Роман Александрович Исаев
Эффективный руководитель: готовые решения и практики управления
Примеры компонентов стратегии
Сейчас в Интернете большое количество информации о методологиях и теориях стратегического планирования и управления. Но руководство и собственники (акционеры) организаций желают видеть реальные примеры стратегий, опыт стратегического развития конкурентов, успешные практики из разных отраслей. Именно эту информацию автор систематизирует в «Сборнике стратегий развития организаций» [1]. Далее приведено несколько примеров (рис. 6–10). Стратегические карты не обязательно привязывать к каким-либо методологиям разработки или управленческим теориям. Они в первую очередь должны иметь практическую направленность и соответствовать требованиям заказчика стратегии (собственников бизнеса).
Рис. 6. Дерево стратегических целей (фрагмент)
Рис. 7. Стратегическая карта верхнего уровня (типовая)
Рис. 8. Стратегическая карта «Антикризисная» (фрагмент)
Рис. 9. Виды наиболее актуальных стратегий в организациях
Рис. 10. Группировка и виды показателей для измерения стратегических целей и процессов
Эффективная разработка стратегий
У автора есть знакомые генеральные директора и председатели правлений организаций, которые самостоятельно на своих компьютерах разрабатывают наиболее важные стратегические карты и компоненты стратегии верхнего уровня. Обычно они выполняют эту работу в самом конце рабочего дня или по вечерам, когда можно спокойно сосредоточиться на стратегическом планировании. В крупных и средних организациях в разработке и согласовании стратегии (в широком понимании) должны принимать активное участие следующие руководители.
• Директор по развитию
• Директор департамента бизнес-архитектуры или начальник управления организационного развития
• Начальник планово-аналитического управления или директор финансового департамента
• Директора бизнес-блоков (бизнес-направлений)
• Директор по маркетингу
• Директор по персоналу
• Директор по ИТ
Разработку стратегии в части бизнес-моделирования и регламентации обычно выполняют бизнес-аналитики и специалисты по организационному развитию, а в финансовой части – специалисты по бизнес-планированию и финансовые аналитики.
Чтобы не разрабатывать стратегии и документы с чистого листа, минимизировать стратегические риски и применить успешные практики рекомендуем следующие материалы, которыми уже воспользовались многие организации.
• Готовые стратегии под разные требования и условия [1]
• Готовые модели процессов для реализации стратегий [2]
• Готовые нормативные документы (положения, порядки, регламенты, политики) и формы документов [3]
• Книги и практические пособия [4]
Стратегия организации (в широком понимании) должна разрабатываться в профессиональной системе бизнес-моделирования (например, Business Studio), чтобы быть не набором отдельных моделей или информационных блоков, а являться частью комплексной цифровой модели организации (корпоративной архитектуры). В рамках единой платформы и базы данных компоненты стратегии детально связываются с бизнес-процессами, организационной и ролевой структурой, стратегическими и операционными рисками, а затем с ИТ-архитектурой (приложения, сервисы) и физическими компонентами (оборудование, ресурсы). Такой подход будет работать на практике и приносить стабильные результаты.
Основная часть
1. Личная эффективность и качества руководителя
1.1. Системное мышление руководителя
1. Воспринимать организацию как систему: изучать методики и примеры проектирования корпоративной архитектуры, взаимосвязи всех ее компонентов (стратегия, бизнес-архитектура, ИТ-архитектура), разработать комплексную цифровую модель организации.
2. Анализировать существенные или часто повторяющиеся проблемы и операционные риски в контексте всей организации, выяснять их истинные причины.
3. В любой работе применять механизмы обратной связи (сбор отзывов клиентов) для целей совершенствования бизнес-процессов.
4. Развивать кросс-функциональное взаимодействие в организации и коллективное принятие решений для повышения эффективности процессов и проектов.
5. Развивать инновационное мышление, периодически собирать идеи для развития организации или своих бизнес-процессов, например в рамках программ «Корпоративная биржа идей», «Краудсорсинг», «Бенчмаркинг».
6. Применять принцип декомпозиции: сложные задачи разбивать на подзадачи (более мелкие задачи), крупные процессы разбивать на подпроцессы и функции (шаги).
7. Применять визуализацию: разрабатывать графические модели для процессов, систем, объектов. Это повышает видимость (понимание) сложных взаимосвязей и деталей.
8. Развивать долгосрочное мышление: прогнозировать развитие событий на длительную перспективу, учитывать долгосрочные последствия принимаемых решений.
9. Рассматривать организацию как часть более крупной системы: отрасли, региона, государства. Закономерности крупной системы отражаются на составляющих ее системах.
1.2. Качества эффективного руководителя
1. Целеустремленность: ставить высокие амбициозные цели, двигаться к поставленным целям, несмотря на постоянные трудности и препятствия.
2. Аналитические способности: выявлять первопричины сложных проблем, замечать странности и нелогичные проявления в процессах и системах, видеть множественные причинно-следственные связи в деятельности организации.
3. Увлеченность, лидерство: руководитель должен показывать собственный пример эффективной работы, мотивировать и вдохновлять команду на достижение общих целей, передавать свое стратегическое видение.
4. Эмоциональный интеллект: правильно управлять собственными эмоциями, лучше понимать психологию (поведение, состояние) других людей, чтобы более эффективно взаимодействовать с ними.
5. Смелость: принимать трудные или прорывные решения, особенно в ситуации неопределенности.
6. Адаптивность: быстро и правильно реагировать на изменения, не поддаваясь стрессу.
7. Ответственность: выполнять задачи наилучшим возможным способом, минимизировать операционные и стратегические риски, качественно проводить работу над ошибками, осознавать личный вклад в успешную работу организации.
8. Креативность и инновационное мышление: постоянно находить новые возможности для развития организации.
9. Терпение, сдержанность, стрессоустойчивость: сохранять высокую производительность и спокойствие в случае неудач и в стрессовых ситуациях, уметь «играть в долгую», уметь ждать лучших условий, когда нельзя что-то изменить прямо сейчас.
10. Уверенность и оптимизм: передавать позитивный настрой всей команде даже в неблагоприятных ситуациях.
1.3. Навыки эффективного руководителя
1. Коммуникативные навыки: правильно взаимодействовать (общаться, коммуницировать) с подчиненными, коллегами, партнёрами, клиентами для получения необходимого результата. Умение слушать помогает улавливать важную информацию, устанавливать связи и взаимное доверие.
2. Навык создания и поддержания благоприятного (дружественного, позитивного) социально-психологического климата в коллективе.
3. Навык среднесрочного и долгосрочного планирования: продумывание множественных сценариев развития событий, видение возможностей для роста (которые неочевидны обычному человеку), оценка рисков.
4. Навык сравнительного анализа для выбора лучших решений (альтернатив), способность мыслить критически.
5. Навык быстрого решения проблем. «Насмотренность» – знание деталей множества рабочих проблемных ситуаций, которые возникают в управленческой деятельности.
6. Навыки тайм-менеджмента: умение расставлять приоритеты, устанавливать реалистичные сроки, обрабатывать большие объемы задач. Делегирование: умение определять, какие задачи можно и необходимо передать другим, а также умение выбирать исполнителя и правильно формулировать задачу.
7. Навыки мотивирования сотрудников для повышения их вовлеченности и производительности.
8. Организационные навыки: эффективно планировать и координировать работу сотрудников для получения результатов с минимальными затратами ресурсов.
9. Командообразование: умение повышать сплоченность персонала и развивать сотрудничество в рамках команд (рабочих групп), умение управлять конфликтами.
10. Навыки наставничества: быстрая и эффективная передача знаний и опыта коллегам (подчиненным).
1.4. Развитие эмоционального интеллекта
1. Тренировать умение слушать собеседников (сотрудников, партнеров, клиентов): не перебивать речь человека, проявлять искреннее внимание и заинтересованность, стараться понять точку зрения человека.
2. Моделировать (предугадывать) реакцию и мнение других людей на любые события или нововведения (новые продукты, процессы, правила).
3. Используя эмоциональный интеллект, учиться смотреть на разные объекты глазами других людей, а значит, исследовать эти объекты со всех сторон. Это позволит лучше понимать исследуемые объекты и, соответственно, принимать наилучшие решения.
4. Учиться распознавать свои собственные эмоциональные реакции и управлять ими. Это поможет снизить стресс и проявлять адаптивность в сложных рабочих и управленческих ситуациях. Это также позволит принимать более рациональные решения.
5. Развивать эмпатию, чтобы лучше видеть эмоции сотрудников и понимать истинные причины снижения их производительности труда, эффективнее разрешать конфликты, создавать благоприятную рабочую атмосферу, лучше доносить информацию и мотивировать персонал.
6. Правильно определять эмоции клиентов и партнеров для эффективной коммуникации с ними и выяснению всех детальных потребностей.
7. Учиться быстро справляться со своими негативными эмоциями, используя подходящие приемы. Это может быть прогулка, дыхательная техника, физические упражнения, психологические тренинги.
8. Учиться позитивному настрою и сохранению положительных эмоций в любых ситуациях. Не бывает неразрешимых проблем, а психологическое состояние персонала во многом зависит от эмоций руководителя.
1.5. Меры против профессионального выгорания
1. Важно вовремя распознать у себя признаки выгорания, такие как постоянная усталость, потеря мотивации, снижение производительности труда.
2. Правильно начинать свой день. Для получения заряда бодрости можно сделать специальные физические упражнения или прогулку, принять контрастный душ.
3. Планировать рабочий день с учетом рекомендаций тайм-менеджмента (см. отдельный раздел книги), чтобы лучше справляться со своими задачами и меньше уставать.
Рекомендуется ставить себе амбициозные, достижимые и вдохновляющие цели и задачи.
4. Самые важные и сложные задачи выполнять в периоды наибольшей продуктивности, а в периоды усталости выполнять более легкие и приятные задачи.
5. Делегировать задачи, но не заниматься микроменеджментом (чрезмерный постоянный контроль над сотрудниками, даже их самых мелких действий).
6. После завершения важных и ответственных задач награждать себя чем-то приятным, например ужином в ресторане или концертом любимого исполнителя.
7. В течение рабочего дня делать короткие перерывы на отдых. По возможности совершать прогулку на свежем воздухе во время обеденного перерыва.
8. Качественно отдыхать в выходные дни и в отпуске, занимаясь тем, что заряжает энергией. Найти увлекательное хобби, чаще путешествовать по интересным местам и выезжать из своего города (области).
9. Придерживаться правильного питания, обеспечить полноценный сон, умеренные физические нагрузки (спорт).
10. Соблюдать баланс между работой и личной жизнью, проводить больше времени с семьей или близкими друзьями, чаще общаться с интересными людьми.
1.6. Распорядок дня для оптимальной работоспособности руководителя
1. Утром до еды рекомендуется выпивать стакан теплой воды, затем делать легкую зарядку (физические упражнения). Контрастный душ поможет взбодриться.
2. Кофе или любимые напитки (например, сок с витамином С) в течение дня повышают эффективность работы, но главное соблюдать меру.
3. Если внимательно понаблюдать за собой, то можно определить собственное наиболее продуктивное время дня и использовать его для выполнения самых важных и сложных задач. Все люди разные, поэтому кто-то эффективнее работает в первую половину дня, а кто-то ближе к вечеру.
4. Изучить особенности стандартных биоритмов типа «жаворонок» и «сова». По каждому из них есть большой набор рекомендаций в открытых источниках.
5. Есть исследования о том, что пик активности мозга приходится на период 09:00–12:00, а напряженная интеллектуальная деятельность не должна длиться более 4 часов в день.
6. В течение часа после обеда выполнять более простые задачи, т. к. в этот период производительность труда обычно снижается.
7. Если позволяет специфика или график работы (например, для дистанционного труда), то может быть полезен короткий послеобеденный отдых (не более 20 минут).
8. Для максимальной эффективности чередовать длительное время сосредоточенной работы с короткими периодами отдыха. При непрерывной работе за компьютером обязательны перерывы (согласно правилам СанПиН).
9. За 1–2 часа до сна не рекомендуется пользоваться компьютером, смартфоном, смотреть телевизор. Лучше посвятить это время расслаблению и отдыху.
10. Рекомендуемая длительность сна не менее 7–8 часов.
1.7. Организация рабочего места руководителя
1. Рабочее кресло и рабочий стол по возможности подобрать под индивидуальные особенности и специфику выполняемых задач. Например, установить эргономическое рабочее кресло с множеством настроек и регулировок.
2. Размер стола должен позволять размещать все предметы и оборудование, которые постоянно требуются в работе: компьютер, документы, книги, телефон и т. п.
3. Часто используемое общее оборудование (например, сетевой принтер, шредер) разместить в близком доступе.
4. Рабочий стол разместить таким образом, чтобы минимизировать уровень внешнего шума и отвлекающих от работы факторов (не у прохода и не у двери).
5. Если у руководителя отдельный кабинет, то необходимо установить правила коммуникации с подчиненными сотрудниками (например, открытый график для встреч).
6. Комнатные растения в рабочем пространстве могут создать благоприятный антистрессовый эффект.
7. Порядок и чистота на рабочем месте: выбрасывать ненужные документы или вещи в корзину сразу (не хранить). В начале или в конце дня выделять 10 минут для самостоятельного наведения порядка на рабочем месте.
8. Все документы или предметы, которые постоянно используются в работе, должны быть всегда под рукой. Документы или предметы, которые используются редко, лучше поместить на хранение в шкафы, органайзеры или ящики рабочего стола. Тщательно систематизировать (структурировать) все рабочие документы. Убрать все лишние (ненужные) предметы в ближайшем пространстве вокруг себя на рабочем столе.
9. Рабочее место должно быть хорошо освещено и находиться недалеко от окна или устройств освещения. Максимально использовать естественный свет. По возможности не закрывать окна шторами или жалюзи.
1.8. Развитие коммуникативных навыков
1. Использовать простой язык с ясными лаконичными формулировками и понятными терминами. Излагать мысли последовательно, логично, структурированно, делать акценты на главном и избегать лишних деталей.
2. Чаще выступать на собраниях и конференциях для выработки уверенности и навыков коммуникации.
3. Внимательно, заинтересованно и вдумчиво слушать собеседника, задавать уместные вопросы, чтобы повысить эффективность общения.
4. Адаптировать речь под собеседников (аудиторию), учитывая их возраст, опыт, потребности. Полезно незаметно подстраиваться под собеседника, чтобы быть похожим на него по манере общения. Это вызовет доверие.
5. Решения при необходимости подтверждать обоснованиями (аргументами): почему требуется сделать так или иначе.
6. Во время выступления перед аудиторией при возможности вовлекать слушателей в разговор, задавая вопросы. Тогда участники обсуждения будут более внимательны к рассматриваемой теме.
7. Для целей саморазвития регулярно читать или смотреть интервью известных руководителей.
8. Управлять интонацией, повышать выразительность речи. Для этого полезно слушать, как это делают радиоведущие.
9. Когда это уместно или необходимо, уточнять у собеседника понимание сказанного (информации).
10. Полезно предварительно набрать длинную речь в текстовом виде и скорректировать формулировки до идеала.
11. Прослушивать аудиозаписи своей речи (выступлений), чтобы сделать выводы на будущее.
12. Жесты и осанка должны быть открытыми и уверенными. Мимика должна скрывать нежелательные эмоции и передавать доброжелательный настрой.
1.9. Деловой этикет руководителя
1. Проявлять одинаковое уважение (вежливость, доброжелательность) ко всем клиентам, партнерам, сотрудникам (на всех уровнях организационной структуры).
2. Проявлять пунктуальность, особенно при участии в крупных мероприятиях, чтобы другим участникам не приходилось ждать. Уважать время подчиненных сотрудников.
3. Развивать в себе чувство меры и такта. Не говорить с собеседником на темы, которые могут быть ему неприятны. Не критиковать подчиненных публично. Не распространять непроверенную информацию (слухи). Не покидать совещание (встречу) раньше ее завершения.
4. Ответственно и качественно выполнять трудовые обязанности (управленческие функции) и установленные договоренности. При необходимости признавать ошибки.
5. Сохранять конфиденциальность информации (коммерческую тайну).
6. В любых ситуациях сохранять самообладание, сдержанность и не допускать эмоциональных реакций.
7. Использовать сдержанную и вежливую жестикуляцию, например не показывать на что-либо пальцем, не делать резких движений руками.
8. Проявлять открытость в общении с подчиненными сотрудниками, но не фамильярность. Обеспечивать субординацию в любых деловых отношениях. Руководитель должен выделять время для получения обратной связи от сотрудников, касающейся рабочих задач.
9. Проявлять справедливость в решении проблем и конфликтных ситуаций, открытость к разным точкам зрения и поиску компромиссов.
10. Поддерживать деловую форму одежды и соблюдать дресс-код, соответствующий каждой конкретной ситуации или мероприятию.
1.10. Повышение авторитета руководителя
1. Демонстрировать свою деловую этику, профессионализм и компетентность, уверенность (твердость). Постоянно развивать профессиональные знания, навыки и личные качества.
2. Четко формулировать задачи для сотрудников и ожидаемые результаты, быть требовательным. Должен быть строгий контроль сроков и качества выполнения задач.
3. Установить и поддерживать позитивные и доверительные отношения с ключевыми руководителями в организации, особенно с теми, которые часто контактируют в общих бизнес-процессах и проектах.
4. Оказывать поддержку в работе подчиненным сотрудникам, обеспечивать комфортные условия труда.
5. При возможности учитывать мнения ключевых сотрудников при принятии решений, применять механизмы обратной связи.
6. Решать проблемы быстро, не игнорировать их. В том числе важно уметь принимать сложные решения и брать на себя ответственность за их результаты.
7. Быть человеком дела. Уважают людей за реальные труды и большие достигнутые результаты, а не за красивую речь и обещания (лозунги).
8. Не допускать фамильярного отношения от подчиненных сотрудников. Необходимо решительно подавлять (пресекать) любые попытки оскорбления, любые корпоративные интриги.
9. Систематично улучшать корпоративную культуру в организации или подразделении, повышать «прозрачность» бизнес-процессов, чётко распределять ответственность на всех уровнях управления.
10. Разработать и постоянно развивать систему мотивации персонала. Поощрять личные и командные достижения сотрудников.
1.11. Самомотивация руководителя
1. Вознаграждать себя при достижении промежуточных целей и задач в рамках крупных проектов или планов.
2. Изучать истории и опыт людей с вдохновляющими достижениями и лидерскими качествами. Это могут быть успешные предприниматели и руководители компаний, деятели культуры, известные ученые.
3. Поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Не допускать переутомления, уделять время на отдых и приятные активности (например, спорт или путешествия).
4. Делегирование или автоматизация часто повторяющихся рутинных задач позволяет сосредоточиться на более важных, стратегических и интересных задачах.
5. Уделять время наставничеству для сотрудников из своей команды (подразделения), т. к. успешная команда и получение благодарности от коллег является хорошим способом самомотивации.
6. Развивать позитивный (оптимистический) образ мышления. Даже из неуспешных задач (проектов) или ошибок извлекать полезные выводы и ценный опыт.
7. Ставить для себя вдохновляющие и перспективные цели. Они должны быть достижимыми, но достаточно сложными, чтобы было интересно их достигать. Например, увеличить годовую прибыль компании, подразделения или бизнес-блока в 1.5 раза.
8. Отмечать (праздновать) рабочие победы и большие успехи команды (подразделения) для повышения сплоченности и придания сил для дальнейшей работы.
9. Изучать успешные практики работы конкурентов. Расширять кругозор, общаться с руководителями из других организаций, профессиональных сообществ (ассоциаций).
10. Нанимать на работу сотрудников, которые инициативны и стремятся к постоянную развитию. Такие сотрудники будут мотивировать всех коллег.
