrhundert aus der Arbeit von Effizienzexperten wie Frederick Winslow Taylor. Taylor wandte auf Fabrikarbeiter einen ingenieurwissenschaftlichen Hintergrund an, um Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu finden – normalerweise durch die Reduzierung oder sogar völlige Eliminierung der Autonomie der Arbeiter. „Das System steht an erster Stelle“, sagte er, und es müsse von der Unternehmensleitung „durchgesetzt“ werden.¹ Taylor wies die Manager dazu an, die Methoden und Routinen der Arbeiter bis ins kleinste Detail vorzugeben und jegliche Verschwendung oder Verzögerung zu eliminieren. Der Taylorismus, wie sein Ansatz genannt wird, führte zu Ergebnissen. Die Fabriken konnten eine Effizienzsteigerung verbuchen, da die Arbeiter in kürzerer Zeit mehr Arbeit erledigen konnten. Aber das hatte seinen Preis: Indem er die Befugnisse und die Freiheit der Mitarbeiter einschränkte, verwandelte Taylor sie faktisch in Fertigungsroboter.

Taylor ist vor über 100 Jahren gestorben, aber wir versuchen noch immer, dem gleichen grundlegenden Effizienzmodell zu folgen: viele Stunden arbeiten und dabei so viele Aufgaben wie möglich so schnell wie möglich erledigen. Das Problem dabei ist, dass die meisten von uns keine Fabrikarbeiter sind; wir sind Wissensarbeiter. Wir werden eher wegen unserer geistigen Leistung als wegen unserer körperlichen Arbeitskraft eingestellt. Dadurch haben wir oft einen enormen zeitlichen Spielraum und verfügen über ein hohes Maß an Autonomie bei der Erledigung unserer täglichen Aufgaben. Während die Fabrikarbeiter des 20. Jahrhunderts tagein, tagaus die gleichen Aufgaben erledigten, stehen wir ständig vor neuen Herausforderungen, Chancen und Problemen. All diese Dinge erfordern ein immenses Maß an geistiger Energie – nicht nur, um tatsächlich Lösungen zu finden, sondern manchmal auch einfach nur, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Taylors Ziel bestand darin, Wege zu finden, um schneller zu arbeiten. Wenn man das auf eine wissensbasierte Wirtschaft anwendet, scheint die Arbeit jedoch nie zu enden. Es gibt immer eine neue Idee, die geprüft, oder ein Problem, das gelöst werden muss, und wenn wir gute Arbeit leisten und ein Projekt abschließen, werden wir belohnt durch – Sie haben es erraten – noch mehr Arbeit. Wir stecken im sprichwörtlichen Hamsterrad fest, laufen so schnell wir können, machen aber nie wirklich Fortschritte bei der Erledigung unserer ständig wachsenden Projekt- und Aufgabenlisten. Wir haben zu viel Angst davor, hoffnungslos zurückzufallen, sobald wir langsamer werden. Wenn wir versuchen, aus dem Rad auszusteigen, werden wir vielleicht nie wieder aufspringen können, also rennen wir einfach weiter. Was glauben Sie, warum die meisten Leute ihre Arbeits-E-Mails den ganzen Tag, die ganze Nacht und das ganze Wochenende über auf ihrem Handy abrufen – sogar im Urlaub? Weil sie Angst davor haben, dass die Mails sich über ein paar Stunden, einen Tag oder – Gott bewahre – eine ganze Woche anhäufen.

„Für mich hat Produktivität einfach bedeutet, mehr zu erledigen“, sagte Matt, einer meiner Coaching-Klienten. Als Gründer und CEO eines Multimillionen-Dollar-Unternehmens der Heizungs- und Sanitärbranche sagte er, er habe sich immer Gedanken darüber gemacht, wie er mehr erreichen könne. „Je mehr man erreicht, desto mehr Zeit hat man, um etwas anderes zu tun – einfach das Nächstbeste, was auftaucht. Wenn ich also mehr Zeit hatte, konnte ich mehr erreichen, was zu mehr Einkommen und noch mehr Projekten führte. Es geht immer um mehr.“

Zu Matts Geschichte kommen wir später zurück. Im Moment reicht es aus, festzuhalten, dass die wichtigste Frage nicht lautet: Kann ich diese Arbeit schneller, einfacher und billiger erledigen? Sondern: Soll ich diese Arbeit überhaupt machen? Heute ist die Klärung dieser Frage wichtiger denn je, da die Technologie uns einen nie dagewesenen Zugang zu Informationen, anderen Menschen und natürlich zu unserer Arbeit ermöglicht. Wir können jetzt arbeiten, wo und wann immer wir wollen. Unsere technologischen Wunderwerke haben die Sache nicht besser gemacht. Sie haben die Lage eher noch verschlimmert. Das Versprechen des Smartphones lautete, dass es uns die Arbeit erleichtern, die Effizienz verbessern und uns mehr Zeit geben würde, uns auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Aber hat Ihr Smartphone oder Tablet Ihnen wirklich auf magische Weise mehr freie Zeit verschafft? Ich wette, es hat genau das Gegenteil getan!

Theoretisch können wir heute effizienter sein als zu jedem anderen Zeitpunkt der Geschichte. Noch vor fünfzehn Jahren hätten es sich die meisten Menschen nicht träumen lassen, was wir mit den Supercomputern in unseren Taschen heute alles machen können. Mit unseren Telefonen können wir telefonieren, E-Mails versenden, Termine planen, Aufgaben verwalten, Videokonferenzen abhalten, Tabellenkalkulationen durchsehen, Dokumente erstellen, Berichte lesen, Kunden benachrichtigen, Reisen buchen, Material bestellen, Präsentationen erstellen und praktisch alles andere erledigen. Wir können Geschäfte zwischen Ampelphasen abschließen und Rechnungen überprüfen, während wir im Lebensmittelgeschäft Schlange stehen – und eigentlich müssen wir nicht einmal mehr in der Schlange stehen. Wir können diese Lebensmittel auch einfach über eine App bestellen.

Ich liebe Technik. Ich bin ein regelrechter Geek! Aber heute verstehe ich Technik viel besser als früher. Neue technische Lösungen ermöglichen es uns vielleicht, schneller zu arbeiten. Aber noch ausschlaggebender ist, dass diese Effizienz die Versuchung und Erwartung mit sich bringt, mehr zu arbeiten. Wir nutzen die ganze Zeit, die wir durch Effizienz-Hacks einsparen, um noch mehr Aufgaben in unsere Tage zu stopfen. Wir haben einen Weg gefunden, unsere eigenen Förderbänder zu beschleunigen, und jetzt ertrinken wir in Pralinen, ohne noch irgendwo einen Platz zu haben, um den Überschuss zu verstecken.

Ziel 2: Erfolg

Wenn Effizienz nicht das beste Ziel für unsere Produktivitätsbemühungen ist, wie steht es denn mit der Steigerung unseres Erfolgs?

Es scheint vernünftig anzunehmen, dass eine verbesserte Produktivität zu größerem Erfolg führt, oder? Nun, mehr oder weniger. Das Verfolgen irgendeiner vagen Vorstellung von Erfolg kann uns auch in Schwierigkeiten bringen. Das Problem ist, dass die meisten von uns sich nie die Zeit genommen haben zu definieren, was Erfolg bedeutet. Es ist, als würde man ein Rennen ohne Ziellinie laufen oder zu einer Flugreise aufbrechen, ohne zu wissen, wo wir überhaupt landen wollen. Wie können wir ohne ein klares Ziel jemals wissen, wann wir angekommen sind? Besonders problematisch ist das in Amerika, wo wir uns allzu oft vom Mythos des Mehr verführen lassen: Wir streben nach mehr Produkten, mehr Leistung, mehr Kunden und mehr Gewinn. Das ermöglicht es uns, mehr zu kaufen: mehr Häuser, mehr Spielzeug, teurere Urlaube, mehr Autos. Das wiederum kann zu noch mehr Arbeit, noch mehr Stress und letztendlich zu noch mehr Burn-out führen.

Roy ist ein weiterer meiner Coaching-Klienten. Er betreut landesweit die Kunden einer großen Holzfirma und das war genau sein Problem. „Gemessen an unserer Branche war ich ziemlich produktiv, aber ich konnte meine eigenen Ziele nicht erreichen und es ging nicht mehr weiter“, sagte er mir. „Ich war erschöpft, ausgelaugt und gestresst und erreichte trotz allem meine Ziele nicht. Also versuchte ich, noch härter zu arbeiten.“ Roy arbeitete bereits 70 Stunden pro Woche – manchmal sogar mehr – und er war der Meinung, das Einzige, was zum Erfolg führen könne, sei mehr Einsatz.

„Ich dachte, indem ich stur weiterkämpfe, würde ich auf die andere Seite gelangen, aber das stimmte einfach nicht. Ich dachte wirklich, durch mehr Zeiteinsatz und mehr Stunden würde ich meine Ziele erreichen, doch tatsächlich hat mich das nur weiter in Richtung Burn-out getrieben.“ Der emotionale Tribut, den er zahlte, wirkte sich zuerst in seiner Familie aus, dehnte sich dann aber auch auf die Arbeit selbst aus. Seine Fähigkeit als Teamplayer litt darunter. Er gab zu: „Ich war ausgelaugt, als ich den Tag begann und ausgelaugt, als ich ihn beendete.“

Das ist ein Teufelskreis und seinen Tribut fordert er nicht nur von Roy. Einer Gallup-Umfrage zufolge liegt die durchschnittliche Wochenarbeitszeit in den USA eher bei 50 als bei 40 Stunden. Und einer von fünf Amerikanern arbeitet 60 Stunden oder länger. Auch in Deutschland liegt laut einer Arbeitszeitbefragung der Bundesagentur für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) aus dem Jahr 2018 die durchschnittliche Arbeitszeit meist deutlich höher, als die vertraglich vereinbarte bzw. die gewünschte.² Man könnte meinen, es seien Arbeiter, die die längsten Schichten ableisten, aber nein: Es sind Fachkräfte und Büroangestellte, die am längsten arbeiten.³ In einer Studie unter 1.000 Fachkräften gaben fast 94 Prozent an, 50 oder mehr Stunden pro Woche zu arbeiten. Beinahe die Hälfte dieser Zahl arbeitete mehr als 65 Stunden. Nehmen Sie dazu lange Arbeitswege, familiäre Verpflichtungen und andere Erfordernisse, dann führen sogar geringfügig überfüllte Zeitpläne dazu, dass die Arbeit in die Freizeit hineinwuchert. Dieselbe Studie ergab, dass Berufstätige außerhalb des Büros etwa 20 bis 25 Stunden pro Woche damit verbringen, auf ihren Smartphones an arbeitsbezogener Kommunikation teilzunehmen.⁴

Wir leben in einer Zeit, die der deutsche Philosoph Josef Pieper als „totale Arbeitswelt“ bezeichnete, in der die Arbeit das Leben antreibt und nicht umgekehrt.⁵ Die Folgen sind wirklich deprimierend. Mehr als die Hälfte der Angestellten sagen, dass sie ausgebrannt sind, 40 Prozent arbeiten mindestens einmal im Monat am Wochenende, ein Viertel regelmäßig nach Feierabend und die Hälfte von ihnen gibt an, dass sie ihren Schreibtisch nicht einmal für eine Pause verlassen können.⁶ Als Kronos Incorporated and Future Workplace eine Befragung mit 600 Personalverantwortlichen durchführte, gaben 95 Prozent von ihnen an, dass die Überlastung ihre Bemühungen um die Mitarbeiterbindung untergrabe. Niedrige Löhne, lange Arbeitszeiten und hohe Arbeitsbelastungen nannten sie als die drei wichtigsten Ursachen.⁷ Es überrascht nicht, dass kürzlich eine globale Umfrage von Willis Towers Watson ergab, dass gestresste Mitarbeiter deutlich höhere Abwesenheits- und niedrigere Produktivitätsraten aufweisen als ihre glücklicheren und gesünderen Kollegen.⁸ Am ernüchterndsten sind Aussagen von Forschern, nach denen Stressfaktoren am Arbeitsplatz allein in den USA für mindestens 120.000 Todesfälle pro Jahr verantwortlich sind.⁹ Im Japan der 1970er-Jahre war das Problem so akut, dass die Japaner ein Wort dafür prägten: karoshi, „Tod durch Überarbeitung“.¹⁰

Offensichtlich machen wir etwas nicht richtig, wenn unser Ziel bei der Steigerung unserer Produktivität darin besteht, einem vagen Begriff von „Erfolg“ hinterherzulaufen. Krank, tot oder im Sterben klingt für mich nicht besonders erfolgreich. Wir sind keine Roboter. Wir brauchen Auszeit, Ruhe, Zeit mit der Familie, Freizeit, Spiel und Bewegung. Wir brauchen große Zeitblöcke, in denen wir nicht an die Arbeit denken, in der wir sie überhaupt nicht auf dem Schirm haben. Manchmal jedoch sorgt unser unerbittliches Streben nach „Erfolg“ dafür, dass wir immer dabeibleiben, immer engagiert sind und immer verfügbar. Das ist ein Rezept für den Misserfolg, sowohl für Sie als auch für Ihren Arbeitgeber. Ja, Erfolg ist ein starker Motivator – aber nur, wenn Sie auch wissen, was Erfolg für Sie wirklich bedeutet.

Ziel 3: Freiheit

Wenn es bei der Produktivität nicht vor allem darum geht, die Effizienz zu verbessern oder den Erfolg zu steigern, worin könnte dann das Ziel bestehen? Warum sollten wir uns die Mühe machen? Damit kommen wir zum wahren Antrieb und zur eigentlichen Grundlage von Setze deinen Fokus: Produktivität sollte Ihnen die Freiheit geben, das zu verfolgen, was Ihnen am wichtigsten ist. Das Ziel, der tatsächliche Antrieb, Ihrer Produktivität sollte Freiheit sein. Ich definiere Freiheit auf vier Arten.

1. Die Freiheit, sich zu fokussieren. Wenn Sie Ihren Zeitplan meistern, Ihre Effizienz und Ihren Output steigern und in Ihrem Leben mehr Raum für die Dinge schaffen wollen, die Ihnen wichtig sind, müssen Sie lernen, Ihren Fokus bewusst zu setzen. Ich spreche von der Fähigkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich ganz in die Arbeit zu versenken – und zwar die Art von Arbeit, die einen echten Impact hat und Sie wirklich voranbringt. Sie wollen, dass Ihre Arbeit echte Probleme löst und dass Sie am Abend genau wissen, was Sie erreicht haben und welche Fortschritte Sie im Hinblick auf Ihre Ziele gemacht haben.

Denken Sie an die letzten paar Wochen zurück. Wie viel Zeit stand Ihnen zur Verfügung, um sich wirklich auf Ihre Arbeit zu fokussieren? Sich hinzusetzen und eine Aufgabe mit absoluter Konzentration anzugehen: keine Ablenkungen, keine Anrufe, Texte oder E-Mails. Wo niemand vorbeikam, um hallo zu sagen oder Ihnen irgendeine Frage zu stellen, die Ihnen gerade herzlich egal war? Wenn es Ihnen so geht wie den meisten von uns, bezweifle ich, dass Sie in letzter Zeit viele solcher Momente erleben durften. Selbst wenn wir versuchen, uns zu verstecken, indem wir nicht im Büro arbeiten, sei es von zu Hause aus oder in einem Café – die ständige Erreichbarkeit über Smartphone und Computer lässt die Tür zu einer Million Ablenkungen offenstehen.

Wie wir bereits gesehen haben, wird der durchschnittliche Mitarbeiter alle drei Minuten abgelenkt. Später werden wir untersuchen, welche Auswirkungen jede dieser kleinen Unterbrechungen auf unseren Fokus hat. Hier schon einmal der Hinweis: Gut ist das nicht. Wenn Sie gerade festgestellt haben, dass Sie sich fast nie länger als drei Minuten auf eine Aufgabe konzentrieren, lassen Sie sich aber nicht entmutigen: Sie sind nicht allein damit. Dieses ganze System ist darauf ausgerichtet, Ihnen den Fokus zu geben, der Ihnen gerade noch fehlt. Vertrauen Sie mir – wir werden das schaffen!

2. Die Freiheit, wirklich da zu sein. Wie oft sind Sie ausgegangen und haben den Abend damit verbracht, über die Arbeit nachzudenken, zu reden oder sich Sorgen zu machen? Wie oft überprüfen Sie Ihre beruflichen E-Mails oder Nachrichten, wenn Sie mit Ihrer Familie oder Ihren Freunden unterwegs sind? Die Statistiken, die wir bereits gesehen haben, zeichnen ein ziemlich düsteres Bild unserer Fähigkeit, die Bürotür hinter uns zu schließen und uns auf unsere Beziehungen, unsere Gesundheit und unser persönliches Wohlbefinden zu konzentrieren. Selbst wenn wir technisch gesehen nicht arbeiten, schleppen wir immer noch all unsere ungelösten Aufgaben mit uns herum.

Wenn wir uns nicht von unseren Arbeitsverpflichtungen befreien können, sind wir auch nicht in der Lage, bei unserer Familie und unseren Freunden wirklich voll präsent zu sein oder uns die notwendige Auszeit zu nehmen. Das amerikanische Satiremagazin Onion persiflierte das Problem in einem Text mit der Überschrift „Mann, der gerade anfängt, sich zu amüsieren, erinnert sich plötzlich an seine ganzen Verantwortlichkeiten“. Der Mann, der an der Grillparty eines Freundes teilnahm, stand demzufolge „ganz kurz davor, auszuspannen“, erinnerte sich dann aber an E-Mails, die noch bearbeitet werden mussten, anstehende Termine für Projekte … und Telefonanrufe, die beantwortet werden mussten“. Nachdem er „kurz davor gewesen war, tatsächlich Spaß zu haben“, „bereitete er sich nun mental auf eine Präsentation vor“.¹¹ Wir lachen darüber, weil es so wahr ist.

An Effizienz, die mir nur mehr Zeit für noch mehr Arbeitsstunden gibt, oder an Erfolg, der mich zur Arbeit antreibt, wenn ich ausspannen sollte, bin ich nicht interessiert. Mir geht es um Produktivität, nicht um Effizienz, das heißt darum, mir so viel Raum zu schaffen, dass ich, wo immer ich auch bin, voll da sein kann. Wenn ich bei der Arbeit bin, bedeutet das, dass ich ganz bei der Arbeit bin. Wenn ich mit meiner Frau Gail zu Abend esse, bedeutet das, ich bin ganz bei ihr. Die Menschen, die mir in meinem Leben wichtig sind, verdienen das Allerbeste von mir, und ich möchte sie nicht enttäuschen, nur damit ich etwas zusätzliche Zeit und Energie in meine Arbeit stecken kann.

3. Die Freiheit, spontan sein zu dürfen. Für manche mag das albern klingen, aber ich habe in der Freiheit, spontan zu sein, immer einen hohen Wert gesehen. So viele von uns haben ihr Leben bis zur letzten Minute minutiös durchgeplant und wir tolerieren keine Unterbrechungen oder Abweichungen. Das klingt nicht gerade nach einer angenehmen Art, durchs Leben zu gehen. Stellen Sie sich stattdessen vor, Sie könnten alles fallen lassen, was Sie gerade tun, wenn jetzt Ihre Kinder oder Enkel hereinspazieren, um Hallo zu sagen. Diese Art von Spontanität entsteht nur, wenn Sie in Ihrem Leben für Spielraum sorgen – und der ist das Nebenprodukt echter Produktivität. Wenn Sie wissen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben im Griff haben und sich davor hüten, mehr zu übernehmen, als Sie bequem bewältigen können, werden Sie für sich die Freiheit zur Spontaneität entdecken.

4. Die Freiheit, nichts zu tun. Wir sind immer auf Sendung und betrachten dies als eine Tugend. Aber wie wir sehen werden, untergräbt unsere Always-On-Kultur tatsächlich unsere Produktivität. Und unsere Freude. Als Gail und ich die Toskana besuchten, entdeckten wir La dolce far niente – das süße Nichtstun. Normalerweise fühlen die Menschen sich eher schuldig, wenn sie nichts tun. Ich gebe zu, dass auch ich mich manchmal unproduktiv fühle, wenn ich gerade nichts zu tun habe. Aber genau darum geht es.

Unsere Gehirne sind nicht dafür gemacht, ununterbrochen zu arbeiten. In Leerlaufphasen fließen die Ideen von selbst, die Erinnerungen sortieren sich eigenständig und wir geben uns die Chance zur Entspannung. Wenn Sie darüber nachdenken, werden Sie feststellen, dass Ihnen die meisten Ihrer bahnbrechenden Ideen im Geschäfts- oder Privatleben dann einfallen, wenn Sie entspannt genug sind, um Ihre Gedanken schweifen zu lassen. Kreativität ist abhängig von Phasen des Abschaltens, was bedeutet, dass es ein Wettbewerbsvorteil ist, von Zeit zu Zeit nichts zu tun.

Die richtigen Dinge erledigen

Die Art von Freiheit, von der ich spreche, mag für Sie im Moment unvorstellbar sein, aber ich verspreche Ihnen, es ist kein Ding der Unmöglichkeit. Die erste Handlung auf dem Weg zur Befreiung Ihres Fokus besteht darin, sich über Ihr Ziel klar zu werden. Wir haben bereits festgestellt, dass das Ziel am besten darin bestehen sollte, sich freizumachen und sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen am wichtigsten ist. Wie ich bereits gesagt habe, geht es bei der Produktivität nicht darum, mehr Dinge zu erledigen – es geht darum, die richtigen Dinge zu tun. Darum geht es in diesem Buch – Ihnen zu helfen, mehr zu erreichen, indem Sie weniger tun.

Was bedeutet weniger? Der Rest dieses Buches wird sich mit dieser Frage beschäftigen. Aber im Grunde geht es darum, von den Aufgaben, die momentan Ihre Zeit in Anspruch nehmen, all diejenigen wegzulassen, für die Sie sich nicht leidenschaftlich interessieren, die Ihnen nicht wichtig sind und in denen Sie, wenn Sie ehrlich sind, nicht gut sind. Erstaunliche Dinge geschehen, wenn man anfängt, sich in erster Linie auf das zu konzentrieren, was man am besten kann und den Rest eliminiert oder delegiert. Im Ergebnis bedeutet das mehr Motivation, bessere Leistung, mehr Spielraum und echte Zufriedenheit in Arbeit und Privatleben.

Viel zu oft richten wir unser Leben nach unserer Arbeit aus. Das heißt, dass unsere Arbeit in der Mitte unseres Terminkalenders hockt wie ein Wal in einer Badewanne. Dann versuchen wir, noch alles andere in unserem Leben darum herumzuquetschen. Ich glaube, wir gehen das verkehrt an. Wir sollten zuerst unser Leben gestalten und dann unsere Arbeit auf unsere Lebensziele zuschneiden. Das ist nicht weit hergeholt. Ich arbeite jedes Jahr mit Hunderten von Unternehmern und Führungskräften zusammen, die das so machen und höre von Tausenden mehr, die sich in diese Richtung bewegen. Im Ergebnis leisten sie nicht nur bessere Arbeit, sondern sind auch zufriedener in allen Bereichen.

Aus diesem Grund experimentieren Unternehmen, darunter auch Großkonzerne, mit Arbeitszeitverkürzungen und einer Ausweitung der Mitarbeiter-Selbstbestimmung. Und das zahlt sich aus. In einem Toyota-Werk in Schweden wurden die Schichten auf sechs Stunden reduziert. Die Mitarbeiter waren nicht nur in der Lage, in sechs Stunden die gleiche Menge Arbeit zu erledigen, für die zuvor acht Stunden benötigt wurden. Sie waren auch zufriedener, die Fluktuation sank und die Gewinne stiegen.¹²

Wir wissen das schon seit langem. Henry Ford machte Ford Motors 1926 zu einem der ersten Unternehmen in den USA, das von der Sechs-Tage-Woche auf das Fünf-Tage-Vierzig-Stunden-Modell umstieg, mit dem wir heute so vertraut sind. Damals erschien es den Wirtschaftsanalysten verrückt, aber Ford war ein Visionär. Sein Sohn und Ford-Motors-Präsident Edsel Ford erklärte gegenüber der New York Times: „Jeder Mann braucht mehr als einen Tag in der Woche für Ruhe und Erholung. … Wir sind der Meinung, dass jeder Mann mehr Zeit für seine Familie haben sollte, um richtig zu leben.“¹³

Natürlich haben diese Veränderungen einen positiven Einfluss auf die Arbeitsmoral bei Ford Motors gehabt. Viele waren aber überrascht über die Auswirkungen auf den Erfolg des Unternehmens. Die Produktivität schnellte in die Höhe. Die Fabrikarbeiter entwickelten eine neue Wertschätzung für ihr Unternehmen und hatten mehr Energie für ihre Arbeit. Am Ende produzierten die Beschäftigten mit ihrer auf 40 Stunden pro Woche verkürzten Arbeitszeit und den komplett freien Wochenenden tatsächlich mehr, indem sie weniger arbeiteten, was Ford Motors in noch größere Höhen aufsteigen ließ.¹⁴

Was ist Ihre Vision?

Warum beginnen wir damit, die Zielsetzungen hinter unserer Produktivität zu hinterfragen? Weil Tipps, Hacks und Apps allein das grundlegende Problem nicht lösen werden. Der Kern der Problematik liegt in uns selbst und ist etwas, womit wir seit Jahrhunderten zu kämpfen haben. Basilius der Große, Bischof von Caesarea in der heutigen Türkei, hat sich bereits im vierten Jahrhundert damit befasst. „Ich habe zwar mein Leben in der Stadt hinter mir gelassen“, sagte er, nachdem er in ein Kloster gegangen war, „aber bisher konnte ich mich noch nicht selbst zurücklassen“. Basilius verglich das mit einem Menschen, der auf einem großen Schiff seekrank wird und versucht, Erleichterung zu finden, indem er auf ein kleines Beiboot überwechselt. Das funktioniert aber nicht. Seine Seekrankheit wird mit ihm in das Boot steigen. Das Problem, so Basilius, ist folgendes: „Wir tragen unsere Beschwerden in uns und daher können wir von ihnen nirgendwo frei sein.“¹⁵

Für die meisten von uns sind glänzende neue Produktivitätslösungen so etwas wie das Beiboot für den seekranken Mann. Endlich Erleichterung! Helfen werden sie indes nicht. Wir glauben, unsere Probleme lösen zu können, indem wir auf eine neue App oder ein neues Gerät umsteigen, aber unsere Kernprobleme nehmen wir einfach mit. Um etwas wirklich anders und besser zu tun, müssen wir Produktivität völlig neu denken. Wenn wir als Hauptziel nach mehr Effizienz oder Erfolg streben, werden wir scheitern. Produktivität sollte Ihnen am Ende mehr Zeit zurückgeben und Ihnen nicht noch mehr abverlangen.

Die produktivsten unter meinen Klienten verfolgen das dritte Ziel: Freiheit. Außerdem haben sie eine bestimmte Vorstellung davon, was das für ihr Leben bedeutet. Sie haben ein Bild davon, wie ihr Leben aussehen soll, bevor sie versuchen, ihre Arbeit in dieses Bild einzupassen. Sie wissen, wo sie hinwollen. Wichtig daran ist zu wissen, dass sie keine besonderen Kräfte haben, über die Sie nicht verfügen. Sie haben die Macht, ihre eigenen Entscheidungen umzusetzen, aber die haben Sie auch. Sie haben die Wahl. Also, was darf es sein? Das Ergebnis sieht bei jedem anders aus, aber ich hoffe, dass ich Sie dazu bringen kann, eine Vision dessen zu formulieren, was durch weniger, produktivere Arbeitsstunden für Sie möglich werden soll. Was werden Sie mit der zusätzlichen Zeit anfangen, die Ihnen für Ihr Leben zur Verfügung stehen wird?

Fragen Sie sich, was Sie wollen: Wie viele Stunden wollen Sie arbeiten, wie viele Punkte wollen Sie auf Ihrer Aufgabenliste haben, wie viele Nächte und Wochenenden möchten Sie arbeiten? Worauf möchten Sie Ihren Fokus legen? Vielleicht möchten Sie sich mehr Zeit für die Art von Arbeit nehmen, die echte Ergebnisse bringt. Daran ist nichts auszusetzen, wenn es wirklich das ist, was Sie wollen. Oder vielleicht wollen Sie sich mehr Zeit für andere Lebensbereiche nehmen, wie Spiritualität, intellektuelle Aktivitäten, Familie, Freunde, Hobbys, Gemeinschaft oder auch etwas völlig anderes. Es liegt ganz bei Ihnen: Niemand sonst kann – oder sollte – Ihnen sagen, was Ihnen wichtig ist. Wenn Sie es einmal herausgefunden haben, halten Sie das Warum um jeden Preis fest. Es wird der Stern sein, der Ihr Schiff durch diese aufregende Reise führt; ohne ihn werden Sie von Ihrem Weg abkommen. Das ist es, was Produktivität Ihnen gibt: die Freiheit zu wählen, worauf Sie Ihre Zeit und Energie konzentrieren wollen.

Sobald Sie die folgende Übung zur Zielfindung abgeschlossen haben, sind Sie bereit für das nächste Kapitel. Dort werden Sie die Möglichkeit haben, zu evaluieren, wie weit Sie bereits auf dem Weg zur Verwirklichung Ihrer Vision gekommen sind und wohin Sie von hieraus gehen wollen.

ENTWICKELN SIE IHRE EIGENE PRODUKTIVITÄTSVISION

Die Formulierung einer neuen Vision für Ihr Leben wird Ihnen einiges an ernsthafter Überlegung abverlangen. Sie müssen in der Lage sein, sich das Ziel deutlich vorzustellen und sich kristallklar vor Augen zu halten, wie Ihr Leben aussehen soll und warum das für Sie wichtig ist. Um anzufangen, füllen Sie die Produktivitätsvision unter FreeToFocus.com/tools aus. Beginnen Sie damit, zu definieren, was Sie mit Ihrer Produktivität erreichen möchten. Dann brechen Sie dieses Ideal auf ein paar aussagekräftige, einprägsame Worte herunter. Abschließend führen Sie sich vor Augen, was auf dem Spiel steht, indem Sie genau umreißen, was Sie gewinnen können, wenn Sie diese Vision umsetzen, und was Sie verlieren, wenn Sie es nicht schaffen.

Denken Sie daran, dass dies eine Vision dessen ist, wie Ihr Leben aussehen könnte. Wahrscheinlich haben Sie heute nicht die Mittel, um Ihre Vision vollständig zu verwirklichen, aber lassen Sie sich deshalb nicht vom Träumen abhalten. Setze deinen Fokus soll Ihnen dabei helfen, Fortschritte in Richtung Ihres Ziels zu machen, und Sie werden nie wirklich vorankommen, wenn Sie nicht wissen, wohin Sie gehen.

2
Evaluieren
Legen Sie Ihren Kurs fest

Jeder landet in seinem Leben irgendwo. Einige wenige landen dort mit Absicht.

ANDY STANLEY

Bevor ich mein eigenes Unternehmen gegründet habe, hatte ich die Ehre, als CEO bei Thomas Nelson Publishers zu arbeiten. Das war eine wunderbare Gelegenheit und das Ergebnis jahrelanger Vorarbeit. Jahre bevor ich als CEO die Zügel in die Hand nahm, war ich als Mitherausgeber der stellvertretende Leiter einer Abteilung. Im Juli 2000 kündigte mein Chef plötzlich und ich wurde gebeten, seinen Posten zu übernehmen. Das machte mich zum Geschäftsleiter von Nelson Books, einer der Verlagsabteilungen von Thomas Nelson.

Als Mitherausgeber hatte ich bereits das Gefühl gehabt, dass mit unserer Abteilung etwas nicht stimmte. Ich war aber nicht auf das vorbereitet, was ich herausfand, als ich das Ruder übernahm. Unser Bereich war offenbar eine Katastrophe. Thomas Nelson hatte damals 14 verschiedene Abteilungen und ich stellte fest, dass die Abteilung, die ich leitete, die am wenigsten profitable von allen war. Das Schlusslicht. „Wenig profitabel“ ist in der Tat noch eine harmlose Art, das auszudrücken. In der Tat hatten wir im Vorjahr rote Zahlen geschrieben. Leute in anderen Teilen der Organisation murrten darüber, wie wir die gesamte Firma herunterwirtschafteten. Es musste sich schnellstens etwas ändern.

Ich hatte zwei Ziele. Erstens wollte ich mir vollkommen klar darüber werden, wo wir standen – ganz gleich, wie düster es aussah. Zweitens wollte ich eine überzeugende Vision entwickeln, die ich dem entgegensetzen wollte. Ich war zuversichtlich, dass mein Team und ich, sobald die Anfangs- und Endpunkte klar waren, in der Lage sein würden, einen Kurs festzulegen, um von dem Startpunkt, an dem wir standen, dorthin zu gelangen, wo wir hinwollten. Und ob Sie es glauben oder nicht, genauso ist es auch passiert.

Ich dachte, es würde drei Jahre dauern, meine ursprüngliche Vision zu verwirklichen. Stattdessen schafften wir die komplette Wende in nur 18 Monaten. Auf dem Weg dorthin übertrafen wir unsere Vision in fast jedem Aspekt. Und so wurde die gerade noch marode Abteilung Nelson Books in den nächsten sechs Jahren zur am schnellsten wachsenden, profitabelsten Abteilung von Thomas Nelson. Wir wurden vom Schlusslicht zum Spitzenreiter. Und zwar nicht etwa, weil wir eine großartige Geschäftsstrategie gehabt hätten. Es geschah, weil wir eine klare Vorstellung davon hatten, wohin wir wollten, und weil wir ehrlich waren in Bezug auf unseren Startpunkt. Und jetzt sind Sie an der Reihe.

Die Schnittmenge aus Leidenschaft und Können

In Kapitel 1 haben Sie damit begonnen, Ihr Ziel festzulegen. Wenn Sie die Übung „Produktivitätsvision“ abgeschlossen haben, dann haben Sie bereits eine überzeugende Vision für sich selbst entwickelt. (Wenn Sie sie noch nicht durchgeführt haben, empfehle ich Ihnen, jetzt mit dem Lesen aufzuhören und sie zu beenden. Die Kapitel und Übungen bauen aufeinander auf, Sie können es sich also nicht leisten, eine zu überspringen).

Wenn Sie nun wissen, wohin Sie gehen wollen, müssen Sie herausfinden, wo Sie jetzt gerade stehen. Dazu benötigen Sie eine besondere Art von Kompass – den Freiheitskompass. Dieses Werkzeug, das wir im weiteren Verlauf des Buches verwenden, wird Ihnen als Maßstab der Produktivität dienen. Der Kompass wird immer da sein, um Sie daran zu hindern, in die falsche Richtung zu laufen. Außerdem wird er Ihnen helfen, Aufgaben, Aktivitäten und Möglichkeiten anhand von zwei Schlüsselkriterien zu beurteilen: Leidenschaft und Können. Wenn Sie ein Gefühl für diese beiden Dinge entwickeln, wird das Ihr gesamtes Verständnis von Produktivität revolutionieren. Bei einer Aufgabe, die Sie regelmäßig zu erledigen haben, reicht es nicht aus, entweder leidenschaftlich oder kompetent zu sein. Sie müssen beides sein, sonst werden Ihre Energie und Leistung darunter leiden.

Mit Leidenschaft meine ich die Arbeit, die Sie lieben, Arbeit, die Sie antreibt. Gab es jemals eine Zeit in Ihrem Leben, in der Sie so gern an etwas gearbeitet haben, dass Sie dachten: ich kann nicht glauben, dass sie mir dafür auch noch Geld bezahlen? Falls ja, dann wissen Sie, wie sich Leidenschaft anfühlt. Sie sind in der Lage, viele Dinge zu tun, aber am motiviertesten und zufriedensten sind Sie, wenn Sie Dinge tun, die Sie lieben. Wenn man seine Arbeit nicht liebt, ist es anstrengend, an ihr festzuhalten.

Kompetenz ist etwas ganz anderes. Kompetenz bezieht sich nicht darauf, wie viel Freude Ihnen etwas bereitet. Sie gibt an, wie gut Sie etwas können. Wahrscheinlich gibt es etwas, das Sie leidenschaftlich gern tun, aber wenn Sie nicht besonders gut darin sind, wird Sie tatsächlich niemand dafür bezahlen. Ich lebe in Nashville, Tennessee – ich könnte auch sagen in der „Music City“, USA, denn Nashville ist das Zentrum der kommerziellen Countrymusik. Hier wimmelt es von Musikern. Aber die meisten sind nicht in der Musikbranche tätig – sie arbeiten als Kellner. Ich bin sicher, dass sie sich leidenschaftlich für Musik interessieren, sonst würden sie sich nicht die Mühe machen. Ich bin sicher, dass die meisten von ihnen auch ziemlich gut ausgebildet sind. In jeder anderen Stadt des Landes könnten sie lokale Berühmtheiten sein. Aber hier in Nashville ist das eine ganz andere Liga. Um es hier zu schaffen, reicht es nicht, ein ganz passabler Musiker zu sein: Hier muss man schon herausragen, um aufzufallen.

Viele Menschen verwechseln Kompetenz mit Eignung, aber das ist nicht dasselbe. Eignung ist eine Fähigkeit oder ein Talent, etwas zu tun. Kompetenz ist etwas mehr. Kompetenz bedeutet, dass man nicht nur etwas beherrscht, sondern dass man damit auch Ergebnisse erzielt, die andere Menschen messen und belohnen können. Bei Führungskräften und Unternehmern geht es dabei meist um Einnahmen, Gewinne und andere Finanzkennzahlen. Bei Musikern können es Downloads, Verkäufe, Menschenmengen oder Auszeichnungen sein. Eignung bedeutet allein Fähigkeit, während Kompetenz Fähigkeit plus Leistung ist. Was die Welt belohnt, ist das, was Sie ihr bieten. Ganz gleich, wie talentiert Sie sind –, wenn Sie in einem bestimmten Bereich keinen Beitrag leisten, sind Sie nicht wirklich kompetent.

Mit Leidenschaft meine ich Arbeit, die Sie lieben, die Sie antreibt und beflügelt

Vier Produktivitätszonen

Nun, da wir diese Begriffe geklärt haben, lassen Sie uns einen Blick auf die Funktionsweise des Freiheitskompasses werfen. Stellen Sie sich ein Koordinatensystem vor, bei dem Kompetenz die x-Achse und Leidenschaft die y-Achse bildet. Diese beiden Kriterien werden Ihnen helfen, vier verschiedene Zonen zu identifizieren, innerhalb derer Sie für gewöhnlich arbeiten. Noch bevor wir fertig sind, werden Sie viel besser verstehen, warum bestimmte Tätigkeiten den Tag wie im Flug vergehen lassen und bei anderen die Stunden jämmerlich dahinkriechen. Wir werden die vier Zonen in umgekehrter Reihenfolge durchgehen, sodass Sie den Fortschritt erkennen können, und wir beginnen mit der Zone, die wir alle hassen.

Zone 4: Schinderei: Die Schinderei-Zone besteht aus Aufgaben, für die Sie weder Leidenschaft noch Kompetenz aufbringen. Im Grunde sind das die Dinge, die Sie hassen und in denen Sie auch überhaupt nicht gut sind. Das ist die schlimmste Art von Arbeit für Sie. Es ist eine echte Schinderei.

In meine persönliche Schinderei-Zone fallen Dinge wie Spesenabrechnungen, das Beantworten von E-Mails und die Buchung von Reisen. Ich habe in diesen Dingen null Leidenschaft und null Können, sodass die Beschäftigung damit für mich eine lästige Pflichtübung ist. Diese Aufgaben dauern länger, als sie sollten, und das Endergebnis besteht in einer Menge vergeudeter Zeit. Warum ist die Zeit vergeudet? Weil ich meine Zeit und Energie viel besser und produktiver nutzen könnte, würde ich mich auf andere Dinge fokussieren, auf Dinge, bei denen ich einen echten Beitrag leisten könnte. Ich werde nie gut darin sein, Reisen zu buchen, und ich will auch nie gut darin werden, Reisen zu buchen. Warum sollte ich mich also dazu zwingen, es zu tun?

Leidenschaft und Kompetenz bilden ein Raster, das hilfreich bei der Bewertung unserer Aufgaben ist. Wenn Leidenschaft und Kompetenz für bestimmte Aufgaben hoch sind, ist das die Art von Arbeit, die Sie tun sollten. Wenn beide niedrig sind, fühlen sich die Aufgaben wie Schinderei an.

Denken Sie daran, dass etwas, nur weil es in Ihre Schinderei-Zone fällt, nicht für jeden eine Schinderei sein muss. Die Aufgaben sind nicht an sich schlecht – es sind nur eben Dinge, für die Sie persönlich keine Leidenschaft und Kompetenz aufbringen. Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt viele Menschen auf der Welt, die genau die Dinge lieben, die Sie hassen und umgekehrt. Ohne eine solche Arbeitsteilung würde unsere komplexe Wirtschaft nicht funktionieren.

Zone 3: Desinteresse: Diese Zone besteht aus Aufgaben, die Sie zwar beherrschen, aber nicht sonderlich gern tun. Sicher, Sie können das – vielleicht besser als jeder andere in Ihrer Umgebung –, aber es zehrt an Ihrer Energie. Warum? Weil Sie keine Leidenschaft dafür haben. Offen gesagt ist es Ihnen egal und Sie langweilen sich damit. Die meisten von uns neigen von Natur aus dazu, Aufgaben in der Zone der Schinderei zu vermeiden. Wir bleiben aber oft in einem Trott stecken, indem wir Aktivitäten in der Desinteresse-Zone durchführen, nur weil wir sie können.

Das ist etwas, das ich nur zu gut kenne. Ich erwähnte bereits, dass ich einige Erfahrung im Verlagswesen habe. Vor langer Zeit bin ich in das Geschäft eingestiegen, weil ich Bücher schon immer liebte. Der große Motivationsredner Charlie „Tremendous“ Jones pflegte zu sagen: „Sie werden in fünf Jahren dieselbe Person sein wie heute, abgesehen von den Menschen, die Sie treffen, und den Büchern, die Sie lesen.“ Ich kann dieser Aussage nur zustimmen. Tatsächlich war jede bedeutende Wachstumsphase in meinem Leben das direkte Ergebnis entweder einer Person, die ich traf, oder eines Buches, das ich las. Diese Leidenschaft ist es, die mich zum Publizieren getrieben hat, und ich habe mich in jeder meiner Positionen weitergebildet, als ich die Karriereleiter des Unternehmens hinaufkletterte. Doch je höher ich aufstieg, desto weniger war ich an der Herstellung von Büchern beteiligt.

Jede Beförderung führte mich ein wenig weiter fort von den Büchern und etwas mehr hin zu Verwaltungstätigkeiten. Zu der Zeit, als ich CEO wurde, drehte sich meine Arbeit hauptsächlich um Finanzen. Ich habe eine natürliche Begabung für Finanzwesen und schließlich entwickelte ich auch eine gewisse Kompetenz darin. Meine Leidenschaft währte jedoch nicht über die anfängliche Phase des Erlernens und Verstehens hinaus. Unterm Strich hat mich das zu Tode gelangweilt. Das Problem bestand darin, dass ich dafür bezahlt wurde, genau das zu tun. Das zu erkennen war eine der Schlüsselerfahrungen, die mich dazu veranlassten, meine Position zu verlassen und meine Energie wieder auf meine ursprüngliche Leidenschaft und die Entwicklung von Inhalten zu konzentrieren. Von so vielen Menschen habe ich ähnliche Geschichten zu hören bekommen. Wenn wir nicht aufpassen, können wir für Jahre, vielleicht Jahrzehnte, in der Desinteresse-Zone steckenbleiben, einfach weil dadurch die Rechnungen bezahlt werden.

Zone 2: Ablenkung. In dieser Zone beginnt das Leben schon viel erträglicher zu werden. Die Ablenkungszone besteht aus Dingen, die Sie leidenschaftlich gern tun, leider aber nur wenig beherrschen. Das bedeutet, diese Aktivitäten entziehen keine Energie und Sie genießen sie, aber wenn Sie nicht aufpassen, können sie zu massiven Zeitverlusten führen. Das Problem ist, dass Sie darin nicht kompetent sind, was Sie daran hindert, in diesen Bereichen wirklich etwas zu leisten.

Hier liegt das Problem mit der Zone der Ablenkung: Ihre Leidenschaft kann zwar über Ihren Mangel an Kompetenz hinwegtäuschen – aber nur Sie selbst. Andere Leute können besser beurteilen, ob wir in etwas kompetent sind oder nicht. Das bedeutet, dass wir unter Umständen als letzte erfahren, dass wir enorm viel Zeit damit verschwendet haben, unterdurchschnittliche Arbeit für etwas zu leisten, das uns Spaß macht.

Das betrifft nicht nur mittelprächtige Musiker in Nashville. Da gibt es zum Beispiel den Finanzvorstand, der nicht aufhören kann, sich in das Marketing einzumischen. Oder der Verkäufer, der beim Grafikdesign mitmischen will. Oder der Manager, der lieber die Arbeit des Teams erledigt als das Team zu führen. Wenn solche Bemühungen nicht durch andere Menschen (zum Beispiel Kollegen, Kunden, Klienten, Vorgesetzte, ein Publikum, den Markt) als wirklich besonders wertvoll eingestuft werden, dann handelt es sich um Aktivitäten in der Ablenkungszone. Wenn wir Aufgaben identifizieren, die in unsere Ablenkungszone fallen, müssen wir schonungslos mit uns selbst umgehen, denn wir müssen uns eingestehen, dass wir Dinge tun, die wir zwar mögen, die wir aber dennoch eher nicht tun sollten.

Zone 1: Die Wunschzone. In der Wunschzone fallen Ihre Leidenschaft und Ihre Kompetenz zusammen. Hier können Sie Ihre einzigartigen Gaben und Fähigkeiten entfalten, um Ihren wichtigsten Beitrag für Ihr Unternehmen, Ihre Familie, Ihre Gemeinschaft und vielleicht für die ganze Welt zu leisten. Wenn Freiheit Ihr Ziel ist – hier werden Sie sie finden. Der Rest des Buches wird sich darauf konzentrieren, Sie in Ihre Wunschzone zu bekommen und Ihnen zu helfen, im Lauf der Wochen so viel Zeit wie möglich dort zu verbringen.

Wenn Sie in Ihrer Wunschzone arbeiten, hat das einen tiefgreifenden Einfluss auf Ihre persönliche Produktivität. Mehr noch ist es der beste Weg, den ich kenne, um bei der Arbeit und auch sonst im Leben erfolgreich zu sein, denn Sie werden in kürzerer Zeit mehr Arbeit mit größerem Impact leisten, was wiederum Spielraum für andere Lebensbereiche schafft – Familie, Freunde und so weiter. Für meinen Klienten Roy, den wir im letzten Kapitel kennengelernt haben, war das ein Schlüsselerlebnis: „Mich auf meine Wunschzone zu konzentrieren und alles andere wegzulassen, war für mich eine große Sache“, berichtete er mir. „Die Erkenntnis, dass es in Ordnung ist, alles zu delegieren – und ich meine wirklich alles –, was nicht in meiner Wunschzone liegt, war eines der befreiendsten Erlebnisse, die ich je hatte.“

Indem er die Arbeit außerhalb seiner Wunschzone delegierte, reduzierte Roy seine Arbeitszeit in seinem Hauptjob von 70 auf 40 Stunden pro Woche. Ich sage „Hauptjob“, weil er heute weitere zehn Stunden pro Woche für zwei Herzensprojekte arbeitet, die er mit seiner Familie hochgezogen hat. Bevor er sich dazu entschied, nur noch Dinge zu tun, für die er sowohl die Leidenschaft als auch die nötige Kompetenz aufbrachte, hatte er für derlei Extras keine Zeit. Jeder Spielraum wurde durch die Verrichtung von Aufgaben mit geringer Wirkung verschlungen, die seine Energie aufzehrten und seine Effektivität untergruben.

Eine andere Klientin, Rene, berichtete eine ähnliche Geschichte. Renes Firma kauft und verkauft Privatjets. Bevor sie die vier Zonen entdeckte, verlief ihr Leben „in einem Hamsterrad … ich arbeitete die ganze Zeit“. Das Verständnis der Verbindung von Leidenschaft und Können war der Schlüssel, um der Tretmühle zu entkommen. „So konnte ich es mir erlauben, mich auf die Tätigkeiten in meiner Wunschzone zu konzentrieren, und das ermöglichte es mir, wirklich zu sagen: ‚Ich muss nicht andauernd beschäftigt sein. Ich kann Zeit haben, um auch einfach einmal gründlich nachzudenken und an den Dingen zu arbeiten, die mir am wichtigsten sind.‘“ Die Auswirkungen waren für Rene sofort spürbar. Sie verkürzte ihre Wochenstunden von 60 auf 30. Aber dadurch habe sie noch mehr gewonnen: „Ich lasse mich nicht mehr von Dingen ablenken, die nicht wichtig sind. So habe ich wirklich mein ganzes Leben zurückerobert.“

Mariel führt eine Steuerkanzlei und fand sich, wie viele von uns, in der Situation wieder, dass die Arbeit in jeden Winkel ihres Lebens vordrang. Als wir anfingen zusammenzuarbeiten, arbeitete sie regelmäßig 60 bis 70 Stunden pro Woche und nahm die Arbeit immer mit in den Urlaub. „Ich bin in einem Familienunternehmen großgeworden“, erklärte sie. „Überstunden zu machen und die ganze Zeit zu arbeiten, war etwas, an das ich gewöhnt war, und ich liebte die Arbeit.“

Aber sie stellte fest, dass manche Tätigkeiten einen größeren Impact hatten als andere. „Was am meisten Eindruck auf mich gemacht hat“, sagte sie, „war, mich durch meine Zonen zu arbeiten und herauszufinden, was für mich uninteressant oder Schinderei ist und wo wirklich meine Wunschtätigkeiten liegen.“ Sobald sie ein klares Gefühl dafür gewonnen hatte, war sie in der Lage, Aufgaben außerhalb ihrer Wunschzone zu eliminieren, zu automatisieren und zu delegieren (mehr dazu in Schritt 2).

Mariel verkürzte so nicht nur ihre Arbeitszeit um 30 Stunden pro Woche; während sie weniger arbeitete, wuchs ihr Business. Dasselbe gilt für Roy und Rene. Tatsächlich ist das bei allen so, die ich kenne und die in der Schnittmenge von größter Leidenschaft und höchstmöglicher Kompetenz arbeiten.

Zone X: Die Entwicklungszone. Es gibt eine fünfte Zone, die keinen festen Platz in unserem Raster hat. Ich nenne sie die Entwicklungszone. In ihr liegen Tätigkeiten außerhalb der Wunschzone, die sich aber möglicherweise auf diese zubewegen. Vielleicht haben Sie in etwas viel Kompetenz und wenig Leidenschaft, sind aber gerade dabei, Leidenschaft dafür zu entwickeln. Oder es verhält sich anders herum und Sie bauen gerade Ihre Fähigkeiten aus. Es ist wichtig, diese Entwicklungsmöglichkeiten im Auge zu behalten, denn unsere Erfahrung wirkt sich sowohl auf unsere Kompetenz als auch auf unsere Leidenschaft aus.

Wir kommen nicht mit einer Standardkonfiguration zur Welt, sodass wir von Natur aus Leidenschaft oder Kompetenz für etwas mitbringen und das war‘s. Vielmehr beginnen wir alle mit Neugierde, Interesse und möglicherweise einem unausgebildeten Talent für das eine oder andere. Zeit und Übung spielen eine Rolle dabei, in welche Zone eine Aufgabe fällt, und diese Aufgabe kann auch wandern, je nachdem, wie wir uns im Verhältnis zu ihr entwickeln. Mit anderen Worten: Leidenschaft und Können sind das Ergebnis unserer persönlichen und beruflichen Entwicklung.

Viele Aufgaben in meiner heutigen Wunschzone sind aus der Entwicklungszone dorthin gewandert. Das trifft auf viele Menschen zu. Als meine Tochter Megan Hyatt Miller anfing, für mich zu arbeiten, hatte sie keinerlei Leidenschaft für Finanzanalysen. In den Bereichen Branding und Marketing glänzte sie, aber Tabellenkalkulationen und Hochrechnungen waren mühsam. Weder hatte sie Begeisterung dafür noch konnte sie es besonders gut. Sie war jedoch bereit zu lernen und besaß eine gewisse Begabung. Mit der Zeit und durch Übung entwickelte sie echte Kompetenz. Und das war noch nicht alles. Als Megan ihre Fähigkeiten entwickelte, wuchs auch ihre Leidenschaft. Forschungen des Psychologen Anders Ericsson von der Florida State University und anderer zeigen, dass das Erlernen und schließlich das Beherrschen von Fähigkeiten die Freude an einer Aufgabe beeinflussen können. Ich sage „können“, weil das nicht immer so ist; als CEO konnte ich mich in einem Raum voller Banker durchaus behaupten, aber ich habe das selten genossen. Manchmal jedoch macht Übung nicht nur den Meister, sondern auch Freude.¹ Und daran merken wir, dass eine Aufgabe von einer Zone in eine andere gewandert ist.

Das Mindset, also unsere generelle Einstellung zu Dingen, ist ein weiterer Aspekt, der beeinflusst, ob sich Tätigkeiten in unsere Wunschzone verlagern. Megan denkt visionär und ist auf die Zukunft ausgerichtet. „Futuristisch“ ist ihre Stärke Nummer eins.² Zum Teil wurde Megans wachsendes Interesse an den Zahlen davon genährt, wie eng diese mit den Unternehmenszielen und -strategien zusammenhingen. „Finanzielle Kennzahlen zeigen uns, wie gut wir unsere Vision umsetzen“, sagte sie mir. „Darin liegt ihre praktische Relevanz.“ Heute sind Finanzmodelle, Cashflow-Projektionen und Budgetierung auf höchster Ebene allesamt Aktivitäten in Megans Wunschzone, die heute für MH & Co. als CEO tätig ist.

Manchmal wissen wir von vornherein, dass eine bestimmte Aufgabe nicht unser Ding ist. In einem anderen Fall brauchen wir einfach mehr Erfahrung damit. Wenn wir so eine Ahnung haben, dass wir es in einer bestimmten Tätigkeit zu Leidenschaft und Kompetenz bringen könnten, sollten wir ihr gegenüber aufgeschlossen bleiben.

Finden Sie Ihren wahren Norden

Da Sie nun die vier Zonen der Produktivität kennen, lassen Sie uns einen Blick auf den Freiheitskompass selbst werfen. Der Kompass ist nichts anderes als das Leidenschafts-Kompetenz-Raster, nur so gedreht, dass die Wunschzone die oberste Position einnimmt. Als Navigator müssen Sie zunächst ermitteln, wo Norden ist.

Durch das Drehen des Rasters für Leidenschaft und Können entsteht Ihr Freiheitskompass. Je mehr Sie Ihre Bemühungen nach Norden, zu Ihrer Wunscharbeit, ausrichten, desto produktiver werden Sie sein. Die nebenstehenden Beispiele zeigen Ihnen, wie der Freiheitskompass Ihrer Arbeit eine Richtung gibt.

Für Ihre Produktivität ist Zone 1, die Wunschzone, der wahre Norden. Das ist die Richtung, in die Sie steuern möchten. Genau wie ein normaler Kompass Ihr Leben retten kann, wenn Sie sich in der Wildnis verirrt haben, kann der Freiheitskompass Sie durch den Dschungel sinnloser, unproduktiver Arbeit führen.

Dieses Buch will Ihnen helfen, mehr zu erreichen, indem Sie weniger tun. Das ist das Geheimnis der Produktivität, das viele entweder für selbstverständlich halten oder aber völlig übersehen. Wahre Produktivität besteht darin, mehr von dem zu tun, was in Ihrer Wunschzone liegt und weniger von allem anderen. Unterstreichen Sie diesen Satz! Schreiben Sie ihn auf einen Post-it-Zettel und heften Sie ihn an Ihren Computerbildschirm. Hängen Sie ihn in Ihrem Auto auf. Rezitieren Sie die Aussage, wenn nötig, zehnmal am Tag, aber merken Sie sich diesen einen Punkt: Wahre Produktivität besteht darin, mehr von dem zu tun, was in Ihrer Wunschzone liegt und weniger von allem anderen. Wenn Sie Ihre Zeit und Energie auf Ihre Wunschzone konzentrieren, werden Sie Ergebnisse erzielen und Freiräume schaffen. Das ist der Schlüssel dazu, mehr zu erreichen, indem Sie weniger tun.

Wahre Produktivität bedeutet, mehr von dem zu tun, was in Ihrer Wunschzone liegt − und weniger von allem anderen.

Je mehr Zeit Sie in Ihrer Wunschzone verbringen, desto mehr Gutes tun Sie – nicht nur für sich selbst, sondern auch für die Welt um Sie herum. Ich weiß, dass das eine kühne Behauptung ist, also lassen Sie es mich erklären. Wir alle verfügen über einzigartige Gaben – ein spezifisches Paket aus angeborenen Talenten, erworbenen Fertigkeiten, Tatkraft und Wissen, die uns als Individuen besonders auszeichnen – und wir sind niemals effektiver, niemals mächtiger, niemals einflussreicher als dann, wenn wir diese Gaben einsetzen. Sie können nicht ich sein und ich kann nicht Sie sein. Wir alle können jedoch die beste Version von uns selbst sein. Ich glaube, dass genau das geschieht, wenn wir in unserer Wunschzone leben und arbeiten.

Noch ein Wort dazu, bevor wir weitermachen: Das Free-to-Focus-System kann Sie zwar rasch in die Wunschzone bringen, aber über Nacht wird das auch nicht geschehen. Heute verbringe ich etwa 90 Prozent meiner Zeit mit Aktivitäten in der Wunschzone und ich möchte, dass auch Sie so schnell wie möglich an diesen Punkt kommen. Stephen, ein Online-Verkaufsassistent und Coaching-Klient, sagte mir, dass er mittlerweile zu 80 bis 90 Prozent in seiner Wunschzone arbeite. Aber so hat er nicht angefangen. Als er das erste Mal an meinem Onlinekurs teilnahm, wurde ihm klar: „Ich mache all diese Dinge in der Schinderei-Zone. Ich habe versucht, alles selbst zu machen – einschließlich Drucker zu reparieren – und es war einfach schrecklich!“ Wenn Sie dafür verantwortlich sind, dass wichtige Ergebnisse erzielt werden, können Sie es sich dann leisten, an der Büroausstattung herumzupfuschen? Als Stephen herausfand, wie viel Energie er vergeudete, begann er, den Freiheitskompass zu benutzen, um herauszufinden, in welchen Bereichen er den größten Unterschied machen konnte. So holte er sich nicht nur seine Freizeit zurück, was seine junge Familie sehr freute, sondern er verdoppelte auch seinen Umsatz. „Das hat einen riesigen Einfluss auf das Ergebnis gehabt und mir hat es so auch viel mehr Spaß gemacht.“

Da Sie nun den Freiheitskompass kennengelernt haben, behalten Sie Ihren Norden im Auge! Tun Sie Ihr Bestes, um sich mit Hilfe der Werkzeuge in diesem Buch in die für Sie richtige Richtung zu bewegen. Seien Sie geduldig auf Ihrem Weg. Ein Kompass ist ein Wegweiser. Er zeigt die Richtung an, ist aber nicht selbst schon das Ziel. Vielleicht gibt es etwas, das Sie gern tun und für das Sie eine Begabung haben, in dem Sie aber gerade noch Ihre Fähigkeiten ausbauen. Oder vielleicht sind Sie bereits durchaus kompetent, suchen aber noch etwas, was Ihr Feuer entfacht. Das ist gut so: Nutzen Sie die Entwicklungszone als Station, in dem Sie Tätigkeiten zwischenparken können, bei denen Sie sich unsicher sind, von denen Sie aber vermuten, dass sie eines Tages wichtig für Ihr Unternehmen sein könnten – vor allem, wenn sie direkt zu den Zielen beitragen können, die Sie erreichen wollen.

Nun stellt sich aber die Frage: Wenn Produktivität einfach darauf hinausläuft, mehr Dinge in die Wunschzone zu packen und weniger von allem anderen zu tun, warum machen das dann die meisten von uns nicht bereits? Warum scheint dieses Ziel so oft unerreichbar?

Einschränkende Überzeugungen und befreiende Wahrheiten

Das größte Hindernis bei unseren Bemühungen, produktiver zu arbeiten, ist wohl unser eigenes Mindset. Wir suchen uns das nicht aus, aber unser Leben wird durch eine ganze Reihe von Überzeugungen bestimmt, die wir über uns und unsere Situation gesammelt haben. Diese Überzeugungen schränken uns ein, weil sie unserem Potenzial Grenzen setzen und falsche, einengende Barrieren errichten, die uns davon abhalten, größere und bessere Ziele zu erreichen. Wir könnten ein ganzes Buch mit einschränkenden Überzeugungen füllen, aber hier konzentrieren wir uns auf die sieben darunter, die unsere Anstrengungen am schlimmsten sabotieren.

1. „Ich habe einfach keine Zeit dafür.“ Die einschränkende Überzeugung, die ich am häufigsten höre, lautet: „Ich habe keine Zeit.“ Oder anders ausgedrückt: „Ich bin zu beschäftigt.“ Das habe ich schon von jedem Typ Mensch in jeder Position zu hören bekommen: von CEOs, Geschäftsleuten, Bauarbeitern, Hausfrauen und Studierenden. Das ist ein universelles Problem: Wir alle fühlen uns zu beschäftigt. Wenn Sie mit diesem einschränkenden Glaubenssatz zu kämpfen haben, ersetzen Sie ihn durch diese befreiende Wahrheit: Ich habe alle Zeit, die ich brauche, um das zu erreichen, was mir am wichtigsten ist. Werfen Sie einen frischen Blick auf die großen Dinge, die um Sie herum geleistet werden und sehen Sie sich Menschen an, die große Veränderungen in der Welt bewirken. Erinnern Sie sich daran, dass Sie dieselben 168 Stunden pro Woche haben wie sie – auch Sie können in der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, Großes erreichen.

2. „Ich bin einfach nicht diszipliniert genug.“ Menschen, die Produktivität im Sinne eines großangelegten, komplizierten Systems aus Notizen und Ordnern, Feinabstimmung und der Auflistung einer Million verschiedener Aufgaben verstehen, sehen sich gewöhnlich mit der einschränkenden Überzeugung konfrontiert: „Dafür bin ich einfach nicht diszipliniert genug.“ Wenn das bei Ihnen so ist, dann ersetzen Sie den Glaubenssatz durch diese befreiende Wahrheit: Die Arbeit in meiner Wunschzone erfordert nicht viel Disziplin. Wir beklagen uns normalerweise nicht darüber, nicht genug Disziplin zu besitzen, um Dinge zu tun, die uns Spaß machen. Wir reservieren das Wort Disziplin für die Dinge, die wir ungern tun. Das ist eine Frage des Fokus: Wenn man sein Leben so gestaltet, dass man die meiste Zeit damit verbringt, an Dingen zu arbeiten, die man leidenschaftlich gern tut und beherrscht, dann fällt einem die dazu nötige Disziplin von selbst zu.

3. „Ich kann über meine Zeit nicht selbst verfügen.“ Nicht jeder ist ein CEO, selbstständig oder im Management beschäftigt. Wie Sie den Großteil Ihres Tages gestalten, wird Ihnen vielleicht von Ihrem Chef oder auch von Ihrer Familie diktiert. Allzu oft benutzen wir eine solche Konstellation jedoch als Ausrede, um das Handtuch zu werfen und zu sagen: „Ich habe keine Kontrolle über meine Zeit, das kann also nicht funktionieren.“ Wenn Sie dieser einschränkenden Überzeugung zum Opfer gefallen sind, ersetzen Sie sie durch die befreiende Wahrheit: Ich kann die Zeit, über die ich verfüge, besser nutzen. Sie sind kein passives Objekt, das hilflos durchs Leben treibt und äußeren Einflüssen völlig ausgeliefert ist. Sie haben ein Mitspracherecht, wie Sie Ihr eigenes Leben gestalten. Auch wenn andere über einen Teil Ihrer Zeit verfügen, haben Sie immer noch die Kontrolle über den Rest. Machen Sie das Beste daraus!

4. „Als hochproduktiver Mensch wird man entweder geboren oder nicht.“ Manchmal stehlen wir uns aus der Verantwortung, indem wir so etwas sagen wie: „Entweder man wird als Hochbegabter geboren oder nicht. Bei mir ist das eben nicht so.“ Diese Aussage ist schlicht und einfach falsch. Die Menschen, die Großes leisten und die Sie auf der Welt am meisten bewundern, kamen nicht mit übermenschlichen Fähigkeiten zur Welt. Sie haben einfach einen Weg gefunden, ihr eigenes Potenzial zu entwickeln – und das können Sie auch. Wenn Sie diesem einschränkenden Glaubenssatz aufsitzen, ersetzen Sie ihn durch diese befreiende Wahrheit: Produktivität ist eine Fertigkeit, die ich entwickeln kann. Dieses Buch wird Ihnen genau dabei helfen.

5. „Ich habe es schon einmal versucht und es hat nicht funktioniert.“ Ich wünschte, ich würde jedes Mal einen Dollar bekommen, wenn jemand seine mangelnde Produktivität entschuldigt, indem er sagt: „Das habe ich schon einmal versucht und da es hat es auch nicht geklappt.“ Das Mantra von Überfliegern ist das definitiv nicht. Tatsächlich geben erfolgreiche Menschen niemals auf, nur weil sie mit einer Lösung versagt haben. Stattdessen suchen sie weiter nach einer Lösung, die funktioniert, und sie hören nicht auf, bis sie eine gefunden haben. Wenn auch Sie durch die Dinge, die bisher gescheitert sind, entmutigt wurden, dann ersetzen Sie diese einschränkende Überzeugung durch die befreiende Wahrheit: Mit einem besseren Ansatz kann ich zu besseren Ergebnissen kommen. Aus diesem Grund habe ich das Free-to-Focus-System überhaupt erst erfunden – keines der anderen Produktivitätssysteme, die ich ausprobiert habe, hat für mich je funktioniert. Dieses hier schon.

6. „Die Umstände gestatten es im Moment nicht, aber das wird sich bald ändern.“ Von all den einschränkenden Überzeugungen, die wir uns hier anschauen, ist die tödlichste vielleicht die: „Unter den momentanen Umständen ist es mir leider unmöglich, aber das geht vorbei. Irgendwann werde ich dann mehr hinbekommen.“ Dieser Glaubenssatz, auch wenn er vernünftig erscheint und Hoffnung für die Zukunft verheißt, kann jegliche Chance zunichtemachen, jemals produktiver zu werden. Was zunächst vorübergehend scheint, wird schließlich dauerhaft werden, es sei denn, Sie ändern jetzt etwas. Vielleicht haben Sie gerade viel Arbeit, es kommt in Ihrer Familie zu einer hektischen Zeit oder zu einem ungewöhnlichen Anstieg Ihrer sozialen oder gesellschaftlichen Verpflichtungen. Was auch immer es ist, beherzigen Sie diese Warnung: Es ist niemals nur vorübergehend. Solche geschäftigen Perioden ziehen die Grenzen unserer Zeiteinteilung immer wieder neu und die Dinge werden nie wieder „normal“ werden. Es liegt an Ihnen zu definieren, wie das „Normale“ aussehen soll; wenn Sie nicht die Kontrolle über Ihre Zeit übernehmen, wird es jemand anders tun. Wir können unseren Fortschritt nicht immer wieder aufschieben. Stattdessen müssen wir uns diese befreiende Wahrheit zu eigen machen: Ich muss nicht warten, bis sich meine Umstände ändern, um anzufangen und Fortschritte zu machen. Wenn Sie auf den perfekten Zeitpunkt warten, um produktiver zu werden und die ersehnte Freiheit zu erlangen, werden Sie ewig warten. Sie können jetzt sofort mit positiven Veränderungen beginnen, ganz unabhängig von Ihren Umständen.

7. „Ich bin nicht gut im Umgang mit Technik.“ Schließlich macht Ihnen vielleicht die einschränkende Überzeugung zu schaffen: „Ich komme nicht gut mit Technik oder komplizierten Systemen zurecht.“ Wir alle suchen nach einer einfachen, eleganten Lösung – und die ist in der Welt der Produktivität ehrlich gesagt schwer zu finden. Wenn Sie sich über die Vielzahl der verschiedenen komplizierten Produktivitätsapps, -tools und -systeme da draußen den Kopf zerbrechen, sollten Sie sich diese befreiende Wahrheit zu Herzen nehmen: Echte Produktivität erfordert keine Technik und keine komplizierten Systeme. Es geht mehr darum, meine täglichen Aktivitäten auf meine Prioritäten auszurichten, und das kann ich tun. Wirklich jeder kann das, aber es beginnt damit, dass man daran glaubt, dass man es kann.

Das sind die sieben einschränkenden Überzeugungen, die ich im Laufe der Jahre am häufigsten gehört habe, auch wenn die Liste keineswegs vollständig ist. Vielleicht sind Ihnen beim Lesen noch viele weitere in den Sinn gekommen. Unser Mindset ist etwas, das wir auf unserem Weg zu mehr Produktivität oft übersehen. Doch dieses Versehen kann, wenn wir nicht vorsichtig sind, all unsere besten Bemühungen zunichtemachen. Wenn Sie sich nicht mit den Stimmen in Ihrem Kopf auseinandersetzen, werden Sie nie ein klares Bild davon bekommen, wo Sie momentan stehen – und das bedeutet, dass Sie nie in der Lage sein werden, dorthin zu navigieren, wo Sie hin wollen.³

Einschränkende Überzeugung | Befreiende Wahrheit
Ich habe einfach keine Zeit dafür. | Ich habe alle Zeit, die ich brauche, um das zu erreichen, was am wichtigsten ist.
Ich bin einfach nicht diszipliniert genug. | Die Arbeit in meiner Wunschzone erfordert nicht viel Disziplin.
Ich kann über meine Zeit nicht selbst verfügen. | Ich kann die Zeit, über die ich verfüge, besser nutzen.
Als hochproduktiver Mensch wird man geboren oder nicht. | Produktivität ist eine Fertigkeit, die ich entwickeln kann.
Ich habe es schon einmal versucht und es hat nicht geklappt. | Mit einem besseren Ansatz komme ich zu besseren Ergebnissen.
Die Umstände gestatten es im Moment nicht, aber das wird sich bald ändern. | Ich muss nicht warten, bis sich meine Umstände ändern, um anzufangen und Fortschritte zu machen.
Ich bin nicht gut im Umgang mit Technik. | Echte Produktivität erfordert keine Technologie oder komplizierten Systeme. Es geht mehr darum, meine täglichen Aktivitäten auf meine Prioritäten auszurichten, und das kann ich tun.

Ziel dieses Kapitels war es, Sie bei der Beurteilung Ihrer gegenwärtigen Situation zu unterstützen. Für einige kann das der schwierigste Teil des Setze deinen Fokus-Prozesses sein. Aber er ist für alles, was nun folgt, von zentraler Bedeutung. Wenn Sie die folgende Übung abgeschlossen haben, werden wir über Regeneration sprechen, um damit Schritt 1 abzuschließen.

VERTEILEN SIE IHRE AUFGABEN NEU!

Die Evaluation Ihrer aktuellen Position ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Erreichen Ihrer Produktivitätsziele, aber es ist ein Schritt, den viele Leute auslassen. Wenn Sie sich nicht ganz genau und ohne sich etwas vorzumachen anschauen, wo Sie stehen und wie Sie dorthin gekommen sind, werden Sie niemals so schnell vorankommen, wie Sie wollen.

Verwenden Sie die Aufgabenblätter Task Filter und Freedom Compass unter FreeToFocus.com/tools. Listen Sie Ihre regelmäßigen Aufgaben und Aktivitäten auf. Sobald die Liste vollständig ist, bewerten Sie jeden Punkt nach Leidenschaft und Können. Bestimmen Sie anhand dessen, zu welcher Zone jede Aufgabe gehört. (Ignorieren Sie die Spalten Eliminieren, Automatisieren und Delegieren vorerst; auf diese werden wir später zurückkommen).

Wenn Sie Ihre Aufgaben kategorisiert haben, nehmen Sie sich eine zusätzliche Minute Zeit, um sie in Ihren Freiheitskompass zu übertragen, wobei Sie jede Aufgabe in die entsprechende Zone eintragen. Schreiben Sie alle Aktivitäten der Entwicklungszone in die Mitte. Hängen Sie Ihren ausgefüllten Freiheitskompass dort auf, wo Sie ihn oft sehen, und benutzen Sie ihn als Erinnerung, um sich so weit wie möglich auf die Aktivitäten in der Wunschzone zu konzentrieren.

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