Alan Muradov
Финансы и фриланс
Введение
Многие творческие фрилансеры не охотно занимаются финансовым управлением своих бизнесов, и это может привести к проблемам, таким как задолженности по счетам, дисбаланс на банковском счете, невыставление счетов и невыплата денег со стороны клиентов. Избегание бухгалтерии зачастую приводит к тому, что фрилансер не имеет ясного представления о финансовом состоянии своего бизнеса.
Чем объясняется такое множество фрилансеров, которые стараются избегать финансовых вопросов?
Одной из основных причин является негативный опыт и отсутствие интереса к математике, которая была преподаваема в школе. Традиционный подход к преподаванию математики часто не связывается с реальными жизненными ситуациями и работой, в которую фрилансеры вовлечены. Это может привести к отсутствию понимания важности математических концепций в фриланс-бизнесе. Однако, с опытом и практикой в финансовом управлении своим бизнесом, фрилансеры могут развить необходимые математические навыки.
Осторожнее с мозговиками
Будьте осторожны с людьми, которые считаются гениями в финансовой сфере, потому что их высокий уровень интеллекта может пугать и отталкивать обычных людей от интереса к изучению финансов. Их сложные рассуждения и использование графиков могут показаться непонятными и недоступными, что может вызвать чувство отчаяния и нежелание заниматься финансовыми вопросами. Однако не стоит слишком сильно обращать внимание на этих гениев, поскольку большинство финансовых новостей имеют мало отношения к повседневной жизни обычных людей.
Если вы считаете, что понимание финансов является прерогативой гениев и чувствуете себя неспособным разобраться в этой области, то не стоит беспокоиться о сложных финансовых новостях, которые могут быть запутанными и трудными для понимания. Эти новости имеют мало отношения к вашему фриланс-бизнесу. Лучше обратить внимание на прогноз погоды, чем тратить время на понимание всех этих сложных данных и графиков, которые могут показаться непонятными и запутанными.
Что такое «финансовая деятельность для фрилансеров»
Для целей этой книги, я буду использовать три термина, которые кажутся синонимичными, и объединю их под общим названием "финансовая деятельность для фрилансеров":
1. Бухгалтерия – это повседневная задача фрилансеров, которая включает в себя ввод транзакций, таких как выписка чеков или запись платежей. Для этого фрилансеры используют специальное программное обеспечение для учета, такое как QuickBooks, Sage 50 (ранее Peachtree) или MYOB, или онлайн-приложения, например, FreshBooks.
2. Учет – включает создание отчетов из программного обеспечения для учета или онлайн-приложений, анализ цифр в этих отчетах и принятие решений на основе полученных данных. Это помогает фрилансерам следить за финансовым состоянием своего бизнеса и принимать обоснованные решения.
3. Финансирование бизнеса – это способы, которыми фрилансеры могут получить необходимые деньги для запуска своего бизнеса или его поддержания. Это может включать использование собственных сбережений, займов от семьи, друзей, банков, кредитных карт, а также доходов от бизнес-операций.
4. Таким образом, финансовая деятельность для фрилансеров включает в себя бухгалтерию, учет и финансирование бизнеса, которые являются важными аспектами успешной работы фрилансера.
Бухгалтерия пережитого
Большинство фрилансеров считают бухгалтерию наиболее простой задачей, с которой можно справиться, и в этом есть несколько причин. Во-первых, многие бухгалтерские процессы, такие как написание чеков или ведение журнала учета, основаны на привычных действиях, которые мы уже выполняли множество раз. К тому же, использование компьютера и специального программного обеспечения значительно упрощает эти задачи и сокращает затрачиваемое на них время.
Однако не стоит недооценивать важность бухгалтерии. Несмотря на ее видимую простоту, она требует серьезного отношения, достаточного времени и внимания. Работа с профессиональным бухгалтером или приобретение соответствующего обучения и программного обеспечения может помочь сэкономить время и снизить риск ошибок. Точный учет доходов и расходов является важной составляющей успешного бизнеса и помогает принимать взвешенные решения о развитии компании.
Знакомство с бухгалтерией
Если говорить о бухгалтерии, то она требует изучения и, чтобы быть откровенным, мне понадобилось более десяти лет, чтобы наконец-то освоить этот навык.
Несмотря на это, бухгалтерия не переставала напоминать мне о необходимости ее ведения в моем фриланс-бизнесе. В конце концов, мне необходимо было знать, сколько прибыли или убытка я получал, чтобы иметь возможность предоставить точную налоговую декларацию.
Я нанял бухгалтера для создания квартальных финансовых отчетов. Затем, когда наступало время подачи налоговой декларации, мой бухгалтер создавал годовой отчет для меня и моего налогового консультанта.
Система с наймом бухгалтера для создания финансовых отчетов и годового отчета для налоговой декларации была отличной для избежания работы с бухгалтерией, однако была одна проблема: отчеты бухгалтера были часто неправильными, поэтому приходилось тщательно проверять каждый пункт доходов и расходов, которые были неправильно зарегистрированы или пропущены. Неожиданно для себя я понял, что мое обучение бухгалтерии уже началось.
После почти десяти лет тщательного изучения ошибочных отчетов, я попросил бухгалтера научить меня использовать программное обеспечение, которое она использовала, однако я так и не смог его освоить. Когда я сменил налогового консультанта на более жесткого, который требовал, чтобы я использовал его предпочитаемую бухгалтерию, я был вынужден пройти обучение по ее использованию, и это заняло семь месяцев.
Хорошая новость состоит в том, что я теперь могу получать актуальные отчеты о состоянии моего бизнеса, используя программное обеспечение. Допустим, только что закончился трехмесячный период (квартал). Я запрашиваю отчет о прибылях и убытках, который сравнивает результаты текущего года с результатами того же квартала прошлого года. Этот отчет показывает, что по сравнению с прошлым годом доходы и прибыль выросли, а расходы уменьшились. Я должен быть в восторге, правильно?
Однако это не так.
Я оказался в ситуации, когда на бумаге я зарабатываю, но мне необходима наличность! Денежные средства необходимы для оплаты счетов.
Таким образом, последовательность событий выглядит следующим образом:
1. Я составлял отчет о прибылях и убытках за квартал и изучали цифры, которые оказались хорошими по сравнению с прошлым годом.
2. Затем я быстро просмотрел отчет об оплате дебиторов и обнаружили, что в первом квартале было много доходов.
3. При взгляде на уменьшающийся остаток на банковском счете мне стало ясно, что у вас возникли проблемы с наличностью. Время что-то предпринять…
4. … пришло время превратить дебиторскую задолженность в платежи, собрав деньги, которые мне должны. Также я понял, что необходимо усилить свои усилия в продажах, чтобы получить еще больше дохода.
Поэтому, вам нужно быстро разрешить проблемы с наличностью и активно работать над привлечением новых клиентов или продажей большего объема товаров или услуг, чтобы обеспечить финансовую стабильность и рост вашего бизнеса.
Я не тот человек, который ждет, пока не произойдет какой-то кризис, чтобы начать работу по поиску новых клиентов. Я всегда на пути поиска продаж, даже если они не могут сразу материализоваться.
Так как этот раздел затрагивает тему «Я имел проблемы с бухгалтерией, но справился с ними и теперь являюсь сторонником бухгалтерии!», вернемся к начальному уровню. Как начать работу с бухгалтерским учетом? Вот три способа.
1. Найдите профессионального бухгалтера или бухгалтерскую компанию и поручите им настройку бухгалтерского учета вашего бизнеса. Обязательно убедитесь, что вы уверены в использовании рекомендуемого бухгалтерского программного обеспечения. Возможно, изначально вам не будет комфортно пользоваться им, но не отчаивайтесь, со временем вы научитесь.
2. Получите обучение использованию этого программного обеспечения, большая часть которого будет посвящена правильному вводу данных. Несмотря на то, что это не самый увлекательный процесс, продолжайте обучение, потому что…
3. … те данные, которые вы учитесь вводить, принадлежат именно вашему бизнесу. Это намного интереснее, чем гипотетические упражнения в классе, верно? Не проходит и много времени, и вы начнете генерировать отчеты, придумывать способы увеличения прибыли, контролировать расходы и улучшать внешний вид ваших бухгалтерских отчетов.
Идея заключается в том, что если вы хотите быть успешным в бизнесе, вам нужно постоянно улучшать свои навыки и знания. Это может включать в себя чтение книг, посещение семинаров и конференций, изучение новых технологий и методов работы. Кроме того, не забывайте учиться на своих ошибках и опыте, который вы уже получили. В конечном итоге, если вы будете продолжать учиться и расти, вы сможете достичь больших успехов в своей карьере.
Основы бизнес финансирования
Основы финансирования бизнеса заключаются в поиске денег для запуска вашего бизнеса и его поддержки. Эти деньги могут прийти от двух источников: от вас лично и от других людей. Я более подробно расскажу о финансировании бизнеса в главе 4. Перед этим давайте рассмотрим основы бухгалтерского учета.
Основы бухгалтерского учета
Креативные фрилансеры, уже привыкшие работать с компьютерами, не испытывают страха перед добавлением еще одной программы или онлайн-сервиса в свой арсенал инструментов. Однако многие программы бухгалтерского учета на компьютере содержат излишнее количество функций, таких как управление выплатами сотрудникам, контроль за продажами и отслеживание запасов на складе, которые не применимы для малых бизнесов. Пользователи программ, таких как AccountEdge, Bookkeeper, MYOB, Sage 50 и QuickBooks, часто сталкиваются с этой проблемой. Если вам дарят такую программу на открытие вашего бизнеса, не используйте все функции, а только те, которые применимы к вашей конкретной ситуации.
Какие же функции являются основными? Вот лучшие хиты финансов для фрилансеров:
Выставление счетов. Эта функция занимает первое место, потому что каждый фрилансер любит получать оплату.
Запись полученных платежей за выполненную работу и внесение средств на ваш банковский счет.
Выписка чеков или регистрация электронных платежей через онлайн-сервисы, такие как PayPal. Потому что люди, с которыми мы работаем, также любят получать оплату.
Отслеживание времени, затраченного на проекты. Если вы выставляете счета клиентам за часы работы, вам необходимо предоставить запись того, что вы для них делали. Учет времени позволит вам разбить свои часы и проекты до минуты. Вы также можете использовать отслеживание времени, чтобы определить, сколько времени вам требуется на выполнение работы. Это полезно знать, если вы выставляете счета за проект и базируете свою плату на количестве часов, умноженных на ваш почасовой тариф. (Более подробно об этом в главе 5.)
Генерирование отчетов, особенно избранных отчетов о прибыли и убытках.
Как уже упоминалось выше, существует множество программных продуктов, которые включают в себя эти пять функций, а также множество других. Если вы предпочитаете более простой подход к своей жизни бухгалтера, онлайн-приложения, такие как Blinksale, Cashboard, Freshbooks, LessAccounting и Simply Invoices, упрощают процесс и фокусируются на избранных функциях фрилансера, таких как создание оценок, выставление счетов и получение оплаты.