Василий Шелковой
Как правильно ходить на гемба
Предисловие (0/52)
Я верю, что неравнодушное отношение к собственному делу (личному бизнесу или работе по найму – неважно) способно качественно влиять на конечный результат, который получает клиент.
Эта книга написана на основании моего практического опыта, полученного за одиннадцать лет внедрения бережливого производства в компании, входящей в топ-200 в мире по уровню рыночной капитализации.
Изначально я вел блог, в котором каждую неделю публиковал короткий материал о применении данного инструмента. Отсюда и нумерация глав – «0/52», «1/52» и так далее. Я писал о том, как правильно идти на гемба, о проблемах и их решениях и о многом другом.
Всего я планировал написать пятьдесят две статьи за год, а потом собрать их в небольшой книжке. Как видите, я это сделал.
Читатели моего блога знали: ни один комментарий не останется без внимания, я открыт к любым предложениям и пожеланиям. Хочу, чтобы эта практика была перенесена и на книгу. Если вы хотите задать мне вопрос, прокомментировать написанное в книге или связаться со мной по любой другой причине, вы можете сделать это любым удобным для вас способом:
• Электронная почта: Info@gembawalktips.ru
• Сайт: www.gembawalktips.ru
Ну а теперь приглашаю вас в увлекательный поход. Поход на гемба.
Операционное определение (1/52)
Начнем с определения слова «гемба». Как уже было сказано, дословно «гемба» можно перевести как «место, где происходит работа». Но более правильным переводом я считаю «реальное место». То место, где производится товар, продукт или оказывается услуга.
У каждого есть своя гемба: конвейер, верстак, цветочный магазин, стойка ресепшен, автомойка или рабочий стол с компьютером. Именно там создается ценность для клиента (внешнего и внутреннего).
Мудрый руководитель применяет инструмент «Поход на гемба» сразу, как только что-то пошло не так. Данный поход осуществляется с целью понять, в чем кроется коренная причина возникшей проблемы.
К сожалению, часто на гемба ходят не чтобы отыскать коренную причину, а чтобы понять, «как оно вообще всё работает»? В целом это, конечно, тоже своеобразный «поход», но, на мой взгляд, к настоящему походу на гемба это не имеет никакого отношения.
Почти каждую главу этой книги я проиллюстрировал примером из собственного опыта. И вот первый:
Тренинги по гемба я начал проводить несколько лет назад. Подтолкнул меня к этому совершенно безобидный случай. Я случайно услышал, как один из моих знакомых сказал: «Мы вчера посетили гемба у наших айтишников. Они нам показали, как они работают». Я поинтересовался: «А какую проблему вы пытались решить, и в чем была ее коренная причина?»
Ответа на свой вопрос я не получил. Как оказалось, мой знакомый и сам не знал, зачем он отправился изучать работу IT-отдела.
Было ли это походом на гемба? Конечно, нет.
Зачем? (2/52)
«Любые презентации и отчеты руководству содержат в себе долю оправдания. Зачем вам смотреть на происходящее сквозь чью-то призму? Идите и смотрите собственным взглядом, вникайте в суть ситуации».
Масааки Имаи
Сложно сказать лучше, чем сказал Масааки в начале своей лекции про Кайдзен (японский подход к улучшению работы организации). И начал он ее именно с инструмента «Поход на гемба».
На мой взгляд, любое дело, любой проект следует начинать с ответа на вопрос: «Зачем это делать?»
Зачем руководителю ходить на гемба? Чтобы лично разобраться, что идет не так.
Очень часто мы банально не знаем, как на самом деле устроен процесс. Где-то «наверху» умнейшие методологи и технологи разработали процесс или продукт и вдохнули в него жизнь, а «внизу» жизнь намного богаче! Если постоянно не вникать, что и как происходит на самом деле, можно упустить всё. И, уверяю вас, поход на гемба – это не микроменеджмент! У похода на гемба есть пять основных шагов.
Пять шагов похода на гемба (3/52)
Когда мы посещали один из заводов Panasonic, я задал вопрос одному из руководителей о том, как часто он ходит на гемба. Реакция поразила: он встал из-за стола и… попросил прощения у других руководителей за то, что он ходит на гемба лишь раз в неделю!
Каждый поход он и его коллеги совершают по определенному алгоритму, состоящему из пяти шагов. Классический гемба:
1. Возникла проблема – идите на гемба.
2. Изучите детали на месте.
3. Примите контрмеры.
4. Найдите и устраните коренные причины проблем.
5. Обновите стандарт.
Именно в таком порядке необходимо осуществлять эти шаги. В глаза бросаются сразу несколько вещей: отсутствие подготовительно этапа, отсутствие длительного этапа разработок, доработок и прочего, а также процесса согласования. Почему так происходит?
Во-первых, на гемба ходят руководители, которые принимают решения. Во-вторых, они идут на гемба только к себе на участок, а на чужие участки только в том случае, если туда пригласят.
Руководитель не ждет, когда проблема станет хронической, и понадобятся хирургические меры. Как только что-то пошло не так, и об этом узнал руководитель, он поднимается со своего рабочего места и идет на гемба.
Подготовка к походу (4/52)
Подготовительный этап заключается в восстановлении в памяти самого процесса на основании стандартов или внутренних документов. Очень важное замечание: подготовьте гипотезы о том, почему возникает проблема. Но не «якорите» их у себя в голове, помните, что это лишь гипотезы. Иначе это будет сильно мешать на втором шаге, когда вы будете изучать проблему непосредственно на месте – на гемба.
Частый вопрос: надо ли предупреждать о своем визите? Да, надо! Но сделать это надо максимум за две недели, а лучше за одну.
Однажды мы приехали в один из наших офисов и стало понятно, что коллеги к чему-то готовятся. На наш вопрос, что происходит, был дан ответ: шеф приезжает. Завтра? (подготовка шла нешуточная). Нет. Через месяц!
Конечно, это сильно зависит от конкретной ситуации, но подготовка к походу не должна занимать больше часа. Часа вполне хватает, чтобы освежить в памяти все процессы и сформировать парочку гипотез коренной причины проблемы.
Ваша свита (5/52)
Был у меня в практике случай, когда мы с коллегами приехали на гемба в офис, и нас оказалось больше, чем сотрудников офиса!
Это, конечно, перебор.
Японцы выходят на гемба небольшим составом. Обычно это руководитель, менеджер участка и сотрудник, который показывает и рассказывает, что к чему.
Планируя поход на гемба, задумайтесь, какую ценность принесут все те люди, которые собираются с вами? Нужна ли вам вся эта свита? Вы идете разобраться в проблеме или устраиваете из своего визита шоу?
Еще раз о шаге номер один (6/52)
«Даже путь в тысячу ли начинается с первого шага».
Лао-Цзы
Когда я опубликовал в своем блоге предыдущие статьи, я уже хотел перейти ко второму шагу, как вдруг читатели буквально завалили меня вопросами. Поэтому я решил разобрать первый шаг подробнее.
Кажется, что всё просто: возникла проблема – иди на гемба.
Всевозможные отчеты, дэшборды, инфографика и тому подобное ежедневно изучает любой руководитель. У вас не так? А как же вы тогда управляете?..
Красная зона, графики вниз, а не вверх, низкие оценки клиентов, жалобы… Всё это явно указывает на то, что надо встать и пойти на гемба.
Но задумайтесь: сколько всего может быть недосказано и не указано в отчетах?
На мой взгляд, отчеты – это лишь верхушка айсберга (как говорит один мой знакомый: «снежок, который припорошил айсберг»), который, возможно, на всех парах приближается к вашему «Титанику». Так что не тяните: возникла проблема – идите на гемба.
И еще один момент: всем известно, что не стоит трогать то, что исправно работает. Но посмотрите на этот процесс еще и с точки зрения возможностей. Идеальных процессов не бывает! Всегда есть возможность улучшать, избавляясь от тех шагов, которые не приносят ценность для вашего клиента.
Правила похода (7/52)
Итак, вы уже на гемба. Поздравляю! Небольшой статус-чек:
• проблема существует и с ней надо разобраться;
• вы освежили в памяти то, что будете изучать;
• сформировали пару гипотез;
• рядом с вами только те, кто должен быть здесь и сейчас.
Отлично!
Перед тем как мы перейдем к шагу № 2 «Изучите детали на месте», позвольте рассказать вам о некоторых правилах. Это не те постулаты, что высечены в граните, это проверенные временем рекомендации, которые повысят эффективность мероприятия.
Прежде всего продемонстрируйте тем, к кому вы пришли, что вы не грозный проверяющий босс, а тот, кто хочет разобраться и помочь. Однажды очень большой руководитель пришел на гемба и спросил у коллег:
– Вы знаете, кто я?
В ответ сотрудники назвали его имя, отчество и должность.
– Нет, – ответил он. – Я ваш ученик! Я буду вам очень признателен, если вы мне на пальцах расскажете, что к чему.
Создайте атмосферу доверия. Много раз замечал, что, отойдя от первого шока от того, что с боссом можно общаться на равных, и что ему действительно интересно, коллеги начинают подробно и в деталях рассказывать о рабочих процессах. Они видят, что руководителю это важно, и у них возникает надежда, что именно он поможет им исправить ситуацию в целом.
Не превращайте гемба в проверку или аудит. Не ищите виновных, чтобы прямо на месте ставить к стенке в пример другим. Это не гемба!