Евгений Кириёк
HR-аналитика. Путеводитель по анализу персонала
Роль HR-аналитики в бизнесе
Задачи HR-аналитики
Как и со всяким новым, не до конца устоявшимся направлением, с задачами HR-аналитика от компании к компании происходят удивительные метаморфозы (если не сказать больше). На панели «people analytics» конференции HR Technology Conference[7] был проведен любопытный эксперимент: участникам мероприятия предложили отметить самые типичные задачи, которые им приходится решать каждый день, и, по сути, в нескольких задачах описать свою трудовую функцию.
После того как полученные ответы были обработаны и сгруппированы, организаторы получили следующие результаты (см. рис. 1.2).
• Задачи по расчету HR-метрик и подготовке дашбордов и отчетов (54 % и 61 % соответственно) закономерно оказались двумя самыми большими категориями.
• Задачами по автоматизации HR-процессов занимаются 48 %.
• Проведением различного рода исследований и анализа – 34 %.
• Задачи по менеджменту систем управления персоналом (HR Management System – HRMS) получили результат в 15 %.
• Методологическая поддержка бизнеса в области аналитики составила 4 %.
Рисунок 1.2. Результаты опроса участников конференции HR Technology Conference
Но самой интересной оказалась категория «Прочие задачи», среди которых, например, были: «расчет зарплаты», «управление проектами» и мое самое любимое – «занимаюсь чем скажут». И хотя в HR-аналитике как профессии постепенно начинают вырабатываться некие стандарты, разброс выполняемых задач огромен, а область применения функции работы с данными персонала всё еще остается довольно обширной, если не сказать неопределенной.
Если попытаться обрисовать типичные задачи, с которыми HR-аналитик сталкивается в бизнесе, то можно выделить четыре крупных направления.
1. Информационное сопровождение бизнеса и менеджмента компании: подготовка отчетов и дашбордов.
2. Анализ внешней и внутренней HR-среды компании.
3. Автоматизация работы функции управления персоналом или выполнение проектных задач в области автоматизации.
4. Моделирование и прогнозирование развития HR-процессов в компании.
Наиболее типичными здесь будут задачи по информационному сопровождению бизнеса и менеджмента компании, то есть сбор и обработка данных, расчет метрик и подготовка отчетности для бизнеса. Как видно из описания, вся аналитика здесь чаще всего заканчивается на дескриптивном этапе. В этом случае специалисты занимаются разработкой метрик, их расчетом, анализом и сравнением с внутренними или внешними бенчмарками. На этой основе готовятся отчеты и дашборды.
Задачи по анализу внешней и внутренней HR-среды компании – это чаще всего разовые запросы (так называемые ad-hoc запросы) на проведение качественных и количественных исследований, необходимых для подтверждения гипотез и разработки HR-стратегии и бизнес-решений. Пожалуй, самыми типичными из них являются исследования рынков труда, заработной платы, конкурентов и прочего.
Довольно часто встречаются и задачи по автоматизации работы HR-функции. В данном случае под «автоматизацией» понимается процесс разработки, тестирования и внедрения ИТ-решений, помогающих уйти от ручной работы с HR-процессами. Такие проекты позволяют ускорять и упрощать бизнес-процессы, повышать качество и скорость принимаемых решений, снижать риски, уменьшать затратную часть и многое другое. В результате компаниям удается значительно сократить расходы на управление персоналом и повысить эффективность работы функции HR.
Решая задачу автоматизации, HR-аналитик становится участником проектной команды, на которого возлагаются задачи либо по подготовке и тестированию гипотез, либо по внедрению новых технологических решений (собственно автоматизации) и управлению изменениями в компании. Эта роль часто бывает близка к роли менеджера проекта и требует не только знания своей предметной области, но и базового понимания проектной деятельности. Часто HR-аналитикам поручают внедрение новых ИТ-решений вроде ATS, RMS или HRMS, контроль эффективности внедренных решений и их тиражирование.
И наконец, реже всего встречаются задачи по моделированию и прогнозированию развития бизнес-процессов в области работы с персоналом компании. Эти задачи, как правило, предполагают использование инструментария предиктивной и прескриптивной аналитик. Построение надежных моделей и прогнозов обеспечивает бизнесу устойчивую основу для развития. Таким образом, создается прямая связь между управлением персоналом и экономической эффективностью компании. Это творческая и увлекательная работа, которая вместе с тем сегодня встречается не так часто и носит, скорее, эпизодический характер.
Области применения HR-аналитики
Сферы применения HR-аналитики также достаточно разнообразны и затрагивают все функции управления персоналом.
В области подбора персонала аналитик помогает организации определить наиболее эффективные источники привлечения кандидатов, проанализировать прошлые успешные наймы и идентифицировать наиболее подходящих соискателей при помощи создания скоринговых моделей и профиля успешного кандидата. Это позволяет существенно ускорить прохождение соискателями первых этапов отбора и даже полностью автоматизировать данный процесс. Так, к слову, работают скоринговые модели, осуществляющие первичную оценку по видеоинтервью.
HR-аналитика позволяет вырабатывать оптимальные критерии для оценки кандидатов и прогнозировать их успех в компании. Она помогает определять будущие потребности в персонале и способствует разработке оптимальных стратегий заполнения вакансий. Еще одна важная задача HR-аналитики в области подбора персонала – оценка эффективности используемых инструментов в модели «эффективность/стоимость», что ведет к оптимизации расходов на подбор.
В области управления эффективностью и производительностью HR-аналитика позволяет определить ключевые факторы, влияющие на результативность, и установить их взаимосвязь с производительностью. Кроме того, она помогает прогнозировать такие результаты работы, как, например, расчет выработки, нормы производительности труда или процент выполнения производственного плана исходя из прогнозируемой численности персонала; позволяет рассчитать уровень абсентеизма и его возможный диапазон для внесения корректировок в производственный план.
В области компенсаций и льгот HR-аналитика дает возможность оценить справедливость и конкурентоспособность системы вознаграждений в компании; помогает исследовать рыночные тенденции, анализировать различия в заработной плате между семействами должностей и выявлять возможные проблемы в системе вознаграждений (чаще всего речь идет о дисбалансе между постоянной и переменной частями заработной платы); позволяет корректно соотносить доходную и расходную части бюджета и определять лимиты на фонд оплаты труда (ФОТ) и резервы.
В области обучения и развития HR-аналитика дает возможность оценить текущий уровень обученности команды и выяснить, как изменяется ее эффективность после обучающих мероприятий. Она помогает подобрать каждому сотруднику индивидуальные программы развития – например, исходя из результатов оценки его работы или выбранной карьерной траектории, – создавая, таким образом, уникальную образовательную программу сотрудника. Еще одной, крайне важной задачей HR-аналитики в области развития персонала является расчет возвратности или окупаемости инвестиций на его обучение. И здесь, конечно, речь идет не столько о расчете самого ROI (более подробно мы поговорим об этом в главе 3, раздел «HR-метрики»), сколько о связи обучения с производительностью, а это сама по себе большая аналитическая работа.
В области организационно-штатного проектирования HR-аналитика помогает определить оптимальное для обеспечения бесперебойной и эффективной работы компании количество сотрудников; позволяет рассчитать метрики, отражающие состав и численность персонала (как эффективную, так и штатную) и обеспечивает подготовку всей информации, необходимой для принятия решений об изменении организационной структуры бизнеса и штатного расписания.
В области исследования персонала HR-аналитика позволяет оценивать уровни вовлеченности или удовлетворенности сотрудников и выявлять факторы, определяющие эти показатели. Она дает возможность описать профиль сотрудника и, опираясь на него, сформулировать ценностное предложение компании-работодателя (EVP), а также решать многие другие задачи.
Жизненный цикл сотрудника и HR-аналитика
Если же попытаться рассмотреть HR-аналитику не с точки зрения функциональных областей, а с точки зрения жизненного цикла сотрудника, то и здесь она будет играть важную роль.
Жизненный цикл сотрудника – это в буквальном смысле этапы, которые проходят все сотрудники, взаимодействуя с работодателем: от первого знакомства с брендом до момента «выхода» из компании.
Привлечение. На этом этапе компания стремится привлечь наиболее подходящих кандидатов на имеющиеся вакантные должности. Данный процесс тесно связан с развитием бренда-работодателя, и задачей аналитика в этом случае может быть анализ источников кандидатов и формирование портрета предпочтительного кандидата на базе истории успешных наймов и профилей сотрудников компании. Не стоит также забывать и о задачах на расчет метрик эффективности тех или иных источников подбора, конверсии, NPS-кандидата (об этом поговорим чуть позже) и, конечно, метрик, связанных с эффективностью работы самих специалистов по подбору персонала. На уровне прогностической аналитики основной задачей здесь может быть определение оптимальной стратегии поиска исходя из количества необходимого персонала, конверсии воронки и имеющихся бизнес-задач, а также составление прогнозов относительно скорости закрытия роли и формулирование предложений по оптимальному распределению вакансий между рекрутерами.
Адаптация. На этапе адаптации новый сотрудник «вливается в коллектив» и сверяет свои ожидания с той картинкой, какую он видит в компании на самом деле. HR-аналитик же анализирует эффективность сотрудника, его удовлетворенность и успешность прохождения каждого промежуточного этапа адаптации. На прогностическом уровне аналитика дает инструменты, позволяющие определить вероятность прохождения сотрудником испытательного срока.
Удержание сотрудников. Всё чаще и чаще при работе с персоналом пальму первенства отдают процессу поддержания вовлеченности и удовлетворенности сотрудника. Это самая длинная часть жизненного цикла сотрудника, которая, по сути, и составляет основное время его работы. С точки зрения описательной HR-аналитики – это в первую очередь расчет показателей индивидуальной эффективности сотрудника, его удовлетворенности, вовлеченности и лояльности. Прогностический подход позволяет оценивать вероятность ухода сотрудника, периоды возможного падения вовлеченности и, как следствие, эффективности.
Развитие. Комплекс мероприятий, направленных на профессиональное и карьерное совершенствование сотрудника. Согласно одному исследованию McKinsey, отсутствие карьерного роста и продвижения по службе является одной из главных причин ухода сотрудников в постпандемический период. Основными задачами HR-аналитика здесь будут расчет окупаемости инвестиций в обучение, оценка эффективности проводимого обучения или ротации и их стоимости для компании. С точки зрения прогностического подхода – это создание алгоритмов, позволяющих подбирать индивидуальные обучающие программы сотрудникам исходя из данных об их оценках за предыдущие периоды, а также задач компании и карьерных траекторий.
Увольнение. На этом этапе компания проводит процесс вывода сотрудника из компании и его адаптацию к рынку труда. Цель такого процесса двояка. С одной стороны, компания оценивает причины и последствия увольнения сотрудника, а также делает для себя определенные выводы, которые в том числе могут стать основой для новых данных, определяющих источники кандидатов и требуемый профиль; а с другой стороны, этот процесс помогает бывшим сотрудникам осмыслить, какое впечатление произвела на них компания, и сформировать ее образ, который они дальше понесут на рынок.
В этой части жизненного цикла роль HR-аналитика главным образом сводится либо к проведению закрывающих мероприятий, таких как выходное интервью (exit interview), либо, что бывает чаще, – к анализу полученных по результатам прошедших выходных интервью данных, установлению причин увольнения, а также оценке влияния этих причин на отток персонала. На прескриптивном и предиктивном уровнях задачами HR-аналитика будут составление прогноза оттока по структурным подразделениям и компании в целом, а также, при необходимости, выдвижение гипотез по изменению этих показателей.
Работа с бывшими сотрудниками. Чаще всего в российском бизнесе об этом просто забывают, во всяком случае в компаниях, ориентированных на массовый рынок кандидатов.
В широком смысле это создание системы, позволяющей коммуницировать с бывшими сотрудниками, для создания позитивного имиджа компании на рынке или для целей создания кадрового резерва компании. С оценкой эффективности работы таких систем также может помочь HR-аналитика.
Роль специалиста по работе с данными персонала может достаточно сильно видоизменяться от компании к компании, и перечень задач такого специалиста огромен: от простой фиксации текущего состояния персонала до построения комплексных и многофакторных моделей, закладывающих основу для создания HR-стратегии. Неизменным остается ориентация на реальные бизнес-потребности компании и решение прикладных задач, и в этом смысле HR-аналитика – одна из самых важных для внутреннего заказчика функций управления персоналом.
Модель компетенций HR-аналитика
В реестре профессиональных стандартов Министерства труда и социальной защиты нет ни профессиональных стандартов, ни тем более модели компетенций HR-аналитика; поэтому мы будем вынуждены обратиться к другим, менее официальным, но всё же авторитетным источникам для определения целей, задач, а главное – требований к этой профессии.
Например, к модели компетенций, разработанной профессорами Стивеном Маккартни, Кэролин Мерфи и Джином Маккарти и описанной в работе «Модель компетенций HR-аналитика»[8] в 2020 году. Это группа профессоров из Тринити-колледжа (Дублин), известная своими исследованиями в области управления персоналом и развития HR-процессов в бизнесе, так что в самом качестве проведенного исследования и в экспертности исследователей сомневаться не приходится.
Разработка такой модели преследует две основные цели. Во-первых, это возможность систематизировать и стандартизировать требования к специалистам, что позволит подготовить описание профессии, составить ИПР и, наконец, встроить их в действующую систему грейдов. Во-вторых, для самих HR-аналитиков это нечто наподобие бенчмарка, который дает возможность как определить свой собственный уровень относительно ожиданий рынка, так и наметить для себя перспективные направления развития.
В основу указанной работы легли исследования более 1000 вакансий HR-аналитиков, опубликованные в США, Канаде, Великобритании и Австралии, а также глубинные интервью, которые исследователи проводили с практикующими менеджерами по работе с данными персонала из США, Канады и Ирландии. Это исследование интересно само по себе, но мы ознакомимся лишь с моделью компетенций, которую предлагает академическое сообщество.
На первом этапе исследования, состоявшем в анализе вакансий, было выявлено 1597 навыков, которые затем ученые разбили на следующие большие группы (см. табл. 1.1).
Таблица 1.1. Группы компетенций и процентный показатель упоминаний навыка в вакансиях (McCartney S., Murphy C., Mccarthy J. A competency model for the emerging role of HR Analysts, 2020)
Как видно из таблицы, группа «Технические навыки» оказалась самой большой среди всех требуемых навыков (31 %), за нею идет «Консультирование» (27 %), затем «Навыки работы с данными» (25 %), «Сторителлинг и коммуникация» (12 %) и, наконец, «Понимание бизнеса и HR-среды» (5 %).
Разберем каждую группу более детально.
В 90 % вакансий перечислялись конкретные технические инструменты, которыми необходимо владеть успешному кандидату. И это неудивительно, так как основа работы HR-аналитика – взаимодействие с техническими средствами для очистки, обработки и анализа данных. Наиболее часто в текстах вакансий упоминались: Excel (65 %); далее, с небольшим отрывом, BI-инструменты[9] – Tableau и Power BI (56 %); за ними, с более заметным отрывом, – навыки обеспечения качества данных (35 %); затем – владение HRMS-системами (27 %) и, наконец, языки программирования (14 %).
Консультирование стало второй по частоте упоминания группой компетенций. Сюда вошли: внимание к деталям (37 %), навык решения проблем (36 %), навык принятия решений (33 %), организаторские способности (29 %) и управление проектами (25 %), а также критическое мышление (16 %). Из чего можно сделать вывод, что бизнес довольно высоко оценивает роль HR-аналитика как внутреннего консультанта.
Навыки работы с данными. Эта группа компетенций представлена большим набором навыков и знаний. Чаще всего в вакансиях упоминались навыки по обработке и верификации данных (69 %) и анализ и интерпретация данных (60 %).
Сторителлинг и коммуникации. Данный блок компетенций связан с преобразованием найденных инсайтов в решения и способность донести эти решения до менеджмента и бизнеса через правильно выстроенные коммуникации. Кроме того, сюда входит и умение заинтересовать своей идеей лица, принимающие решения. Среди наиболее важных навыков были упомянуты: навык эффективного общения с заинтересованными сторонами и руководством (71 %), навык подготовки презентаций (17 %), навык донесения идеи или концепции через рассказ, то, что в англоязычной литературе и называется storytelling (8 %).
Понимание бизнеса и HR. В 82 % вакансий указывалось, что HR-аналитику важно на фундаментальном уровне понимать практику управления персоналом, в том числе такие функции, как подбор и адаптация, компенсации и льготы, обучение и развитие, управление трудовыми отношениями и пр. Кроме того, в 18 % вакансий бизнес-заказчики указывали, что HR-аналитик должен демонстрировать понимание бизнеса и его окружения, то есть понимание продукта, клиентов, рынка, основных бизнес-процессов и экономики компании.
В ходе второго этапа исследования на полученные на предыдущем этапе данные были наложены результаты глубинных интервью, проводившихся с практикующими аналитиками из разных стран. В этих интервью специалистов расспрашивали, какие навыки они считали самыми важными и использовали в своей работе, а также чем их ви́дение отличается от традиционных представлений о том, какими навыками должны обладать HR-аналитики. Кроме того, специалистам задавали вопросы о конкретных технических инструментах, которыми должен владеть HR-аналитик, и о том, на каком этапе карьерного пути от него может потребоваться тот или иной навык.
В результате получилась достаточно комплексная модель (см. рис. 1.3). Пользуясь правами автора, я добавил в нее одну компетенцию, которая хотя и упоминалась в ответах респондентов, но не была вынесена отдельно, – «Навыки проведения исследований и анализа», – так как это значительная часть работы аналитика персонала.
Посмотрим, что относится к группе технических компетенций.
Технические навыки. Это группа компетенций, связанная с использованием конкретных технических решений и платформ, позволяющих собирать, обрабатывать, анализировать и визуализировать данные, а именно:
• знание систем управления персоналом и опыт работы с ними;
• знание инструментов анализа данных и опыт работы с ними;
• знание инструментов визуализации данных и опыт работы с ними;
• знание принципов работы нейросетей и искусственного интеллекта и опыт взаимодействия с ними.
Рисунок 1.3. Модель компетенций HR-аналитика (McCartney S., Murphy C., Mccarthy J. A competency model for the emerging role of HR Analysts, 2020)
Навыки работы с данными. Это компетенции, связанные со сбором, обработкой, очисткой и подготовкой данных к работе. Сюда входят:
• знание баз данных и опыт работы с ними;
• знание и понимание принципов очистки и верификации данных;
• знание инструментов очистки и верификации данных, а также опыт работы с ними.
Навыки проведения исследований и анализа. Это компетенции, необходимые для организации исследований и анализа данных:
• знание платформ для проведения и обработки опросов и опыт работы с ними;
• знание статистики;
• знание математического анализа;
• навык критического мышления.
Теперь перейдем к группе нетехнических компетенций.
Консультирование. Это группа компетенций, связанная со способностями оказывать консультационную поддержку бизнесу, помогать в принятии решений и организовывать рабочие процессы, а именно:
• навык решения проблем;
• навык принятия решений;
• организаторские способности;
• навыки и опыт управления проектами;
• навык командной работы;
• навык ведения эффективных бизнес-коммуникаций.
Сторителлинг и коммуникации. Сюда входят компетенции, связанные со способностью HR-аналитика трансформировать полученные в ходе исследований и анализа инсайты в выводы и правильно транслировать эти выводы менеджменту, рядовым сотрудникам и бизнесу в целом:
• навык подготовки отчетов и презентаций;
• способность убеждать;
• способность строить эффективную коммуникацию с менеджментом.
Понимание HR- и бизнес-среды. Это понимание внутренней и внешней HR-среды компании и ее влияния на бизнес. Иными словами, то, что в англоязычной литературе называют business acumen:
• понимание особенностей взаимодействия с разными HR-функциями и опыт работы с ними;
• понимание HR-стратегии компании;
• понимание бизнеса компании, ее составных частей и основных бизнес-процессов.
Для того чтобы проверить данную модель на соответствие рынку, рассмотрим несколько исследований, посвященных частотности упоминания различных навыков и технических инструментов в разных странах.
Согласно данным исследования, проведенного indeed.com для рынка США и Канады, частота упоминаний конкретных технических инструментов в публикуемых вакансиях HR-аналитика в 2023 году выглядела следующим образом (см. рис. 1.4).
Из диаграммы видно, что более чем в половине опубликованных вакансий упоминался Excel (58 %), за ним с заметным отрывом шли: Tableau (26 %), SQL (22 %) и Power BI (21 %). Остальные технические инструменты фигурировали менее чем в 20 % публикуемых вакансий.
Рисунок 1.4. Диаграмма частоты упоминаний конкретных технических инструментов в публикуемых вакансиях «HR-аналитик» (США и Канада) по версии indeed.com (2023)
А вот аналогичная статистика частоты упоминаний технических навыков от hh.ru, которую компания подготовила в 2023 году (см. рис. 1.5).
Здесь на первое место вышел PowerPoint, который упоминался в 40 % всех вакансий, за ним с небольшим отрывом шел Excel (30 %), далее из технических инструментов – Power BI (18 %) и SQL (17 %). Остальные инструменты фигурировали менее чем в 10 % публикуемых вакансий.
Полученные результаты кажутся вполне закономерными. Первые места в обоих, исследованиях заняли инструменты, позволяющие анализировать и визуализировать данные: Excel, BI-инструменты (Tableau, Power BI), а также PowerPoint как базовый инструмент визуализации. Это минимальный набор технических средств, необходимый для работы и проведения основных видов исследований и анализа, а также для визуализации их результатов. За ними с небольшим отставанием идет SQL – язык структурированных запросов к базам данных. И замыкают список языки программирования: R и Python, что вполне соответствует предложенной модели компетенций.
Рисунок 1.5. Диаграмма частоты упоминаний конкретных технических инструментов в публикуемых вакансиях «HR-аналитик» (Россия) по версии hh.ru (2023)
Таким образом, возвращаясь к нашей модели, давайте дополним ее требованиями к владению конкретными техническими инструментами и паттернами поведения для нетехнических компетенций, распределенными по трем уровням: базовый, продвинутый и экспертный. В итоге мы получим следующую модель компетенций HR-аналитика (см. табл. 1.2).
Каждый последующий уровень в модели (A, B, C) предполагает наличие у специалиста компетенций с предыдущего уровня: таким образом, сотрудник демонстрирует рост профессионализма, знаний и навыков.
Базовый уровень (А) модели компетенций подходит для оценки сотрудников, только начинающих работу по специальности, и сотрудников с опытом работы до года – двух лет. Это могут быть позиции стажера, младшего специалиста, младшего аналитика.
Продвинутый уровень (В) подходит для оценки сотрудников с опытом работы от двух до пяти лет на должностях HR-аналитика, главного или ведущего специалиста. На этом уровне от сотрудника ожидается не только понимание конкретных технических решений и наличие опыта работы с ними, но и способность самостоятельно выстраивать работу с внутренним заказчиком.
Экспертный уровень (С) – для сотрудников с опытом работы по специальности не менее пяти лет на должности старшего специалиста / эксперта или руководителя начального уровня.
Далее, если говорить о карьерном росте, начинается уже менеджерский уровень, где приоритетными становятся другие навыки, связанные с управлением командой, лидерством, целеполаганием и уже в меньшей степени – содержательными навыками аналитика.
Таблица 1.2. Модель компетенций HR-аналитика, три уровня компетентности
Блок технических навыков описывает уровень владения прикладными программами и навыками, позволяющими решать задачи в области HR-аналитики, тогда как блок нетехнических навыков описывает компетенции в области бизнес-коммуникаций, понимания бизнеса и среды работы компании.
Дальнейшая структура книги будет подчинена предложенной модели компетенций – это обеспечит системность в освоении необходимых навыков и знаний.
Так, главы 2 и 3 посвящены навыкам и инструментам, необходимым для работы HR-аналитика, и в них будут затронуты все основные технические компетенции, описанные выше, включая теорию и методы анализа. А в заключительной части книги (см. «Вместо заключения») мы немного поговорим о развитии компетенций, позволяющих выстраивать эффективный диалог с бизнесом и внедрять HR-практики исходя из реальных бизнес-потребностей.