Пол Барроу
Бизнес-план, который работает
Десять шагов бизнес-планирования
Как сделать ваш план лучшим, какой только может быть? Необходимы десять шагов, первый вы уже сделали в предыдущей главе. Не пропустите ни одного – все они важны. Закончив работу, вы будете уверены, что тщательно продумали свою новую идею и сумели ее должным образом аргументировать.
1. Определите, для чего нужен бизнес-план, кому вы собираетесь его показать (глава 1).
2. Объясните деловую идею и расскажите, чего вы уже добились (глава 3).
3. Сформулируйте цели и расскажите, как вы собираетесь их реализовать (главы 3 и 4).
4. Рассчитайте основные показатели деятельности: рентабельность, денежный поток, потребность в финансировании (главы 5 и 6).
5. Покажите, что хорошо знаете рынок, конкурентов и продукцию или услуги (главы 7 и 8).
6. Определите ресурсы, необходимые вам для достижения целей, – люди, производственные мощности и т. д. (главы 9 и 10).
7. Проверьте ваш план на реалистичность и сделайте его устойчивым к колебаниям рынка (главы 2 и 8).
8. Решите, как вы будете информировать о плане, выполнять его и управлять компанией (глава 11).
9. Тщательно проверьте весь план, чтобы убедиться, что вы сделали все необходимое (глава 12).
10. Выполните план и, если обстоятельства изменились или прошло какое-то время, начните этот процесс заново (глава 12).
Вы увидите, что структура книги отражает эти этапы процесса планирования, поскольку каждая глава посвящена одному из десяти этапов. Следуйте советам каждой главы, и тогда ваш бизнес-план будет именно таким, каким должен быть. Не забудьте о том, что ни одного шага пропустить нельзя. У вас может возникнуть искушение пропустить шаги семь, восемь и девять, чтобы сэкономить время или потому, что ваш бизнес-план вам уже надоел, но этого делать нельзя!
Составьте резюме бизнес-плана
До сих пор все было понятно, но что должно войти в бизнес-план? Это, как уже говорилось в гл. 1, будет зависеть от его предназначения. Приводимая ниже таблица показывает, какими должны быть заголовки основных разделов бизнес-плана, чему должен быть посвящен каждый раздел и где эти разделы рассматриваются в данной книге. Отнеситесь к разделам как к основным составляющим бизнес-плана – к чему-то вроде меню, из которого вы выберете то, что подойдет для вашей компании. Если вы разрабатываете план, чтобы привлечь капитал, получить одобрение определенного курса или улучшить работу компании, то вам потребуются все эти разделы, но некоторые будут несколько отличаться по содержанию или направленности. Если вы составляете бизнес-план, чтобы заручиться поддержкой со стороны, то вам понадобятся лишь немногие из этих разделов. Об особенностях мы будем говорить далее.
Прежде чем вы приступите к составлению бизнес-плана
Теперь вы можете начать обдумывать свой бизнес-план. Но прежде ознакомьтесь, пожалуйста, со следующими советами, которые помогут вам разработать план, который будет выделяться из сотен аналогичных. Ваш бизнес-план должен быть:
■ тщательно обоснованным и документированным. Представьте себе, что вы адвокат и выступаете в суде. Чего стоят уверения адвоката, если они не подкреплены солидными свидетельскими показаниями? Очень немногого. Не забудьте проследить за тем, чтобы ваш бизнес-план был тщательно обоснован и содержал всю подтверждающую информацию (доказательства). Если вы просто скажете, что ваши клиенты купят столько же вашей новой продукции, сколько и старой, то кое-кто может в этом усомниться. А если вы свой прогноз подтвердите результатами анализа рынка, проведенного вами или независимыми специалистами (т. е. результатами опросов потребителей, анализа продукции конкурентов и т. д.), то с вами, скорее всего, согласятся. Подробную характеристику продукции и подробные данные анализа рынка и конкурентов лучше включить в приложения, а в основном тексте бизнес-плана на них лучше только сослаться. Тогда читающий сможет сам решить, когда с ними ознакомиться – при чтении бизнес-плана или позже;
■ адекватным по содержанию. Главное, о чем вы должны постоянно думать, разрабатывая бизнес-план, – нужно ли читающему это знать? Не дайте своему энтузиазму слишком увлечь вас. Например, если вы составляете бизнес-план для привлечения капитала, уместно включить в него перспективные балансы и данные о потребности в финансировании. Если же бизнес-план потребовал ваш землевладелец, прежде чем заключить с вами договор аренды (вы составляете план для получения поддержки со стороны), то такая информация, как данные анализа рынка, опросов клиентов и т. д., скорее всего, будет в нем неуместна. Сообщайте только то, что читающему необходимо знать;
■ понятным. Нельзя, чтобы ваш бизнес-план показался кому-то китайской грамотой. Если, например, вы выпускаете какую-то сложную технику, не надо исходить из того, что читающий разбирается в ней не хуже вас. Поясняйте специальные термины, которые читающий может и не знать, давайте им определение в самом тексте плана или в словаре, приводимом в приложении. Не пользуйтесь жаргоном, принятым только в вашей компании. Старайтесь даже о сложных вещах говорить простым языком, чтобы вас понял человек и средних способностей. Вы должны сделать так, чтобы даже самые сложные места вашего бизнес-плана были понятны тем, у кого нет специального образования;
■ способным пройти проверку на реалистичность. Нельзя допустить, чтобы ваш бизнес-план стал еще одним примером излишнего увлечения табличными вычислениями, чтобы, например, ваши прогнозные показатели прибыли и денежного потока за какой-то год вызвали у читающего изумление. Как бы вы ни были уверены в достоинствах своей идеи, люди, которые будут читать ваш план, обладают тем, что называется здравым смыслом, и наверняка смогут отличить правду от фантастики. Не исключено, что им уже доводилось иметь дело с аналогичными компаниями и они понимают, чего такие компании могут добиться, а чего – нет. Не забывайте, что вам придется выполнить данные в вашем бизнес-плане обещания, поэтому не ставьте перед собой нереальные задачи. Все ваши утверждения и финансовые прогнозы должны основываться либо на прошлом опыте, либо на достоверных допущениях. Не стоит также умалчивать о переживаемых компанией трудностях – опишите их и предложите какое-то решение;
■ написанным профессионально. Кому-то это покажется очевидным, но все же скажем, что нужно позаботиться о том, чтобы впечатление от вашего блестящего предложения не было испорчено его внешним видом.
Остановимся на этом подробнее. Если ваш бизнес-план будет написан профессионально, то он произведет на читающего хорошее впечатление – он заставит его думать, что вы умны, энергичны, организованны и т. д. К счастью, с широким распространением программного обеспечения по электронной обработке текста и бизнес-планированию, а также лазерных и цветных принтеров никаких оправданий плохого внешнего вида печатных материалов быть не может. Ваш бизнес-план должен, как минимум, иметь:
■ обложку. Она должна сообщать читателю, что он держит в руках, например, «Бизнес-план компании XYZ на 2000–2005 гг.». Если ваш план разработан с особой целью, то это необходимо указать – например, вы можете озаглавить свой план: «Материалы к заявке на предоставление кредита на 100 тыс. ф. ст. по программе гарантирования займов мелких компаний». Также на лицевой обложке нужно указать составителя этого документа (например, «подготовил управляющий директор XYZ Джон Смит»). Кроме того, на обложке должны быть указаны дата подготовки документа и гриф секретности (например, на ней может быть надпись: «Информация, составляющая коммерческую тайну и не подлежащая публикации»). Лицевую обложку необходимо оформить так, как это принято в вашей компании, и изобразить на ней логотип компании и символы полученных ею премий (например, ISO 9000, премии королевы Великобритании за развитие экспорта и т. д.);
■ список консультантов, информацию о контактах. На обороте обложки довольно часто указывают фамилии, адреса и номера телефонов основных независимых консультантов компании: бухгалтеров, аудиторов, юристов, банкиров. Уместно будет также указать здесь официальный адрес, номер телефона, номер факса и адрес сайта компании в Интернете. Также можно указать, к кому из ваших сотрудников можно обратиться за дополнительными сведениями;
■ страницу «Содержание». Это первая страница самого бизнес-плана, на которой указывают, где в тексте можно найти необходимую информацию. Здесь перечисляются основные разделы плана с указанием соответствующих номеров страниц;
■ основной текст плана. Все страницы должны быть формата А4, а бумага должна быть хорошего качества. Для анализа и одобрения бизнес-плана необходимо послать не его ксерокопию, а оригинал, скрепленный спиралью и помещенный в прозрачную и прочную пластиковую упаковку. Если у вас много приложений, то их нужно скрепить отдельно – это уменьшит объем самого бизнес-плана и позволит читать обе части одновременно. Весь текст должен быть напечатан, а не написан от руки. Оставьте вокруг текста побольше свободного места – широкие поля и двойной интервал облегчат чтение и сделают его менее утомительным. Используйте простой шрифт, например Times New Roman, и разборчивый десятый кегль. Не забудьте проставить страницы;
■ понятный стиль и точность. Пишите короткими фразами, делите текст на абзацы, при необходимости пользуйтесь буллитами, заголовками и подзаголовками – это облегчает чтение. Орфографических ошибок в вашем документе быть не должно, поэтому не забудьте использовать автоматическую проверку орфографии. В ваших цифрах также не должно быть никаких неточностей – одна-единственная ошибка может заставить читателя усомниться во всех цифрах вашего плана. Проверьте и перепроверьте свой бизнес-план, чтобы убедиться, что вы исправили все ошибки. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в подготовке плана, проделать работу корректора.
Сколько должно быть страниц
Старый как мир вопрос, ответ на который – как можно меньше. Постарайтесь в данном случае быть немного психологом. Кому бы ни предназначался ваш бизнес-план, это наверняка очень занятой человек, к тому же, возможно, читающий десятки таких планов. Вы должны дать ему ровно столько информации, сколько нужно, чтобы принять решение, и в то же время не оставить без ответов слишком много вопросов.
Бизнес-план будет выглядеть короче, если разбить его на разделы, чтобы читающий мог делать перерывы и возобновлять чтение позже, и сделать приложения для финансовых проектировок и т. д. Тогда человек сможет читать выборочно и сэкономить свое время. Обычно считается, что в бизнес-плане для привлечения капитала может быть 20–40 страниц, а планы, составляемые в иных целях, должны быть значительно короче.
Кто должен составить бизнес-план
Отвечать за разработку всего бизнес-плана должен один человек (обычно генеральный директор, управляющий директор или собственник), но есть смысл делегировать другим как можно больше функций, чтобы ускорить этот процесс и привлечь к нему других менеджеров. Если, например, вы привлечете менеджера или директора по маркетингу к подготовке раздела по маркетингу, то сможете воспользоваться его опытом и идеями, а также повысить его заинтересованность в выполнении итогового плана.
Если вы решите привлечь к этой работе других, то помните, что сначала вы должны дать им общую информацию – иначе вы получите бизнес-план, в котором будут разделы по маркетингу, производству, финансам и т. д., но они будут отличаться по целям и стилю.
В небольших компаниях бизнес-планирование обычно осуществляется по принципу «сверху вниз». Начальник разрабатывает общую бизнес-стратегию и поручает менеджерам низшего звена разработать подробные планы ее реализации. В очень крупных организациях нередко используется принцип «снизу вверх», при котором менеджеры низшего звена готовят планы работы своих отделов или подразделений, которые затем объединяются в единый план для всей организации. Вы должны попытаться использовать оба подхода – разработать главную стратегию и позволить менеджерам подготовить в ее рамках собственные планы.
Кто бы ни писал бизнес-план – вы, генеральный директор или управляющий, – этот человек должен быть в состоянии ответить на все вопросы, которые вам зададут, и потому ни одна цифра или слово плана не должны быть для него непонятны.
Кому направить план
Если вы составляете бизнес-план для внутреннего пользования или для известного вам человека (например, для будущего арендодателя), то задача очень проста. Получатели плана известны, и нужно только правильно указать их фамилию, должность и адрес. Если же цель разработки бизнес-плана – привлечь капитал, вам, весьма вероятно, придется обратиться к гораздо большему числу людей, с большинством из которых вы не знакомы. Рассылка бизнес-плана всем и каждому может принести больше вреда, чем пользы. Помимо затрат, которые окажутся значительными, вы должны учесть и то, что ваш план может попасть не в те руки. Чтобы определить, кому направить план, вы должны провести определенный анализ – точно так же, как если бы вы изучали рынок своей продукции или услуг.
При этом необходимо иметь в виду, что банки и венчурные фирмы работают по-разному. Если вам нужен кредит, то лучше всего обратиться в банк. Если же вы хотите, чтобы кто-то разделил связанный с вашей компанией риск, то ваш первый адресат – венчурный капиталист, и не теряйте времени, пытаясь заинтересовать крупные банки. Однако не все венчурные капиталисты работают одинаково. Некоторые, например, не рассматривают предложения, скажем, до 250 тыс. ф. ст., другие делают вложения только в определенные отрасли, технологии или компании, находящиеся на определенном этапе развития. К счастью, существуют организации, которые помогут вам сориентироваться.
Что посылать
Если вы уже провели анализ и определили круг лиц, которых может заинтересовать ваше предложение, то отправьте им весь комплект соответствующих документов. Под этим я подразумеваю весь бизнес-план плюс личное письмо с изложением ваших пожеланий. Если вы хотите, чтобы впоследствии бизнес-план вам вернули, то должны упомянуть об этом в письме.
Если же анализ показал, что ваше предложение может заинтересовать множество людей, то нужно действовать иначе. В этом случае я бы посоветовал разослать письмо и резюме вашего делового предложения (бизнес-плана). В письме вы должны указать, что сам бизнес-план может быть выслан по просьбе, и тогда ваш план получат только те, кому он действительно будет интересен.
Как посылать
Вы можете потратить массу сил, создавая превосходный план, но все будет напрасно, если адресат получит его слишком поздно или он придет измятым. Если вам нужно послать свой план большому числу людей, то единственный вариант – отправить его первоклассной почтой. Позаботьтесь при этом, чтобы он был доставлен заранее – по крайней мере за неделю до вашей предполагаемой встречи с инвесторами. Чтобы повысить шансы своего плана на выживание, укажите на обертке «хрупкое – не сгибать» или поместите его в коробку, обитую изнутри чем-нибудь мягким. Чтобы уж совсем не сомневаться в том, что ваш план дойдет до адресата, используйте специальную доставку.
Лучше, конечно, доставить свой план лично – тогда адресат получит его и в хорошем состоянии, и вовремя. Сначала позвоните и выясните, кому вы сможете его оставить – обычно это секретарь адресата, – и договоритесь об удобном времени и месте. Если вы повезете план лично, то позаботьтесь о своем внешнем виде на случай, если столкнетесь с кем-либо важным.
Можно только гадать, когда вы получите ответ от потенциального кредитора или инвестора. Кредит обычно можно получить за несколько дней или – самое большее – несколько недель. На моей памяти некоторые сделки с венчурными фирмами заключались через месяц после получения бизнес-плана, но это было исключением. По моему опыту, обычно на заключение сделки с венчурной фирмой уходит от трех до пяти месяцев. Не забывайте, что помимо вас в этой сделке будут участвовать бухгалтеры и юристы с обеих сторон и в результате все затянется. Также будет проведена процедура «дью дилидженс», в ходе которой вся информация вашего плана будет проверяться, а вы должны будете гарантировать ее соответствие действительности.
Одно предостережение: чтобы привлечь капитал, необходимо потратить много времени и сил. Не забудьте, что вам по-прежнему нужно управлять компанией, иначе ваш бизнес пострадает. Мне не раз доводилось наблюдать, как вполне благополучные компании едва не разорялись, пока вели переговоры о финансировании или завершении сделки, – их менеджеры настолько увлекались этим процессом, что забывали о необходимости повседневного управления компанией. Постарайтесь, чтобы с вами этого не произошло.
Презентация бизнес-плана
Отнеситесь к этой встрече как к экзамену, поскольку так оно и есть: это экзамен для вас и вашего делового предложения. В связи с этим я хотел бы заострить ваше внимание на трех моментах.
1. Как вы хотите провести эту встречу
Это ваш день, поэтому берите все в свои руки. Если вы встречаетесь с управляющим банка, то у вас будет самое большее час – и лишь ненамного больше, если вы встречаетесь с венчурным капиталистом. Заранее выясните, сколько продлится ваша встреча, и распланируйте ее по времени и содержанию. Мой опыт показывает, что час времени лучше всего использовать следующим образом:
0–20-я минуты – знакомство и краткое описание бизнес-плана,
21–50-я минуты – обсуждение и ответы на вопросы по бизнес-плану,
51–60-я минуты – заключительное обсуждение возможного решения.
Следуйте этому плану. Не говорите слишком долго – следите за языком тела присутствующих: если человек зевает и закрывает глаза, это говорит о том, что вы повторяетесь или не сумели вызвать достаточного интереса. Если вы возьмете с собой своих управляющих, то решите заранее, как вы их представите и что они будут делать. Присутствовать на самой встрече им не обязательно, достаточно, чтобы они находились рядом, если понадобится ответить на какие-то технические вопросы. Если вы генеральный директор, управляющий директор или владелец компании, то должны представить членов своей команды и рассказать, как бы вы хотели, чтобы прошла эта презентация. Себя вы должны представить в последнюю очередь.
Если предстоящая презентация заставляет вас нервничать, то нужно обратиться за помощью. Существуют десятки хороших книг по проведению презентаций. Говорите отчетливо и старайтесь держаться спокойно и естественно. Нельзя ни пресмыкаться, ни вести себя слишком самоуверенно. Проведите также репетицию своей презентации и ответов на возможные вопросы, чтобы в дальнейшем не совершить ошибки.
2. Вопросы и ответы
Попытайтесь предугадать возможные вопросы и подготовьте на них ответы. Какие-то вопросы будут обязательно, и не стоит воспринимать их как критику своего бизнес-плана. Вас обязательно спросят о содержании плана – чтобы проверить факты, уточнить неясности или узнать то, о чем вы не сказали. Какие-то вопросы вам зададут и по поводу приложений, которые вы упомянете в выступлении. Если вы досконально знаете компанию и бизнес-план, то сможете легко ответить на большинство вопросов.
Однако вам могут задать и такие вопросы, на которые вы не сможете ответить – например, о каком-нибудь обстоятельстве, о котором вы не знали. Не пытайтесь в этом случае блефовать – это крайне рискованно.
Если у вашего плана есть недостаток и его обнаружили, то признайте его и расскажите, как вы его устраните. Вполне допустимо сказать: «Пока я не могу ответить на этот вопрос, но я все выясню и информирую вас позже». Если вы еще не знаете, как решите данную проблему, то попросите совета у того, кто перед вами ее поставил. Отвечайте коротко и по существу.
Если других вопросов не предвидится или ваше время истекло, то переходите к следующему этапу, сказав: «если больше вопросов нет, то…» или «мы несколько ограничены во времени и должны обсудить и другие важные моменты, поэтому не могли бы мы..?»
3. Внешний вид и выбор времени
Вы должны быть одеты так, чтобы чувствовать себя комфортно и выглядеть подобающе. Если вы водопроводчик и встречаетесь с управляющим банка, чтобы договориться о небольшом овердрафте, надевать костюм вам совсем необязательно – если вы это сделаете, то и вы, и управляющий будете чувствовать себя неловко. Если же вы дизайнер мебели и делаете презентацию перед венчурным капиталистом, чтобы получить инвестиции, скажем, 5 млн ф. ст., то вам придется надеть костюм. Ваш внешний вид должен говорить о том, что вы понимаете важность момента, поэтому не стоит надевать свою худшую рабочую одежду.
Отведите для такой важной встречи достаточно времени. Выйдите заранее на случай, если вы будете долго добираться или потеряетесь, – особенно если вы отправляетесь туда, где ни разу не были. Попытайтесь также прибыть на место по крайней мере за пять-десять минут до встречи, чтобы вы могли отдохнуть и привести свои мысли в порядок. Если в презентации будут участвовать несколько человек, то договоритесь о встрече с другими за полчаса до ее начала в удобном месте (например, в кафе) неподалеку от места проведения презентации. Таким образом, вы будете уверены, что никто не опоздает, или, по крайней мере, заранее узнаете о неожиданно возникших проблемах.
И последние советы по презентации бизнес-плана. Хотя это ваш день, не забывайте о необходимости соблюдать обычные светские условности. В начале встречи подождите, пока вас не проведут на место и не попросят начать презентацию. Ваша аудитория должна была своевременно получить ваш бизнес-план и ознакомиться с ним, но исходить из этого не стоит. В начале встречи узнайте у присутствующих, прочитали они ваш план или нет. Если они его не читали, то вам придется скрыть свое разочарование или досаду и подробнее остановиться на нем в ходе своего выступления.
Если к концу встречи вы не получите у них ответа, то нужно без стеснения спросить: «Так что у нас будет дальше?» и уточнить последующую процедуру. Нужно также попросить, чтобы вам сообщили, когда и как вы получите окончательное решение. Всегда имеет смысл послать получателю вашего плана вежливое письмо с благодарностью за то, что он потратил время, и выражением надежды на скорое решение. Не бойтесь позвонить ему, если вы не узнаете о решении, скажем, в течение двух недель.
Если ваш бизнес-план будет иметь успех и результат окажется таким, как вы надеялись, то вы получите предложение от банка или венчурной фирмы или согласие совета директоров. Тогда вы можете вежливо их поблагодарить и отправиться отмечать победу, но не забудьте, что вам придется немало потрудиться, чтобы выполнить бизнес-план.
Остальные главы этой книги посвящены сбору материалов для подготовки вашего бизнес-плана – вы можете назвать это облечением плотью того скелета бизнес-плана, который уже начинает формироваться у вас в голове.