Юлия Полюшко
Сборник должностных инструкций для персонала гостиничного сервиса. Часть 1
Должностная инструкция финансового директора гостиницы
1. Общие положения
1.1 Под термином «финансовый директор» имеется в виду специалист высшего руководящего звена, осуществляющий руководство от имени генерального директора финансовой службой гостиницы.
1.2 Финансовый директор гостиницы является штатной единицей административно-управленческой службы гостиницы.
1.3 Финансовый директор гостиницы относится к категории высшего управленческого персонала и осуществляет руководство над:
– Главный бухгалтер.
1.4 Финансовый директор гостиницы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора гостиницы.
1.5 Финансовый директор гостиницы подчиняется непосредственно генеральному директору гостиницы.
1.6 На должность финансового директора гостиницы назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование, стаж работы по специальности, в том числе на руководящих должностях не менее 5 лет, медицинскую книжку, оформленную надлежащим образом, прошедшее стажировку на рабочем месте.
1.7 При исполнении служебных обязанностей финансовый директор гостиницы должен находиться в установленной форменной одежде, иметь опрятный внешний вид, быть вежливым и внимательным с гостями, соблюдать стандарт поведения для сотрудников гостиницы, правила техники безопасности и охраны труда.
1.8 Финансовый директор гостиницы является материально-ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за сохранность вверенных ему материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством и внутренними правилами несения материальной ответственности.
1.9 В своей работе финансовый директор гостиницы руководствуется:
– Локальными актами и организационно-распорядительными документами гостиницы;
– Правилами внутреннего трудового распорядка;
– Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
– Указами, приказами, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
– Настоящей должностной инструкцией.
1.10 Финансовый директор гостиницы должен знать:
1.10.1 Общие знания работника гостиницы:
– Безопасные приемы выполнения работ;
– Правила оказания первой помощи пострадавшим;
– Правила внутреннего трудового распорядка;
– Правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности;
– Правила и методы организации обслуживания гостей;
– Виды оказываемых услуг;
– Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы гостиницы;
– Порядок вызова и номера аварийных служб;
– Места расположения медицинских аптечек в зданиях гостиницы;
– Места расположения на этажах средств пожаротушения, электрорубильников, запорной арматуры;
– Словарный запас и терминологию по тематике гостиничного сервиса.
1.10.2 Специальные (профессиональные) знания по специальности:
– Законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующее финансово-экономическую и производственно-хозяйственную деятельность гостиницы;
– Нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и управления финансами;
– Основы гражданского права;
– Финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;
– Кодексы этики профессионального бухгалтера и корпоративного управления;
– Профиль, специализацию и структуру гостиницы, перспективы ее развития;
– Методы анализа и оценки эффективности финансовой деятельности гостиницы, анализа финансовых рынков, расчета и минимизации финансовых рисков;
– Порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;
– Организацию финансовой работы, бюджетирование;
– Методы и порядок планирования финансовых показателей;
– Порядок финансирования из государственного бюджета, долгосрочного и краткосрочного кредитования, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска и приобретения ценных бумаг, распределения финансовых ресурсов, начисления налогов, проведения аудиторских проверок;
– Бухгалтерский, налоговый, статистический и управленческий учет;
– Основы технологии оказания гостиничных услуг;
– Современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами;
– Правила хранения финансовых документов и защиты информации;
– Передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета и управления финансами.
1.11 Финансовый директор гостиницы должен обладать коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен на выполнение своих функциональных обязанностей.
1.12 Финансовый директор гостиницы приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
1.13 На время отсутствия финансового директора гостиницы (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.14 Финансовый директор гостиницы обязан соблюдать режим сохранения коммерческой тайны.
2. Должностные обязанности
Финансовый директор гостиницы:
2.1 Определяет финансовую политику гостиницы, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости.
2.2 Руководит работой по управлению финансами исходя из стратегических целей и перспектив развития гостиницы, по определению источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры.
2.3 Осуществляет анализ и оценку финансовых рисков, разрабатывает меры по сведению их к минимуму, обеспечивает контроль за соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств и поступлением доходов, порядком оформления финансово-хозяйственных операций с поставщиками, заказчиками, кредитными организациями, а также операций внешнеэкономической деятельности.
2.4 Возглавляет работу по формированию налоговой политики гостиницы, налоговому планированию и оптимизации налогообложения, совершенствованию учетной политики, по подготовке и проведению эмиссии ценных бумаг, анализу и оценке инвестиционной привлекательности проектов и целесообразности вложения средств, регулированию соотношения собственного и заемного капитала.
2.5 Осуществляет взаимодействие с кредитными организациями по вопросам размещения временно свободных денежных средств, проведения операций с ценными бумагами, получения кредитов.
2.6 Руководит составлением перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов денежных средств, доводит показатели утвержденной системы бюджетов и вытекающих из нее заданий, лимитов и нормативов до подразделений гостиницы, обеспечивает контроль за их выполнением.
2.7 Участвует в разработке проектов планов продаж продуктов (работ, услуг), затрат на производство и продажу продуктов (работ, услуг), подготавливает предложения по повышению рентабельности гостиницы, снижению издержек производства и обращения.
2.8 Осуществляет контроль за состоянием, движением и целевым использованием финансовых средств, результатами финансово-хозяйственной деятельности, выполнением налоговых обязательств.
2.9 Принимает меры по обеспечению платежеспособности и увеличению прибыли гостиницы, эффективности финансовых и инвестиционных проектов, рациональной структуры активов.
2.10 Организует разработку информационной системы по управлению финансами в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, контроль за достоверностью и сохранением конфиденциальности информации.
2.11 Обеспечивает предоставление необходимой финансовой информации внутренним и внешним пользователям.
2.12 Организует работу по проведению анализа и оценки финансовых результатов деятельности гостиницы и разработке мероприятий по повышению эффективности управления финансами, а также проведению внутреннего аудита, по рассмотрению взаимных претензий, возникающих в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности, принимает меры по их разрешению в соответствии с действующим законодательством.
2.13 Руководит деятельностью финансовых подразделений гостиницы, организует работу по повышению квалификации работников, оказывает методическую помощь работникам гостиницы по финансовым вопросам.
3. Права
Финансовый директор гостиницы имеет право:
3.1 На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2 Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.
3.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.4 Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5 Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.
3.6 Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности сотрудника гостиницы.
3.7 Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов профессиональной деятельности.
3.8 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.9 Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.10 Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.11 Участвовать в общественной жизни коллектива работников гостиницы.
3.12 Принимать самостоятельные решения, связанные с возникновением спорных ситуаций в пределах своей компетенции, если принятое им решение не идет в разрез с интересами гостиницы.
3.13 Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.
4. Ответственность
Финансовый директор гостиницы несет ответственность:
4.1 За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2 За причинение материального ущерба работодателю, в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3 За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
5. Условия работы
5.1 Режим работы финансового директора гостиницы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в гостинице.
5.2 В связи с производственной необходимостью финансовый директор гостиницы может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3 Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности гостиницы финансовому директору может выделяться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1 Финансовому директору гостиницы для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его должностные обязанности.
Менеджмент среднего звена
Должностная инструкция главного бухгалтера гостиницы
1. Общие положения
1.1 Под термином «главный бухгалтер» имеется в виду специалист по бухгалтерскому учету, работающий в системе учета в соответствии с действующим законодательством.
1.2 Главный бухгалтер гостиницы является штатной единицей финансовой службы гостиницы.
1.3 Главный бухгалтер гостиницы относится к категории руководителей и осуществляет руководство над:
– Бухгалтер;
– Бухгалтер по заработной плате;
– Экономист по ценообразованию.
1.4 Главный бухгалтер гостиницы назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора гостиницы.
1.5 Главный бухгалтер гостиницы подчиняется непосредственно финансовому директору гостиницы.
1.6 На должность главного бухгалтера гостиницы назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж финансово-хозяйственной работы, в том числе на руководящих должностях не менее 5 лет, медицинскую книжку, оформленную надлежащим образом, прошедшее стажировку на рабочем месте.
1.7 При исполнении служебных обязанностей главный бухгалтер гостиницы должен находиться в установленной форменной одежде, иметь опрятный внешний вид, быть вежливым и внимательным с гостями, соблюдать стандарт поведения для сотрудников гостиницы, правила техники безопасности и охраны труда.
1.8 Главный бухгалтер гостиницы является материально-ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за сохранность вверенных ему материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством и внутренними правилами несения материальной ответственности.
1.9 В своей работе главный бухгалтер гостиницы руководствуется:
– Локальными актами и организационно-распорядительными документами гостиницы;
– Правилами внутреннего трудового распорядка;
– Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
– Указами, приказами, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
– Настоящей должностной инструкцией.
1.10 Главный бухгалтер гостиницы должен знать:
1.10.1 Общие знания работника гостиницы:
– Безопасные приемы выполнения работ;
– Правила оказания первой помощи пострадавшим;
– Правила внутреннего трудового распорядка;
– Правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности;
– Правила и методы организации обслуживания гостей;
– Виды оказываемых услуг;
– Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы гостиницы;
– Порядок вызова и номера аварийных служб;
– Места расположения медицинских аптечек в зданиях гостиницы;
– Места расположения на этажах средств пожаротушения, электрорубильников, запорной арматуры;
– Словарный запас и терминологию по тематике гостиничного сервиса.
1.10.2 Специальные (профессиональные) знания по специальности:
– Законодательство о бухгалтерском учете;
– Основы гражданского права, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;
– Структуру гостиницы, стратегию и перспективы ее развития;
– Положения и инструкции по организации бухгалтерского учета гостиницы, правила его ведения;
– Порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;
– Формы и порядок финансовых расчетов;
– Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы, выявления внутрихозяйственных резервов;
– Порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
– Правила расчета с дебиторами и кредиторами;
– Условия налогообложения юридических и физических лиц;
– Порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
– Правила проведения инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей;
– Порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и иной отчетности;
– Правила проведения проверок и документальных ревизий;
– Современные средства компьютерной и вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности гостиницы;
– Передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования бухгалтерского учета;
– Рыночные методы хозяйствования.
1.11 Главный бухгалтер гостиницы должен обладать коммуникабельностью, должен быть энергичен и позитивно настроен на выполнение своих функциональных обязанностей.
1.12 Главный бухгалтер гостиницы приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
1.13 На время отсутствия главного бухгалтера гостиницы (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.14 Главный бухгалтер гостиницы обязан соблюдать режим сохранения коммерческой тайны.
2. Должностные обязанности
Главный бухгалтер гостиницы:
2.1 Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль экономного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности имущества гостиницы.
2.2 Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля проведения хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и документооборота.
2.3 Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из структуры и особенностей деятельности гостиницы, необходимости обеспечения ее финансовой устойчивости.
2.4 Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности в гостинице и в ее подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности гостиницы, ее имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
2.5 Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продуктов, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
2.6 Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников гостиницы.
2.7 Осуществляет контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов работникам гостиницы, проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальной ревизии в подразделениях гостиницы.
2.8 Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.
2.9 Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.
2.10 Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.
2.11 Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости гостиницы.
2.12 Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль проведения учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
2.13 Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.
2.14 Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
2.15 Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
2.16 Оказывает методическую помощь работникам подразделений гостиницы по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
3. Права
Главный бухгалтер гостиницы имеет право:
3.1 На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2 Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.
3.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.4 Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5 Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.
3.6 Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности сотрудника гостиницы.
3.7 Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов профессиональной деятельности.
3.8 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.9 Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.10 Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.11 Участвовать в общественной жизни коллектива работников гостиницы.
3.12 Принимать самостоятельные решения, связанные с возникновением спорных ситуаций в пределах своей компетенции, если принятое им решение не идет в разрез с интересами гостиницы.
3.13 Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.
4. Ответственность
Главный бухгалтер гостиницы несет ответственность:
4.1 За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2 За причинение материального ущерба работодателю, в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3 За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
5. Условия работы
5.1 Режим работы главного бухгалтера гостиницы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в гостинице.
5.2 В связи с производственной необходимостью главный бухгалтер гостиницы может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3 Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности гостиницы главному бухгалтеру может выделяться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1 Главному бухгалтеру гостиницы для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его должностные обязанности.
