Татьяна Смирнова
Мне некогда. Полезная книга для тех, кому приходится выбирать между «надо» и «хочу»
* * *
Все права защищены. Книга или любая ее часть не может быть скопирована, воспроизведена в электронной или механической форме, в виде фотокопии, записи в память ЭВМ, репродукции или каким-либо иным способом, а также использована в любой информационной системе без получения разрешения от издателя. Копирование, воспроизведение и иное использование книги или ее части без согласия издателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность.
© Смирнова Т.А., текст, 2024
© Оформление. ООО «Издательство „Эксмо“», 2024
Введение
Как работать с книгой
В 2014 году я училась в США в Массачусетском технологическом институте, который по многим рейтингам считается лучшим вузом мира. К тому моменту я уже стала бакалавром биологии, специализировалась на нейробиологии, работала в научно-исследовательской лаборатории и постоянно думала о том, как же мне строить мою жизнь. Я искала и пробовала на себе все известные техники тайм-менеджмента и личной эффективности.
И в какой-то момент я заметила вот что: с одной стороны, есть множество исследований о том, как мозг работает, чем мотивируется, как формирует привычки и т. д. С другой стороны, есть множество техник продуктивности, которые не помогут (а могут и навредить), так как мозг устроен иначе. Исследования не выходят в практику, а практика не подкреплена теорией (то есть не является доказательной).
Я сообразила, что могу соединить две эти любимые мной сферы. Так появились сначала мои посты в блоге, затем собственная школа личной эффективности, а теперь и эта книга.
Моя профессиональная задача последних лет – находить и формулировать подкрепленные научными данными техники планирования, постановки и достижения целей.
Но это не про бездумное достигаторство! Когда у меня спрашивают, какова главная цель моей жизни, я уверенно отвечаю – быть счастливой. Максимизировать удовольствие от каждого прожитого дня. И это вовсе не означает, что я мечтаю круглосуточно развлекаться. Мое счастье составляют и новые впечатления, и работа, и качественный отдых, и время, проведенное с родными и близкими, и саморазвитие.
И так у многих! В поисках баланса мы жонглируем разными сферами жизни и, конечно, стремимся к счастью.
Задача быть счастливым – не так проста, как может показаться. Нам не хватает времени, сил, мотивации, зачастую даже понимания своих желаний. И это нормально! Ощущение фрустрации возникает, когда по-старому жить уже нельзя, а по-новому пока не получается. Сложно найти человека, который не слышал, что кризисные моменты в жизни могут стать точками роста. Но, чтобы это произошло, нужно уметь проживать кризисы и извлекать из них уроки. Счастье и баланс в жизни во многом зависят от нас самих.
Я написала эту книгу, чтобы она стала вашим помощником на пути к счастью и балансу. Техники и подходы, о которых я в ней рассказываю, проверены на личном опыте, и на опыте студентов моей школы личной эффективности «Хронология».
Я точно знаю, что, во-первых, вы не одиноки в своих проблемах и поисках, а во-вторых, у вас точно все получится! А я сделаю все возможное, чтобы это произошло.
По первому образованию я нейробиолог, поэтому и в своей практике, и в этой книге рекомендую только научно-обоснованные техники, построенные на принципах работы мозга. Я уверена, что любая техника дает гораздо больший эффект, если человек понимает, как она работает, а не выполняет ее бездумно, исключительно волевым усилием. Мой принцип – мягкая продуктивность, сочетающая движение к целям с заботой о себе.
Книга построена таким образом, что ее можно читать с любой главы, а можно – последовательно. Во втором случае вы пройдете поэтапно от проработки целей и стратегии, через множество практик организации дел и задач, к техникам отдыха, внимания к себе и работе с настроением.
Я рекомендую читать книгу с карандашом в руках, отмечая важные моменты, выписывая осознания и выводы. Представьте, что это я сижу рядом с вами и рассказываю о том, что поможет именно вам. Обязательно записывайте ответы на вопросы, которые я задаю в тексте, выполняйте практики и, главное – применяйте их! Тайм-менеджмент является лишь инструментом, который поможет сделать вашу жизнь насыщенной и продуктивной, а вас – счастливыми.
1
Найти причину быть эффективнее
Прежде всего важно понять, что время – это ресурс. Оно не может быть самоцелью. Если мы заявляем, что хотим больше свободного времени, но не понимаем, зачем и сколько этого времени нам понадобится, то высвободить часы, и даже минуты, будет очень сложно.
Для того чтобы появилась мотивация, нужна конкретная цель – так уж устроен наш мозг[1],[2]. Необходимые ресурсы, в том числе и время, – лишь средства для достижения цели, но не сама цель. Важно задать себе вопрос: «А для чего мне больше времени? Что мне хотелось бы сделать, попробовать, успеть?»
Одна из наших студенток, поразмыслив, решила, что ей нужно свободное время, чтобы проводить его с детьми. Общение с сыном и дочерью было для нее крайне важно, она даже приняла решение оставить корпоративную карьеру ради собственного дела, чтобы иметь возможность быть рядом с подрастающими малышами. Однако в суете зарождающегося бизнеса, личное быстро отодвинулось на второй план. Формулировка «изменить планирование рабочих процессов, чтобы найти больше времени» не помогала, пока не обрела конкретику: «больше времени на общение с детьми».
Такие детали могут показаться неважными: мы же и так понимаем, зачем нам нужно время! Возможно, понимаем, однако понимать и формулировать – разные вещи. Четкая формулировка помогает нашему мозгу направить внимание на важные и актуальные задачи, а также усиливает мотивацию. Исследования показали, что конкретные цели связаны с работой ретикулярной активирующей системы (ретикулярной формации) – особого образования в мозге, выполняющего роль фильтра, отбирающего важную информацию для коры больших полушарий[3]. Четкая цель дает сигнал – это важно, с этим будем работать и на это обращать внимание.
То же касается и задач, вызывающих прокрастинацию. Имеет смысл запланировать что-то приятное сразу после этой задачи, чтобы была конкретная и понятная мотивация не затягивать выполнение, а, наоборот, завершить дело быстрее. Ведь впереди не просто абстрактный отдых или новые дела, а что-то ощутимо приятное и понятное.
Задание
Подумайте и запишите, для чего вам нужно больше времени. Почему и ради чего вам действительно хочется стать эффективнее? Что для вас значимо?
__________________________________________________
__________________________________________________
2
Техника ГКО
Грамотное целеполагание
Однажды я спросила клиентку, проходившую у меня личный коучинг:
– Какой главный вывод вы сделали на прошлой неделе?
Она ответила:
– Я перестала считать, что прописывание целей – пустая трата времени.
Вроде бы всем понятно, что иметь какие-то цели в жизни – это важно. Но мы частенько забываем, зачем это нужно, и буксуем на этапе «цель поставлена и стоит».
А ведь цели направляют нас, помогают расставить приоритеты и сформировать новые поведенческие навыки.
Кроме того, цели дают ощущение контроля и развития. В конце концов, мы не можем управлять тем, чего нет, и не можем улучшить то, чем не управляем. Цели как раз решают эту проблему.
Основатели теории постановки целей – Эдвин Лок и Гэри Лэтем – показали, что цели не просто влияют на поведение и эффективность работы[4]. Они помогают найти силы и приложить больше энергии, чем требовалось изначально. В результате человеку каждый раз хочется сделать чуть больше, и он стабильно движется вперед.
Конечно, если цель не достигнута, мотивация падает, но зато выполненная цель приносит удовольствие и новый приток мотивации. В любом случае цели заставляют нас придумывать и менять стратегии, чтобы достигать желаемого. Постановка целей – мощнейшая техника, если применять ее правильно.
Как цели помогают делать больше? Теория постановки целей основана на том, что сознательное поведение человека все-таки целенаправленно. Следовательно, оно и определяется теми целями, которых человек хочет достичь. Согласно этой теории, разница в целях – самое простое объяснение того, что одни люди добиваются большего, чем другие. В этом смысле у целей можно выделить два свойства: содержание и интенсивность.
Содержание – это суть цели. Оно отражает, четкая она или размытая, сложная или простая. При этом сложность, конечно, относительна и определяется навыками и ресурсами конкретного человека.
Но в целом эффективность работы прямо зависит от сложности цели: чем труднее ее достичь, тем выше производительность. Так происходит потому, что люди подстраиваются под сложность цели. Если она простая, зачем стараться и прикладывать лишние усилия, верно? А когда задача трудная, тут уже можно засучить рукава и хорошенько поработать.
Работа движется лучше, если цель конкретна и достаточно сложна. А когда отслеживается прогресс, то есть цель постоянно сравнивается с текущим результатом, возникает чувство заинтересованности. Это та самая мотивация, но возникает она в процессе, а не в начале действия.
Придерживаться целей помогают еще две вещи: четкие дедлайны и ориентация на процесс, а не на результат. С дедлайнами все понятно – многим из нас легче заставить себя что-то делать, когда сроки горят. А вот с процессом интереснее.
Человек сосредотачивается не на самом результате – например, написать книгу, а на освоении навыка – научиться писать прозу. В этом случае цель будет хотя бы частично достигнута, даже если конечный результат подкачает. А значит, будет положительная обратная связь и подъем мотивации.
Исследования показывают, что на мотивационное действие целей влияют способности человека и то, как он оценивает эффективность своей работы[5]. Не зря ведь мы все время слышим, что стоит почаще успокаивать внутреннего критика и не бояться себя хвалить.
Еще один плюс целей в том, что они помогают идти вперед, выбирать главное и не теряться в куче жизненных возможностей. По сути, цели – это наш компас. С ним мы будем двигаться вперед быстрее и увереннее, каждый раз выбирая нужный маршрут.
Это не значит, что планировать надо каждую секунду и ежедневно чего-то достигать. Это значит, что с целями мы можем добиться того, чего хотим, как хотим и когда хотим.
Как же ставить цели правильно? Возможно, вам знакома техника SMART. Согласно ей, цели должны быть: конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени. Отсюда и название, аббревиатура от слов Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Однако эффективность такого подхода к целям учеными толком не исследовалась.
Какой же должна быть цель, чтобы действительно оказать эффект на наше восприятие? В нашей школе мы используем технику ГКО – это тоже аббревиатура, от слов «глагольность», «конкретность», «ответственность».
Принцип глагольности – самый простой: в формулировке цели обязательно должен быть глагол. Например, «нарисовать картину», а не «новая картина». Почему это так важно? Дело в том, что в мозге при обработке глаголов задействуется префронтальная кора, она же отвечает за целенаправленное поведение. Глагол служит нам командой, ответом на вопрос: «Что делать?» – и сразу направляет наше поведение в нужное русло.
Далее – конкретность, тут мы согласны с системой SMART, в ней этот пункт тоже есть. Цель должна быть максимально конкретной! Представим, что у нас есть цель из разряда «выучить английский» или «подготовить доклад». Даже если кажется, что все и так понятно, мозгу – непонятно. Выучить английский можно миллионом разных способов. Что собираемся делать? Учить слова? Разбирать грамматику? И что значит «выучить»? Свободно общаться на бытовые темы или читать экономические журналы? Такая вариативность развития событий приводит к состоянию, известному в науке как «когнитивный диссонанс». Говоря проще – ступор. Мы смотрим на цель и совершенно не понимаем, как к ней подступиться. Результатом становятся прокрастинация и бесконечное откладывание дел.
Основной инструмент для придания цели специфичности – техника раскручивания вниз. Вы формулируете цель, разбиваете ее на слова и словосочетания, а затем поясняете, что означает каждое из них. Например, вы хотите «больше общаться с друзьями». Что значит для вас «общаться с друзьями»? Ходить в кино, пить кофе, сидеть дома или играть в настольные игры… «Больше», чем что? Сейчас вы видитесь один раз в месяц, а хочется два. Два раза в месяц – это и есть «общаться больше»? Таким образом, осуществляется проверка, насколько конкретно и корректно вы сформулировали свою цель. Может ли случайный человек, прочитав вашу цель, понять, чего именно вы хотите? Совпадает ли его понимание с тем, что вы имели в виду? Такой подход может показаться неестественным. Конечно, вам же очевидно, что вы имеете в виду под выражением «больше общаться с друзьями»! На самом деле вашему мозгу это вовсе не очевидно до тех пор, пока в формулировке не появится конкретика. Особенно это касается целей типа «стать здоровее, счастливее, красивее». Красивее, чем кто? Что значит «счастливее»?
Чтобы конкретизировать цель, можно использовать вопрос: «Как я пойму, что получил результат?» Конечно, для разных целей уровень детализации может быть разным: формулировка может занять от двух строчек до двух страниц, это нормально.
Сестра конкретности, о которой часто забывают, – личная ответственность. Достижение цели должно находиться в зоне вашего контроля. Представим, что ваша цель – отлично сдать экзамен. Вы учили, готовились, а экзаменатора по дороге облили кофе, и теперь он от злости занижает оценки всем подряд. Цели, в достижении которых задействованы другие люди, могут формировать «комплекс бога» – раз я за все отвечаю, значит, и виноват в возможной неудаче тоже я! Но это не так. Обстоятельства могут быть разными, важно это учитывать. Подобные цели также вызывают когнитивный диссонанс, ведь мы не можем отвечать за действия другого человека, а значит, цель кажется недостижимой. Это приводит к фрустрации и неспособности адекватно анализировать ошибки. Поэтому пишем: не «сдать экзамен на такую-то оценку», а «сделать/подготовить то и то на таком-то уровне». Не «пройти собеседование», а «прочитать про компанию и ее цели, выучить ответы на типичные вопросы интервьюера, утром сделать то и то, чтобы настроиться и приобрести уверенность». Не «три раза в месяц ходить с мужем в кино», а «три раза в месяц предлагать мужу сходить в кино».
Теперь поговорим про измеримость. Есть простая истина – то, что невозможно измерить, невозможно достигнуть. Человеку нужно понимать, сколько ресурсов понадобится для достижения желаемого, и отслеживать прогресс. Если цель не будет измерена, рано или поздно возникнет ощущение, что ничего не происходит. Это одна из наиболее распространенных причин отказа от своей цели. Чем больше будет прописано критериев, тем вам будет проще. Как только вы вводите то, что можно измерить, вам становится проще определить, насколько быстро вы движетесь к цели и движетесь ли вообще. В противном случае вы рискуете заняться самообманом. Например, вы поставили себе цель получить классическое образование по психологии. Для этого нужно регулярно читать учебники, ходить на лекции, сдавать экзамены. Через какое-то время вы говорите: «Я сегодня книжек не читала и на лекции не ходила, но смотрела фильм от ВВС про мозг». Вы засчитываете это как движение к цели. Но связано ли данное действие с вашей изначальной целью? Это имеет отношение непосредственно к изучаемой области, но не имеет отношения к цели. И если бы вы начали считать, сколько лекций посетили и сколько книжек прочли, это бы отражало ваш реальный прогресс. Иногда может возникнуть ощущение: я делал-делал, а прогресса нет. Это происходит потому, что нам кажется, что мы что-то делали для реализации поставленной цели. Но на самом деле мы не делали ничего. Измеримость – не самый критичный пункт, но достаточно важный.
Если вы забудете все, что написано в этой главе, запомните всего одно слово – конкретика. Чем конкретнее прописана ваша цель, тем быстрее вы ее достигнете. Пропишите цель со всеми важными для вас деталями, со значимыми мелочами, с картинками, звуками, ощущениями.
Как только вы это сделаете, начнет работать селективное внимание. Из огромного потока информации оно начнет выцеплять те слова, вопросы и людей, которые важны для вашей цели[6]. Удивительным образом вы начнете замечать возможности повсюду. На самом деле они и раньше там были, но у вас появился инструмент, чтобы их реализовать.
Мозг способен воспринимать цели, реализация которых доступна в обозримом будущем[7]. И этот срок – два-три месяца. Это не означает, что нельзя ставить цели на год или на пять лет. Смысл заключается в том, что долгосрочные цели нужно разбивать на подцели, этапы и шаги. Так, чтобы достижение целей, на которых вы сфокусированы прямо сейчас, занимало не более трех месяцев.
Задание
1. Запишите ваши цели на полгода, год или любой актуальный для вас период в произвольной форме, соблюдая принцип глагольности.
__________________________________________________
__________________________________________________
2. Выберите как минимум одну цель и конкретизируйте ее формулировку, ответив на вопрос: «Как я пойму, что получил(-а) результат?»
__________________________________________________
__________________________________________________
3. Убедитесь, что цель находится полностью в зоне вашей личной ответственности. Если необходимо, измените формулировку.
__________________________________________________
__________________________________________________
4. Запишите идеи показателей, которые вы могли бы измерять для отслеживания прогресса по этой цели.
__________________________________________________
__________________________________________________
3
Как планировать год
Основная сложность, с которой вы сталкиваетесь при долгосрочном планировании, – отсутствие контроля, ведь никто не знает, что может произойти за год. Отчасти это правда, и тут стоит помнить о том, что цели и планы – это ваша дорожная карта, а не собака-поводырь.
С другой стороны, очень многое про предстоящий год вы уже знаете.
Для начала зафиксируйте события, которые точно состоятся. Праздники, путешествия, экзамены и прочее – очень удобно, когда предстоящий год расписан и план перед глазами. Таким образом вы зададите некую канву года и сможете распределить время. К примеру, вы уже не будете планировать важные события, если помните, что в этот период предстоит утомительный перелет.
Подумайте, а чего вы, собственно, хотите в этом году. Постарайтесь отойти от целей типа «иметь» и подумайте о целях типа «делать» и «быть». Именно они в конечном итоге принесут максимум долгоиграющих эмоций и качественное изменение вашей жизни.
После проработки целей года приступите к их декомпозиции. Что из цели, поставленной на год, вы можете сделать за полгода? Что из этого за три месяца? Что из этого за следующий месяц?
Полученный таким образом список этапов распределите по календарю. Не стоит все цели записывать на один и тот же период, лучше распределить их по всему году. К примеру, вы собираетесь сдать профессиональный экзамен по психологии в апреле, а экзамен по немецкому языку – в ноябре. Логично, что большая часть вашей подготовки к психологическому экзамену будет сосредоточена в первой половине года, а к немецкому – во второй.
Задание
1. Запишите события предстоящего года, которые точно состоятся.
__________________________________________________
__________________________________________________
2. Запишите ваши цели на год, сделав акцент на целях типа «делать» и «быть».
__________________________________________________
__________________________________________________
3. Скорректируйте формулировки целей по правилам, описанным в главе «Техника ГКО».
__________________________________________________
__________________________________________________
4. Выберите минимум одну цель и разбейте ее на этапы, которые нужно выполнить, чтобы завершить цель.
__________________________________________________
__________________________________________________
5. Распределите этапы целей по месяцам предстоящего года:
Январь
__________________________________________________
Февраль
__________________________________________________
Март
__________________________________________________
Апрель
__________________________________________________
Май
__________________________________________________
Июнь
__________________________________________________
Июль
__________________________________________________
Август
__________________________________________________
Сентябрь
__________________________________________________
Октябрь
__________________________________________________
Ноябрь
__________________________________________________
Декабрь
__________________________________________________