Коллектив авторов
Основы русской деловой речи
Авторы:
Н. А. Буре – гл. II, § 2, приложение; Л. Б. Волкова – гл. I, § 1–2; Е. В. Косарева – гл. III, § 3–4; Е. Ю. Лазуренко – гл. V, § 1–5; М. Ф. Лужковская – гл. II, § 1, 3–5: В. Л. Моисеева – гл. III, § 1; А. В. Рассадин – гл. IV, § 1–6; Н. Т. Свидинская – гл. VII, § 1–3; Е. И. Селиверстова – гл. I, § 1, п. 3; В. В. Химик – предисловие, гл. VI, § 1–4; А. С. Шатилов – гл. III, § 2.
Рецензенты:
доктор филологических наук, профессор МГУ Т. В. Кортава;
кандидат филологических наук, профессор СПбГУЭФ В. К. Лебедев.
© Коллектив авторов (текст), 2012
© ООО Центр «Златоуст» (издание, лицензионные ISBN 978–5-86547–795–2 права), 2012
Предисловие
Обучение профессионализму – важнейшая задача современного российского образования. Хорошо подготовленный, профессионально компетентный специалист становится ключевой фигурой нашего общества, от которой зависит успех национальной экономики, развитие социальной и культурной жизни в стране. Но профессиональная подготовка специалиста любой отрасли невозможна без достаточного владения естественным языком (родным и иностранным) и языком специальности. Язык специальности, или русский язык для специальных целей,[1] – это язык юриспруденции, язык психологии, язык медицины,[2] это русский язык, на котором говорят экономисты, социологи, математики, биологи, геологии и все другие специалисты. Владение таким языком – совершенно необходимое условие успешной профессиональной деятельности в любой сфере, научной или практической, и оно не исчерпывается орфографической, орфоэпической и грамматической правильностью, как иногда полагают. На самом деле задача гораздо сложнее и важнее: умение грамотно, свободно и эффективно выражать свои мысли в письменной и устной форме, в монологической и диалогической публичной речи. Поэтому так необходим в системе высшего образования полноценный курс – русский язык и культура профессиональной речи, который, если он хорошо составлен и организован, способствует этому умению, а значит, и формированию специалиста высокого уровня, обладающего достаточной языковой компетенцией, успешно владеющего языком профессиональной коммуникации.
Язык для специальных целей, или язык специальности, строится на основе литературного языка, системы его норм, функциональных стилей и речевых жанров. Соотношение языковых элементов двух книжных стилей, научного и официально-делового, определяет природу каждого языка специальности, которая при этом формируется и соответствующим набором общенаучной, отраслевой и узкопрофессиональной лексики, специальной фразеологией, отбором необходимых грамматических средств и типологией научных текстов каждой специальности.[3] Однако при всем различии языков отдельных специальностей – языка экономики, например, и языка прикладной математики, языка политологии и экономической географии, языка медицины и юриспруденции – все они имеют и нечто общее в области стилистики, речевых жанров и речевого поведения. Любая научная, производственная (в широком смысле) и социальная профессиональная деятельность связана с документацией, деловой перепиской, с регламентированными формами устной деловой коммуникации (дискуссии, совещания, переговоры, презентации). Любая профессиональная деятельность предполагает управление как жизненно необходимый род организационной деятельности: управление людьми, ресурсами, процессами. Готовят ли к такому роду деятельности специалистов в российских вузах? Готовят, но, как правило, в специализированных учебных заведениях или на факультетах, ориентированных именно на управление, на менеджерскую деятельность как особую специальность. Однако управлением в той или иной мере занимаются любые специалисты: врачи и математики, учителя и инженеры, биологи и искусствоведы. Вот они-то, как правило, овладевают основами профессиональной деловой компетенции стихийно, а ведь многие из них становятся руководителями, организаторами, государственными служащими, политиками. Поэтому учебное пособие «Русская деловая речь» может оказать существенную помощь и таким специалистам, ставящим перед собой цель изучения русской деловой речи – самостоятельно или с преподавателем.
Деловая речь – основной объект описания и представления в предлагаемом учебном пособии. Активизация деловой жизни, предприимчивости, общественной и частной инициативы в России после 1990 года привела к серьезным изменениям в обществе, в русском языке для специальных целей и, шире, в национальном русском словаре.[4] Глобализация, расширение международных контактов, интеграция России в мировое экономическое пространство, развитие информационных технологий и повсеместное внедрение электронных средств связи оказали серьезное влияние на русский деловой язык, на стандарты служебных и производственных документов, на появление новых видов деловых бумаг и новых реквизитов (см. об этом в гл. I, II). Серьезным изменениям подверглась устная деловая речь, которая теперь звучит в самых разнообразных формах и жанрах, «лицом к лицу» и по телефону, на межличностном уровне и публично, непосредственно и опосредованно, с помощью новейших аудиовизуальных технических средств (см. гл. III). Письменные формы деловой коммуникации нашего времени активно заимствуют элементы устной речи (особенно в Интернете), а устная форма делового общения под воздействием целого комплекса факторов становится, как отмечают некоторые авторы, «самостоятельной функционально-стилевой разновидностью», особым «стилистическим феноменом» языка (см. гл. I, § 3). Другим феноменом языка для специальных целей стала современная реклама, тексты которой тоже имеют прямое отношение к деловому языку и рассматриваются в книге как специфическое межстилевое явление: особый жанр деловой коммуникации и подвид СМИ (гл. IV). Сформировался и новый социоцентрический типаж[5] главного носителя деловой речи, субъекта официально-делового стиля: типизированная коммуникативная личность делового человека – руководителя, менеджера,[6] предпринимателя (гл. V), которого отличает характерное речевое поведение и, среди прочего, активное использование особых административно-деловых жаргонизмов – индексов корпоративной принадлежности к деловому миру (гл. VI). Все эти и многие другие вопросы последовательно и подробно рассматриваются в учебном пособии «Русская деловая речь».
Пособие условно делится на две неравнозначные части: письменные и устные формы деловой речи. Письменные формы, представленные в I и II главах книги, посвящены языку официально-делового общения, или особому стилю в системе книжных стилей литературного языка. Здесь рассматриваются традиционные средства лексики и грамматики, организующие этот стиль, проблема клишированности письменного делового языка, внутристилевая и жанровая дифференциация письменного делового языка, некоторые новые и проблемные явления официально-делового стиля. Читатель найдет в этой части пособия описание и образцы типовых текстов личной, служебной и производственной документации, познакомится с особенностями законодательного и дипломатического подстилей и жанров. Начинающий офисный работник познакомится с различными видами и жанрами канцелярских бумаг, с нормами их оформления, узнает о правилах документооборота, получит полезные сведения о речевом этикете деловых документов.
Другая часть пособия посвящена устным формам деловой коммуникации (гл. III, V, VI): умению слушать и говорить в условиях профессиональной коммуникации, эффективно участвовать в деловых беседах, переговорах, совещаниях, дискуссиях. Здесь же рассматривается коммуникативно-речевой портрет делового человека, составленный на основе данных социологического исследования, а также характерный опознавательный признак типизированной личности – так называемый административно-деловой жаргон, которым активно пользуется современный чиновник-управленец и который оказывает существенное влияние на массовую русскую речь. И наконец, материалы VI главы книги отводятся педагогическим вопросам: как и в каких учебных пособиях изучаются официально-деловой стиль и деловая речь, письменная и устная, в этой главе анализируются известные учебники, приводятся многочисленные задания и упражнения, способствующие овладению навыками хорошей деловой речи.
Книга «Русская деловая речь (письменные и устные формы)» рассчитана на широкий круг читателей, поскольку ее содержание и структура имеют не только учебный, обучающий характер, но и информационно-справочный. Во втором случае вам помогут оглавление к книге, систематизирующее ее материал, или предметный указатель. Кроме студентов гуманитарного, естественно-научного или инженерно-технического профилей, которые могут использовать книгу в учебном курсе «Русский язык и культура речи», включенном в государственный стандарт, а также в специальных курсах «Культуры профессиональной речи», ее адресатами могут быть действующие руководители, менеджеры, чиновники, политики любого ранга и любой специальности, а также просто читатели, желающие повысить уровень своей компетенции в области культуры речи, функциональной и практической стилистики, в составлении деловых бумаг и в освоении разных жанров чрезвычайно актуальной для нового времени устной деловой речи.
Авторы: Н. А. Буре – глава II, § 2, приложение; Л. Б. Волкова – глава I, § 1–2; Е. В. Косарева – глава III, § 3–4; Е. Ю. Лазуренко – глава V, § 1–5; М. Ф. Лужковская – глава II, § 1, 3–5: В. Л. Моисеева – глава III, § 1; А. В. Рассадин – глава IV, § 1–6; Н. Т. Свидинская – глава VII, § 1–3; Е. И. Селиверстова – глава I, § 1, п. 3; В. В. Химик – предисловие, глава VI, § 1–4; А. С. Шатилов – глава III, § 2.
Глава I
Язык официально-делового общения
§ 1. Официально-деловой стиль в системе книжных стилей: общая характеристика и особенности нового времени
Официально-деловой стиль наряду с научным и публицистическим является одним из важнейших стилей современного русского языка. Официально-деловая речь обеспечивает коммуникацию в официальной сфере между различными организациями и учреждениями, между юридическими и физическими лицами, между государствами и внутри страны. Являясь функциональным стилем, официально-деловая речь обладает рядом специфических лингвистических черт, которые обнаруживаются на всех уровнях языковой системы – лексическом, морфологическом и синтаксическом, имеет специфические текстовые характеристики. Любой носитель русского языка безошибочно квалифицирует данный фрагмент текста как официально-деловой:
В целях снижения вредного воздействия табачного дыма запрещается курение табака на рабочих местах, в городском и пригородном транспорте, на воздушном транспорте, в закрытых спортивных сооружениях, организациях здравоохранения, организациях культуры, на территориях и в помещениях образовательных организаций, в помещениях, занимаемых органами государственной власти, за исключением курения табака в специально отведенных местах для курения табака.[7]
Достаточно определенная выраженность специфических лингвистических черт деловой речи, ограниченность сферы употребления, легкость узнавания лежат в основе пародирования данного стиля, например, сказка «Красная Шапочка» в официально-деловом стиле (фрагмент):
В неизвестном населенном пункте проживала гражданка по кличке Красная Шапочка (настоящее имя не установлено). Такого-то числа такого-то года она вышла из дому. При себе гражданка К. имела сверток, который должна была передать гражданке Бабушке (настоящее имя не установлено) в заранее установленном месте, а именно у вышеупомянутой по месту жительства. Гражданка Бабушка имела приватизированный земельный участок и место проживания недалеко от места жительства гражданки Красной Шапочки, но в силу преклонного возраста не могла самостоятельно вести хозяйство.
Отправляясь в место назначения, гражданка Красная Шапочка должна была пройти через лес – район с повышенной криминогенной обстановкой. В то время как гражданка Красная Шапочка проходила вышеупомянутый участок пути, к ней подошел незнакомый гражданин, который, как выяснилось позже, оказался нигде не работающим гражданином Волком (настоящее имя также не установлено)…[8]
Недостаточное владение деловой речью может приводить к ошибкам, которые напоминают пародии, например:
Возвращаясь из рейса, Коротков задремал, что явилось результатом его столкновения со стоящим недалеко от обочины столбом.
Обвиняемый сознался под тяжестью похищенной улики.
В основе функциональной дифференциации современного русского языка лежат цели общения и сферы деятельности. Сфера (научная, деловая, правовая, общественно-политическая) и цель (убедить, сообщить, регламентировать, воздействовать, доказать) задают и формируют фундаментальные лингвистические особенности функционального стиля. Как уже отмечалось, официально-деловая речь обслуживает достаточно широкую сферу официальных отношений, обеспечивая реализацию правовых, административно-организационных задач. По мнению М. Н. Кожиной, важнейшей целью официально-деловой сферы является выражение воли и речевое воплощение регулировочной функции права. Эти две цели и определяют основные черты официально-делового стиля, такие как: 1) императивность и предписующе-долженствующее значение; 2) точность, не допускающую инотолкований; 3) неличный характер; 4) именной характер речи; 5) стандартизированность; 6) безэмоциональность, нейтральность и безо́бразность.[9]
1.1. Лексические и грамматические особенности официально-делового стиля
Каждый функциональный стиль, включая и официально-деловой, характеризуется собственными специфическими чертами на уровне лексики, морфологии и синтаксиса. Лексический уровень делового стиля образуют: 1) общеупотребительные нейтральные слова русского языка (закон, здоровье, страна, защита, требовать, получить, заниматься и др.); 2) термины и словосочетания терминологического характера (иск, неустойка, правоспособность, дееспособность, кредитор, несостоятельность, попечитель, усыновитель, упущенная выгода, юридическое лицо); 3) так называемые «канцеляризмы», т. е. слова и словосочетания, свойственные официально-деловому стилю, но и в пределах деловой речи имеющие нежелательный «казенный» оттенок (надлежащий, нижеследующий, уведомить, утратить силу, извещать, по истечении срока, взыскать и т. д.). Лексика официально-делового стиля лишена образности, выразительности и экспрессивности. В деловых документах не используются слова и выражения со сниженной стилистической окраской. В деловой речи встречаются историзмы (Его Величество, Его превосходительство) и архаизмы, т. е. слова, вышедшие из употребления (сей, таковой, оный, дабы и др.). Вместе с тем следует заметить, что в настоящее время наблюдается тенденция к замене ряда архаичных слов и словосочетаний на современные эквиваленты, например, вместо при сем направляем рекомендуют использовать просто направляем; означенный (вышеозначенный) заменяется на названный, вышепоименованный на указанный (названный) выше; сего года – на этого года, текущего года; настоящим сообщаем – на сообщаем; незамедлительно – на немедленно; уведомлять – на сообщать; на предмет рассмотрения – на для рассмотрения; каковой – на который.[10]
Отличительной чертой деловой речи является частотность употребления вербономинантов, т. е. сочетаний глагола с ослабленным семантическим значением и существительного, например: достигнуть договоренности, вынести порицание, осуществлять выплаты, обеспечить сохранность, взыскать штраф, произвести обыск, наложить арест и т. д. В некоторых случаях сочетания глагола с существительным носят фразеологический характер, т. е. словосочетание нельзя заменить одним глаголом, например, допустить брак, занять должность, возложить контроль – лексическая сочетаемость существительного с глаголом оказывается ограниченной. Частотны также атрибутивные сочетания, которые могут представлять собой как свободные словосочетания, так и фразеологизированные: денежные средства, материальные средства, неправомерное пользование, платежное поручение, непреодолимая сила, исполнительный лист, кассационная жалоба и др.
Для передачи определенной семантической информации используются готовые речевые формулы – клише. Так, например, напоминание может выражаться следующим образом: напоминаем Вам, что… уведомляем Вас о том, что… считаем необходимым еще раз напомнить Вам…; сообщение – сообщаем, что… извещаем… ставим Вас в известность… доводим до Вашего сведения…; а отказ – не имеем возможности выполнить… к сожалению, не имеем возможности удовлетворить Вашу просьбу… не можем предоставить Вам… и т. д.[11]
В официально-деловом стиле широко распространены существительные, образованные от глаголов или глагольных словосочетаний и обозначающие людей по определенному действию или отношению к действию: завещатель, рекламодатель, рекламораспространитель, заявитель, доверитель, страхователь, учредитель, даритель и т. д. Названия лиц по профессии, должности и ученому званию сохраняют форму мужского рода, например: секретарь Иванова, преподаватель Треплева, руководитель Зинина, аспирант Брунова, лаборант Корина т. д.
Многие исследователи отмечают именной характер делового языка. Частота употребления существительных значительно превышает частоту употребления глаголов. Особенно характерны для официально-делового стиля отглагольные существительные с суффиксами – ениj-, -аниj-:
Антимонопольный орган… выдает… хозяйствующим субъектам… предписания:
а) о прекращении ограничивающих конкуренцию соглашений…
б) о прекращении злоупотребления хозяйствующим субъектом доминирующим положением…
в) о прекращении нарушения правил недискриминационного доступа к товарам…
д) о недопущении действий, которые могут являться препятствием для возникновения конкуренции и (или) могут привести к ограничению, устранению конкуренции и нарушению антимонопольного законодательства;
е) об устранении последствий нарушения антимонопольного законодательства…
ж) о восстановлении положения, существовавшего до нарушения антимонопольного законодательства…
з) о заключении договоров, об изменении условий договоров или о расторжении договоров в случае, если при рассмотрении антимонопольным органом дела о нарушении антимонопольного законодательства лицами, права которых нарушены или могут быть нарушены, было заявлено соответствующее ходатайство…[12]
В группе отглагольных существительных можно особо выделить слова, редко встречающиеся в других стилях речи, а именно: существительные с префиксом не-: неисполнение обязанностей, невозвращение средств, неоказание помощи, недопущение воздействия и др. Эта группа терминов чрезвычайно продуктивна, она постоянно пополняется словами, образованными по традиционной модели: не + отглагольное существительное.
А. М. Пешковский писал, что широкое использование отглагольных существительных делает речь «вялой, путаной, мелодически бедной и бесформенной». Однако отглагольные существительные обладают рядом семантико-синтаксических свойств, которые обеспечивают, по мнению Г. О. Винокура, их незаменимость в деловом тексте. Г. О. Винокур отмечает, что способность отглагольных существительных называть не само конкретное действие, а общее представление о нем, утрата грамматических категорий, свойственных глаголу (вида, залога, времени), и создают нужную деловой речи однозначность и одновременно обобщенность смысла, обеспечивают официальную значимость называемого отглагольным именем понятия, возводят его в ранг константных тематических и ситуационных клише делопроизводства.[13]
Широкое использование отглагольных существительных вызывает, в свою очередь, употребление семантически пустых слов, например: по факту пожара, дело осуществления восстановительных работ, в процессе реализации, работа по уборке, в установленном порядке, в форме соглашения, по целевому назначению, в пределах полномочий и т. д.
Официально-деловой текст легко узнается по отыменным предлогам, которые употребляются для выражения различных отношений (цели, условия, образа действия, указания на источник, причины и др.): в целях, на основании, в отношении, в виде, под видом, в соответствии, в случае, в силу, в связи и т. д. Их стилистическая окраска выявляется при сравнении с простыми предлогами или союзами, участвующими в оформлении аналогичных отношений, например:
Поручительство прекращается в случае изменения обязательств по договору займа – если изменяются обязательства.
Постановление суда первой инстанции было отменено судебной коллегией по уголовным делам в связи с ненадлежаще проведенной проверкой приведенных в жалобе доводов – из-за плохо проведенной проверки, так как была плохо проведена проверка…
Пребывание граждан в лесах может быть ограничено в целях обеспечения пожарной безопасности в лесах – для обеспечения… чтобы обеспечить…
В деловом стиле практически не употребляются личные местоимения, поскольку изложение, как правило, ведется не от конкретного лица, а от абстрактного, обобщенного – официального представителя организации, учреждения.
Комиссия в составе… проверила… Настоящее положение устанавливает… Управляющая организация передает… Правительство РФ постановляет…
В то же время существует ряд документов, в которых изложение ведется от первого лица, но без использования местоимения я: прошу, сообщаю, довожу до вашего сведения. Например, указ главы государства может быть передан как личным предложением (от первого лица), так и безличным (инфинитивным) предложением, например:
а) За большой личный вклад в развитие отечественного машиностроения, достигнутые трудовые успехи и многолетнюю добросовестнубю работу наградить:
ОРДЕНОМ «ЗА ЗАСЛУГИ ПЕРЕД ОТЕЧЕСТВОМ» IV СТЕПЕНИ ЯРЫГИНА Владимира Михайловича – токаря-карусельщика открытого акционерного общества «Электростальский завод тяжелого машиностроения», Московская область (Указ Президента РФ № 1458 от 3 ноября 2007 г.).
б) Руководствуясь федеральными законами от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне» и от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», постановляю:
Осуществить с 1 октября по 31 декабря 2007 г. призыв на военную службу граждан Российской Федерации в возрасте от 18 до 27 лет… (Указ Президента РФ от 30 сентября 2007 г.).
Низкая употребительность личных местоимений объясняется также и тем, что в официально-деловом стиле не используется местоименная субституция. Например:
Государственный секретарь Союзного государства в ходе исполнения бюджета Союзного государства по представлению главных распорядителей средств бюджета Союзного государства вправе вносить изменения в сводную бюджетную роспись доходов и расходов бюджета Союзного государства на суммы целевых остатков средств бюджета Союзного государства, направляемых на те же цели дополнительно к ассигнованиям, предусмотренным в бюджете на 2007 год на финансирование программ и подпрограмм Союзного государства.[14]
Отличительной морфологической чертой делового стиля является преобладание инфинитива над другими глагольными формами. По данным М. Н. Кожиной, в официальных текстах инфинитив встречается в пять раз чаще, чем в научных текстах. См. пример:
Реклама не должна:
1) побуждать к совершению противоправных действий;
2) призывать к насилию и жестокости;
3) иметь сходство с дорожными знаками или иным образом угрожать безопасности движения;
4) формировать негативное отношение к лицам, не пользующимся рекламируемыми товарами, или осуждать таких лиц.[15]
Функционирование спрягаемых форм глагола также имеет свои особенности. Наиболее часто в деловых текстах используются формы настоящего времени, имеющие значение настоящего предписания или настоящего долженствования. Например:
Если иное не оговорено в Договоре, страховая премия уплачивается единовременно.
Все споры и разногласия… разрешаются на основании настоящих правил и действующего законодательства Российской Федерации.
Форма уплачивается выступает здесь в значении «должна уплачиваться, предписано выплачивать»; разрешаются – в значении «должны разрешаться, необходимо разрешать».
Формы будущего времени, как и формы настоящего, имеют оттенки долженствования, предписания или приобретают условное значение (обычно в сложноподчиненных предложениях). Наиболее типичным значением прошедшего времени в официально-деловых текстах является прошедшее подчеркнутой констатации.
Главы двух государств в откровенной и дружественной атмосфере провели углубленный обмен мнениями и достигли общего понимания по вопросам двусторонних отношений, а также международным и региональным проблемам, представляющим взаим-ный интерес.
Конституционный суд Российской Федерации в составе… заслушав в пленарном заседании заключение судьи А. Я. Сливы… установил…
Исходя из изложенного и руководствуясь пунктом 2 части первой статьи 43 и частью первой статьи 79… Суд определил…
Стремление к объективности изложения обнаруживается в широком распространении в текстах деловой переписки страдательных конструкций, в которых на первый план выдвигается действие, а реальный производитель этого действия не обозначается грамматической формой подлежащего и, таким образом, как бы отодвигается на второй план.
Акт составляется в двух экземплярах. После утверждения акта первый его экземпляр возвращается в таможенный орган, чьи машины обеспечивали мероприятия, и является основанием для издания приказа о списании моторесурсов.
Документы официально-делового стиля обладают высокой информационной избыточностью и контекстуальной обусловленностью, что вызвано прежде всего необходимостью максимально точно, полно и всесторонне представить тот или иной вопрос, не допустить неопределенностей, возможностей различного прочтения и истолкования. Эти причины оказывают влияние на синтаксис деловой речи, который, по мнению многих, отличается тяжеловесностью, громоздкостью, запутанностью. Во многих жанрах официальной речи широко представлены как простые, так и сложные предложения с обособленными причастными и деепричастными оборотами, распространенными членами предложений, с однородными членами, число которых может достигать 15–18 и более. Например:
Работодатель, считающий необходимым в целях осуществления эффективной экономической деятельности организации усовершенствовать ее организационно-штатную структуру путем сокращения численности или штата работников, для получения согласия вышестоящего выборного профсоюзного органа на увольнение работника, являющегося руководителем (его заместителем) выборного профсоюзного коллегиального органа и не освобожденного от основной работы, обязан представить мотивированное доказательство того, что предстоящее увольнение такого работника обусловлено именно указанными целями и не связано с осуществлением им профсоюзной деятельности.
Приведенное выше сложноподчиненное предложение состоит из двух простых предложений и осложнено двумя причастными оборотами, однако оно достаточно трудно для восприятия с точки зрения литературного языка, так как в нем в свернутом виде представлено несколько пропозициональных (смысловых) структур:
Если работодатель хочет уволить руководителя профсоюза или его заместителя и руководитель (заместитель) профсоюзного органа не освобожден от работы, то работодатель должен 1) получить согласие вышестоящего профсоюзного органа и 2) представить доказательства, что:
а) увольнение обусловлено необходимостью усовершенствовать структуру организации;
б) увольнение не связано с профсоюзной деятельностью.
Безусловно, существуют разные формы письменного выражения сложных организационно-производственных ситуаций, в некоторых случаях невозможно избежать усложненного изложения, вводных, описательных конструкций или обособления, но в последнее время в работах и лингвистов, и юристов все чаще встречаются высказывания о необходимости стремиться к простоте, отчетливости, экономичности изложения, выражать мысли короткими фразами, в доступной и ясной форме.[16]
Специфика деловой речи проявляется на текстовом уровне. Как отмечает Б. С. Шварцкопф, текстовые нормы официально-делового стиля проявляются в закономерностях реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы документа, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста и его частей.[17] Текстовые нормы различаются по степени жесткости / гибкости организации. Б. С. Шварцкопф выделяет три типа текстов в зависимости от степени жесткости текстовых норм: образец-матрицу, образец-модель и образец-схему. Наиболее жесткую организацию имеет образец-матрица, который «характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набором содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательностью, (в) их пространственным расположением».[18] Менее жестким является образец-модель. В данном случае фиксированной оказывается форма текста (набор реквизитов и их последовательность), но допускается свобода в способе изложения содержания. Самый гибкий тип текста представлен образцом-схемой, в котором фиксируется только набор реквизитов.
Перечисленные образцы текстов реализуются в типовых текстах – жанрах официально-делового стиля. Примерами текста-матрицы являются различные справки и анкеты, в которых от пишущего требуется минимум усилий при заполнении соответствующих граф или ответов на вопросы. Заявление, жалоба, просьба, различные виды регламентированных писем представляют собой образцы-модели. К образцам-схемам относятся различные виды нерегламентированных писем, содержащих актуальную производственную информацию или отражающих важные аспекты деловых отношений, аналитические, обзорные, информационно-статистические записки, включающие анализ ситуации, комментарий данных, цифровую информацию и т. д. Жанры официально-делового стиля отличаются стандартизированностью и унифицированностью, так как для подавляющего большинства жанров их форма закреплена на законодательном уровне.
Правовые основы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления документированной информации содержатся в Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». С 1993 г. действует Общероссийский классификатор управленческой документации,[19] включающий общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации[20] (УСД). Отдельные законодательные акты Российской Федерации обязывают составлять документы в соответствии с нормами и требованиями утвержденных ГОСТов и других нормативных и методических материалов (см., например, ГОСТ 6.10.5–87. «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;[21] ГОСТ Р 6.30–2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).[22] Требования к текстам управленческой документации, формы их построения и вопросы унификации языковых средств, а также методические рекомендации по оформлению служебных документов изложены в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)[23] (переработаны в 1998 г.). База для создания документов управленческой деятельности содержится в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).[24]