Глеб Архангельский
Тайм-менеджмент. Полный курс
Видение будущего и «родные» цели
Для проактивного планирования будущего «личной корпорации» необходимо уметь выразить свои мечты в форме долгосрочных целей. А для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим достичь. Попробуйте представить себе один день из своей жизни через четыре-пять лет. Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе на одной-двух страницах. В нем важно осветить следующий круг вопросов:
• С чего начался ваш день?
• Какое самое яркое впечатление дня?
• Где вы находитесь?
• Что и кто вас окружает, о чем говорят люди, находящиеся рядом?
• Как и над чем вы работаете?
• Каких результатов вы достигли?
• Какие проблемы вам удалось решить?
• Как вы отдыхали?
• Каково главное событие дня?
Не исключено, что у вас не получится написать все сразу – не волнуйтесь и не торопитесь, такое эссе вполне может родиться не за один день. В следующие дни обязательно вернитесь к готовому тексту, перечитайте его и добавьте новые мысли. Работая со своей мечтой, вы обязательно поможете ей материализоваться.
В качестве примера можно привести эссе «Моя жизнь через три года» участника ТМ-сообщества Е. Никитина (публикуется с любезного разрешения автора).
2007 г. Сейчас, спустя три года после принятия того решения[7], его воистину можно назвать судьбоносным. Самое время подвести некоторые итоги. Не скажу, что время окончательно подчинено, но мое ощущение в нем стало несравненно более уверенным, что позволяет оценить состояние моего «жизненного корабля» полностью стабильным и управляемым. За это время укреплены и обновлены все его компоненты, необходимые для свободного плавания в океане времени.
Нос судна направлен строго по направлению к стратегическим целям, которые тщательно зафиксированы (задачи в Outlook с наивысшим приоритетом), постоянно на виду и периодически актуализируются (раз в несколько месяцев) в соответствии с полученным опытом и настроениями текущего момента. Экипаж корабля (моя семья) является командой единомышленников, которой можно доверить все самое ценное. Любимая жена – основной помощник (а иногда и лидер) в любых задачах. Дочь (которой сейчас идет уже четвертый год), в свое время невольно ставшая катализатором революционного прорыва в организации деятельности папы, по-прежнему остается очень важным участником многих задач, поскольку само ее существование очень помогает тонко чувствовать настоящие ценности этого удивительного мира. А на подходе еще один Никитин – супруга снова беременна, и все мы с замиранием сердца ждем появления нового члена семьи. Ничто не может помешать выделению времени на команду-семью, поскольку приоритет гармоничных семейных отношений – один из самых высоких.
Двигатель (работа) – один из самых надежных и совершенных механизмов моего жизненного корабля, поскольку от него зависит не только движение вперед, но и стабильность и безопасность всего судна. Профессия руководителя проектов разработки программного обеспечения (project manager) довольно сложна (особенно в крупной фирме, постоянно реализующей целый ряд комплексных проектов), но грамотно настроенная система организации собственной деятельности позволила стать настоящим профессионалом в своей области. Если еще три года назад руководство даже несколькими людьми, меняющиеся предметные области, реактивно развивающиеся технологии были способны вызвать сомнения в успешных результатах и неуверенность в своих силах, то теперь опыт пройденных проектов, обретенные знания в области менеджмента и психологии, а также способность быстро улавливать тенденции и осваивать новые области позволяют четко управлять реализацией текущих проектов и с уверенностью смотреть в будущее. Даже в случае появления необходимости замены двигателя (работы) накопленный универсальный опыт позволит провести это спокойно и уверенно, а главное – без ущерба целостности остального судна.
Система парусов корабля (обретенные навыки и знания) постоянно совершенствуется и укрепляется. Несмотря на наличие основного механизма движения (двигателя-работы), этому компоненту уделяется повышенное внимание, поскольку он позволяет точнее определять цели, двигаться быстрее и не останавливаться даже в случае временных проблем с двигателем. Одно из самых заметных достижений последних лет – доведение знания английского языка до уровня, позволяющего свободно общаться, читать книги и смотреть фильмы, а также начало изучения еще одного языка (французского, немецкого или испанского).
Палуба корабля (быт) надежно защищена и крепко удерживает остальные конструкции. Купленная недавно в кредит и отремонтированная трехкомнатная квартира (вместо однокомнатной), разработанный план приобретения дачи и укрепленный парк семейных автомашин (избавление от опасений относительно надежности и безопасности «девятки» жены) обеспечивают набранный судном ход необходимым комфортом и успокаивающим чувством «соответствия некоторому уровню».
Выделяются понятия «родных» и «навязанных» целей. Например, в одном из эссе врач, живущий в небольшом городе, пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему. Или руководитель отдела в торговой компании убежден, что в будущем станет директором завода, и описывает, как предприятие будет работать и каким образом эта деятельность повлияет на уровень жизни в регионе. Но часто встречаются эссе, которые мы называем «ксерокопиями страницы глянцевого журнала». «Выхожу из кирпичного двухэтажного коттеджа, сажусь в свой белоснежный Porsche, приезжаю на работу, иду в большой и светлый кабинет, люди встречают меня радостными улыбками…»
Нет ничего плохого в белоснежном Porsche, если это действительно «родная» цель, если это машина, о которой человек мечтал с детства. Но часто бывает, что такого рода цели навязаны рекламой, знакомыми, родственниками, стереотипами общественного мнения, школой. Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя в действительности по-настоящему успешные люди начинали свой путь вовсе не с покупки хорошего автомобиля.
Для того чтобы управлять своей жизнью проактивно, чтобы найти «родные» цели, нужно сначала отсеять все сформированные внешним окружением штампы и стереотипы. Это не всегда просто, но необходимо, иначе можно потратить годы жизни в погоне за «навязанными» целями, достигнув которые человек испытывает лишь усталость и разочарование.
На семинаре по тайм-менеджменту у меня была ученица – женщина, всю жизнь проработавшая стюардессой и не получавшая никакого удовольствия от этой профессии. Когда я спросила, чем ей было интересно заниматься в детстве, оказалось, что она неплохо рисовала.
Стали разбираться, как можно с помощью этого зарабатывать деньги – проводить выставки и т. п. Для человека была удивительной сама мысль, что любимое дело может быть и источником средств к существованию.
Через полгода мы случайно встретились. Она сказала: «Лена, я вам бесконечно благодарна: вы подарили мне меня. Приглашаю вас на мою персональную выставку, я уже полгода – художник. Занимаюсь любимым делом и зарабатываю при этом неплохие деньги».
Е. Набатова, президент компании «Саттва-консалтинг», Алма-Ата
1.6. Life management и жизненные цели
Как видим, тайм-менеджмент предполагает управление нашими целями, задачами, сроками, планами… В конечном итоге – управление жизнью (life management). Этот термин впервые прозвучал на ТМ-конференции в 2003 г. С тех пор он используется все чаще, поскольку в полной мере отражает эволюцию современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.
Мы уже сделали немало предварительных шагов к тому, чтобы сформулировать долгосрочные жизненные цели. Ценности, эпитафия, ключевые области жизни, эссе «Один день через три года» сформировали фундамент нашего целеполагания. Теперь предстоит самое сложное и интересное – сформулировать собственно цели.
Для этого лучше всего подходит простой по форме, но информативный по содержанию инструмент – карта долгосрочных целей (таблица 1.2). По вертикали она содержит две оси: годы, начиная с текущего, и ваш возраст. По горизонтали – ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые ориентиры.
В одних ключевых областях перспектива может просматриваться на более долгий срок в будущее, в других – только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, а иные – неопределенными и размытыми. Ничего страшного: лучше пользоваться не очень точной картой местности, чем брести наугад вообще без нее.
Рассказ предпринимателя (бывшего в советское время директором завода)
Когда я женился на своей второй жене, я, как инженер и человек системный, сел и стал рисовать простой календарный график. Сейчас – такой-то год. Через столько-то лет вырастут мои дети от первого брака, и им нужно будет давать образование. Через столько-то лет – твои дети от первого брака. Примерно в такие-то годы состарятся наши родители. В такие-то – появятся внуки…
Для жены это было настоящим шоком – как это можно так планировать жизнь? Но ведь если мы хотим чего-то достичь в будущем, многое для этого нужно делать уже сегодня. И нужно четко представлять, что именно делать сегодня, ведь завтра может быть уже поздно.
Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
Конечно, в отношении концепции life management существуют свои контраргументы: нереалистично детально планировать свою жизнь, причем на длительный период, поскольку многое зависит не от нас, и все быстро меняется. Но, например, управляя автомобилем, тоже ни в чем нельзя быть уверенным на 100 %: что-то может сломаться, на наши действия может повлиять поведение других участников дорожного движения и т. д. Так и в управлении жизнью. Полной уверенности в том, что все будет происходить так, как вы задумали, нет, но управлять ею нужно. И «тест-драйва» тут не существует, и «сдавать на права» не приходится. Жизнь – дорога с односторонним движением, так что хорошо бы заранее представлять, куда едешь и главное – зачем.
Идея планирования жизни актуальна не только для молодых людей, приступающих к проектированию карьеры. Даже серьезные топ-менеджеры, будучи состоявшимися профессионалами и успешными людьми, принимают ее как довольно неожиданную для себя. Приступить к реализации этой идеи легко – заведите ежедневник и заполните график на весь год (напишите даты посещения конференций, спортивных соревнований, предполагаемых сессий, каникул, отпуска и т. д.).
Более подробно технологии планирования жизненных целей будут рассмотрены в главах, посвященных планированию и обзору задач.
Определить жизненные цели бывает непросто по следующим причинам:
1. Не всегда понятно, чего хочешь. Пишите приблизительно, добавляйте вопросительные знаки. Вместо графика можно нарисовать просто карту мечты: в центре наклеить свою фотографию, а вокруг набросать рисунки желаемого. Не бойтесь фантазировать о будущем, это вас ни к чему не обязывает. И желания, и обстоятельства будут меняться – меняйте график целей или карту мечты вслед за ними. Это займет немного времени, но даст вам более ясное представление о будущем и поможет точнее выбрать направление движения.
2. Страшно привязывать цели к срокам. Приходится смотреть правде в глаза и констатировать неприятные истины. Например, если я хочу стать директором по международным связям к 30 годам, то английский язык мне нужно учить не «когда-нибудь», а «уже вчера».
3. Страшно брать на себя ответственность. «А вдруг не получится, а вдруг не смогу?» Гораздо приятнее предаваться маниловским мечтам, чем четко и ясно прописать, чего ты намерен достичь. А еще труднее признать, чего не достиг, – если уж так случилось.
Все эти причины – довольно серьезные, и их возникновение не всегда обусловлено свойствами нашего характера. Сама история России невольно сформировала генетическую боязнь целеполагания – слишком хорошо известны долгие и страшные годы, в которые последовательно и планомерно уничтожались самые активные и целеустремленные наши соотечественники. Но, может быть, стоит набраться решимости и терпения, чтобы преодолеть страх и самостоятельно, уверенно идти по жизни? Практика развития современной России, когда наши соотечественники «с нуля» создавали предприятия, конкурентоспособные на мировом рынке, показывает, что не все потеряно. Если мы захотим, то сможем и поставить цели, и достичь их.
1.7. SMART-цели и надцели
В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени».
Формулировать цель стоит так: не просто «хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом от… рублей не позднее чем в ближайшие три года».
Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее и тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше от вас цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше необходимость, да и возможность в такой жесткой конкретизации. Слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования.
В восточных боевых искусствах нередко рекомендуют не концентрироваться на предполагаемых действиях противника и не пытаться планировать ход боя. Это зашоривает восприятие, мешает видеть возможности, открывающиеся в ходе схватки, и полноценно их использовать.
Рассмотрим альтернативу классическим SMART-целям и покажем область их оптимального применения.
Для этого выделим два различных типа исходной ситуации.
1. Задачной ситуацией будем считать вполне конкретное положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать. Задача – провести маркетинговое исследование.
2. Проблемной будем считать скорее абстрактную ситуацию, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и тем более неясно, как это нужно делать.
Проблема – добиться существенного конкурентного преимущества в совершенно безнадежной с точки зрения здравого смысла ситуации.
Важное свойство задачи – аддитивность[8]. Оно означает, что задачу можно разбить на части, каждая из которых вносит вклад в ее выполнение. Проблемы неаддитивны, т. е. не существует четкой последовательности шагов, которые нужно сделать, чтобы решить проблему. Цель «похудеть на 10 кг» может быть достигнута наполовину, а цель «поступить в вуз» или «перепрыгнуть через пропасть» – нет. Если вам удалось определить последовательность шагов, необходимых для решения проблемы, это значит, что вы смогли превратить ее в задачу (такой процесс называется депроблематизацией).
SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение. Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком, о котором упоминалось выше: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем.
Если поставлена цель создать принципиально новый товар, благодаря которому компания получит конкурентное преимущество, и все внимание обращено на эту разработку, можно просто не заметить, а следовательно, и не использовать подвернувшуюся возможность заключить союз с важным стратегическим партнером.
Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения – предсказуемость поведения, которая хороша, когда с соперниками вас связывают отношения сотрудничества, но смертельно опасна в условиях борьбы и конкуренции.
В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности.
Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям.
Обратите внимание на то, что если для достижения SMART-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели следует выбрать любое из конкретных направлений деятельности.
Конкретизацией надцели «достичь принципиального конкурентного преимущества» могут быть такие цели, как «разработать новый продукт такого-то типа» или «достичь соглашения с таким-то стратегическим партнером».
Достоинство планирования деятельности с помощью надцелей – более высокий уровень гибкости при принятии решений. Недостаток – абстракции не столь сильно мотивируют. Простой способ разрешения этого противоречия состоит в том, чтобы конкретно и осязаемо изобразить небольшую, но критически важную часть желаемой будущей ситуации, зажечь «полярную звезду» в окутывающем будущее тумане.
Когда небольшая японская фирма Sony находилась в проблемной ситуации, связанной с поиском конкурентных преимуществ, основатель компании Масару Ибука бросил на стол книжку карманного формата и сказал: «Мы должны сделать видеомагнитофон, кассеты которого были бы не больше этой книжки и вмещали в себя по крайней мере один час записи»[9]. Ибука поставил не задачу, а проблему, поскольку не существовало четких ступенек к достижению цели – для этого пришлось разрабатывать массу новых технологий, до того времени неизвестных. Но, ярко раскрасив маленький, но критически важный (можно сказать «знаковый») кусочек будущего, он сумел создать высокую мотивацию, чтобы двигаться вперед, не мешающую при этом искать новые непредвиденные возможности.
Именно цели такого рода, позволяющие преодолеть проблемную ситуацию, создающие принципиальные конкурентные преимущества, более всего достойны называться целями – как далекие и труднодостижимые объекты стремления, создающие серьезные перевороты в положении вещей. Для отличия от обычных эти «проблемные» цели уместно назвать «дерзкими»[10].
Г. Архангельский. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы
Приступая к определению собственных целей и «надцелей», следует помнить о своих жизненных ценностях и жизненной миссии. Важно, чтобы между ними не возникло противоречий, а наоборот, появилась целостность в системе нашего персонального целеполагания.
Определение собственной миссии
«Добиться в жизни финансовой независимости для себя и своей семьи, воспитать достойных детей, стать счастливым семьянином и оставаться надежным другом» – исходя из этого, сформулирую следующие жизненные «надцели», структурировав их по основным значимым группам, которые оформлены в таблице 1.3.
Таблица 1.3. «Надцели», сгруппированные по ключевым областям[11]
Денис Моисейчев,студент Финансовой академии при Правительстве РФ
Надцели, равно как и миссию, необходимо время от времени пересматривать – ведь они отражают и наше сегодняшнее мировоззрение, и устремления, и жизненную позицию. Это отнюдь не статичные категории – меняемся мы, и меняются наши надцели, ценности и миссия. И, разумеется, каждая надцель порождает свои SMART-цели, с помощью которых и осуществляется движение в заданном надцелью направлении.
В первый раз я задумался о своей миссии в марте 2007 г. – четыре с половиной года назад. На тот момент я подошел к ее формулировке интуитивно – написал основные категории, которые считал важными, и сформулировал по каждой из них несколько целей-установок, казавшихся на тот момент логичными.
За прошедшее с того момента время я ни разу не возвращался к списку поставленных целей и сейчас фактически провожу первую ревизию того, насколько мне удалось им соответствовать. Я был приятно удивлен, что все эти вещи не утратили своей актуальности и что я не сильно отклонился от озвученной миссии. Единственное, что я бы в ней подкорректировал, – добавил бы немного больше конкретики и смешал бы абстрактные жизненные цели с вполне конкретными задачами (табл. 1.4.). Переформулирую известное высказывание: четко поставленная задача – половина решения.
Таблица 1.4. Надцели: 4,5 года спустя
Денис Моисейчев,старший аналитик инвестиционно-банковского управления, ИК «Тройка Диалог»
Итак, неудачник плывет по течению и оправдывает себя, ссылаясь на неблагоприятные обстоятельства, а успешный человек сознательно творит свою жизнь. Тайм-менеджмент в его технологическом, стратегическом и философском измерениях – универсальный инструмент для такого творчества.
