Павел Сивожелезов
Без офиса. Как создать команду энерджайзеров в тапках
Семейство чатов
Удалённая работа обуславливает перевод практически всех пластов общения в онлайн-режим. Обсудить абсолютно все вопросы на совещаниях невозможно. К тому же коммуникация, которая раньше происходила в офисе и протекала естественным образом, теперь исчезла. В новых условиях для подобного рода общения нужно организовать новые каналы. Для этого должны быть созданы чаты.
На вопрос, где их создавать, отвечу: «В той программе, которой вы уже пользуетесь». Да, лучший корпоративный мессенджер – это Slack (https://vc.ru/services/18783-slack-features – здесь вы сможете прочитать про все его огромные возможности). Но готовы ли вы сейчас его внедрять? Если да – внедряйте. Если нет – стоит отложить его внедрение, например, на 3–4-й месяц перехода на «удалёнку».
Если вы пытались начать одновременно бегать по утрам, читать больше книг, учить английский и правильно питаться, то можете сказать наверняка, что в таком режиме можно продержаться от силы неделю, после чего все нововведения будут отложены на неопределенный срок. Все из-за того, что человеческий ресурс для одновременных изменений очень ограничен. С переходом на удалённую работу он и так занят. Сейчас не до новшеств, их и без того много.
Поэтому сначала лучше создавать чаты в привычном инструменте. Им может быть обычный WhatsApp (или другой полюбившийся команде мессенджер) либо чаты в CRM. Допускаю, что вы можете найти какие-то минусы у имеющейся программы, пока будете ее использовать. Позже можно будет перенести все чаты в другой инструмент, более совершенный, тот же Slack. Но на первом этапе важно создать эти чаты, внедрить их, чтобы сотрудники привыкли к ним. Тогда не будет слишком много изменений за раз.
Вот несколько видов чатов, список которых вы можете сократить или дополнить:
• Стратегические вопросы и идеи.
• Общие рабочие вопросы.
• Технические сложности.
• Проблемы удалённой работы.
• Отдыхаем.
• По проектам.
• По проблемам.
• По задачам.
Из указанных чатов два обозначу как обязательные: «Общие рабочие вопросы» и «Отдыхаем».
Чаты «Технические сложности» и «Проблемы удалённой работы» тоже необходимы на первое время. Но дальше, по мере адаптации к удалённой работе и налаживания технических вопросов, общение в них сойдет на нет, и от них можно будет отказаться.
Давайте заглянем в каждый чат, чтобы понять, о чем в каждом из них будет идти разговор.
Стратегические вопросы и идеи
Сюда должны высылаться статьи по вашей отрасли. Я бы рекомендовал «хозяином» чата назначить здесь самого себя и хотя бы раз в неделю отсылать полезные материалы, статьи, ссылки на книги, новости. Этот чат можно назвать хранилищем интересной, важной информации, которую вы нашли, прочитали или еще только планируете прочитать по отрасли и бизнесу в целом.
Сотрудники также могут делиться тем, что им встретилось важного в информационном поле: идеями для развития (новые продукты, услуги, рынки), рекламой конкурентов, решением в оформлении, результатом звонка конкурентам в качестве тайного покупателя.
Помимо актуальной информации для вашей отрасли и бизнеса в этот чат отправляются полезные материалы, статьи, книги по саморазвитию и по прокачке профессиональных навыков. Всё это лучше оставлять здесь, чтобы не потерялось на просторах интернета.
В этом чате не решаются текущие проблемы – здесь происходит обмен полезными мнениями, информацией. Он не зря называется «Стратегические вопросы и идеи». Дело в том, что сам процесс отправки и ознакомления с этой полезной информацией запускает стратегическое мышление в рамках компании. Люди делятся тем, что полезно, и видят, что вы находите время думать о будущем, развиваетесь, повышаете ценность компании на рынке. А значит, и каждый из них тоже растет и повышает свою ценность как сотрудник.
Понемногу, шаг за шагом, в процессе обмена полезными ссылками, материалами, статьями формируется ви́дение будущего компании, частью которого хотят быть все члены команды. Поэтому это еще и мотивирующий чат.
Девиз этого чата: регулярно думаем о стратегии.
Общие рабочие вопросы
Если в предыдущем чате помещались «важные, но несрочные» дела, согласно квадрату Эйзенхауэра, то в чате «Общие рабочие вопросы» находятся дела «важные и срочные». Путать или смешивать одно с другим не стоит. Рабочие вопросы, как мы знаем, характеризуются высокой срочностью и спустя пару дней совсем теряют актуальность. Поэтому здесь все вопросы появляются – решаются – уходят.
В этом чате обычно ведется оживленная переписка, в которой важно участвовать прямо сейчас, иначе выпадешь из обсуждения. Поэтому, если вдруг появляется вопрос или проблема, его направляют сюда. Далее весь коллектив подключается к работе, делится нужной информацией, ищет решение сообща.
«Хозяином» этого чата лучше назначить своего заместителя, преемника, «правую руку».
Девиз этого чата: все важное и срочное пишем здесь.
Технические сложности
Для помощи сотрудникам в технических вопросах создается отдельный чат, куда нужно добавить технических работников, системных администраторов, 1С-программистов и прочих. Словом, тех, кто непосредственно решает эти вопросы и может разобраться на ходу с возникшими техническими сбоями.
В чате можно оставить разнообразные технические инструкции, обучающие видео по работе с программами, техникой. Сюда пишут, когда:
• нет доступа;
• нет электричества, сейчас вырубится ноутбук;
• нет интернета;
• виснет программа;
• не хватает навыков работы в программе, поэтому не знаю, что делать в ней;
• нужна иная техподдержка.
Нельзя смешивать этот чат с чатом по рабочим вопросам. Потому как если у одного из сотрудников возникнет техническая сложность и он напишет в общий чат, то пойдет переписка об этом, каждый выскажет, что знает. И в потоке сообщений можно потерять рекомендации технического специалиста. Кроме того, если в тот момент обсуждался важный рабочий вопрос, многие могут потерять нить разговора.
Если же он напишет о технической проблеме в специальный чат, специалист ему ответит сразу, не будет никакой размытости. Более того, если возникнет подобная проблема у другого сотрудника, он сможет найти готовое решение, исходя из описанного опыта своего коллеги.
«Хозяином» чата лучше назначать технического специалиста, который будет не только реагировать на проблемы, но и присылать полезные видео и статьи для их профилактики.
И наоборот, если другие сотрудники видят активную переписку в чате «Технические проблемы», то могут не отвлекаться на нее, если у них проблем нет.
Девиз чата: есть технические проблемы – поищи ответы здесь, не нашел – пиши сюда.
Проблемы удалённой работы
В этом чате коллеги беседуют о насущных проблемах удалённой работы. Здесь не идет речь о технических аспектах, а скорее о психологических сложностях, внутренней «кухне» у каждого дома. Люди делятся наболевшим и стараются помочь друг другу.
«Хозяином» этого чата лучше всего назначить HR-менеджера или, при его отсутствии, человека, интересующегося вопросами психологии и умеющего ладить с людьми.
Такое обсуждение требует от участников открытости. Но если получится вызвать коллег на дискуссию об этих проблемах, то команда сплотится. Решать их сообща станет проще. Да и простое осознание, что не один ты борешься с домашней атмосферой, которая будто восстает против твоей деятельности, дорогого стоит.
Побуждайте ваших сотрудников быть откровенными, пусть каждый опишет ситуацию у себя дома, с чем он столкнулся. Кого-то оседлал годовалый ребенок и не отпускает ни на минуту. Кому-то приходится работать в ванной. У кого-то престарелые родственники смотрят громко работающий телевизор.
Кто-то только и бегает с кухни в спальню и ненавидит себя за это. Другой готовит на семью из четырех человек три раза в день. Третий за работу всерьез принимается, только когда все легли спать. Кто-то не перестает думать о кризисе и слушать ужасные новости, парализующие страхом. А кого-то бесят видеосовещания.
Все это – темы для обсуждения в нашем чате, так как большинство из нас сталкивается с одним и тем же. Не стоит прятать проблемы, связанные с переходом на удалённую работу, ведь они в любом случае проявят себя.
И именно этот чат может стать вашей палочкой-выручалочкой. Вы выявляете проблемы, обсуждаете их, помогаете сотрудникам, все друг друга поддерживают, скидывают туда практичные статьи и ролики от психологов.
Девиз чата – мы в одной лодке и вместе с этим справимся!
Отдыхаем
Это такой же важный чат, как и все остальные. Жизнь состоит не только из работы. Важно уметь переключаться, особенно на «удалёнке», а совместный отдых, даже онлайн, способен еще больше сплотить команду.
Причем этот чат – самый сложный для управления. Если для всех остальных чатов вам нужно назначить по одному «хозяину» на каждый, то здесь желательны три человека, по одному для каждого типа активностей.
• Утренние активности.
«Хозяин» этой части владеет чатом только до начала рабочего дня и присылает сюда ссылки на онлайн-тренировки, обучение танцам, уроки по йоге и т. д. Как вы понимаете, «хозяином» утренней части чата стоит назначать самого главного спортсмена или активиста в компании.
• Вечерние обсуждения.
«Хозяин» этой части получает чат во владение после окончания рабочего дня. Это должен быть самый культурно продвинутый человек в компании. Он присылает сюда ссылки на фильмы, онлайн-экскурсию в музей, онлайн-оперу и т. п.
• Обеденное веселье.
«Хозяином» этой части лучше назначать самого главного весельчака в компании. Он получает чат во владение строго на обеденное время, с 13:00 до 14:00. Присылает ролики, мемы и прочую «развлекуху». Он же следит, чтобы в рабочее время никто ничего в чат не присылал и не отвлекал других.
Это лишь один из возможных вариантов организации такого чата. В зависимости от того, как вы это видите и что понравится вашим сотрудникам, можно оставить только одного модератора или двух из трех.
Девиз чата – отдыхаем вместе, разнообразно и в нужное время!
Чаты по проектам
Работа над любым проектом предполагает частое общение. Кроме того, нужен мгновенный обмен новостями и изменениями сразу со всеми участниками, которых он затрагивает. В этом случае в условиях «удалёнки» лучше всего организовать специальный чат по каждому из проектов. В него должны входить только те сотрудники, которые собраны в проектную команду. Здесь происходит обмен документами и новостями, а также координация активностей и совещаний. «Хозяином» чата становится руководитель проекта.
Важный момент: если в чате по какому-то вопросу накапливается более 50 сообщений, необходимо организовать видеозвонок. По завершении проекта чат закрывается.
Девиз таких чатов: обсуждаем проект, не отвлекая других.
Чаты по проблемам
Потребность в этой разновидности чата возникает в результате проблемного совещания. Сюда приглашаются все его участники. Публикуется протокол совещания. «Хозяином» чата становится сотрудник, ответственный за решение данной проблемы.
После того как проблема в ходе проблемного совещания была разбита на задачи и распределена между участниками чата, каждый отписывается по завершении своей задачи. После того как все отписались, администратор группы выносит решение: была ли решена проблема, и если да, то чат закрывается.
Девиз таких чатов: доведем решение проблемы до конца.
Чаты по задачам
Нужно понимать, что эта разновидность чатов – не для обсуждения персональных задач каждого сотрудника. Здесь обсуждаются общие задачи, касающиеся, например, нескольких отделов, группы лиц. Например, чаты могут создаваться для разработки регламентов, замены или адаптации сотрудника, при необходимости что-то сделать совместными с клиентом усилиями.
В подобные чаты добавляются только те, кого задача касается непосредственно. «Хозяином» чата становится ответственный за задачу. Как только задача решена, чат закрывается.
Девиз таких чатов: не упустим ничего при решении задачи.
Как внедрять новые планёрки и чаты
Первый шаг – нужно ознакомить свою команду со списком новых планёрок и чатов, пояснить, что для чего нужно. Далее обсудите с ними, что стоит передать вам, а что будет излишним. На третьем этапе назначаем ответственных для каждого типа совещания. Этот человек обзванивает всех участников и уточняет, кто точно будет на совещании, есть ли у кого проблемы со связью или со здоровьем. В обговоренное время ответственный за совещание всем звонит.
Очень важно снять эту техническую и порой весьма обременительную нагрузку с вас как руководителя, передоверив ее другим сотрудникам. Для них это будет дополнительный инструмент повышения вовлеченности и значимости.
То же и в управлении чатами. В каждом нужно назначить «хозяина» (ответственного, администратора, модератора). Он будет добавлять людей в чат, банить, удалять, оглашать правила чата, следить за «чистотой» контента, перенаправляя в нужный чат те сообщения, которые не подходят по тематике. То есть «хозяин» будет вести всю управленческую деятельность в чате.
Необходимо, чтобы «хозяева» чатов строго следили за тем, что в них происходит и публикуется. Важно, чтобы каждый чат оставался строго тематическим. Туда не должны попадать вопросы, которые нужно адресовать в другие чаты. Например, если сотрудник кидает обучение в «рабочие вопросы», его должны перенаправить в стратегический чат. Если вдруг высылает мем в чат по проектам, его отправляют в «Отдыхаем» с пометкой: «потерпи до часу дня».
Нужно понимать, что руководитель в одиночку не справится с таким количеством организационных обязанностей. Для него, как и для любого сотрудника, сейчас многое непросто. Значительное прибавление задач при переходе на «удалёнку» отнимает много сил и времени. Пытаясь успеть за ними в одиночку, можно упустить важные цели.
Поэтому распределение ответственности за чаты между членами коллектива послужит на пользу и руководителям, и сотрудникам. Для них это станет определенной мотивацией, тренировкой управленческих навыков. Для руководителя – существенной разгрузкой по времени. Взаимная поддержка в непростой период очень важна и может еще больше укрепить команду.
Онлайн-тусовки
Новый чат «Отдыхаем» служит нам не только для отдыха, но и для создания своеобразной онлайн-тусовки. Здесь, как я уже говорил, хозяйничают три модератора: утренний, обеденный и вечерний. Они не только создают сам чат и добавляют туда всех коллег, но и наполняют его контентом, каждый в свое время.
Утренний модератор занимается тем, что старается взбодрить только что проснувшийся коллектив и зарядить всех позитивом. Примерно за час до начала рабочего дня он подбирает для всех тренировку, а за полчаса кидает ссылку на нее в чат. Это может быть что угодно: аэробика, танцы, йога. Его эмоциональный призыв: «Сегодня прокачаем пресс!», «Учим бачату, потом вместе отожжем на корпоративе!», «Оттянемся, как котики!» – должен послужить началом зарядки и побудить остальных присоединиться к нему.
После тренировки администратор делится коротким видео и своими впечатлениями здесь же, в чате. После чего призывает коллег сделать то же самое. Утренний администратор чата «Отдыхаем» должен быть очень позитивным, спортивным, чтобы поддержать всех и зарядить на новый рабочий день. Конечно, тренировка по утрам – это необязательно, но она показывает, что вы команда не только в офисе и можете «тусить» даже из дома. Те из коллег, кто разделит эту утреннюю традицию, почувствуют сопричастность команде. Те же, кто откажется, будут чувствовать себя аутсайдерами в этот раз и постепенно все-таки подключатся.
Периодичность тренировок лучше выбрать по желанию: можно хоть каждый день или 1–3 раза в неделю. Можно этого не делать вовсе, если в коллективе в основном люди неспортивные или чувствуете, что эта активность не приживется. В любом случае помните: существует такая хорошая возможность сплотить команду и взбодрить ее перед утренним совещанием.
На протяжении рабочего дня чат «Отдыхаем» почти всегда молчит, чтобы не отвлекать сотрудников. За этим зорко следит дневной модератор. В случае нарушения он блокирует всех, кто отсылает туда что-либо в течение рабочего дня.
Просыпается переписка в этом чате строго во время обеденного перерыва. Ровно в 13:00 ответственный за обеденное время в чате «Отдыхаем» отправляет в него какую-то шутку, которой захотел поделиться сегодня. Это сигнал для остальных сотрудников: теперь сюда писать можно. Они подключаются и направляют в чат всё, что их позабавило, удивило в течение дня и чем они хотели бы поделиться с коллегами.
Вам может показаться, что если это делать только в обеденное время, то сотрудникам будет сложно остановиться и вновь настроиться на работу. Не соглашусь. Дело в том, что на обед дома уходит меньше времени, по сравнению с офисом. И оставшегося времени вполне достаточно, чтобы отвлечься, немного посмеяться вместе с коллегами над чем-то и затем снова вернуться к работе. После обеденного часа чат «Отдыхаем» вновь переходит в режим молчания, вплоть до конца рабочего дня.
Вечерний чат посвящен духовному развитию сотрудников. При выборе вечернего модератора следует отдать предпочтение высококультурному человеку, театралу, киноману. Он с присущим ему вкусом должен будет подбирать экскурсии, спектакли, выставки, киноленты, которые могут понравиться его коллегам.
Помимо ссылки на то, что предлагается посмотреть, он добавляет к ней небольшое описание. Причем составить его нужно так, чтобы людям захотелось принять в этом участие, а потом обсудить увиденное вместе с ним в чате. Попросту говоря, описание должно «зацепить» людей.
Вечерний модератор первым делится впечатлением от просмотренного, тем самым мотивируя остальных присоединиться к нему. Поначалу, быть может, мало кто примет участие в этом обсуждении. Но если к нему (пусть не сразу) подключится пара-тройка человек, дело пойдет живее, а за ними подтянутся и следующие коллеги.
Сообщество «близких»
Когда сотрудников, помимо профессиональной деятельности, связывают между собой дружеские отношения, осознание причастности к продвинутой компании воодушевляет и еще больше сплачивает коллектив. При работе из дома ни в коем случае не стоит упускать этот инструмент. Давайте разберемся, как создать сообщество близких по духу людей.
Сейчас уже нет тех, кто никак не представлен в соцсетях. Нам это играет на руку как нельзя лучше. Можно использовать этот инструмент в целях объединения сотрудников в единое сообщество. В первую очередь вместе разработать корпоративные хэштеги. После чего опубликовать несколько мотивирующих постов с добавлением этих меток.
На следующем этапе объявите конкурс, в рамках которого сотрудники будут выкладывать посты с общим хэштегом. Тот, кто в течение месяца наберет самое большое количество лайков и просмотров по этим хэштегам, победил.
В качестве приза можно предложить массажёры или домашние тапочки, что в условиях работы из дома даже очень актуально.
По окончании месяца вы увидите, какое из вас получилось сообщество. И благодаря хэштегам это увидите не только вы, но и ваши друзья. Вашими забавными видео смогут делиться. Так будет расти уверенность и ваша, и ваших сотрудников, что они не просто работают в компании, а принадлежат к сообществу современных, продвинутых людей с чувством юмора, которым весело вместе даже на «удалёнке».
Вовлечь сотрудника в рабочий процесс при переходе на «удалёнку» непросто, но крайне важно. В этой главе мы рассмотрели множество полезных инструментов, которые послужат на пути к этому. В условиях дистанционной работы важно помнить, что наша цель сейчас не только контроль, а в первую очередь поддержка сотрудников. Вы, как руководитель, должны помочь им справиться со стрессом, который возникает из-за переключения в режим работы на дому.
Практические задания к первой главе:
• Напишите по пунктам, что из прочитанного вы будете внедрять.
• Составьте список ответственных по внедрению и поставьте сроки.
Глава 2
Организация удалённого отдела продаж
Как можно понять из названия, удалённый отдел продаж – это отдел, где все сотрудники, включая руководителя, работают из дома. Помимо удалённого существуют еще и смешанные варианты отдела продаж. Например, когда сотрудники работают частично в офисе, а частично удалённо. Другой вариант – когда часть сотрудников постоянно находится в офисе, а другие всегда работают удалённо.
В удалённом отделе продаж работают люди, как правило, из разных регионов, может быть даже стран. Пожалуй, это самый сложный тип отдела продаж. Для управления им вы можете использовать инструментарий классического отдела продаж и отдела продаж смешанного типа.
В этой главе я расскажу о том, какие плюсы и минусы есть в удалённом отделе продаж, а также о том, как организовать эффективное сотрудничество с удалёнными менеджерами по продажам.
