Ю. А. Орлова
Системы управления предприятием
1.1.2. Финансовое управление по проектам
Компании, выделяющие определенные процессы в проекты, как правило, применяют методы проектного управления. Эффективность системы управления проектами зависит от многих факторов, в частности от соотношения расходов и выгод, получаемых от внедрения данной системы. Кроме того, финансовый директор при постановке такой системы должен определить порядок управления стоимостью и денежными потоками проекта.
В настоящее время многие компании выделяют важные, критические для основной деятельности, процессы в отдельные проекты, то есть ограниченные во времени уникальные начинания, направленные на создание нового продукта, услуги или достижение нового качества.
Выделение начинаний в проекты подразумевает применение к ним методов проектного управления – комплексного управления процессами, протекающими внутри проекта. Методы проектного управления отличаются от приемов оперативного управления в первую очередь тем, что регулярный менеджмент оперирует повторяющимися процессами, а проектное управление – уникальным набором задач, решить которые нужно в ограниченный промежуток времени. К примеру, для пиццерии введение в меню пиццы с креветками вряд ли будет проектом, ведь приготовление пиццы является для нее текущей деятельностью и не требует коренного изменения технологического процесса. В то же время для компании, производящей замороженную пиццу в больших объемах, введение в ассортиментный ряд изделий с креветками приведет к изменению структуры закупок и технологического процесса в целом, поэтому эту инновацию будет целесообразно рассматривать именно с позиций проектного менеджмента.
Личный опыт
Свейн Оге Ольсен, главный финансовый директор ОАО «Аптечная сеть 36,6» (Москва). В процессе стратегического развития компании мы выделили два типа проектной деятельности – программы и проекты. К программам относятся направления, представляющие собой совокупности повторяющихся типовых проектов, к примеру, программа открытия аптек, внутри которой существуют типовые проекты открытия торговых точек. В отдельные проекты выделяются разовые начинания, такие как введение в ассортимент новых товарных категорий (например, оптики), изменение стандарта оформления аптек, внедрение IT-систем и т. д.
Проектное управление включает такие специфические методы, как управление бюджетом и расписанием проекта, декомпозиция работ и т. д. Если в рамках конкретной компании методы проектного управления используются регулярно, можно говорить об управлении по проектам и создании системы управления проектами (СУП), то есть совокупности правил и процедур, обеспечивающих появление, проработку, реализацию и контроль проектов внутри компании в соответствии с методами проектного управления.
Эффективность системы управления проектами
Эффективность СУП в конкретной компании определяется совокупностью расходов и выгод, которые принесет такая система. Три основных параметра, которые позволяют оптимизировать использование проектного менеджмента, это время, стоимость и качество работы. Следовательно, в компании, не использующей методы проектного управления при внедрении инноваций, скорее всего, присутствуют потери трех видов: от затягивания сроков внедрения инноваций; от превышения бюджетов в силу некачественного планирования либо от ошибочного выполнения ненужных действий; от некачественного выполнения работ и необходимости их переделки.
В денежном выражении сокращение сроков реализации проектов оценить достаточно легко с помощью статистики по уже реализованным проектам.
Пример 1
В компании существует типовая задача открытия нового магазина. Ранее на ее решение уходило четыре месяца, а после начала использования проектного подхода и при жестком соблюдении сроков – три. В этом случае компания получит дополнительную прибыль от более раннего запуска магазина. При рентабельности в 10 % и планируемом объеме продаж в первом месяце в 500 тыс. руб. дополнительная прибыль от сокращения сроков запуска магазина на один месяц составит 50 тыс. руб.
Аналогичная ситуация и с бюджетами проектов и качеством исполнения работ. Здесь возможны две ошибки: недооценка будущих расходов и прямые потери, связанные с ошибочными действиями. Средняя стоимость подобных ошибок обычно составляет 10-20 % от бюджета проекта. К основным качественным преимуществам использования СУП в рамках компании относятся:
• более высокая степень контроля над выделенными проектами. У каждого проекта есть отвечающий за него менеджер, календарный план работ и бюджет. Ход проекта, расходуемые на него средства и получаемые выгоды выделяются из основной деятельности компании и общей отчетности, поэтому на любом этапе проекта четко виден достигнутый результат;
• ранжирование проектов по степени значимости, поставленным целям, ожидаемому результату и т. д. дает возможность присваивать стратегически важным проектам приоритеты в ресурсах, персонале, финансировании;
• оптимизация расписания проекта позволяет наиболее эффективно распределить ресурсы компании не только внутри проекта, но и между ними. При этом можно учесть доступность ресурсов, приоритеты проектов, графики поставки сырья и материалов, ограничения по финансированию;
• опыт, полученный в ходе реализации отдельных проектов, может быть использован для предотвращения ошибок в будущих проектах, сокращения времени, необходимого для планирования, выбора оптимального пути реализации проекта;
• четкое планирование работ, необходимое при управлении по проектам, позволяет регулировать их качество.
Эффективность внедрения
Крупномасштабных оценок эффективности использования СУП в российских компаниях не проводилось, так как компаний, эффективно использующих управление проектами как часть регулярного менеджмента, немного. В США и европейских странах проводятся исследования подобного уровня. Один из обзоров, подготовленный Институтом управления проектами США (PMI), включает данные, полученные более чем от ста североамериканских компаний и профессионалов в области управления проектами.
Личный опыт
Поскольку у нас внедрение СУП происходило постепенно, мы не оценивали альтернативы. Тем не менее качественные результаты введения проектного управления налицо: например, экспансия в регионы без формализации этой деятельности и применения к ней методов проектного управления, то есть без четкого разделения полномочий, структурированных графиков реализации проекта, документированных стандартов бизнес- процессов и IT-поддержки, была бы крайне затруднительной.
Рис. 1.1.1. Эффективность использования СУП
У данного подхода есть ряд недостатков и трудностей. В частности, как и любая передовая методика управления, управление по проектам требует дополнительных знаний и навыков персонала, приводит к усложнению коммуникаций. В результате возрастают расходы на обучение и оплату труда сотрудников.
Место проектной деятельности в работе компании
Масштабы использования СУП в рамках конкретной организации зависят от многих факторов. Например, если небольшая компания решает открыть новый магазин и руководство хочет отследить эффективность данного начинания, о необходимости создания системы управления проектами говорить не приходится. Вполне можно ограничиться использованием отдельных ее элементов, например, созданием рабочей группы, отвечающей за решение конкретной задачи. Но если речь идет об открытии десяти магазинов в разных городах (проектная деятельность для данной компании становится постоянной, и масштаб ее возрастает), необходима более сложная структура управления этим процессом, то есть отдельные элементы проектного управления должны сложиться в систему. Кроме того, принимаются во внимание размеры компании, наличие квалифицированных специалистов, способных построить и поддерживать данную систему, готовность руководства изменить сложившийся стиль управления и т. д.
На рис. 1.1.2. в первом случае управление проектами является основным принципом управления в компании. Такая ситуация характерна, например, для софтверных, консалтинговых, строительных компаний. Третий вариант относится к компаниям с устоявшимся бизнесом, развивающимся экстенсивно. Для них внедрение управления по проектам даже будет вредно, так как при усложнении управления оно не принесет тех выгод, которые в этом случае ожидаются. Второй вариант – самый распространенный, но и самый сложный: проекты осуществляются наряду с основной деятельностью компании. В дальнейшем мы будем рассматривать именно такой вариант организации работы.
Рис. 1.1.2. Варианты присутствия проектной деятельности в деятельности компании
Этапы внедрения СУП
За внедрение СУП обычно отвечает директор по развитию как человек, курирующий все инвестиционные проекты и управление ими. Именно он оценивает масштабы будущей системы, дополнительные потребности в специалистах, расходы на их содержание и эффект от внедрения.
Этап 1. Изменение оргструктуры
На начальном этапе в компании формируется новое подразделение – проектный офис. Часто он начинается с одного специалиста, совмещающего текущую деятельность с функциями проектного управления (это позволяет оптимизировать расходы на заработную плату), а далее может плавно развиваться в целое подразделение в зависимости от потребности компании в управлении проектной деятельностью.
К функциям проектного офиса относят:
• ведение электронных моделей проектов;
• ведение архивов проектов;
• контроль реализации проектов;
• консолидация информации по проектам;
• подготовка методических материалов, стандартов, инструкций;
• ведение баз данных характеристик типовых работ и их фрагментов по проектам и потребностей в ресурсах;
• обучение и повышение квалификации сотрудников остальных подразделений.
На начальном этапе формирования системы часть работы по поддержанию проектной деятельности можно распределить среди уже существующих специалистов. Например, подготовку методологических документов и контроля бюджета проекта можно возложить на планово- экономический департамент, управления ресурсами – на отдел кадров и т. д. Для управления проектной деятельностью из числа высшего менеджмента и, возможно, акционеров компании формируется инвестиционный комитет, в который обычно входят директора по продажам, производству, безопасности, персоналу, IT, реже – генеральный директор. Инвестиционный комитет принимает решения о принятии в работу, запуске и завершении проектов и собирается на периодической основе либо по мере появления вопросов для обсуждения. Деятельность комитета и статус принимаемых им решений регламентируются соответствующим положением.
Оперативное управление проектами осуществляется куратором и менеджером проекта. Полномочия по изменению сроков, бюджета, содержания и границ проекта относятся к верхнему уровню управления и принадлежат куратору проекта, которым часто назначают соответствующего топ-менеджера. Например, в проекте открытия магазина куратором будет директор по продажам. Обычно кандидатура куратора проекта утверждается инвестиционным комитетом. Куратор в свою очередь назначает менеджера проекта и утверждает предложенный им состав команды.
Менеджером проекта может выступать выделенный для этой работы менеджер или инициатор проекта, совмещающий эту деятельность с основной работой. Менеджер готовит проектную документацию, отвечает за оперативное управление ходом проекта, обеспечивает выполнение запланированных работ, готовит предложения по изменениям в планах, координирует технические и человеческие ресурсы.
Личный опыт
В нашей компании нет проектного офиса как отдельной структуры, тем не менее процесс управления проектами формализован. Для проектов в рамках программ степень формализации высокая, для них прописаны бизнеспроцессы, определяющие задачи, которые должны быть решены, ответственность за них и за сам процесс принятия решений, сроки исполнения проектов, типовые бизнес-планы, нормы расходов, требуемая производительность и т. д. Для отдельных проектов мы стараемся как можно шире применять существующие стандарты, но более внимательно оцениваем ресурсы, необходимые для реализации проекта, и способы его осуществления.
При постановке СУП необходимо решить вопрос о разделении времени сотрудников между основной и проектной деятельностью. Это особенно важно в случае, когда объем работ, выделенных в проекты, начинает занимать значительную часть времени персонала. Возможно несколько вариантов такого разделения:
• «выкуп» руководителем проекта необходимых ему ресурсов у функционального руководителя (в виде доли времени, уделяемого проекту);
• полное переподчинение персонала руководителю проекта на срок его реализации либо на время потребности в данном персонале;
• постановка задачи, возникающей в проекте, не конкретному исполнителю, а руководителю функционального подразделения.
Первый вариант сложен с точки зрения реализации, поскольку он требует разработки схем оплаты труда сотрудников, однако он же наиболее близок к самой идее проектного управления. Второй вариант может оказаться неэффективным из-за недозагруженности сотрудников. Поэтому чаще всего используется третий вариант, когда общая структура управления в проекте становится менее мобильной, однако полностью отсутствует двойное подчинение сотрудников, которое обычно и вызывает максимум проблем. К достоинствам этого способа также относится свобода функционального руководителя в использовании ресурсов подразделения для решения поставленной задачи.
Этап 2. Разработка нормативной документации
В стандартах управления проектами конкретной компании необходимо предельно конкретно описать: кто, когда и что должен делать для функционирования СУП. Этот документ должен включать следующие пункты:
• политика компании в области управления проектами;
• классификация проектов и критерии выделения отдельных начинаний в проект;
• описание бизнес-процесса прохождения проекта в организации (каким образом проект начинается, утверждается и реализуется, и кто за это отвечает).
Степень детализации стандарта зависит от сложности и количества проектов компании, а также от числа вовлеченных в процесс сотрудников. Политика компании в области проектной деятельности описывает место проектного управления в общем менеджменте компании. Она включает правила отделения основной деятельности от проектной и правила их взаимодействия, распределение ответственности за проектную деятельность, ее руководителей и исполнителей. Так в отдельный проект могут выделяться начинания, имеющие бюджет, превышающий определенную сумму. Другим критерием может быть сфера охвата проекта. Если начинание не требует больших вложений и охватывает деятельность двух подразделений компании, в отдельный проект оно не выделяется, если же затрагивает три и больше подразделений, – то выделяется. Примером может быть проект реструктуризации компании, автоматизации, внедрения новой системы мотивации и т. д.
Несмотря на то, что проекты являются уникальными начинаниями, классификация позволяет использовать имеющиеся наработки и статистику для похожих проектов. В зависимости от целей существуют проекты по:
• развитию ассортимента;
• развитию каналов сбыта;
• развитию производства;
• развитию обеспечивающих подразделений;
• повышению качества управления;
• диверсификации бизнеса.
Классификация также может быть иерархической (сначала по сфере приложения, потом по содержанию): а) сбытовые:
• развитие ассортимента;
• развитие сбытовой сети;
• развитие способов продвижения;
• развитие логистики; б) производственные:
• модернизация существующих производств;
• создание новых производственных площадок;
• улучшение производственного процесса; в) обеспечивающие:
• автоматизация процессов управления;
• реорганизация бизнес-процессов;
• повышение эффективности работы вспомогательных подразделений.
Для каждого из выделенных типов проектов должны быть описаны типовые последовательности работ, потребности в ресурсах, времени, стоимости работ, возможные проблемы и т. д. Кроме того, может описываться принцип назначения куратора и менеджера проекта. По мере реализации проектов в компании стандарт может меняться.
Следующим шагом является описание бизнес-процесса прохождения проекта в компании. Пример схематичного представления бизнес-процесса приведен на рис. 1.1.3.
Общая структура бизнес-процесса может детализироваться и усложняться, вплоть до описания отдельных действий конкретных сотрудников.
Решение создать СУП означает наличие у компании нескольких одновременно реализующихся проектов, то есть портфеля проектов. Чаще всего проекты в компании ведутся параллельно текущей деятельности. Правила согласования текущей и проектной деятельности также прописываются в стандарте.
Управление портфелем проектов обычно строится на конкурентной основе. Создать конкуренцию между проектами внутри портфеля можно с помощью присвоения им статуса и приоритета. Например, статус может принимать значения:
• в разработке;
• к запуску;
• запущенный;
• приостановленный;
• завершенный;
• отклоненный;
• отложенный.
Рис. 5.1.3.. Упрощенный пример описания бизнес-процесса прохождения проекта
Изменение статуса проекта происходит после рассмотрения его на инвестиционном комитете на основании принятых в компании граничных условий. Например, к исполнению принимается проект, срок окупаемости которого не менее трех лет, значение IRR – не ниже 25 % и т. д. Если показатели проекта значительно превосходят указанные, то ему присваивается статус «к запуску», если они близки к граничным или меньше их, то статус – «отложенный», если проект был отклонен, то он передается в архив со статусом «отклоненный», а в случае отправки проекта на доработку статус не меняется.
Помимо статуса проектам присваивается приоритет. Например, по умолчанию приоритет устанавливается равным трем. Для проектов, которые имеют большую важность с точки зрения стратегических целей компании или более высокую доходность, приоритет повышается до двух или единицы, для других он может быть понижен до четырех или пяти. Кроме того, приоритет проектов может меняться в ходе их реализации. Это способствует более эффективной работе менеджеров проектов, побуждает их к конкуренции.
Этап 3. Автоматизация
Несмотря на то, что выбору программного продукта для автоматизации СУП посвящено огромное количество статей, на практике следует руководствоваться реальными потребностями компании. Так для крупной строительной организации, которой необходим полноценный учет материалов, посменная работа и т. п., нужна система профессионального уровня (Primavera Enterprise, Spider Project). Для компании поменьше подойдут Microsoft Project и OpenPlan Pro. Они обладают богатыми возможностями групповой работы: создание единого пула ресурсов, доступ к проектам через web-интерфейс, интеграция с почтовыми и учетными программами. В России также существуют системы, реализующие функции бюджетирования и управленческого учета по проектам и автоматизирующие документооборот (ТУ «Управление проектами» на базе «1С:Пред-приятие 8.0»). Однако они не являются полноценной заменой автоматизированной СУП, так как не предназначены для оптимизации расписаний проектов и управления ресурсами по проектам.
Минимальные требования, которым должна удовлетворять автоматизированная система управления проектами (включая адаптированный для этой цели MS Excel), следующие:
• возможность декомпозиции работ, планирование их длительности и связей между ними;
• возможность планирования ресурсов, необходимых для выполнения работ;
• оптимизация полученного плана-графика работ с учетом и без учета ограничений по ресурсам;
• оценка рисков изменения плана-графика работ;
• отслеживание исполнения подготовленного плана работ;
• подготовка отчетов на основе планов и фактов работ.
При внедрении автоматизированной системы, поддерживающей управление проектами, требуется провести ее интеграцию с существующими в компании системами бюджетирования и управленческого учета. Разумеется, это ведет к дополнительным расходам, но при отсутствии такой интеграции эффективность системы падает, так как снижается оперативность ввода в нее фактических данных о ходе проектов.
Изменения в управлении финансами
Для финансового директора при постановке СУП наиболее важным вопросом будет описание порядка управления стоимостью и денежными потоками проекта. Введение этих процедур подразумевает изменение существующих правил бюджетирования и проведения платежей. Чаще всего совокупность проектов компании выделяется в отдельный ЦФУ «Инвестиционная деятельность» или «Проектный центр». Бюджеты ЦФУ консолидируются в бюджет всей компании, как если бы это было отдельное подразделение. Внутри ЦФУ для каждого проекта также ведется полный набор бюджетов.
Например, в компании начинается проект модернизации производственного цеха. Планируется приобрести дополнительное оборудование, ввести дополнительную смену и внедрить систему контроля качества. Проект осуществляется без остановки работы цеха. При расчете экономической выгоды от проекта учитывается дополнительный объем продукции, который сможет произвести данный цех.
Однако выделить в отдельный проект только дополнительный объем продукции проблематично. Поэтому с начала реализации проекта весь цех переводится из основной деятельности в инвестиционную, а оценка стоимости цеха производится так, как если бы это было отдельное предприятие. По ЦФУ, к которому раньше относился цех, начисляется доход в размере стоимости цеха, по ЦФУ «Инвестиционная деятельность» – расход в размере той же суммы. После реализации проекта производится обратная операция. При этом сумма добавочной стоимости, создаваемой цехом, может оставаться в ЦФУ «Инвестиционная деятельность», а может и перейти в первоначальный ЦФУ.
Другим примером может служить проект увеличения производственных мощностей компании, в которой произведенная продукция реализуется через собственную сбытовую сеть. Полный эффект от осуществления проекта будет заключаться в прибыли, которую компания получит от реализации дополнительного объема продукции по розничным ценам. Новые объемы продукции будут реализовываться в уже существующей сбытовой сети. Задача еще более усложнится, если продукция будет продаваться через недавно открытые магазины, которые тоже считаются инвестпроектами, находящимися на стадии окупаемости. Часто встречающейся ошибкой в такой ситуации является расчет окупаемости проекта производства по группе компаний в целом. Это не позволяет разделить эффект от открытия новых торговых точек и модернизированного производства.
Для учета фактического эффекта от проекта можно использовать механизм трансфертного ценообразования. В этом случае цена, по которой производство реализует продукцию собственным магазинам, устанавливается на уровне существующей оптовой цены на аналогичные изделия. Добавочная стоимость производства относится на инвестиционную деятельность компании и окупает проект увеличения производственных мощностей, а добавочная стоимость сбытовой сети – на соответствующие магазины и проекты.
При реализации проектов часть работ будет запаздывать, появятся новые, незапланированные ранее работы, кроме того, первоначальная оценка стоимости работ может корректироваться. Это приведет к тому, что в новой системе результаты обычного анализа плановых и фактических данных окажутся нерепрезентативными, необходимо будет проводить факторный анализ отклонений по стоимости и по составу работ. Поэтому помимо отчета об исполнении бюджета необходимо предусмотреть дополнительную форму (отчет о выполнении работ) либо объединить эти две формы.
Пример 2
Предположим, что на месяц было запланировано десять работ с бюджетом 12 тыс. долл. США. По итогам месяца оказалось, что освоенный бюджет составил 5 тыс. долл. США. Однако после проведения факторного анализа выяснилось, что четыре работы с бюджетом 8 тыс. долл. США были отложены до следующего месяца и появилась новая работа стоимостью 300 долл. США. Видно, что по изначально запланированным работам бюджет составлял 4 тыс. долл. США (12 тыс. минус 8 тыс.), а с учетом новой работы сумма составит 4,3 тыс. долл. США. Таким образом, превышение бюджета за счет удорожания составило 700 долл. США. Общее отклонение бюджета в 7 тыс. долл. США раскладывается на отклонение по стоимости плюс 0,7 тыс. долл. США, и отклонение по составу работ минус 7,7 тыс. долл. США (8 тыс. минус 0,3 тыс.). Еще одной сложностью является то, что план-график работ по проекту подвержен постоянным корректировкам, а это приводит к смещению сроков платежей и оплат, относимых в бюджете к единичному месяцу. Поэтому, если в рамках месячного бюджета еще можно добиться приемлемой точности планирования, то годовой бюджет будет устаревать через два-три месяца. В этой ситуации стоит подумать о введении в компании скользящего бюджета, пересматриваемого с определенной периодичностью.
Изменяется и порядок разрешения внеплановых платежей. При управлении по проектам нередки случаи, когда возникает неожиданная работа, или стоимость работ возрастает. При принятии решения по такому платежу следует иметь в виду, каким образом данное изменение повлияет на общий бюджет проекта. Вполне возможно, что ранее по проекту наблюдалась экономия и возникшая работа укладывается в утвержденный бюджет, но это может быть и не так. Вариантом решения данной проблемы является введение лимита превышения бюджета (например, 5 %), в рамках которого превышения допускаются после их утверждения куратором проекта. И только в случае превышения данного лимита инициируется процедура пересмотра бюджета проекта на инвестиционном комитете.
Отсутствие интеграции автоматизированной системы управления проектами и систем управленческого и бухгалтерского учета может привести к значительному снижению эффективности использования СУП. Однако из- за специфики проектного управления эта задача становится совсем не тривиальной. Так при внедрении проектного управления необходимо отследить актуальность существующего кодификатора затрат – вполне может оказаться, что для некоторых статей придется ввести дополнительную детализацию.
