Юрий Шароватов
Дистанционный менеджмент
Направления, критичные для эффективной работы в удаленном формате
1. Практики дистанционного менеджмента
Какие действия менеджера помогут эффективно работать с удаленными сотрудниками?
Удаленная работа предполагает большую самостоятельность и доверие и требует найти тонкий баланс: как руководителю не скатиться в микроменеджмент, но при этом понимать, кто чем занимается, и иметь информацию о текущих результатах.
Безусловно, действия дистанционного руководителя будут перекликаться с действиями обычного. По-прежнему актуальны такие классические задачи менеджера, как целеполагание, планирование, контроль, обратная связь, мотивация сотрудников и другие. При этом в парадигме дистанционного менеджмента эти задачи приобретают новые особенности, которые мы и рассмотрим в наших последующих модулях.
2. План коммуникаций и правильное использование технологий
Какие технологии потребуются дистанционному менеджеру и как их правильно использовать? Как правило, в джентльменский набор технологий входят менеджер задач, сетевые диски, мессенджер, электронная почта, видеосвязь с возможностью видеть лицо собеседника и транслировать экран компьютера. Можно дополнить этот список системами электронного документооборота, CRM, управления знаниями и многими другими. При этом самое главное – создание стройного плана коммуникаций с командой: сюда должны входить все необходимые каналы коммуникации для рабочего и личного общения.
3. Культура дистанционной работы
Простые правила работы, такие как взаимное соблюдение договоренностей, равная открытость при коммуникации со всеми сотрудниками, высокая скорость взаимодействия, позволяют дистанционной команде быть эффективной.
При работе с удаленной командой необходимо целенаправленно повышать культуру открытости и быстроту реагирования, чтобы команда могла работать в едином информационном поле. Ни один участник команды не должен ощущать дискриминацию по принципу удаленности. Если сотрудники сидят в одной комнате, то можно ожидать, что все они будут в курсе всех аспектов работы команды, а вот при дистанционной работе это уже становится сложностью. Если с частью команды менеджер что-либо обсудил и о чем-то договорился, то в рамках культуры открытости необходимо тут же довести эту информацию до других участников команды, которые находятся удаленно. Чем больше задержка между вопросом и ответом (как от менеджера к сотруднику, так и от сотрудника к менеджеру), тем сильнее будет упомянутая выше «воспринимаемая удаленность».
Безусловно, руководитель является важнейшим драйвером внедрения такой культуры, а его помощники должны быть опытными профессионалами. Принимая сотрудников в виртуальную команду, необходимо убедиться, что они смогут эффективно работать в удаленном формате. Ведь построение такой культуры начинается с подбора команды и дальнейшего развития нужных компетенций, которые касались бы не только личных знаний сотрудников, их умений и навыков, но и открытости при взаимодействии в команде.
Глава 2
Насколько сложна ваша ситуация в дистанционном менеджменте?
Как вы себя чувствуете в роли дистанционного руководителя? Является ли эта роль для вас серьезным вызовом или вы двигаетесь по проторенному пути?
Стоит ли вам рассмотреть новые технологии, которые помогут вам и вашей команде быть более эффективными? А может быть, у вас все хорошо и вы вполне можете сосредоточиться на других сферах, наладив необходимый минимум управленческих функций?
Для того, чтобы взвесить свои силы и понять, является ли ваша ситуация сложной, предлагаю вам сравнить себя с другими дистанционными руководителями.
Такая оценка поможет вам определить аспекты, которым стоит уделить больше внимания, а также предоставит аргументы для необходимых изменений, которые вы сможете обсудить с партнерами или руководством.
Если ситуация слишком сложная и вы буквально разрываетесь на части, стоит рассмотреть возможность привлечь к делу заместителя или руководителей направлений, подумать о том, кому и что можно делегировать.
Кроме того, оценка поможет при планировании развития вашей компании или подразделения. Результаты оценки можно также использовать для будущих корректировок профиля вашей должности.
Давайте посмотрим на трех менеджеров, которые дистанционно взаимодействуют со своими сотрудниками, а далее перейдем к оценке вашей ситуации при помощи опросника.
Начну с собственного примера, поскольку также являюсь дистанционным руководителем.
Когда в 2015 году я стал руководителем команды тренеров по России и Евразии, в число моих функциональных подчиненных попал тренинг-менеджер, работавший в Казахстане. Сотрудник был опытным, и его взаимоотношения с внутренними клиентами были уже выстроены. Было бы ошибкой с моей стороны слишком глубоко вмешиваться в его работу, и он фактически продолжил ее выполнять самостоятельно. Моими основными задачами стало:
● Совершенствование методологии. Мы совещались относительно некоторых новых программ, я помогал найти нужные материалы или активности для тренингов.
● Помощь с ресурсами. В случае проведения крупных мероприятий в Казахстан мог поехать тренер из российской команды, а электронный курс или платформу, разработанную в России, можно было использовать и в Казахстане.
● Содействие развитию. Я старался подключить его к мероприятиям по развитию команды, которые мы проводили в России.
● Включение в информационный поток. Я делился информацией, доступной мне, а также запрашивал информацию о бизнесе в Казахстане и о тренинговых проектах, направленных на его поддержку.
Можно оценить этот опыт как относительно простой: разница в часовых поясах и расстояние не были преградой для эффективной работы. От меня не потребовалось сверхусилий для ее поддержания.
Надо сказать, что мне было бы гораздо сложнее в ситуации стартапа в новой стране. В этом случае пришлось бы нанимать нового сотрудника, выстраивать отношения с внутренними клиентами и создавать новый календарь мероприятий.
С совсем другой ситуацией столкнулась Марина Белоусова, выполняющая сразу несколько функций в российской ИТ-компании «Тайле», разрабатывающей и дистрибутирующей сетевое оборудование, среди которого кабельная инфраструктура и пассивные компоненты, телекоммуникационные шкафы, системы видеонаблюдения и другое.
Марина одновременно руководит отделом по работе с персоналом, а также развивает международные продажи, в связи с чем проводит более половины года в Сингапуре.
По первому направлению у Марины четверо подчиненных, находящихся в Москве, Санкт-Петербурге и Ярославле, а по второму – два менеджера по продажам, работающих в Сингапуре, и один московский сотрудник – менеджер по развитию, который обслуживает дистрибьютора в Венгрии.
В сумме получается семь прямых подчиненных и огромное количество коллег из смежных отделов для дистанционного взаимодействия (в России, Венгрии, Сингапуре, Тайване).
В работе необходимо совмещать не только удаленное руководство, но и два абсолютно разных направления: продажи на азиатских рынках и управление персоналом в России.
Вызовом при работе на азиатских рынках является не только языковой барьер, но и культура общения. Принятые в России способы установления и поддержки отношений с клиентами для продвижения ИТ-услуг совершенно не подходят для азиатского рынка.
Поскольку английский не является родным ни для кого из участников коммуникации, возможны разночтения, а значит, результаты каждой встречи обязательно должны быть задокументированы, да и сложные моменты всегда лучше прописать на бумаге, прежде чем обсуждать с кем-то. Поэтому необходимо очень хорошо писать на английском, чтобы компенсировать сложности в устной коммуникации.
В свою очередь руководство направления по работе с персоналом также представляет свои вызовы: некоторые виды деятельности достаточно сложно выполнять в удаленном формате. Собеседование с сотрудником на ответственную должность желательно проводить лично, а не по Skype, беседы о недостаточной результативности или увольнения также сложно проводить в дистанционном формате. Внедрение изменений в политиках и процедурах требует эмоциональной вовлеченности и активного взаимодействия как с другими руководителями компании, так и с рядовыми сотрудниками.
Можно оценить сложность ситуации, в которую попала Марина, на 10 из 10: два разных направления, набор клиентов и сотрудников в разных странах, значительные расстояния и разница во времени, языковой барьер, а также различие в культурах и способах работы, в частности в продажах и продвижении продукции, – все эти факторы, без сомнения, добавляют сложности в работе.
Наш следующий герой, Екатерина Кудряшова, руководит функцией маркетинга в Центральном регионе компании «ВымпелКом». Екатерина живет в Москве, ее функциональный руководитель также находится в Москве, а непосредственный – в Казани, поскольку там расположена штаб-квартира Центрального региона. Сотрудники ее команды, представляющие три направления: рекламное, продуктовое и аналитическое, работают в Казани, Челябинске, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге. В команде 19 человек, и, хотя среди них есть руководители направлений, Екатерина взаимодействует с каждым. Первоначальные встречи Екатерина проводила индивидуально по видеосвязи, в дальнейшем во взаимодействии с командой появились еженедельные видеопланерки, командировки в Казань на 3–4 дня, командные сессии раз в полгода и другие мероприятия.
Также Екатерине необходимо удаленно взаимодействовать с коллегами из партнерских функций в компании, которыми являются продажи, финансы и техническая поддержка. Совещания и встречи могут происходить дистанционно либо очно, во время командировок.
Между путешествиями и встречами в московском офисе Екатерина работает в домашнем офисе, оборудованном в одной из комнат московской квартиры, или в коворкинге. Красок картине добавит тот факт, что Екатерина – мама двух малышей, полутора и четырех лет, и она не так давно вышла из декретного отпуска. Поэтому еще один пласт задач для Екатерины связан с материнством, а еще одним сотрудником является няня.
Данная ситуация является сложной, но не безнадежной. Факторы, добавляющие сложность в данном случае, – это мозаика из внутренних клиентов, партнеров и сотрудников, находящихся в разных городах, динамичное развитие продуктов компании и функции маркетинга; отметим и необходимость лавировать между социальными ролями руководителя и мамы.
С другой стороны, работая в данной роли и в данной ситуации достаточно давно, Екатерина уже получила необходимый опыт, у нее есть уже настроенная система взаимодействия и коммуникации со всеми сторонами, включающая разные форматы встреч (от индивидуальных бесед по Skype до очных командных сессий); в наличии и россыпь технологий: ставший уже традиционным в «ВымпелКоме» трекер задач, дополняющие его Trello и Wunderlist, надежные средства коммуникации, сетевые диски и т. д.
Уже обладая достаточным опытом, Екатерина умело лавирует между всеми потоками задач, а гибкость рабочего графика помогает ей находить баланс между работой и семьей.
Насколько же сложна ваша ситуация? Ближе к какому из героев вы находитесь?
Обдумать ответ на этот вопрос вам поможет следующий опросник. Он же поможет задуматься над необходимыми областями для изменений.
Определите количество баллов по каждому вопросу, а потом суммируйте их для получения финального результата.
1. Количество необходимых контактов и членов команды.
Давайте посчитаем всех, с кем вам необходимо общаться достаточно часто. Это могут быть:
– ваш непосредственный руководитель;
– ваш функциональный руководитель (если есть);
– ваши прямые подчиненные;
– функциональные или проектные подчиненные и другие сотрудники, которые не являются вашими подчиненными, но выполняют ваши задания;
– внешние участники вашей команды, партнеры, с которыми вы достаточно много общаетесь.
2. Территориальная удаленность.
Какое расстояние разделяет вас с командой и руководством? Чем дальше от вас находится каждый из членов вашей команды, тем в большей степени на вас будут влиять особенности дистанционного руководства.
3. Разница часовых поясов.
Какое максимальное число часовых поясов необходимо преодолеть участникам вашей команды для того, чтобы оставаться на связи друг с другом?
Например, если вы находитесь в Москве и руководите сотрудниками в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Самаре, то разница во времени составит два часа. Если, помимо этого, у вас есть партнер в Берлине, с которым вы регулярно взаимодействуете, то разница во времени составит четыре часа.
4. Языковой барьер.
Если русский язык является родным для всех участников вашей команды, то данный барьер не будет для вас актуальным. А вот в случае наличия в вашей команде подчиненных с другими родными языками, даже если они говорят по-русски, вам необходимо будет следить за простотой языка и четкостью письменной речи. При работе с западными или восточными сотрудниками вам потребуется хорошо владеть английским (как правило, этого достаточно), а иногда и другими языками.
5. Национальные и культурные различия.
Данный аспект включает в себя число национальностей внутри вашей команды, и оно не обязательно равно числу носителей разных языков. Например, в вашей команде может быть три носителя английского языка, при этом один будет англичанином, второй – австралийцем, а третий – американцем. В пределах России можно наблюдать значительные различия в культуре между жителями Северо-Западного региона и Южного. Если вы работаете со странами постсоветского пространства, то увидите значительные отличия в культуре каждой страны, хотя сможете общаться со всеми на русском языке.
6. Эффективность технологий и средств коммуникации.
Ввиду того, что основная коммуникация внутри распределенной команды происходит с использованием технических средств связи, важно учитывать их эффективность. С одной стороны, наличие современных средств связи дает вам возможность передавать огромные массивы информации, отлично видеть и слышать собеседника, который находится за тысячи километров от вас. С другой стороны, очень часто встречаются ситуации, когда информация теряется из-за прерывающейся связи или тонет в неправильно организованном хранилище данных. Бывает и так, что все средства связи под рукой, но ваш коллега не может настроить оборудование, вы не можете соединиться по Skype или Zoom и по старинке созваниваетесь по телефону. Очень важно, чтобы те технологии, которыми вы располагаете, работали исправно и обеспечивали вам эффективную коммуникацию.
7. Зрелость компании и процедур, степень автоматизации работы.
Есть ли в вашей команде описанные и понятные всем участникам процессы и процедуры? Или вы только запускаете стартап и роли меняются изо дня в день? Какие технологии помогают вам и вашей команде? Есть ли у вас CRM-система? Поставлен ли электронный документооборот? Насколько необходимо ваше включение в ежедневную работу сотрудников?
8. Степень самостоятельности сотрудников.
Наличие сильной команды, состоящей из независимых сотрудников, позволяет руководителю преодолевать ряд проблем, связанных с удаленностью. Если на выделенной территории работает опытный специалист, то он сможет решать широкий спектр задач без вашего вовлечения. Необходимость подбирать, адаптировать и развивать команду является одной из важнейших функций руководителя, однако забирает много времени и энергии.
Если же сотрудники несамостоятельны, то дело будет буксовать в ожидании, пока у вас до него дойдут руки.
Если в вашей компании присутствуют сотрудники разных уровней, отметьте среднее значение.
9. Достаточность личных встреч с членами вашей команды.
Личные встречи помогают решить проблемы, которые невозможно преодолеть удаленно, а также делают команду более сплоченной.
Количество личных встреч напрямую зависит от характера работы, которую выполняет команда, уровня компетенции ее участников, качества взаимоотношений внутри команды и от того, какое количество руководства им необходимо. При выставлении баллов вы сами решаете, является ли количество личных встреч для вашей команды достаточным или нет.
Тем не менее мы рекомендуем проводить личные встречи для всей команды хотя бы один раз в год, а хотя бы один раз в квартал подводить итоги работы в ходе видеоконференции.
10. Ваш опыт в области дистанционного менеджмента.
Чем больше у вас практического опыта дистанционного менеджмента, тем легче вы будете справляться с возникающими сложностями.
Оценка результатов
Суммируйте получившиеся баллы по каждому из блоков.
Интерпретация результатов
Менее 15 баллов = малый уровень сложности.
У вас все хорошо ☺
Похоже, что вы не видите серьезных проблем, связанных с наличием дистанционных сотрудников. Процедуры и технологии помогают вашей команде быть эффективной. Все ли технологии у вас в наличии? Предполагается ли в обозримом будущем усложнение вашей ситуации? Ожидаете ли вы роста компании или своей нагрузки? В зависимости от ответов на эти вопросы ваша будущая оценка ситуации может оказаться несколько иной.
Возможно, что информация, приведенная в этой книге, позволит вам наладить свою работу так, чтобы высвободить еще немного времени, чтобы посвятить его себе, семье, своему хобби или новым проектам.
От 16 до 25 баллов = умеренный уровень сложности.
В целом все хорошо, но есть некоторые области, которые вызывают у вас опасения.
В каких блоках вы набрали больше всего баллов? Скорее всего, сфокусировавшись на решении проблем, связанных с этими блоками, вы сможете увеличить эффективность работы вашей команды. Поэтому предлагаю вам в первую очередь обратить внимание на соответствующие главы книги.
От 26 до 34 баллов = высокий уровень сложности.
Похоже, что вы испытываете значительный уровень напряжения и стресса. Пора задуматься, как вы можете помочь себе и команде быть более эффективными.
Что может вам помочь лучше организовать работу? Одна из частых областей для улучшения – это план коммуникаций с командой. Бывает так, что при больших затратах времени на коммуникацию не удается достигнуть системности в работе. Решить эту проблему могут помочь четко организованная система взаимодействия с вашими сотрудниками, а также некоторые технологии, такие как продвинутый мессенджер или общедоступная доска задач.
Возможно, с помощью данной книги вы найдете и другие области для улучшений.
От 35 баллов и выше = очень высокий уровень сложности.
Скорее всего, вы перегружены и разрываетесь между разными видами ответственности. Целесообразно задуматься о выделении в вашей команде руководителей направлений, введении роли заместителя или разделить роль на несколько частей. Можете ли вы сосредоточиться на нескольких проектах или поддержке только небольшого числа ключевых клиентов, отказавшись от остальных?
Независимо от ответов на эти вопросы вам стоит задуматься о том, где и как вы можете получить поддержку. Целесообразно обратить внимание на тренинги по необходимым направлениям. Возможно, вам также может помочь коуч или консультант по автоматизации бизнеса.