Ольга Демьянова
Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата
Квадрат D: несрочные и неважные дела
Дела этой категории не продвигают вас в проектах, но отвлекают от работы над ними.
● не приносят совсем никакой пользы;
● полезно не заниматься ими вообще;
● «пожиратели времени».
Перечислите, какие несрочные и неважные дела вы обычно обсуждаете на совещаниях:
По каждой цели руководитель ставит следующие вопросы:
● Кто обладает информацией и знаниями, касающимися рассматриваемого вопроса?
● Чьи интересы затрагивает этот вопрос?
● От кого зависит принимаемое решение?
● Кому нужно знать информацию, которая будет обсуждаться?
● Кто будет реализовывать принятые решения?
При планировании совещаний по проекту можно использовать методику 99/50/1.
Руководитель организует встречи в трех важных точках проекта:
● на старте – для погружения всех участников в темп проекта и для командообразования группы;
● на промежуточном этапе – для обсуждения результатов проделанной работы и дальнейших корректировок, если это необходимо;
● на финише, когда остается реализовать 1 % общего объема – для предварительного подведения итогов.
Такой тайминг позволит эффективнее использовать время на совещаниях.
Повестка дня
Повестка дня – план задач, которые нужно решить на совещании. Необходимо четко определить время выступления каждого, отвести отдельное время на обсуждение и обратную связь от всех участников.
При планировании временного регламента совещания важно учесть следующее:
● важность вопроса, выносимого в повестку дня;
● регламент каждого выступления;
● перерывы, если они необходимы;
● 20 % времени на дополнительную важную информацию.
Повестка дня рассылается всем участникам совещания.
ПРИМЕР
Повестка дня с фиксацией времени и конкретики выступлений
Повестка дня:
1. Результаты работы по заключению договоров. Доклад Иванова И. (15 минут).
2. Проблемы в транспортном обеспечении поставок. Доклад Петрова И. (15 минут).
3. Результаты и планы проектной работы. Доклад Сидорова Т. (20 минут).
Начало в 11:00.
Окончание в 12:15.
Необходимо тренироваться в проведении быстрых и результативных совещаний!
Ваши временные ориентиры:
Список приглашенных
Оптимальное количество участников быстрых совещаний – 5–7 человек. Состав от 8 до 12 человек допустим, если руководитель совещания обладает навыками фасилитатора.
Для генерации идей, постановки целей и летучек идеальный состав – не более 15 человек.
В компании Google существует негласное правило – максимальное количество участников не более 10.
В компании Amazon – правило «двух пицц»: на совещании должно быть столько человек, сколько можно накормить двумя пиццами.
Есть правило 8–18–1800:
● не более 8 человек – решение рабочих вопросов;
● не более 18 – мозговой штурм, коллективное решение проблем;
● до 1800 человек – информирование и возможность пообщаться.
Исследование, проведенное фирмой Bain and Company, говорит, что в группах, принимающих решения, добавление каждого участника сверх семи приводит к снижению эффективности примерно на 10 %.
Непосредственно ответственные лица обязаны участвовать в совещаниях.
В компании Apple указывают имя ответственного исполнителя напротив каждого пункта совещания. Таким образом, каждый сотрудник имеет четкую зону ответственности в рамках назначенного поручения.
Именные карточки и бейджи
Именные карточки особенно актуальны для информационных совещаний.
На столах традиционно напротив посадочных мест расставляют карточки с указанием фамилии, имени и отчества, а также должности и названия компании (см. рис.).
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи, на которых следует указать:
● Ф.И.О. участников;
● их должности;
● наименование организации, которую представляет каждый участник;
● населенный пункт, в котором находится указанная организация.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно или при помощи организации, оказывающей полиграфические услуги.
График совещаний: время и место
Результативные совещания, как правило, проводятся в одно время и в одном месте.
Расстановка мест на совещании
А и Е – привилегированное положение.
В и Г – вероятнее всего, будут реже высказывать несогласие относительно мнений друг друга, поскольку они сидят рядом и даже могут организовать альянс.
К – скорее всего, будет отмалчиваться, особенно если руководитель А.
Не менее чем за два-три дня до совещания отправьте участникам уведомления, в которых содержится дата, время, повестка дня и место проведения.
Разложите на местах необходимые вещи. Заранее расставьте столы и стулья. Обеспечьте каждого человека ручкой и листком бумаги. Поставьте графин с водой в центре стола и расставьте бокалы.
Определите ответственного за протокол совещания. Протокол важно вести в единой доступной форме (гугл-документ) или отображать его на большом экране, чтобы каждый мог внести свои корректировки.
Совещание «на ногах»:
● не требует много участвующих;
● визуализация мест возникновения проблем;
● встреча с исполнителями на местах;
● физическая нагрузка;
● более высокий уровень вовлеченности;
● повышает уровень сосредоточенности;
● не требует специальной подготовки;
● непродолжительные по времени.
Регламент выступлений: питч по каждому вопросу не более 3 минут.
