Максим Катаев
ЯМЫ Генеральный директор. Руководство по выживанию
2. Тайм-менеджмент для генерального директора
Как же руководители проводят свой день? Согласно 12-летнему исследованию Гарвардской школы бизнеса для руководителей, считается нормой: длинные рабочие дни, изнурительный график и прерванные отпуска. Посмотрите, как ваше расписание соотносится с этими средними показателями?
Генеральные директора тратят большую часть времени на:
61 % На координации и взаимодействие лицом к лицу
24 % На электронную коммуникацию
15% На телефонные звонки и переписку
В течении дня они также поддерживают баланс между:
43 % Деятельностью по продвижению текущих планов компании
36% Реакцией на текущие проблемы
11% Обычными обязанностями
Вне работы руководители тратят свободное время:
6,9 часов в день на сон
45 мин в день на упражнения
2.1 часа в день на спорт или другие виды деятельности (например, хобби, телевизор)
Источник: «Как руководители управляют временем», Harvard Business Review – 2018.
Совет: Внимательно проанализируйте свой день и посмотрите, на что больше всего вы тратите свое время. Попробуйте скорректировать свой график, убрав все ненужное и сделав упор на продуктивные задачи.
1. Планируйте и расставляйте приоритеты в первую очередь.
Как вы начинаете свой рабочий день? Если вы хотите максимально использовать свое время, то первым шагом должна быть расстановка приоритетов.
Вот четыре примера, как можно структурировать день:
1. Выберите три важнейшие задачи, которые вы хотите выполнить сегодня. Как выглядит «день победителя» в твоей идеальной картине? Какие три главные вещи вы хотели бы завершить? Ограничьтесь тремя задачами, чтобы не перегрузиться.
2. Запишите их. Само действие записи ваших приоритетов поможет закрепить их. Мы советуем размещать их на доске или в ежедневнике, где вы сможете видеть их на протяжении всего дня.
3. Ограничьте доступное время приема для сотрудников несколькими часами в день. Это заставит ваш персонал встретиться с вами только для решения особо важных проблем или для обсуждения инициатив по бизнесу, высвобождая часы вашего драгоценного времени на стратегическое планирование.
4. Не меняйте свой календарь. Забронируйте время с самим собой, чтобы завершить важный проект или подарить себе время поразмышлять о решении без постороннего вмешательства. Не корректируйте это время.
Если у вас есть мысль о том, что у вас нет времени на планирование, подумайте вот об этом: «Один час планирования может сэкономить вам примерно от шести до восьми часов рабочего времени».
Совет: Спланируйте свой день (неделю). Опирайтесь на данные параграфа, но постарайтесь сделать так, чтобы именно вам было максимально удобно. Если будут недочеты, скорректируйте план на следующий день.
2. Получайте максимум удовольствия от собраний и встреч
Исследование Гарвардской школы бизнеса показало, что Руководители тратят 61% своего рабочего времени на собраниях и посещают примерно 37 встреч каждую неделю.
1. Будьте с ясными мыслями. Прежде чем войти в комнату, узнайте цель встречи, повестку дня и желаемые результаты встречи.
2. Присутствуйте. Не выполняйте одновременно несколько задач во время встречи. Если вы остаетесь здесь и сейчас, то у вас больше шансов быть продуктивным.
3. Ограничьте время. Встречи длятся столько, сколько вы позволите. Более короткие встречи заставляют всех придерживаться плотной повестки дня.
4. Узнайте, нужна ли вообще встреча. Вам же нужна встреча для того, чтобы обсудить какую-то тему, провести мозговой штурм или с кем-то познакомиться? Если нет, то рассмотрите, могут ли быть достигнуты цели встречи другим способом без вашего участия, а вы ознакомитесь с итогами в виде отчета.
Директора тратят 61% своего рабочего времени на встречи.
Давайте рассчитаем стоимость часа каждой встречи, включая вас.
Пример, вы как генеральный директор руководитель 5 подчиненными, и в неделю с ними проводите 10 встреч по 30 минут. Расчет на 5 руководителей со средней зарплатой 80 000 руб. в месяц, вы как генеральный директор с зарплатой 150 000 руб. В итоге, зарплата всех участвующих во встрече 550 000 руб., 300 минут затраты в неделю и 1200 минут в месяц, итого 20 часов, несложно подсчитать, что стоимость для компании 1 встречи будет примерно 1700 руб.
Резюме: Вам будет намного легче и проще, если ваши встречи будут максимально полезными, быстрыми и недолгими. Будь то собрание, встреча или совещание – они должны решить ваш главный запрос. Для этого используйте мои советы, а если встречу можно провести без вас, то сделайте это, и займитесь тем, что принесет больше пользы для бизнеса.
