Т. В. Тулупьева
Лекции по основам технологий деловой коммуникации
© Санкт-Петербургский государственный университет, 2019
© Т. В. Тулупьева, 2019
Введение
Характер профессиональной коммуникации оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, от него зависят результаты деловых совещаний и переговоров, встреч по проектам, уровень и качество пресс-конференций и деловых презентаций. Коммуникация настолько важна в бизнес-среде, что сейчас уже нет сомнений: специалисты, владеющие навыками общения, могут практически всегда рассчитывать на успех в переговорах. Мы не случайно говорим именно о навыке общения, подчеркивая, что это не какой-то дар, дающийся при рождении. Научиться качественному общению, эффективной профессиональной коммуникации можно и нужно. Особенно это важно для специалистов в области информационных технологий. Во-первых, информационные технологии продолжают проникать во все сферы человеческой деятельности, а значит, круг общения ИТ-специалистов будет расширяться. Во-вторых, ИТ-специалисты в основном сосредоточены на предметной, продуктной деятельности и зачастую недооценивают важность и значимость общения с коллегами, заказчиками, контрагентами, существенно сужая таким образом диапазон своих возможностей по достижению желаемого результата и карьерному продвижению.
Коммуникация как обмен информацией – процесс, который существует с того момента, как появился человек, и этот процесс важен для любых профессий, специальностей и социальных слоев. Конечно, специфика деловой коммуникации может зависеть от уровня образования, интеллектуального развития, потребностей общающихся, сферы деятельности, но конечная цель всех субъектов деловой коммуникации, как правило, одинакова, а именно – получение необходимого результата.
Современный мир меняется очень быстро, и задачи, встающие сегодня перед программистами, невозможно решить силами одного специалиста. Для их решения создаются целые проектные группы. Способность к взаимодействию, совместному поиску решений выходит при этом на первый план. К примеру, этап планирования и обсуждения проекта может занимать до 30 % от общего времени разработки, и в таких условиях программист просто вынужден общаться с другими людьми, в том числе представителями других профессий.
Эффективное общение в проектной группе может значительно повысить качество создаваемого продукта, в то время как трудности в коммуникации повлекут за собой ряд проблем, что непременно отразится на результатах работы.
Кроме очевидной выгоды в деловой сфере, навыки эффективной коммуникации помогают справляться с трудностями, возникающими в повседневной жизни, а человек, способный находить общий язык с другими, будет положительно восприниматься социальными группами, что в конечном итоге благоприятно отразится на его социальном статусе.
Основная сложность при обучении профессиональной коммуникации связана с комплексным характером процесса общения. При общении важно понимать и осознавать особенности конкретного процесса обмена информацией, собственные возможности и особенности, уметь проводить оценку личности собеседника для выбора оптимального стиля общения, уметь активно слушать и доступно доносить собственные идеи, уметь правильно строить письменную коммуникацию, предугадывать поведенческие изменения собеседника при работе в группе, разрешать конфликты при работе над проектами, создавать правильную социально-психологическую атмосферу в общении. Именно этим важным аспектам будет уделено основное внимание в данном издании.
Следует учитывать, что любая деятельность предполагает постоянное решение типовых задач, что накладывает отпечаток на образ мышления и действий человека. С другой стороны, люди, обладающие определенным темпераментом, выраженными личностными особенностями, склонны выбирать род деятельности, который обеспечивал бы им максимально комфортную рабочую среду. Психология каждого человека, профессионально занятого в той или иной области, со временем начинает трансформироваться. Следовательно, можно составить обобщенный портрет человека, занимающегося определенной деятельностью.
Ряд исследований описывает характерные черты, присущие людям, занятым в ИТ-сфере, особенно программистам. Поскольку их работа зачастую связана с колоссальным умственным напряжением, она требует высокого уровня интеллекта, способности к абстрагированию и пониманию отношений между элементами, гибкости мышления, критичности, склонности к планированию, анализу и систематической работе, готовности выполнять задания и переучиваться[Орел 2007]. Чарльз Уэзерелл в предисловии к учебнику «Этюды для программистов» приводит список способностей, необходимых для успешной разработки ПО [Уэзрелл 1982]. Помимо качеств, относящихся к аналитическому и синтетическому типам мышления, автор выделяет вербальные способности, то есть умение строить грамматически правильные, простые и понятные выражения. К личностным характеристикам успешных программистов также относят поленезависимость, внутренний локус контроля, высокую концентрацию внимания, рациональность [Сизухина и др. 2015]. Кроме того, в этой профессии одним из существенных критериев высокого мастерства, по данным немецкого психолога С. Зоннентаг, являются развитые навыки социального общения: лучшие программисты – это те, кто участвовал в большем числе разнообразных проектов, в большем количестве групповых совещаний и консультативных встреч [Sonnentag 1995].
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что овладение навыками деловой, профессиональной коммуникации увеличит удовлетворенность работой самого ИТ-специалиста и существенно повысит эффективность его труда.
Глава 1. Природа коммуникации и коммуникационные технологии
Начинать изучение какого-либо явления лучше с договоренностей о том, что будет пониматься под этим явлением. Это особенно важно, когда речь идет об учебном процессе, в центре которого – явление неоднозначное и имеющее множество определений. Для целей данного издания под коммуникацией будем понимать процесс, в ходе которого происходит обмен информацией между системами в живой и неживой природе (например, между людьми, животными, приборами, интеллектуальными системами) [Головин 1998]. Деловая коммуникация – это передача информации и взаимодействие в сфере официальных отношений с целью достижения определенных результатов. При этом у каждого участника процесса деловой коммуникации есть свой социальный статус (коллега, начальник, партнер, подчиненный).
Результатом деловой коммуникации являются некоторые изменения в одной из трех сфер:
• в знаниях, представлениях и установках;
• в поведении;
• в эмоциональном состоянии.
Изменения могут произойти как в одной из этих сфер, так и в двух и даже в трех. Например, чтение данного учебника (как акт коммуникации) может привести к изменениям в знаниях и потом – в поведении. Посещение интересной, захватывающей, практикоориентированной лекции приведет к изменениям в эмоциональном состоянии, знаниях, поведении. Визит к психотерапевту может привести к изменениям в эмоциональном состоянии и в поведении. Для оценки успешности коммуникации, вступая в общение, нужно представлять, какой результат хотелось бы получить в итоге. Если цель изначально не была известна, невозможно оценить успешность ее достижения.
Структура процесса коммуникации
Полезно разобрать схему процесса коммуникации (рис. 1.1), чтобы увидеть слабые места (они будут разобраны далее) и продумать способы и технологии повышения эффективности обмена информацией.
Рис. 1.1. Схема процесса коммуникации
В процессе коммуникации есть несколько ключевых компонентов: отправитель, получатель, сообщение, обратная связь, канал, помехи, процессы кодирования и декодирования.
Разберем весь процесс более подробно. В процессе коммуникации участвуют два действующих лица: отправитель сообщения и получатель сообщения. Если коммуникация выстраивается в виде диалога, то отправитель и получатель в процессе меняются ролями. Представим, что некий собеседник А собирается передать информацию собеседнику Б. У собеседника А информация находится в виде образов и представлений в его голове. Непосредственно в голову собеседника Б свои образы он вложить не может. Если мы дойдем когда-нибудь до такого уровня коммуникации, время общения сократится в разы, а эффективность и совпадение понимания кратно повысятся. Однако пока таких технологий у нас нет, и приходится кодировать свои образы во что-то, пригодное для передачи. Вариантов кодирования у нас не так много, всего два: кодирование в слова и кодирование в образы. Как только мы оформляем мысль в слова, происходит потеря и искажение информации. Это первое слабое место в процессе, на которое следует обратить внимание. Как уменьшить несовпадение образов отправителя и получателя, связанное с потерями при кодировании? Для этого нужно хорошо понимать, какой собеседник перед вами, какой у него жизненный опыт, образование, место происхождения, возраст. Только тогда мы подберем правильные способы кодирования, найдем правильные слова, чтобы точнее передать тот образ, который есть у нас в голове.
Вторая точка потери и искажения информации – выбор канала передачи информации. Канал передачи информации – это средство, используя которое можно передать информацию от отправителя к получателю. Можно сказать, что это линии связи, через которые передается информация. Многообразие каналов коммуникации растет с совершенствованием и усложнением человеческого общества. К каналам коммуникации мы можем отнести невербальные (например, жестовый) и вербальный (словесный) каналы, рукописи, телеграф, телефон, радио, телевидение, компьютерные сети, Интернет. Выбор неправильного канала коммуникации может привести к потерям и искажению информации. Например, попытка передать образ визуального объекта по телефону (голосовой связи) может привести к тому, что образ, сформировавшийся у получателя, будет отличаться от оригинального. А отправка по электронной почте фотографии этого объекта может значительно снизить искажение.
Третье «слабое звено», на которое следует обратить внимание, – это помехи при передаче информации. Чуть позже мы поговорим о различных видах барьеров. Пока отметим, что помехи могут исказить информацию и даже блокировать ее передачу. Например, во время переговоров с заказчиком из-за звуковых шумов вы можете неверно расслышать его слова, что приведет к неправильному пониманию заказа и технического задания. Или в момент отправки электронного сообщения произошел разрыв связи, и сообщение не достигло адресата. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно предусматривать возможность проверки – как, в каком виде сообщение дошло до адресата.
Следующий этап, на котором может происходить потеря и искажение информации, – это декодирование сообщения получателем. До получателя долетели слова, отправленные отправителем. Теперь получателю нужно эти слова, которые сами по себе являются наборами звуков, перевести в собственные образы, то есть декодировать. И тут могут сработать несколько фильтров: коммуникативные навыки, установки и опыт, умственные способности, специфика восприятия сообщения, эмоциональная подоплека, уровень владения языком, профессиональная терминология. Все это может привести к ошибочному декодированию сообщения. Например, фраза «Надо соорудить костыль, чтобы процесс пошел» человеком, далеким от программирования, будет декодирована с представлением образа костыля как устройства для опоры при ходьбе, – а ведь имелось в виду относительно быстрое и работающее, пусть и неудобное решение проблемы в коде программы.
И конечно же, важна обратная связь, которая помогает определить, понял нас собеседник или нет, слушал или пропустил мимо ушей, согласен или возражает. В передаче обратной связи выделяются те же слабые места, что и при передаче первичного сообщения.
Подводя итог, можно перечислить основные проблемные места при процессе коммуникации:
• Порог воображения человека, облекающего свои мысли в словесную или иную форму для передачи другому человеку.
• Активный языковой фильтр, определяющий различия между «мыслью в мозгу» и «мыслью высказанной».
• Языковой барьер, влияющий на объем и содержание услышанного «приемником» сообщения.
• Пассивный фильтр воображения и желания, связанный с процессом декодирования воспринимаемой информации и приданием ей значения.
• Объем запоминания, который, в зависимости от субъективной ценности информации и особенностей «приемника», сохраняет в его памяти некий образ, связанный с информацией.
Нужно помнить: чем больше звеньев передачи информации, тем более искаженной информация будет передана. В качестве примера приведу передачу информации на одном из занятий по технологии деловой коммуникации.
Пример. Первому студенту был зачитан текст:
«Иван Петрович уехал в 11 часов, не дождавшись вас. Очень огорчился, что не смог с вами переговорить лично, и попросил передать вам, что, если он не вернется к обеду, а это будет зависеть от того, сколько времени он пробудет на совещании в министерстве, то совещание в 15:30 надо проводить без него. Кстати, на совещании будет обсуждаться вопрос о поставке новых компьютеров, которые ничем не хуже импортных. И еще: на совещании надо не забыть объявить, что все начальники отделов должны пройти обследование у психологов, которые будут работать в 20-й комнате с 10 часов утра ежедневно до 2 декабря».
Первый студент передал второму следующую информацию: «Иван Петрович уехал в 11 часов, не дождавшись вас, причем очень огорчился. Он сказал, что если он не прибудет к совещанию, которое начнется в 15:30, на котором будут обсуждаться поставки новых компьютеров, которые гораздо лучше, чем импортные, то нужно начать без него. Также на этом совещании будет объявлено, что все начальники отделов должны будут пройти собеседование с психологом. Еще что-то там было про 2 декабря».
Второй студент передал третьему: «Иван Петрович уехал в 11:30. Вас не дождался, поэтому очень огорчился. Это раз. Два – совещание начнется в 15:30. Ежели он не приедет, то его ждать не надо. На совещании будут обсуждать вопрос поставки новых компьютеров. Более того, вопрос по прохождению собеседования с психологом личного персонала. Более того, была какая-то информация про 2 декабря».
Третий передал четвертому: «Иван Петрович в 11:30 уехал, вас не дождался, очень огорчился. Это первое. В 15:30 совещание, его не ждать. Обсуждается тема закупки нового оборудования и прохождения персоналом собеседования с психологом. А еще что-то про 2 декабря».
Четвертый передал пятому: «В 11:30 Иван Петрович не дождался вас. В 15:30 совещание. Будет совещание персонала с психологом о закупке нового оборудования. И нужно запомнить про 2 декабря».
Пятый студент: «Первая мысль – в 11:30 Иван Петрович кого-то не дождался. Вторая мысль – в 15:30 персонал с психологом обсуждает вопросы. И третья мысль – нужно запомнить 2 декабря».
Обратите внимание, как теряется и искажается информация в каждом звене цепочки. В этом примере хорошо видны типичные ошибки при передаче информации:
• потеря информации;
• искажение информации;
• дополнение информации.
Для того чтобы сохранить информацию при передаче, имеет смысл делать следующее:
1. Настроить партнера на прием информации. Это важный этап передачи информации. Если собеседник не настроен на прием информации, то начало передаваемой информации может быть им просто не воспринято. Если собеседник в своих мыслях, а ему пытаются передать информацию, то ему нужно время на переключение.
2. Структурировать информацию при передаче. Из приведенного примера видна потребность участников в получении структурированной информации. Лучше усваивается информация, структурированная по пунктам, с выделением главных смысловых и содержательных моментов.
3. Интонационно выделить важные моменты. Это придаст им эмоциональную окраску. Интонационный рисунок усилит смысловые акценты и поможет структурировать информацию.
4. Попросить собеседника повторить информацию. Скорректировать ошибки. Важно: не сам отправитель еще раз повторяет информацию (в этом немного пользы). Когда собеседник повторяет информацию, мы можем проверить, насколько понятно была донесена информация, насколько правильно она воспринята, и скорректировать проблемные моменты.
Если вы принимаете информацию и эта информация является важной, то полезно:
1. Повторить услышанное, чтобы передающий скорректировал ошибки передачи, если они обнаружатся.
2. Структурировать информацию при приеме – для себя, в соответствии со своей внутренней логикой получаемого сообщения.
3. Записать информацию. Это поможет восстановить ее через некоторое время. Только важно помнить, что, если мы записываем информацию, это нужно делать максимально полно. Критерием полноты служит ответ на вопрос: «Может ли другой человек по этим записям восстановить, что нужно сделать?». Если да, то информация зафиксирована полно.