Софья Тимофеева
Бизнес на каблуках. Советы деловой женщины

Совет 4
И снова школа!

Это истина лежит на поверхности и кричит: «Бизнесу надо учиться! В вас чип не встроен!» Но никто не слышит этого крика, потому что самоуверенность – самая распространенная ошибка первооткрывателей. Откуда она берется – неизвестно, но почему-то очень многим женщинам кажется, что если есть сильная мотивация открыть бизнес и при этом еще приложено безмерное старание, то, конечно, бизнес обречен на успех. Но реальность почему-то обычно складывается по-другому: мотивация есть, старание тоже, а результатов нет.

Тогда начинает казаться, что недостаточно много работаешь, начинаешь работать еще больше, забываешь про семью, дом, детей и себя, потихоньку перерождаешься в «лошадку» с засаленным хвостиком на макушке, а… результаты опять не радуют.

В чем же дело? Я бы сравнила подобную деятельность с поиском клада на картофельном поле. Есть страшное желание найти клад, есть также старание в работе с лопатой, но клада-то нет! Потому что копаешь не в том месте!

С бизнесом так же. Нужно понимать, что бизнес – это школа. Ты приходишь в первый класс, и новые красивые тетрадки вовсе не означают того, что в них будут стоять одни пятерки. Точно так же, если мы купим в детский центр красивые игрушки, в салон красоты – новейшее оборудование, сделаем сайт для интернет-магазина детской мебели, то это совсем не значит, что клиенты повалят к нам толпой и будут скупать наши товары и услуги. Совсем нет.

К сожалению, самоуверенность часто губит бизнес, потому что изначально сама оболочка бизнеса нам кажется довольно простой.

Давайте возьмем, к примеру, салон красоты. Казалось бы, чего тут сложного? Арендовал помещение, закупил зеркала и кресла, стойку на ресепшн для администратора, повесил вывеску – и опа, вот они, клиенты, уже идут к нам! Ах да, надо еще найти мастеров, но это ведь не так сложно, да?! Сколько вокруг стилистов, которые отлично стригут и красят волосы. Да и мастера по маникюру можно своего позвать. Она еще и реснички клеит. То есть при взгляде со стороны бизнес складывается из трех простых компонентов: помещение + оборудование + персонал. А если еще знаком с каким-нибудь успешным директором салона красоты, который «гребет деньги лопатой», то, конечно же, уверенность зашкаливает за 100 % – что тут может не получиться?

Аналогичная ситуация и с известным мне бизнесом детских клубов. Кажущаяся простота бизнеса шокирует своей правдой новоиспеченных владельцев. Обманка! Под неказистой оболочкой прячется сложнейший механизм, которым еще надо научиться управлять!

Немножко отвлекусь и приведу пример из собственного опыта. Я начала учиться водить машину в 36 лет. Всем понятно, что в отличие от бизнеса вождение машины – дело непростое. Я вспоминаю, какой ужас меня охватывал, когда я садилась за руль. Надо рукой держаться за ручку коробки передач, правой ногой нажимать тормоз и газ, левой ногой – педаль сцепления, смотреть в лобовое стекло, а также в боковые зеркала и зеркало заднего вида. Хуже всего, что все это надо делать одновременно. Как это возможно? Мозг отказывался координировать все эти непривычные движения и сопротивлялся обучению, голосил о том, что весь этот комплекс могут одновременно воспроизводить только гении. Тем не менее целенаправленное системное обучение принесло свои плоды – спустя определенное и совсем небольшое количество занятий ноги перестали путать педали, глаза научились смотреть в три места сразу, а правая рука уверенно переключала передачи. А спустя еще какое-то время все эти действия стали казаться элементарными и полностью автоматизировались. Ты просто едешь по дороге, слушаешь музыку и получаешь полное удовольствие от поездки.

Смотрите, в чем разница. Вряд ли кто-то из нас сразу сел за руль и радостно поехал на скорости 100 км/ч. Нет, конечно. Мы знаем, что водительские навыки сложны, что этому надо учиться. Мы с вами предварительно собрали рекомендации о лучшей автошколе, а также постарались найти «через своих» опытного автотренера, то есть человека, который быстро и правильно научит нас ездить на машине.

Но вот почему-то, открывая бизнес, мы думаем, что здесь все просто, хотя полки книжных магазинов свидетельствуют об обратном: в мире написаны тысячи и, наверно, даже миллионы книг по бизнесу. Ну не случайно же!

Поэтому, прежде чем открыть бизнес, желательно узнать его «рецепты» и тонкости. Даже в приготовлении домашнего торта «Наполеон» есть масса нюансов – никто не делает торт на свое усмотрение и на глаз. Все понимают, что в результате может получиться нечто несъедобное. Таким же несъедобным получается и бизнес, если предварительно мы не уточним рецепт этого сложного блюда.

Бизнес – это школа. И на мой взгляд, самая интересная и полезная школа из всех. И самая благодарная. Если хорошо учишься, то бизнес тебя щедро одаривает.

Надо только понять, что, открывая бизнес, мы поступаем в первый класс. И как любой первоклассник, сначала должны пройти этап адаптации.

Кстати, не зря при школах есть подготовительные классы. Основная задача этих классов – не столько научить детей читать и считать, сколько помочь адаптироваться. В этом случае, когда ребенок приходит в первый класс, ему уже многое знакомо – вот гардероб, вот классная комната, а вот и его учитель. Адаптация к внешним моментам пройдена. Энергия будет тратиться по назначению – только на решение действительно важных задач. И стресса не возникнет.

Я часто наблюдаю следующую картинку. Ко мне на консультацию приезжает красивая женщина, мечтающая открыть детский клуб. Прическа и маникюр безупречны, мысли записываются в нарядный блокнотик фирменной ручкой. Все хорошо.

Открывается детский клуб, проходит несколько месяцев, и либо я приезжаю посмотреть, как идут дела, либо мы беседуем по скайпу по тем или иным вопросам. От прически и маникюра не остается и следа, фирменные ручки, видимо, за ненадобностью, теряются, мысли записываются на обычных листочках…

Мне все понятно – в этой же роли загнанной лошадки была и я несколько лет назад. Ведь действительно приходилось делать все подряд: писать конспекты, закупать стаканчики и пачки писчей бумаги, конфеты и сушки. Свои походы в «Метро» и «Ашан» вспоминаю с ужасом: сначала складываешь все это в огромную корзину на колесиках, потом перекладываешь в мой небольшой «Лансер», заднее стекло закрыто пакетами, ничего не видно, когда едешь, а потом еще тащишь все эти пакеты в клуб, раскладываешь по полкам сахар, чай, цветную бумагу и т. д.

Мне повезло: я терпеть не могу физический труд. Повезло потому, что если бы я спокойно относилась к нему, то, скорее всего, и полы бы мыла в клубе сама. Но с 17 лет я стараюсь все, что связано с уборкой и мытьем, кому-то делегировать, поэтому в клубе с самого начала была уборщица…

Сейчас я думаю: а почему 4 года я сидела администратором? Первые три года с утра до вечера, с понедельника по воскресенье (тогда у нас еще были занятия и по воскресеньям). Почему я в спешке красила волосы, изредка делала маникюр и видела мужа только поздно вечером? С одной стороны, понятно: желание сэкономить на зарплате администратора и страх передать все это кому-то другому – вдруг испортит?

С другой стороны, при формальном статусе «бизнес-леди» никакой леди на самом деле не было. Была «бизнес-лошадка», точнее, при моем росте 158 см – «бизнес-пони». Все окружающие и воспринимали меня как «пони» – больше жалели, чем завидовали.

Разве о таком бизнесе я мечтала? Если честно, все 4 года, пока я тащила воз на себе, я анализировала: может, все это происходит потому, что во мне течет деревенская кровь? Поэтому я привыкла ишачить? Хотя предки мои были вполне зажиточны…

Потом я рассуждала, что очень трудно выпрыгнуть из своего социального слоя: все, кто привык таскать всё на себе, хоть им корону царскую надень, неизбежно потащат «авоськи с картошкой».

Потом я перестала рассуждать, а стала читать книги по управлению персоналом, посетила несколько тренингов по лидерству и команде и… решилась на убийственное для бизнеса дело – родить ребенка.

А что значит родить ребенка? Это значит, что надо кому-то передать свое администраторство. Для меня это было чуть ли не концом бизнеса. Но так как мне исполнился уже 41 год, то вариантов не было – я могла остаться с бизнесом и без наследного принца.

Вот так вынужденно у нас прошло делегирование полномочий администратора. У меня появилось свободное время, клуб не рухнул. Почему-то нашлось время и для написания давно задуманной книги о детском клубе. Вот так в 2012 году была выпущена моя первая книга «Детский клуб. Практическое руководство по организации детского развивающего центра».

Дальше я посетила еще массу тренингов, училась бизнесу практически без выходных, наверстывая упущенное время. Жизнь полностью изменилась. Я поняла всю прелесть статуса бизнес-леди. Интересно, сколько бы лет я еще придумывала, как улучшить свою жизнь, и сколько бы дров наломала?

Я бесконечно благодарна своим учителям по бизнесу и теперь ежегодно выделяю достаточно крупную сумму только на свое обучение, стараясь пройти один большой дорогой тренинг и несколько мелких. Большие тренинги кардинально меняют бизнес и сильно увеличивают прибыль, мелкие добавляют нюансы и фишки.

Если вы первооткрыватель, то сначала идите в подготовительный класс. Ваша задача – изучить книги и тренинги по планируемому бизнесу, понять спектр основных болевых точек. Не все сразу уляжется в голове по полочкам, но самые важные моменты станут ясны. Например, вы поймете, что поиск сотрудников – не такое простое дело, что здесь можно допустить массу ошибок. Когда вы столкнетесь с нерадивым сотрудником, не вышедшим на работу, у вас будет гораздо меньше стресса, ведь психологически вы будете уже готовы к такому «удару».

То же самое произойдет и в других сферах деятельности. Отучившись в подготовительном классе, вы уже будете знать достаточно, чтобы обеспечить первоначальную успешность бизнеса.

А что делать, если вы уже наступили на грабли и они больно ударили вас по голове? Тут только один выход. Вы в школе и получили двойку или единицу – вам эту отметку поставил сам бизнес. Что мы делали в школе в таком случае? Учили урок. Осознавали тот факт, что переоценили себя, открывали учебник и учили, чтобы исправить отметку. Точно так же надо поступать и в школе бизнеса. Схватил «пару» в общении с сотрудниками (они не слушаются, грубят, воруют) – ну что ж, надо научиться отбирать персонал в свой бизнес, прочитать книги, пройти тренинги по управлению людьми. Поверьте, «правило выученного урока» дает в бизнесе отличный эффект!

Совет 5
Волшебная сила документов

Документация – это серьезный и не совсем приятный вопрос. Это тот вид деятельности, который не влияет на прибыль явно. То есть научился правильно делать таргетинг в «Инстаграме» – и клиентов у тебя стало больше. Провел обзвон по базе – увеличилась сумма в кошельке. А вот документы… Времени на них тратится много, надо знать кучу нюансов, потом еще что-то писать, заполнять и хуже всего – соответствовать. Да, законам, актам и нормативам надо соответствовать. В общем, полная скукота!

То, что большинству из нас скучно, правда. Но то, что документам надо уделять внимание, это факт. Кажется, что они не влияют на деньги, но на самом деле влияют. Приведу вам несколько живых примеров.

1. В любой момент к нам может прийти проверка. Утверждение о том, что бизнес проверяют спустя 3 года после открытия, – миф. У меня есть масса примеров, когда проверяющие нагрянули и в первый месяц после открытия, и спустя полгода, и спустя 9 месяцев. Нигде в законе не написано, что «малышей трогать нельзя». То есть «Сказка о неприкосновенности бизнеса» – такой же вымысел, как и «Сказка об Иване-царевиче и сером волке». Сказка она и есть сказка.

Далее. Любая проверка связана со штрафами. У каких-то проверяющих организаций штрафы больше, у каких-то меньше, но они существуют и достаточно весомы.

В 2013 году у меня в ООО была проверка по охране труда. Надо сказать, что о существовании ГИТ (Государственной инспекции труда) я узнала в 2010 году совершенно случайно, а до этого боялась только СЭС и пожарных. К 2013 году какие-то документы по охране труда у нас были сделаны. На наше счастье проверка оказалась плановой и выездной. В январе мы узнали, что октябрь для нас будет месяцем в черной траурной рамке – придет проверка. Представляете, как нам повезло? У нас было 9 месяцев на подготовку документов! Мы очень старались. Я скупила кучу книг на «Озоне», штудировала Трудовой кодекс, бухгалтер вычитывала все наши приказы.

Тем не менее у нас легко обнаружились три ошибки. Не было времени обеда в Правилах трудового распорядка – раз. Кто-то из сотрудников забыл расписаться в табличке с графиком отпусков – два. И три – полностью отсутствовала Приходно-расходная книга бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Это такой журнал, который мы должны иметь для фиксации купленных новых трудовых книжек и вкладышей – только для новеньких трудовых, купленных на всякий случай и лежавших в сейфе. (Этот журнал надо отличать от журнала движения трудовых книжек.) В общем, три ошибки. Так что со штрафами? Как объяснили нам в ГИТ, каждая ошибка оценивается в «вилке» от 30 до 50 тыс. рублей на усмотрение инспектора. То есть штраф за три эти малюсенькие ошибки может составить от 90 до 150 тыс. рублей. Представляете? Но инспектор может решить и объединить все эти три нарушения в одно дело. И мы опять в диапазоне от 30 до 50 тыс. рублей. Нам повезло, инспектор взял наши ошибки и сгреб в одну кучу. Пожалел, наверно, неразумную женщину с годовалым ребенком на руках. Наш штраф составил 32 тыс. с копейками + штраф на меня как на генерального директора, две с лишним тысячи. В общей сложности убыток был около 35 тыс. Повезло.

Во всей этой истории надо обратить внимание на то, что недочеты у нас были совсем мелкие – отсутствие подписи, точного времени обеда. А что было бы, если бы у меня отсутствовало удостоверение по охране труда или такой серьезный документ, как аттестация рабочих мест (сейчас СОУТ)? Сколько бы тогда составили штрафы?!

Последующие проверки Роспотребнадзора и налоговой инспекции в 2015 году только укрепили меня в мысли относиться к документам серьезно. У инспектора налоговой я поинтересовалась, почему нас заранее не предупредили о проверке.

Он спросил:

– А вы водите машину?

– Ну да, конечно.

– Вот вы за рулем, а вас останавливает инспектор ГИБДД и просит предъявить ему документы. Это нормально?

– Да, нормально.

– Вот и мы, как инспекторы ГИБДД. Имеем право остановить вас в любой момент и проверить ваши документы. Вы стоите у руля своего бизнеса, поэтому отвечаете за всю документацию.

Вопросов больше не возникло.

Вывод по данному длинному пункту напрашивается сам собой – отсутствие необходимой документации может привести к большим штрафам. А они могут оказаться уже настолько большими, что бизнес не сможет подняться с колен. Штрафы разорят бизнес.

2. Вторая ситуация, связанная с документацией, тоже очень интересная. Она касается управления людьми.

Во-первых, документация помогает нам установить необходимую дистанцию с сотрудниками. Дистанция необходима однозначно, и теме сотрудников еще будет посвящено несколько глав. Подписанием документов (ознакомление с приказами, инструкциями и т. д.) мы негласно заявляем: «Я тут главный и я принимаю тебя на работу». Это важный момент. Даже у бездомных кошек во дворе есть иерархия. На брошенную в миску сосиску все коты сразу не бросятся, замечали? К миске подойдет один кот. Сзади, в полуметре, сядет другой кот. Дальше – еще один. Остальные будут сидеть поодаль и наблюдать, как главный ест сосиску. Их доля – понюхать то место, где лежала сосиска.

Не подписывая документы и устанавливая дружескую демократию в своей организации, вы своими руками создаете полную анархию и обезличиваете себя. Вы как бы открыто признаетесь, что «я – никто и звать меня никак». Так что же потом обижаться, когда сотрудник пропускает мимо ушей ваше замечание об опоздании и только с улыбкой отвечает: «Ну да, проспала. Бывает…»

Помимо отсутствия должного и разумного подчинения, следования указаниям руководства, неразбериха с документами приводит еще и к шантажу со стороны сотрудников.

Вот довольно распространенные истории малого бизнеса. Работодатель кое-как трудоустроил сотрудника и не следил за подписями в зарплатных ведомостях. Происходит небольшая ссора с подчиненным, и тот заявляет: «Знаете что? А вы мне зарплату не платили целый год! Я вот пойду и заявлю в трудовую инспекцию. Но если выплатите половину того, что положено, я могу и потерпеть».

Или вот еще. Руководитель детского центра решила расстаться с двумя педагогами. Все документы были подписаны, отпускные выплачены как положено. Но педагоги через неделю вновь явились в клуб: «Знаете, Ольга, мы подумали, что на работу мы будем устраиваться только в сентябре, а этих отпускных нам мало. Платите еще каждой из нас по 50 тысяч рублей или мы завтра идем жаловаться в трудовую инспекцию». Хорошо, что Ольга была со мной на связи. Я быстро провела аудит по подписанным документам прямо по телефону и выяснила, что бояться Ольге нечего. Ее ответ шантажисткам на следующий день был такой: «Идите и пишите. И если я виновата в чем-то, то пусть меня накажут». Ольгу спасло то, что весь документооборот у нее в клубе велся правильно и регулярно. Уволенные педагоги тоже помнили, что ежемесячно ставили свои подписи в зарплатной ведомости, а также подписывали еще кучу каких-то бумаг. В трудовую инспекцию они не пошли.

Я бы назвала документацию броней руководителя бизнеса. Я привела только два примера (штрафы и управление персоналом), когда документация защищает нас и прибавляет сил.

Также удобно иметь различные чек-листы и списки необходимой документации. Например, у меня есть список папок по охране труда.

1. Папка «Локальные акты»

Правила внутреннего трудового распорядка Положение о персональных данных Положение о коммерческой тайне и т. д.

2. Папка «Приказы по основной деятельности»

3. Папка «Электробезопасность»

4. Папка «Приказы по кадрам»

5. Папка «Медицинские книжки»

6. Папка «Трудовые книжки»

7. Папка «Литература по охране труда»

8. Папка «Обучение» (лицензии, аккредитации и т. д.)

9. Папка с журналами

Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал учета выдачи инструкции по охране труда

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

10. Папка с инструкциями и положениями Инструкции по охране труда

Инструкция по охране труда для проведения вводного инструктажа

Должностные инструкции И т. д.

11. Папка «Аттестация рабочих мест»

Договор

Диск

Сами документы

Документы на аттестующую организацию

12. Папка «Уволенные сотрудники»

13. Папка с удостоверениями по охране труда для руководителя клуба (три вида удостоверений)

14. Папка с личными делами сотрудников

15. Папка с расходно-приходной книгой по учету трудовых книжек и вкладышей к ним

Все папки хранятся в кабинете. Папки, в которых периодически надо делать какие-то записи (это, например, журналы), отмечены особым цветом. Цвет для меня является дополнительным напоминанием необходимой деятельности с данными бумагами.

1. Заниматься документацией действительно нудно, а самое главное – ее нельзя сразу перепоручить кому-то другому. Сначала надо хоть немного разобраться самому, а уж потом назначить ответственного и контролировать. Если сами ничего не понимаете в пожарной безопасности, то как вы можете контролировать другого?! Чаще всего, особенно если мы заказываем полный комплект документов у сторонней организации, нас ждет обман. То есть от всех требуемых при проверке документов будет соответствовать норме в лучшем случае половина. Остальных необходимых документов просто не окажется. То есть, заказывая документы, мы должны задавать исполнителю вопросы: «А декларацию сделаете? А насколько подробную? А приказ к ней напечатаете?». Тогда и вы сами поймете, какого уровня исполнитель предлагает вам услуги, и исполнитель поймет, что вы не «лошок».

2. Советую не смешивать документацию с другими делами – лучше заняться ею углубленно. Есть такой метод изучения иностранного языка – погружение, когда в течение нескольких часов вся группа говорит, слушает аудио и смотрит видео только на иностранном языке. Вот такое же погружение на пару-тройку дней полезно и с документацией. Начали читать про требования Роспотребнадзора – несколько дней читайте только об этом и готовьте документы только в этой области. Спустя короткое время вы станете специалистом, поверьте. И знания сами собой, как кирпичики, уложатся стройными рядами в голове. Все станет абсолютно понятно.

3. Заведите ежедневник по документации (неважно, электронный или бумажный) и чек-листы. Например, очень легко сделать чек-лист на принятие сотрудника на работу. Не надо держать в голове, какие заявления он должен написать и в каких журналах расписаться. Нужно просто сверить с чек-листом. То же самое и на увольнение.

В документации есть не только разовые дела, но и периодические, например различные инструктажи по пожарной безопасности. Вот здесь как раз и нужен ежедневник. Открываешь сентябрь, а там уже написано: «плановый инструктаж на рабочем месте по пожарной безопасности».

Такие же плановые мероприятия существуют и в электробезопасности, и в деятельности по охране труда. Увлекаясь увеличением прибыли, мы напрочь забываем о таких «мелочах», как инструктаж сотрудников, или об очередном обучении с получением удостоверения. Только ежедневник и напоминания помогают нам вспомнить об этих обязательных вещах.

По своему опыту скажу, что построить систему документооборота в бизнесе – не очень сложное дело, я бы даже сказала, довольно простое. Бумаги преданы своему владельцу на все 100 % – они не обманывают тебя, не меняют планов и не увольняются в самый неподходящий момент. Поэтому единожды затраченная на них энергия всегда возвращается к вам втройне и воплощается в лидерскую позицию и уверенность руководителя.