Мы строго регламентировали время как на рассмотрение и снятие замечаний, так и на подготовку заключения. Причем не только в целом, но и по разделам. Поэтому появилась возможность стимулировать тех, кто успевал в срок. Учитывая, что картирование бизнес-процессов, в ходе которого определялся хронометраж каждого действия и исключались лишние, проводилось силами рабочей группы, состоящей из самих экспертов, обвинить начальство в самодурстве было нельзя. И достаточно быстро большинство специалистов поняло, что умение печатать самостоятельно окупается.
Электронная запись помогла обеспечить прозрачность процесса и ограничила вмешательство руководства крайне редкими проблемными случаями. Но на этом электронная революция в экспертизе не закончилась. Через сайт мы стали оповещать заказчиков о готовности замечаний или заключения. При этом внутренняя система позволила установить единую стандартную форму заключения, ускорить их подписание и выдачу.
Была создана электронная картотека. В результате эксперты, кабинеты которых располагались на разных этажах, перестали ходить друг к другу в поисках проектов – текущее местоположение каждого тома можно было увидеть на компьютере. Мы даже установили в коридорах терминалы с доступом к картотеке. И заодно электронные ворота на выходе, чтобы посетители и сотрудники не уносили с собой чипированные «контрольные экземпляры» документации.
Естественно, это заметно повлияло на рост количества положительных заключений, выдаваемых с первого раза. Уже к концу первого года работы показатель удалось увеличить почти вдвое. Причем без нарушения нормативов и ущерба для качества и безопасности строительства.
В августе 2011 года в газете «Деловой Петербург» появилась большая статья «Самые прочные электронные связи» об отношениях чиновников с бизнесом. В ней, в частности, говорилось: «Уже почти год предприниматели имеют возможность сдавать документы на строительную экспертизу в электронном виде. Станислав Логунов, директор СПбГАУ “Центр государственной экспертизы”, одним из первых в городе стал переводить свое ведомство в удаленный режим работы. Строители и проектировщики, его целевая аудитория, отзываются о нем с пиететом. Он для них нечто вроде культурного героя, как Прометей, который добыл огонь людям. Логунов сделал больше. Он покончил с очередями в приемной, обязал подчиненных принимать клиентов строго по графику, чтобы ни один человек не терял лишней минуты. Хотя русская бюрократическая традиция такова, что чем больше просителей дожидается приема у чиновника, тем выше его статус, строители в один голос констатируют: в приемной Станислава Логунова пусто». Не скрою, что прочитать такое в статье независимого издания было приятно, пусть карьеру Прометея и не назовешь привлекательной.
Такие достижения и их оценка, естественно, не могли не вызвать у меня желание продолжить изучение Производственной системы Toyota. Будучи склонным к системному подходу, я внимательно прочел продолжение «Дао Toyota» – «Корпоративную культуру Toyota», написанную Джеффри Лайкером в соавторстве с Майклом Хосеусом, и «Практику дао Toyota», где соавтором Лайкера выступил уже Дэвид Майер. И в обеих книгах я обнаружил новые идеи, которые можно было внедрять на предприятии уже завтра…
Читать об успехах японской компании, мирового лидера в автомобилестроении, и буквально на следующий день следить за тем, как вычитанные концепции находят воплощение в государственном учреждении, которым управляешь, – в этом есть что-то завораживающее. Когда понимаешь, что можешь реально изменить к лучшему работу организации и жизнь ее сотрудников и клиентов, остановиться очень сложно.
Я провел письменный опрос сотрудников, чтобы уточнить их видение ситуации, пожелания и потребности, и узнал много полезного и интересного. Именно собственные работники, в отличие от приглашенных экспертов знающие производственные процессы изнутри, могут предложить лучшие идеи по совершенствованию работы.
Позднее такие же опросы мы проводили и среди наших заказчиков. Тогда я еще не знал, что это называется измерением индекса удовлетворенности клиентов. На основании этих опросов мы формировали план изменений, который делился на стратегические, тактические и оперативные планы.
В течение последующих двух лет нам удалось реализовать множество изменений и улучшений, взятых из практики управления Toyota.
Наибольшее количество усилий я направил на развитие и обучение сотрудников, изменение их отношения к работе и клиентам. Если в «прошлой жизни» работники экспертизы воспринимали заказчиков как неизбежное зло, помеху в работе, и действовали исходя из того, что «им все должны» и клиенты «никуда не денутся», то постепенно пришло понимание, что именно клиенты финансируют деятельность учреждения, а на рынке могут появиться конкуренты.
Один из главных принципов Toyota (и один из моих главных жизненных принципов): «Чтобы действительно понять – нужно идти и смотреть самому». Мы начали организовывать для экспертов групповые экскурсии на объекты. Оказалось, что они не бывали на стройке уже долгие годы.
А лучшие специалисты в качестве поощрения направлялись для обучения и в более дальние поездки, в том числе за рубеж. Была создана эффективная система мотивации сотрудников, организован кадровый резерв.
Благодаря активному взаимодействию со СМИ постепенно улучшалось общественное мнение об организации, в том числе и граждане смогли понять смысл и результаты деятельности экспертизы.
Трехлетний опыт управления «Центром государственной экспертизы» был полезным и увлекательным, но в карьере профессионального руководителя перемены неизбежны. И когда меня пригласили на работу в Москву, в структуру Министерства обороны, я и туда привнес свои наработки по применению элементов TPS в государственных структурах. Казалось бы, такая жестко регламентированная, живущая строго по Уставу система – не лучшее место для применения философии Toyota, однако на практике методы поиска первопричин проблем, искусство выявления ценности, умение формировать и развивать команды, выравнивать график нагрузки на отдельных сотрудников и структурные подразделения – все это и многое другое пришлось очень кстати. Очень высокие требования к скорости движения потока, которые предъявляет Москва, без этих знаний и умений удовлетворить было бы сложно, как минимум на том уровне, который я считаю достойным. К сожалению, по понятным причинам я не могу рассказать о работе в столице более подробно.
Но и московский период моей карьеры подошел к концу. И уже вскоре после отставки я решил продолжить совершенствование своих знаний в теории TPS, бережливого производства. У меня появилось достаточно свободного времени, чтобы, наконец, с головой погрузиться в книги.
Обнаружилось, что о бережливом производстве их написано великое множество. Это неудивительно, ведь когда автопром США в 70-х годах содрогнулся под натиском Toyota, разгадкой секретов невероятного успеха японцев занималось много выдающихся умов. Да и сами японцы охотно делились опытом, тем более что они, в свою очередь, основывались на работах американца Эдвардса Деминга.
И в какой-то момент, читая объемное предисловие к очередной книге, я понял, почему в России написано, переведено и продано так много книг, посвященных Toyota, но при этом случаи успешного внедрения Производственной системы можно пересчитать по пальцам.
Причин несколько. Отчасти дело в менталитете, в сложном наукообразном языке и потере важных смысловых нюансов из-за двойного перевода (переведенных напрямую с японского книг мне встретилось очень немного). Но гораздо важнее то, что большая часть попыток внедрения сводилась к слепому копированию наработок в области процессов, в то время как в Toyota система является в первую очередь философией компании.
Значительно продвинувшись в понимании теории, я захотел проверить ее на практике. Практический опыт без теоретического обоснования – не более чем случайное стечение обстоятельств, но и знания без практики – всего лишь бесполезная информация. Так я начал консультировать петербургские строительные компании, а в некоторых из них вошел в советы директоров.
Во многом мне на руку сыграл очередной экономический кризис, который заставил многих руководителей задуматься о выживании своих фирм. А упускать шанс на спасение компании, который дает внедрение бережливого производства, было бы глупо. Создатель Производственной системы Toyota Тайити Оно был прав, когда говорил, что серьезные изменения можно осуществить только в кризисный период, и если на момент начала внедрения TPS кризис отсутствует, то руководители должны его создавать. В этом вопросе России, если можно так выразиться, «повезло»: тот или иной кризис у нас происходит практически всегда. Если не финансовый, то политический, а если нет и политического, то мы все равно придумаем приключений на свою… голову. Так что в российских компаниях начинать внедрять бережливое производство можно практически в любой момент.
В ходе работы со строительными организациями я окончательно убедился в нашем серьезном отставании от экономически развитых стран в области профессионального управления. Так как я во многом разделяю принципы философии Toyota и вижу в ней единственную возможность выхода из кризиса для нашей строительной отрасли, я решил внести свой вклад в ее восстановление – посвятить некоторое время проработке и адаптации элементов Производственной системы Toyota к российским реалиям, чтобы помочь отечественным руководителям понять и принять систему, поверить в нее. Основываясь на личном опыте, я смело могу утверждать, что в адаптированном виде она может быть применена практически в любых организациях, независимо от формы собственности и отрасли. И если полный переход на бережливое производство потребует, возможно, нескольких лет, то отдельные его элементы, инструменты готовы к немедленному использованию.
Руководствуясь принципами и инструментами Производственной системы Toyota, но не считая TPS чем-то абсолютным и неизменным, я предлагаю использовать подход, который называю «бережливое мышление». Он основан на выявлении и сокращении нерационального использования ресурсов, как материальных, так и нематериальных, постоянном саморазвитии и взаимном уважении со всеми контрагентами.
Бережливое мышление – не альтернатива бережливому производству и даже не одна из его версий. Это подход к применению бережливого производства с учетом реалий динамично меняющегося мира. Особенность японской культуры – в ее статичности, неизменности, уважении к традициям, укорененности в прошлом. Бережливое мышление требует уважать традиции, но не доводить это уважение до абсурда.
И в этом плане можно сказать, что бережливое мышление – рациональная версия бережливого производства. Мне могут возразить, что TPS замечательно работает сама по себе, «как есть», и не требует никаких коррективов. Но если приглядеться, то практический опыт говорит об обратном. Недаром даже такой адепт бережливого производства, как профессор Адлер, говорит о том, что англоязычная литература по TPS предлагает западный взгляд на японские методы, то есть фактически TPS в чистом виде, без адаптации, за пределами Японии не применяется.
Я глубоко убежден, что необходимость распространения бережливого мышления давно назрела. Оно базируется на идеях, которые прошли проверку временем и доказали свою эффективность. И надеюсь, что после прочтения последующих страниц вы разделите это мое убеждение.
В книге, которую вы держите в руках, в простой форме, с минимальным использованием специальных терминов и японских слов, изложены основные идеи лучших книг о бережливом мышлении. Материал расположен так, чтобы обеспечить последовательное целенаправленное изучение и немедленное внедрение изученного.
Человечество постоянно жаждет чуда. Несмотря на декларации о необходимости работать над собой и развиваться, неискоренимая тяга людей к «волшебным таблеткам» никуда не исчезает. Охотно повторяя поговорку «без труда не выловить и рыбку из пруда», в душе все надеются найти в комоде скатерть-самобранку.
Возможно, поиски конкистадорами золота инков выродились в скупку лотерейных билетов, но суть остается прежней: подавляющему большинству очень хочется найти секрет мгновенного обогащения.
Поэтому стремительный взлет японского автопрома произвел такое мощное впечатление на их конкурентов из США и Европы. Меньше ста лет как вышедшая из Средневековья азиатская страна, которую чуть было не вернули в каменный век в конце Второй мировой войны, с кустарным производством и соответствующими стандартами качества, внезапно положила «западных партнеров» на обе лопатки.
Самое легкое объяснение произошедшего популярно до сих пор: все дело в уникальных японских качествах, менталитете и особой трудоспособности, которые использованы в хитрой технологии управления предприятием и создания новых продуктов, только для японцев и подходящей. Но так ли это?
Нет, на самом деле в этом объяснении нет ни слова правды. Волшебный японский метод основан на западных идеях, впервые сформулированных еще во времена, когда Япония была феодальным государством.
В этой части книги я хочу кратко рассказать о предыстории возникновения «японского чуда», потому что без понимания контекста, в котором складывалась система бережливого производства, очень легко ошибочно ее интерпретировать.
Глобальные изменения в подходе к управлению в Японии, которые так потрясли мир в 70-е и с которых началось победное шествие Toyota, были заложены в далекие послевоенные годы. Тогда по приглашению командования оккупационными войсками союзников в Японии доктор Эдвардс Деминг приехал на Восток с лекциями по статистическому управлению и сумел заразить своими идеями местных промышленников.
Но если посмотреть еще немного назад, то можно увидеть Уолтера Шухарта, знаменитого американского ученого-статистика, которого Деминг считал своим учителем. В те же 1920-1930-е годы в сходном направлении в СССР работал незаурядный поэт и ученый, основатель Центрального института труда Алексей Капитонович Гастев. Можно только догадываться, как изменилась бы наша промышленность, если бы Гастева не расстреляли в 1939 году и его метод научной организации труда (НОТ) стал бы стандартным рабочим инструментом.
С 2011 года движение «Лин-Форум» и ГК «Оргпром» проводят конкурс лидеров производительности на Кубок имени А. К. Гастева, так что ученый все же получил запоздалое признание.
До Шухарта и Гастева над оптимизацией производства работал Генри Форд. Однако все началось еще раньше, в XIX веке, с экспериментов Фредерика Тейлора. Рассказом о нем я и предлагаю начать краткое знакомство с историей возникновения концепции. Понимание этой истории необходимо для дальнейшего успешного внедрения бережливого производства.
Оригинальное название: The principles of scientific management
Год первого издания: 1911
Достоинства: Первая книга, рассматривающая управление как научную дисциплину
Недостатки: Сейчас представляет скорее исторический, чем практический интерес, хотя многие идеи книги вполне актуальны
Издатель на русском языке: Книга находится в общественном достоянии
Время прочтения: 1,5–2 часа
Уровень: Базовый
Оценка: 9/10
Теория научного менеджмента возникла не вчера. Хотя обывателю кажется, что искусство управления превратилось в науку лишь во второй половине XX века, на самом деле исследования, в ходе которых, пожалуй, впервые были сформулированы правила руководства предприятием, начали проводиться более чем сто лет назад.
Фредерик Уинслоу Тейлор, известный как «отец» научного менеджмента, родился в 1856 году. В восемнадцать лет он с отличием сдал вступительные экзамены в Гарвард, но проблемы со зрением вынудили его изменить планы. Фредерик стал учеником модельщика и машиниста в цехах филадельфийской компании по производству насосного оборудования, а в 1878 году закончил обучение и поступил подсобным рабочим в механический цех Мидвейлского металлургического завода.
Дальнейшая карьера Тейлора развивалась стремительно – он стал учетчиком, затем помощником машиниста, начальником механического цеха, директором по исследованиям и, наконец, главным инженером завода.
В 1881 году Тейлор впервые сформулировал методику изучения затрат времени, которая в дальнейшем стала основой теории научного управления. Он обратил внимание на то, что рабочие использовали свои возможности и потенциал оборудования не в полную силу, причем делали это намеренно.
В книге «Принципы научного менеджмента», впервые опубликованной в 1911 году, сам Тейлор объясняет это убежденностью рабочих в противоположности интересов работника и работодателя. Существовало устойчивое и отчасти обоснованное мнение, что, если рабочий будет выдавать вдвое больше продукции, его заработок практически не изменится (скоро рекорд станет новой нормой), а кто-то из собратьев-работяг может потерять работу. Рекордсмены очень быстро оказывались жертвами травли в рабочем сообществе. Кроме того, существовавшие на тот момент методы обучения рабочих, основанные на «средневековом» ученичестве в рамках гильдии, вызывали воспроизведение неэффективных подходов к работе.
На самом же деле, как считал Тейлор, интересы трудящихся и работодателей совпадают.
Успешность предпринимателя не может сохраняться длительное время без поддержания благосостояния его работников, и наоборот. При соответствующем подходе вполне возможно обеспечить достойную оплату труда и одновременно сохранить сравнительно низкую себестоимость производства. Для этого нужно «всего лишь» изменить психологию рабочих и хозяев, а также сформулировать и документально зафиксировать эффективную пошаговую методику выполнения работ.
В 1893 году Тейлор стал первым в мире частным «инженером-консультантом по систематизации производства и промышленных затрат».
Занимаясь консультированием, Тейлор довел до совершенства свою концепцию научного управления, основанную на четырех принципах:
1. Методы работы должны базироваться на научном исследовании задачи, а не на передающихся от поколения к поколению «дедовских способах».
2. Исполнители каждой конкретной работы должны на научной основе отбираться и обучаться администрацией, а не наниматься стихийно и обучаться «на примерах».
3. Необходимо обеспечивать каждому рабочему детальную инструкцию и внимательное руководство при выполнении любого вида работ.
4. И работа, и ответственность должны быть распределены между рабочими и администрацией поровну, при этом управляющие должны применять научный менеджмент к планированию и контролю выполнения работ, а рабочие – выполнять поставленные задачи.
По мнению Тейлора, администрация в лице специально обученного менеджера должна сформулировать рабочему дневное задание, четко оговаривающее, что, как и за какое время следует выполнить. Это задание должно быть реализуемо без приложения запредельных усилий, а его выполнение – гарантировать рабочему ощутимую прибавку к средней зарплате.
В 1898 году Тейлор занялся научной организацией работ на предприятиях Вифлеемской стальной компании. Одной из первых задач, вставших перед ним, стала оптимизация процесса погрузки чугунных чушек в вагоны. Работы выполнялись артелью из 75 человек со средней скоростью 12,5 тонны за смену на человека. Проанализировав процесс, группа Тейлора пришла к выводу, что первоклассный грузчик способен за смену перенести до 47 тонн.
Руководствуясь строгим правилом заниматься одновременно только с одним рабочим, ученые выбрали грузчика, чьи физические и интеллектуальные кондиции они сочли оптимальными именно для этого вида работ, то есть человека крепкого, выносливого и… не слишком умного. Избранному «идеальному грузчику», отделенному от коллектива, предлагалось выполнять работу в соответствии с жесткими указаниями, определяющими каждое его движение, и получать при этом на 60 % больше, чем обычно. Грузчик перенес за день 47,5 тонны. Секрет заключался в точном балансе работы и отдыха, обеспечивающем отсутствие излишнего напряжения. В Производственной системе Toyota эта идея превратится в принцип выравнивания загрузки. Далее, одного за другим, Тейлор подобрал из подходящих именно для такого типа работы людей новую команду грузчиков. Из старой артели остался только каждый восьмой. Все остальные были переведены на работы, для которых они более подходили. В итоге выиграли все.
Работодатель тратил на оплату грузчиков на 60 % больше денег, получая четырехкратный рост удельной производительности. Грузчики получали на 60 % бо́льшую зарплату, при этом не уставая. А люди, по природе своей не склонные к тасканию чугунных чушек, стали заниматься более пригодным для них делом.
Еще один из экспериментов Тейлора был посвящен работе лопатой. Определили, что оптимальная нагрузка на инструмент, при которой выработка максимальна, составляет 21 фунт. Поэтому для перемещения материалов с различной плотностью были разработаны разные формы лопат, обеспечивающие правильную загрузку.
Все рабочие ежедневно получали письменное дневное задание, которое необходимо было выполнить, и на том же листке им сообщали результат работы за предыдущий день. В случае выполнения плана указывался вчерашний заработок. В противном случае листок с результатом был окрашен в желтый цвет, а за рабочим закреплялся персональный руководитель от администрации, который определял причины недоработки и устранял их. Если требуемый эффект не достигался – рабочий переводился на другой участок.
Поскольку при работе большими группами производительность каждого члена команды падает до уровня худшего рабочего, если не ниже, на заводе запретили бригады более четырех человек. Специальное разрешение на создание крупных бригад выдавалось лично генеральным директором и на срок не более недели.
Число рабочих «на лопате» сократилось с 600 до 140, а выработка каждого возросла с 16 до 59 тонн. При этом зарплата увеличилась на 60 %. Опять же экспериментально Тейлор выяснил, что меньшее повышение заработка плохо стимулирует рабочих, а большее разлагает.
Несколько лет назад, знакомясь со строительной отраслью Объединенных Арабских Эмиратов, и в частности с деятельностью компании Arabtec Construction, я посетил строившееся здание «Башни Бесконечности», теперь известное как «Башня Кайен», 80-этажный жилой дом высотой 306 метров. Здание имеет витую форму, каждый следующий этаж повернут на 1,2° по отношению к предыдущему, в результате чего наружные стены всего небоскреба оказываются повернутыми на 90°, создавая незабываемый силуэт. Когда мне сказали, что скорость возведения конструкций составляет 8 этажей в месяц, я не поверил. Но тем не менее это было так.
Многие смотрели видеоролик, озаглавленный «3 этажа в день – новая норма в Китае». Как быстро (или, вернее, медленно) возводятся дома в России – к сожалению, хорошо известно.
В своей книге Тейлор приводит близкий строительной отрасли пример – кирпичную кладку. Нормативная скорость укладки кирпича в России усредненно составляет около 600 кирпичей в день.
Сто лет назад благодаря научному менеджменту коллега Тейлора Фрэнк Гилберт разработал метод, позволяющий каменщику укладывать 350 кирпичей в час. Это в 4,5 раза больше современного российского норматива.
Детально проанализировав рабочий процесс, Гилберт смог сократить количество движений, необходимых для укладки одного кирпича, с 18 до 5. Это было достигнуто путем исключения бесполезных движений, разработки простейших приспособлений, обслуживаемых низкооплачиваемым подручным, а также обучением рабочих оперировать обеими руками.
Без стандартизации процессов их ускорение невозможно. И задача администрации – обучить сотрудников эталонным методам производства и контролировать неукоснительное соблюдение разработанных стандартов каждым рабочим. Тейлор постоянно подчеркивал, что важнейшую роль в научной организации работ играет тесное взаимодействие рабочих и менеджмента, при котором необходимость прикладывать усилия для достижения результата лежит на обеих сторонах. Изменение подхода трудящихся к работе требует значительного времени, но оно того стоит!
В конечном счете, утверждал ученый, от применения научного управления выигрывают не только предприниматель и работник, но и потребители, каковыми Тейлор считал всех американцев. Однако на тот момент ни одна из сторон не была готова принять новаторские идеи.
С 1901 года Тейлор все время посвящал продвижению своей теории – лекциям, публикациям, консультациям. И быстро стал одним из самых ненавидимых людей в Америке. Его ненавидели и боялись предприниматели – ведь Тейлор учил, что решения должны принимать квалифицированные специалисты, а не собственники. Его ненавидели и боялись рабочие – он ведь требовал от них результативной работы. И, что самое опасное, его ненавидели профсоюзы – влиятельнейшие лоббисты, неизменно настаивавшие на повышении зарплаты и сокращении рабочего времени вне зависимости от производительности.
Необдуманная попытка кавалерийским наскоком внедрить тейлоровскую систему в оборонной промышленности привела к прямому столкновению с профсоюзами и слушаниям в комитете Конгресса, в ходе которого пришлось давать показания и самому Тейлору. Комитет не нашел ущемления прав рабочих в использовании научного менеджмента, но формально исключил его применение на субъектах бюджетного финансирования.
Тейлор скончался в 1915 году от пневмонии в возрасте 59 лет. И вскоре после его смерти идеи научного менеджмента оказались востребованы по всему миру. Причем не только на Западе, где применение научного управления позволило быстро повысить производительность труда.
Ленин внимательно изучал труды ученого. В статье 1918 года «Очередные задачи Советской власти» он писал: «Русский человек – плохой работник по сравнению с передовыми нациями… Надо создать в России изучение и преподавание системы Тейлора, систематическое испытание и приспособление ее».
Однако советская система, которая прямо исключала возможность индивидуального подбора каждого работника на соответствующее место и не позволяла реализовывать политику нетерпимости к плохо работающим сотрудникам, была непригодна к применению методов Тейлора.
Вместо этого возникло кривое зеркало тейлоризма, так называемое стахановское движение – установка одноразовых искусственных рекордов производительности с дальнейшим превращением таких рекордов в норму. В точном соответствии с теорией Тейлора это вызывало у рабочих естественную негативную реакцию. В стихотворении Высоцкого хорошо описана ситуация, когда рекордсмен-стахановец оказался засыпан в шахте: «…Вот раскопаем – он опять начнет три нормы выполнять, начнет стране угля давать – и нам хана! Давайте ж, братцы, не стараться, а поработаем с прохладцей, один за всех – и все за одного!» Установившаяся система «уравниловки» окончательно похоронила перспективу применения системы Тейлора в СССР.
К сожалению, и в современной России научный подход к организации производства пока остается невостребованным. Незнание руководителями компаний основ теории управления приводит к их недостаточной эффективности.