В. Б. Зотов
Как построить карьеру руководителя. Золотые секреты министра
Люди не знают, что делает для них глава администрации. Как быть?
В современных условиях широкого распространения информации наблюдается парадокс: местная и государственная власти на местах всё больше теряют свой авторитет у населения. Почему? Объективно я бы выделил несколько причин.
1. Несмотря на большие информационные возможности, население не знает, чем занимается власть. Не знает о том, что органы власти решают тысячи вопросов, среди которых: развитие территории, социальные, коммунальные и многие другие насущные задачи. У людей формируется образ ничегонеделания со стороны власти, поэтому они с недоверием и скептицизмом относятся к этой власти, а зачастую – противодействуют ей, снижая ее эффективность. Критика местной власти, чаще безосновательная, стала повальной и модной.
2. Дискриминирующий образ и поведение отдельных чиновников, совершающих должностные преступления – берущих взятки и производящих поборы. Информация об этих преступлениях очень быстро распространяется СМИ и формирует общий образ чиновника. В результате тень падает на сотни тысяч людей, которые честно и жертвенно служат населению, не считаясь со своими личными интересами.
3. В условиях многопартийности любая власть, которая демонстрирует свою связь с правящей партией, будет подвергаться сильной критике со стороны других партий, которые стремятся всегда выискивать негативные моменты, упущения, недостатки и давать как можно большее их освещение в СМИ, таким образом расчищая себе дорогу к власти.
4. В последнее время СМИ работают на «жареных» фактах. Их не интересуют позитивные результаты, это связано с популизмом и желанием привлечь к себе внимание.
5. Дискредитирует руководителей в органах власти и неспособность некоторых из них эффективно решать важные вопросы – это происходит тогда, когда на руководящие посты попадают бездарные личности.
Поддержка органов власти населением – это важнейший фактор формирования социального климата на территории. Однако незнание, чем занимаются чиновники и какие они решают задачи, вызывает у населения негативное отношение к ним как к бездельникам.
На рисунке 1 приведено реальное количество обязанностей префекта на указанный момент (февраль 2013 года) —
сто восемьдесят пять! И все они требовали ежедневного контроля. Также здесь схематически показан уровень видения населением вопросов, которыми занимается глава администрации.
Из-за отсутствия достаточной информации и знаний часто, обращаясь в органы местной власти, местные жители не знают, что глава администрации занимается не только волнующей их проблемой и может решить не только тот вопрос, по которому к нему обратились, но и сопутствующие: один слева, другой справа. Обратившийся часто не знает, что глава решает еще десятки других вопросов. Отсюда формируется мнение о частом бездействии.
Полномочия префекта с учетом возложенных на префектуру обязанностей (185)[1]
Рисунок 1. Схематическое представление информированности граждан, приходящих на прием в префектуру, о решаемых главой администрации вопросах (реальный пример из практики по Москве)
Важнейшая задача – это показать полезность и многообразие интересных для населения дел, решаемых органами власти, чтобы завоевать доверие населения.
Как сделать так, чтобы каждое дело и результаты работы органа власти были известны населению? Здесь можно предложить метод, часто используемый крупнейшими американскими компаниями, в том числе космическим агентством NASA, для того чтобы о них говорили другие.
Рассмотрим эту модель на примере. Предположим, органы местного самоуправления дарят школе компьютерный класс. Школа для позиционирования может провести следующую работу: вывесить объявление-отчет о том, что школе муниципальное образование подарило компьютерный класс – 24 компьютера, которые были установлены в 8 классе «Б». К тому же школа должна разместить эту новость на своем сайте. Надо также предложить ученикам поделиться этой информацией на своих страничках в социальных сетях. И чем больше школа даст информации о хорошем событии, тем больше людей узнает о позитивном шаге местной власти.
Я бы представил это в виде секторов:
• первый сектор – учителя и учащиеся;
• второй сектор – родители учащихся;
• третий сектор – бывшие выпускники школы;
• четвертый сектор – те, кто взаимодействует со школой (местные депутаты, общественные организации, спортивные и познавательные сообщества);
• пятый сектор – люди, которые получают информацию через социальные сети и от знакомых.
И все они непосредственно и опосредованно распространяют информацию о делах органов власти, такая информация пользуется высоким доверием и имеет поддержку из разных источников. Схематически это показано на рисунке 2.
Рисунок 2. Наглядная схема информирования граждан
о практических делах
Также могут быть освещены и другие события: строительство спортивной площадки, замена видеонаблюдения, оснащение музыкальными инструментами музыкальных классов и многое другое.
По такой схеме информировать население могут:
• школы;
• дошкольные учреждения;
• спортивные учреждения;
• культурно-досуговые центры;
• центры социального обслуживания населения;
• общественные организации;
• жилищные организации и многие другие структуры.
Личные качества для успешности карьеры
На практике руководители оценивают успешность и перспективность сотрудников по целому ряду их личных качеств. Эти качества у многих заложены в характере и поведении или выработаны. В дополнение к профессиональным навыкам перспективный сотрудник должен обладать качествами, на основе которых он может быть выдвинут на повышение.
1. Энергичность и эмоциональный интеллект (EQ)
выражает активную позицию при обсуждении текущих вопросов;
• предлагает идеи и вносит предложения;
• отстаивает свою точку зрения;
• охотно берет на себя общественные нагрузки;
• проявляет здоровое честолюбие, смело высказывает сомнения;
• ведет здоровый образ жизни, с оптимизмом смотрит в будущее;
• имеет личные увлечения, хобби.
2. Интуитивность (хорошая интуиция при принятии решений)
• проявляет перспективное мышление;
• делает прогнозы и владеет инструментами прогнозирования;
• умеет аналитически и аргументированно обосновывать предположения и прогнозы;
• умеет обобщать и детализировать цифры и формулировать выводы;
• может предвидеть ситуацию.
3. Коммуникабельность
• имеет навыки делового общения;
• умеет заводить деловые знакомства и поддерживать их;
• умеет вести деловую беседу;
• имеет много друзей и деловых контактов;
• обладает личностными качествами, которые делают человека интересным.
4. Самообразование
• стремится получить дополнительное образование;
• посещает профильные выставки, конференции, деловые игры;
• изучает отечественный и зарубежный опыт;
• интересуется историями успеха известных людей;
• аналитически относится к открытой информации, сопоставляет, анализирует и делает собственные выводы.
5. Командность
• поддерживает деловые и товарищеские отношения в коллективе;
• участвует в совместных с членами коллектива неформальных встречах, отдыхе, спорте и др.;
• ходатайствует за своих коллег в различных областях;
• положительно отзывается о коллегах и грамотно позиционирует результаты деятельности своего отдела или подразделения;
• проявляет другие качества и гордость за свою команду.
50 шагов к успеху, проверенных практикой: бери и делай!
Следование этим рекомендациям, основанным на многолетнем опыте, позволило мне на протяжении трудового пути занимать руководящие должности и получить много высоких государственных наград и званий. Изначально эти советы были адресованы руководителям высшего управленческого уровня, но в силу своей универсальности будут полезны любому, кто стремится строить успешную карьеру и работать эффективно.
Ценность предложенных практических и поведенческих рекомендаций заключается еще и в том, что они сформированы и собраны вместе в единый перечень, что делает их удобными для изучения и использования.
ШАГ 1. Организуй свою систему управления.
Разрабатывай и утверждай долгосрочные календарные программы и планы мероприятий по достижению целей, решению задач и проблем. Контролируя их исполнение постоянно и системно, всегда будешь видеть все цели, чтобы не отклоняться.
ШАГ 2. Создай свою систему текущей работы.
Установи целевые регулярные (еженедельные, ежемесячные, квартальные) оперативки, штабы, коллегии, советы и системные объезды территории, строек и других объектов. Проводи их согласно плану, не срывая. Все сотрудники должны быть подчинены этой системе и обязаны знать, когда от них потребуются отчет, доклад или ответы на вопросы, это их организует.
ШАГ 3. Работай по оперативному расписанию.
Нормируй, ежедневно планируй и учитывай свою работу при ее надлежащей подготовке, веди ежедневник или деловой блокнот. В любом виде планируй день по часам, неделю, месяц, год, чтобы всегда видеть, что делается сейчас и что впереди, на пути к намеченным целям.
ШАГ 4. Используй таблицы контроля.
К разработанным программам прилагай таблицу контроля за каждым пунктом по времени, поручи ее контролировать – это наглядно и всех дисциплинирует (см. Приложение № 2).
С использованием современных информационных технологий сделать это нетрудно.
ШАГ 5. Протоколируй совещания и переговоры.
Все совещания и переговоры проводи с ведением протокола в сжатой форме: фамилия, краткое поручение и срок исполнения (без преамбул и комментариев, все поручения должны быть сгруппированы пофамильно за ответственными). Желательно, чтобы исполнители был ознакомлены с протоколом под роспись.
ШАГ 6. Не затягивай совещания более одного часа.
Практика показывает, что за это время можно рассмотреть до 200 вопросов (см. Приложение № 1).
ШАГ 7. Учи подчиненных докладывать кратко и четко.
Не допускай пространных рассуждений и пояснений, если они не требуются. Кратко и четко отвечай и спрашивай сам: «да», «нет», «почему?», «новый срок».
ШАГ 8. Отчет по протоколу – только по невыполненным поручениям.
Доведи до сведения исполнителей, что на последующих совещаниях они должны докладывать только по невыполненным поручениям или вопросам особого контроля. Не давай много говорить и комментировать, если все понятно.
ШАГ 9. Проверяй выполнение каждого распоряжения.
Нужна безотказная система контроля и проверок с быстрым реагированием. В таком случае дела не упускаются, не теряются и реализуется процесс непрерывного управления.
ШАГ 10. Незамедлительно реагируй на проблемы на территории.
Узнав о проблеме на территории, реагируй немедленно. Оперативно давай поручения и обозначай срок их выполнения и доклада: по электронной почте, СМС или звонком (в течение дня может возникнуть более ста вопросов, и, если их решение откладывать, в них можно «утонуть»).
ШАГ 11. Учи подчиненных предупреждать о возможном невыполнении протокольного поручения.
Работник накануне дня отчета должен показать, что занимается, не забыл, но у него возникли некоторые трудности. Такое отношение снимет накал на предстоящем совещании.
ШАГ 12. Не спеши увольнять сотрудника.
Если сотрудник хронически слабо работает на сложном участке – сначала найди ему достойную замену. Нельзя иметь оголенный участок работы.
ШАГ 13. Поздравляй с личными датами, событиями.
Если узнал, что у кого-то из сотрудников важное событие или день рождения, – сразу звони и поздравляй, даже если событие уже прошло, или сделай это лично.
ШАГ 14. Умей говорить, разговаривать и слушать.
Молчаливый «гений» не заметен; учись говорить – в беседе или выступлении обязательно используй сравнения либо приводи цифры или факты, предлагай решения и делай выводы. Без этого выступление попусту отнимает время, а докладчик выглядит как болтун.
ШАГ 15. Обязательно готовься выступить на всех совещаниях.
Даже в том случае, если твое выступление не запланировано, всегда будь готов к нему. Даже тогда, когда не удалось выступить, это помогает «быть в теме», мобилизует и заметно выделяет на фоне других сотрудников.
ШАГ 16. Выезжай лично на место происшествия.
Обязательно оперативно посещай место любой сложной ситуации или аварии, возникшей на территории. Это результативно и важно для принятия наиболее эффективного решения; когда ты лично выезжал на объект, то в деталях понимаешь ситуацию.
ШАГ 17. Приглашай вышестоящее руководство и гостей.
