Марина Фомина
Живые команды. Управление стрессом в проектах
Прочитав книгу Марины и Алексея, начинаешь жалеть, что у тебя ее не было раньше. В моменты, когда не ладилось взаимодействие в команде, когда набивались первые шишки в руководстве командами. Когда не было понимания, как вести себя в конфликтных ситуациях.
Владимир Смирнов,
директор департамента подготовки ресурсной базы
ООО «НОВАТЭК НТЦ», кандидат технических наук,
Kanban Coaching Professional
Высокая насыщенность книги как практическим материалом, так и системными знаниями делает ее абсолютно настольной для руководителя. Каждый может найти здесь массу идей для себя о том, как ему выстраивать отношения с командой и как строить вот эту самую гибкую, яркую, рабочую живую команду и использовать ее потенциал во всей той рабочей деятельности. Книга читается на одном дыхании.
Ирина Ратина,
архитектор образовательных программ, операционный директор Digital Академии, создатель проекта «Retail TECH»
Книга ценна тем, что она является ярчайшей иллюстрацией такой профессиональной ситуации, когда накопленный авторами практический опыт ведения тренингов, обучающих программ, семинаров, опыт работы с первыми лицами компаний дошел до той критической точки профессионализма, зрелости и наполненности, когда основной интенцией для профессионалов становится необходимость этот опыт передать другим, поделиться, установить контакт с теми специалистами, кому будет очень важен этот опыт. То есть выражение «писать надо только тогда, когда не можешь не писать» относится к авторам в полной мере: появление этой книги обоснованно и необходимо.
Алла Погодина,
заведующая кафедрой психологии управления факультета социальной психологии МГППУ, профессор, кандидат психологических наук
Введение
Руководителя звали Дмитрий, мы давно были знакомы. Компания у него была небольшая, всего 30 человек. Они производили и продавали строительные материалы.
Дмитрий по своей природе был предпринимателем, то есть создавал разные виды бизнесов на протяжении всей своей жизни. Какие-то из этих бизнесов становились успешными, и он продавал их. Какие-то не очень, и бизнес закрывался. Все дело в том, что ему не очень нравилось работать слишком долго в операционном бизнесе, он был человеком проектным, то есть тем, кто прекрасно себя чувствует в режиме стартапа, с напряжением всех сил и возможностей. А когда вызовы первого периода заканчивались, нужно было расширять бизнес, запускать новые цепочки производства, то есть управлять новыми командами, ему становилось скучно.
Но этот бизнес Диме нравился, и он хотел его сохранить для себя. Мы встретились за рюмкой чая, чтобы обсудить сложности, которые возникли у него на этом пути.
– Ну вот когда мы начинаем бизнес, все максимально заинтересованы, поскольку понимают, что работают на будущее и совершают какой-то прорыв. Ну и нас мало, человек 5–7. Да, мы ссоримся, мы спорим, но в целом приходим к какому-то совместному решению. Стрессуем, конечно, но, опять же, есть четкая цель, – рассуждал он. – А когда мы стабилизировались, запускаем новые направления и команды, которые первым делом начинают между собой ругаться, потом вроде бы договариваются, но в работе то и дело возникают конфликты. Потом люди напрягаются, перегорают, уходят, короче, мне не нравится.
– А ты про модель Брюса Такмана что-нибудь слышал?
– Да что-то слышал, причем от тебя и слышал.
– Ладно, давай так: у любой команды есть определенная психодинамика, стадии, по которым она проходит. Со своими стартапами ты проходишь те же этапы, но вы, дикие предприниматели (со всей любовью к вам), как-то умудряетесь пережить все это и не выгореть. А вот в «мирной» жизни, когда люди пашут в проекте, сталкиваются со сложностями, конфликтуют, их накрывает стрессом. Нужно уметь им управлять.
– Ладно, хорошо, я понял, лучше расскажи, что делать…
Формируя команду проекта, ни один руководитель не может ожидать, что она будет работать хорошо сразу, как только люди впервые соберутся вместе. Формирование команды требует времени, и участники часто проходят через определенные этапы, превращаясь из группы незнакомцев в объединенную команду с общими целями. Наш опыт в управлении и консалтинге лишил нас иллюзии, что качественного управления людьми можно достичь с помощью какого-то одного (даже очень модного и действенного) инструмента.
Управление людьми – это точка контакта технологий менеджмента, знаний психологии и биологии их поведения, системного мышления и секретного ингредиента, именуемого интуицией.
Мы видели много руководителей, чье мастерство управления собой и другими со стороны выглядело как волшебство. Но мы точно знаем, что любая магия имеет структуру, а за любым волшебством стоит четко выстроенная система.
Нет ни одного элемента нашей жизни, про который можно было бы сказать: «Этот кусок моей жизни ни на что не влияет и ничего не касается. Вот мои семейные отношения, а вот моя работа. Они сами по себе, и связи между ними нет никакой». Но! Всё, что мы имеем в жизни, мы выбрали на основании наших ценностей и представлений о мире. И пока люди не придумали такой забор, которым можно было бы отгородить работу от личной жизни, а самого человека – от того, что с ним происходит.
Мы, авторы этой книги, – биолог и математик, имеющие психологическое образование и свой успешный опыт в управлении, привыкли смотреть на процессы системно и хорошо знаем, что управление стрессом в проектных командах – это сильно больше, чем антистрессовые медитации. Там, где не отстроены бизнес-процессы и царит ролевая неразбериха, проблемы управления стрессом так просто не решаются.
Мы не станем углубляться в системный анализ, но на живых людей с позиции теории систем посмотрим обязательно.
Если на слове «теория» вам вдруг стало нехорошо, то придется сообщить, что эта книга призвана упростить ваши рабочие процессы и облегчить стрессовое напряжение. И для этого мы предлагаем понять, как устроены все те механизмы, которые свойственны живым командам и участникам, входящим в эти команды.
В книге мы собрали для вас действительно работающие модели, которые точно покажут ключевые точки управления живыми командами, не разгуливая вокруг да около. Кроме того, мы добавили к этому проверенные нашей многолетней практикой инструменты проектного управления, техники управления стрессом в команде и практики работы со своим психологическим состоянием.
Эта книга будет полезна:
руководителям и специалистам в области HR, которые давно заняты управленческой деятельностью и, зная, насколько стрессовой она может быть, хотят сделать взаимодействие в команде более качественным;
людям, запускающим свой бизнес с новой командой впервые, которые хотят понимать, с чем придется столкнуться и как этим управлять;
студентам, изучающим основы проектного управления и управления людьми;
бизнес-тренерам и консультантам, работающим с бизнес-аудиторией;
всем тем, кто хочет получить системное представление об управлении человеческими ресурсами в проекте и подходящий для этого инструментарий.
В процессе работы над книгой и даже задолго до этого мы очень много обсуждали нюансы, связанные с управлением проектами, командными процессами, психологией и биологией поведения человека. Мы встречались с руководителями, командами, проводили исследования и консультировали компании. И однажды поняли, что все эти живые истории и диалоги очень хорошо дополняют многие ситуации и идеи, описанные в книге, и должны остаться жить в ней. Безусловно, все имена, кроме своих, мы изменили, но остался опыт многих людей и команд, который будет полезен читателям. Мы хотим, чтобы теория не оставалась только теорией, а была освоена и применялась каждым, кто этого захочет.
По нашему мнению, книга не является пособием по проектному управлению или сборником упражнений для того, чтобы собрать команду в целостное боевое ядро. Хотя в нее и включены идеи и инструменты проектного менеджмента и много полезных практических упражнений, имеет смысл рассматривать ее шире, чем просто пособие. Она задумывалась, скорее, как сконцентрированный опыт авторов, накопленный в многолетней работе с разнообразными командами. Книгу можно читать разными способами:
как увлекательное путешествие по стадиям жизни и развития проектных команд;
как учебный материал, в котором раскрываются механизмы человеческого поведения и управления групповыми процессами;
как набор инструментов и упражнений, которые можно практиковать в процессе развития отдельных сотрудников и целых команд.
Мы приглашаем вас присоединиться к этому опыту и будем рады продолжению диалогов, когда книга увидит свет.
Итак, в путь!
1. Управление людьми и проектами в современном мире
«Нетрудно найти руководителя, который со всеми находит общий язык. Так же легко подобрать на руководящую должность прямого и энергичного парня, который сможет справиться с любой производственной проблемой, не считаясь при этом с чувствами подчиненных. Редкая находка – человек, который знает и умеет как управлять производством, так и людьми, которые здесь работают».
Кэрри Паттерсон
Сегодня управлять людьми и процессами стало очень-очень сложно. Почему-то перестали работать волшебные заклинания и простые решения. Нехватка человеческого элемента управления ощущается во многих проектных командах.
Мы здесь видим несколько составляющих.
Организационная. Не во всех компаниях корпоративная и управленческая культура способствуют развитию управленческого потенциала руководителей и не во всех идеально отстроены бизнес-процессы.
Психологическая. Каждый человек – личность, со своими психологическими особенностями, опытом, системой ценностей и представлениями об окружающем мире.
Биологическая. Люди – живые существа. Их стратегии поведения во многом определяются биологическими механизмами, которые сформировались за миллионы лет эволюции.
В этой книге мы подробно рассмотрим все три, поскольку ответ на вопрос «Как справиться с управленческими проблемами?» лежит на пересечении менеджмента, психологии и биологии.
1.1. Проблемы современного управления
Часто мы слышим от руководителей, что они находятся под огромным давлением и по мере сил пытаются предоставить сотрудникам профессиональную и содержательную поддержку, в которой те нуждаются. Но порой они не могут обеспечить внимание от человека к человеку. Это затрудняет управление командой, особенно если она большая.
Тенденции, которые мы наблюдаем в данный момент, и будем продолжать наблюдать, известны под термином VUCA.
Рис. 1. Признаки современного VUCA-мира
А[1].: Марина, а ты слышала мнение, что эта модель устарела? Говорят, уже и BANI устарела. TACI и SHIVA пришли.
М.: О, да! А давай не будем играть в эти маркетинговые игры разума. Мы с тобой прекрасно понимаем, что миру все равно, как мы его называем. Как ни крути, а мир Изменчив, Неопределен, Сложен и Неоднозначен. Все остальное – эмоции.
Вместо желаемой безопасной стабильности люди получили огромный темп изменений и переживают это весьма драматически. Они не успевают морально к ним подготовиться.
Определенность сменилась непредсказуемостью событий. Становится все труднее их предвидеть или предсказывать, как они будут разворачиваться. Исторические прогнозы и прошлый опыт теряют свою актуальность и редко применяются как основа для прогнозирования будущих событий. Островками стабильности остались лишь гадалки и Гидрометцентр.
Перестали работать простые причинно-следственные связи. Проблемы и их последствия более многослойны, трудны для понимания, а изменения часто влекут за собой разнообразные и множественные эффекты. Людям стало сложно выбирать правильный путь.
И все, что происходит в этом сложном, изменчивом и неопределенном мире, теперь трактуется неоднозначно. На любой ваш запрос в Интернете вы найдете убедительную, но совершенно противоречивую информацию. Эти противоречия становятся детонатором для социальных конфликтов, в которых спорить и доказывать все чаще становится бессмысленным.
VUCA неизбежно отражается на управлении. В изменчивом, неопределенном, сложном и неоднозначном мире стало очень сложно вести бизнес и добиваться результатов. Но руководители должны управлять, это их основная задача. Однако технических навыков сегодня им явно недостаточно. Для удовлетворения растущих требований к профессии необходимо развитие дополнительных способностей: лидерских, стратегических и управленческих. Так, для проектного менеджера PMI (Project Management Institute)[2] определяет треугольник талантов в следующем виде:
Рис. 2. Треугольник талантов проектного менеджера
От современного руководителя требуется умение гибко применять навыки управления сразу из трех этих областей. Только так можно качественно достигать стратегических целей и справляться с вызовами нового времени на все более конкурентном рынке.
– А почему вы именно сейчас решили проводить тренинг?
– Да уровень наших специалистов хромает, мы не достигаем целей в наших проектах, а их становится все больше и больше.
– Можете чуть подробнее рассказать, с какими задачами вы и ваши менеджеры сталкиваетесь в работе?
– У нас, помимо текущей деятельности, в управлении примерно 30 проектов, а менеджеров – 7. Проекты разные, приходится переключаться между ними, постоянно сваливаются какие-то изменения. Каждый из сотрудников управляет проектом по одной ему известной методике, и я от этого жутко устал. Хочется создать единое видение, потому что пока у нас нет разделяемой методологии.
– А у этих проектных менеджеров достаточно ресурсов, чтобы тянуть столько проектов?
– Да когда в проектах хватало ресурсов? Цели нам ставят довольно амбициозные, равно как и сроки жесткие, а с ресурсами все сложнее.
Из интервью с заказчиком
Мы проанализировали наиболее выраженные общемировые тенденции и сформулировали пять, которые требуют этих талантов от менеджеров и особенно сильно усложняют управление людьми на рабочем месте.
1. Увеличивается интенсивность и темп работы. Интенсивность, сложность и темп работы возрастают для всех, независимо от должности или статуса. Это стало новой нормой.
Для поддержания конкурентного преимущества требуется постоянное развитие навыков и совершенствование мастерства.
Современный менеджер должен разбираться во всех тонкостях на каждом этапе проекта. Это означает, что в условиях повышенного давления ему необходимо, не теряя времени, постоянно набирать скорость.
«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»
Льюис Кэрролл «Алиса в Стране чудес»
В итоге такая гонка оборачивается высоким уровнем стресса и не сразу позволяет заметить непредвиденные сложности, замедляющие проект.
2. Стало сложнее нанимать и удерживать персонал. Большинство организаций ощущают нехватку компетентного персонала в ключевых отделах. Это создает дополнительное давление на сотрудников и руководителей в командах. Те организации, которые слишком сильно полагаются на новых, молодых сотрудников, также испытывают трудности при обучении их навыкам и передаче знаний.
Сегодня работники лучше, чем когда-либо, понимают, что для того, чтобы преуспеть на работе и заработать больше для себя и своих семей, они должны полагаться на своего руководителя. Они ждут, что их босс должен стать кем-то, кто посвятит себя тому, чтобы настраивать их на успех, помогать в достижении целей и находить возможности для улучшения их пребывания в команде. Одним словом, лидером. В какой-то момент лидер, сам оказавшийся без поддержки, устает постоянно нацеливать и вдохновлять. И срывается…
3. Сокращается число уровней управления. Мировая тенденция удалять ненужные уровни управления приводит к тому, что оставшиеся руководители несут ответственность за все большие и большие команды. К этому добавляется повышенная ответственность за сотрудников, работающих в удаленных местах или по скользящим графикам.
Чтобы справиться с увеличением нагрузки и не терять навигации, руководитель должен уметь грамотно делегировать задачи, поддерживать постоянное сфокусированное общение и свободно ориентироваться в отчетности. Ну и, конечно, ему необходимо не забывать вовремя хвалить и отмечать успехи своих подчиненных.
Повышенная коммуникативная нагрузка на работе приводит к сокращению числа эмоциональных контактов с близкими. Нарушается баланс профессиональной и личной сфер, что в числе прочего часто приводит к выгоранию.
4. Требуется большая производительность и качество. Менеджеры испытывают все большее давление, пытаясь повысить производительность и качество работы своих команд. Сегодня это означает, что им нужно получать больше работы от меньшего числа сотрудников, используя при этом меньше ресурсов.
Чтобы сделать это нормой, менеджеры стремятся повысить мотивацию, вкладываются в актуальное обучение, ищут новые способы развития своих сотрудников и вовлекают их в свои учебные инициативы. Но в области обучения и развития персонала часто велико человеческое сопротивление. Да и задача не решается одним лишь обучением. Сталкиваясь с этой проблемой, руководитель сам легко теряет мотивацию к развитию.
5. Повышается взаимозависимость. Все больше работы выполняется в межфункциональных командах. Возрастает ответственность руководителей не только за своих сотрудников, но и за отношения между командами. Да и большинство сотрудников несут двойную ответственность: они отвечают не только перед своим основным руководителем, но и перед краткосрочными руководителями проектов. При этом у каждого своя степень открытости и готовности работать на общий результат.
Самый большой недостаток возросшей взаимозависимости – повышенная вероятность ошибок в передаче информации. Информация имеет свойство не только теряться, но и искажаться и разрастаться домыслами. Это неизбежно приводит к личностным конфликтам, сплетням и межличностной напряженности. Менеджер должен уметь разглядеть истинный смысл передаваемой и получаемой информации и сделать эти коммуникации прозрачными. Но руководители тоже люди, которые зачастую легко вовлекаются в деструктивные коммуникации.
Если копнуть немного глубже, мы можем увидеть, что ключ к успешному управлению людьми – личная вовлеченность в этот процесс. Но, как показали наши опросы, девять из десяти руководителей (независимо от уровня или отрасли) не могут регулярно практиковать основы лидерства. Кому-то не хватает на это времени, кому-то эмоциональных ресурсов и эмпатии, а чаще – всего сразу.
Но правда заключается в том, что в конечном счете неуправляемость отнимает гораздо больше времени и энергии, чем последовательная практика.
Требования к современным организациям и руководству как никогда противоречивы и парадоксальны. Это бросает вызов личным системам ценностей, затрагивает каждого из нас и требует способности быть гибким и открытым для более чем одной интерпретации.
Люди уже в полной мере столкнулись с вызовами нового времени, и это отражается на их эмоциональном и физическом состоянии. И как тут выжить и не сойти с ума?
Американская психологическая ассоциация совместно с Институтом стресса США в 2014 году провела онлайн-исследование «Стресс в Америке», в котором приняли участие 3068 респондентов старше 18 лет[3].
Опрос показал, что 77 % людей регулярно испытывают физические симптомы, связанные со стрессом; 33 % опрошенных заявили, что чувствуют, что живут с экстремальным уровнем стресса; 48 % отметили, что уровень их стресса вырос за последние пять лет.
В качестве самых распространенных психологических симптомов 48 % назвали раздражительность, 45 % – недостаток энергии, а в качестве физических симптомов отметили усталость (51 %), головную боль (44 %), расстройство желудка (34 %) и мышечное напряжение (30 %).
Рассмотрим подробнее основные причины стресса, которые отметили участники исследования.
Рис. 3. Основные причины стресса
Исследование Integra, опубликованное на сайте Американского института стресса[4], показало влияние стрессовой нагрузки на рабочем месте на поступки людей: 65 % опрошенных столкнулись с трудностями, вызванными стрессом, 42 % отметили, что сталкивались со словесными оскорблениями, 29 % сами на фоне стресса кричали на своих коллег, 14 % отметили случаи повреждения оборудования из-за ярости, а 10 % работали в атмосфере, где случалось насилие из-за стресса.
К сожалению, нам не удалось найти столь подробной статистики по стрессу в России. Мы можем ориентироваться на исследование Минтруда, проведенное в 2016 году, согласно которому более 60 % работников отмечают стресс в качестве негативного фактора, связанного с работой. А результаты опроса, проведенного учебно-исследовательским центром Московской федерации профсоюзов, показали, что 78 % жителей России ежедневно испытывают стресс. Эти цифры уже ближе к полученным в США.
Rainmaker Thinking Inc. отслеживает проблемы на рабочем месте с 1993 года. За это время участниками их интервью стали более 500 000 бизнес-лидеров, менеджеров и сотрудников из более чем 400 различных организаций в разных странах. Исследования показали, что основной проблемой менеджмента на сегодняшний день является так называемое «недостаточное» управление.
«Мало кто находит выход, некоторые не видят его, даже если найдут, а многие даже не ищут».
Льюис Кэрролл
В него трудно поверить, и его трудно заметить. В конце концов, все на работе постоянно работают, а управление присутствует в режиме нон-стоп: руководство, постановка задач, поддержка, инструктажи, отчеты, аналитика, непрерывная череда совещаний. Все ориентировано на то, чтобы команды добивались успеха. Но только наметанный глаз способен разглядеть в этом недостаточное управление, в порочном круге которого застревает слишком много руководителей.
К сожалению, большинство даже не осознают этой проблемы, хотя она «прячется» на виду практически на каждом рабочем месте. Руководителям порой просто некогда осознать ее. И она продолжает затягивать в себя профессиональных грамотных и подготовленных менеджеров. Это отражается на состоянии работы команды и имеет разрушительные последствия:
Рис. 4. Круг недостаточного управления
Небольшие, управляемые проблемы из-за того, что ими начинают заниматься слишком поздно, перерастают в более крупные и менее управляемые, а ресурсы тратятся впустую.
Менеджеры понимают, что привычные способы управления не работают, погружаются в рутину и самостоятельно выполняют задачи, которые должны были делегировать кому-то другому.
Растет уровень стрессовой напряженности у всей команды. В результате нагрузка на руководителей и членов команд становится запредельной.